供应商资料
关于供应商资料的管理制度
关于供应商资料的管理制度一、总则为了规范供应商资料的管理工作，提高供应商资料的准确性和时效性，保护供应商资料的安全性，制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司的所有部门和员工，在供应商资料的管理工作中必须严格遵守本制度。
三、管理责任1. 供应商资料的管理责任由公司的采购部门负责，由专门的供应商资料管理人员进行具体的管理工作。
2. 公司的各部门负责人要对本部门的供应商资料进行定期审核，确保供应商资料的准确性。
四、供应商资料的采集1. 供应商资料的采集工作由公司的采购部门负责，并且要在与供应商签订合同或者合作协议之前进行详细的采集。
2. 采集的供应商资料包括供应商的基本信息、营业执照、法人代表身份证、企业资质证书等。
五、供应商资料的建档1. 采购部门将采集到的供应商资料进行建档，建档的过程中要将不同类型的资料进行分门别类的整理，并且要确保资料的完整性和准确性。
2. 进口供应商的资料要单独做到一起，方便日后的管理和查询。
六、供应商资料的存储1. 供应商资料的存储要求严格按照公司的档案管理制度进行，确保资料的安全性和保密性。
2. 采购部门要定期对供应商资料进行备份，保障资料的不会丢失。
七、供应商资料的维护1. 采购部门要定期对供应商资料进行更新，确保资料的时效性。
2. 采购部门对有重大变化的供应商要及时更正其资料，确保资料的准确性。
八、供应商资料的使用1. 供应商资料的使用必须在必要的情况下进行，并且要严格按照公司的规定进行。
2. 对于涉及到供应商资料的使用，必须要经过相关的审批程序。
九、供应商资料的查询1. 公司的所有部门可以根据自己的需要进行供应商资料的查询，但是每次查询都要留下相应的记录。
2. 对于对资料查询的记录要进行定期整理和归档。
十、供应商资料的报废1. 对于无效的供应商资料要进行及时的报废处理，并且要按照公司的规定进行彻底的销毁。
2. 对于过期的供应商资料也要进行及时的报废处理。
十一、违规处理1. 对于违反本制度的行为，公司有权采取相应的制裁措施。
供应商索证资料
供应商原材料索证资料
（一）购物凭证。
指能够满足食品溯源所需要的有效凭证，包括发票、收据、供货清单、信誉卡等。
（二）产品合格证明和产品标识。
如产品合格证、出厂合格证、产品标签、QS 标志等。
（三）检验合格报告（证）。
从食品生产企业或批发市场批量采购食品时，应查验食品是否有按照产品生产批次由符合法定条件的检验机构出具的检验合格报告（证）或者由供货商签字（盖章）的检验报告（证）复印件。
（四）动物检疫合格证明和检疫合格标志。
肉类必须具有动物检疫合格证明，猪、牛、羊的胴体上必须盖有蓝色的检疫合格验迄印章。
（五）生猪定点屠宰企业证明（章）。
（六）进口食品的商检证明。
（七）资质证明和供货合同。
从固定供货商或供货基地采购食品的，应索取并留存供货基地或供货商的资质证明，供货商或供货基地应签订采购供货合同并保证食品卫生质量。
资质证明包括营业执照、生产许可证、经营许可证、卫生许可证、标注通过有关质量认证食品的相关质量认证证书、身份证明等。
（八）身份证明及地址和联系方式。
在有特定要求或在某些情况下，应当索取并仔细查验供货商的身份证明，索取有供货商盖章或者签名的销售凭证，并留具真实地址和联系方式。
供应商首营资料
组织机构代码证
16
企业执行标准（质监局备案过的生产执行标准）
6
生产企业生产许可证
17
注册商标证
7
相关印章备案（复印件无效）
18
产品检验报告单2份(第三方检验1份、厂检1份)
8
随货同行单原件（复印件无效）
19
半年提供一次外检的检验报告单
9
开户行相关资料
20
企业价格表
10
法人委托书（注明授权地域，品种；时限小于1年）
仅供备案存档（复印无效）
供货商印章备案表
企业公章
法人印章
仅供备案存档（复印无效）
仅供备案存档（复印无效）
财务专用章
发票专用章
仅供备案存档（复印无效）
仅供备案存档（复印无效）
质量专用章
合同专用章
仅供备案存Leabharlann （复印无效）仅供备案存档（复印无效）
发货专用章
其他印章
仅供备案存档（复印无效）
仅供备案存档（复印无效）
供应商须提供资料目录（加盖公司公章）
保健食品，普通食品供应商（加盖公司红色公章，拒扫描件）
1
营业执照（须有年检章）
12
销售合同
2
食品流通许可证
13
业务员身份证、上岗证、高中以上学历证、品行证明
3
保健食品GMP证书（保健食品）
14
保健食品注册证（保健食品）
4
税务登记证
15
保健食品卫生许可证（保健食品）
21
样品包装、说明书复印件
11
质量保证协议书（时限小于2年）
供货商印章备案表
企业公章
法人印章
仅供备案存档（复印无效）
供应商资料库的基本构成
供应商资料库的基本构成1. 介绍供应商资料库是为了方便管理和维护与供应商相关的信息而创建的。
它是一个包含供应商的基本信息和关键数据的集合。
本文档将介绍供应商资料库的基本构成。
2. 基本信息供应商资料库中应包含以下基本信息：- 供应商名称：记录供应商的全名或商标名称。
- 联系人信息：包括供应商的联系人姓名、电子邮件地址和电话号码等。
- 地址：记录供应商的联系地址。
- 公司简介：简要介绍供应商的业务范围、公司规模和核心竞争优势等。
- 认证和资质：记录供应商取得的相关认证和资质，如ISO认证等。
3. 供应商评估数据为了全面评估供应商的能力和可靠性，供应商资料库还应包含以下评估数据：- 供应商评级：对供应商按照一定的评估标准进行评级，如A、B、C等级。
