XX公司文件编号管理规定
优质公司文件编号管理规定.doc
【优质】A公司文件编号管理规定1文件编号管理规定编号：SXKXR-GW-019-20141、目的为了规范公司各部门和各管理体系文件的编号及文件的日常管理工作，使文件在使用过程中不发生内容重复、遗留，便于文件的检索和存档，特制定本办法。
2、适用范围适用于公司所有文件和制度的编号。
3、术语根据文件性质分为质量体系文件、技术文件、合同文件、文书文件四类。
3.1体系文件指质量手册、程序文件、支持文件、管理文件、管理通知、质量记录等与质量体系有关的文件。
3.2技术文件指产品技术文件、工艺技术文件、检验技术文件、外来技术文件和其它技术文件五大类。
3.3合同文件指除技术、质量合同以外的配套协议、准时供货协议、各种供方行为规范承诺书、价格协议等配套合同和营销合同等。
3.4文书文件指公司行政文件、行政规章、各种请示、一次性的通知等其它与质量体系无直接关联的文件，但以公司级文件颁布的列入公司行政文件类。
4、职责4.1办公室负责行政文书、各种文件的编号和归口管理。
4.2财务部、供销部负责合同文件的编号和归口管理。
4.3生技部、研发部负责技术、工艺以及质量体系文件的编号和归口管理。
5、正文5.1文件编号规则5.1.1外来文件执行原编号。
5.1.2体系文件编号管理5.1.2.1文件类别5.1.2.2部门简称5.1.2.3质量手册编号（Q/SXKXR-QM9001-××××）Q/SXKXR-QM9001-××××发布年号质量手册代号公司标准代号5.1.2.4程序文件编号（Q/SXKXR-QP-××××-××××）Q/SXKXR –QP - ××-××××发布年号顺序号程序文件代号公司标准代号 5.1.2.5管理文件编号（SXKXR-GW-××-×××-××××）SXKXR-GW-××- ×××-××××发布年号顺序号部门代号管理文件代号公司代号5.1.2.6作业文件编号（SXKXR-ZW-××-×××-××××）SXKXR- ZW-××-×××-××××发布年号顺序号部门代号作业文件代号公司标准代号5.1.2.7管理通知编号（SXKXR-T-××-×××-××××）SXKXR -T -××-×××- ××××发布年号顺序号部门代号管理通知代号公司标准代号5.1.2.8质量记录（SXKXR-JL-××-×××）JL- ××- ×××顺序号记录文件顺序号质量记录代号5.1.2.9表单编号（SXKXR-BD-××-×××-××××）SXKXR -BD -××-×××- ××××发布年号顺序号部门代号管理通知代号公司标准代号5.1.3文件分类：一阶文件（质量手册）二阶文件：（程序文件）三阶文件：（体系支持文件、作业文件、技术文件、制度管理文件等）四阶文件：（表单、记录等）；一阶、二阶文件以及公司级通用文件无需注明部门代号，三阶文件及各部门发布的内部文件需注明部门代号。
XX文件保密等级及编码规则(参考)
XX保密文件等级及编码规则行政助理：负责整理、编制有关管理方面的所有文档。
商务助理：负责整理、编制有关面向市场方面的所有文档。
技术助理：负责整理、编制有关技术方面的所有文档。
财务经理：负责整理、编制有关财务方面的相关文档。
1/3西安XX编码规则：文件性质：A表示绝密：公司内部高层管理人员可看的文件。
B表示机密：公司内部部门管理人员可看的文件。
C表示内部资料：公司员工可以相互看的具体资料。
D表示外部资料：公司服务的宣传资料及相关文档。
部门代码：A管理部S技术部M市场部F财务部Z 质量部IS0：质量管理体系文件类别：A管理：人力资源；公司经营、管理、发展规划按经营管理类归档；公司各方面制度按制度类归档；会议记录、通知、备忘录按杂项类归档；项目计划及基金资料及申报资料按项目申报类归档；除对外销售外的物资出入库存记录按库存管理类归档；M市场：客户、用户（档案库、拜访记录、轮询调查、投诉解决）、合作伙伴（分销、代理、渠道、与市场部销售项目有关的供应商资质及服务资料等）、生产设备及原料供应商、竞争对手、行业信息、公司及公司服务对外资料、销售部各销售经理、渠道经理所跟踪项目的进展记录按项目类归档，销售部内部及各销售经理、渠道经理的工作计划及总结、会议记录月整理后按记录文档类归档。
