06-文件分类、编码及版本管理制度
管理制度文件编码要求
管理制度文件编码要求一、目的为了规范管理制度文件的编写，提高文件的信息化程度和可阅读性，确保文件的准确、清晰和规范。
二、适用范围适用于所有管理制度文件的编码要求，包括各类规章制度、工作流程、操作规程等。
三、编码原则1. 简单明了：编码应简洁明了，易于识别和记忆。
2. 有序排列：编码应有序排列，便于归档和检索。
3. 规范统一：编码应遵循统一的规范，不得随意更改。
4. 保密性：编码应具有一定的保密性，不得随意泄露。
四、编码要求1. 编码内容：编码应包括编号和名称两部分，编号是标识文件的唯一序号，名称是对文件内容的简要描述。
2. 编码格式：编号采用数字、字母或符号等形式，名称采用中文或英文等形式。
3. 编码规范：编码应按照一定规范进行组织，如“规章制度-部门编号-序号”等形式。
4. 编码更新：编码更新应及时进行，确保文件的版本控制和管理。
五、编码管理1. 责任部门：由相关部门负责管理管理制度文件的编码工作。
2. 编码工作流程：编码工作应按照程序规定进行，包括新建、修改和废止等流程。
3. 编码备份：编码备份应妥善保存，以防丢失或损坏。
4. 编码检查：对编码进行定期检查和审核，确保编码的准确性和完整性。
六、附则1. 本编码要求自发布之日起开始执行。
2. 对于已编写的管理制度文件，应尽快进行编码整理，以符合本要求。
3. 如有变动或疑问，应及时向管理部门进行反馈和沟通。
七、结语管理制度文件的编码是规范管理工作的重要环节，各部门应严格按照要求执行，并不断完善和提高文件编码管理水平，确保管理制度文件的有效运行和实施。
公司管理制度和编号的管理制度
公司管理制度和编号的管理制度第一章总则第一条为规范公司内部管理，提高工作效率，保障公司利益，制定本管理制度。
第二条公司管理制度是公司内部规范和约束人员行为的规则和制度，具有强制性和约束力。
第三条公司管理制度适用于所有公司员工，包括领导、员工等。
第四条公司管理制度应当符合国家法律法规和公司章程的规定，不得违法违规。
第五条公司管理制度应当及时修订和完善，以适应公司经营发展的需要。
第二章组织架构第六条公司设立总经理负责全面领导和管理公司工作。
第七条公司设立财务部、人事部、市场部等职能部门，各部门负责公司相应工作。
第八条公司设立岗位设置方案，明确各岗位职责和权限。
第九条公司设立绩效考核制度，对员工的工作表现进行定期评估。
第十条公司设立内部审计部门，对公司的经营情况进行审计和监督。
第三章工作规范第十一条公司员工应当遵守公司规章制度，保守公司机密，维护公司声誉。
第十二条公司员工应当按照公司要求履行岗位职责，完成工作任务。
第十三条公司员工应当严格执行公司制定的工作流程，不得擅自变更。
第十四条公司员工应当保持工作积极性，避免拖延磨蹭。
第十五条公司员工应当遵守公司的办公时间，不得迟到早退。
第四章奖惩制度第十六条公司根据员工的工作表现和业绩情况，设立奖励机制。
第十七条公司对违反规定的员工进行警告、扣工资等处罚措施。
第十八条公司对严重违规的员工进行停职、调整等处理。
第十九条公司对涉嫌犯罪的员工移交司法机关处理。
第五章第二十条公司员工如要离职，应提前30天向公司提出书面申请。
第二十一条公司员工离职前应完成手续交接，并领取离职证明。
第二十二条公司应妥善处理离职员工的工资、年假等待遇问题。
第六章附则第二十三条公司管理制度自颁布之日起开始执行。
第二十四条对违反公司管理制度的行为，公司有权进行调查和处理。
第二十五条公司管理制度不尽事宜，可由公司总经理根据公司实际情况进行补充规定。
