1-.文件控制程序

目录

0修改记录 1目的

2范围

3 职责

4 工作程序

5 支持性文件

6 记录

1目的

通过对能源管理体系相关的所有文件的控制与管理，确保在公司各场所均获得并使用相应文件的现行版本，防止作废文件的非预期使用，制定本程序。

2范围

适用于公司与能源相关的管理体系文件、行政文件、外来文件的控制与管理。

3 职责

3.1 总经理负责公司能源管理手册的批准和发布。

3.2 管理者代表者负责能源管理手册文件的审核，负责程序文件的批准和发布。

3.3 各部门经理、处长负责本部门文件的审核，分管领导负责分管范围内文件的批准和发布。

3.4 设备部

3.4.1 负责组织编写和修订能源管理体系文件。

3.4.2 负责能源管理体系文件的状态、发放、管理的控制。

3.4.3 负责原版能源管理体系文件的归档、保管。

3.4.4 建立受控文件清单，以便识别文件的有效性和适宜性。

3.5 集团办公室

3.5.1 负责行政收文的登记、识别、报批、传阅、催办和归档保管。

3.5.2 负责公司行政发文会签、文件状态、发放、管理、归档的控制。

3.5.3 负责档案的管理。

3.5.4 协助做好能源管理体系文件的打印、发放工作。

3.5.5 负责行政事务相关文件的管理和实施。

3.6 各有关部门

3.6.1 负责相关程序文件、作业文件、行政文件的编写和修改。

3.6.2 负责相关外部文件的核查、报批、发放。

3.6.3 负责本部门职责范围内规章制度的管理和实施。

3.6.4 负责识别、确认适用的相关法律法规及相关要求，获取并更新。

4 工作程序

4.1管理体系文件的分类

4.1.1 管理体系文件包括:管理手册、程序文件、作业文件、管理记录。

4.1.2所确定的策划和运行管理体系所需的外来文件包括法律、法规、规章、标准、集团、顾客发的文件等，外来文件的识别和控制执行《法律法规和其他要求获取与更新控制程序》。

4.2 文件的编制和审批

4.2.1 管理手册中的能源部分由设备部编写、修改，管理者代表审核，总经理批准发布。

4.2.2 程序文件中的能源部分由设备部组织各分管部门编写、修改，各部门负责人审核，必要时相关部门会签，分管公司领导审核，管理者代表批准发布。

4.2.3 作业文件由负责本项工作的部门编写、修改，本部门负责人审核，必要时相关部门负责人会签，分管公司领导批准发布。

4.3 文件的标识

4.3.1 公司管理手册、程序文件、作业文件应标明文件名称、编码、版本、修改状态和生效日期。

4.3.2 作废或过期文件需保留时，应标明“作废”或“过期”字样。

4.3.3 设备部按职责编制《受控文件清单》，并注明文件编码和版本。

4.4 文件的发放和管理控制

4.4.1设备部确定管理手册、程序文件和作业文件的发放范围，进行发放登记。

4.4.2 使用者对文件资料要妥善保管，不得涂改、复印、转借。

4.4.3如有损坏、丢失要及时向设备部报告、登记、补发新文件，原编号不变。损坏的要

将原文件交回。丢失的说明丢失原因，并将发布通知原文件作废。

4.4.4当使用者调离工作岗位或离开本公司时，应与相关文件管理部门沟通后办理变更或交还手续。

4.4.5以公司名义颁发的行政文件由集团办公室负责统一发放，并予以登记和归档管理，并填写《发文登记薄》（外来记录）。

4.4.7集团办公室负责对接收的行政收文进行登记、识别、报批、传阅和归档保管，并跟踪阅办情况，并填写《收文登记簿》（外来记录）。各部门接收的行政收文，如需流转，统一送至集团办公室由行政文书登记后进行流转。

4.4.8 需借阅文件资料的人员，经文件管理部门负责人批准后方可借阅。

4.4.9 需借阅档案时，文件借阅人应填写《借阅档案登记簿》（外来记录），经文件管理部门负责人批准后，方可借阅，并在规定期限内归还。

4.5 文件的更改

4.5.1 体系文件执行过程中，各部门根据文件中存在的能源管理体系相关问题向设备部提出书面修改建议，设备部组织相关部门应及时做出回应，如需要更改，则组织相关部门实施。

4.5.2 管理手册、程序文件、作业文件变更、换版时由设备部组织按原审批方式进行审批，并在文件上以版本作为标识。

4.5.3对行政文件的更改，由发文部门负责组织实施，通常以新版的规定或以原文件补充规定的形式修订。

4.54 管理手册、程序文件、作业文件更改经批准后，采用下发修改页次或换版通知的方式，并填写《文件更改通知单》。如采取换页方式，由持有部门负责换页和销毁作废页；如采用换版方式，由设备部负责收回与能源管理体系相关作废版本，并将换版后的手册发还原持有者，确保各部门持有有效版本，存档的旧版本需标识为“作废”并登记。

4.6 文件的评审

各部门对运行中不适用的文件提出修改意见，由设备部组织相关人员进行评审，对需更改的文件执行以上更改的规定。

4.7 电子文件的管理

4.7.1 电子文件保存应注明发布日期，发放后应保留发放记录。

4.7.2 电子文件接收部门不允许自行更改，每年对照《受控文件清单》对作废文件予以删除或标识过期文件。

5 支持性文件

5.1 法律法规和其他要求获取与更新控制程序 DQHC/P-07

6 记录

6.1文件领用登记表 TH/QR05-02

6.2受控文件清单 TH/QR05-05

6.3文件更改申请表 TH/QR05-03

6.4文件更改通知单 TH/QR05-04

6.5文件销毁申请表 TH/QR05-08

6.6文件留用申请表 TH/QR05-07

6.7文件借阅登记表 TH/QR05-01