S技术：公司服务及项目技术方面的所有资料，包括客户解决方案、网络管理相关文档F财务：财务部相关文档。
Z质量：服务质量与涉密相关的文档2/3IS0：质量管理体系文档及文件文件明细：h人力资源：公司员工的个人资料协议、劳动合同资料；按个人细分归档。
f合作伙伴：公司的代理商、渠道政策和清单及IT界的相关文档。
先按照代理、分销等级再按照名称细分归档、采购方面的按照服务类别细分归档。
c合同协议：主要包含服务卖、买合同、公司相关合同和服务、IT界客户签定的协议。
按照买、卖合同、买、卖协议归档。
g客户、用户：客户的信息、资料、给客户提供的方案及客户的服务性的文档。
工程类项目文件编码制度
工程类项目文件编码制度一、总则为规范工程类项目文件的编码管理，提高文件管理效率和数据准确性，制定本制度。
二、适用范围本编码制度适用于公司内所有的工程类项目文件编码。
三、编码体系1. 项目编码项目编码由数字和字母组成，一般由项目类型、项目编号、项目名称和项目阶段组成，具体格式为：项目类型-项目编号-项目名称-项目阶段。
例如，项目类型为建筑工程，项目编号为001，项目名称为XX公司总部办公楼，项目阶段为设计阶段，则项目编码为：JZ-001-XX公司总部办公楼-设计。
2. 文件编码文件编码由项目编码、文件类型、文件编号和文件名称组成，具体格式为：项目编码-文件类型-文件编号-文件名称。
例如，对于上述项目，设计图纸的文件编码为：JZ-001-XX公司总部办公楼-设计-001-设计图纸。
3. 文件类型公司规定的文件类型包括但不限于设计文档、施工图纸、合同文书、验收报告、技术规范等。
四、编码规范1. 统一管理项目文件编码由项目管理部门统一管理，确保文件编码的规范性和唯一性。
2. 保密性项目文件编码属于公司内部管理信息，不得外泄。
3. 精简性项目文件编码应尽可能精简，避免冗长和复杂的编码格式。
4. 顺序性文件编号应按照在项目中的顺序逐次递增，确保文件的顺序和完整性。
五、文件管理1. 文件存储项目文件按照编码规范存储在公司指定的项目文件夹中，确保文件的归档和检索方便。
2. 文件备份项目文件应定期进行备份，确保文件的安全性和可靠性。
3. 文件传递项目文件传递时，应按照编码规范进行标识，确保文件的准确传递和接收。
六、违规处理对于违反项目文件编码规范的行为，将按照公司内部管理制度进行处理。
七、附则1. 本编码制度由公司设立的编码管理委员会制定并不定期进行审查和修订。
2. 对于特殊情况和特殊文件编码需求，可由项目管理部门进行临时调整，但应在不影响文件规范化管理的前提下进行。
3. 本制度自发布之日起正式执行。
以上就是本公司工程类项目文件编码制度的内容，希望各位员工严格遵守，确保工程项目文件管理的规范和高效。
关于公司文件编号的管理办法
**************公司****（总）字〔****年〕第***号关于公司文件编号的管理规定公司各部门为便于文件的识别，追溯和控制，加强管理，提高管理的科学化、规范化，特对公司的制度、流程、表单、合同以及模板管理方面的文件实行统一编号，实现文件编码唯一性，特制定本管理办法：一、编号管理规则（一）适用种类：适用于企业在经营管理活动中所有的表单、文件、合同、制度、资料载体的编号等。
（二）编号规则：文件号由公司代码、部门代码、年份代码、文件类别代码、文件流水号5组代码组成。
1、公司代码：**********公司：SM2、部门代码:部门代码由部门名称前三个字的汉语拼音首字母大写组成，部门代码分别为：3、文件类别代码：文件类别代码由文件类别所属前两个字的大写汉语拼音组成，分别为：4、文件流水号代码：所有文件流水号由三位阿拉伯数字组成，序号由001开始。
