【采购管理】采购组织设置及作用
采购组织设置及作用
•部门1
•CEO
•首席采购总监（CPO）
•部门2
•部门3
•部门4
•采购经理1
•采购经理2
•采购经理3
•各部门对甲类商品的采购需求
•各部门对已类商品的采购需求 •…………
•各部门对某类商品的采购需求
•采购经理4
采购组织设置及作用
5.采购外包和“虚拟组织” a.外包 l 本企业的采购并不足以提供组织所需要的竞争优势，
采购组织设置及作用
•供应处
• • •
• • •
• • •
• • •
•内
•外
•接
•资
•购
•购
•辖
•讯
•课
•课
•课
•课
访议结
订履综
提验报 物稽资
价价报
约约合
货收关 料催讯
组组组
组组组
组组组 管组组
理
•某国防科技单位采购组织表 组
采购组织设置及作用
•4.混合式编组
•实际上采购组织设计时通常同时考虑多种因素。
质的管理效能。
采购组织设置及作用
缺点：
l 一位采购人员负责全部过程的各项作业，工作相当繁复， 且无法专精。
l 采购案从头至尾，全由一人包办所有过程，使采购人员掌 握生杀大权，难免滋生弊端。
l 采购人员常因某一采购案件之羁绊，而无法进行其他的案 件，致采购完成效率偏低。
采购组织设置及作用
2.分段式作业的组织方式
•（1）经办一般性物料采购； •（2）查访厂商； •（3）与供应商谈判价格、付款方式、交货日期等； •（4）确认交货日期等； •（5）一般索赔案件之处理； •（6）处理退货； •（7）收集价格情报及替代品资料。
采购管理制度的作用和功能
采购管理制度的作用和功能介绍采购管理制度是一个组织内部的重要管理体系，旨在规范和指导采购活动的进行。
采购管理制度涵盖了从采购需求确认到最终供应商选择和采购合同签署的整个过程。
它不仅有助于确保采购活动的透明度和合规性，还可以提高采购效率并降低风险。
作用1. 提供采购决策的依据采购管理制度规定了采购活动的基本原则和程序，为采购决策提供了明确的依据。
通过制定采购管理制度，组织可以建立一套标准化的采购流程，并明确各个环节的权限和责任。
这有助于确保采购决策的科学性、合法性和合理性。
2. 促进采购合作伙伴关系的稳定采购管理制度可以规范供应商的选择和评估过程。
通过制定明确的评标标准和评审流程，可以确保供应商选择的公正和透明。
同时，制度还可以要求供应商与组织签订合同，并明确双方的权益和责任，从而促进采购合作伙伴关系的稳定和长期发展。
3. 实现采购成本的控制和降低采购管理制度通过规范化和标准化的采购流程，可以提高采购的效率和透明度。
通过集中采购、招标和比价等手段，可以实现采购成本的控制和降低。
此外，制度还可以要求采购人员按照一定的程序和规定进行谈判和协商，从而获得更有利的采购条件和价格。
4. 降低采购风险和保护组织利益采购管理制度可以规范采购活动的各个环节，减少采购中可能存在的违规和不当行为。
制度可以规定采购人员的行为准则和责任，强调职业道德和廉洁从业。
同时，通过明确的合同管理和风险评估机制，可以降低采购风险，并保护组织的利益。
功能1. 需求确认和计划采购管理制度首先需要对采购需求进行确认和计划。
这包括确定采购物品或服务的类型、数量、质量要求等，以及确定采购预算和时间计划等。
2. 供应商选择和评估在采购管理制度中，需要制定供应商选择和评估的具体程序和标准。
这包括发布招标公告、制定采购文件、进行供应商资格审核、评标和评审等环节。
3. 合同签署和管理采购管理制度需要规定采购合同的签署和管理程序。
这包括明确合同的内容和形式、确定合同签署的权限和程序、以及建立合同管理和履约监督机制等。
采购管理之采购组织
采 购 三 课
机 黾 器 等 ）
电 热 调 节 器 、 制 动 器 、
电 阻 、 连 接 器 、 变 压 器 、
包 括 集 成 电 路 、 开 关 、
电 子 零 件
( (
采购部
采
采
购
购
二
一
课
课
设 备 、 模 具 等 ）
包 含 塑 料 胶 品 、
