大型会议活动流程自查手册(标准版)

大型会议构成………………………………...P03大型会议参会人员…………………………...P03大型会议协力公司…………………………...P03与客户首次沟通会…………………………...P04项目策划……………………………………...P05提案………..………………………………….P06推进保障…………..………………………….P07内部管理…….………………………………..P09外协管理……………..……………………….P10面试管理……….……………………………..P18来宾邀请＆确认……………………………...P27运营人员培训………………………………...P28施工准备……….……………………………..P29文档撰写……….……………………………..P30审查…………….……………………………..P31进场前准备….………………………………..P32施工、彩排…………..……………………….P34施工进行……….……………………………..P35彩排进行……………………………………...P37时间基础要求…………………………..........P40纪律基础要求…………………………..........P40着装基础要求…………………………..........P41化妆、发型、首饰基础要求…………..........P41餐饮基础要求…………………………..........P42突出事件对应要求……………………..........P43撤场要求………………………………..........P43决算………….………………………………..P44内部总结报告………….……………………..P44外部总结报告………….……………………..P44资料汇总备档………….……………………..P45传真感谢信………….………………………..P45第一日：外地来宾签到、入住 接待类别第二日：新闻发布会am 新闻发布会类别 媒体招待宴会 午宴类别 经销商大会pm 会议类别 内览会pm 展览展示类别 招待晚宴 晚会类别第三日：观光游览 配套服务类别特别接待：政府要员（VIP） 明星（VIP）重点接待：主办方领导（VIP）一般接待：媒体记者 经销商、供应商主办方领导、工作人员大型会议协力公司 行业不同，管理风格亦不同搭建商：舞台搭建　展示区搭建　周边装饰搭建AV灯光供应商：灯光　音响　视频　舞台特殊效果演出供应商、演职人员：演员　节目　演出服装　排练　演出策划　MC　导演　MO 人员派遣公司或个人：礼仪、翻译、杂务人员、解说员、服务员提供及管理艺人经济公司：知名演艺明星、主持人、社会名流的提供及管理　服装供应商：服装的设计与制作化妆、发型供应商：化妆师　发型师　造型师　服装师摄影、摄像供应商：摄影师、摄像师酒店：来宾住宿　餐饮　茶歇　VIP室　宴会厅　（主会场/分会场/展示会场/化妆间/保洁）实施场地：主会场　分会场　展示会场　发妆间　更衣室　VIP室　电力　保洁 （宴会厅/餐饮/茶歇）旅行社：旅游服务　票务出租汽车公司：车辆提供印刷、礼品、彩排场地、影视制作、其它供应商…… 注：原则上只与公司合作，带下划线的可以视会议要求考虑与个人合作1、客户的背景资料：客户的历史反映出客户的现在。

2、客户的核心目的：为提升品牌形象？为引爆公关传播？为促进销售？为经销商打气？3、客户品牌（或产品）的特性：核心优势是什么？推广策略是什么？4、本次会议的主旨：发布一个消息？推出一款产品？开创一个理念？5、客户对本次会议的预想：客户最初的想法将影响整体活动的走向。

6、客户的喜好与厌恶：有时个人意志主导了活动的走向，而我们要的是客户满意。

与我们开会的人，是否是最终的决定者。

如果不是，我们要尽力去了解决定者的预想和好恶。

1、VI系统电子版（至少有LOGO、标准色、禁用色或禁用搭配）2、产品广告图片及广告影像3、客户以往各类活动的资料照片3、客户公司的完整名称4、客户接口人及接口人上级领导的姓名、职级、电话、手机、E-mail等基础信息着正装出席1、一台笔记本电脑：随时向客户展示资料或投影2、一台数码相机或DV：随时拍下客户的产品或道具3、一支激光笔：方便你的讲解4、一支笔、一个本：认真记录下客户传达出的每一个重点信息5、一支录音笔：对会议做全程记录，避免你向内部传达了错误的信息6、一张名片：让客户清楚的知道你的姓名及联系方式，更重要的是让他知道你在这个项目中扮演的角色。

7、一张公司简介光盘：让客户知道你身后有强大的团队做支持8、一份活动相册：让客户知道我们有着丰富的经验9、一张项目推进表、一份确认事项单：教会你的客户如何使用它n会议主持：客户经理n会议记录：项目经理n必要参会人员：部门经理、设计部经理、项目经理、项目执行、活动策划；n前端讯息介绍（客户经理或者项目经理）包括：客户名称、企业MI、企业VI、近年客户动向、客户端主要决策者介绍、项目战略意图、项目功能、项目目标、项目时间点；n必须形成决议：项目定位、项目策略、各职能模块接口人、项目推进流程；n策划会召集：项目经理通过邮件方式发出会议通知，随信说明会议时间、地点、重要程度、客户名称、活动简述、策划会主要议题等信息。

n参会人员： 必须到会者：项目组全体成员、设计部代表、客户服务部接口人员邀请到会者：部门经理、项目经理、搭建商代表、AV灯光供应商代表、演出供应 商代表（依项目情况邀请）口头邀请原则：对于在策划会时间内无重要和紧急工作的同事，都可邀请其参与策划会讨论。

