电子档案收集整理-文档资料
电子文件归档和电子档案管理制度三篇
电子文件归档和电子档案管理制度三篇篇一：电子类资料和档案特殊管理制度为加强应急救援电子类资料和档案的管理工作，方便做好数据备份，特制订本制度。
一、制度(1)对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，由煤矿应急救援机构统一协调，指定专人负责，保证管理工作的连续性。
(2)为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就要严格的按照此管理制度和技术实施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。
(3)归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，在内容、相关说明及描述上保持一致。
(4)具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬件拷贝。
进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬件拷贝一并归档。
(5)电子文档管理分软件电子文档管理与普通电子文档管理。
二、电子文件的收集与积累(1)收集范围。
电子文件的收集范围：草稿性电子文件；非正式电子文件；正式电子文件；无纸电子文件；文本文件；图象文件；图形文件；影像文件；声音文件；多媒体文件；计算机程序；数据文件；公司业务所需的各种文件。
(2)收集、积累要求1、记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。
当正式文件是纸质时，相关人员须向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件进行保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。
2、保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。
3、在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。
同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上。
4、用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。
5、用扫描仪等设备获得的图象电子文件，如果采用非标准压缩算法，则应将相关软件一并收集。
6、用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。
文档档案管理制度(5篇)
文档档案管理制度一、文档是单位的重要资料，加强文档的管理，是保障和促进各项生产经营活动的有序开展，实现文档管理的程序化、规范化，为使文档管理达到高效、安全的目的，特制定本制度。
二、文档管理应指定专人负责(专职文秘)，文件管理员必须作好文卷归档，存放保管和遵守单位有关文件使用的管理规定。
三、文件管理员应按以下程序工作1、文件收集：坚持随时对收集的文件进行归档，保证文件资料的完整，对已办理完毕的文件应及时收回存档；对会议文件要及时整理，单位对外发文件报送材料要留好底稿和正本。
2、文件保管收集时应按文件收发的单位、性质分类，再根据时间先后排列存档备查。
3、文件收发文件收文应填写收文的表格，注明文件名称、发文单位、发文时间、收文时间、收文人签名。
文件发文应填写发文的表格，注明发文名称、发文时间、发文人签名、收文人签名。
四、文件存放和销毁1、文件应有一个安全的存放之外，最好配备专门的文件柜。
2、文件的存放和提取应由专职人员负责。
3、专职人员应做好防火、防潮、防虫、防尘、防损等方面工作。
4、文件装订存档(每年一次)：将文件分类后按时间和来文单位顺序排列，编上页码，做好文件目录后装订，和收发文登记表格放在一起，以便查找。
5、文件销毁：单位年终进行文件销毁工作，对无归档存放价值的文件、材料，上级指定需要销毁的文件，其他无存档价值的文书。
对需要销毁的文件应统一填写销文登记表，由站长签字同意后方可销毁，销毁文件时由分管站长在场监销。
