06、文件控制程序
06.文件及记录控制程序
06.文件及记录控制程序06、文件及记录控制程序在任何组织或企业中，文件和记录都是至关重要的资产。
它们承载着关键的信息、决策依据、工作流程以及历史数据等。
为了确保文件和记录的准确性、完整性、可用性和安全性，需要建立一套有效的文件及记录控制程序。
文件及记录控制程序的重要性不言而喻。
首先，它有助于提高工作效率。
当文件和记录得到妥善管理时，员工能够迅速找到所需的信息，减少了查找和整理资料的时间浪费。
其次，它保证了信息的一致性和准确性。
通过明确的控制流程，可以避免不同版本的文件混淆使用，以及数据记录的错误和偏差。
再者，它对于合规性和风险管理具有关键意义。
在许多行业，如医疗、金融、制造业等，严格的法规和标准要求对文件和记录进行精确的控制和保存，以应对可能的审计和监管检查。
最后，良好的文件及记录控制有助于知识的传承和积累。
新员工可以通过查阅过往的文件和记录，更快地了解工作流程和业务情况，促进组织的持续发展。
那么，一个有效的文件及记录控制程序通常包括哪些方面呢？文件的分类与编号是第一步。
根据文件的性质、用途和所属部门，将其分为不同的类别，并赋予唯一的编号。
这样可以方便识别和查找文件。
例如，行政类文件可以以“XZ”开头编号，财务类文件可以以“CW”开头。
文件的编制和审批需要明确责任和流程。
文件应由具备相关知识和经验的人员编制，然后经过适当层次的审批。
审批过程要确保文件的内容准确、完整，符合组织的政策和法规要求。
对于重要的文件，可能需要多个部门的负责人共同审批。
文件的发放和回收也需要严格管理。
确定文件的发放范围，只将文件发放给需要的人员，并确保他们收到的是最新有效的版本。
当文件需要更新或废止时，要及时回收旧版本，以防止误用。
文件的存储和保管同样重要。
建立专门的文件库或电子文档管理系统，按照分类和编号有序存放文件。
同时，要保证存储环境的安全，防止文件丢失、损坏或泄露。
对于重要的文件，还应考虑备份和异地存储。
记录的控制也是程序的关键部分。
ISMS受控文件清单
12 笔记本电脑自购管理程序
13 容量管理程序
14 信息分类管理程序
15 知识产权管理程序
16 重要信息备份管理程序
17 业务连续性管理程序
18 信息安全时间管理程序
19 相关方信息安全管理程序
20 第三方服务管理程序
21 安全区域管理程序
22 网络设备安全配置管理程序
23 计算机管理程序
24 电子邮件管理程序
37 信息安全风险管理程序
38 信息安全策略
39 信息系统审计管理办法
受控文件清单
件 编 号编
编号:
制审
批批
准备 注
25 恶意软件管理程序
26 可移动介质管理程序
27 用户访问管理程序
28 信息处理设施维护管理程序
29 信息系统验收管理程序
30 信息处理设施安装使用管理程序
31
信息系统访问与使用监控管理程 序
32 信息安全测量管理程序
33 法律法规管理程序
34 信息安全沟通协调控制程序
35 资产识别管理程序
36 软件获取开发与维护管理程序
ISMS-0108-JL01
序号 文
件
名
01 信息安全管理手册
02 信息安全适用性声明
03 信息安全管控告知书
称文Βιβλιοθήκη 04适用的法律法规和业务主要 规范清单
05 文件控制程序
06 记录控制程序
07 人力资源管理程序
08 纠正和预防措施控制程序
09 内部审核管理程序
10 管理评审程序
11 财务费用报销管理程序
文件控制程序
《文件清单》
《文件更改一览表》
6.5
文控中心
相关部门
1．文控中心根据《文件发放审批表》将文件的电子档发给相关权限人员，如相关文件有旧版文件的，发放前应将旧版文件清除。
2．文件分发完成后，文控中心应将分发/回收情况记录于《文件分发回收记录表》。
4．外来文件管制：
外来文件之接收、购入视同制订，更新视同修订，作废为不再应用。文控中心接收外来文件后应登录在《外来文件管制表》内，并进行文件编号进行受控,文控保存电子档即可.