第二十六条本管理制度的最终解释权归公司总经理所有。
文件排版及编号管理规定
1.0目的为了规范管理本公司的各种文件和记录，对其编号方法做出统一规定。
2.0适用范围适用于公司的所有文件与记录。
3.0内容3.1文件的编制格式3.1.1文件编制时，正文部分都要加上文件头用来明示文件信息，文件类别的填写请按照后附《文件类别对照表》中的文件类别进行填写，文件头中的具体设置参照附件。
（文件模板可以在OA系统的“模板”文件夹中下载使用。
）3.1.2文件编写条目按照以下格式。
1.01.11.1.11.1.1.12.0依此类推，层次分级最多不超过4级。
3.1.3文件页边距设置如下：竖版：上 1.8cm 下 1.5cm 左2.5cm 右1.8cm横版：上2.5cm 下1.8cm 左1.8cm 右1.5cm3.1.4文件正文字体为仿宋或宋体，字号13号，行间距为固定值20磅，数字序列字体为Arial，字号与正文相同，小标题可以加粗。
3.1.5文件文档为word文件，表单不限。
3.1.6页眉：1.5cm页脚：1.0cm页眉页脚及其他部分的未尽事宜以附件范本为准。
3.2表格记录的编制格式3.2.1表格编制时，要加入公司标示，公司标示如下图。
图（1）集团公司logo标示公司所有下发的公文，logo图标均用带字母标识的，文件头模板可以在OA导航系统中下载3.2.3表格中所有字体均为仿宋或宋体，表头字号为16号，表格正文字号13号，表格编号及表格正文之外的附属信息字号均为10号。
3.3文件的编号3.3.1公司、分厂及部门代码（详见附件）3.3.2管理体系文件体系文件包含ISO9001质量体系文件，OHSAS18001安全体系文件，ISO14001环境体系文件。
3.3.2.1一阶文件（质量手册、安全手册、环境手册）流水号：01—99文件类型标示： QM质量手册安全手册环境手册公司代码：参照附件说明：质量手册以后将分为集团公司质量手册和分公司质量手册，分公司质量手册的部分内容可引用集团公司质量手册。
3.3.2.2二阶文件（体系程序文件）（1）ISO9001质量体系程序文件流水号：01—99文件类型标示：QP质量体系程序文件公司代码：参照附件说明：程序以后将分为集团公司质量程序文件和分公司程序文件，分公司程序文件的部分内容可引用集团公司程序文件或等同使用。
规章制度分类编号管理规范
规章制度分类编号管理规范
一、总则
为了规范规章制度的分类编号管理，提高规范管理水平，落实规章制度管理的科学性和规范性，保障规章制度管理工作的顺利进行，特制定本规范。
二、规章制度分类
1. 国家法律
2. 国务院令
3. 部门规章
4. 地方法规
三、编号管理
1. 编号的构成
编号由一级分类数字、二级分类数字、三级分类数字和序号数字组成。
各级分类数字之间以点号分隔，序号数字从1开始递增。
2. 编号的分配
（1）国家法律的编号由最高人民法院负责分配。
（2）国务院令的编号由国务院办公厅负责分配。
（3）部门规章的编号由各部委负责分配。
（4）地方法规的编号由各地方人民政府负责分配。
3. 编号的录入
编制规章制度时，应根据分类编制编号，并在规章制度正文中标注编号。
四、管理要求
1. 各级分类编号应遵循顺序递增原则，不得跳号、错号或重复使用。
2. 录入编号时应准确无误，避免引起混淆或错误。
3. 对于规章制度的修改、废止或撤消，应及时修改编号并通知相关单位。
4. 对于规章制度的存档，应按照编号进行整理和存放，以便查找和管理。
五、监督检查
1. 各级组织部门应定期对规章制度的编号管理情况进行检查，发现问题及时纠正。
2. 对于违反规章制度分类编号管理规范的单位或个人，应给予相应的处罚并通报批评。