五、文件借阅1、本单位人员借阅文件，文件管理员应制定表格，注意借阅人姓名，注明归还时间，借阅人签名。
交待纪律，保证文件不丢失，不得转借他人，爱护文件注意清洁，在规定时间内归还。
2、外单位人员借阅文件，须持有介绍信，经站长同意后方可借阅。
3、文件管理员应遵守文件保密规定，不能借阅的文件严禁借阅。
六、处理对违反本制度的行为，按照车站《职工奖惩实施细则》处理。
文档档案管理制度（2）是一项组织的制度和规范，用于管理和维护组织内部的文档和档案。
如何做好办公室文书档案的收集和归档工作
如何做好办公室文书档案的收集和归档工作【摘要】办公室文书档案的收集与归档工作对于办公室管理至关重要。
建立完善的文档分类体系和规范文书档案命名方式是关键步骤，有助于提高文档的查找效率。
定期清理和整理文书档案可以减少混乱和冗余，提升工作效率。
合理利用电子文档管理系统可以节约空间和提高信息的安全性。
确保文书档案的安全性和保密性是保护企业利益和客户信息的重要措施。
只有做好这些工作，才能为企业的管理和决策提供有效支持。
办公室文书档案的收集与归档工作不仅是组织工作的基础，更是对企业运行良好的保证。
办公室管理者应该重视这一环节，确保文书档案的整理和归档工作得以规范和高效进行。
【关键词】办公室文书档案、收集、归档、文档分类、命名方式、清理整理、电子文档管理系统、安全性、保密性、办公室管理、决策支持。
1. 引言1.1 概述办公室文书档案的重要性办公室文书档案是办公室日常工作中必不可少的一部分，它记录了办公室的各种信息和活动，对于办公室的管理和运作起着至关重要的作用。
文书档案包括各种文件、合同、报告、协议等，是办公室工作的基础。
1. 信息记录和保存：文书档案能够准确地记录办公室的各种信息和数据，帮助管理者了解和掌握办公室的运作情况。
2. 决策支持：通过分析文书档案中的信息，管理者可以做出更加客观和准确的决策，提高办公室的管理效率。
3. 法律依据：文书档案是办公室和企业的重要法律依据，能够帮助企业遵守相关法律法规，避免潜在的风险。
4. 历史资料：文书档案还是办公室的历史资料，可以帮助管理者了解过去的经验教训，总结经验，提高工作效率。
办公室文书档案是办公室管理中的重要组成部分，只有充分重视和做好文书档案的收集和归档工作，才能为办公室的管理和决策提供有效支持。
1.2 介绍文书档案收集与归档工作的意义办公室文书档案的收集与归档工作是办公室管理中至关重要的一项任务。
它不仅仅是为了整理和保存文件，更是为了确保信息的准确性、及时性和可靠性。
电子档案整理室工作总结
电子档案整理室工作总结
电子档案整理室是一个重要的部门，它承担着整理、归档和管理公司电子档案的重要任务。
在这个部门工作的人员需要具备严谨的工作态度、高效的工作能力和优秀的团队合作精神。
在过去的一段时间里，我们团队在电子档案整理室工作中取得了一些成绩和经验，现在我将对我们的工作进行总结。
首先，我们在整理电子档案的过程中，注重细节，确保每一份档案都能够被正确地整理和归档。
我们制定了一套完善的档案整理标准和流程，确保每一份档案都能够按照规定的方式被整理和归档，以便日后的查阅和管理。
这样的工作态度和方法得到了领导和同事的认可和好评。
其次，我们在归档电子档案的过程中，注重团队合作，确保工作的高效和顺利进行。
我们建立了一个高效的工作团队，每个人都能够发挥自己的专长和优势，共同完成整理和归档工作。
在工作中，我们相互协助，相互配合，确保每一份档案都能够按时被正确地归档和管理。
最后，我们在管理电子档案的过程中，注重规范和安全，确保档案的安全和完整。
我们建立了一套完善的档案管理制度和安全措施，确保每一份档案都能够被正确地管理和保护。
我们定期对档案进行备份和检查，确保档案的安全和完整。
总的来说，我们在电子档案整理室的工作中取得了一些成绩和经验，但同时也存在一些不足和问题。
我们将继续努力，不断提高自身的工作能力和水平，为公司的发展和进步做出更大的贡献。
希望未来我们能够在电子档案整理室的工作中取得更好的成绩和表现。
电子档案整理室工作总结
电子档案整理室工作总结
随着信息技术的不断发展，电子档案整理室的工作变得越来越重要。
作为电子档案整理室的一名工作人员，我深刻体会到了这一点。
在过去的一年里，我在电子档案整理室工作中积累了丰富的经验，现在我想对这一年的工作进行总结。
首先，我要感谢整理室的同事们，他们是我工作中最大的支持和帮助。
