商务英语函电在对外贸易中的作用

商务英语函电在对外贸易中的作用作者：李丹来源：《科教导刊·电子版》2013年第04期摘要商务英语函电是一门行业函电，主要用于对外经济贸易活动中。

随着经济的飞速发展和信息技术的迅猛提高，商务英语函电的应用也越来越重要。

作为现代贸易活动中最有效、最常用的通讯手段，商务英语函电能够准确、具体地为贸易双方传递各类商业信息，很好地为贸易双方搭建一个信息沟通的桥梁，已经成为现代对外贸易中不可或缺的组成部分。

关键词商务英语函电对外贸易作用中图分类号：F711 文献标识码：A1商务英语函电和对外贸易概述1.1商务英语函电的概念由于英语是世界上最通用的语言，因此，在国际贸易活动中的信息传递以英语为主，我们称之为商务英语。

商务英语作为国际贸易中的主要用语，不同于一般的生活学习常用语言，有着独特的语言风格，有着贸易的专业性。

商务英语函电就是在对外贸易的经济活动中，用专业贸易英语来进行贸易双方的函电往来。

在对外贸易中，商务函电的作用表现为三点：一是用来传递信息；二是处理活动中的相关事宜；三是促进沟通，联络感情。

商务英语函电的通讯方式多种多样，常用的有信函、传真、电报、电子邮件等方式。

由于商务函电是联系公司与客户的工具，在对外贸易中更是买卖双方的纽带，所以，商务函电的种类更是五花八门，大致可以分为询问函、答复函、请求函、告知函、联系函。

它是公司之间联系顾客的工具，在对外贸易中发挥着沟通买卖双方的媒介作用：它涉及的业务包括建立业务关系、询盘、发盘、还盘接受、执行订单、装运、保险、付款、索赔等。

商务函电的公函，其写作格式有多种风格，有专业式、简洁式和庄重式。

格式自由化主要体现在信头、呼语和信内地址等方面。

贸易双方业务联系越来越多，彼此间的了解与沟通日益深入，这也是函电存在的原因。

1.2对外贸易的定义站在一个国家或地区的角度，看待与其他国家或地区进行商品、劳务和技术的交易活动就是对外贸易，也可称为国外贸易。

对外贸易不但可以把发达国家互相联系起来，也可以把生产发展水平低的国家以及地区加入到交换领域，使这些国家和民族的劳动产品日益具有商品以及交换价值的性质，带动他们的发展。

进行对外贸易活动就可以参与国际分工，节约社会劳动，使各国的资源得到最充分的利用，加速社会扩大再生产，保证社会再生产顺利进行。

对外贸易的形式具有多样性，所以，对外贸易的分类按不同形式可分为四大类：由于对外贸易过程中的商品形式与内容不同，按交易内容可分为货物贸易、技术贸易与服务贸易；在对外贸易过程中，由于交易方向的不同，可分为进口贸易、出口贸易、过境贸易、净出口与净进口贸易、复出口与复进口贸易；在交易过程中，由于交易对象不同，可分为直接贸易、间接贸易与转口贸易；对外贸易过程中，受地域限制，导致运输方式的不同，根据运输方式的不同，可分为海运贸易、空运贸易、陆运贸易以及多式联运等。

2新形势下商务英语函电的特点2.1明显的法律特征在市场经济时代，法律是约束人们经济行为的重要准绳。

随着国际往来的日益繁多，国际贸易程度的日益加深，法律的规范成为人们自我保护的重要工具。

商务英语函电是对外贸易活动中必不可少得工具之一，并且能够有效记录各方在国际贸易的行为，具有突出的法律特征及一定的法律效力。

一旦在对外贸易中出现了纠纷，商务英语函电即可成为双方联系中的证据。

商务英语函电的内容必须要符合中国的法律法规，而且要遵从贸易合作方国家的经贸制度。

商务英语函电的术语则要遵循国际管例和国际惯例法规，即内容与表达形式能够得到国际的认可。

2.2文体的正规性由于商务英语函电涉及进出口业务，而且在函电的撰写过程中要充分考虑海关、银行、运输、法律等专业要求，写作格式内容等都要风和各方的规定，因此文体上可以归于专业文体或者正式文体。

商务英语函电类型主要有请求函、询问函、答复函、告知函和商洽函等。

商务英语函电的传递方式多种多样，主要包括邮寄、快递、电报、电子邮件以及基于互联网的在线即时沟通。

2.3文化因素的影响由于商务英语函电的主要功能是与对外贸易中的合作伙伴进行业务上的沟通与交流，那么自然要与不同国家的商人进行交流。

商务英语函电的根本目的是实现跨境文化的沟通无障碍和与不同文化背景下生活的人们产生某种共鸣，达成某种共识。

商务英语函电的写作过程中如果不充分考虑对方的文化因素，就很难抓住合作方内心的真实想法与合作欲望。

因此，商务英语函电不单单是进行简单的外语翻译，而且还从另一方面考验函电撰写人员和对外贸易伙伴的交际技巧，特别是跨越文化差异的交际能力。

2.4逐步创新的函电格式在新的时代背景下，商务英语函电的格式也在逐步的创新。

为了适应纷繁多变的世界贸易和日益加快的网络化进程，商务英语函电格式较之前发生了较大的改变，外贸函电的书写格式越来越趋向趋同化和简化。

3商务英语函电在对外贸易中的作用随着信息技术和网络技术的发展，人类进入了信息社会，很大程度上传真、互联网、电子邮件等更为迅速、方便、经济的通信手段替代了传统的信函通信手段。

商务函电以其体贴、完整、具体、简洁、准确、清楚、礼貌的特性，在对外贸易中发挥着重要的作用，目的是索取传递信息，进行有效地交流，处理商务交流中有关事宜，维持良好的业务关系和进行正常的商务往来。

