大型会议会务工作流程清单1
大型会议会务工作流程清单excel模板
附：资料（参见上一行）
会议前期准 备
回执收集
环节
工作模块
确定参会人员信息 整理通讯录
工作任务
准备与收集
资料
会议前期准 备 住宿 接机
存储
印刷 打印 定
确定与会人数、姓名、性别、职务、联络方式
组织相关会务人员进行工作总结，梳理工作流程中出色之处及 不足之处
针对会上确定各项工作任务进行跟踪管理
程清单
责任人
时间节点
是否完成
责任人
时间节点
是否完成
责任人
时间节点
是否完成
责任人
时间节点
是否完成
责任人
时间节点
是否完成
工作任务 笔记本电脑使用协助
外面餐馆：餐馆预订、提前到现场踩点、点菜、车辆预订、酒 水准备 茶点：填写客餐申请单并交食堂人员，通知物业人员安排茶点 摆放处
具体内容
准备好笔、本、荧光笔、草稿纸、白板笔、白板纸、激光笔、 录音笔、代表证
投影、白板、横幅、背景墙、欢迎牌、指引牌、座位牌、茶水 桌椅摆放：文具摆放，横幅悬挂，欢迎牌、指引牌、座位牌是 否到位 与总办专业人员联系摄影事宜
会议现场抓怕用
回城人员姓名、航班，联系前台确认出票
若有需要，提前确定赠送礼品样式及数量，联系总办协助
联系活动场所，车辆预订
直接前往酒店报到
包括会议材料、代表证等
检查会议使用电脑、投影设备、音响设备、网线等是否就绪 桌椅摆放：文具及资料摆放，横幅悬挂，欢迎牌、指引牌、座 位牌、茶水、礼品是否到位 指引与会人员到会议地点参加会议
确定接机人员名单、联络方式及航班到达时间
会议会务工作流程清单
需酒店准备的提前对接好，自己准备的及时安排。
会前音乐激昂，会中舒缓、活泼，会后轻松愉悦。可根据会议类 型具体定音乐风格。
摄影安排 根据需要，自备相机拍摄或请专业机构拍摄
是否安排合影，合影位置、座次提前确定。
会议礼品预订 若有需要，提前确定赠送礼品样式及数量，按时送达。
礼品选择考虑参会人员、意义、适用性。
通状况。
制定会议预算 整理各项花费，制定预算表，报领导审批。根据需要提前借款。
明确人员分工 制定会务组具体人员分工。
根据人员工作具体情况安排分工表。
撰写会议通知
会议时间、地点、参会人员、会议内容、会议要求、会务安排、会 议议程等。
将会议相关内容依次说明清楚，确保通知到每个人。
会议回执收集，确 定参会人员信息、
至少提前1小时到场确认。
会议地点指引 指引领导到指定地点就坐参会，其他人员尽会场入口处放置签到台、签到表，依次签到。
至少半小时到会场门口指引签到，未到人员打电话确认。
笔记本电脑使用协 查看会场中携带笔记本人数，是否需要充电器，网线等,通知会场
助
服务员协助。
组织相关会务人员进行工作总结，梳理工作流程中出色之处及不足 之处
会议布置工作跟进 针对会上确定的各项工作任务进行跟进。
整理通讯录。
确定与会人数、姓名、性别、职务、联络方式，制作签到表、通讯 录。
房间确定 制定住宿表，确定房型及数量后，告知酒店。
根据层级安排房型、考虑参与人员的习惯安排具体房间，考虑房 间是否需要摆放茶歇、放置欢迎辞。
机票、车票、车辆 安排
根据参会人员需求，订好车票，安排合适车辆接送。
快餐：确定标准及人数，筛选口碑较好的商家。
会议会务工作流程清单
会议会务工作流程清单在组织会议时，会务工作是至关重要的环节，它直接关系到会议的顺利进行和参与者的满意度。
为了确保会务工作的高效进行，我们需要制定一份清单，以便在会务工作中做到有条不紊、不遗漏任何细节。
以下是会议会务工作流程清单，希望能够对您有所帮助。
1.确定会议主题和目的。
首先，要明确会议的主题和目的。
主题是会议的核心内容，目的是为了达到什么样的效果。
只有明确了主题和目的，才能为会务工作提供明确的方向。
2.确定会议时间和地点。
确定会议的时间和地点是会务工作的基础。