在整理室的工作中，我们经常需要协作完成一些任务，比如整理和分类大量的电子文件。
在这个过程中，同事们总是给予我耐心的指导和帮助，让我不断学习和进步。
其次，我要感谢电子档案整理室的领导和管理人员。
他们为我们提供了良好的工作环境和工作条件，让我们能够更好地完成工作。
在整理室的工作中，我们需要时刻保持高度的警惕和专注，以确保电子档案的安全和完整。
领导和管理人员经常对我们进行培训和指导，让我们能够更好地适应工作的需要。
在过去的一年里，我学会了如何更高效地整理和分类电子档案，学会了如何更好地利用信息技术工具来提高工作效率。
在这个过程中，我也深刻认识到了电子档案整理工作的重要性，以及它对于信息安全和管理的重要性。
总的来说，我在电子档案整理室的工作中获益良多。
我学会了如何协作和团队合作，学会了如何更好地利用信息技术工具来提高工作效率。
我相信，在未来的工作中，我会继续努力学习和提高自己，为电子档案整理室的工作做出更大的贡献。
工作资料整理归档情况汇报
工作资料整理归档情况汇报
近期，我对公司工作资料的整理归档工作进行了全面的梳理和汇总，现将情况向各位汇报如下：
首先，我对公司现有的工作资料进行了全面的梳理和分类。
针对不同部门和不同类型的资料，我进行了详细的分类整理，确保每一份资料都能够被准确地归档到相应的文件夹中，方便日后查阅和使用。
其次，我对工作资料的归档方式进行了优化和改进。
采用了数字化的归档方式，将电子文档和纸质文档进行了统一管理，建立了完善的电子档案管理系统。
同时，我还对各类资料进行了详细的标注和索引，确保每一份资料都能够被快速、准确地检索到。
另外，我还对工作资料的保存和备份进行了加强。
针对重要的工作资料，我采取了多重备份的方式，确保即使在意外情况下，资料也能够得到有效的保护和恢复。
此外，我还对工作资料的利用和共享进行了优化。
建立了内部的知识库和文档共享平台，方便员工之间的资料共享和协作，提高
了工作效率和协同能力。
最后，我还对工作资料整理归档的工作流程进行了规范和优化。
建立了详细的工作流程和标准操作规范，确保每一位员工在整理归
档工作时都能够按照统一的标准进行操作，提高了整理归档工作的
质量和效率。
总的来说，通过这次工作资料整理归档的工作，我对公司工作
资料的管理和利用都进行了全面的优化和改进，提高了资料管理的
效率和质量，为公司的日常工作提供了更好的支持和保障。
希望各
位能够认可和支持我的工作，如果有任何意见和建议，欢迎随时提出，我会认真对待并及时改进。
谢谢！。
电子文件的归档保管制度
电子文件的归档保管制度为加强电子文件的管理，保障电子文件的安全、完整、真实和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档与管理规范》等有关法律法规，结合本单位实际，特制定本制度。
一、电子文件归档范围本制度所称电子文件是指本单位在履行行政职能、加强内部管理等工作中形成的，具有参考利用价值并以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可以在通信网络上传输的文件。
二、电子文件归档管理体制（一）电子文件归档实行集中统一管理。
各科室形成的电子文件并需归档保存的应由单位综合档案室统一保管。
（二）综合档案室负责对电子文件归档的指导、验收以及接收后的编目、保管和提供利用，计算机管理工作人员对电子文件的归档提供协助和支持。
（三）各科室应建立电子文件归档制度，指定兼职档案员负责本科室的电子文件归档工作，将电子文件的收集、整理、归档工作纳入相关人员的岗位职责。
三、电子文件归档要求（一）电子文件从产生时就要严格按制度要求，妥善管理，确保其不散失、不损失、不失真。
（二）电子文件归档应保证其完整、真实和有效利用，各科室从电子文件产生时就要严格按制度要求，妥善管理，确保其不散失、不损失、不失真。
（三）归档电子文件的类型主要包括：文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、超媒体链接文件等。
四、电子文件归档方式（一）电子文件的归档方式主要包括逻辑归档和物理归档，逻辑归档可实时进行，物理归档按照同类纸质文件的规定定期完成。
（二）各部门根据归档要求，在应归档电子文件产生时打上相应的标记；把经办过程中的情况随时记录在相应的文件中；办理完毕的电子文件在规定期限内进行物理归档，把带有归档标识的电子文件进行分类集中拷贝，编制机读目录和《归档电子文件登记表》。
