06文件管理记录
能源管理体系记录表格
地点：
二.评审方法：
三.参加人员：
四.主持人：
五.评审输入内容：
编制
日期
审核
日期
批准
日期
有限公司编号：-09
管理评审记录版号：0
时间：
地点：
记录：
参加人员：
主持人：
内容(以下按发言顺序记录)：
(附注：本记录有附页页，共页。)
有限公司编号：-10
管理评审报告版号：0
评审目的
评审依据
评审方法
序号：
文件名称
保存期
编号
类别
标识
页数
销毁
原因
审批
部门
意见
签字：年月日
总经理
审批
签字：年月日
销毁
说明
在年月日于处销毁套(份)文件或资料。
销毁人：年月日
监销人：年月日
有限公司编号：-07
签到表版号：0
时间
地点
培训或会议主题内容：
参加人员名单：
序号
姓名
部门(职务)
备注
有限公司编号：-08
管理评审计划版号：0
有限公司编号：01
文 件 审 批 表版号：0
序号：
文件名称：
文件编号：
拟稿人：
审核人:
批准人：
抄送部门：
有限公司编号：02
受控文件清单版号：0
序号
文 件 名 称
编 号
状态
文件实施日期
修改标识
制表
有限公司编号：03
文件和资料发放记录版号：0
序
号
文件资料
名称
编
号
领用
份数
领用单位
文件档案管理制度记录
文件档案管理制度记录每一种规章制度的确立,都是对于自己工作的负责,只有制度的设立,才能规范工作中的秩序。
下面是由作者给大家带来的文件档案管理制度记录7篇，让我们一起来看看！文件档案管理制度记录篇1为规范学校文件签发程序，提高工作效率，根据上级有关规定，结合本校实际，特制__学校文件签发制度。
一、以学校或学校党总支名义向上级报送的重要报告、请示以及下发的涉及全局工作的指导性文件、决定、规定，经有关处室(学部)根据校务会议或党总支会讨论决定的结论拟稿，处室(学部)领导审核，由校长或书记签发。
二、以学校名义向上级报送的有关单项性问题的报告和请示，下发的有关单项性工作的指示、规定、通知，经有关处室、学部拟稿，处室、学部主管领导核稿，由分管领导签发。
政策性较强的应经校长审阅。
三、以办公室名义上报、下发的文件、材料等，由办公室主任签发。
会议通知一般由分管领导审阅同意后以办公室名义下发。
四、文件签发前，一般先由办公室主要负责人核实、校正文字。
文件处理办法为规范学校办文制度，明确职责分工，提高工作效率，现对学校文件处理办法作如下规定：一、收文处理收来文件由文书统一签收、启封、登记，并分类处理。
1、传阅文件。
供了解、参考的文件，一般作传阅处理。
属机密的传阅范围为规定范围，普通文件传阅范围为处室、学部负责人以上干部，由办公室负责送阅；其他干部自行到文书处阅读。
处室、学部负责人以上干部阅文后应在文件处理单阅文签名栏签名。
为加快文件传阅速度，送阅文件一般应在当天阅读完毕。
传阅文件送阅完毕，由文书统一归档。
2、承办文件。
来文要求承办、答复的作承办文件处理。
(l)涉及重大事项或几个处室、学部协作承办的文件，由办公室送校主要领导阅示后，按领导批示处理；属处室、学部职能范围的直接交处室、学部阅办。
(2)要求办理时限在二日以内的，作承办急件处理。
如遇主要领导外出的，由办公室直接交处室、学部负责人阅办。
(3)处室、学部办文完毕，需在文件处理单上填写办理结果，并交办公室转作传阅文件。
文件与记录控制程序
一、目的1.1对质量管理体系运行所需文件进行控制，确保文件发布前得到批准，保证文件的充分性和适宜性，并确保文件的更改和现行修订状态得到识别，防止作废文件的非预期使用。
1.2对质量记录进行控制，以提供符合质量管理体系要求的证据。
二、范围2.1适用于本公司质量管理体系所有文件的控制，包括：手册、程序文件、作业文件、记录及外来文件。
三、职责四、引用标准五、内容5.1文件分类5.1.1质量管理体系文件分类5.1.1.1一阶文件：手册5.1.1.2程序文件5.1.1.3指导文件技术文件包括：产品图纸、企业标准、专利、工程规范、工艺文件、检验标准、产品作业指导书及客户提供的产品相关的技术要求文件等；管理文件包括：绩效考核制度、管理规范等；外来文件包括：法律法规、行业标准等。