- 交货准时率：记录供应商交货的准时性，以百分比表示。
- 质量合格率：记录供应商提供的产品或服务的质量合格率，以百分比表示。
- 投诉记录：记录与供应商有关的投诉情况，包括投诉内容和处理结果等。
4. 合同和协议供应商资料库还应包含供应商与企业签订的合同和协议的相关信息，包括但不限于以下内容：- 合同编号：记录合同的编号。
- 合同有效期：记录合同的起止日期。
- 付款条件：记录供应商的付款方式和付款期限等相关信息。
- 违约责任：记录供应商违约责任的约定。
5. 文件和附件供应商资料库中应有一个文件和附件存储系统，以便存储和管理与供应商相关的文件和附件。
这些文件和附件可以是合同、报价单、、产品说明书等。
6. 更新和维护为保持供应商资料库的准确性和完整性，应定期对资料进行更新和维护。
供应商资料库管理员应负责核实和更新供应商的信息，并及时删除或替换过期的文件和附件。
以上是供应商资料库的基本构成，通过建立和维护这样一个资料库，企业可以更好地管理供应商信息，提高供应链的可靠性和效率。
供应商需递交资料
供应商需递交资料一、资格性要求相关证明材料1.营业执照、税务登记证、组织机构代码证（副本，复印件）。
注：已办理三证合一的供应商只须提供三证合一后的营业执照或法人证书等类似证明材料复印件；2.食品经营许可证。
（复印件加盖公章）3.法定代表人身份证明书；4.法人代表委托书；5.承诺函；二、报价部分1.报价表。
注：下浮率为供应商提供的各种食材的下浮率，结算价格为每月食材单价下浮后价格和供应数量进行核算的结果。
参加征集活动供应商提交的报价表需做好密封。
三、技术、商务要求部分1.服务方案（自拟）；2.技术要求应答表；3.商务要求应答表；4.供应商类似项目业绩一览表。
附件2供应商证明材料格式一、法定代表人身份证明书单位名称：单位性质：地址：成立时间：年月日经营期限：姓名：性别：年龄：职务：系(供应商名称)的法定代表人。
特此证明。
附：法定代表人身份正反面证复印件供应商名称：（盖单位公章）日期：年月日注：供应商为法人单位时提供“法定代表人身份证明书”，供应商为其他组织时提供“单位负责人身份证明书”，供应商为自然人时提供“自然人身份证明材料”。
二、法人代表委托书本法人代表委托书声明：我（姓名）系（供应商名称）的法定代表人，现授权委托（单位名称）（姓名）以我方签署已递交的报名资料的法定代表人的授权委托代理人，代理人全权代表我所签署的本项目已递交资料内容我均认可。
代理人无转委托权，特此委托。
供应商名称：（盖单位公章）法定代表人或授权代表：（签字）日期：年月日附：被授权人身份证（有效期内）正反面复印件加盖单位公章。
三、承诺函（供应商名称）：我单位现郑重承诺下：1.具有独立承担民事责任的能力；2.具有履行合同所必须的设备和专业技术能力；3.参加本次公开征集活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录；4.具有良好的商业信誉；5.法律、行政法规规定的其他条件；6.供应商具有有效的《食品经营许可证》；7.本项目不接受联合体参加，不得分包。
供应商基本资料调查表
供应商基本资料调查表1. 公司基本信息
1.1 公司名称：
1.2 公司地址：
1.3 公司电话：
1.4 公司网址：
1.5 公司邮箱：
2. 经营范围
2.1 产品/服务名称及描述：
2.2 产品/服务所用材料/原料：
2.3 产品/服务生产/提供周期：
2.4 是否有其他合作/代理/分销商：
3. 质量保证
3.1 是否有ISO质量管理体系认证：
3.2 是否有其他相关质量管理认证：
3.3 有无质量保证/售后服务承诺：
4. 企业规模
4.1 公司员工人数：
4.2 公司年营业额：
4.3 公司注册资金：
5. 合作历史
5.1 是否有与本公司合作过：
5.2 合作过的产品/服务名称：
5.3 合作情况（合作时间、合作过程、合作结果）：
6. 财务状况
6.1 近三年财务报表：
6.2 公司信用状况：
7. 公司文化
7.1 公司使命：
7.2 公司愿景：
7.3 公司核心价值观：
以上是供应商基本资料调查表，为了更全面地了解供应商的情况，本表格内容可能不充分，如有其他需要了解的情况，请补充完善。
供应商开发资料
供应商开发要点
1、供应商资料寻找。
网站或相关资料介绍
2、供应商资料提供
基本项目
1、营业执照。
2、税务登记证
3、一般纳税人资格。
4、质量管理体系，如ISO。
5、组织架构。
6、主营项目、兼营项目。
7、相关代理证明8企业资质
专业项目
1、客户名称、业务量。
2、机台设备。
3、原料种类、供应商
4、工程类的要看其历史工程情况
4、供应商现场考核。
基本考核：
1、规模
2、质量控制能力。
3、成本控制能力
4、生产设备。
5、管理体系。
专业考核
1、采购控制体系（成本持续降低控制、来料质量标准、控制、采购风险控制、）。
2、生产管理体系（生产质量控制、生产能力控制、生产时效性控制、生产员工安全保障、生产事故控制）。
3、品质控制（来料、生产、出货）。
4、售后服务体系
5、市场价格调查、成本分析、现有供应商比较、商务谈判、签订合同。
6、小批量试用。
7、纳入供应商目录。
8、定期对其进行考核评价。
供应商(公司)所需资料
供应商(公司)所需资料1、营业执照(三证合一版本。
