文件编码编号及格式管理制度
管理制度文件编码要求
管理制度文件编码要求一、目的为了规范管理制度文件的编写，提高文件的信息化程度和可阅读性，确保文件的准确、清晰和规范。
二、适用范围适用于所有管理制度文件的编码要求，包括各类规章制度、工作流程、操作规程等。
三、编码原则1. 简单明了：编码应简洁明了，易于识别和记忆。
2. 有序排列：编码应有序排列，便于归档和检索。
3. 规范统一：编码应遵循统一的规范，不得随意更改。
4. 保密性：编码应具有一定的保密性，不得随意泄露。
四、编码要求1. 编码内容：编码应包括编号和名称两部分，编号是标识文件的唯一序号，名称是对文件内容的简要描述。
2. 编码格式：编号采用数字、字母或符号等形式，名称采用中文或英文等形式。
3. 编码规范：编码应按照一定规范进行组织，如“规章制度-部门编号-序号”等形式。
4. 编码更新：编码更新应及时进行，确保文件的版本控制和管理。
五、编码管理1. 责任部门：由相关部门负责管理管理制度文件的编码工作。
2. 编码工作流程：编码工作应按照程序规定进行，包括新建、修改和废止等流程。
3. 编码备份：编码备份应妥善保存，以防丢失或损坏。
4. 编码检查：对编码进行定期检查和审核，确保编码的准确性和完整性。
六、附则1. 本编码要求自发布之日起开始执行。
2. 对于已编写的管理制度文件，应尽快进行编码整理，以符合本要求。
3. 如有变动或疑问，应及时向管理部门进行反馈和沟通。
七、结语管理制度文件的编码是规范管理工作的重要环节，各部门应严格按照要求执行，并不断完善和提高文件编码管理水平，确保管理制度文件的有效运行和实施。
管理制度文件编码管理规程
管理制度文件编码管理规程第一章总则第一条为规范管理制度文件的编码管理，提高文件的流转效率和管理水平，便于查阅和使用，特制定本规程。
第二条本规程适用于公司内所有管理制度文件的编码管理。
第三条管理制度文件编码应当遵循合理、规范、易于理解和便于查找的原则。
第四条公司应当建立管理制度文件编码管理制度，并指定专门的人员负责编码管理工作。
第五条公司应当建立完善的管理制度文件编码管理系统，实现对文件编码的统一管理和监督。
第六条公司应当定期对管理制度文件编码管理制度进行评估和修订，确保其适应公司业务发展的需要。
第七条公司应当加强对员工的管理制度文件编码培训，提高他们的管理制度文件编码意识和技能。
第二章编码体系第八条公司应当建立统一的管理制度文件编码体系，包括编码规则、编码范围、编码格式等内容。
第九条管理制度文件编码应当采用数字化编码形式，编码位数不得少于8位。
第十条编码规则应当遵循“部门-类别-序号”的格式，部门代码由4位数字组成，类别代码由2位数字组成，序号由2位数字组成。
第十一条各部门应当向公司编码管理人员申请管理制度文件编码段，每个编码段的利用情况应当及时报告编码管理人员。
第十二条公司应当建立编码管理数据库，记录管理制度文件的编码、名称、制定日期、生效日期、归档位置等信息。
第三章编码管理第十三条每个管理制度文件在编制完成后，应当及时向公司编码管理人员申请编码。
第十四条公司编码管理人员应当在接到编码申请后，及时为管理制度文件分配编码。
第十五条各部门应当按照编码规则，合理分配管理制度文件编码，并妥善保存编码记录。
第十六条对于废止、作废或其他原因不再适用的管理制度文件，应当及时将其编码作废，并在编码管理数据库中进行记录。
第十七条公司应当加强对管理制度文件编码的监督和审查，确保编码的准确性和一致性。
第四章监督检查第十八条公司应当建立定期对管理制度文件编码的监督检查制度，每季度至少进行一次检查。
对于发现的问题和不合规行为，应当及时整改。
文件排版及编号管理规定
1.0目的为了规范管理本公司的各种文件和记录，对其编号方法做出统一规定。
2.0适用范围适用于公司的所有文件与记录。
