电子档文件管理程序
公司文件电子档案管理制度
第一章总则第一条为加强公司文件电子档案的管理，确保电子档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有电子文件的归档、保管、利用和销毁。
第三条公司电子档案管理遵循以下原则：（一）真实性原则：电子档案内容必须真实反映公司业务活动和历史面貌。
（二）完整性原则：电子档案应包括所有相关文件，确保档案的完整性。
（三）安全性原则：采取有效措施，确保电子档案的安全、保密和不被篡改。
（四）规范管理原则：严格按照国家和公司有关档案管理的法律法规、标准和规范进行管理。
第二章电子档案的归档第四条公司电子档案的归档范围包括：（一）公司内部文件、会议纪要、报告、请示、批复等；（二）公司对外发文、合同、协议、招投标文件等；（三）公司各类规章制度、操作规程、技术标准等；（四）公司业务往来中的各类电子文件；（五）其他具有保存价值的电子文件。
第五条电子档案的归档应当符合以下要求：（一）归档文件应当完整、准确，符合国家档案管理要求；（二）电子档案的格式应当符合国家规定或行业标准；（三）电子档案的存储介质应当符合国家档案管理部门的要求；（四）归档文件应当经过整理、分类、编号，并填写归档目录。
第三章电子档案的保管第六条电子档案的保管工作由公司档案管理部门负责，实行专人负责制。
第七条电子档案的保管应当符合以下要求：（一）电子档案存储设备应当定期进行检查、维护，确保设备正常运行；（二）电子档案的存储环境应当满足档案存储的要求，防止数据丢失、损坏；（三）电子档案的备份应当定期进行，确保数据安全；（四）电子档案的访问权限应当严格控制，防止未经授权的访问和修改。
第四章电子档案的利用第八条公司内部人员因工作需要，可向档案管理部门申请查阅电子档案。
第九条查阅电子档案应当遵守以下规定：（一）查阅人员应当出示有效证件；（二）查阅人员应当遵守保密规定，不得泄露档案内容；（三）查阅人员应当爱护档案，不得随意复制、摘录档案内容；（四）查阅完毕后，应当及时归还档案。
电子档管理程序文件V0
F、各部门文员需要建立本部门的电子文档清单，每月由文员进行备份。
G、各部门硬盘配置为原则为2T/盘，进行文件的拷贝储存，备份完后可按照7.2条款进行标识管理。
7.4光盘及移动硬盘保管
环境：环境温度在14℃-20℃之间，相对温度在35%-45%之间；远离热源、酸碱等有害气体和强磁场；光盘不得擦除、刻划、触摸盘片裸露处，不得弯曲、挤压、摔打盘片，防止盘片沾染和污垢，避免阳光直射
B、不在档案管理系统中存储，以及从档案管理系统中集中下载、脱机保管的电子文件的存储，使用不可擦除型光盘作为电子文件的存储载体，并依据《档案编制规则》标注档号。
C、光盘刻录一式两份，一套封存保管，一套提供利用。两套光盘分开保管。
D、移动硬盘的管理，按照要求在本部门文员处进行保管，并进行移动硬盘的标识，每月由标准化部进行抽查确认。
序号
术语
定义
1
电子文件
指在数字设备及环境中生成，以数字形式储存于磁带、磁盘、光盘、移动硬盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传递的文件。
2
归档电子文件
指具有参考和利用价值，并作为档案保存的电子文件。
4.职责权限
4.1行政部负责电子文件管理标准的制定，随时根据国家和行业标准更新公司电子文件管理规范和相关设备。
6．归档电子文件的检验与移交
6.1归档移交部门应当于每年第一季度采用可卸载式归档方案将上一年度应归档的电子文件移交给标准化部文控中心。
6.2归档电子文件的移交内容包括归档电子文件，电子文件原数据表及有关材料。专用软件产生的电子文件原则上应转换为通用型电子文件，若不能转换，必须将专用软硬件及相关技术资料送交标准化部一起备案，并填写《专用软硬件设备登记表》。
电子文件归档与管理
电子文件归档与管理为了适应信息化建设需要，规范学校形成的电子文件的归档与管理工作，维护电子文件的真实性、完整性和有效性，确保电子文档的安全和信息可用性，充分发挥电子文档的凭据参考作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》及国家档案局令第6号《电子公文归档管理暂行办法》、国标GB/T18894-2002《电子文件归档与管理规范》等有关法规，特制定本办法。
第二章管理体制和职责第一条根据《中华人民共和国档案法》的相关规定，学校和各单位都要明确电子文件归档管理工作的分管领导，协调解决实际问题。
第二条各单位从电子文件产生时就要有严格的管理制度和技术措施，对其实施超前管理。