六、附则
1. 本规范自发布之日起生效，有关部门和单位应当严格遵守。
2. 对于存在问题的规章制度分类编号管理，应当立即整改，并报相关部门备案。
以上为规章制度分类编号管理规范，如有不妥之处，敬请指正。
公司文件编号规范管理制度
公司文件编号管理制度
为规范公司文档管理，特制订本文件编号规范，请各部门在以后的文件编号中严格按照此规定进行文件编号。
文件命名基本各式：
XXX - XX - XX - XXXXXX - XX
发文状态/文件流水号
发文日期
文件类型
发文机构
公司代码
一、文件编号由五部分组成，每部分之间用“—”连接
第一部分：公司代码，表明发文公司
第二部分：发文机构，表明公司内发文的部门
第三部分：文件类型，表明文件所属性质
第四部分：发文日期，表明发文时间
第五部分：发文状态/文件流水号，发布制度类表明文件版本号，发布其它类型表明文件流水号
二、各部分表示方法
1.公司代码
由公司拼音首字母组成，具体为SCT
2.发文机构
发文机构的表达符号
3.文件类型 文件类型的表达符号
4.发文日期
由年月日YYYYMMDD 表示，例如20230110 5.文件状态/文件流水号
文件状态/文件流水号表达符号的说明
三、举例：
1.人事部2023年01月10日发布的考勤管理制度第一版 文件编号：SCT-RS-ZD-20230110-1.0
2.人事部2023年01
月11日发布的中层管理人员会议纪要 文件编号：SCT-RS-HY-20230110-01 四、文件表头
制度类文件统一使用下列表头，例： 正文
五、公司行政类文件
XXX 【XXXX】 X号
顺序号，例，12号
发文年份,例【2023】
公司简称
六、编号管理
所有文件由人事部统一编制和管理。
所有文件流水号在每年1月1日自动归零。
文件物品管理制度
文件物品管理制度一、总则文件物品管理制度是为了规范单位文件和办公用品的流转和管理，确保文件安全和物品的合理使用，提高单位工作效率和服务质量，防止资源浪费的管理规范。
二、适用范围本制度适用于所有单位工作人员，包括文件管理、办公用品管理等方面。
三、文件管理1. 文件的分类根据文件的性质和用途，将文件分为保密文件、一般文件、公开文件等不同类别，并采取相应的管理措施。
2. 文件的编号和归档对所有文件进行编号和归档，建立档案管理系统，确保文件的可查找性和安全存档。
3. 文件的传递和借阅所有文件的传递和借阅需经过相关部门的审批和登记，并设定严格的流转流程，确保文件的安全和完整。
4. 文件的销毁对于无用或过期的文件，应及时进行销毁，避免占用空间和资源浪费。
四、办公用品管理1. 办公用品的购买根据单位需求和预算，合理购买办公用品，确保办公工作的正常进行。
2. 办公用品的领用和归还工作人员需按照规定的程序和数量领用办公用品，并在使用完毕后及时归还或报废。
3. 办公用品的维护和保养保管员负责对办公用品进行定期的维护和保养，确保办公用品的良好状态和延长使用寿命。
4. 办公用品的盘点和清点定期对办公用品进行盘点和清点，确保库存的准确性和完整性。
五、责任制度1. 文件管理员负责文件的管理和查询工作，确保文件的完整性和安全性。
2. 保管员负责办公用品的管理和维护工作，确保办公用品的正常使用和更新。
3. 每个工作人员都有保护文件和办公用品的责任，不得私自调动或损坏文件和办公用品。
4. 对于违反文件物品管理制度的工作人员，将按照单位规定进行处理，严肃追究责任。
六、监督检查1. 领导机构负责对文件物品管理制度进行监督和检查，确保执行情况和效果。
2. 对于制度执行中存在的问题和不足，及时调整和完善，提高管理水平和效率。