盖红印公章)2、药品经营质量管理规范认证证书(盖红印公章)3、药品经营许可证(副本) (有效期内，盖红印公章)4、药品经营许可证变更记录(盖红印公章)5、医疗器械经营企业经营许可证(副本) (有效期内，盖红印公章)6、医疗器械经营企业许可证变更记录(盖红印公章)7、食品流通许可证(副本) (有效期内，盖红印公章)8、质量体系情况调查表(有效期内，盖红印公章)9、开户许可证(盖红印公章)10、原印章备案(包含公章、法人章、合同章、质量管理章、出库章、发票专用章、财务专用章，再盖红印公章)11、增值税专用发票模版(盖公章及发票章红印)12、开票资料(盖红印公章)13、增值税一般纳税人(盖红印公章)14、合格供货方档案表(盖红印公章)15、购销合同模板(盖红印公章)16、质量保证协议(盖红印公章，注意盖供应方, 一年一签，有效期到12月31日为止)17、2015年年度报告公示(盖红印公章)18、原件的出库单(盖公章及发货章红印)19、法人授权销售委托书(盖公章及法人章红印，注意采购跟销售要分开，不要写在一起，一年一签，有效期到12月31日为止)20、销售的上岗证及身份证复印件(盖红印公章)21、销售人员身份确认涵(盖红印公章)注意事项：其中医疗器械许可，食品流通许可证是有经营范围才需要首营品种的全套资料包含：药品生厂企业二证一照：1、营业执照(三证合一版本)，2、药品生产许可证(有效期内)，3、药品GMP证书(要看认证范围里面的内容跟所供产品的范围一致，有效期内)，产品资料：1、药品注册批件/药品再注册批件(注意规格跟所采购品种的规格一致，药品批准文号有效期内，)2、药品补充申请批件(如果变更，需提供)3、国家药品标准(2010年国版)4、药品检验报告书（有效期内没有过期的批号的药品省检验报告书,不是厂家自检的检验报告书，还要注意送检的规格跟所采购的规格一致）5、药品的最新物价批文的复印件6、盒子、标签、说明书的原件7、盒子、标签、说明书的复印件注意事项：以上资料必须盖直接供应商的红印公章.。
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Supplier Profile/供应商资料ⅠName of Supplier/供应商名称：Address/地址：Tel/电话：Fax/传真号码：Name of Owner/公司持有人：Contact Person/联络人：Founded/成立时期：Company Ownership/公司体制：ⅡISO Certified/已获ISO认可（Y/N）：ISO Version/ISO版本：Range of Goods/货物种类：General Turnover/总营业额：（1）2000：（2）2001：（3）2002：（4）2003：Major Export Markets/主要出口市场：（1）（2）（3）Turnover in Major Export Markets/主要出口市场之总营业额（USD）：2000：（1）（2）（3）2001：（1）（2）（3）2002：（1）（2）（3）2003：（1）（2）（3）Major Customers/主要顾客：（1）（2）（3）（1）UL＆CUL 2）CAS （3）CE/GS/TUV （4）OtherⅢQuanlatory can be produced annually/年产量Production Facilities and Equipment（with number）/生产设施及设备（请注明数量）：Any special machine to enhance production capability and quantity/有什么特殊设备用来提高生产能力和数量Number of Assembly Lines/生产总数目：Number of Employees/员工数目：（1）C lerical Staff/文职：（2）E ngineer/工程：（3）F actory Worker/生产人员：Locational of Production Facilities/生产设施地点：Average Lead Time/交货期：ⅣManpower and Origination（A）Number of total hourly employees （direct and indirect）计时员总数（直接和间接）（B）Number of Quality Personnel 品管人员的数量1、Hourly 计时人员2、Non-exempt（technicians）技术员3、.Salaried（total）月薪人员a.Supervisors主管b.Engineers工程师d.Other其他（C）Ratio of hourly production to quality personnel 计时生产人员和品管人员的比率QUALITY SYSTEMS SURVEY REPORT质量系统调查报告Comment/评论Rating/得分：Result/结果；Assessor/评审人：QUALITY SYSTEMS SURVER SCORE SHEET质量系统调查评分表total possible in determining score for that sub-system.2.The Quality System Survey Report includes 13 subsystems.A rating of at least 70%,none of subsystemsrated‖Not acceptable‖is needed for a system to be rated ―Qualified‖.A rating of at least 55%,none of subsystems rated‖Notacceptable‖ is required for a system to be rated ―Conditional Acceptable‖备注：1.如果某问题不适用于供应商，标明N/A并把该问题的分数从总分里减去。