电子文件的形成、承办、运转、整理与归档等工作，由承办（业务）部门负责，要将电子文件的整理归档工作纳入电子文件承办人的岗位职责，以确保电子文件的真实性、完整性和有效性。
第三条各单位均要配备一名政治业务素质较高、具有一定计算机管理水平的兼职档案员，负责本单位各科室形成的电子文件的收集、积累与向档案馆移交工作。
第四条对电子文件日常管理的监督、指导、检查和分类保管、开发利用等工作，由校档案馆负责。
档案馆要建立相应的工作制度，对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管与利用实行全过程管理。
第五条归档电子文件与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。
第三章电子文件收集、积累第一条各单位在主要职能活动中产生的电子文件，凡有查考利用价值的均应定期制作文件备份，并要及时拷贝到软盘或刻录到光盘上脱机保存。
盘片上要用汉字标明文件名称及拷贝时间，放入专用装具内积累妥善保管。
采用物理归档到档案馆后的电子文件，仍要在本单位保留一年后方可删除或销毁。
第二条收集积累的电子文件类型（一）电子文件稿本电子文件按其稿本分为草稿、定稿和正式电子文件。
1、定稿电子文件：用计算机起草文件时形成的最后一稿电子文件，记录了文件的最后修改结果，有重要凭证、依据价值，收集时需落实必要的签字手续，明确公文拟稿、核稿、签发等环节的责任者。
电子文件归档管理制度
电子文件归档管理制度为加强对电子文件的归档与管理，根据《中华人民共和国档案法》、国务院《电子公文归档管理暂行办法》和福建省档案局《关于开展机关事业单位档案工作规范化管理评估的通知》精神，特制定本管理办法。
一、电子文件的归档内容本管理办法规定了本单位生产、经营等活动中产生的收、发文，从OA办公自动化系统中办结归档后转存到数字档案信息资源管理系统中所有具有保存价值的电子文件。
二、电子文件的归档时间逻辑归档可实时进行办结归档后直接转存到数字档案信息资源管理系统中，物理归档可按照纸质文件的规定于次年的上半年完成。
三、电子文件的归档要求档案管理人员应于次年上半年之前对当年所有的电子文件进行甄别和筛选，按照年度—机构—保管期限的分类方法，首先将各职能科室所属的电子文件划分明确，然后鉴定其保存价值，将具有保存价值的电子文件进行原文管理，而且必须同时对保存的纸质文本或图纸形式进行全文扫描，最后按照数字档案信息资源管理系统中的文件管理、文件整理、档案整理等模块进行整理归档，建立档案目录电子数据库和全文数据库。
电子文件的处置和留存按照《机关文书档案保管期限表》的相关规定来执行。
四、电子文件的归档方式将已归档整理的电子文件（含机读目录）集中组织到存储载体（异地备份）。
存储载体必须符合耐久性要求（不允许使用软磁盘），且按要求填写载体封面。
五、根据档案管理的要求，档案管理人员应定期将电子文件脱机备份到符合保管要求的载体上（刻录光盘或移动硬盘），以防电脑中毒，致使目录数据丢失。
1.将电子文件归档管理工作纳入市局（公司）的文书处理程序，纳入到档案人员的岗位职责之中。
2.机关各科室（电子文件形成部门）负责电子文件的收集和积累，并接受市局办公室（综合档案室）档案人员的监督、检查、指导。
3.将验收合格的电子文件归档载体进行集中统一管理。
保管环境除应符合纸质档案保管要求外，还应达到防写、防擦划、远离磁场、强热、有害气体等、温度17℃—20℃、相对湿度35%—45%、竖放保管等要求和标准。
电子文件归档与管理规范
2003 年 12 月 18 日范围规范性引用文件术语和定义总则电子文件的真实性、完整性和有效性保证电子文件的采集与积累电子文件的归档归档电子文件的整理归档电子文件的移交、接收与保管本标准规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的普通方法。
本标准合用于党政机关产生的电子文件的归档与管理，其他社会组织的电子文件管理可参照本标准。
下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或者修订版均不合用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件：的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本合用于本标准。
DA/T 18 档案著录规则DA/T 22 归档文件整理规则下列术语和定义合用于本标准3．1 电子文件 electronic records指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