3.0内容3.1文件的编制格式3.1.1文件编制时，正文部分都要加上文件头用来明示文件信息，文件类别的填写请按照后附《文件类别对照表》中的文件类别进行填写，文件头中的具体设置参照附件。
（文件模板可以在OA系统的“模板”文件夹中下载使用。
）3.1.2文件编写条目按照以下格式。
1.01.11.1.11.1.1.12.0依此类推，层次分级最多不超过4级。
3.1.3文件页边距设置如下：竖版：上 1.8cm 下 1.5cm 左2.5cm 右1.8cm横版：上2.5cm 下1.8cm 左1.8cm 右1.5cm3.1.4文件正文字体为仿宋或宋体，字号13号，行间距为固定值20磅，数字序列字体为Arial，字号与正文相同，小标题可以加粗。
3.1.5文件文档为word文件，表单不限。
3.1.6页眉：1.5cm页脚：1.0cm页眉页脚及其他部分的未尽事宜以附件范本为准。
3.2表格记录的编制格式3.2.1表格编制时，要加入公司标示，公司标示如下图。
图（1）集团公司logo标示公司所有下发的公文，logo图标均用带字母标识的，文件头模板可以在OA导航系统中下载3.2.2表格具体排版样式参照附件的样本设置。
3.2.3表格中所有字体均为仿宋或宋体，表头字号为16号，表格正文字号13号，表格编号及表格正文之外的附属信息字号均为10号。
3.3文件的编号3.3.1公司、分厂及部门代码（详见附件）体系文件包含ISO9001质量体系文件，OHSAS18001安全体系文件，ISO14001环境体系文件。
3.3.2.1一阶文件（质量手册、安全手册、环境手册）X1-X2-01流水号：01—99文件类型标示： QM质量手册SM安全手册EM环境手册公司代码：参照附件说明：质量手册以后将分为集团公司质量手册和分公司质量手册，分公司质量手册的部分内容可引用集团公司质量手册。
gmp文件编码管理制度
gmp文件编码管理制度一、开发目的为规范和统一公司的文件编码管理工作，提高文件管理效率，便于文件检索和管理，特制订本制度。
二、适用范围本制度适用于公司内所有文件的编码管理工作。
三、文件编码规则1、文件分类：根据文件的内容和用途，将文件分为财务类、人事类、市场类、生产类、研发类等，不同类别的文件采用不同的编码标准。
2、文件编码形式：文件编码由数字和字母组成，数字代表文件的分类、部门和顺序号，字母代表文件的性质和状态。
3、文件分类号：根据文件的不同分类，分配不同的分类号，财务类文件编码从100开始，人事类文件编码从200开始，市场类文件编码从300开始，生产类文件编码从400开始，研发类文件编码从500开始。
4、文件部门号：每个部门拥有独立的编码范围，文件编码的第二位数字代表文件所属部门。
5、文件顺序号：同一部门内的文件按文件创建时间顺序编码，以便于文件检索和查找。
6、文件性质字母：文件的性质包括正式文件、草案文件、备份文件等，每种文件性质对应一个字母标识。
7、文件状态字母：文件的状态包括草稿、已审核、已归档等，每种文件状态对应一个字母标识。
四、文件编码管理流程1、文件创建：文件创建时，由文件管理员根据文件内容和用途确定文件的分类和性质，然后根据文件编码规则为文件分配编码。
2、文件归档：文件创建完成后，文件管理员将文件存档并更新文件编码信息，确保文件信息的准确性和完整性。
3、文件检索：需要查找文件时，可以根据文件编码规则直接搜索文件编码，快速定位所需文件。
4、文件更新：对已有文件进行修改或更新时，需按照相同的文件编码规则进行编码和更新，确保文件的版本管理和追踪。
五、文件编码管理措施1、加强文件编码培训：定期对全体员工进行文件编码管理知识培训，提高员工对文件编码规则的理解和应用能力。
2、建立文件编码数据库：建立文件编码管理系统，实现文件信息的电子化管理和自动化检索，提高文件管理效率。
3、加强文件编码监督：设立专门的文件编码管理组织，负责文件编码规则的制定、执行和监督，确保文件编码管理的规范性和有效性。