机 械 制 品
机
器
维维事工 护护务程 水机用发 电械品包
购计划报上级批准 ü 制定采购制度和设计合理的采购流程 ü 控制采购风险 ü 完成采购人员的培训和组织的调整 ü 共同商品的订货和结算处理
二.下级采购部门的职责
✓ 执行采购总部制定的采购计划，组织具体的采购活 动；
✓ 对于本部分特有物品的采购，寻找合适的供应商， 并且和供应商进行谈判；
✓ 核对请购单所购物料的技术规范和技术标准； ✓ 市场信息的收集，价格变化的调查分析。
办公用品 维修组
组长
组长
铅 采购员
铅 采购员
化学品 采购员
电器 采购员
某金属制造公司组织表
机械 采购员
主要会按以下的角度来设计采购部门： 一.按采购地区设计
采购总部
国内采购
国际采购
东北地区 华东地区 华南地区 欧洲地区 美洲地区 亚洲地区
二.按物品类别设计 采购总部
采购一部 采购二部 采购三部
电子零件 办公用品
采购相关人员的职责
一. 采购经理
（1）拟订采购部门工作方针与目标； （2）负责主要原料或物料之采购； （3）编制年度采购计划与预算； （4）签核订购单与合约； （5）采购制度之建立与改善； （6）撰写部门周报或月报； （7）主持采购人员教育训练； （8）建立与供应商的良好关系； （9）督导采购部门全盘业务及人员考核； （10）主持或参与采购相关业务的会议，并做好部门 间的协调工作。
采购管理
一、采购的意义1、采购是根据需求提出的采购计划，选择供应商，经过谈判来确定价格，交货条件，最终签订合同，并按要求收货付款的过程。
2、三层意思：①采买②开发③供应二、采购的作用1、建立货源，保证供应，维持正常生产，降低缺货风险2、降低实际成本，提高企业利润3、采购供应的控制作用4、采购管理在产品研发中的作用5、信息管理，提供信息源的作用6、科学的采购流程管理，能够对企业的业务流程重组和结构的改革有重要贡献，树立企业形象。
三、采购分类四、采购作业的基本流程1、决定并提出要求；2、与使用单位沟通需求的细节；3、寻找并确定可能的供应商并对其加以分析；4、与供应商洽谈，确定价格和采购条件，并最终签订采购合同；5、对合同订单进行跟踪，并进行催货；6、接收并检验收到的货物，7、处理验收中的不符合产品，并进行退货处理；8、支付货款，结案；9、记录与档案维护（二）采购的四角色四要素（三）采购系统流程优化1、采购流程的四要素分开；2、采购流程的四要素：人、时间、标准、事情。
3、采购流程优化的方法------ECRSE-----eliminate 取消，取消不必要的过程或步骤；C----Combine合并，合并微小的过程或步骤；R-----Re-orgainze 重排，减少过程或步骤之间的等待S----Simplity 简化，简化复杂操作。
五、采购管理的四个阶段采购总成本包括：1采购直接成本2 采购交易成本3 物流成本4供应中断成本5 客户不满意成本六、采购组织设置的四原则六导向四原则：1采购部门设置应同企业的性质和规模相适应；2采购部门设置应同企业的管理水平相适应；3采购部门设置应同企业的采购目标和方针相适应；4采购部门设置应同企业采购品种的数量、性质相适应。
六导向：1重要性导向 2 采购方式导向 3 作用功能导向 4 材料特性导向5人力资源导向 6 管理需求导向七、SAK模型S---skill:专业形象；应变能力；表达能力；时间管理；观察力；亲和力A----attitude:诚实乐观；自信勤奋；耐心；积极；坚强；毅力K----knowledge :了解供应商产品；对技术了解；对市场了解；知识面广八、采购物品的分类（一）ABC分析法的原因：①对单一采购的物品，不存在重点选择问题，因此不需要ABC 分析；②采购管理的人力、财力、物力是有限的③从企业的效益上看，有些品种的效益高，有些品种的效益低（二）ABC分析法的原理（三）确定物品重要性的依据1 价值2 缺货后果3 供应的不确定性4 过期或变质的风险5使用频率或需求程度（四）步骤：1列出清单 2 按重要性递减顺序排列3算出各个重要性4以项目数累计比例为x轴，重要性为Y轴5写出X 轴上70%、90%、100%。