5.1.2质量管理体系文件的受控和发放5.1.1.4记录5.2文件的编号5.2.1一般文件编号（手册、程序文件、管理类指导文件、记录）发布年份，如16、17流水号：同阶层文件从001开始各部门文件受控号：见表1文件阶层：1手册，2程序，3指导文件，4记录体系代码：Q质量，E环境，H健康公司代码表1：文件受控号及发放部门5.2.2产品命名5.2.3技术类文件编号(FMEA、CP、变型代号产品设计序号电压等级代号（关键参数），见表3产品代号（类别），见表2企业代号：V产品设计序号：按产品的设计先后次序以两自然数组成，从01开始自然递增。
变型代号：当产品的结构或某些参数改变，以A、B、C…顺序表示，除“O”，“I”“X”“Z”除外以免与阿拉伯数字混淆。
表2表3 电压等级代号5.2.4图号编号5.2.4.1产品图纸号编号4产品型号（成品型号）5.2.4.2工装、设备图号编号4工装、设备编号（成品型号）表45.2.5产品技术文件编号产品型号5.2.6外来文件编号V W ○5.3文件的编制/修订/废止与审批5.4文件的发布、实施与保管5.4.1所需要发布的文件应审批完整；5.4.2文件的发行依附件；5.4.3文件需加盖“发行专用章”“日期章”“受控号”并注明受控号，同时还须依文件的保密分类加盖保密、机密绝密章，确定文件保密级别，具体如下：5.4.4文件不得复印、涂改、损毁、遗失、转借、泄密相关文件。
行政管理台账【可编辑范本】
７.工作人员报销记录
员工报销管理台账的相关表格，见表 4-63~表４-７3。
编号： 序号
表４-63 报销记录表
日期
报销人
报销内容
金额（元）
确认签名
填表： 审核:
表 4—64 报销单据记录台账
编号:
日期
序号
内容
金额
备注
1
有票
２
无票
总计 填表：审核：
表 4—65 报销票据接收记录
编号: 序号 交票日期 姓名 返还日期 签收人 票据份数 票据金额 本人签字 备注
执行负责人
做好行政台账，内部管理井然有序
表 4-1６ 决议事项实施表
会议名称：
决议事项
决议日期
决议负责人
部门
执行负责人
实施目标
实施进度等
评价
月份 １ 2 ３
填写日期： 使用日期
实施进度
各部门每个月的实施检查表
评价
月份
４
5
6
实施进度
评价
表 4—17 会议室使用申请表
使用时间
会议名称
具体地点
参会人数
所需设备
总经理
8
0８
0２
管理者代表
9
09
03
ISO 办公室
１0
10
０4
生产部
11
11
05
工程部
12
12
06
质量部
１3
13
０7
财务部
表 4—４ 收文登记表
年度:
收件人：
派发对象 仓管部
行政人事部 采购部 销售部
咨询公司 认证机构
做好行政台账，内部管理井然有序
记录填写管理规程
文件名称记录填写管理规程生效日期页数第 1 页共 4 页编制编制日期审核审核日期批准批准日期分发部门质量部、仓储部、生产部、综合部等分发号1 目的建立记录类文件的管理程序，明确记录的使用要求和归档要求。
2 范围适用于公司所有记录的管理。
3 职责3.1 本文件由质量部文件管理员负责起草，质量部主管负责审核，管理者代表负责批准。
3.2 各相关部门负责按照本规程执行，质量部QA负责监督检查。
4 内容4.1记录的使用、填写管理要求4.1.1使用的记录应是经批准的现行文件，程序执行《文件编制管理规程》。
需大量印刷的记录一律由实施部门报印刷计划（并附样稿），送交QA，经批准印刷后送印刷厂印制。
印刷的各种记录、状态标记、凭证等样稿需经两人核对无误后方可颁发、使用。
4.1.2操作结束后应及时、如实填写记录或出具报告，数值有效位数保留根据不同的记录与相应标准相符；4.1.2.1不得提前填写、事后回忆或臆造；4.1.2.2不得撕毁或任意涂改；不得使用铅笔，应以不易擦掉的方式填写；4.1.2.3填写发生错误，在错误处划一短横线，在旁边更正并签名，注明更改日期，错误部分清晰可辨认。
4.1.3表格内容填写齐全，不得留有空格。
4.1.3.1内容时，若为连续多项空格，则在第一项空格中划一从左下至右上的斜线；若为单项空格，则在空格中央划一横线；若为括号，则在每个括号内划短横线。
除备注栏外，不准留有空格。
记录表格中的某项无数据或无此项时需要按填写规定用“——”表示或标注（表格的空白处以“/”表示，空白的整行表格以“/”表示，线从第一格起始至最末一格）。