（三）编号种类：1、表单类：公司代码-部门代码-文件类别代码-文件流水号总经办为：SM-ZJB-BD***办公室为：SM-BGS-BD***财务部为：SM-CWB-BD***经营部为：SM-JYB-BD***工程部为：SM-GCB-BD***设计部为：SM-SJB-BD***安全科为：SM-AQK-BD***采控部为：SM-CKB-BD***项目监管部为：SM-JGB-BD***事业发展部为：SM-FZB-BD***2、合同类公司代码-文件类别代码-年份代码-文件类别代码-文件流水号建设工程施工类合同：SM-SG-[2***年]-HT***设计类合同：SM-SJ-[2***年]-HT***采购类合同：SM-CG-[2***年]-HT***分包类合同：SM-FB-[2***年]-HT***聘用类合同：证件：SM-PY/ZJ-[2***年]-HT***人事：SM-PY/RS-[2***年]-HT***服务咨询类合同：SM-FW-[2***年]-HT***行政类合同：SM-XZ-[2***年]-HT***3、文件制度类公司代码-部门代码-文件类别代码-文件流水号二、编号管理程序1、表单类：由各部门拟好表单初稿后，编制部门负责人进行审核编号，编号后方可使用，同时将编号后的电子版文件上传至群空间或共享，便于各部门了解、使用和管理。
文件编号及格式管理制度
文件编号及格式管理制度1。
目的确定文件的编号规则是为了使文件有分类标准，以便全公司内统一，便于区分、传递、查找和存档。
2.适用范围适用于天津市屹马汽车配件制造有限公司所有部门的行政文件、工艺技术文件、质量管理体系文件。
3。
术语和定义无4.职责与权限4.1总务人事部负责行政文件编号规则的制定和管理；4.2 质检部负责公司总体质量管理体系文件编写规则的制定和管理；4.3 各部门负责本部门文件编号的正确运用.5。
工作程序5.1代号说明5。
1.1公司及部门代号说明代号由两位字母组成，其代号规定见下表：如有其他类型的文件应取拼音字母前两个。
5.2文件编号及识别号编制规则5.2。
1行政文件编号规则参照总务人事部下发的《行政文件编制规则》进行,其中各部门代码按照本规定5。
1。
1执行。
5。
2.2体系文件编号编制规则 5。
2。
2.1体系文件编号构成如下：a b)文件类别：X 代表I-V 类文件夹，也就是ISO9001标准4.2.1条款a)—e ）类文件，用a —e 书写（a 代表质量方针、质量目标。
B 代表质量手册.c 代表程序文件。
d 代表支持文件。
e 代表记录、表单） c)TYM ：天津屹马汽车配件制造有限公司 d ）XX ：ISO/TS16949：2009标准条款 e ）XX ：文件序号，从01—99 5。
2。
3体系文件识别号编制规则5.2。
3。
1公司级体系文件识别号构成如下:企业代号体系文件缩写文件类别 过程条款 文件序号5。
2。
3.3使用说明a)年代号取最后两位数，月代号按当前月份取；b ）文件顺序号：各部门分别按文件类型每月从01开始顺序编号， 例：2011年4月第一个发布的文件取“110401”.5.2。
4技术文件识别号编制规则 5.2.4.1技术文件识别号构成如下：文件顺序号年份代号 工艺技术文件代号 生管部简称公司代号5。
2。
4a) 技术文件代号由技术文件名称的汉语拼音缩写组成，由2～4位大写字母构成。
医药公司(连锁店)质量体系文件管理及编号规定模版
医药公司(连锁店)质量体系文件管理及编号规定模版一、文件管理的意义质量体系文件管理是指医药公司的质量体系文件的整体管理，包括文件的编制、颁布、传达、使用、审查和废弃等全过程的管理活动，是保证医药公司质量体系文件得以有效实施和不断改进的重要环节。
质量体系文件是医药公司质量体系不可或缺的组成部分，它们记录了医药公司的质量体系建设过程、组织、任务、实施计划、标准、程序、指导文件、操作手册、记录等各种要素，是医药公司质量管理的基础和保证。
质量体系文件管理对于保证医药公司质量体系的有效性和适用性至关重要，可以起到以下几方面的作用：1、明确内部管理规范：通过质量体系文件来规范管理规程、操作流程、标准化操作等内部管理，确保全体员工按照文件进行操作和管理；2、通过文件审查和核实，得出实际情况，进一步改善质量体系文件；3、便于公司的管理、统计和管理质量体系持续改进。
二、文件管理的要求质量体系文件管理要求具备以下几个方面的内容：1、文件管理人员应具有较高的职业素质，严格执行文件管理规定，确保文件信息的安全与保密；2、文件格式规范，内容准确、完整、及时，具备文件编号、文件名称、文件类型、文件版本、发布日期、有效期、制定者、审核者、批准者等基本内容；3、文化内涵要鲜明，表述要简明扼要，易于全体员工理解和操作；4、文件必须符合相关法律法规和公司的管理标准，牢固树立质量和安全意识；5、文档及记录的管理应该根据需要制定具体的管理规定，以便实现授权、保存、安全和识别等方面的要求。