时间要合适，地点要方便，这样才能让参与者能够准时到达，并且能够有一个舒适的环境进行会议。
3.制定会议议程。
制定会议议程是会务工作的重要一环。
议程要合理安排，包括会议的开场白、主题发言、讨论环节、总结等内容，要确保每个环节都能充分展开，不要出现时间不够的情况。
4.邀请参与者。
根据会议的主题和目的，确定需要邀请哪些人参加会议。
在邀请时，要注明会议的时间、地点和议程，以便参与者能够提前做好准备。
5.准备会议材料。
根据会议的议程，准备好相应的会议材料，包括PPT、文件、资料等。
确保会议材料的完整性和准确性，以便在会议中能够顺利使用。
6.安排会议设备。
在会议现场需要相应的设备支持，比如投影仪、音响设备、会议桌椅等。
要提前确认设备的完好性，并且安排好现场布置，以确保会议进行顺利。
7.安排餐饮服务。
如果会议需要安排餐饮服务，要提前与餐饮服务商联系，确定菜单和用餐时间，以确保参与者能够在会议期间得到合理的休息和营养补充。
8.会前检查。
在会议开始前，要对会议现场进行全面的检查，确保会议材料、设备、餐饮等各项准备工作都已经就绪，以避免在会议中出现意外情况。
9.会后总结。
会议结束后，要及时对会议进行总结，包括会议的效果、参与者的反馈等内容。
总结的结果可以为下次会议的筹备工作提供参考。
以上就是会议会务工作流程清单，希望能够对您在会务工作中提供一些帮助。
在会务工作中，要做到有条不紊、周密细致，才能确保会议的顺利进行和参与者的满意度。
大型会议会务工作流程清单
大型会议会务工作流程清单
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组织
人员上车联系车辆到位，
人带领人员上车
观看表演组织入座、
处理、组织出场
组织
人员返程车辆、人员到齐，全送达酒店
组织
人员上车联系车辆到位，人带领人员上车
参观一汽与一汽本次活动负
责人合作组织参观
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生产车间及园区
就餐地点指引带领与会人员到华天大酒店中餐厅就餐
组织
人员上车联系车辆到位，人带领人员上车
参观
一汽生产与一汽本次活动负
责人合作组织参观
15 / 19
16 / 19
车间及园区
组织
返程
组织人员结束参观、安全送达逸夫楼会场 布置
闭幕
会场 设备、条幅、施座位牌等
摄
影、照相、
人员仍按第一天安
排
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18 / 19
19 / 19。
会议工作流程清单
会议工作流程清单1.筹备阶段-了解会议目的和主题-确定会议日期、时间和地点-确定会议主持人和演讲嘉宾-制定会议议程，包括开场致辞、主题演讲、讨论环节等-确定会议预算并安排经费支出-确定参会人员名单并发送邀请函2.宣传和预告-设计会议宣传海报和宣传册-在公司内部网站或员工通讯中发布会议预告-通过社交媒体平台宣传会议信息-将会议信息发送给媒体和合作伙伴以扩大影响力-提供在线报名渠道并收集参会者信息3.会前准备-确认参会人员名单，准备签到表和胸卡-检查会议场地设备，包括投影仪、音响设备等-确保会议材料的准备，例如会议议程、演讲嘉宾的介绍等-确保会议场地的布置和装饰，提供舒适的环境-确保会议用品的准备，包括笔、纸张、名片等-做好食品和饮料的准备，包括茶歇和午餐/晚餐安排4.会议进行-主持人开场致辞，介绍会议目的和议程-演讲嘉宾发表主题演讲-进行讨论环节，提供机会让参会人员发言-展示相关的图表、报告和数据，以支持讨论和演讲-确保会议进程的顺利进行，控制讨论的时间和秩序-记录讨论结果和决策，并向参会人员发送会议纪要5.会后总结-整理会议材料和文件-准备会议总结报告，包括议题、发言摘要和决策结果-将报告发送给参会人员，并索取他们的反馈意见-汇总反馈意见，并进行会议经验和教训的总结-根据需要，为下一次会议做出改进和调整的建议-感谢参会人员的支持和合作以上是一个大致的会议工作流程清单，不同的会议可能会有不同的要求和步骤，可以根据实际情况进行调整和补充。
