2-1文件控制程序
2-1程序与程序文件
2-1程序与程序文件在当今数字化的时代，程序和程序文件已经成为我们生活和工作中不可或缺的一部分。
从我们日常使用的手机应用，到企业的生产管理系统，背后都离不开程序和程序文件的支持。
那么，什么是程序？什么又是程序文件呢？让我们一起来揭开它们神秘的面纱。
程序，简单来说，就是一组指令的集合，这些指令告诉计算机要做什么以及如何去做。
就好像我们做饭时的菜谱，详细地规定了每一步的操作，比如先洗菜、切菜，然后放油、炒菜，最后调味、出锅。
计算机程序也是如此，它由一系列的代码组成，这些代码按照特定的逻辑和顺序排列，使得计算机能够按照我们的意图执行任务。
程序的作用是非常强大的。
它可以帮助我们解决各种各样的问题，提高工作效率，实现自动化操作。
比如，在办公软件中，程序可以帮助我们自动计算数据、生成图表；在交通系统中，程序可以控制信号灯的切换，优化交通流量；在医疗领域，程序可以辅助医生进行诊断、制定治疗方案。
可以说，程序的应用几乎无处不在，它极大地改变了我们的生活和工作方式。
然而，程序并不是孤立存在的，它需要以一种特定的形式存储和管理，这就引出了程序文件。
程序文件是包含程序代码的文件，它可以被计算机读取和执行。
就像我们把菜谱写在纸上一样，程序文件就是把程序的代码记录下来，以便在需要的时候能够被调用和运行。
程序文件通常有不同的类型和格式，这取决于所使用的编程语言和操作系统。
常见的程序文件扩展名有py（Python 语言）、java（Java语言）、cpp（C+＋语言）等等。
每种编程语言都有其特定的语法和规则，因此生成的程序文件也会有所不同。
程序文件的编写需要遵循一定的规范和标准。
首先，代码要具有良好的可读性和可维护性。
这意味着代码应该有清晰的结构、合理的命名和必要的注释，以便其他人能够理解和修改。
其次，程序文件要具有较高的性能和效率。
在编写代码时，需要考虑算法的优化、内存的使用等因素，以确保程序能够快速、准确地完成任务。
此外，程序文件还要具有一定的容错性，能够处理可能出现的错误和异常情况，保证程序的稳定性和可靠性。
ISO9001质量管理体系二级文件 体系记录控制程序
体系记录控制程序1.目的对体系各项记录加以控制，为产品质量合规性、管理体系有效性提供可靠证据。
2.适用范围本程序适用于一体化管理体系运行过程所涉及的全部记录。
3.职责3.1 质量部是产品质量记录控制活动的主管职能部门，其负责：3.1.1检查和督促本程序文件的实施；3.1.2负责涉及产品和服务记录的总体管理。
3.2 行政人事部是环境及职业健康安全活动记录主管职能部门，其负责：3.2.1检查和督促本程序文件的实施；3.2.2负责涉及安全及环境记录的总体管理。
3.3各部门负责本部门记录的管理(含记录的设计、编号、编目、印制、发放、收集、归档、保管、查阅和处置)。
3.4各部门分管的记录见附录“体系记录清单”。
4.工作程序4.1体系记录的范围管理评审、教育、培训、技能和经验、产品实现过程及满足要求的证据、合同评审及由评审引起的措施、供方评价结果以及由评价而采取的纠正措施、过程确认、产品的唯一性标识、客户财产、校准测量设备的依据，偏离校准状态时对先前的测量结果的确认、测量设备校准和验证的结果、内部审核结果，指明授权放行产品的人员、产品符合性状况及随后采取的措施、让步接收状况、纠正措施结果、预防措施结果等的原始记载或其它客观证明材料（含表格、自动记录图表、软件、照片）；安全、环境过程运行、检查、检测记录等。
供方的质量记录。
4.2记录的设计4.2.1记录可采用表格、卡片、图表等形式。
各主管部门要根据产品及其特性和工作需要来确定质量记录的形式和项目，依据系统、完整、清晰的原则进行设计。
如记录表格复杂，须编制“填表说明”。
4.2.2记录要满足有关程序文件规定的记录内容和可追溯性要求，做到科学合理、经济适用。