三、文件管理的主要步骤1、草拟或修订文件：制定或修订文件必须按照公司的管理规定进行，由有关负责人或委员会人员负责完成；2、文件审查：完成草拟或修订工作后，应由有关部门或人员进行审查确认，确保文件定稿；3、文件批准：草拟或修订工作完成并通过审查后，该文件应由主管部门负责签字批准，直到正式发布；4、文件编号：明确编号的含义、编排原则和规范要求，编制文件编号。
公司管理制度文件红头文件
红头文件文件编号：XX公司制〔2023〕1号颁布单位：XX公司颁布日期：2023年4月1日执行日期：2023年4月15日一、总则为了加强公司内部管理，规范员工行为，提高工作效率，确保公司各项业务健康、有序、高效地开展，特制定本管理制度。
二、组织架构1. 公司设立董事会、监事会、总经理、各部门及岗位。
2. 各部门负责人对总经理负责，各部门内部实行岗位责任制。
3. 各岗位应严格按照岗位说明书要求履行职责。
三、员工管理1. 招聘与录用：公司按照岗位需求，通过招聘渠道选拔合适人才。
录用员工需经过面试、体检等程序，签订劳动合同。
2. 培训与发展：公司定期组织员工培训，提高员工专业技能和综合素质。
员工有权利也有义务参加公司组织的培训。
3. 绩效考核：公司实行绩效考核制度，根据员工岗位职责和工作表现，定期进行绩效考核，作为薪酬调整、晋升、奖惩的依据。
4. 奖惩制度：公司对表现优秀的员工给予奖励，对违反公司规定的员工给予相应处罚。
四、财务管理1. 公司财务活动必须遵守国家有关法律法规，严格执行财务制度。
2. 公司财务部门负责公司财务核算、资金管理、成本控制等工作。
3. 各部门应严格按照预算执行，不得超预算支出。
五、生产与质量管理1. 公司严格执行产品质量标准，确保产品质量。
2. 生产部门负责生产计划、物料采购、生产过程管理等工作。
3. 质量管理部门负责产品质量检验、不合格品处理等工作。
六、安全管理1. 公司高度重视安全工作，严格执行国家安全生产法律法规。
2. 各部门应建立健全安全管理制度，定期进行安全检查，及时消除安全隐患。
3. 员工应遵守安全操作规程，提高安全意识。
七、保密管理1. 公司对涉及商业秘密的信息进行严格保密。
2. 员工应遵守保密规定，不得泄露公司商业秘密。
八、附则1. 本制度由公司行政部门负责解释。
2. 本制度自颁布之日起执行。
特此颁布。
XX公司（公司印章）2023年4月1日。
文件编号管理办法
1目的为规范公司文件的管理，提高工作效益，便于文件的识别、追溯和控制，保证公司文件体系有效运转。
2 使用范围2.1适用于公司文件的编号管理和控制：包括公司的规章制度、管理文件、合同协议、外来文件等；编号文件包括纸字文件以及电子文件.3 程序规定3。
1文件的分类3。
1。
1一级文件：管理性文件、标准性文件、程序文件等3.1。
2二级文件：规章制度、合同协议、流程等3.1.3三级文件：操作规程、通知、通报等3。
1.4四级文件：记录3.2文件的编制、审核、批准和发布文件发布前须得到有关人员的批准,以确保文件的充分和适宜，其审批权限为：公司一级文件：由常务副总审核，总经理批准后发布实施；公司二级文件:由部门总监审核,常务副总批准后发布实施；公司三级文件:由部门总监审核，各部门总监签批后发布实施；公司四级文件：行政部批准后使用。
3。
3文件的编号3.3.1各部门文件编号自行编制,各分公司文件统一由经营管理部编号，所有编号完毕的文件必须先发行政部门审核文件格式。
3.3。
2公司一级文件编号格式J —XX - AN —QP - 01部门代码：经营管理部-JG；行政部-XZ；财务部-CW一级文件类型代码：QS—管理文件QJ-标准文件QP—程序文件3.3.3 公司二级文件编号格式J - XX —BN - QZ —01二级文件类型代码：QZ-规章制度T-合同协议QG-流程3。
3.4 公司三级文件编号格式J —XX —CN —GC - 01三级文件类型代码:GC—操作规程TZ—通知TB-通报3.3。
5 公司四级文件编号格式J - XX - XX —001四级文件类型代码：一、二、三级文件类型代码简称4 版本号文件版本号以大写A表示,修订号以阿拉伯数字0、1、2、……表示。