5．各阶文件制订、审核、核准职责按本程序7之规定执行。
《文件统一编号规定》、《文件制订申请书》《外来文件管制表》
《文件变更通知单》
4．文控中心每年年底提出《作废文件清单》经相关部门审核，管理者代表批准后统一销毁。
《作废文件清单》
版本：A
版次：1
浙江**电子有限公司
编号：Q/**.QEP-02
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文件控制程序
7附加说明
7.1内部文件的制订/更改/作废的制作、审核和批准权限
文件阶层
名 称
制订部门
制作人
审 核
批 准
管制单位
一阶文件
7.3程序文件编写格式
7.3.1内页格式要求：1.目的2.范围3.定义4.过程乌龟图5.作业内容6.附加说明7.参考文件8.使用表单，以上8项中2-4项内容位置可以互换，第4项可以根据程序编定需要进行删减。
7.3.2流程图的表示：
开始和结束用《 》 、作业步骤用《 》
审核、核准、检验用《 》、流程方向用《 》
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文件控制程序
6作业内容
文件控制程序
文件控制程序文件控制程序是一种软件工具，用于管理和控制计算机系统中的文件和文件夹。
它提供了一种便捷的方式，使用户能够轻松地创建、编辑、复制、移动和删除文件。
通过文件控制程序，用户可以快速访问系统中的文件，并对其进行各种操作。
文件控制程序主要由以下几个功能组成：1. 文件创建和编辑：文件控制程序允许用户创建新文件并对其进行编辑。
用户可以选择不同的文件格式，并使用程序提供的编辑工具进行文本、图像、音频等内容的编辑。
2. 文件复制和移动：文件控制程序使用户能够复制和移动文件。
用户可以复制单个文件或整个文件夹，并将它们粘贴到指定的位置。
这样，用户就可以轻松地将文件从一个文件夹或磁盘驱动器复制到另一个文件夹或磁盘驱动器。
3. 文件删除和恢复：文件控制程序还提供了删除和恢复文件的功能。
用户可以选择要删除的文件，并将其从系统中永久删除，或者将其移动到回收站以便以后恢复。
如果用户意外地删除了一个文件，他们可以从回收站中恢复它。
4. 文件搜索和排序：文件控制程序允许用户搜索和排序文件。
用户可以通过关键字搜索文件，并根据文件名、大小、创建日期等属性对搜索结果进行排序。
这样，用户就可以更快地找到他们需要的文件。
5. 文件权限和保护：文件控制程序提供了文件权限和保护的设置选项。
用户可以设置文件的访问权限，限制其他用户对文件的访问和修改。
此外，用户还可以设置密码保护文件，确保文件内容的安全性。
6. 文件压缩和解压缩：文件控制程序允许用户对文件进行压缩和解压缩。
用户可以将多个文件压缩成一个压缩文件，以便更快地传输或存储。
而解压缩功能则允许用户将压缩文件恢复为原始文件。
文件控制程序在计算机系统中具有广泛的应用。
它为用户提供了方便快捷的文件管理方式，提高了工作效率。
无论是个人用户还是企业用户，文件控制程序都是必不可少的工具。
总结起来，在文件控制程序的帮助下，用户可以轻松地管理和控制计算机系统中的文件和文件夹。
它提供了一系列功能，包括文件创建和编辑、文件复制和移动、文件删除和恢复、文件搜索和排序、文件权限和保护、文件压缩和解压缩等。
06_过程运行环境控制程序文件
06_过程运行环境控制程序文件在任何一个组织或企业中，为了确保各项业务和活动能够高效、稳定且符合预期地运行，对过程运行环境的有效控制是至关重要的。
这个环境不仅仅包括物理空间、设施设备等硬件条件，还涵盖了人文氛围、工作流程、信息系统等软件因素。
首先，让我们来谈谈物理环境方面。
一个适宜的温度、湿度和照明条件能够显著提高员工的工作效率和舒适度。
比如，在生产车间，如果温度过高或过低，不仅会影响工人的操作精度和速度，还可能对产品质量产生不利影响。
同样，对于一些对环境要求较高的实验室或数据中心，稳定的湿度控制是保障仪器设备正常运行和数据准确性的关键。
设施设备的正常运行和维护也是过程运行环境控制的重要一环。
定期的设备检查、保养和维修，可以减少故障停机时间，提高生产效率。
以制造业为例，一台关键设备的突发故障可能导致整个生产线的停滞，造成巨大的经济损失。
因此，建立完善的设备管理体系，包括设备档案、维修计划和备件储备等，是必不可少的。
再来看人文环境。
一个积极向上、开放包容的工作氛围能够激发员工的创新能力和工作热情。
团队成员之间的良好沟通和协作，能够减少内耗，提高工作效率。
相反，如果团队中存在着勾心斗角、互相推诿的不良风气，那么即使有再好的硬件条件，工作也难以顺利开展。
为了营造良好的人文环境，企业可以通过组织团队建设活动、开展员工培训和激励机制等方式，增强员工的归属感和凝聚力。
工作流程的合理性和规范性对于过程运行环境的控制同样重要。
繁琐复杂的流程会增加工作的难度和时间成本，导致效率低下。
而简洁明了、高效的流程则能够让员工更加清晰地知道自己的工作职责和任务，提高工作的准确性和及时性。
例如，在采购流程中，如果审批环节过多，可能会导致采购周期延长，影响生产进度。
因此，定期对工作流程进行评估和优化，是保持过程运行环境良好的重要措施。
信息系统的支持也是不可或缺的。
在当今数字化时代，各种业务活动都离不开信息系统的支撑。
一个稳定、安全、高效的信息系统能够实现数据的快速传递和共享，提高决策的准确性和及时性。
Removed_06 职责和权限控制程序
制定、修订、废止 理由
各页 修订号
总计 6页
内容概要
修订号 页号 修订号 页号 修订号 页号 修订号 页号
Байду номын сангаас