采购中心组织布局及职责分配
采购中心组织布局及职责分配采购中心是一个关键的组织部门，负责公司的采购策略和采购活动的管理。
在组织布局和职责分配方面，采购中心需要考虑以下几个方面：1. 组织结构采购中心的组织结构应该根据公司的规模和业务需求进行设计。
一般来说，采购中心可以分为几个部门或团队，包括采购策略部、供应商管理部、采购执行部等。
1.1 采购策略部采购策略部负责制定公司的采购策略和计划，根据公司的需求和市场情况，确定采购目标、采购渠道和采购方式。
该部门还负责分析市场趋势和供应商的情况，为采购决策提供信息和建议。
1.2 供应商管理部供应商管理部负责与供应商的合作关系管理，包括供应商的评估、选择和管理。
该部门负责与供应商进行谈判和合同管理，确保供应商能够按时交付符合质量要求的产品或服务。
1.3 采购执行部采购执行部负责具体的采购活动的执行和监督。
该部门负责采购订单的发放、交付跟踪和供应链管理。
此外，采购执行部还需要与其他部门进行协调，确保采购活动与公司的生产和运营计划相适应。
2. 职责分配在采购中心中，不同部门或团队应该有明确的职责分配，以确保工作的高效和协调。
2.1 采购策略部的职责- 分析市场需求和供应链情况，制定采购策略和计划。
- 确定采购目标、采购渠道和采购方式。
- 分析供应商情况，评估和筛选合适的供应商。
- 提供给供应商管理部供应商信息和评估报告。
2.2 供应商管理部的职责- 评估供应商的能力和信誉，选择合适的供应商进行合作。
- 与供应商进行谈判和签署合同，确保合同条款的执行。
- 监督供应商的交货和质量，解决供应商相关问题。
- 维护与供应商之间的良好关系，建立长期合作伙伴关系。
2.3 采购执行部的职责- 根据采购计划发放采购订单，与供应商进行订单确认和跟踪。
- 确保符合交货时间和质量要求，解决供应链问题。
- 与其他部门协调，确保采购活动与生产和运营计划相适应。
- 对采购活动进行监督和评估，提出改进建议。
通过合理的组织布局和明确的职责分配，采购中心可以更好地管理公司的采购活动，提高采购效率和质量，为公司的发展做出贡献。
采 购 管 理
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模块八 采购管理
(3)填制单据体。选择物品劳务，此处供选择的物品劳务不能设置 为“规划件”和“虚拟件”的物品。输入最低数量、最高数量、单价、 扣率，表示采购数量在最低数量与最高数量范围内，采购的价格情况及 折扣情况，最高数量必须大于或等于最低数量。输入有效期限，当超过 有效期限时本询价记录将不能生成采购订单。输入自定项目和其他单据 体相关项目，用户可以根据需要重新设置模板显示或打印相关的单据体 内容。自定项目0到5，一旦物品卡片中启用自定项目，就必须输入。输 入备注信息。
二、进行询价处理
采购人员进行询价后的处理，操作界面如图2-8-5、图2-8-6、图28-7所示，决定是否根据询价情况生产采购订单。
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模块八 采购管理
三、根据询价处理，决定最终向哪家供应商采购，填写请购单 1.操作 在产品模块中选择“供应链管理”中的“采购管理”，然后从“日 常业务”中双击“请购单”，即可进入如图2-8-8、图2-8-9、图2-8-10、 图2-8-11所示的请购单输入界面。 2.主要参数设置 (1)选择模板。系统默认为“请购单”模板，也可根据需要设计其 他样式的模板并在此选取。 (2)填制单据头。选择请购部门及业务员，选择部门、业务员、统 计、项目。 (3)输入日期和单据号。日期和单据号均可由系统自动生成，可修 改。 (4)填制单据体，选择物品劳务。
