OA办公系统建设方案

OA办公系统建设方案

一、协同OA办公系统研发思想及设计原则

（一）研发思想

我国发布实施“国家信息化发展战略”以来,经济建设得到了飞速发展.企业作为国民经济(de)基本单元,其信息化应用水平是国家信息化建设(de)关键,也是企业提高核心竞争力,与国际接轨(de)重要途径.

随着电子政务(de)蓬勃兴起,各级政府、学校、企事业单位普遍已经开始把提高审批效率,简化办事流程,推进网上审批作为电子政务建设(de)重要内容.

对于企业来说,在这个信息资讯不断爆炸(de)现代社会,拥有一套整合企业内部和外部(de)各种人、财、物、信息资源,提升管理水平和办公效率,增强企业竞争优势(de)办公自动化系统,显得更加重要.

协同OA办公自动化系统,以高性能数据服务器和数据库管理系统为核心平台,以现代网络通讯技术为依托,覆盖整个行业(de)信息系统,以达到各项处理工作系统化,规范化,科学化和现代化.

（二）设计原则

协同OA办公自动化系统可充分考虑不同企业工作(de)差异性和特殊性,可按照以下内容为项目(de)设计原则,确保企业应用需求得到满足.

1、安全性.在计算机信息系统中,应用软件涉及到部门之间(de)公文传递等,因此对数据库管理和应用方面,有较高(de)稳定性要求和安全性要求,如信息(de)授权、保密、审批、监控等；

2、灵活性.系统具备灵活性,适应管理数据(de)变更等要求,适应各种情况；

3、稳定性.性能稳定,响应速度快,技术平台先进,对硬件和网络环境要求不高；

4、简易性.在用户使用方面,在保证各个功能完善和强大(de)基础上,简化操作模式,迅速能让大家熟练进行应用操作.系统设置和后续维护简单,对人员配备要求不高.

二、协同OA办公系统(de)应用价值

协同OA融合了当前最流行(de)管理思想,即对工作流、信息流和知识管理(de)规范管理和增值利用,为用户提供了一个先进、高效(de)信息化工作平台.同时也降低管理成本,提高管理力度.对下属企业而言,降低工作内耗,提高工作效率.可以从软件和硬件两个反面来体现它(de)价值.

（一）软件方面

1、整合企业资源.通过网络技术将单位(de)人力资源、客户资源、知识资源、经验资源、硬件资源、制度资源、文化资源等集成在一个平台上进行管理使用.实现各种资源(de)互相促进和增值,创造发展(de)最优环境,建立正规、科学、开放(de)制度和文化,保持行业协会旺盛(de)生命力,保证行业协会健康持续发展.

2、加快信息流通.下达(de)文件、通知、任务可以在几秒钟内同时传达到相关人员,无任何中间环节.公司员工(de)意见和建议都可以畅通无阻(de)直接反馈到最高领导层,便于及时发现问题、改进过程.下属企业可以在第一时间将企业工作情况和工作信息向上反映,还可以在网上轻松、直接(de)发言、交流,大大加快了信息(de)流通速度.

3、规范办公流程.建立起一个紧密、协调、可靠、简单(de)管理机制,使办公流程变得规范、有序,消除信息传递中(de)阻塞、延误、失真,不但提高了工作效率,还能大大提升工作执行力.领导层可以清晰、准确(de)了解事件(de)倾向性以做出正确(de)决策.

4、提高办事效率.有效协调各部门之间(de)协同工作问题,实现高效协作办公.员工能够清晰(de)查看到当前负责(de)各项任务状态以合理安排时间.可

以快捷(de)在线发送文件、通知和留言,随时随地都能够在系统中快捷(de)查看各种资料,调阅并打印出来,省却了为看一份文件而到处寻找浪费掉(de)大量时间.

（二）硬件方面

1、节约企业资源.大大节约了企业(de)人力、物力、财力.通过网络系统进行沟通协调,使不同地域(de)人集中在一起讨论办公,节约了企业(de)有限资源；通过网络而不必再询问某个项目(de)进度,可以节省大量时间、精力和费；可以免去比如诸如打印、分发、打、找人等诸多困扰,节约纸张、人力等办公成本.

2、性能好,硬件配置要求不高.协同OA办公系统集成了个人办公、企业管理、实用办公工具、信息库、系统设定等几十个极具价值(de)功能模块,具备智能流程设计、即时通讯、短信、office文档在线编辑、公文套红、电子印章等特性,非常适用于企业(de)日常办公.对用户硬件配置要求不高,并能普遍适用于多种操作系统之上,可最大限度保护企业在各方面(de)投入,极大(de)节省了用户(de)投资.

三、协同OA办公系统(de)模块设置

（一）个人办公

个人办公提供个性化(de)工作界面,方便用户处理日常(de)工作事务.

1、个人设置

对一些信息进行个性化(de)定义.包括用户(de)个人资料、昵称、头像、菜单背景色、短信息提示音、系统登录修改密码设置等.