工程公司文件编号管理制度
工程公司文件编号管理制度第一章总则为规范工程公司文件的管理和利用，提高工作效率，保障工程公司工作的顺利进行，制定本管理制度。
第二章文件编号管理1. 文件编号原则（1）所有工程公司文件均需编号管理，包括但不限于合同、协议、报告、备忘录等。
（2）文件编号格式为“年度+编号”，例如2022-001。
（3）文件编号统一管理，避免重复使用。
2. 文件编号的生成（1）文件编号由文件管理部门负责生成。
（2）文件编号应在文件正式发放前生成并填写文件的标识。
3. 文件编号的分配（1）文件编号应根据文件的性质、内容和重要性进行分配。
（2）文件编号应统一记录在文件管理系统中，方便查阅和查询。
第三章文件存储与归档1. 文件存储原则（1）工程公司文件应按照文件保密等级和重要性进行分类存储。
（2）文件存储应采取防火、防潮、防盗等措施，确保文件安全。
2. 文件归档管理（1）文件归档应按照文件的性质和年份进行分类。
（2）文件归档应按照一定的规则和流程进行，确保文件的整齐、规范。
第四章文件利用与借阅1. 文件利用原则（1）文件利用应遵循公司的相关规定和要求。
（2）文件利用应按照文件编号和存储位置进行查找和利用。
2. 文件借阅管理（1）文件借阅须经相关负责人批准。
（2）文件借阅应填写文件借阅登记表，确保文件的安全和完整。
第五章文件销毁与备份1. 文件销毁原则（1）文件销毁应按照公司相关规定和流程进行。
（2）文件销毁应经过相关负责人批准，避免误删误毁。
2. 文件备份管理（1）重要文件需定期备份，确保文件的安全性和完整性。
（2）文件备份应保存在安全可靠的地方，避免丢失和泄露。
第六章监督和评估1. 监督管理（1）文件管理部门应定期对文件管理情况进行检查和监督。
（2）对文件管理存在的问题和不足应及时整改和改进。
2. 评估机制（1）工程公司应建立文件管理评估机制，定期对文件管理工作进行评估和考核。
（2）对文件管理工作好的部门、个人应给予奖励和表彰。
公司文件编号管理制度
公司文件编号管理制度文件编号管理制度1.目的确保公司重要文件具有唯一编号，便于文件的识别、追溯和控制，保证公司文件体系有效运转。
2.适用范围本制度适用于本公司经营管理过程中，所涉及的全部文件的编号、版号以及分发编号的标识管理。
3.总则1. 凡本公司需进行编号管理的文件、资料，在编号时均应按照本规定的要求接受管理;本规定不适用于党务文件。
2. 由企业发展部负责制订公司文件分类的编号方法，并指导各部门专职人员执行。
3. 根据文件类型和内容进行编号分类，便于科学管理和开发利用。
4. 文件类别4.1 文件1. 管理制度2. 技术文件3. 合同(招投标)4. 外来文件4.2记录1. 会议记录2. 检查记录3. 工作总结(周报、月报)4. 工作计划5.文件编号规则5.1编码元素使用规则5.1.1公司名称公司全称:湖南华熠智能工程有限公司简称:HNHY5.1.2部门代号QF--企业发展部 ZH--综合部 ZX--管理咨询部 GC--硬件研发部 RJ--软件研发部 5.1.3日期代号统一采用“yyxx”的格式，例如“1101”代表该文件是2011年1月制定的。
5.1.4流水号统一采用三位阿拉伯数字编码，例如:“001”代表第一份文件。
5.1.5文件版本编号下面是对文件版本进行编号要遵守的标准:起草版本的编号为 0.1, 0.2, 0.3, ..., 0.10。
版本编号可以根据项目需要延伸到若干层。
例如， 0.1, 0.1.1, 0.1.1.1。
一旦文件版本得以确认后，版本编号应该始自 1.0。
版本编号不断变化为: 1.0, 1.1, 1.2, ..., 1.10。
项目可以根据需要将版本编号晋升为2.0，2.1, 2.2 等。