文件名称记录填写管理规程生效日期页数第 2 页共 4 页4.1.3.2内容与上项相同时，应填上完成的内容，不得用打点或“同上”表示，物料或产品品名、时间填写要标准，不得简写；4.1.3.3计量单位、符号、代号符合法定计量单位和国家标准规定。
4.1.4出现操作失误、数据偏差或其他生产异常时在“备注”或“偏差说明”栏内说明真实情况。
质量文件及记录清单
质量管理
29
《客户验货流程》
WXWJ/QM/PD16(09)
质量管理
30
《成品入库出货管理办法》
WXWJ/QM/PD16(10)
仓库
31
《停线管理规定》
WXWJ/QM/PD16(11)
质量管理
32
《客户退货机处理流程》
WXWJ/QM/PD17(01)
质量管理
质量管理体系记录清单
运营管理
6.2
5
《内部审核控制程序》
WXWJ/QM(EM)/PD05
质量管理
8.2.2
6
《纠正和预防措施控制程序》
WXWJ/QM(EM)/PD06
质量管理
8.5.2/8.5.3
7
《设备控制程序》
WXWJ/QM/PD07
基建设备
6.3
8
《工艺控制程序》
WXWJ/QM/PD08
制造技术
7.1
9
《与顾客有关的过程控制程序》
WXWJ/QM/PD09
制造技术
7.2
10
《采购控制程序》
WXWJ/QM/PD10
采 购
7.4
11
《关务运作控制程序》
WXWJ/QM/PD11
仓 库
7.4/7.5.1
12
《生产运作过程控制程序》
WXWJ/QM/PD12
配件、总装
7.5.1/7.5.2
13
《标识和可追溯性控制程序》
WXWJ/QM/PD13
基建设备
72
“设备点检保养月记录表”
WXWJ/QM/PD07-11
基建设备
73
ISMS文件记录清单
总经办
受控
81
统应急恢复预案与紧急联系表
IS-RA17-04
1年
总经办
受控
82
不符合项报告
IS-RA18-01
1年
总经办
受控
83
信息安全法律法规符合性评价
IS-RA18-02
1年
总经办
受控
文件发放回收记录
编号:IS-R01-02
文件名称、编号、版本状态
发放记录
回收记录
部门
接 收 人
日期
分发号
交件人
10.
违规惩罚制度
IS-WI10
A/0
三年
总经办
受控
11.
法律法规识别及合规性评价规范
IS-WI11
A/0
三年
总经办
受控
12.
知识产权管理规定
IS-WI12
A/0
三年
总经办
受控
13.
环境设施与物理设备管理规定
IS-WI13
A/0
三年
总经办
受控
14.
信息资产管理规定
IS-WI14
A/0
三年
总经办
受控
15.
1年
总经办
受控
64
运行软件安装记录台账
IS-RA12-09
1年
总经办
受控
65
软件安装申请表
IS-RA12-10
1年
总经办
受控
66
系统测试报告
IS-RA14-01
1年
总经办
受控
67
系统验收报告
IS-RA14-02
1年
总经办
EMS文件记录管理程序
页次1/7 文件名称EMS文件记录管理程序生效日期XXXX版本修订日期修订内容摘要版本版次修订日期生效日期发行章批准审核制定页次2/7 文件名称EMS文件记录管理程序生效日期XXXX1 目的公司所有环境管理体系文件和记录从编制、修改、审批、发放、回收、保存和销毁的全部环节都受控，并明确各部门的职责和范围。
2 范围本程序适用于公司所有的与环境管理体系有关的文件控记录控制。
3 职责：内部文件与资料制定、审核及批准管理权责表序号文件阶层审批审核制定收发管理部门1 一阶文件总经理管理者代表管理者代表品质部2 二阶文件管理者代表部门经理部门主管品质部3 三阶文件部门经理部门主管公司各部门品质部4 四阶文件部门经理部门主管公司各部门品质部5 外来文件管理者代表部门主管/经理外部公司或机构品质部4 定义4.1 一阶文件：环境管理手册，说明环境管理系统原则与管理重点之系统指导文件；4.2 二阶文件：程序文件，供管理者控管跨部门作业流程之文件；4.3 三阶文件：作业指导书、操作规范、检验规范、设计文件、技术图纸、各部门运行环境管理管理体系的常用实施细则；工作标准、岗位责任制和任职要求、一般对程序文件形成支持和补充；4.4 四阶文件：环境管理记录，用来记录执行结果的表格或报告单，需充分体现过程的客观证据；4.5 外来文件：为国家、国际法律法规、客户提供的相关文件及与环境管理有关的技术性文件数据；4.6 内部管理文件：公司级管理性文件，如各种行政管理制度、部分外来的管理性文件，各作为公司内部的管理文件，不受本环境管理体系控制，属非受控文件。
