06 文件分类、编码及版本管理制度
管理制度文件编码要求
管理制度文件编码要求一、目的为了规范管理制度文件的编写，提高文件的信息化程度和可阅读性，确保文件的准确、清晰和规范。
二、适用范围适用于所有管理制度文件的编码要求，包括各类规章制度、工作流程、操作规程等。
三、编码原则1. 简单明了：编码应简洁明了，易于识别和记忆。
2. 有序排列：编码应有序排列，便于归档和检索。
3. 规范统一：编码应遵循统一的规范，不得随意更改。
4. 保密性：编码应具有一定的保密性，不得随意泄露。
四、编码要求1. 编码内容：编码应包括编号和名称两部分，编号是标识文件的唯一序号，名称是对文件内容的简要描述。
2. 编码格式：编号采用数字、字母或符号等形式，名称采用中文或英文等形式。
3. 编码规范：编码应按照一定规范进行组织，如“规章制度-部门编号-序号”等形式。
4. 编码更新：编码更新应及时进行，确保文件的版本控制和管理。
五、编码管理1. 责任部门：由相关部门负责管理管理制度文件的编码工作。
2. 编码工作流程：编码工作应按照程序规定进行，包括新建、修改和废止等流程。
3. 编码备份：编码备份应妥善保存，以防丢失或损坏。
4. 编码检查：对编码进行定期检查和审核，确保编码的准确性和完整性。
六、附则1. 本编码要求自发布之日起开始执行。
2. 对于已编写的管理制度文件，应尽快进行编码整理，以符合本要求。
3. 如有变动或疑问，应及时向管理部门进行反馈和沟通。
七、结语管理制度文件的编码是规范管理工作的重要环节，各部门应严格按照要求执行，并不断完善和提高文件编码管理水平，确保管理制度文件的有效运行和实施。
文件编码管理制度
一、目的：为了使公司的管理文件便于查阅、识别、控制和追踪，同时可避免使用或发放过时的文件，需要对公司的管理文件加编码。
二、适用范围：适用于公司所有的行政管理、生产管理和质量文件。
三、责任者：GMP办。
四、正文：1 管理文件编码由四大部分组成，即标准类型（包括记录、图表）、管理类别、文件序号、修订次数。
1.1 标准类型根据其文件性质分为标准和记录（凭证）、图表三大类；其中标准类文件又分为技术标准、管理标准和工作标准三类。
类型名称代码技术标准 STP 标准类型管理标准 SMP工作标准 SOP记录 JL图表 TB1.2 管理类别：文件按其管理进行分类，拼音缩写代码列表如下：1.3 文件序号以三位阿拉伯数字表示，如序号为第6号的文件，顺序号用006表示。
1.4 修订次数修订号用两位数字表示，如00为第一次制订，01为第一次修订，02为第二次修订，以此类推。
代码与顺序号、修订号之间用短线分开。
文件编码：标准类型(代码)-管理类别（缩写代号）-文件序号（三位阿拉伯数字）修订次数（两位数字）。
例如：STP－SC－007－00STP-SC表示生产技术标准007表示顺序为第7号的生产技术标准文件。
最后的00表示第一次制订的文件。
STP-SC-007-00表示序号为第7号的生产技术标准文件，此文件是首次制订的。
特殊规定1.5质量技术类文件的编码由四部分组成，即①②③④第①部分: 代表质量类技术标准第②部分:物料类别，01表示原辅料，02表示中间品，03表示包材，04表示成品，04N表示成品内控。
第③部分:为文件流水号，由三位阿拉伯数字组成，按顺序从001到999号。
表示该文件是本部分的第几个文件。
第④部分为版式序号：00表示第一版新文件，01表示第一次修改，02表示第二次修改，依此类推。
1.6验证类文件的编码由四部分组成，即②②③④(SB、WS)。
(设备、清洁验证为SOP，工艺验证为STP)如：SOP-SBYZ-001-01标示序号第一个设备第一次再验证。
文件编码原则和版本次管理办法
文件变更履历页1、目的：建立统一的文件编码和公司金蝶K3 系统各代号编码原则以及文件版本/次管理原则和方法，使各类文件的分类有一定的组织系统和规律。
2、适用范围：适用于本公司所有受控文件的编码,金蝶K3系统编码和版本/次管理。