通过制定和遵循会议工作流程清单，可以确保会议的顺利进行，提高会议的效率和质量。
大型会议会务工作清单 (1)
就餐形式、地点 确定
文具 会场
文具准备及领取 会议室预定 会场布置
根据会议形式及人数预定会议室 确定与会人员类别及邮件发送地址 明确列明会议各项议题及时间、形式、主讲人等 根据与会人员的类别确定房间预定的类型，提前致电酒 店人员做好准备 将具体人员分工列入表中 会议指引（外部）、回执、会议使用文档 （Word/Excel/PPT）收集并测试 附：资料（参见上一行） 确定与会人数、姓名、性别、职务、联络方式 （内容同上） 电子版资料，包括会议使用文档正式版、会务指引（内 部）、通讯录、签到表 度额定会议使用电脑，将所有需要展示的资料存储到指 定的文件夹，并告知相关人员 联系印刷厂，确定价格、数量、规格及送货时间 列出打印清单及份数 将文件整理装入资料袋 发送邮件 联系酒店，确定房间类型及数量，询问酒店是否含早餐 确定接机人员名单、联络方式及航班到港时间 预订车辆 公司食堂：填写客餐申请并交食堂人员 外部餐馆：餐馆预定、提前到场查看路线及环境、点菜 、订车、准备酒水 茶点：填写客餐申请单并交食堂人员，通知物业人员安 排茶点摆放处 准备笔、本、荧光笔、草稿纸、白板笔、白板纸、激光 笔、录音笔、参会证等 投影、白板、横幅、背景墙、欢迎牌、指引牌、座位牌 、茶水 桌椅摆放、文具摆放、横幅悬挂、欢迎牌、指引牌、座 位牌是否到位
大型会议会务工作流程清单
环节 工作项目 工作任务
具体内容
责任人
会议名称
会议时间
会议地点
会议 确认
会议事由确定
会议室预定 与会人员
会议议程
确定酒店
准备会议 明确人员分工
资料 准备与收集
会议通知 回执收集
撰写通知 确定参会人员信 整理通讯录
准备与收集
会议 前期 准备
会务工作流程清单表精选全文
如需要应提前准备并调试好课件演示效果
检查会场空调及灯光是否能正常使用 安排制作会标，明确悬挂位置和到位时间；如需要其
它条幅需明确内容、悬挂位置，并提前到位 确定人数、排序，如有多排应提前确定前排就座领导
范围；有发言的会议要准备发言席及垫板 按领导排序正确摆放，要注意避免次序、姓名错误
根据与会领导人数确定好数量
按照领导要求在主席台摆放 根据参会人数提前准备好纪念品、会场用的笔、本、 稿纸以及房间里的水果、考察车上的水果拼盘、毛巾
、雨伞等必需品 代表会议要根据参会人员和工作人员情况，制作各类
证件，专人负责发放 大型会议人数较多要求分区域就座的，要提前安排制
作区域指示牌，并在显著位置安放，专人负责引领 签到人员、签到表、按参会人数确定提前入场时间 会议所需发放的纪念品、文件资料提前全部运送到
表，根据他们的职务和所属部门，在县里安排一名领导干部对口接待。负责对与会代表全程跟踪服
务，做好与会代表联络、迎送、导引、纪念品送达、会议信息服务等工作，确保严谨、细致、温馨高效。（3）搞好志愿者服务。①根
其 据季节，提前准备好服装。②请专业人士和有经验的志愿者，进行礼仪培训。③考察现场时每辆车两名志愿者，负责分发车上用品等
合理分流，避免拥堵
宣读会场纪律，引导与会人员按区域、席位牌及时就 座，避免混乱
会场前排就座领导提前就座；与会人员入场结束后，引领在 主席台就座领导由休息室入场
根据实际情况调整话筒音量、位置，多人发言的注意话筒递 送；及时处理好突发故障
录音设备摆放及调整位置
保障正常运行，处理好突发故障
根据实际情况调整空调温度、灯光明暗，处理好突发 故障