5.2文件编码结构LYKJ/XX—XX—XX—YYXX—nnn流水号(000-999)日期代号(年年月月)文件类型部门代号企业代号/文件(记录)5.3文件分类编码规则5.3.1规章制度和管理文件格式:LYKJ/WJ-QF-ZD-vdd格式说明:公司名称/文件类别-部门缩写-制度缩写-版本号5.3.2合同(招投标)协议格式:LYKJ/WJ-QF-T-yyxx-nnn 格式说明:公司名称/文件类别-部门缩写-合同类型-年月-流水号 T:合同类型(S-销售合同;P-采购合同;C-合作协议;H-劳动合同;T-技术开发合同;O-其他合同)5.3.3外来文件格式:LYKJ/WJ-AA-RM-yyxx-nnn格式说明:公司名称/文件类别-外来公司名称-需求相关-年月-流水号5.3.4技术文件格式:LYKJ/WJ-RJ-(AB)BB-yyxx-vdd 格式说明:公司名称/文件类别-部门缩写-(项目名称)工作过程名称-年月-版本号相应工作过程名称的简称(例如 SPP，SRS)不是必需的，但如果要使用，应该遵守下面表格中的标准。
文件编码及管理制度
文件编码及管理制度一、总则为规范文件编码及管理，加强文件管理工作，提高文件管理水平，制定本制度。
二、适用范围本制度适用于本单位所有相关文件管理工作。
三、文件编码原则1.文件编码应当具有唯一性和确定性。
2.文件编码应当简洁明了，易于理解和使用。
3.文件编码应当便于检索和管理。
四、文件编码规则1.文件编码由字母和数字组成，字母表示文件类型，数字表示文件顺序。
2.文件类型按照文件的性质、用途和内容进行分类设定，编码由大写字母表示。
3.文件序号从01开始递增，每个文件类型单独编号。
五、文件编码管理1.文件编码由文件管理部门统一制定和管理。
2.每个文件类型的编码规则应当制定清晰详细的相关规范。
3.文件编码应当由专门人员进行审核和确认，确保其合法有效性。
六、文件编码的使用1.文件编码应当统一使用格式和规范，不得随意更改或篡改。
2.文件编码应当明显标注在文件正面右上角，并保持清晰可见。
3.文件编码应当及时录入电子文档管理系统，确保信息的完整性和真实性。
七、文件管理1.文件管理应当按照文件编码原则和规则进行规范操作。
2.文件管理应当按照文件密级和保管期限进行分类管理。
3.文件管理应当实行定期清理和归档，确保档案的整洁和完整。
八、文件保密1.文件保密应当严格按照文件密级进行管理和操作。
2.文件保密等级由文件管理部门统一制定和管理，不得私自修改或泄露。
3.文件保密涉及国家机密或单位重要机密的，应当按照国家相关规定进行处理。
九、文件备份1.文件应当定期进行电子备份，保证信息的安全和完整。
2.文件备份应当存放在专门的备份服务器或设备上，确保备份的可靠性和完整性。
3.文件备份的操作应当按照文件管理部门的相关规定进行，确保备份的及时性和准确性。
十、附则1.对于特殊情况下的文件编码和管理，应当根据实际情况进行适当调整和处理。
2.文件编码及管理制度的修订和变更应当经过相关部门的审批和确认。
3.本制度自发布之日起即生效，对以前的文件编码和管理操作有约束力。
文件编码管理制度范文
文件编码管理制度范文文件编码管理制度范文第一章总则第一条为了规范文件编码的管理，提高文件管理的效率和质量，更好地保护和利用机构文件资源，根据《文件管理办法》等相关法律法规，制定本制度。
第二条本制度适用于机构内的各类文件编码管理工作。
第三条机构应当建立健全文件编码管理工作的机构和人员，明确职责和权限。
第二章文件编码的原则和要求第四条文件编码应当遵循以下原则：（一）统一性原则：对于同一机构内的文件，应当采取统一的文件编码标准和规范。
（二）纪实性原则：文件编码应当真实、准确地反映文件的内容、形式和性质。
（三）顺序性原则：文件编码应当按照文件产生的时间顺序进行。
（四）完整性原则：文件编码应当包含完整的文件识别信息和编码元素。