3、定义无4、权责：各部门：负责按程序和本文件的要求对本部门拟定文件的编码。
文管：负责各部门文件编码原则的拟定和各部门文件编码的监督、确认。
5.作业内容：5.1一、二、三、四阶文件编码原则5.1.1体系类文件（如质量手册、程序文件、管理规定、制度、作业办法、工作说明、实施细则等）流水号(从001-999)文件别号体系代号普信达公司代号“PSD”备注：三阶文件在文件别号后，增加一个代码，区分SIP、SOP、作业办法、实施细则等，如：PSD-Q-03（A）-001 表示SIP。
5.1.2说明5.1.2.1管理体系代号:依据管理体系之不同，其代号亦不相同，目前本公司以“Q”代表质量管理体系，以“E”代表环境管理体系等。
5.1.2.2文件阶层代号：依据文件阶层赋予代号，一阶文件为“01”（手册Manual），二阶文件为“02”（程序Procedure），三阶文件为“03”（指导书Instruction），四阶文件为“04（表单）”。
5.1.3对于在表单印刷时即可编好管理流水号的（如：送货单号、采购申请单号、入库单号等），可依据表单印刷许可的特性确定编码方法。
5.1.3.1通常方法如下：X X X X X X X X流水号（从000001～999999）印刷时的年份号（如09）。
备注：金蝶K3系统中生成的表单以系统自动生成的流水码区分。
参照金蝶K3系统表单编号原则。
5.1.3.2申请印刷时要注意避免重号。
推荐头2位用印刷时的年份号开头，并且申请印刷时需根据已有表单的编号在申请单上注明新印表单的起始编号。
5.2文件版本/次的编码和管理5.2.1文件版本/次编码原则①版本:从A开始的整数②版次:从05.2.2版本/次的变更5.2.2.1文件内容修改，应在修订页内做相应的修改记录，并对封面进行版本/次的变更。
文件编码编号及格式管理制度
1.目的本文件规定文件类别的划分和编号及格式的规定，确保实施有序管理。
2.范围适用于公司所质量管理体系文件。
3.公司代号DF：表示东方纸箱机械实业有限公司4. 管理类别划分及其代号规定：类别序号管理类别代号说明业务类1 技术管理T2 采购物料管理 B3 质量管理Q4 生产管理P5 运输管理 D支持类6 市场管理M7 人力资源管理H8 行政管理 A9 环境管理 E10 安全卫生管理S11 基础设施管理I 含投资12 财务管理 F13 目标计划管理O 含实体绩效管理、年度经营计划目标14 信息管理N15 客户关系管理 C5. 文件类别划分及其代号规定：序号文件类别定义代号1 质量手册规定组织质量管理体系的文件QMQP2 程序文件质量管理体系中描述为进行某项活动或过程所规定的途径的文件3 规章制度QRQL4 计划规定用于某一具体情况的管理体系要素和资源的文件5 作业指导书有关如何实施和记录的详细描述WI6 表单用于记录管理体系所要求的信息的文件QF7 清单目录QT8 技术规范TS6. 部门代号根据组织架构图中设置的各部门名称，以两个英语单词第一个大写字母进行标识，如总经理、总经理助理、生产副总、营销副总均缩写成CE、生产部PD、人事行政部HA、财务部FD、物控部MC、开发部RD、市场部MD、品管部QM、售后服务部CS。
7. 文件编号组成要素7.1 质量手册和程序文件：DF/QM - ××顺序号（00， 01， 02……）公司代号及文件类别号7.2 三级文件及其它文件：DF/××-××-××文件的序号（01，02，……）部门代号(其中物控部原已印刷的表单按“OP”,但等ERP正式运行后改为“PMC”) 作业指导书（WI）、规章制度（QR）、技术规范（TS）、质量记录（QF）等文件类别号公司代号7.3 物控部计划编号：×××/××××/××/×××/×××此供应商当月生产计划单或追加计划单或更改计划单的流水号计划编制的当月流水号计划编制的月份计划编制的年份供应商编号8. 程序文件的结构和基本要求8.1 程序可用文字、流程图、表格或其组合描述。
06-文件分类、编码及版本管理制度