（三）归档电子文件的著录应符合国家档案著录规则基本要求。
五、电子文件的移交与保管（一）各形成部门一般应在每年六月底前将上年度应归档的电子文件向档案部门移交。
档案整理流程及注意事项【精选文档】
档案整理流程：一、档案的审定。
首先将档案各类进行审定，将档案所缺材料进行登记，比如档案中缺少干部自传履历材料。
二、材料的收集。
将档案审定过程中确少的材料进行收集，收集方式通过电话方式通知材料重补等。
三、档案散材料的分发。
将收集的散材料按档案的姓氏批量分发为主，按照姓名和单位将本人材料全部归类装入档案袋。
需要注意的是分发过程中出现的相同姓名的档案，如（王红和王虹）。
应当以出生日期和所在单位进行核对，确保材料和本人一致。
四、档案的整理。
首先将分发好散材料的档案进行分类整理，档案主体分为十类。
一类：履历材料。
履历材料中早期的有干部简历，都应放此类，履历材料中必须要有99年制的干部履历表。
二类：自传材料。
自传会出现两种一种是党团材料中的自传，应放在六类党团材料，一种是转正后形成的自传材料。
三类：考察、考核、鉴定材料；审计材料。
年度考核材料中有：年度考核登记表、专业技术考核表、参公单位考核表、公务员考核表、工勤人员考核表都应放在此类。
需要注意的是在学校期间形成的鉴定表（如：学年鉴定表、毕业鉴定表、）应放在四类学历材料，还有部分档案中有干部考核登记表的最后页盖有同意晋升为**的字样应放在九类干部任免材料，党团组织形成的鉴定材料应放在六类党团材料中。
四类：学历学位材料；职业资格材料；评聘专业技术职务材料；反映科研水平的材料；培训材料。
学历学位材料为四类一科目包含的是在校期间的鉴定表、入学通知书、学习成绩表、毕业登记表等材料，四类科目二中有各种资格证书（如：教师资格证书）、评聘材料中有专业技术职务任职资格申（呈）表，需要特别注意的是初聘专业技术资格聘任表应在此类，容易混淆为九类选聘任职类，四类科目三中有专家学者的反映科研技术水平的材料，四类科目四中为培训材料主要收集期满两个月以上的培训材料。
五类：政审材料；更改或认定姓名、民族、国籍、出生日期、入党入团时间材料、参加工作时间等。
需要注意的是此类中的入党团组织中的证明政历清白材料和任职前的政治审查材料、连续计算工龄审批材料应在此类。
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二、照片材料的分类 • 1、企业管理照片材料的分类按照“年 度——问题（或事由）”进行分类立 卷。 • 2、工程建设照片材料的分类 • 工程建设现场照片材料按“合同 项目——阶段”分类。以合同结合项 目，以单位工程或分部工程进行分类， 并按其分类进行照片档号分配。
三、照片材料的整理
照片材料整理原则是有利于保持照片 材料之间的有机联系、有利于照片材料的 保管和提供利用。该原则包括三层含义： • 1、有利于照片材料联系 指要保持同一类、同一组照片间的联 系，把相同或相近的照片组为一卷，把不 同的照片分开；要保持照片与其它文件材 料的联系，主要是通过互见号说明，保持 照片与其反映的会议、活动、工程项目、 设备仪器等文件材料的有机联系。
3、电子文件归档方式
• 电子文件的归档采取逻辑归档（在线式）和 物理归档（卸载式）两种方式，归档电子文件 收集齐全后，先实行逻辑归档，再实行物理归 档，物理归档需对电子文件进行整理。 • 1、逻辑归档：电子文件材料收集完成后，文 件形成单位应定期把经过鉴定符合归档条件的 电子文件向建设管理单位档案部门移交。 • 2、物理归档：电子文件的形成单位在完成电 子文件的逻辑归档后，按照档案管理要求的格 式将其存储到符合保管期限的脱机载体上。文 件形成单位应定期完成电子文件的物理归档。
五、电子文件的分类与整理
水电工程项目档案按阶段分为立项、设计、 施工、竣工验收四个阶段，因此，需对各阶段 形成的电子文件进行分类整理。这里介绍施工 阶段电子文件的分类、整理与移交。
• 1、电子文件的分类
电子文件按“项目——阶段”分类。即 对施工阶段文件材料的电子文件以“合同工程 项目”为单位对其电子文件材料进行分类整理。
•
六、电子档案的编目
电 子 档 案 内 封 面
电 子 文 件 卷 内 目 录
电 子 文登 记
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声像档案材料的收集与整编