七、附则1. 本制度自发布之日起生效，作废之前的有关文件物品管理规定。
2. 对于本制度的解释权归单位领导机构所有。
文件管理制度模板
文件管理制度模板一、总则1.1 为了加强公司文件管理，规范文件 creation、审批、传递、归档、销毁等过程，保证文件的安全、准确、及时和高效，根据国家相关法律法规和公司实际情况，制定本制度。
1.2 本制度适用于公司各部门和全体员工，对公司文件管理工作提出具体要求和规范。
1.3 公司文件管理工作应遵循完整性、准确性、及时性和保密性原则，确保文件在公司的正常运行和持续发展中发挥重要作用。
二、文件分类与编码2.1 文件分类根据文件内容、性质和用途，将文件分为以下几类：（1）公司内部文件：包括公司规章制度、部门职责、工作流程、业务指导等。
（2）外来文件：包括与合作单位、上级部门、客户等有关的文件。
（3）公文：包括上级下达的指令、通知、报告，以及公司对外发出的函件、公告等。
（4）技术文件：包括产品设计、生产工艺、质量控制、检验标准等。
（5）会计文件：包括财务报表、会计凭证、账簿等。
2.2 文件编码文件编码分为四级，分别为部门代码、类别代码、年份和序号。
编码规则如下：（1）部门代码：根据公司部门设置，分别赋予唯一的代码。
（2）类别代码：按照文件分类，分别赋予唯一的代码。
（3）年份：文件创建年份。
（4）序号：当年内该类别文件的序号。
三、文件 creation 与审批3.1 文件 creation（1）各部门根据工作需要，提出文件 creation 需求，明确文件内容和格式要求。
（2）文件 creation 应采用公司规定的模板和标准格式，确保文件的一致性和规范性。
（3）文件 creation 时，应充分利用公司内部资源，必要时可外部采购专业服务。
3.2 文件审批（1）文件 creation 完成后，提交给相关部门进行审批。
（2）审批过程中，相关部门应认真审查文件内容，提出修改意见，确保文件质量。
（3）文件审批通过后，由文件创建部门负责发布和传达。
四、文件传递与归档4.1 文件传递（1）文件传递应通过公司内部办公系统进行，确保传递的及时性和安全性。
文件分类及编码规则
文件分类及编码规则在日常工作和生活中，我们经常需要处理各种各样的文件。
为了方便管理和查找文件，对文件进行分类和编码是非常必要的。
下面是一些文件分类及编码规则的建议。
文件分类规则：1.根据文件性质分类可以根据文件的性质将其分类，比如财务文件、人事文件、行政文件、采购文件等。
这样可以方便在需要时快速找到相应的文件。
2.根据文件部门分类如果是在组织或公司中使用文件，可以根据文件所属的部门进行分类。
比如销售部门、研发部门、市场部门等。
这样可以方便各个部门管理自己的文件。
3.根据文件日期分类无论是哪种文件，都可以根据其创建日期或修改日期进行分类。
可以按照年份、月份、日期等进行分类管理，方便查找和归档。
4.根据文件重要性分类可以根据文件的重要性进行分类，将一些重要的文件单独归档。
比如合同文件、核心技术文件等，以便更好地保护和管理。
文件编码规则：1.使用数字与字母混合编码可以使用数字与字母的组合进行文件编码，比如A001、B002等。
数字可以代表文件分类，字母可以代表文件序号。
这样可以方便对文件进行排序和查找。
2.使用层次化编码可以使用层次化的编码结构，从大类到小类逐级编码。
比如001表示财务文件，001.001表示财务报表，001.002表示财务凭证等。
这样可以方便按照层级关系进行分类和查询。
3.使用关键词编码可以根据文件的关键词进行编码。