06-文件分类、编码及版本管理制度文件分类、编码及版本管理制度1.目的为规公司文件管理，明确文件体系分类，并通过文件编码及版本的制定使其具有唯一性、统一性、识别性、控制性，特制定本管理制度，以达到信息资料有效分类管理及便于查找的目的。
2.适用围本管理制度适用于公司文件体系。
其他公司参照执行。
3.文件分类公司文件体系依照容从上至下分为四大类：政策类、制度类、流程类、其他类。
4.1政策类政策是公司在不违背国家相关政策法规的前提下，为了实现公司整体利益最大化，以权威形式制定的公司战略、发展目标计划及其他对公司活动起到纲领性指导作用的文件。
4.2制度类制度是公司、部门等制定主体在公司政策的指导下，为了规自身建设，加强成本控制、维护工作秩序、提高工作效率、增加公司利润、增强企业品牌影响力，通过一定的程序所制定出的一系列规和准则，包括管理制度、规定、办法等。
公司制度一般包括以下几个方面：（1）人力管理制度。
容包括：员工守则及行为规、岗位职责、岗位说明书、考勤管理、招聘管理、人事档案管理、离职管理、培训管理、人员调动管理、奖惩管理、福利管理、工资管理、绩效考核管理等。
（2）安全制度。
容包括：警卫人员值勤管理、防火安全管理、安全生产管理、安全保卫管理、事故管理、危险物品安全管理等。
（3）财务制度。
容包括：资金预结算管理、资金管理、现金管理、财务审批管理、财务盘点管理、审计管理、固定资产管理、出纳管理、会计档案管理、统计管理等。
（4）行政制度。
容包括：会议管理、文件管理、档案管理、出差管理、车辆管理、食堂管理、管理、环境卫生管理、值班管理、办公用品管理等。
（5）业务部门制度。
指以各业务部门为主体制定的涉及到与人力管理、安全、行政等通用容相关的一系列规和准则。
4.3流程类流程类文件是符合一定格式规要求，用于指导业务运作而编制的一系列相互配套但又各有侧重的程序文件。
重点强调时间性、逻辑性和规、维护业务的标准化运作。
包括流程、操作细则等。
文件编号管理制度
文件编号管理制度编制部门：负责人：审核部门：负责人：总经理审批：审批日期：文件编号管理制度1.目的：为了规范公司管理体各类文件，确保公司重要文件具有唯一编号，便于文件的识别、追溯和控制，保证公司文件体系有效运转，特制定本制度。
2.适用范围：适用于公司有文件3.文件编号结构3.1文件编号由四部分组成，每部分之间用“—”连接。
第一部分：表明公司名称,统一使用“”。
第二部分：表明发文部门。
第三部分：表明文件的密级程度。
第四部分：表明文件的属性，即文件的类型。
第五部分：表明版本号。
第六部分：表明文件的状态，即反映对原文件所作的修改。
第七部分：表明文件发文时间。
3.2各部分表示方法3.2.1第一部分：公司简称为“”，统一使用英文缩写为“”3.2.2第二部分：发文部门发文机构表达符号总经办01综合办02财务部03项目运营部04产品运营部053.2.3第三部分：文件的密级密级表达符号控制发放和使用的范围特别说明R.03（绝密）限于高层管理人员总经理R.02（机密）限于中层以上管理人员部门经理、主管、项目经理等R.01（秘密）限于涉及的某个人或某部门R.00 无任何限制3.2.4第四部分：文件层次及文件类型3.2.4.1文件层次：层次表达符号文件层次说明NO.1 一层次文件质量手册NO.2 二层次文件程序文件和规章制度等NO.3 三层次文件作业指导书、检验规程等等作业性文件NO.4 四层次文件表格记录3.2.4.2文件类型（可归档分类使用）类型表达符号文件类型说明TD(Technical documents) 技术类文件图纸、材料表、技术方案、研发资料等MD(Management document) 管理类文件规章制度、管理文件、作业指导书、检验规程、表格记录BD(Business documents) 业务类文件合同、协议等NC(Notice the class file) 发文类文件发文、公告、通知、函、会议文件等OD(Other types of documents) 其他类文件以上没包括的文件3.2.5第五部分：版本号3.2.5.1起草版本的编号为 0.1, 0.2, 0.3, ..., 0.10。
