采购管理之采购组织解析
采购组织结构模式
采购组织结构模式一、引言随着企业规模的扩大和业务的复杂化，采购管理在企业中的重要性日益突显。
而一个有效的采购组织结构模式对于企业的采购活动具有至关重要的影响。
本文将介绍采购组织结构模式的定义、常见类型以及优缺点，以帮助企业构建一个高效的采购管理体系。
二、采购组织结构模式的定义采购组织结构模式是指企业中采购职能的组织方式和层级关系。
它涉及到采购部门的划分、人员配置、职责划分和决策层级等方面，旨在实现采购活动的高效执行和最大化的采购绩效。
三、常见的采购组织结构模式1. 集中式采购组织结构模式集中式采购组织结构模式是指企业将采购职能集中在一个部门或团队中进行管理。
这种模式通常适用于规模较大、采购需求复杂的企业。
集中式采购组织结构模式可以更好地实现资源的集中管理、采购策略的统一制定和执行，并且可以通过集中采购实现规模效益。
2. 分散式采购组织结构模式分散式采购组织结构模式是指企业将采购职能分散在各个业务部门或地区进行管理。
这种模式通常适用于分散经营的企业或跨国公司。
分散式采购组织结构模式可以更好地满足各个业务部门或地区的采购需求，提高采购执行的灵活性和适应性。
3. 混合式采购组织结构模式混合式采购组织结构模式是指企业在集中式和分散式采购组织结构之间进行结合和调整，形成一种适应企业实际情况的组织模式。
这种模式通常适用于采购需求既有集中又有分散的企业。
混合式采购组织结构模式可以兼顾集中管理和分散执行的优势，实现采购活动的高效执行和最大化的采购绩效。
四、采购组织结构模式的优缺点1. 集中式采购组织结构模式的优点是能够实现资源的集中管理、采购策略的统一制定和执行，提高采购效率和绩效。
缺点是可能存在决策层级较多、反应速度较慢的问题。
2. 分散式采购组织结构模式的优点是能够更好地满足各个业务部门或地区的采购需求，提高采购执行的灵活性和适应性。
缺点是可能存在资源分散、采购策略不一致的问题。
3. 混合式采购组织结构模式的优点是兼顾集中管理和分散执行的优势，实现采购活动的高效执行和最大化的采购绩效。
采购组织设置及作用
•部门1
•CEO
•首席采购总监（CPO）
•部门2
•部门3
•部门4
•采购经理1
•采购经理2
•采购经理3
•各部门对甲类商品的采购需求
•各部门对已类商品的采购需求 •…………
•各部门对某类商品的采购需求
•采购经理4
采购组织设置及作用
5.采购外包和“虚拟组织” a.外包 l 本企业的采购并不足以提供组织所需要的竞争优势，
采购组织设置及作用
•供应处
• • •
• • •
• • •
• • •
•内
•外
•接
•资
•购
•购
•辖
•讯
•课
•课
•课
•课
访议结
订履综
提验报 物稽资
价价报
约约合
货收关 料催讯
组组组
组组组
组组组 管组组
理
•某国防科技单位采购组织表 组
采购组织设置及作用
•4.混合式编组
•实际上采购组织设计时通常同时考虑多种因素。
质的管理效能。
采购组织设置及作用
缺点：
l 一位采购人员负责全部过程的各项作业，工作相当繁复， 且无法专精。
l 采购案从头至尾，全由一人包办所有过程，使采购人员掌 握生杀大权，难免滋生弊端。
l 采购人员常因某一采购案件之羁绊，而无法进行其他的案 件，致采购完成效率偏低。
采购组织设置及作用
2.分段式作业的组织方式
•（1）经办一般性物料采购； •（2）查访厂商； •（3）与供应商谈判价格、付款方式、交货日期等； •（4）确认交货日期等； •（5）一般索赔案件之处理； •（6）处理退货； •（7）收集价格情报及替代品资料。
第二章 采购组织管理
第二节 采购组织的基本类型
五、采购管理组织设立步骤 （一）考虑采购管理职能 （二）考虑采购任务量 （三）确定采购管理组织机构 （四）设计管理作业流程 （五）设定岗位 （六）为各个岗位配备合适的人