5 文件字体5。
1标题(公司名）：二号字体5。
2副标题：三号字且黑体5。
3文件编号：五号字体5.4正文:四号字体5。
5行距：28磅6 相关附件6。
1 各类文件规章制度格式详见附件6.2合同模板根据实际情况设定6。
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1
广西桂平市中润地产顾问有限公司
中润行通字第（2017）001号
关于发布【锦洲·时代广场】营销中心
《文件编号管理规定》的通知
公司各部门：
为有效管理公司、部门层级起草的文件，确保各职责单位所使用的文件为
有效版本，现结合我司锦洲时代广场项目工作实际情况，特制订广西桂平市中
润地产顾问有限公司《文件编号管理规定》，具体如下。
该规定自2017年3月1日份起生效，请各部门遵照执行。
特此通知
广西桂平市中润地产顾问有限公司
2017年3月3日
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2
报：总经理
抄：行政部、总经办、财务部、策划部、销售部、按揭部
广西桂平市中润地产顾问有限公司
《文件编号管理规定》
一、目的
对公司、部门层级起草的文件进行有效管理，确保各职责单位所使用的文件为有效版本。
二、适用范围
广西桂平市中润地产顾问有限公司范围内。
三、文件编号细则
1、文件编号格式
2、文件分类
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3
公司文件分为以下几类：
合同类：包括合同、协议、合作意向书等。与客户签订的商品房买卖合同、认购书、协
议书等属于广西锦洲投资建设有限公司名义签订，不在本规定范畴。
制度、规定类：包括公司的各项管理制度、规定、决定等。
通知类：以公司、各部门名义下发或向有关合作单位发出的各项通知。
纪要类：以公司名义召开会议形成的各项会议纪要。
公函类：以公司名义向各合作企业、单位、组织或个人发出的函。
申请、请示类：以公司名义向各合作单位、企业、上级机构、行政单位发出的各类申请、
请示。
报告、总结类：以公司名义向上级单位、行政机构提交的各类报告。
文件类别简称：
文件类别 简称
公函类 函
申请、请示类 申
纪要、备忘录类 纪
文件类别 简称
合同、协议类 合
制度、规定、决定类 规
通知、通报、通告类 通
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发文时对照文件类别使用上述简称。
3、发文单位及简称
凡是向外单位发文的都使用公司名义，发文单位简称为空白。对内发文的，按发文单位
使用简称。
公司名称统一用“中润”。
4、年份和顺序号
“年份”属于顺序号的一部分，“年份”记录文件发布的年份，“顺序号”记录该文件在
当年发布的顺序。
顺序号不区分文件类别，统一编号。
5、示例
（1）策划部向锦洲公司申请费用：
中润申字第【2017】×××号
（2）行政部发布会议纪要：
中润行纪字第【2017】×××号
方案、总结、报告类 综
发文单位 公司 总经办 行政部 财务部 销售部 策划部 按揭部
简称 空白 总 行 财 销 策 按
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（3）按揭部向锦洲公司提交的报告：
中润综字第【2017】×××号
（4）我公司向物业公司发文联系合作的函：
中润函字第【2017】×××号
四、行文的有关规定
1、公司的文件编号由行政部统一管理，其他任何部门不得自行编写编号，其他部门行
文需要文件编号的，向行政部申领。
2、只有正式、需要存档的文件才使用文件编号，其他日常往来文件不需要文件编号。
3、行文后文件原件统一由总经办存档，如原件发往其他单位、企业、组织而无法存档
的，文件复印件加盖公章后存档。
总经办做好文件归档管理。有需要的各部门可以到总经办查询。
4、只有以公司名义发布的文件可以使用红头文件，其他以部门名义发布的文件不得使
用红头文件。
5、文件编号申请流程：
部门负责人在WORKTILE文件上申请：
广西桂平市中润地产顾问有限公司
二零一七年三月三日