3．2 归档电子文件 archival electronic records指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件(3．1)。
3．3 背景信息 context指描述生成电子文件(3，1)的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。
3．4 元数据 metadata指描述电子文件(3．1)数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。
3．5 逻辑归档 logical filing指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件(3．1) 的管理权限向档案部门移交的过程。
3．6 物理归档 physical filing指把电子文件(3．1)集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。
3．7 真实性 authenticity指对电子文件(3．1)的内容、结构和背景信息(3．3)进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。
公司电子文件归档与电子档案管理办法精选3篇
公司电子文件归档与电子档案管理办法(第一篇)此文档协议是通用版本，可以直接使用，符号*表示空白。
第一条设立目的为使电子文件归档与电子档案管理规范化，对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，为本公司经营与进展供应服务，特制订本方法。
其次条负责部门电子文件的形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，由**部门进行指导与监督。
部门领导统一协调，指定特地人员负责，保证管理工作的连续性。
第三条电子文件的收集与归档一、电子文件的收集1．收集方法（1）准时根据要求制作备份。
（2）需在登记表中登记。
（3）登记表应与备份一同保存。
（4）登记表假如制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。
（5）电子文件性质代码：R—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；O—正式电子文件；N—无纸电子文件；T—文本文件；I一图象文件；G—图形文件；V一影像文件；A—声音文件；M—多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件。
2．详细收集流程（1）记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。
当正式文件是纸质时，假如保管部门已开头进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可依据实际条件或需要，由***确定是否保留。
（2）保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件建立精确、牢靠的标识关系。
（3）在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应实行更严格的平安措施，保证电子文件不被非正常改动。
同时必需随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质等硬拷贝件保留。
（4）用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性；用扫描仪等设备获得的图象电子文件，应将相关软件一并收集。
（5）用计算机帮助设计（CAD）或绘图等获得的图形电子文件，收集时应留意其对设备的依靠性，以及易修改性等问题，不行遗漏相关软件和各种数据。
电子文件归档与电子档案管理制度
电子文件归档与电子档案管理制度一、总则1.对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，应当由主管部门统T办调指定专门机构或人员负责, 保证管理工作的连续性。
2.电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，档案部门要进行指导与监督。
3.电子文件的管理由档案部门负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。