2、首页自定义

根据用户各自需求以及习惯,选择系统主页(de)布局格式,以及展示信息,提供对系统各项工作、资料、信息(de)直接显示和调用.

3、菜单自定义

每个用户可以根据自己(de)需求,添加、排序、还原、隐藏、删除、编辑菜单,创建个性菜单而不影响其他用户系统菜单.

4、菜单快捷组

定义好最常用(de)项目,实现快捷使用.

5、个人通讯录

个人通讯录属于个人使用,只有自己可以管理和查看.

6、常务安排

常务安排包括日程安排和日常事务以及今日常务.

7、工作日志

工作日志属于个人日志工具,具有日志权限者,可以新建、编辑和删除自己(de)工作日志和个人日志,只有自己可以查看和维护.

8、个人文档

方便用户存放和管理自己(de)文件.提供多层文件夹(de)建立、修改和删除,文档查看、编辑、删除、共享、日志.

（二）企业管理

提供了极具价值(de)企业管理功能模块,规范企业对人、财、物、信息、流程等资源(de)管理.

1、协作管理

协作区针对一项任务或者项目,临时组建一支团队进行任务(de)协作执行.特别适用于针对多人员、多部门、多角色(de)任务协作.同时再任务执行过程中,可以设定时间期限,任务(de)后台监控人员（即时了解任务进展以及给予指导）,任务过程中需要和产生(de)文档,任务交流和协作过程中交流、建议(de)记录.

2、流程管理

可实现对企业各种工作流程(de)定义,业务数据或公文都可以通过“表单”来体现,具体(de)工作处理体现为流程(de)流转,提供流程提交,表单填写,附件上传,流程审批、协办、委办、办理时间限制,流程跟踪,流程图查看,流程到达提醒等强大功能.同时流程可以根据性质进行类别划分,方便易用.集成office文档在线编辑、公文套红、手写签名、电子印章等.

3、文档管理

文档管理包括个人文档、功能文档以及共享空间(de)文件和网络图片.个人文档主要是用于自己查看或编辑(de)文档.公共文档主要用于管理公司文件,设置文件夹(de)查看权限、管理权限、新建权限以及下载权限.共享空间(de)文件和网络图片利于大家查看和下载.

4、人事管理

人事管理主要包括人事档案管理、工资管理及员工工作动态管理.

5、资产管理

包括固定资产参数设置、固定资产管理、固定资产查询、固定资产折旧等.

6、用品管理

办公用品管理包括入库管理、领用管理、批次管理以及办公用品管理.

7、车辆管理

对企业(de)车辆建立统一(de)信息库,并实时跟踪使用情况.包括车辆使用申请提交和审批,车辆申请分类管理,车辆使用情况查询,车辆维护记录添加和查询等功能.

8、图书管理

包括图书类别管理、图书信息录入和图书查询等功能.建立一个统一、完善(de)图书信息库,并及时跟踪图书(de)使用情况.

9、会议管理

可以申请会议,并将自己已申请(de)会议按照待批会议、已准会议、进行中会议和未准会议分类列出,方便用户查询和管理自己(de)申请,同时被批准(de)申请具有短信提醒功能,并使每个人能够清楚查看自己需要参加会议情况.

10、商务管理

商务管理主要包括客户管理、销售管理及供应商管理.

11、计划管理

工作计划管理是提供给领导制订相应(de)工作计划,并设定发布范围.范围内(de)人员可接收工作计划并查看详细内容.

（三）实用工具

提供多种实用(de)办公辅助工具,增强沟通和办事效率,使办公更为便利、快捷.

1、系统邮件

又分为内部邮件和Internet邮件.内部邮件分为收件箱、发件箱、已发送邮件、写邮件、查询邮件和邮件箱管理.Internet在进行相关设置后,便可登录到管理页面.

2、系统短信

短信是其他消息传递(de)辅助手段,可以迅速(de)把消息即时“推送”给用户,避免事务处理(de)延迟.短信又可分为PC短消息和短信,包括短信编辑、发送、群发、查看、回复、搜索、短信源查看、短信箱管理等功能.

3、公司论坛

可对讨论区(de)主题、所属部门、发贴方式、开放范围等进行设定,用户可就某个主题进行发贴、回复,并可对帖子进行排列、查询,查看精华帖子和积分榜等.

4、在线人员

查看系统中所有在线(de)员工,并且可以直接为在线人员发送内部短信和内部邮件.

5、投票调查

可以通过系统发布在线投票调查,即时对内部管理以及这个计划征求意见,提高意见(de)沟通,后台数据可以统计,提供决策数据.

6、网络硬盘

网络硬盘是针对在网络硬盘设置中设置(de)共享空间中(de)文件等内容根据允许权限进行相关操作.

7、图片管理

图片管理是针对图片进行浏览、下载、设置等操作.

8、生日贺卡

生日贺卡是根据在个性设置——个人资料中填写(de)个人出生年月来计算,由贺卡设置中设置(de)发送人向出生日期到来(de)人发送设置(de)贺卡.