（五）可检索性原则：文件编码应当便于快速检索和查找。
第五条文件编码应当满足以下要求：（一）文件编号长度不得超过10位；（二）文件编码应当包含机构名称、文件类别、年份和序号等编码元素；（三）文件编码应当使用阿拉伯数字和英文字母进行组合，不得使用特殊符号和空格；（四）文件编码应当采用确定的规则进行生成和管理，不得随意变更；（五）文件编码应当与文件目录和档案管理系统相衔接，便于管理和利用。
第三章文件编码的管理机构和责任第六条机构应当设立文件编码管理机构，负责文件编码的制定和管理。
第七条文件编码管理机构的主要职责包括：（一）制定文件编码的标准和规范；（二）审核和颁发文件编码；（三）指导和监督文件编码的实施；（四）解决文件编码管理中的问题和纠纷；（五）定期评估和改进文件编码管理工作。
第八条文件编码管理机构应当明确责任，并配备专门的工作人员，负责具体的文件编码管理工作。
第四章文件编码的制定与发放第九条文件编码的制定应当按照以下步骤进行：（一）明确文件编码的标准和规范；（二）确定文件编码的生成规则和格式；（三）建立文件编码的数据库和管理系统；（四）制定文件编码的发放程序和要求。
第十条文件编码的发放应当遵循以下要求：（一）申请人应当提交《文件编码申请表》，注明文件的基本信息和要求；（二）文件编码管理机构应当及时审核申请表，并在3个工作日内予以答复；（三）申请通过后，文件编码管理机构应当将文件编号和编码确认书发放给申请人；（四）申请未通过后，文件编码管理机构应当给予明确的理由和解释。
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3
规章制度
QR
4
计划
规定用于某一具体情况的管理体系要素和资源的文件
QL
5
作业指导书
有关如何实施和记录的详细描述
WI
6
表单
用于记录管理体系所要求的信息的文件
QF
7
清单目录
QT
8
技术规范
TS
6.部门代号
根据组织架构图中设置的各部门名称，以两个英语单词第一个大写字母进行标识，如总经理、总经理助理、生产副总、营销副总均缩写成CE、生产部PD、人事行政部HA、财务部FD、物控部MC、开发部RD、市场部MD、品管部QM、售后服务部CS。
e)规定与要求的活动有关的文件；
f）规定所采取的测量。
注1:本章的第一节应描述是否有流程图,如有流程图，列出流程图名称.
注2：本项内容的细节可在作业指导书中阐述。
12。6记录
列出实施本程序过程中生成的各项记录、表格，包括记录的编码（如有时）及名称。
12.7相关/支持性文件
12.7.1列出在本程序正文中引用的其他文件的编码及名称，包括程序文件、作业指导书、法规、标准。
13。程序文件编写的应用软件及排版要求
13.1文字文件采用Microsoft Word软件编写，流程图采用Microsoft Word/MicrosoftExcel编写.
13.2正文排版要求：
a）字体：采用宋体；各章标题用粗体，其他用常规字体.
10。程序文件内容页的格式
10.1程序文件内容页的章号和名称包括:目的、范围、定义、职责、内容、记录、相关/支持性文件、附录。
10。2程序文件章节号规定如下：
1。--章
1。1——节
1.1.1--条
1.1。1.1--款
1。1。1。1。1-—目
注1：尽可能少用款和目的编号。
注2：a), b）……可用于节以下的条文，一般用于短句以及不成句的短语或词组.
公司代号
7.3物控部计划编号:
×××/××××/××/×××/×××
此供应商当月生产计划单或追加计划单或更改计划单的流水号
计划编制的当月流水号
计划编制的月份
计划编制的年份
供应商编号
8.程序文件的结构和基本要求
8.1程序可用文字、流程图、表格或其组合描述。
8。2程序文件可采用任何载体，如书面文档和电子文档。
1.目的
本文件规定文件类别的划分和编号及格式的规定，确保实施有序管理.