n会议主持：项目经理/客户经理n会议记录：项目执行n会议流程：1)对客户及其项目进行简介2)对客户对项目的预想进行介绍3)说明项目的必备环节或及已确认实施内容4)说明费用预算及操作周期（保障会中讨论内容符合预算，并能在操作周期内完成）5)主题讨论（贯穿活动的主线思路及表现元素）6)创意亮点讨论（亮点环节必须具备可实施性）7)除必须到会者外，其它人员可离场，在场人员讨论流程细节及现场装饰与流程的配合（确保装饰设计与方案内容统一）n必须形成决议：方案风格、方案模块构成及模块撰写责任人、方案内容及流程、方案完成时间、报价形式及分块预算；n与客户确认提案时间及地点n与客户确认我方提案人数及客户方参会人数及级别（如客户有高层出席，我方便必须有高层陪同提案）n确认客户方是否提供投影设备（如会中需要投影设备，而客户方无法提供，我方便需自带投影设备提案）n确认客户方是否有特殊要求（例方案是否需打印版，打印份数及颜色要求，是否需要外文版方案，提案语言是否为外语等）n提案用品：光盘（提案、报价）、方案及报价单打印版（需要装订，至少首页需彩色打印）、激光笔及电池、记录纸笔、如需播放音视频文件需另备音响设备、如需记录客户想法所应用的录音笔。

n笔记本电脑：桌面是否整洁、系统是否存在恶意插件弹出、适配器接头是否通用n提案人员确认：各模块的讲述人（公关、活动、报价、答疑）n提案准备：各模块讲述人应熟读提案、预演口述内容、客户可能提出质疑的环节应如何回答等。

n全体提案人员必须正装出席n全体提案人员必须于与客户约定时间15分钟前到达，整装后集体进入提案场地n提案前检察：电脑与投影设备连接情况、如需播放音视频文件需检察音响连接情况并调试音量大小、激光笔/录音笔等小型电子设备的运转正常。

n提案陈述：应采用简洁、中速、形象的语言讲述提案内容及预期的实施效果n客户访问：向客户说明我方希望取得的信息或资料（尽量争取客户方向我方提供更多的信息及资料）、说明我方需客户方配合哪些工作/解决哪些问题n提案反馈：仔细记录客户的每一点反馈意见（客户每一个顾虑及疑问点，方案修改方向及客户的创意性想法），再次明确客户的思路及方向。

n会后决议：下次提案的时间、地点及提案内容，会后的工作安排（包括客户方应配合的工作）、确定哪些是急需解决的核心问题、哪些工作需同步展开、我方与客户方的沟通机制（如何配合）日期和项目休息日过去时今日客户和我们的工作内容活动日一、开会是必要的手段，但要确保会议质量——不开没有结果的会议二、每日向客户发送项目推进表，让客户知道我们每天都在做什么——让客户放心三、我们提案的每一个事项都是有理有据的——不能让客户来教我们怎么做工作四、有提案就有备案，随时应对客户的变化——让客户省心五、语言沟通强于文字沟通，面对面交流强于电话交流——尽量与客户多交流六、我们所做的事情都是在帮助客户达到目的——站在客户的角度考虑问题n立项在MIS 中的文档管理系统中完成 1－项目经理在MIS 的文档管理系统中完成立项； 2－项目经理发邮件至部门经理、业务负责人要求线上确认； 3－立项确认时间为3个小时，3小时内领导没有给出确认，由流程控管通过电话向 公司领导进行确认； 4－只有在立完项后，才可以完成活动MIS 里的费用预算撰写及活动流程撰写；备注：只有在完成立项的前提下方可进入下一个MIS 的工作流程。

1新闻发布会台上人数、座次、桌椅摆放形式确认请按座次提供人名Re:2月4日邮件提供2演出用车辆驾驶人员确认请提供姓名及手机号Re:待确认3会场内摆放的500套纸笔是否有必要？绝大多数人不会使用Re:确认需要，按原计划提供4签到用金笔10支，要求高档金笔还是精致些的钢笔价格将有很大差异Re:金色马克笔即可5VIP台花（20盆）的要求，是否仅摆放在座席的第一排原计划数量过多Re:仅在第一排摆放6盆即可u会议主题：Xx发布会筹备会u会议时间：2017年02月01日u会议地点：公司会议室u参会人员: 策划、设计、执行、采购、客户经理、项目经理、其他人员u会议流程：1、合作机构排查说明（名称、业务范围、可提供的支持）2、发布会实施场地讨论－3、计数牌相关排查说明（地点，形式，费用）4、计数牌实施方式说明、讨论5、整体的媒体传播策略计划讨论（media angel、media channel、quotation)6、phase 1 传播执行计划讨论7、上市发布会现场流程讨论8、出席发布会人选讨论（主持人、明星、社会名流）9、千万大挑战活动环节设置（三个渠道内的执行方式）讨论10、主视觉设计讨论11、项目推进安排讨论n成本：首先由供应商根据经客户确认的方案向我们提供正式报价，项目经理根据供应商报价及我方费用预算于MIS上填写完成整体费用预算。

n报价：于MIS上撰写费用明细预算，经上级领导审批后导出并向客户提交。

n报价格式：参照附件：《报价模板》n利润：项目经理在制作报价中应遵循利润率在35%以上的原则，如预期利润低于35%，应及时向上级说明情况。

u与客户方合同：与客户方确认由哪方负责合同撰写，如由我方撰写，需要提供我方u的合同标准版。

u与供应商合同：原则上由乙方撰写。