具有效率高、经济性与简洁性的特点。

国际贸易的操作中，所有函电都有重要的法律依据。

当产生纠纷时，商务函电可能左右解决的结果。

国际贸易越来越依赖于单据交换的过程，商务函电的中心化作用也日渐明显。

商务英语函电在对外贸易中的主要作用如下：3.1商务英语函电是企业取得信息的窗口随着世界经济一体化进程的加快，世界经济的联系性日益紧密，任何一个国家的任何一个环节出现波动，都会对其他国家的贸易产生重要影响。

在这样的环境下，商务英语函电不仅仅是单纯的交流工具，更是交易双方即时获得信息，了解对方状态的重要窗口。

正所谓“牵一发而动全身”，在对外贸易中一丝一毫的变化，对企业来说都是重要的商业信息。

通过仔细研究商务英语函电，可以了解对方的情况及变动，善于从中发现细节与问题，并认真对交易双方进行分析、总结，从而为对外贸易实业的发展进行良好的铺垫。

3.2商务英语函电是提高工作效率、降低成本的途径商务英语函电在对外贸易中除了能够使贸易双方更快捷地处理纠纷，协商解决问题，还可以更快速地把贸易过程中的相关信息及时传递给客户或合作伙伴。

由于传统的通讯方式如传真、信函是以纸文件的方式传递信息的，客户或合作伙伴收到信息需要整理、分类、存档，这样既耗时又耗力，极大程度上降低了工作效率，不能及时把信息反馈给发送方。

而以函电的方式传递信息，有效减少了对文件信息的整理、存档等环节的工作量，提高了工作效率，还能够在对外贸易过程中降低成本。

3.3商务英语函电是企业与客户之间联系的桥梁商务英语函电的出现和快速发展，使国际通讯方式更加便捷。

许多外贸企业可以通过网络信息或者经过他人介绍后得到潜在客户的联系方式，然后就可以使用方便可靠的现代商务英语函电使他们在短短的几分钟与客户取得联系。

在经过询问和相互交流后，就可以与客户建立长期的合作关系。

这样企业的客户会越来越多，业务量当然也会随之有很大的提高，企业就会一步步发展壮大。

建立客户群以后，平时与客户的联系也会相当简单，可以随时了解客户的需要，解决客户提出的问题并加以深了解。

例如，当外贸企业业务员在执行合同时，出现任何问题或困难可立即与客户取得联系，并通过商议得到解决途径使合同的一顺利履行；另一方面，常与客户取得联系了解近况，加深感情，为以后能方便顺利的合作打下了坚实的基础。

3.4商务英语函电是对外贸易经济增长的必要条件现阶段，信息技术有了长足的发展，在电话、传真的基础上，企业可以进一步建立网络平台，通过网络平台来展示自己，更快捷的与贸易合作伙伴交换信息，更进一步的加快对外贸易的发展，一些中小型企业也可以在商务英语函电这种方便快捷的全球通讯方式下，寻找新的贸易伙伴，并寻找机会扩大贸易规模，更迅速地促进对外贸易的增长。

3.5商务英语函电是实现贸易全球化的推动力由于在国际贸易中存在很多需要贸易双方考虑协商的问题，贸易活动中由于双方的地域、时间以及空间等客观因素的限制，导致在贸易开展之后，会有很多繁琐的问题相继出现，使贸易的进行受到很多阻碍，不仅复杂多变，增加人力、物力消耗，速度会因此而变得缓慢，而且很大程度上存在安全隐患。

这就需要贸易双方反复进行交流协商，传统的贸易通讯方式不能满足双方在贸易过程中及时协商解决问题的要求，使得贸易双方不得不反复进行面对面的洽谈交流，这是一个非常繁琐的过程。

现代商务英语函电的兴起，为企业提供了与国外企业进行贸易交流的快捷的通讯方式，不论哪里的客户、合作伙伴，不论遇到多少问题，都不需要费时费力地进行面对面洽谈协商，也不需要随时随地的与客户交流信息意见，外贸企业可以在全世界范围内开展新的业务，寻找新的合作伙伴，不再受到地域的限制，从而进一步实现贸易全球化，这些都是建立在信息技术与商务英语函电的发展基础上的，商务英语函电作为必不可少的一部分，起到了积极的推动作用。

4结语在对外贸易中，商务英语函电已经成为一个重要的组成部分，在提高企业效率、降低成本、促进集约化经营等方面的作用举足轻重。

总之，在对外贸易中，要善于运用英语函电，实现利用商务英语函电开展对外贸易，它不仅改变了企业本身的生产、经营、管理，而且对传统的贸易方式带来冲击。

只要充分应用好商务英语函电，充分发挥其应用，才能有助于双方在平等互利的基础上建立贸易关系，树立自身的良好商业形象，促进对外贸易活动的双方相互交往沟通和传递信息，从而获得交易的成功，实现共赢。

但在新的经济形势下，电子信息技术的发展也给商务英语函电提出了挑战，电子方面的一些安全隐患是商务英语函电得对手。

由于商务英语函电所包含的信息是一个企业经济活动的重要内容，我们不能忽视这些安全隐患的存在。

尽管商务英语函电也在不断的自我更新和完善之中，但是我们不能让一丝的风险在对外贸易中寄存。

重要信息的泄露或者被恶意删除等，会给企业带来损失，有些企业可能会为此付出惨重的代价。

因此我们要为商务英语函电建立一个良好的网络环境，注意密码的使用与更新，防范病毒等的侵袭，不断完善运用以及增加网络的安全系数，相信在不断地发展中，商务英语函电对国际贸易的影响与作用会越来越大，促进经济全球化与世界经济的发展。

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