一、声像档案
• 1、声像档案 • （1）声像档案 • 声像档案是指机关、团体、企事业单位及个 人在各种社会活动中直接形成的、具有保存价值 的，以磁性材料、感光材料为主要载体的，以声 像为主要反映方式的历史记录。 • （2）声像档案的作用 • 作为档案保存下来的声像记录材料，主要作 用是为宣传报道服务、广泛交流信息、为科学研 究服务、艺术欣赏价值。
•
电子档案材料的收集与整编
一、电子文件归档的必要性
随着计算机技术和网络的飞速发展， 人类社会进入了信息时代，企事业单位和 党政机关部门等对信息的利用和依赖逐步 加强。 项目档案的归档要求采用“双轨制”， 因此，除了完成纸质档案的归档以外，还 需完成电子文件的归档，检查电子文件的 归档情况，同时要求电子档案的利用情况， 是否能为工程建设、电厂生产、运行、管 理服务。
4、电子文件的移交和接收
移交电子档案时，接收方要对电子文件的真 实性、完整性、有效性等方面的检验，经检验符 合要求，方可办理交接手续，双方签字盖章。在 完成电子文件数据集载体归档移交后，原电子文 件形成单位或部门应保留时间至少1年。 • 对准备移交的电子文件载体及其技术环境进 行检验，合格率达到100%时方可进行交接。 • 建设单位应按照电子文件归档要求及检验项 目对归档电子文件逐一检查验收。对检验不合格 者，退回形成单位重新制作，并再次对其进行检 验。检验合格后，移交双方应将检验结果分别由 移交单位、接收单位填入《归档电子文件移交、 接收检验登记表》的相应栏目。
• （3）声像材料：声像材料分为企业管理声 像材料和工程建设现场声像材料。
• 2、工程现场声像材料 声像档案是指在工程建设过程中产 生的、反映各级领导人的视察活动，重要 会议（工作会、专题会、表彰会），工程 建设形象，重要进度节点、重要部位、重 大工作成果，以及工程建设过程中发生的 重大事故、典型设备损坏事故及自然灾害 等，反映建设工程的原始地貌、奠基仪式、 建设过程、竣工落成、交付使用等重要活 动中所形成的声像档案。
•
• 2、有利于照片档案保管 照片与底片的保管要求不同，故应分别 组卷。底片与照片的装具、固定方式、冲 洗去尘等方面都应适合其保管条件；照片 材料与其底片的装具均应尽量遮住光线， 以防紫外线等对照片造成损害。 • 3、有利于照片档案利用 指注意照片的成套性，即照片及其底片 （传统照片）、说明缺一不可；应将同一 内容的照片组为一卷，并编写照片说明。
2、电子文件的整理
• 这里重点介绍施工阶段电子文件的整理 方法。 • 1、整理方法 归档电子文件以“件”为基本单位进行 整理。 • 2、保管期限的划定 电子文件保管期限与纸质文件的一致。 当盘内电子文件保管期限不同时，保管期 限从长。
3、电子文件存储方法
•
以“合同工程”项目档案为单位 进行组盘。规定一张光盘只刻录一个 合同工程的电子文件，当一张光盘刻 录一个合同项目容量不够时，可刻录 在两张以上的光盘上。但不要把两个 合同工程电子文件存储同一光盘。
二、电子文件的形成与积累
•
项目文件大多是在计算机上形成的， 这为项目档案实现“双轨制”归档奠 定了基础，实行电子文件归档，首先 要注意平时对电子文件的收集，没有 电子版本的文件材料，如部分竣工图、 收文等应采取将纸质档案电子化的方 法进行归档。
三、电子文件归档要求
• 1、电子文件存储载体 • 电子文件的归档就是将把符合归档条件的 电子文件，按照档案管理要求的格式存储到 可长期脱机保存的载体上，电子文件存储的 载体类型有磁带、磁盘、光盘等方式。 • 2、电子文件归档套数 • 由于电子文件材料在使用中易损坏等原因， 故至少应归档2套（需异地保存时归档3套）。 一套用作封存，另一套用作提供利用（第三 套作异地保存）。
• 四、常见电子文件类型 • 1、字（表）文件：指采用计算机文字处理技术 形成的文字文件、表格文件等。 • 2、图像文件：指用扫描仪、数码相机等外部设 备录入的静态图像文件，如照片等。 • 3、图形文件：指采用计算机辅助设计（如CAD绘 图）或绘图产生的静态图形文件，归档时应注意 其设备依赖性、易修改性等问题，不要遗漏相关 软件及各种数据信息。 • 4、影像文件：指使用动画软件生成的二维、三 维动画或使用视频设备（如数码摄像机等）录入 获得并经计算机处理的动态图像文件。如：演示、 动画文件等。