4.应明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等，以保证电子档案的质量。
5.为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。
6 •归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。
7.具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。
进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。
二.电子文件的收集与积累1•收集范围。
电子文件的收集范围，按国家关于文件归档的现行有关规定执行。
2•收集积累要求(1)记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。
当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。
(2)保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。
(3)在"无纸化"计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。
同时必须随时备份,存储于能够脱机保存的载体上,井对有档案价值的电子文件制作纸质或缩微胶片拷贝件保留。
(4)用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。
(5)用扫描仪等设备获得的图象电子文件，如果采用非标准压缩算法，则应将相关软件一并收集。
(6)用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。
电子档案整理流程
电子档案整理流程如今，电子档案成为政府机构和企业最重要的存储、管理资源信息的工具。
随着技术的发展，电子档案已经取代传统的纸质档案，成为资源信息的主要来源。
为了保证资源信息的准确性和及时性，政府机构和企业都必须按照一定的流程对电子档案进行整理。
首先，需要确定好需要整理的电子档案。
通常，电子档案是指一类政府行政文件、企业内部文件、业务文件等，都是政府机构和企业用来管理活动和事务的重要依据。
整理这些电子档案需要统一的命名规则来标记文件，否则，将无法实现便捷查找，也无法实现电子档案的管理。
其次，需要对电子档案的内容进行整理。
归档的内容应以有关主题为基础进行分类，方便管理和查找，充分体现档案的内容和主题之间的关联性和系统性。
另外，从内容起归档的时候一定要注意，保留必要的历史版本文件，以便在系统不可用或其他情况下，可以使用历史版本文件迅速恢复系统。
最后，需要统一电子档案的管理方式。
电子档案涉及到对资源访问权限、文件安全、数据保密等多方面内容，因此，政府机构和企业必须使用一定的流程来管理这些电子档案。
例如，可以采用权限管理机制，对资源访问权限进行限制，同时可以采用加密技术，对数据进行加密保护，以防止数据泄露。
总之，对于电子档案的整理，主要包括定义统一的命名规则、对内容进行整理和将安全性考虑进入到管理方式中等等。
除此之外，还需要注意在归档过程中，定期检查和更新归档文件，以便及时发现问题，并及时作出调整。
以上就是电子档案整理流程的基本内容，它是政府机构和企业对资源信息的管理的重要依据，也是电子档案的重要组成部分。
在整理电子档案的过程中，既要考虑档案的准确性和及时性，也要考虑档案的安全性，所以，政府机构和企业均需要采取适当的措施，确保电子档案的安全性和可用性。
电子文档管理方案
电子文档管理方案概述随着信息技术的发展，电子文档已经成为现代办公环境中不可或缺的一部分。
然而，随之而来的是电子文档的数量和复杂性的迅速增加，给企业的信息管理带来了挑战。
为了有效管理和高效利用电子文档，本文提出了一个电子文档管理方案，旨在帮助企业实现更好的文件管理。
一、文档分类与文件夹结构设计为了让电子文档的查找和检索更加方便快捷，建议将电子文档进行分类，并设计合理的文件夹结构。
具体而言，可以按照部门、项目或者文件类型等进行分类，然后在每个分类下再进行细分。
例如，可以以“财务”和“人力资源”为主分类，然后在“财务”文件夹下再细分为“收入报表”、“支出报表”等子文件夹，以此类推。
这样的文件夹结构能够帮助用户快速定位所需文档，提高工作效率。
二、文档命名规范为了避免文件命名混乱造成的困扰，建议制定一套统一的文档命名规范。
规范应该包括文件名的前缀、命名方式、日期格式等要素。