第三节 采购人员的职责
供应链背景下对于采购人员提出的新要求
(一）道德素养 （二）供应链全局观和国际视野
第二节 采购组织的基本类型
集权型采购适用范围： 这种结构适合于几个经营单位购买相同产品， 该产品对于其具有重要战略意义的情况。
第二节 采购组织的基本类型
四、混合型采购组织 （一）混合型采购主要特点 在公司一级的层次上存在着公司采购部门， 独立的经营单位也进行战略和具体采购活动。 公司的采购部门通常处理与采购程序、方针的设计 相关问题。 它也会进行审计， 一般是在经营单位的管理层要求它这样做。
第二节 采购组织的基本类型
一、分权型采购组织 (一）分权型采购组织特点 分权型采购组织指的是与采购相关的职责和工作 分别由不同的部门来执行。 物料或商品需求计划可能由制造部门或者销售部 门来拟定； 采购工作可能由制造部门或者销售部门来掌管； 库存责任则可能将成品归属销售部门、 将制品归属制造部门； 原料或零件归属于物料或仓储部门。
协调采购量 减少重复性的采购工作 协调采购计划和战略 协调和管理整个公司的采购系统 开拓专业技能 配合企业财务状况，建立广泛的供需关系
第二节 采购组织的基本类型
集权型采购的缺点 常有推诿，无法全影响工作 遇有紧急采购时无法机动配合 有些物料因受场地的限制而不利于集中 工厂是分散布置时， 集中采购后再分运对仓储管理不便
（三）总成本原则和采购技巧 技巧：要求投标方列出投标的单项成本，非仅总 成本
第二节 采购组织的基本类型
采购管理第二章上课讲义
2.3 采购组织的团队建设
1.采购主管的工作职责 1) 新商品供应商的寻找、资料收集及开发工作。 2) 对新供应商品质体系状况进行评估，以保证供应商的优 良性。 3) 与供应商的比价、议价谈判工作。 4) 对旧供应商的价格、品质、交货量的审核工作，以确定 原供应商的稳定供货能力。 5) 及时跟踪掌握市场价格行情变化，降低采购成本。 6) 采购计划的制定，商品订购及交货期控制。 7) 采购部门员工的管理培训工作。 8) 与供应商以及销售部门的沟通协调等。
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2.3 采购组织的团队建设
2.3.2采购组织团队建设主要措施
采购组织目标的完成通常需要团队整体的配合与协作。正如 比尔·盖茨所说的：“团队合作是企业成功的保证，不重视 团队合作的企业是无法取得成功的。”为此，企业采购组织 必须考虑建立一种机制，能够把完成任务所需的各种人才聚 集在一起的机制，把每个成员的知识结构、技术技能、工作 经验和年龄性别按比例的配置，达到合理的互补，这些决定 了团队的基本要素。企业采购组织的团队建设的主要措施： 1.明晰的共同目标 在采购团队中，不同职位的成员目标也是不一致的。 2.明晰的人员分工和角色认知 员工有了共同目标，通过正确分工，在工作过程中加强沟通 和协调，就能形成一个团队，发挥最大的力量。
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2.1 采购组织的组建及原则
制约功能主要表现在：采购组织是由一定的采购人员构成的， 每一成员承担着相应的职能，同时，也有相应的权利、义务 和责任。通过这种权利、义务和责任组成的结构系统，对组 织的每一成员的行为起到制约作用。 4.激励功能 激励功能，是指在一个有效的采购组织中，应该创造一种良 好的环境，充分激励每一个采购人员的积极性、创造性和主 动性。采购组织应高度重视采购人员在采购中的作用，通过 物质和精神的激励，使其潜能得到最大限度的发挥，以提高 采购组织的工作效率，确保采购任务的完成。
采购管理之采购组织