4.2.3需要时，各主管部门可设计“质量记录清单”以外的质量记录。
4.2.4使用部门设计的质量记录表格，必须经过部长审批后，才能印制和使用。
4.3质量记录的标识和编号4.3.1 所有的质量记录要有相应的名称并经主管部门审查。
2-1文件控制程序
4.3作业标准指导书(三阶文件):作业标准指导书包括工艺文件、作业指导书、检验规范等确定了与质量有关的人员的具体工作方法和步骤。
5.5文件销毁作业:
5.5.1按5.4.1及5.4.2回收的所有旧版及废止文件并销毁之,但文控或工程部须保留盖蓝色“作废”之原案文件。
5.5.2已逾保存期限的记录、数据等,各部门参照[质量记录控制程序]作业。
5.6外来文件的控制:
5.6.1外来文件的版本确认每半年向提供方电话询问一次,并记录于[外来文件一览表]。
5.2.2所有各阶文件均要标示其版本/版次,以控制文件的有效性。
5.3文件制订/修订/废止作业:
5.3.1文件制订/修订/废止作业:各项质量文件在实际作业中不符合现状须修订/制订/废止者,由各部门填写[文件申请单],提出制订/修订/废止原因,交制订部门修改,文控或工程依文件编码系统予以编号,按权责3审批后颁布发行并填写[文件分发/缴回记录表]。
5.4文件分发、回收作业:
5.4.1经颁布发生的体系文件,需由文控影印适当份数,一、二、三阶文件在文件上加盖红“受控文件”章,各份文件按需求分发,并请被分发部门于[文件分发/缴回记录表]上签字。
5.4.2工程文件(含图纸、工艺),由工程部备份,并在文件上加盖红色“受控文件”章,各份文件按需求分发,并请被分发部门于[图纸分发/缴回记录表]上签字。
东莞市永田实业有限公司钣金部
文件编号
版本
A版
生效日期
2013/04/25
421文件记录控制程序
1、目的：1.1 确保质量体系的有效运作，各部门都能持有最新发行的受控文件执行各项作业。
1.2 制定与维持各项质量记录的识别、收集、索引、建档、维护、取阅与作废等处理程序,以证实达成所需的产品、质量体系、环境体系的有效运作。
1.3 确保质量记录看得清楚,其储存和保管方式应便于存取,并指定适宜的环境以防止其损坏、变质、涂改和遗失。
2、范围：适用于质量体系内受控文件、质量记录的管理。
3、权责3.1 品质部负责体系文件、记录的管理，承担文控中心的管理职责。
3.2 各部门负责与自身职责相关文件的编写、修改、维护。
4、定义：4.1 质量手册：系第一层文件，说明作了哪些工作来确保质量。
4.2 程序文件：系第二层文件，详述如何进行及完成质量手册内所表达的方针及目标。
4.3 指导书、规定/规范、基准/标准：系第三层文件，为支援各项质量管理办法在执行阶段时重要的依据或指导文件、标准。
4.4 表单、记录：系第四层文件，为有关于设计、检查、试验、调查、审核或相关结果的质量记录及图表,可用以分析和鉴定质量趋势与纠正措施的必要性和有效性。
5、作业流程5.1 文件控制流程5.2 记录控制流程6、作业内容：6.1 文件制（修）订：各部门责任人员根据业务需要及组织任务，指定专人或由业务主要人员按照《文件撰写规定》规定进行制、修订文件，。
6.2 文件审核、核准6.2.1 文件审核、核准权限6.2.2 文件审核(1)文件的制（修）订后，由其制（修）订单位主管审查。
(2)各文件审核人须对各文件进行技术性的审核，并须在“审核栏”上签名。
6.2.3 文件核准(1)文件审核或会审后，依审核、核准权限送交核准。
(2)文件核准人对文件进行授权性的审核，并须在[核准栏]上签名。
6.3 文件发行、分发6.3.1 文件核准后，品质部在首页上盖“受控章”，该文件由品质部使用，并将相应记录登记在[受控文件一览表]。
●文件核准后，由品质部负责将文档保护以防止打印及修改。
文件控制工作程序