文件资料分类及编码规则
审批及颁发：部门签名日期起草质量保证部质量保证部主审质量总监会审生产管理负责人批准质量管理负责人颁发质量保证部分发：Copy-1 Copy-2 Copy-3 Copy-4 Copy-5 质量保证部质量控制部设备部技术部销售部Copy-6 Copy-7 Copy-8 Copy-9 Copy-10 行政人事部财务部安全环保部企管部注册部Copy-11 Copy-12 Copy-13 Copy-14 Copy-15 科技项目部采购部仓储部生产部一车间Copy-16 Copy-17 Copy-18 Copy-19 Copy-20 二车间三车间六车间七车间八车间Copy-21 Copy-22九车间十车间文件再审记录：第几次再审审核情况审核人/日期批准人/日期第次再审第次再审第次再审一、目的依照GMP要求，确立文件分类与编码规则，便于文件管理和追溯。
二、范围适用于文件分类与编码管理。
三、职责1 质量保证部负责文件体系的分类及编码规则，对各文件进行赋码。
2 各部门负责按照原则对文件进行分类管理；各部门起草文件时必须严格遵循文件编码的规定。
四、术语无五、内容1 文件分类1.1 一级文件:阐明公司内某一体系的方针，描述体系的文件。
主要包括：质量方针、质量管理手册、质量责任制、质量目标。
1.2 二级文件：主要描述为实施体系要素所涉及到的各职能部门的活动，或为完成某项活动而规定的方法。
包括：a）技术标准：包括工艺规程、质量标准、方案、报告等。
b）管理标准：包括计划、管理制度、清单、目录等，描述公司各主要过程的管理活动。
c）工作标准：包括部门职责、职务说明书。
d）工厂主文件。
1.3 三级文件：标准操作规程（SOP），描述各管理环节的操作要素和工作流程、具体的操作方法和步骤。
1.4 四级文件：记录、表格、合格证、图纸、标签、证书等。
2 文件编码2.1 文件分类编码应遵循以下原则：2.1.1 系统性：统一分类，统一编码。
公司文件编号管理制度
公司文件编号管理制度文件编号管理制度1.目的确保公司重要文件具有唯一编号，便于文件的识别、追溯和控制，保证公司文件体系有效运转。
2.适用范围本制度适用于本公司经营管理过程中，所涉及的全部文件的编号、版号以及分发编号的标识管理。
3.总则1. 凡本公司需进行编号管理的文件、资料，在编号时均应按照本规定的要求接受管理;本规定不适用于党务文件。
2. 由企业发展部负责制订公司文件分类的编号方法，并指导各部门专职人员执行。
3. 根据文件类型和内容进行编号分类，便于科学管理和开发利用。
4. 文件类别4.1 文件1. 管理制度2. 技术文件3. 合同(招投标)4. 外来文件4.2记录1. 会议记录2. 检查记录3. 工作总结(周报、月报)4. 工作计划5.文件编号规则5.1编码元素使用规则5.1.1公司名称公司全称:湖南华熠智能工程有限公司简称:HNHY5.1.2部门代号QF--企业发展部 ZH--综合部 ZX--管理咨询部 GC--硬件研发部 RJ--软件研发部 5.1.3日期代号统一采用“yyxx”的格式，例如“1101”代表该文件是2011年1月制定的。
5.1.4流水号统一采用三位阿拉伯数字编码，例如:“001”代表第一份文件。
5.1.5文件版本编号下面是对文件版本进行编号要遵守的标准:起草版本的编号为 0.1, 0.2, 0.3, ..., 0.10。
版本编号可以根据项目需要延伸到若干层。
例如， 0.1, 0.1.1, 0.1.1.1。
一旦文件版本得以确认后，版本编号应该始自 1.0。
版本编号不断变化为: 1.0, 1.1, 1.2, ..., 1.10。
项目可以根据需要将版本编号晋升为2.0，2.1, 2.2 等。