比如根据文件名称和内容中的关键词编码，比如报销申请、销售合同等。
这样可以方便根据关键词查找文件。
4.使用版本号编码对于经常需要修改的文件，可以使用版本号进行编码。
比如v1.0表示第一个版本，v2.0表示第二个版本。
这样可以方便追踪文件的修改历史。
总结：文件分类和编码规则可以根据具体情况进行调整和适应。
在实际应用中，可以根据组织或个人的需求进行灵活运用。
通过合理的文件分类和编码规则，可以提高文件管理的效率和准确性，减少查找和整理文件的时间成本，提高工作效率。
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文件分类、编码及版本管理制度
1.目的
为规公司文件管理，明确文件体系分类，并通过文件编码及版本的制定使其具有唯一性、统一性、识别性、控制性，特制定本管理制度，以达到信息资料有效分类管理及便于查找的目的。
2.适用围
本管理制度适用于公司文件体系。
其他公司参照执行。
3.文件分类
公司文件体系依照容从上至下分为四大类：政策类、制度类、流程类、其他类。
4.1政策类
政策是公司在不违背国家相关政策法规的前提下，为了实现公司整体利益最大化，以权威形式制定的公司战略、发展目标计划及其他对公司活动起到纲领性指导作用的文件。
4.2制度类
制度是公司、部门等制定主体在公司政策的指导下，为了规自身建设，加强成本控制、维护工作秩序、提高工作效率、增加公司利润、增强企业品牌影响力，通过一定的程序所制定出的一系列规和准则，包括管理制度、规定、办法等。
公司制度一般包括以下几个方面：
（1）人力管理制度。
容包括：员工守则及行为规、岗位职责、岗位说明书、考勤管理、招聘管理、人事档案管理、离职管理、培训管理、人员调动管理、奖惩管理、福利管理、工资管理、绩效考核管理等。
（2）安全制度。
容包括：警卫人员值勤管理、防火安全管理、安全生产管理、安全保卫管理、事故管理、危险物品安全管理等。
（3）财务制度。
容包括：资金预结算管理、资金管理、现金管理、财务审批管理、财务盘点管理、审计管理、固定资产管理、出纳管理、会计档案管理、统计管理等。
（4）行政制度。
容包括：会议管理、文件管理、档案管理、出差管理、车辆管理、食堂管理、管理、环境卫生管理、值班管理、办公用品管理等。
（5）业务部门制度。
指以各业务部门为主体制定的涉及到与人力管理、安全、行政等通用容相关的一系列规和准则。
4.3流程类
流程类文件是符合一定格式规要求，用于指导业务运作而编制的一系列相互配套但又各有侧重的程序文件。
重点强调时间性、逻辑性和规、维护业务的标准化运作。
包括流程、操作细则等。
4.4其他类
其他类文件是指除了政策类、制度类、流程类以外的其他文件，例如：会议纪要、方案、计划、报告等。
4.5说明
（1）手册是公司或部门按实际需求，选择若干个有关联的文件汇编成册的文件。
手册的容不得与原有文件冲突。
如《工管中心管理制度及流程手册》、《标准化建设体系管理手册》。
（2）表单模板是支持制度流程运作而预先设计好的标准化格式文件，或预先设定好的检查项目表，可直接在模板空白处填写或可按容实施检查。
要求与制度流程配套使用。
4.文件编码
4.1编码类型
（1）文件编码
指文件体系所有文件的编码。
格式规为“文件编码：xxx”，要求放在文件正文页眉处，居右，如图1所示：
（2）表单编码
指填写表单样式的模板产生的编码。
格式规为“表单编码：xxx”，要求放在表单上端右侧位置，如图2所示：
（3）手册编码
指由文件汇编成册的手册编码。
格式规为“手册编码：xxx”，要求放在手册正文页眉处，居右，如图3所示：
4.2编码规则
4.2.1编码元素规则