五、物品采购单 1.操作 在产品模块中选择“供应链管理”中的“采购管理”，然后从“日 常业务”中双击物品“采购”进入采购单据界面，如图2-8-13、2-8-14 所示。
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模块八 采购管理
2.主要参数设置 (1)选择单位。所选单位必须具有“供应商”“供销”或“其他” 等单位性质，且必须指定应付账款科目。若为新单位，可在此动态增加。 (2)填制单据头。选择采购部门及业务员，业务员信息是在职员设 置中具有“采购”业务范围的职员。然后，输入日期和单据号。 (3)填制单据体。选择物品劳务、货位、数量、不含税价格等信息， 也可以通过选择采购订单，将采购订单的信息直接复制过来。 【任务总结】 通过本次任务实施，使用ERP完成了采购流程。首先，填写询价单， 做询价处理，根据询价单上的报价，选择合适的供应商，然后填写请购 单，并填写采购单，进一步形成物品采购单。然后，填写到货通知单， 最后生成销售发票，转应付账款。至此，完成采购的流程。
采购管理组织机构及职责
采购管理组织机构及职责1. 组织机构1.1 采购部门- 采购部门是负责组织和执行采购活动的核心机构。
- 采购部门应当建立合理的组织结构，包括采购管理人员和相关职能部门。
1.2 采购管理人员- 采购部门应当设立采购管理岗位，由专业的采购人员负责管理采购活动。
- 采购管理人员应具备相关的专业知识和技能，负责采购计划、供应商选择、合同谈判等环节。
1.3 相关职能部门- 采购部门应与其他部门建立良好的合作关系，包括与财务部门、法务部门和供应链管理部门等。
- 相关职能部门应提供必要的支持和协助，确保采购活动的顺利进行。
2. 职责2.1 采购计划- 采购部门负责编制采购计划，根据企业的需求和战略目标确定采购项目和采购量。
- 采购计划应合理、科学，并考虑到供应商的可行性和性价比。
2.2 供应商选择- 采购管理人员负责进行供应商的评估和选择工作。
- 供应商的选择应基于一定的评价标准，包括供货能力、质量保证、价格、交货期等因素。
2.3 合同谈判- 采购管理人员负责与供应商进行合同谈判，并最终签订合同。
- 合同谈判应确保采购项目的合法性和合规性，明确双方的权益和责任。
2.4 采购执行- 采购管理人员应监督和管理采购合同的履行过程，确保供货的及时性和质量的稳定性。
- 采购执行过程中，如有问题应及时处理，并与供应商进行沟通和协商解决。
2.5 采购评估- 采购部门应对采购活动进行评估和总结，及时发现问题并提出改进意见。
- 采购评估的结果应用于下一轮的采购计划和供应商选择中。
3. 注意事项- 采购管理组织机构应适应企业的发展和变化，及时进行调整和优化。
- 采购管理人员应不断研究和提升自身的专业水平，与时俱进。
- 采购管理应遵守相关的法律法规和企业内部规定，确保采购活动的合规性和透明度。
以上为采购管理组织机构及职责的概述，希望对您有所帮助。
采购管理系统的作用和功能
采购管理系统的作用和功能采购管理系统是一种集中管理采购过程的软件工具，用于协调和简化企业内部的采购活动。
它可以帮助企业实现从采购需求的发生到物资的采购、配送、入库等全过程的有效管理和控制。
采购管理系统的作用和功能主要包括以下几个方面：1.采购需求管理：采购管理系统可以通过电子化的方式管理和跟踪企业的采购需求。
它可以记录并分析供应商的需求信息，帮助企业制定更加准确的采购计划。
2.供应商管理：采购管理系统可以帮助企业建立供应商数据库，并对供应商的信誉、价格、交货时间等进行评估和比较，以便选择合适的供应商。
同时，系统还可以提供供应商合同的管理功能，确保企业与供应商之间的合同执行情况。
3.采购订单管理：采购管理系统可以生成和管理采购订单，包括订单的录入、审核、审批等环节。
此外，系统可以自动化地跟踪和更新订单的状态，以提供实时的采购订单信息。