9、使用向导

帮使用人员熟悉系统.

10、快捷查询

方便快捷查询新闻、个人文档、公共文档、内部短信、内部邮件、客户、工作流、人力资源等信息.

11、公共相册

将公司(de)各种图片资料归集到系统里面,方便员工查看.

12、收藏夹

方便用户收藏和快捷打开自己关注(de)网页,分为个人收藏夹和公共收藏夹.

（四）信息库

1、组织机构信息

可以查看本单位(de)单位信息和部门信息.

2、人员信息

查看员工(de)信息及在线、外出情况.

3、RSS资讯

资讯订阅就是免费(de)网络报纸,免费(de)竞争情报看到你关注(de)、每日最新(de)最全(de)信息同时可以将信息放置首页显示,满足领导层每日关注新闻(de)需求.

4、新闻发布

可编辑新闻并可与office组件进行集成,进行新闻(de)发布、修改、删除、查询和评论等操作,查看新闻列表,包括标题、发布认、发布时间、点击次数、评论等.

5、公告管理

用于管理公告通知(de)发布.

6、公共通讯录

管理和查看企业(de)公共通讯薄,并可按联系人分组、姓氏索引、关键词查询等.

7、我(de)助手

提供实用(de)信息以对企业(de)办公事务进行支持,包括区号、邮政编码、英汉查询、列车时刻、公交线路、法律法规、万年历、世界时间等.

（五）系统管理

系统管理可对一些基本(de)数据和应用进行配置.通过系统管理,企业可迅速(de)定义适合自身实际情况(de)办公应用.

1、组织机构管理

建立单位和部门信息,并建立上下级部门关系,形成企业(de)组织架构；在部门中添加、编辑用户信息；根据实际情况定义角色和权限,并赋给每位用户,使用户只能查看权限范围内(de)信息和执行相关操作,保证企业(de)管理规范.

2、角色权限管理

提供对角色(de)快速定义,并把系统内置(de)各种操作权限进行组合分配

给相应(de)角色.当某个用户被分配角色(de)时候,他就自动拥有了角色所被定义(de)权限.

3、印章管理

设置word文档(de)电子签章图片,管理图片(de)使用人员及权限.用户可以自制属于自己(de)公章图片,放入系统进行个人文档(de)签名.

4、界面设置

自定义登录界面,设置浏览器窗口标题、主界面设置、底部状态栏置、登

录界面图片设置等.

5、菜单设置

为系统管理员提供一个自定义菜单(de)界面,使公司系统能够按照需求和

办公规划更改菜单(de)名称,以及根据公司(de)需要添加自定义模块,挂接在系统中.可以“编辑”菜单名称、新建新菜单、新建下级子菜单、更换功能模块.

6、系统日志管理

提供对用户登录系统情况、访问量(de)统计、对系统(de)操作记录进行查询和管理.

7、系统资源管理

可以设定每个系统角色占用系统存储空间情况,进行个人、个人文件柜(de)容量(de)限定.可删除指定时间段(de)旧短信、旧邮件,进行资源回收,以便优

化系统占用(de)空间.

8、系统安全设置

用户可设定图形码,进行身份验证；还可设定密码,有效保证系统(de)安全.

四、协同OA办公系统(de)应用环境

（一）软件环境

数据库服务器：windows2000/2003/NT4.0、MySql4.0

WEB服务器：Windows2000/2003/NT4.0、IIS5.0、Apache

客户端：windows2000/2003/xp/98、IE6.0

（二）硬件环境

1、数据库服务器、web服务器

最低配置：奔腾600CPU、128M内存、5G剩余硬盘空间

建议配置：奔腾2GCPU、1G内存、40G剩余硬盘空间

2、客户端

最低配置：奔腾233CPU、64M内存、100M剩余硬盘空间

建议配置：奔腾1GCPU、256M内存、1G剩余硬盘空间

五、协同OA办公系统(de)开发步骤

（一）项目调研

对公司目前办公情况进行摸底调研（可采用问卷调查和直接访谈等方式）,掌握公司办公情况,了解公司需要什么样(de)一个办公系统,为下一阶段工作做好铺垫.

（二）项目设计

项目设计阶段也是本项目(de)核心部分,成功与否关键在于项目(de)设计.双方需要详细沟通交流,认真考虑项目模块,多次循环模拟办公,逐步完善设计方案.

（三）项目实施

对项目设计进行系统测试,充分挖掘系统(de)优缺点,找出不足,促使项目进一步完善.

（四）信息反馈及项目修订

收集项目实施阶段(de)反馈意见,并认真研究解决方案,加进修改

（五）人员培训

确保项目设计完全符合公司办公要求时,对全体使用人员进行简单操作培训,确保全体使用人员能熟练掌握并操作自动化办公软件.

（六）项目正式交付使用

交付自动化办公系统,在全公司正式使用

（七）后期系统维护及升级

在约定时间内,对公司自动化办公系统进行维护及必要(de)升级.