文件控制工作程序文件控制是现代办公中非常重要的工作程序之一。
为了提高文件管理的效率和准确性，许多组织都采用了文件控制工作程序。
文件控制工作程序是一套规范和步骤，用于组织和管理文件的创建、存储、传输、访问和销毁。
下面我将详细介绍一下文件控制工作程序的过程和实施方案。
文件控制工作程序主要包括以下几个步骤：文件创建、文件存储、文件传输、文件访问和文件销毁。
首先，文件创建是文件控制工作程序的第一步。
在文件创建过程中，要确定文件的类型、目的、格式和内容。
文件应该根据其类型进行分类，方便后续的文件存储和访问。
在文件创建过程中，应该遵循文件命名规范，以便于日后的文件管理。
并且，文件创建过程中应该记录文件的创作者和创建日期，以便于追溯和归档。
接下来是文件存储。
文件存储是将文件保存在恰当的位置，以便日后的文件检索和管理。
在文件存储之前，应该制定一个合理的文件存储方案。
这包括确定文件的存储介质（如硬盘、云端等）、存储位置以及存储权限。
存储位置应该是易于访问和维护的，可以按照文件类型和日期进行分类和存放。
同时，为了保护文件的安全性，应该设置文件的访问权限，确保只有经授权的人员可以访问和修改文件。
第三个步骤是文件传输。
文件传输是将文件从一处传递到另一处的过程。
文件传输可以通过网络、邮件、移动存储设备等多种方式进行。
在文件传输过程中，需要确保文件的完整性和安全性。
可以使用加密和压缩等方式来保护文件的安全性，并使用CRC等校验机制来验证文件的完整性。
此外，文件传输过程中应该记录文件的传输日期和传输方，以便于后续的追溯和沟通。
第四个步骤是文件访问。
文件访问是指根据需要随时查找、编辑和使用文件的过程。
为了提高文件的访问效率，应该建立一个可靠和方便的文件访问系统。
这包括建立一个文件索引和目录，以便于用户快速定位和检索文件。
此外，文件访问过程中应该设置合适的访问权限，确保只有经授权的人员可以访问和修改文件。
同时，为了保护文件的安全性，应该定期对文件进行备份，以防止文件丢失或损坏。
2-1数据文件的管理
第二章数据文件的管理（上）2.1 建立与保存数据文件-File菜单2.1.1 新建数据文件2.1.2.1 直接打开2.1.2.2 使用数据库查询打开2.1.2.3 使用文本导入向导读入文本文件2.1.2 打开其他格式的数据文件2.1.3 保存数据文件2.1.4 File菜单中的其他条目2.2 编辑数据文件2.2.1 定义新变量2.2.1.1 直接定义新变量2.2.1.2 从原有变量计算新变量-Transform菜单2.2.2 数据的录入2.2.2.1 直接录入2.2.2.2 数据录入技巧2.3 进一步整理数据文件-Data菜单不言而喻，一切统计分析都是以数据为基础的，因此统计软件的数据管理能力非常重要。
SPSS以其豪华的界面为依托，为用户提供的便捷的数据管理功能，下面我们就来具体看一下。
§2.1建立与保存数据文件和大多数应用软件相同，SPSS中数据文件的管理功能基本上都集中在了File菜单上，该菜单的组织结构和WORD等也极为相似，因此这里我们只介绍比较有特色的几个菜单项。
SPSS 10.0有三个主要窗口界面：数据管理窗口、程序编辑窗口和结果浏览窗口；另有两个不常用的窗口：结果草稿浏览窗口和VBs脚本语言编辑窗口。
他们共享许多菜单项，如File菜单就大部分相同，这里介绍的许多内容在五个窗口中都是通用的。
2.1.1 新建数据文件如果你正从头开始进行一个新的课题，刚刚把数据收集上来，要做统计分析，自然需要新建一个数据库，然后将所有的数据从纸上请到计算机里。
在SPSS中，新建一个数据库容易的不得了－－已经到了什么都不用做的地步！是这样，当你进入SPSS系统时，系统就已经生成了一个空数据文件，即你看到的空白的数据管理界面。
你只要按自己的需要定义变量，输入数据然后存盘就是了（这些操作马上会讲到）。