MING AN Electronics CO.,LTD 程序文件
职责和权限控制程序
担当 审 核
品质部
路斌
0 00000 1 23456
:50 45. 44. 43. by 42.41.——40.——39.—3—8.by3@7.—— 36.35. —3—4. ——333. 12. 1.2.3.340.5.—.6.—29.by28.by@27.26.—— 25. 24. 23. 22. by 21.20. ——19.by:18.by1:7.——16.——15.——14.—— 13. 12. 1110.“. ”by:M9.O“OOKN”b8y.—: —7.——6.——5.——4.——3.——2.——1.——
a．全面领导企业的日常工作，向企业传达满足顾客和法律、法规要求的重要性； b．设置管理部门，任命部门负责人； c．负责划分部门职责及权限； d．确保质量、环境管理体系运行所需资源的获得。 B．质量负责人 a.确保质量、环境管理体系和过程得到建立和保持； b.向总经理报告质量、环境管理体系运行情况，包括改进的要求； c.在整个企业内部促进顾客要求意识的形成； C． 营 业 部 a.进行市场调研, 提供市场需求信息； b.做好顾客对产品有关要求的确定和评审； c.监督、检查订单执行情况，对订单按期履约负责，建立订单管理台帐； d.按订单要求组织好产品发货，确保产品完好无损地交付给顾客； e.做好顾客服务和顾客满意度的调查,分析和改进. D．资 材 部 a. 负责编辑采购外协计划，进行材料采购和委托外协加工，并对采购产品和委托外协加工
(CNAS体系程序文件6)设施与环境条件控制程序
广东某某有限公司检测中心设施与环境条件控制程序文件编号：QY/CX-06版本号：B/0受控状态：受控分发号：_____________持有人：_____________编制：日期：2023-03-01审核：日期：2023-03-01批准：日期：2023-03-01确保实验室设施环境满足检测工作的需要，有效控制其对检测结果的影响。
2适用范围：适用于样品检测设施环境要求的建立、控制与维护。
3职责：3.1技术负责人：负责实验室设施及环境条件的配置，审批《实验室环境控制要求》；3.2检测部主管：提出设施及环境条件的配置要求，制定《实验室环境控制要求》；4工作程序：4.1设施和环境条件标准的制定检测部主管综合考虑各检测项目对应的检测标准要求、仪器设备的工作环境要求、样品的保管和处理要求等因素，制定检测工作正常进行时需要的设施及环境条件标准。
4.2建筑及设施基本要求4.2.1实验室的位置及防火距离，应符合安全规定，并避开震源和噪音较大的场所；4.2.2实验室的空调电源、检测工作电源、照明电源分别由独立电路供应；4.2.3相邻区域的工作不相容时，采取有效的隔离措施或者错时工作；4.2.4办公室供检测人员办公学习用，应和检测操作间有门隔开；4.2.5对检测过程中产生有毒有害气体的实验室，安装通风排气设施；4.2.6无菌室按国家有关规定控制其细菌、温湿度等；4.2.7微生物检测室总体布局应减少和避免潜在的污染和生物危害，即实验室布局设计宜遵循“单方向工作流程”原则，防止潜在的交叉污染；办公室应与实验室有效隔离；实验室间应有有效的隔离，有措施防止交叉污染；实验室与生产区应有相应的物理隔断，确保实验室和生产区不能有交叉污染；适用时，应限定在某个工作区域专门使用的物品如防护服、移液器、离心管等；检测样品中的霉菌时，要有适当的措施控制泡子在空气中的扩散；不同的功能区域应有清楚的标识。
正确使用与检测活动生物安全等级相对应的生物危害标识。
(完整版)质量管理体系程序文件(全套)
质量体系程序文件目录01 DL- QP 401-2011《文件控制程序》02 DL - QP402-2011《质量记录控制程序》03 DL - QP 601-2011《人力资源控制程序》04 DL - QP701-2011《与顾客有关过程的控制程序》05 DL - QP702-2011《采购控制程序》06 DL - QP703-2011《生产与服务运作控制程序》07 DL - QP 801-2011《顾客满意度控制程序》08 DL - QP802-2011《内部质量管理体系审核控制程序》09 DL - QP803-2011《过程和产品的监视和测量程序》10 DL - QP804-2011《不合格品控制程序》11 DL - QP805-2011《纠正和预防措施控制程序》文件控制程序DL-QP401-20111 目的对质量管理体系中的管理性、技术性文件和资料，包括外来文件进行控制，确保对质量有影响的场所均能得到和使用有效版本的文件和资料。
2 适用范围本程序适用于与质量管理体系和产品质量有关的文件和资料的控制。
3 职责3.1总经理负责质量手册的批准和发布；3.2管理者代表负责程序文件的批准和发布；3.3相关部门主管负责第三层次文件的批准和发布；3.4办公室负责文件和资料的统一归档、借阅和保存等管理工作，有关人员配合执行。
4 工作程序4.1 文件和资料的范围a) 质量管理体系管理性文件：包括质量手册、程序文件和各类管理办法、制度等与质量管理有关的文件和资料；b) 质量管理体系技术性文件: 包括监视和测量规范/规程、技术规范、技术图纸等；c) 外来文件和资料：顾客或供方提供的文件和资料；监视、测量装置和产品销售以及服务所用设备的有关技术资料；本公司采用的有关国家标准、行业标准、法律、法规等。
4.2 文件和资料的标识4.2.1质量管理体系管理性文件的标识由管理者代表负责按本程序要求实施；外来文件和资料的编号沿用原有编号。