采 购 三 课
机 黾 器 等 ）
电 热 调 节 器 、 制 动 器 、
电 阻 、 连 接 器 、 变 压 器 、
包 括 集 成 电 路 、 开 关 、
电 子 零 件
( (
采购部
采
采
购
购
二
一
课
课
设 备 、 模 具 等 ）
包 含 塑 料 胶 品 、
机 械 制 品
机
器
维维事工 护护务程 水机用发 电械品包
购计划报上级批准 ü 制定采购制度和设计合理的采购流程 ü 控制采购风险 ü 完成采购人员的培训和组织的调整 ü 共同商品的订货和结算处理
二.下级采购部门的职责
✓ 执行采购总部制定的采购计划，组织具体的采购活 动；
✓ 对于本部分特有物品的采购，寻找合适的供应商， 并且和供应商进行谈判；
✓ 核对请购单所购物料的技术规范和技术标准； ✓ 市场信息的收集，价格变化的调查分析。
办公用品 维修组
组长
组长
铅 采购员
铅 采购员
化学品 采购员
电器 采购员
某金属制造公司组织表
机械 采购员
主要会按以下的角度来设计采购部门： 一.按采购地区设计
采购总部
国内采购
国际采购
东北地区 华东地区 华南地区 欧洲地区 美洲地区 亚洲地区
二.按物品类别设计 采购总部
采购一部 采购二部 采购三部
电子零件 办公用品
采购相关人员的职责
一. 采购经理
（1）拟订采购部门工作方针与目标； （2）负责主要原料或物料之采购； （3）编制年度采购计划与预算； （4）签核订购单与合约； （5）采购制度之建立与改善； （6）撰写部门周报或月报； （7）主持采购人员教育训练； （8）建立与供应商的良好关系； （9）督导采购部门全盘业务及人员考核； （10）主持或参与采购相关业务的会议，并做好部门 间的协调工作。
采购管理中的采购组织与团队建设
采购管理中的采购组织与团队建设在现代商业环境中，采购管理对于企业的成功至关重要。
一个高效的采购组织和具备良好团队建设的采购团队将有助于提高采购效率、控制成本以及推动企业发展。
本文将探讨采购管理中的采购组织与团队建设的重要性，并提供一些建议以帮助企业达到最佳采购管理结果。
一、采购组织的重要性采购组织是指一个企业内部专门负责采购活动的机构或部门。
拥有一个规范的采购组织结构不仅有助于提高采购效率，还能确保采购决策的合理性和透明度。
首先，采购组织可以帮助企业实现采购活动的集中管理。
通过建立一个独立的采购机构，企业能够集中采购资源、优化采购流程，从而提高采购效率和降低成本。
其次，采购组织能够加强采购活动的控制和监督。
采购组织负责制定和执行采购政策、标准和流程，确保采购活动符合法律法规、企业政策和道德规范。
通过建立有效的内部控制机制，企业可以减少采购风险、防止采购欺诈和腐败等不当行为的发生。
最后，采购组织可以促进采购专业化和专业人才的培养。
采购组织可以吸纳专业采购人员，并提供培训和发展机会，以提高采购团队的专业素养和能力水平。
这有助于企业采购策略的制定和执行，提高谈判能力，寻找更好的供应商并建立稳固的供应关系。
二、团队建设在采购管理中的作用团队建设是指通过培养良好的团队合作精神和激发团队成员的潜力，达到协同工作和统一战线的目的。
在采购管理中，团队建设是实现高效采购的关键要素。
首先，团队建设可以优化采购流程并提高工作效率。
一个团队合作紧密、协调顺畅的采购团队能够更好地应对采购中的问题和挑战，减少决策时间和成本，并提高采购策略的执行效果。
其次，团队建设有助于培养团队成员的个人能力和专业素养。
通过定期的培训和团队合作项目，团队成员可以不断学习和应用新的采购技巧和知识，提高自身的能力水平和战斗力。
最后，团队建设可以增强团队合作精神和凝聚力。
采购团队是一个由各种不同背景和技能组成的集体，通过团队建设可以建立团队文化和价值观，增强成员之间的信任和合作，提高工作效率和工作满意度。