南，详细标明会议议程、食宿安排、乘车安排和相关活动安排。
大型会议会务工作流程清单
环节 工作模块 工作任务
会议名称 会议时间 会议地点 会议确认 会议室预订 会议事由确定 与会人员 会议议程 确定酒店 准备会议 资料 会议通知 回执收集 根据会议形式及人数预订会议室 确定与会人员类别及邮件发送地址 明确列明会议各项议题及时间、形式 、主讲人等 根据与会人员的类别确定房间预订的 类型，提前致电酒店人员做好准备 电子版资料，包括会议议程、会议指 引（外部）、回执、会议使用文档初 稿（Word/Excel/PPT等） 附：资料（参见上一行）
具体内容
责任人
时间节点
是否完成
明确人员分工 将具体人员分工填入此表 准备与收集 撰写通知
确定参会人员 确定与会人数、姓名、性别、职务、 信息 联络方式 整理通讯录 准备与收集 （内容同上） 电子版资料，包括会议使用文档正式 版、会务指引（内部）、通讯录、签 到表 确定会议用电脑，将所有需要展示的 资料储存到一定的文件夹，并告知相 关人员 联系印刷厂，确定价格、印刷完成及 送货时间 列出打印清单及打印份数 将文件整理装入资料袋 发送邮件 联系酒店，确定房间类型及个数，询 问酒店是否包括早餐 确定接机人员名单、联络方式及航班 到达时间 预订车辆 公司食堂：填写客餐申请单并交食堂 人员 就餐形式、地 外面餐馆：餐馆预订、提前到现场踩 点、点菜、车辆预订、酒水准备 点确定 茶点：填写客餐申请单并交食堂人 员，通知物业人员安排茶点摆放处
电脑与网络 茶水 摄影
1 1 1 2 2 1 3 4 4 4 8 3 4 11:40-12:00 11:40-12:00 12:40-13:10 13:20-13:40 14:00-17:00 17:10-17:40 17:10-17:30 19:00-19:20 5 20:00-22:00 22:10-22:30 7:50-8:10 8:30-11:00 11:00-11:20 12:30-12:40 13:00-14:30 14:50-15:20 14:00-15:00 16:00-17:00 17:10-17:30 17:10-17:30 9:00-11:30
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会议名称会议时间会议地点会议室预订
根据会议形式及人数预订会议室与会人员确定与会人员类别及邮件发送地址会议议程明确列明会议各项议题及时间、形式、主讲人等
确定酒店
根据与会人员的类别确定房间预订的类型，提前致电酒店人员做好准备准备会议明确人员分工将具体人员分工填入此表资料准备与收集电子版资料，包括会议议程、会议指引（外部）、回执、会议使用文档初稿（Word/Excel/PPT 等）会议通知撰写通知
附：资料（参见上一行）
确定参会人员信息确定与会人数、姓名、性别、职务、联络方式整理通讯录（内容同上）
准备与收集
电子版资料，包括会议使用文档正式
版、会务指引（内部）、通讯录、签到表
储存
确定会议用电脑，将所有需要展示的资料储存到一定的文件夹，并告知相关人员
印刷联系印刷厂，确定价格、印刷完成及送货时间
打印列出打印清单及打印份数装订将文件整理装入资料袋发放
发送邮件
住宿酒店预订联系酒店，确定房间类型及个数，询问酒店是否包括早餐
确定接机人员名单、联络方式及航班到达时间预订车辆
公司食堂：填写客餐申请单并交食堂人员
外面餐馆：餐馆预订、提前到现场踩
点、点菜、车辆预订、酒水准备茶点：填写客餐申请单并交食堂人员，通知物业人员安排茶点摆放处
文具
文具准备及领
取
准备好笔、本、荧光笔、草稿纸、白
板笔、白板纸、激光笔、录音笔、代
表证会议室预订
投影、白板、横幅、背景墙、欢迎牌、指引牌、座位牌、茶水
会场布置