5 作业程序5.1 文件的架构记录表单一阶：环境管理管理手册二阶：程序文件三阶：WI，工程规范，技术图纸，检验规范，技术文件，外来文件等四阶：环境管理记录表单页次3/7 文件名称EMS文件记录管理程序生效日期XXXX5.2文件制作规范：本规定限定于一、二阶文件适用：5.2.1文件表头制作要求：5.2.1.1 公司名称：东莞赛诺高德蚀刻科技有限公司；5.2.1.2 文件名称：环境管理手册或各程序文件名称；5.2.1.3 文件编号：详见文件编号规则（5.5）；5.2.1.4 制定部门：对应文件的制定责任部门；5.2.1.5 版本班次：详见5.7 相关内容；5.2.1.6 页码页次：用对应页次/总页数表示，如“1/2”表示总页数2页，所在第1页；5.2.1.7 制定日期：制作文件日期；5.2.1.8 生效日期：文件开始生效日期。
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施小俊
1
2012.7.7
A1
2012.7.7
作业指导书
HX/QW-20-JZ
王锡照/财务部
施小俊
1
2012.7.7
A1
图样(文件)更改通知单
Rev.AHX/QR-ZL-07NO：
文件名称
产品先期质量策划程序
文件编号
控制部门
技术部
申请更改部门
技术部
更改原因：
对PFMEA文件策划规定不明确。
4.1 做测量系统分析的时机
4.1.1 产品试制阶段，按控制计划要求对计量器具进行MSA分析；
4.1.2 顾客要求时，按照顾客要求进行MSA分析。
更改人：施小俊
日 期：2009-7-8
同意
审核人：何文伟日期：2009-7-8
批准意见：
同意
批准人：戴国波日期： 2009-7-8
图样(文件)更改通知单
Rev.AHX/QR-ZL-07NO：
更改人：施小俊
日 期：2009-7-8
同意
审核人：何文伟日期：2009-7-8
批准意见：
同意
批准人：戴国波日期：2009-7-8
图样(文件)更改通知单
Rev.AHX/QR-ZL-07NO：
文件名称
产品和过程特性分级规定
文件编号
控制部门
技术部
申请更改部门
技术部
更改原因：
标识方法规定的不够明确
申请人：孙浩良日期：2012-7-6
申请人：施小俊日期：2009-7-8
更 改 后 内 容
4.7全尺寸检验和功能试验
质量部对《控制计划》中规定的频次，根据适用的顾客工程材料及性能标准对产品进行全尺寸检验和功能试验，并填写《全尺寸检验报告单》和《成品检验报告单》。其结果应可供顾客评审。
更改人：施小俊
日 期：2009-7-8
同意
审核人：何文伟日期：2009-7-8
更改人：施小俊
日 期：2009-7-8
同意
审核人：何文伟日期：2009-7-8
批准意见：
同意
批准人：戴国波日期： 2009-7-8
图样(文件)更改通知单
Rev.AHX/QR-ZL-07NO：
文件名称
监视和测量控制程序
文件编号
控制部门
质量部
申请更改部门
质量部
更改原因：
监视和测量控制策划时，对全尺寸检验和功能试验要求不明确。
程序文件
QP7.1-09
戴国波/总经理
施小俊
1
2012.7.7
A1
2012.7.7
作业指导书
HX/QW-20-JZ
戴国波/总经理
施小俊
1
2012.7.7
A1
2012.7.7
程序文件
QP7.1-09
孙浩良/技术部、管代
施小俊
1
2012.7.7
A1
2012.7.7
作业指导书
HX/QW-20-JZ
孙浩良/技术部、管代
4.5.6过程检验不合格,按《不合格品控制程序》执行。
更改人：施小俊
日 期：2013-7-21
同意
审核人：孙浩良日期：2013-7-21
批准意见：
同意
批准人：戴国波日期： 2013-7-21
文件和资料销毁登记表
Rev. AHX/QR-ZL-08No:
序号
文件编号
文 件 名 称
销毁原因
保留份数
销毁份数
施小俊
1
2012.7.7
A1
2012.7.7
程序文件
QP7.1-09
施小俊/质量部
施小俊
1
2012.7.7
A1
2012.7.7
作业指导书
HX/QW-20-JZ
施小俊/质量部
施小俊
1
2012.7.7
A1
文件发放/回收登记表