5.2文件编码结构LYKJ/XX—XX—XX—YYXX—nnn流水号(000-999)日期代号(年年月月)文件类型部门代号企业代号/文件(记录)5.3文件分类编码规则5.3.1规章制度和管理文件格式:LYKJ/WJ-QF-ZD-vdd格式说明:公司名称/文件类别-部门缩写-制度缩写-版本号5.3.2合同(招投标)协议格式:LYKJ/WJ-QF-T-yyxx-nnn 格式说明:公司名称/文件类别-部门缩写-合同类型-年月-流水号 T:合同类型(S-销售合同;P-采购合同;C-合作协议;H-劳动合同;T-技术开发合同;O-其他合同)5.3.3外来文件格式:LYKJ/WJ-AA-RM-yyxx-nnn格式说明:公司名称/文件类别-外来公司名称-需求相关-年月-流水号5.3.4技术文件格式:LYKJ/WJ-RJ-(AB)BB-yyxx-vdd 格式说明:公司名称/文件类别-部门缩写-(项目名称)工作过程名称-年月-版本号相应工作过程名称的简称(例如 SPP，SRS)不是必需的，但如果要使用，应该遵守下面表格中的标准。
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文件分类、编码及版本管理制度
1.目的
为规范公司文件管理，明确文件体系分类，并通过文件编码及版本的制定使其具有唯一性、统一性、识别性、控制性，特制定本管理制度，以达到信息资料有效分类管理及便于查找的目的。
2.适用范围
本管理制度适用于公司文件体系。
其他公司参照执行。
3.文件分类
公司文件体系依照内容从上至下分为四大类：政策类、制度类、流程类、其他类。
4.1政策类
政策是公司在不违背国家相关政策法规的前提下，为了实现公司整体利益最大化，以权威形式制定的公司战略、发展目标计划及其他对公司活动起到纲领性指导作用的文件。
4.2制度类
制度是公司、部门等制定主体在公司政策的指导下，为了规范自身建设，加强成本控制、维护工作秩序、提高工作效率、增加公司利润、增强企业品牌影响力，通过一定的程序所制定出的一系列规范和准则，包括管理制度、规定、办法等。
公司制度一般包括以下几个方面：
（1）人力管理制度。
内容包括：员工守则及行为规范、岗位职责、岗位说明书、考勤管理、招聘管理、人事档案管理、离职管理、培训管理、人员调动管理、奖惩管理、福利管理、工资管理、绩效考核管理等。
（2）安全制度。
内容包括：警卫人员值勤管理、防火安全管理、安全生产管理、安全保卫管理、事故管理、危险物品安全管理等。
（3）财务制度。
内容包括：资金预结算管理、资金管理、现金管理、财务审批管理、财务盘点管理、审计管理、固定资产管理、出纳管理、会计档案管理、统计管理等。
（4）行政制度。
内容包括：会议管理、文件管理、档案管理、出差管理、车辆管理、食堂管理、保密管理、环境卫生管理、值班管理、办公用品管理等。
（5）业务部门制度。
指以各业务部门为主体制定的涉及到与人力管理、安全、行政等通用内容相关的一系列规范和准则。
4.3流程类
流程类文件是符合一定格式规范要求，用于指导业务运作而编制的一系列相互配套但又各有侧重的程序文件。
重点强调时间性、逻辑性和规范、维护业务的标准化运作。
包括流程、操作细则等。
4.4其他类
其他类文件是指除了政策类、制度类、流程类以外的其他文件，例如：会议纪要、方案、计划、报告等。
4.5说明
（1）手册是公司或部门按实际需求，选择若干个有关联的文件汇编成册的文件。
手册的内容不得与原有文件冲突。
如《工管中心管理制度及流程手册》、《标准化建设体系管理手册》。
（2）表单模板是支持制度流程运作而预先设计好的标准化格式文件，或预先设定好的检查项目表，可直接在模板空白处填写或可按内容实施检查。
要求与制度流程配套使用。
4.文件编码
4.1编码类型
（1）文件编码
指文件体系所有文件的编码。
格式规范为“文件编码：xxx”，要求放在文件正文页眉处，居右，如图1所示：
（2）表单编码
指填写表单样式的模板产生的编码。
格式规范为“表单编码：xxx”，要求放在表单上端右侧位置，如图2所示：