2.1.2 打开其他格式的数据文件凡是做过数据输入工作的人都知道：这活又费眼睛又累人，出错太多了还要挨批评，非常影响个人的光辉形象。
XC-02-01体系文件控制程序
1 过程目的本程序规定了体系文件在运行过程中的控制要求，以确保体系运行的各个场合都能得到和使用相应文件的有效版本。
2 过程范围本程序适用于对本公司质量体系运行起作用的质量管理体系文件和资料的控制与管理活动。
3 引用文件3.1 《体系文件编写导则》3.3 《技术文件和资料控制程序》4 术语和定义4.1文件：信息及其承载媒介。
示例：记录、规范、程序文件、图样、报告、标准、外来文件。
注1：外来文件指的是本公司收集的客户及外部各相关单位、部门、协会、组织等编制的相关标准、法律法规等，该文件不是本公司编制但为公司所需的相关文件。
注2：媒介可以是纸张，计算机磁盘、光盘或其他电子媒体，照片或标准样品，或它们的组合。
注3：文件可以采用任何形式或类型的媒介。
4.2质量手册：规定组织质量管理体系的文件。
注：为了适应组织的规模和复杂程度，质量手册在其详略程度和编排格式方面可以不同。
4.3程序：为进行某项活动或过程所规定的途径。
注1：程序可以形成文件，也可以不形成文件。
注2：当程序形成文件时，通常称为“书面程序”或“形成文件的程序”。
含有程序的文件可称为“程序文件”。
注3：一个文件可包括对一个或多个程序的要求。
一个形成文件和程序的要求可以包含在多个文件中。
4.4 规范：阐明要求的文件注：规范可能与活动有关（如：过程规范和试验规范）或与产品有关（如：产品规范、性能规范和图样）。
5职责5.1 计财综管部为本程序的主职部门，负责体系文件的策划和规范管理.5.2 权责表6 作业流程7 过程监控项目 频次 责任部门计财综管部受控文件总览表部门内容体系文件受控率计财综管部文件使用有效性计财综管部使用年限3年3年 外来文件接收登记表3年QR0401043年QR0401053年3年3年3年计财综管部QR040106计财综管部 文件变更/补发/建立/作废申请单 外来文件评审单计财综管部计财综管部 受控文件发放登记表受控文件总览表计财综管部计财综管部QR0401021次/年QR040108文件更改通知单QR040107QR040103 受控图纸总览表8 质量记录记录号QR040101 记录名称保存部门 文件借阅登记表计财综管部计财综管部1次/年。
文件记录控制程序
文件记录控制程序引言概述：文件记录控制程序是一种用于管理和维护组织中的文件记录的软件程序。
它可以帮助组织实现文件记录的有效管理和控制，提高工作效率和数据安全性。
本文将探讨文件记录控制程序的定义、功能和优势，并分析其在组织中的应用。
正文内容：一、定义和特点1.1定义：文件记录控制程序是一种用于管理和控制组织中的文件记录的软件程序。
它可以帮助组织对文件进行分类、标记和归档，实现对文件记录的有效管理。
1.2特点：1.2.1自动化管理：文件记录控制程序通过自动化的方式管理文件记录，提高了工作效率和准确性。
它可以根据预设的规则和流程对文件进行分类和归档，减少人工处理的时间和错误率。
1.2.2数据安全性：文件记录控制程序可以通过设置权限和加密等方式，提高文件记录的安全性。
它可以限制用户对文件的访问权限，并保护文件记录不被未经授权的人员访问和篡改。
1.2.3协作和共享：文件记录控制程序提供了协作和共享功能，可以方便不同部门和团队之间的文件共享和协作。
它可以实现多人同时对文件进行编辑和审批，提高工作效率和团队合作能力。
二、功能和应用2.1文件分类和标记2.1.1对文件进行分类：文件记录控制程序可以根据文件的属性和内容进行分类，方便用户对文件进行管理和查找。
它可以根据文件类型、日期、作者等信息进行分类。
2.1.2文件标记和检索：文件记录控制程序支持对文件进行标记和检索，用户可以为文件添加标签和关键字，方便后续的查找和管理。