桌椅摆放；文具摆放；横幅悬挂；欢迎牌、指引牌、座位牌是否到位摄影联系
与总办专业人员联系摄影事宜自备数码相机会议现场抓拍用回程安排回程机票预订回程人员姓名、航班；联系前台确认出票
礼品会议礼品预订
若有需要，提前确定赠送礼品样式及数量，联系总办叶穗芬协助
会后活动安排活动地点及人
数联系活动场所，车辆预订
人员报到直接前往酒店报到资料发放
包括会议材料、代表证等
会议确认
会议前期准备
就餐形式、地点确定
会场
接机
摄影人员报到
会议事由确定
回执收集
资料
接机
餐饮
设备设备就绪
检查会议使用电脑、投影设备、音响设备、网线等是否就绪
3
会场检查会场情况桌椅摆放；文具及资料摆放；横幅悬
挂；欢迎牌、指引牌、座位牌、茶水
、礼品是否到位3专家会议指引
会议地点指引指引与会人员到会议地点参加会议4
8:20-8:40电脑与网络
笔记本电脑使
用协助
查看会场中携带笔记本人数，是否需
要充电器，网线等,通知物业管理处接
待人员协助1茶水茶水供给到位接待人员负责现场倒茶或饮水机到位1摄影把关与总办专业摄影人员沟通场景拍摄，照片效果把关
1现场抓拍
用自备数码相机抓拍会场情况2专家会议
会议记录录音笔录音，人员现场记录2麦克风麦克风传递若台下代表需发言，明确麦克风传递负责人
1
会场收拾清洁整理会场
恢复会场卫生、设备设施维护、是否有物品遗漏
311:40-12:00午餐
就餐地点指引带领与会人员到紫荆花酒店就餐411:40-12:00会场、设备准备设备就绪、会
场状况
设备复查，会场布置
412:40-13:10经理会议指引会议地点指引指引与会人员到逸夫楼516参加会议413:20-13:40电脑与网络、茶
水、摄影、会议记录、麦克风
会议过程开展同上午会议过程814:00-17:00会场收拾清洁整理会场
恢复会场卫生、设备设施维护、是否
有物品遗漏
317:10-17:40招待宴会就餐地点指引带领与会人员到紫荆花酒店就餐
417:10-17:30组织人员上车联系车辆到位，负责人带领人员上车
19:00-19:20观看表演
组织入座、紧急情况处理、组织出场
20:00-22:00组织人员返程车辆、人员到齐，安全送达酒店22:10-22:30组织人员上车联系车辆到位，负责人带领人员上车
7:50-8:10参观一汽生产
车间及园区
与一汽本次活动负责人合作组织参观
8:30-11:00午餐
就餐地点指引
带领与会人员到华天大酒店中餐厅就
餐11:00-11:20组织人员上车联系车辆到位，负责人带领人员上车
12:30-12:40参观一汽生产
车间及园区
与一汽本次活动负责人合作组织参观
13:00-14:30组织返程
组织人员结束参观、安全送达逸夫楼
会场14:50-15:20布置闭幕会场设备、条幅、桌椅设施座位牌等
14:00-15:00摄影、照相、
茶水、会议记
人员仍按第一天安排
16:00-17:00会场收拾清洁整理会场
恢复会场卫生、设备设施维护、是否
有物品遗漏17:10-17:30闭幕晚宴
就餐地点指引带领与会人员到紫荆花酒店就餐17:10-17:30会议后期工作
宣传资料准备稿件撰写及照片整理宣传报道发布将稿件及照片发送至总裁办企业文化组，进行宣传报道纪要整理会议后尽早整理会议纪要邮件发布
经领导审阅后通过邮件发布
会务费用结账
报销
对会务期间发生的费用进行结账报销
会务工作总结
组织相关会务人员进行工作总结，梳理工作流程中出色之处及不足之处
摄影
会议第一天工作 【11月11日】
会议第二天工作 【11月12日】
宣传报道
会议纪要
后续工作跟进
会议闭幕活动9:00-11:30
6:30--8:00观看二人转表演5参观一汽
参观伪满皇宫
环节工作模块工作任务具体内容责任人时间节点是否完成
工作任务跟踪管理针对会上确定的各项工作任务进行跟踪管理
后续工作跟进。