（3）手册编码
指由文件汇编成册的手册编码。
格式规范为“手册编码：xxx”，要求放在手册正文页眉处，居右，如图3所示：
4.2编码规则
4.2.1编码元素规则
文件编码包括四大元素：类别码、范围码、业务别、序列码。
表单编码可按需添加制表号。
（1）类别码
用于识别文件的类别。
格式为一个大写英文字母，例如：M—手册、Z—制度、P—流程、F—表单。
（2）范围码
用于识别文件的适用范围。
格式为两个大写英文字母，例如：AA—全公司、ZS—装饰、MQ—幕墙。
（3）业务别
用于识别文件适用的业务范围，要求归口到一级部门。
格式为业务部门缩写名称拼音的前两个首字母。
例如，企管部的缩写为“企管”，拼音首字母为“QG”，即作为其业务别。
若出现业务部门缩写首字母重复的情况，则已有业务部门的业务别不变，新增业务部门的业务别保留第一个大写字母，第二个大写字母按照26个英文字母（重复字母除外）的顺序编写。
如，新业务模块的业务别根据规则应为“GG”，与已有的工管中心业务别重复，则将该新业务模块的业务别制定为“GA”。
（4）序列码
用于识别同类别、同范围、同业务文件的流水号。
格式为两位数字，起始编号为“01”。
涉及到项目管理人员的表单，表单编号中序列码格式可以为“角色名缩写-序号”，例如，项目经理：“项-01”；施工员：“施-01”；安全员：“安-01”；质量员：“质-01”；资料员：“资-01”；材料员：“材-01”；仓管员：“仓-01”；决算员：“决-01”。
（5）制表号
即填写表单的流水号。
制表号现不作要求，各部门可按需选择填写，待后期信息系统上线，制表号将由系统自动生成。
表1 编码元素规则示例表
财务部CW法务监察部FW
信息部IT行政综合部XZ 人力资源部HR证券投资部ZT
知识产权部IP审计部SA
4.2.2编码结构
图4编码结构图
（1）文件编码：类别码-范围码-业务别-序列码
如，信息部《亚厦股份互联网访问管理制度》的文件编码为：Z-AA-IT-01；
（2）表单编码：类别码-范围码-业务别-序列码-（制表号）
如，假定《采购计划表》模板的序列码为03，则其表单编码为：F-ZS-JC-03；
如，某项目部施工员使用的某表单的表单编码为：F-ZS-GG-施-01；
（3）手册编码：类别码-范围码-业务别-序列码
如，标准化管理体系管理手册的手册编码为：M-AA-QG-01；
5.文件版本
版本号是版本的识别号，文件新建时为初始版本号，以后每次修订均须根据规则更新版本号。
5.1版本号格式
版本号格式为“Vx.y”（“V”为“Version”的缩写）。
“x”为从“1”开始编号的整数，“y”为0~9范围内的整数，文件初始版本号为“V1.0”。
（1）“x”应用于范围较大的变更或者是结构性的变更，“y”应用于内容的小变化。
（2）“y”是在保持“x”不变（同一个大版本）的情况下才会发生改变，若本次“x”发生变化，“y”数值要置为“0”。
版本号要求体现在文件、手册正文页脚处，居右，格式规范为“版本号：Vx.y”，如图5所示：
图5版本号示意图
5.2版本号更新规则
文件/手册的版本号为“Vx.y”，内容只是小范围的修订，不涉及结构性根本性的调整，应将文件版本号中的“y”更新为“y+1”，“x”数值不变。
如内容、结构等进行大的修订后，应将文件版本号中的“x”更新为“x+1”，“y”数值置为“0”。
6.附则
（1）未遵照本制度要求开展工作的管理人员按相关管理办法追责。
（2）本管理制度自发布日起生效。
（3）本管理制度由企管部负责解释及组织修订。
（4）记录的保存
记录名称
移交责
任人
保存责
任人
保存
场所
存档
时间
保存
期限
到
期处理
方式
《文件分类、
编码及版本管理
制度》
企管部
张璐
销
毁
（5）文件拟定和修订记录
版
本
拟定/修订责任
人
拟定/修订日
期
拟定
/修订内容说明批准人V
1.0
企管部张璐修订
7.支持文件
（1）《制度模板》
（2）《流程模板》
（3）《操作细则模板》。