2.2文件归档和存储2.2.1文件归档：文件记录控制程序可以将文件归档到统一的存储系统中，实现对文件的长期保存和备份。
它可以将文件压缩和加密，节省存储空间并保护文件的安全性。
2.2.2文件存储管理：文件记录控制程序可以管理组织的文件存储系统，包括空间分配、存储策略和备份等。
它可以监控存储空间的使用情况，并提供报警和优化建议，保证文件存储的可靠性和可用性。
2.3文件审批和流程管理2.3.1文件审批流程：文件记录控制程序可以定义文件的审批流程和权限，实现文件的在线审批和签批。
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文件制/修订记录
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修/制订依据制/修订履历及摘要生效日期修改前修改后
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本档为本公司所有，非经许可不得翻印或抄袭。
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批准：审核：编制：ISO小组
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1.目的:确保质量体系使用之文件处理迅速、正确流畅、应用及管制，以确保各相关部门以适
时获得有效之最新文件。
2.适应范围：适应于制造、检验测试、包装、储存至出货等各阶段作业中，不论是本工厂内部
划客户供货商提供之相关数据之制作及管理均属之。
3.权责：
责任部门
类别制定/修订/废止审查批准
分发/回收/
销毁/管制
质量手册ISO小组管理代表总经理文控
程序文件ISO小组相关部门主管管理者代表文控作业标准指导书相关部门相关部门主管管理者代表文控/工程部外来文件/ 相关部门主管/ 文控/工程部
暂行文件相关部门/ 文控/工程部4.定义：
4.1质量手册（一阶文件）：规定工厂的质量管理体系的文件。
4.2程序文件（二阶文件）：根据GB/I19001：2008质量管理体系要求，本公司制定和维
持质量体系程序，规定了实施质量体系要求所涉及的活动，明确其目的、范围、职责、步骤文件和记录，是质量手册内容的扩展和支持性文件。
4.3作业标准指导书(三阶文件):作业标准指导书包括工艺文件、作业指导书、检验规范等
确定了与质量有关的人员的具体工作方法和步骤。
4.4窗体/记录(四阶文件):检验、纠正、测试、保养、培训记录……等。
4.5外来文件:各种国际/国家/行业标准、供货商或客户提供之作业标准、图面,以及和本工
厂程序文件或作业标准书所依据及引用之标准、条款均属之。
4.6暂行文件:客户暂行需求或暂行更改作业标准或量产前的样品试制所试行的受控文件。
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5.作业内容:
5.1文件编码体系:各文件的编制、修订后需由文控或工程部依文件编码系统编号管理,并
对各部门之文件编号列表管制,不得有重复或误用之情形。
5.1.1文件编号规则见附表（外来文件参考其本身的文件编码）
编码级别适用编码文件文件级别及代号代号的相关描述及备注
1级码体系文件QM（质量管理体系）QM为质量管理体系，E为环境管理体系，N为其他体系和文件
2级码体系文件级别02（程序文件）01为质量手册
02为程序文件
03为作业指导性文件04为记录表格类
3级码文件级别数量001（程序文件的流水号）001 为所在文件级别的数量的流水代号，从001开始编
4级码体系文件版本A（版本/变更号）版本号从原版为A版开始编，更改
号按26个英文字母的排序来编例： QM-04-O08为本公司质量管理体系中的第8份记录表格;