采购管理
一、采购的意义1、采购是根据需求提出的采购计划，选择供应商，经过谈判来确定价格，交货条件，最终签订合同，并按要求收货付款的过程。
2、三层意思：①采买②开发③供应二、采购的作用1、建立货源，保证供应，维持正常生产，降低缺货风险2、降低实际成本，提高企业利润3、采购供应的控制作用4、采购管理在产品研发中的作用5、信息管理，提供信息源的作用6、科学的采购流程管理，能够对企业的业务流程重组和结构的改革有重要贡献，树立企业形象。
三、采购分类四、采购作业的基本流程1、决定并提出要求；2、与使用单位沟通需求的细节；3、寻找并确定可能的供应商并对其加以分析；4、与供应商洽谈，确定价格和采购条件，并最终签订采购合同；5、对合同订单进行跟踪，并进行催货；6、接收并检验收到的货物，7、处理验收中的不符合产品，并进行退货处理；8、支付货款，结案；9、记录与档案维护（二）采购的四角色四要素（三）采购系统流程优化1、采购流程的四要素分开；2、采购流程的四要素：人、时间、标准、事情。
3、采购流程优化的方法------ECRSE-----eliminate 取消，取消不必要的过程或步骤；C----Combine合并，合并微小的过程或步骤；R-----Re-orgainze 重排，减少过程或步骤之间的等待S----Simplity 简化，简化复杂操作。
五、采购管理的四个阶段采购总成本包括：1采购直接成本2 采购交易成本3 物流成本4供应中断成本5 客户不满意成本六、采购组织设置的四原则六导向四原则：1采购部门设置应同企业的性质和规模相适应；2采购部门设置应同企业的管理水平相适应；3采购部门设置应同企业的采购目标和方针相适应；4采购部门设置应同企业采购品种的数量、性质相适应。
六导向：1重要性导向 2 采购方式导向 3 作用功能导向 4 材料特性导向5人力资源导向 6 管理需求导向七、SAK模型S---skill:专业形象；应变能力；表达能力；时间管理；观察力；亲和力A----attitude:诚实乐观；自信勤奋；耐心；积极；坚强；毅力K----knowledge :了解供应商产品；对技术了解；对市场了解；知识面广八、采购物品的分类（一）ABC分析法的原因：①对单一采购的物品，不存在重点选择问题，因此不需要ABC 分析；②采购管理的人力、财力、物力是有限的③从企业的效益上看，有些品种的效益高，有些品种的效益低（二）ABC分析法的原理（三）确定物品重要性的依据1 价值2 缺货后果3 供应的不确定性4 过期或变质的风险5使用频率或需求程度（四）步骤：1列出清单 2 按重要性递减顺序排列3算出各个重要性4以项目数累计比例为x轴，重要性为Y轴5写出X 轴上70%、90%、100%。
第二章 企业采购管理管理组织
• 四、权责范围：
– 1、所属业务范围内供应商的管理权。 – 2、对所采购物品的价格、质量、数量负责。
第三节 采购人员的素质能力要求
• 一、采购人员的作用和重要性
– 采购是企业所需各种资源的入口，也是资源市 场的信息入口，也是企业供应链的操作和管理 者，也是企业产品质量保障控制的关口，所以 对于企业有极大的重要性，关系到企业能不能 正常生产、能不能生产出高质量低成本的产品、 能不能有一个好的外部环境条件进行生产的大 问题。
– 一、采购人员的作用和重要性 – 二、采购人员的素质要求 – 三、采购人员的能力要求
本章教学目的与要求
• 本章教学内容：
– 企业采购管理组织机构设计和人力资源配置 – 几种典型的采购管理组织机构和采购管理机制 – 采购管理人员的素质 – 设置采购管理组织的具体步骤。
• 本章教学目的：
– 掌握企业采购管理机制类型、采购管理组织的 结构类型、考虑因素和设置步骤。 – 理解采购管理岗位设置以及人员素质要求。