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1 目的Purpose对实验室质量管理体系所要求的文件的编写、评审、批准、发放、使用、更改、再次批准、标识、回收和作废等过程进行控制，以确保实验室人员在工作场使用现行有效的文件)，防止使用作废的文件，达到质量管理体系运行的符合性的目的。
For the writing of the laboratory documents required by the quality management system, review, approval, distribution, use, change, approval, identification, recycling and invalid again, such as process control, to ensure that the laboratory personnel in the work field using the current effective documents), to prevent the use of obsolete documents, to achieve the purpose of conformity of the quality management system operation.2 适用范围Scope实验室质量管理体系文件Laboratory quality management system documents质量手册；The quality manual程序文件；Program files;管理性文件：公司规章制度、管理规程、作业指导书等；Administrative files: the company rules and regulations, management procedures, work instructions, etc质量/技术记录；Quality/technical records外来文件：法律法规、上级文件、函件等。
External files: the laws and regulations, the superior documents, letters, etc.3 职责Dutiesa) 实验室主任负责对文件进行审批Laboratory Director: responsible for the approval of filesb) 技术负责人负责组织技术文件的编写、修订、审核、培训及评审；Technical Leader: responsible for organizing the compilation, revise, approval ,training and review of technical files;c) 质量负责人负责组织质量文件的编写、修订、审核、培训及评审；Quality Leader: responsible for organizing the compilation, revise, approval, training and review of quality files;d) 文件管理员负责文件的发放、回收、销毁及保存。
File Manager: responsible for the issuance, recovery ，destruction and save of files;4 工作程序Working procedure4.1文件分类File classification根据来源分为内部文件和外来文件。
Depending on the source, files are divided into internal files and external files.根据受控状态分为受控文件和非受控文件。
Depending on the the controlled status, files are divided into controlled files and uncontrolled files.4.2 文件的编写、审核、批准The writing of the file, check and approve质量/技术负责人负责组织质量/技术文件的编写，并负责对质量/技术文件进行审核，由主任批准。
Quality/quality/technical director is responsible for organizing technical document writing, and be responsible for checking quality/technical documents, approved by the director.4.3 文件的标识File identifier为方便识别文件，文件在编制时有如下标识：For the convenience of identification documents, documents in the preparation of the following identification:文件名称(或标题)、文件编号、编制/日期、审核/日期、批准日期、生效日期、版号/修订次、分发至、编制依据。
File name or title, document number, date of establishment /, audit/date, approval date, effective date, plate number/revision times, distribute to, compilation basis.4.4 文件的书写格式The written form of the file4.4.1 质量手册的格式The format of quality manual格式按ISO/IEC 17025的要求编制，并列出支持文件。