4.采购合同管理：采购管理系统可以对采购合同进行管理，包括合同的签署、变更、审批等。
它可以提供合同的有效期管理、合同条款的提醒等功能。
5.供应链管理：采购管理系统可以沟通和协调企业内部不同部门的采购活动。
它可以在采购、物流、仓储等环节之间建立有效的协同机制，以优化供应链的流程和效率。
6.成本管理：采购管理系统可以跟踪和分析采购成本，包括采购金额、运费、关税等。
通过实时监控采购成本，企业可以及时调整采购策略，降低采购成本，提高企业的盈利能力。
7.库存管理：采购管理系统可以实时跟踪物资的采购、配送和入库情况，并提供库存的实时信息。
它可以自动化地计算物资的安全库存、订货点等指标，为企业提供准确的库存控制和管理。
8.绩效考核：采购管理系统可以根据采购活动的关键指标对供应商进行绩效考核。
它可以根据供应商的交货准时率、合格率、服务质量等指标对供应商进行评价，并提供供应商绩效报表和分析。
总之，采购管理系统通过电子化管理和自动化流程，提高了采购过程的效率和准确性，降低了企业的采购成本，增强了采购活动的可控性和监控能力，对企业的采购管理起到了重要的作用。
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机 黾 器 等 ）
电 热 调 节 器 、 制 动 器 、
电 阻 、 连 接 器 、 变 压 器 、
包 括 集 成 电 路 、 开 关 、
电 子 零 件
Hale Waihona Puke ( (采购部采采
购
购
二
一
课
课
设 备 、 模 具 等 ）
包 含 塑 料 胶 品 、
机 械 制 品
机
器
维维事工 护护务程 水机用发 电械品包
某电子公司采购部组织表
3.按采购功能设计 采购总部
开
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价
来
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源
标
比
决
稽
价
标
催
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供应处
内
外
接
资
购
购
辖
讯
课
课
课
课
访议结
订履综
提验报 物稽资
价价报
约约合
货收关 料催讯
组组组
组组组
组组组 管组组
理
组
某国防科技单位采购组织表
4.混合式编组
实际上采购组织设计时通常同时考虑多种因素。
采购处
内
原
外
购
料
购
课
课
课
助主 剂要 染原 料料
3.集中/分散的采购组织结构（混合型）
在公司总部的管理层子上设立采购部门，同时各个 经营单位也有自己的采购部门。
公司采购部门和各经营部门采购有着明显的分工。
采购总部 子公司A
公司总部 子公司B
职能部门 子公司C
采购 生产 营销 采购 生产 营销 采购 生产 营销
这种结构形式结合了两种采购组织的有点，能够做到分散和 集中的有效结合。
产储造 管
管
制
隶属于高级管理层
第二节 采购组织的类型
1.分散型组织 各预算单位自行开展采购活动的一种采购
实施形式。
分散的采购组织结构
职能部门
公司总部
职能部门
子公司A
采购、生产、 市场/销售
子公司B
采购、生产、 市场/销售
子公司C
采购、生产、 市场/销售
分散型采购组织的特点
优点
自主性、灵活性、多样性 可在本地采购，受当地欢迎 有利于部门间竞争
将采购活动外包给一个更先进的、在战略上具有主 动性的组织则可以获得这种竞争优势；
现有的采购组织结构不能应对迅速的变化；
现有的组织和程序不能使采购战略高效。
b.虚拟采购组织
一个具有中心紧密、外围松散特征的结构，能够 提高企业经营层面上的集中度和灵活性。
中心为采购专家组成的紧密核心，外围是流动的 企业经营方面的专家。核心层负责采购流程、采 购战略、职业发展以及采购过程中的员工招聘、 培训和发展。
铅 采购员
铅 采购员
化学品 采购员
电器 采购员
某金属制造公司组织表
机械 采购员