文件编码包括四大元素：类别码、围码、业务别、序列码。
表单编码可按需添加制表号。
（1）类别码
用于识别文件的类别。
格式为一个大写英文字母，例如：M—手册、Z—制度、P—流程、F—表单。
（2）围码
用于识别文件的适用围。
格式为两个大写英文字母，例如：AA—全公司、ZS—装饰、MQ—幕墙。
（3）业务别
用于识别文件适用的业务围，要求归口到一级部门。
格式为业务部门缩写名称拼音的前两个首字母。
例如，企管部的缩写为“企管”，拼音首字母为“QG”，即作为其业务别。
若出现业务部门缩写首字母重复的情况，则已有业务部门的业务别不变，新增业务部门的业务别保留第一个大写字母，第二个大写字母按照26个英文字母（重复字母除外）的顺序编写。
如，新业务模块的业务别根据规则应为“GG”，与已有的工管中心业务别重复，则将该新业务模块的业务别制定为“GA”。
（4）序列码
用于识别同类别、同围、同业务文件的流水号。
格式为两位数字，起始编号为“01”。
涉及到项目管理人员的表单，表单编号中序列码格式可以为“角色名缩写-序号”，例如，项目经理：“项-01”；施工员：“施-01”；安全员：“安-01”；质量员：“质-01”；资料员：“资-01”；材料员：“材-01”；仓管员：“仓-01”；决算员：“决-01”。
（5）制表号
即填写表单的流水号。
制表号现不作要求，各部门可按需选择填写，待后期信息系统上线，制表号将由系统自动生成。
表1 编码元素规则示例表
SJ 企管部QG 财务部CW 法务监察部FW
信息部IT 行政综合部XZ
人力资源部HR 证券投资部ZT
知识产权部IP 审计部SA
4.2.2编码结构
图4编码结构图
（1）文件编码：类别码-围码-业务别-序列码
如，信息部《亚厦股份互联网访问管理制度》的文件编码为：Z-AA-IT-01；（2）表单编码：类别码-围码-业务别-序列码-（制表号）
如，假定《采购计划表》模板的序列码为03，则其表单编码为：F-ZS-JC-03；
如，某项目部施工员使用的某表单的表单编码为：F-ZS-GG-施-01；（3）手册编码：类别码-围码-业务别-序列码
如，标准化管理体系管理手册的手册编码为：M-AA-QG-01；
5.文件版本
版本号是版本的识别号，文件新建时为初始版本号，以后每次修订均须根据规则更新版本号。
5.1版本号格式
版本号格式为“Vx.y”（“V”为“Version”的缩写）。
“x”为从“1”开始编号的整数，“y”为0~9围的整数，文件初始版本号为“V1.0”。
（1）“x”应用于围较大的变更或者是结构性的变更，“y”应用于容的小变化。
（2）“y”是在保持“x”不变（同一个大版本）的情况下才会发生改变，若本次“x”发生变化，“y”数值要置为“0”。
版本号要求体现在文件、手册正文页脚处，居右，格式规为“版本号：Vx.y”，如图5所示：
图5版本号示意图
5.2版本号更新规则
文件/手册的版本号为“Vx.y”，容只是小围的修订，不涉及结构性根本性的调整，应将文件版本号中的“y”更新为“y+1”，“x”数值不变。
如容、结构等进行大的修订后，应将文件版本号中的“x”更新为“x+1”，“y”数值置为“0”。
6.附则
（1）未遵照本制度要求开展工作的管理人员按相关管理办法追责。
（2）本管理制度自发布日起生效。
（3）本管理制度由企管部负责解释及组织修订。
（4）记录的保存
记录名称移交责任人保存责任人保存场所存档时间保存期限到期处理方式
《文件分类、编码
及版本管理制度》
企管部璐销毁
（5）文件拟定和修订记录
7.支持文件
（1）《制度模板》
（2）《流程模板》
（3）《操作细则模板》。