The format shall be in accordance with the requirements of ISO/IEC 17025. List the supporting files.4.4.2 程序文件、管理规程的格式The format of program files and management procedures目的Purpose适用范围Scope职责Duty工作程序Working procedure相关文件Related documents适用记录Related records4.4.3 标准操作规程的格式The format of SOP标准操作规程格式根据操作的要求制订。
The format of SOP shall be in accordance with the requirements of operations.4.4.4 记录的格式The format of records按过程设计相应格式According to the process, design the format4.6 文件的版号/修订次Version No./Revise No.版号用A、B、C……依此类推表示。
Version No. Shall be A、B、C and so forth.修订次用序号0、1、2……依此类推表示。
Revise No. Shall be 0、1、2 and so forth.4.7文件的控制Document control4.7.1文件的发放The issuance of documents员，由文件管理员填写《文件发放审批表》，由主任批准后发放，并在《文件发放回收记录》上进行记录。
《文件发放回收记录》见附件。
For controlled documents, to facilitate future file recovery, affix a red on the document issued by the controlled chapter.Documents issued to personnel, use a file manager to fill in the document distribution form, after approved by the director, and conducted on the distribution of file recovery record record.The distribution of file recovery record. See attachment.4.7.2文件的保密The documents confidentiality为保护公司的利益，实验室应对文件进行保密，执行《公司保密管理制度》，非经主任允许不得对外提供，必要时由公司总经理批准是否对外提供。
To protect the interests of the company, the confidentiality of the laboratory shall document and implement the classified management system of the company, provided by the director allowed foreign, approved by the general manager is available when necessary.4.7.3文件的借阅File borrowing如借阅文件，借阅后应及时归还，并记录《文件借阅登记表》，见附件。
Should be returned promptly after such as library files, borrowing, and record the file borrowing registration form ", see the attachment.4.7.4 文件的评审、修订File review and revise为保证文件的适宜性，有效性，实验室每2年对文件评审1次。
质量负责人/技术负责人每年初制定质量/技术《文件评审计划》，报主任批准。
参加文件评审的人员根据文件在实际运行过程中发现的问题提出评审意见，填写《文件评审记录》，主任审批最终评审意见。
To ensure the suitability of the file, effectiveness, laboratory for document review once every 2 years.Quality assurance manager/technical director at the beginning of each year to establish quality/technical documents review plan, submitted to the director for approval.To file review personnel files found in the actual operation process according to the review opinions, fill in "document review record", director of the examination and approval final audit opinion.需对文件修订时，提出修订人员填写“文件变更审批单”，由质量/技术负责人审核后，报主任审批。