Rev.A HX
2012.7.7
程序文件
QP7.1-09
蒋红伟/生产部
施小俊
1
2012.7.7
施小俊
1
A1
2012.4.8
程序文件
HX/QP-2012
施小俊/质量部
施小俊
1
A1
2012.4.8
作业指导书
HX/QW-2012
施小俊/质量部
施小俊
1
A1
2012.4.8
质量手册
HX/QM-2012
蒋红伟/生产部
施小俊
1
A1
2012.4.8
程序文件
HX/QP-2012
蒋红伟/生产部
施小俊
1
A1
2012.4.8
施小俊
1
A1
2012.4.8
质量手册
HX/QM-2012
孙浩良/技术部、管代
施小俊
1
A1
2012.4.8
程序文件
HX/QP-2012
孙浩良/技术部、管代
施小俊
1
A1
2012.4.8
作业指导书
HX/QW-2012
孙浩良/技术部、管代
施小俊
1
A1
2012.4.8
质量手册
HX/QM-2012
施小俊/质量部
作业指导书
HX/QW-2012
蒋红伟/生产部
施小俊
1
A1
文件发放/回收登记表
Rev.A HX
日期
文件名称
文件编号/零件图号
签收人及部门
发放人
发放份数
回收/日期
文件资料版本修改
2012.4.8
质量手册
HX/QM-2012
戴建玉/销售部
施小俊
1
A1
2012.4.8
程序文件
HX/QP-2012
戴建玉/销售部
文件发放/回收登记表
Rev.A
日期
文件名称
文件编号/零件图号
签收人及部门
发放人
发放份数
回收/日期
文件资料版本修改
2012.4.8
质量手册
HX/QM-2012
戴国波/总经理
施小俊
1
A1
2012.4.8
程序文件
HX/QP-2012
戴国波/总经理
施小俊
1
A1
2012.4.8
作业指导书
HX/QБайду номын сангаас-2012
戴国波/总经理
销毁批准/时间
见证人
编制/日期:
外来文件清单
Rev. AHX/QR-ZL-09No:
序号
文件编号
文件名称
有效状态
来源
备注
受控文件目录
序号
文件编号
文件名称
受控状态
版本号
生效日期
备注
江苏恒鑫富奥汽车零部件有限公司
外来法规法律清单及发放记录
外来文件控制清单
序号
名称
版次
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
存档
合计
总经理
1
中华人民共和国公司法
2
中华人民共和国安全生产法
3
计量法实施细则
4
质量法
5
合同法
6
TS16949:2009标准
7
汽车行业五大工具书
8
QC T790-2007制动气室性能要求及台架试验方法标准
9
施小俊
1
A1
2012.4.8
作业指导书
HX/QW-2012
戴建玉/销售部
施小俊
1
A1
2012.4.8
质量手册
HX/QM-2012
王锡照/财务部
施小俊
1
A1
2012.4.8
程序文件
HX/QP-2012
王锡照/财务部
施小俊
1
A1
2012.4.8
作业指导书
HX/QW-2012
王锡照/财务部
施小俊
1
A1
2012.7.7
A1
2012.7.7
作业指导书
HX/QW-20-JZ
蒋红伟/生产部
施小俊
1
2012.7.7
A1
2012.7.7
程序文件
QP7.1-09
戴建玉/销售部
施小俊
1
2012.7.7
A1
2012.7.7
作业指导书
HX/QW-20-JZ
戴建玉/销售部
施小俊
1
2012.7.7
A1
2012.7.7
程序文件
QP7.1-09
文件编号
控制部门
质量部
申请更改部门
质量部
更改原因：
监视和测量控制策划时，对现场使用控制图的要求不明确。
申请人：施小俊日期：2009-7-8
更 改 后 内 容
4.5.4生产现场应按控制计划的要求使用控制图，并计算过程能力。
4.5.5在所要求的检验和试验完成并被评定合格之前，或检验和试验状态标识不清的不得将产品放行。
文件名称
顾客要求评审程序
文件编号
控制部门
销售部
申请更改部门
销售部
更改原因：
顾客要求评审策划时，缺少明确对年度合同评审要求。
申请人：施小俊日期：2009-7-8
更 改 后 内 容
4.4.1对顾客提出的要求（包括所有产品规范）,如：年度合同、专业合同等，结合本公司的实际情况进行研讨,由评审小组实施评审。