2.范围
适用于公司所质量管理体系文件。
3.公司代号
DF：表示东方纸箱机械实业有限公司
4.管理类别划分及其代号规定：
类别
序号
管理类别
代号
说明
业务类
1
技术管理
T
2
采购物料管理
B
3
质量管理
Q
4
生产管理
P
5
运输管理
D
支持类
6
市场管理
M
7
人力资源管理
c）本程序旨在确保……
d)为了……，建立和保持本程序
12.2范围
界定本程序文件适用的范围，可就部门、产品、过程和活动之一或其组合阐述，以便明确本程序控制的对象,必要时可说明不适用情况。
描述方法示例：
本程序适用于……。
12.3定义
为正确和统一理解本程序所涉及的术语，在定义中可包含：
a）虽然ISO 9000标准已有定义,但组织内在概念上易混淆的术语；
8.7文件的修改次第号用两位阿拉伯数字表示，例如第二次修改的编码为02。
8。8 文件的页码数和总页数用“第 ×页， 共 × 页”表示，例如一份共有六页的文件,第一页则表示为“第 1 页 共 6 页".
8。9日期表示方法为：2002-12-24。
9。程序文件封面的格式
具体格式参见附录一：《程序文件封面格式》。
H
8
行政管理
A
9
环境管理
E
10
安全卫生管理
S
11
基础设施管理
I
含投资
12
财务管理
F
13
目标计划管理
O
含实体绩效管理、年度经营计划目标
14
信息管理
N
15
客户关系管理
C
5.文件类别划分及其代号规定：
序号
文件类别
定义
代号
1
质量手册
规定组织质量管理体系的文件
QM
2
程序文件
质量管理体系中描述为进行某项活动或过程所规定的途径的文件
8.3程序文件的名称应简短地反映程序的内容。
8。4程序文件由封面、内容页、流程图（必要时)、修改状况记录页及附录组成。
注:如有流程图，流程图放在“内部页”之后,“修改状况记录页"之前。
8。5程序文件的封面字体采用楷体—GB2312；修改状况记录页、内容页的格式中字体的采用宋体.
8.6文件的版本号用大写英文字母表示，例如第一版的编号为A.
7。文件编号组成要素
7。1质量手册和程序文件：
DF/QM —××
顺序号（00,01，02……）
公司代号及文件类别号
7。2 三级文件及其它文件:
DF/××-××-××
文件的序号（01，02，……）
部门代号（其中物控部原已印刷的表单按“OP",但等ERP正式运行后改为“PMC”)
作业指导书(WI）、规章制度（QR）、技术规范（TS)、质量记录（QF）等文件类别号
10。3具体格式参见附录二：《程序文件内容页格式》.
11。程序文件修改状况记录页的格式
具体格式参见附录三：《程序文件修改状况记录页格式》。
12.程序文件“内容页”的内容
12。1目的
简要阐明本程序文件的意图及实施本程序所期望达到的效果。
描述方法示例：
a）本程序规定……,通过实施确保……
b)制订本程序之目的在于……
b)组织内专用的术语；
c)在定义中可列出缩略语的全文。
注：仅在必要时,才阐述术语的定义。熟知的和无歧义的术语可不阐述其定义，在该栏里标明“无”。
12.4职责
概括阐明实施本程序规定活动责任者的职责和权限.
描述方法示例：
a）……负责……
b）……负责组织实施……
c）……承担……（某项或某些活动）……
注：责任者是指部门和/或岗位而不是某个人，要尽可能指明岗位。
12.7.2在相关文件中不宜列出版本号/修改次第，这样能避免因被引用文件的修订而使引用失效。
12.8附录
12。8。1附录提供程序文件的支持性信息。
12。8.2附录可包括：对本程序内容的补充、图表、记录表格等。
12.8.3在程序文件正文中的第8章“8.附录"中列出本程序中附录的目录,以正文中表述先后的次序列出编码及名称，如:“8.1供方评价审批表”。
12。5内容
本项内容是程序文件的主要内容,按照工作流程中各个过程、活动的先后顺序,规定活动的途径、步骤。
在描述时应考虑：
a换和输出的内容和控制要求；
c）由谁或哪个部门，为什么，于何时何地做什么，以及如何做,如何控制和记录;
d）规定完成活动所需的资源（人员、培训、设备和材料）；