N-01A为本公司其他体系A版的手册，如安全生产手册；
W-012为本公司外来文件的第12份。
5.2文件版本:
5.2.1质量手册初始版本为A版,每单线单页受控,如果遇到整份手册修改超过50%或标准
更新,则统一升级为B版;程序文件、三/四阶文件的初始版本为A版,依次升级为B、
C、D…。
5.2.2所有各阶文件均要标示其版本/版次,以控制文件的有效性。
5.3文件制订/修订/废止作业:
5.3.1文件制订/修订/废止作业:各项质量文件在实际作业中不符合现状须修订/制订/
废止者,由各部门填写[文件申请单],提出制订/修订/废止原因,交制订部门修改,文控或工程依文件编码系统予以编号,按权责3审批后颁布发行并填写[文件分发/缴回记录表]。
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5.3.2所有文件在核准、颁布发生等各阶段,若有异议时退回原制订部门修改之,必要时
得召开临时审查会议修改之。
5.3.3经废止过之文件若需要恢复,使用者须按5.3.1项条文执行,原文件编号可同文件
恢复使用。
5.4文件分发、回收作业:
5.4.1经颁布发生的体系文件,需由文控影印适当份数,一、二、三阶文件在文件上加盖
红“受控文件”章,各份文件按需求分发,并请被分发部门于[文件分发/缴回记录
表]上签字。
5.4.2工程文件(含图纸、工艺),由工程部备份,并在文件上加盖红色“受控文件”章,各
份文件按需求分发,并请被分发部门于[图纸分发/缴回记录表]上签字。
5.4.3修订、废止时,须由文控或工程部依原分发部门回收所有旧版本文件,同时发行新
版文件,回收时须注意数量及内容的完整性,并记录于[文件分发/缴回记录表]上。
5.4.4各部门负责人在接收文件及其更改后通过传阅对本部门人员实施培训；各部门
负责人授权有关人员对发放的文件实施控制，其责任由各部门负责人承担。
5.5文件销毁作业:
5.5.1按5.4.1及5.4.2回收的所有旧版及废止文件并销毁之,但文控或工程部须保留盖蓝
色“作废”之原案文件。
5.5.2已逾保存期限的记录、数据等,各部门参照[质量记录控制程序]作业。
5.6外来文件的控制:
5.6.1外来文件的版本确认每半年向提供方电话询问一次,并记录于[外来文件一览表]。
5.6.2外来的国际/国家/行业标准…等,经使用部门主管审查其最新版本和适用性,仅供各
部门借阅,交工程加盖红色“受控文件章”并登录于[外来文件一览表]。
5.6.3供应商及客户提供的文件经部门主管审查,交文控或工程参考5.4.1及5.4.2执行。
5.7文件的档案管理:
5.7.1除文控或工程部两个部门依文件规定影印适当份数发生外,使用部门不得影印任何正东莞市永田实业有限公司钣金部文件编号QM-02-001
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式文件。
5.7.2各使用部门参照[受控文件清单]确认所使用的文件是否为最新版本。
5.7.3现场使用的文件必须置于作业场所,非现场使用的文件,则由各使用部门进行集中管理,
任何人不得于正式文件上加注标记或任何文字、符号等,以确保文件之正确性,四阶文件因写错之涂改为同一记录人则予以接受。
5.7.4文控或工程部须设专人管理,并且文件的管理必须纳入内部质量审核中以确保数据之
正确使用。
5.7.5如送客户、认证机构、顾问公司的体系文件,因回收不便,此类文件为非控文件,加盖
红色“非受控文件”章后按分发要求进行分发。
6.相关文件:
6.1《质量记录控制程序》。
7.记录:
7.1[文件申请单].
7.2[文件分发/缴回记录表].
7.3[图纸分发/缴回记录表]
7.3[文件/资料供阅表].
7.4[外来文件一览表].
7.5[受控文件清单].。