2.在质量系统调查表里包含13个分项。
当没有分项评为“不可接受”得分达到70%时，系统才可以评审为“合格”；当得分达到55%，没有分项被评为“不可接受”时，系统才可评为“有条件接受”TO : DATE:FR: REF#:report accordingly and send to TTI in 2weeks.thanks!下面所列为2004年12月3日的体系审核中所发现的问题，请填写纠正预防措施报告并在两周内传回TTI。
多谢！QUALITY ORGANIZATION Score 得分：0 品管组织Total Possible 最高分：161.Does the organization at the corporate or local level have a Quality Manual,including specific quality objectives thatreflect management’s commitment to quality?组织是否有公司级的质量手册，其中包含管理层承诺的质量目标？Considerations 考虑因素-Quality manual satisfies ISO-9000 requirements.质量手册符合ISO9000的要求- Quality manual is controlled and current via revisions and is utilized质量手册受控并为最新版Scoring：得分0 - Manual does not exist没有手册1. - Informal quality procedures are available有非正式的手册2. - Quality manual is in planning stage;however,quality procedures arecurrently followed手册处于策划阶段。
但目前遵守品管程序3. - A quality manual is available,focuses primarily on inspection methods有质量手册，但侧重与检验方法4. - A quality manual is available ,but lacks some elements of a preventative system.有质量手册，但在预防系统方面缺乏某些因素5. - A comprehensive manual is available that includes advance quality improvement methodsandclearly defines company’s goals and preventative philosophy.有完善的质量手册，包含的先进的品质改进方法和清楚描述了公司目标和预防策略Remarks 备注：2.Is the quality function adequately atsffed and supported for the implementation and maintenance of the documented quality system?品管是否有足够的人力和支持可以运行和维护质量系统？Considerations 考虑因素-Independent quality function reports at the appropriate arganizational level.在适当的组织水平上有独立的质量报告-Quality function includes professional engineering personnel who focus on application of preventative techniques.有专业的工程师致力于预防技术的应用Scoring:得分0 - No Quality function没有质量功能1 - Part time or insufficiently staffed quality function.有兼职的或人员不足2 - Dedicated,adequately staffed,quality function..专职的和充足的人员3. Are quality responsibilities adequately defined and documented?质量职职是否被完整描述并且文件化？C onsiderations 考虑因素：- Organization charts exist and are controlled via revisions.有组织图并且受控为最新版-Job descriptions are established ,reviewed,and controlled via revisions.