第一节 采购管理组织
• • • • 一. 采购管理组织的概念、职能和重要性 二. 建立采购管理组织应考虑的因素 三. 企业采购管理组织基本类型 四. 建立采购管理组织的一般步骤
一. 采购管理组织的概念、职能和重要性
• (一) 概念
–采购管理组织，是把采购有关 的人、事、物、财、信息等资 源结合起来为实现协同有效完 成采购任务的有机结合体。
四. 建立采购管理组织的一般步骤
• (一)概述
– 建立企业采购管理组织，主要是二件大事：
• 设岗：要根据企业的具体情况，深入分析企业采购 管理的职能、任务与内容，根据精悍、精简和高效 的原则，设立职能、岗位、责任和权利。 • 配人：选择配备合适的人，建立起他们之间的关系。
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二.下级采购部门的职责
执行采购总部制定的采购计划，组织具体的采购活 动；
对于本部分特有物品的采购，寻找合适的供应商， 并且和供应商进行谈判；
核对请购单所购物料的技术规范和技术标准； 市场信息的收集，价格变化的调查分析。
采购相关人员的职责
一. 采购经理
（1）拟订采购部门工作方针与目标； （2）负责主要原料或物料之采购； （3）编制年度采购计划与预算； （4）签核订购单与合约； （5）采购制度之建立与改善； （6）撰写部门周报或月报； （7）主持采购人员教育训练； （8）建立与供应商的良好关系； （9）督导采购部门全盘业务及人员考核； （10）主持或参与采购相关业务的会议，并做好部门 间的协调工作。
电器 采购员
某金属制造公司组织表
机械 采购员
主要会按以下的角度来设计采购部门： 一.按采购地区设计
采购总部
国内采购
国际采购
东北地区 华东地区 华南地区 欧洲地区 美洲地区 亚洲地区
二.按物品类别设计 采购总部
采购一部 采购二部 采购三部
电子零件 办公用品
采 购 三 课
机 黾 器 等 ）
电 热 调 节 器 、 制 动 器 、
决
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订履综
提验报 物稽资
价价报
约约合
货收关 料催讯
组组组
组组组
组组组 管组组
理
组
某国防科技单位采购组织表
四.混合式编组
实际上采购组织设计时通常同时考虑多种因素。
采购处
内
原
外
购
料
购
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课
课
助主 剂要 染原 料料
某人造纤维制造公司采购组织表
3.采购组织的职责
电 阻 、 连 接 器 、 变 压 器 、
包 括 集 成 电 路 、 开 关 、
电 子 零 件
( (
采购部
采
采
购
购
二
一
课
课
设 备 、 模 具 等 ）
包 含 塑 料 胶 品 、
机 械 制 品
机
器
维维事工 护护务程 水机用发 电械品包
某电子公司采购部组织表
三.按采购功能设计 采购总部
开
议
发
价
来
招
源
标
比
对外而言： 选择/管理供应商，和供应商保持良好的关系； 对内而言： 控制采购流程；保证采购质量和交货周期，能够
满足公司生产和市场的需要。
一.采购总部的职责
供应商选择与评价 协调各分采购部门的采购工作 与企业其他部门沟通，制定采购计划，且将重要的采
购计划报上级批准 制定采购制度和设计合理的采购流程 控制采购风险 完成采购人员的培训和组织的调整 共同商品的订货和结算处理
采购组织
采购组织
定义：采购组织是指为了完成企业的采购任 务，保证生产经营活动的顺利进行，由采购人员 按照一定的规则组建的业务职能团队。
目标：建立高效的组织机构，控制企业采购 成本，以尽可能低的价格获得企业需要的产品。
概述