主要会按以下的角度来设计采购部门： 1.按采购地区设计
采购总部
国内采购
国际采购
东北地区 华东地区 华南地区 欧洲地区 美洲地区 亚洲地区
2.按物品类别设计 采购总部
采购一部 采购二部 采购三部
电子零件 办公用品
采 购 三 课
采购组织结构
第一节 概述
1.采购管理组织设置的原则 采购管理部门应该依据以下原则进行设置：
部门设置应同企业的性质和规模相适应 部门设置应同企业采购目标、方针相适应 部门设置应同企业的管理水平相适应
例如：
如果企业规模较小，产品结构较单一，设置单一的采购部门并 直接向总经理汇报工作较好
一些企业的规模较大，如大型的跨国公司或国内的大型国 有企业，还有一些企业业务较多、管理繁杂。这样的企业 可以设置独立的采购部门体系，并向分管采购的副总经理 汇报工作
某人造纤维制造公司采购组织表
采购作业方式之优劣比较
按作业方式来分可分为两种：一贯式和分段式 1.一贯作业的组织方式 优点：
一位采购人员可综理全部采购过程，权责相当分明。 符合规模经济的原则。 和供应商的关系良好。 由于对供应商有取舍的权力，故可增强及时交货及改善品
对于一些规模大、产品种类多、原材料需求差异性大、各 子公司的地理位置距离远的企业，可采用较为分散的采购 设置模式
2.采购组织在企业组织结构中的地位
总经理
行政 副总经理
业务 副总经理
生产 副总经理
仓储 生管管制 采购 制造 隶属于生产部
品管
行政 副总经理
总经理
业务 副总经理
生产 副总经理
人采财 计 事购务 算
机 中 心
生仓制 品 产储造 管
管
制
隶属于行政部
资材部 副总经理
总经理
生产部 副总经理
其他部门 副总经理
储运
生产管制
储运
隶
属
于
采跟文 生 生 物 仓 运 收 购催书 产 产 料 储 输 发
资 材
处 计日管
料
部
理 划报制
总经理
人事
生产
业务
财务
采购
副总经理 副总经理 副总经理 副总经理 副总经理
生仓制 品
这种组织体现了采购的灵活性。
部门1 采购经理1
CEO
首席采购总监（CPO）
部门2
部门3
采购经理2
采购经理3
各部门对甲类商品的采购需求
各部门对已类商品的采购需求 …………
各部门对某类商品的采购需求
部门4 采购经理4
5.采购外包和“虚拟组织” a.外包 本企业的采购并不足以提供组织所需要的竞争优势，
缺点
造成供应商分散和混乱 技术人员短缺，成本上升 重复采购，分支间缺乏沟通 缺乏财务控制 过量的地方采购
适用：拥有多样化经营单位结构的跨行业公司
2.集中型采购组织
由一个部门统一组织本系统的采购活动的采 购实施模式。
集中的采购组织结构
采购总部
公司总部
职能部门
子公司A 生产、市场/销售
子公司B 生产、市场/销售
第三节 采购组织内部的设计
采购组织内部的设计各个企业有所不同，如：
采购经理
库存主管
库存计划 库房主管
采购调研部门
采购主管
流程管理部门 采购部一 采购部二 采购部三
采购部门结构图
采购课 课长
采购部 经理
稽催课 课长
管理课 课长
研究课 课长
原料组 组长
燃料组 组长
设备组 组长
办公用品 维修组
组长
组长
子公司C 生产、市场/销售
优缺点比较：
优点
缺点
规模效应
上下级之间的抱怨
标准化，节省人员和工作量，有利于 对系统的反抗
采购战略的实施
过高的管理费用
有利于财务管理
对市场的反应较慢
利于更好的全面库存管理和材料利用
避免因为供应短缺而引起集团部门间 的竞争。
适用：适用于下属的经营单位购买产品的相同或类似的公司
集中和分散需考虑的标准：
采购需求的通用性 地理位置 供应市场结构 所需的专门技术 价格波动 客户需求
4.跨部门采购职能小组结构
采购组织中比较新颖的一种组织形式，其做法是 在公司总部设立采购总部，同时在各经营单位也 分设采购部门，各经营单位的采购经理既负责本 部门的采购，向本单位的主管汇报，同时也需要 向CPO汇报以取得本部门的采购与公司的政策相 适宜。