有职责描述并受控为最新版Scoring:得分0 - Quality responsibilities are not defined没有定义质量职责1 - Quality responsibilities are generally defined,but lack formality and control有定义质量职责，但非正式和没有受控2 - Quality responsibilities are formally defined in controlled procedures and/or quality process flowchart在受控的质量程序或品管流程图中有正式定义的质量职责Remarks 备注：-4.Has the company providee suitably controlled conditions for activities affecting quality,Including:对那些影响质量的活动，公司有提供适当的控制条件，其中包括：1.Condition of equipment 设备条件2.Plant cleanliness ＆orderliness 工厂整洁有序3.Plant lighting and operator comfort 工厂明亮，操作舒适4.Plant temperature and atmospheric conditions 工厂温湿度条件5.Waste/Scrap recycling or disposal 废弃物回收与处置6.Gauge calibration 量具校准Considerations 考虑因素：-Facilities are utilized for both product qualification and on-going production monitoring.用于产品认可和生产监控的设施-Appropriate test schedules are available.有适当的实验计划-Test result correlate to custormer field failures.试验结果与客户方的缺陷相关联Scoring:得分0- Inadequate facilities.设施不足1 - Appropriate facilities exist,but some areas require mprovement.有合适的设施，但在某些地方需要改进2 - Adequate areas,equipment,documented test procedures and resources are available and arefollowed.Records are maintained and utilized as a quality improvement tool.有适当的区域，设备，文件化的试验程序和资源，实验记录被保存作为质量改进的工具5. Does the organization have a management policy or directive requiring continuous improvement,andthere documentedevidence of continuous improvement activities?组织是否有管理方针或指示要求持续改进，是否有书面的持续改进的证据？Considerations 考虑因素：-Doncumented meeting agendas and minutes supporting relationship to projects.有书面的会议纪要支持相关计划-Verification of meeting minutes and follow-up actions are completed.确认会议纪要和跟进措施是否完成-Employees are empowered to initiate corrective action and participate in problem solving teams for continuous improvement.雇员被鼓励参与持续改进活动，制定纠正措施和解决问题Scoring:得分0 - There are no quality improvement meetings.没有质量改进会议1 - Occasional one-on-one,on-the-job,unscheduled meetings with employees take place to discuss qualityimprovement.偶尔一对一，或者在工作中，没有事先计划的会议可以让雇员参加质量改进的讨论2 - Scheduled meetings with employees are held that occasionally include quality improvement as anagenda item.偶尔和雇员有事先计划的会议，质量改进是话题的一项3 - Scheduled meetings with employees are held that always include quality improvement as an agendaitem.经常召开事先计划的会议，而且质量改进是议题的一项4 - Scheduled meetings with employees are held which are dedicated to quality improvement .Minutes aretaken and documented.与雇员召开计划好的质量改进会议，有文件化的会议纪要5 - Regularly scheduled meetings with employees are held which are dedicated to qualityimprovement ,where in employees involvement and suggestions are eagerly solicited ,promptlyimplemented when appropriate,and monitored for effectiveness .与雇员有定期的质量改进专题会议，征询雇员的建议，如果合适就执行，并监控效果。