采购组织设置的原则 采购组织应该依据以下原则进行设置：
部门设置应同企业的性质和规模相适应 部门设置应同企业采购目标、方针相适应 部门设置应同企业的管理水平相适应
采购组织在企业组织结构中的地位
总经理
行政 副总经理
业务 副总经理
生产 副总经理
仓储 生管管制 采购 制造 隶属于生产部
品管
行政 副总经理
总经理
业务 副总经理
生产 副总经理
人采财 计 事购务 算
机 中 心
生仓制 品 产储造 管
管
制
隶属于行政部
资材部 副总经理
总经理
生产部 副总经理
其他部门 副总经理
实施形式。
分权式采购组织结构
职能部门
公司总部
职能部门
子公司A
采购、生产、 市场/销售
子公司B
采购、生产、 市场/销售
子公司C
采购、生产、 市场/销售
分权式采购组织的特点
采购，受当地欢迎 有利于部门间竞争
缺点
造成供应商分散和混乱 技术人员短缺，成本上升 重复采购，分支间缺乏沟通 缺乏财务控制 过量的地方采购
采购组织内部的设计各个企业有所不同，如：
采购经理
库存主管
库存计划 库房主管
采购调研部门
采购主管
流程管理部门 采购部一 采购部二 采购部三
采购部门结构图
采购课 课长
采购部 经理
稽催课 课长
管理课 课长
研究课 课长
原料组 组长
燃料组 组长
设备组 组长
办公用品 维修组
组长
组长
铅 采购员
铅 采购员
化学品 采购员
四.跨职能采购小组结构
采购组织中比较新颖的一种组织形式，其做法是 在公司总部设立采购总部，同时在各经营单位也 分设采购部门，各经营单位的采购经理既负责本 部门的采购，向本单位的主管汇报，同时也需要 向CPO汇报以取得本部门的采购与公司的政策相 适宜。
这种组织体现了采购的灵活性。
2. 采购组织内部的设计
公司采购部门和各经营部门采购有着明显的分工。
采购总部 子公司A
公司总部 子公司B
职能部门 子公司C
采购 生产 营销 采购 生产 营销 采购 生产 营销
这种结构形式结合了两种采购组织的有点，能够做到分散和 集中的有效结合。
集中和分散需考虑的标准：
采购需求的通用性 地理位置 供应市场结构 所需的专门技术 价格波动 客户需求
储运
生产管制
储运
隶
属
于
采跟文 生 生 物 仓 运 收 购催书 产 产 料 储 输 发
资 材
处 计日管
料
部
理 划报制
总经理
人事
生产
业务
财务
采购
副总经理 副总经理 副总经理 副总经理 副总经理
生仓制 品
产储造 管
管
制
隶属于高级管理层
采购组织的类型
一.分权式采购组织 各预算单位自行开展采购活动的一种采购
适用：拥有多样化经营单位结构的跨行业公司
二.集权型采购组织
由一个部门统一组织本系统的采购活动的采 购实施模式。
集权的采购组织结构
采购总部
公司总部
职能部门
子公司A 生产、市场/销售
子公司B 生产、市场/销售
子公司C 生产、市场/销售
优缺点比较：
优点
缺点
规模效应
上下级之间的抱怨
标准化，节省人员和工作量，有利于 对系统的反抗
例如：
如果企业规模较小，产品结构较单一，设置单一的采购部门并 直接向总经理汇报工作较好
一些企业的规模较大，如大型的跨国公司或国内的大型国 有企业，还有一些企业业务较多、管理繁杂。这样的企业 可以设置独立的采购部门体系，并向分管采购的副总经理 汇报工作
对于一些规模大、产品种类多、原材料需求差异性大、各 子公司的地理位置距离远的企业，可采用较为分散的采购 设置模式
采购战略的实施
过高的管理费用
有利于财务管理
对市场的反应较慢
利于更好的全面库存管理和材料利用
避免因为供应短缺而引起集团部门间 的竞争。
适用：适用于下属的经营单位购买产品的相同或类似的公司
三.集中/分散的采购组织结构（混合型）
在公司总部的管理层子上设立采购部门，同时各个 经营单位也有自己的采购部门。