例如，可以使用“部门_日期_文档名”的格式来命名文件，其中部门可以用英文缩写表示，日期格式可以选择YYYYMMDD。
这样的命名规范可以让用户一目了然地知道文件的属性和内容，方便筛选和整理文档。
三、权限管理与保密措施在电子文档管理方案中，权限管理和保密措施是非常重要的一部分。
针对不同的文档，应该设定不同的权限，确保只有授权人员才能查看和修改相关文件。
同时，对于涉及商业机密或敏感信息的文档，可以加密或采取其他安全措施，保护企业的知识产权和商业利益。
四、电子文档存储与备份为了确保电子文档的安全性和可靠性，建议采用网络硬盘或云存储等方式进行文件存储。
这样可以避免硬盘损坏或丢失带来的风险，并且方便用户在不同设备上轻松访问文件。
此外，定期进行备份也是必不可少的措施，以应对意外情况（如数据丢失或系统崩溃）的发生。
五、文档版本管理对于需要频繁修改和更新的文档，版本管理是一个必备的功能。
建议在方案中引入版本管理工具或系统，对文档的不同版本进行记录和跟踪。
电子档案管理制度办法
一、总则为加强和规范电子档案管理工作，保障电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，制定本办法。
二、适用范围本办法适用于本单位及下属单位产生的各类电子文件、电子档案的管理。
三、电子档案的定义电子档案是指按照一定归档要求，将具有保存价值的内容信息、结构信息、背景信息等以数字形式存储在磁性载体或光学载体上保存的电子文件。
四、电子档案的管理原则1. 完整性原则：确保电子档案的完整性，不得随意修改、删除或增加档案内容。
2. 安全性原则：加强电子档案的安全管理，防止档案被非法复制、篡改、泄露或损坏。
3. 可用性原则：确保电子档案的可用性，方便档案的查阅、利用和共享。
4. 系统性原则：建立健全电子档案管理制度，实现电子档案的统一管理。
五、电子档案的归档范围1. 党委、政府及部门文件、会议纪要、工作总结、报告、请示、批复等文件。
2. 重大活动、项目、工程等档案材料。
3. 人员、财务、资产、设备等管理档案。
4. 其他具有保存价值的电子文件。
六、电子档案的归档程序1. 归档单位应按照归档范围和归档要求，将电子档案整理、分类、编号，形成电子档案目录。
2. 归档单位应将电子档案报送至档案管理部门，进行审核、登记、归档。
3. 档案管理部门应定期对电子档案进行检查、维护和备份。
七、电子档案的保管和利用1. 档案管理部门应建立健全电子档案保管制度，确保电子档案的安全。
2. 档案管理部门应定期对电子档案进行备份，确保档案的完整性和可用性。
3. 档案管理部门应提供电子档案的查阅、利用服务，确保档案的共享。
八、电子档案的销毁1. 电子档案的销毁应按照国家档案局相关规定执行。
2. 档案管理部门应定期对电子档案进行清理，对已无保存价值的电子档案进行销毁。
九、附则1. 本办法由档案管理部门负责解释。
2. 本办法自发布之日起施行。
通过实施本办法，进一步加强和规范电子档案管理工作，提高电子档案的利用效率，为单位的各项工作提供有力支持。
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1.目的
为了加强公司电子文件的管理，确保公司各种电子文件科学有序的运行、传递，规范电子文件的归档和保管程序，特制订本规定
2.适用范围
适用于本公司的电子文件运行、管理和归档工作。
电子文件：指在数字设备及环境中生成，以数字形式储存于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传递的文件。
归档电子文件：指具有参考和利用价值，并作为档案保存的电子文件。
3.职责
3.1 综合管理部负责电子文件管理标准的制定，随时根据国家和行业标准更新公司电子文件管理规范和相关设备。
3.2负责各类电子文件的验收、整理、建库、光盘制作、保管、统计、提供利用等管理工作。
3.3 负责购买、使用、维护电子文件保存利用的器具和设施。
4工作程序
4.1电子文件的归档类型
4.1.1 实体档案相对应的电子文件的归档范围和保管期限按照《文件控制程序》中基本归档范
围和保管期限执行。
4.1.2各部门对电子文件采用可卸载归档方式，同纸质档案一并移交。
4.1.3电子文件基本数据类型定义及其代码可分别为：
文本文件（Text,代码T）
指使用文字处理软件生成的，由字、词、数字符号表达的文件。
文本文件中除了存储有效字符信息（包括能用ASCLL码字符表示的回车、换行等信息外，不包含声音、动画、图像、视频等其他任何信息。
图形文件（Graphic,代码为G）
指根据一定算法绘制的图表、曲线图，包括几何图形和物理量如应力、强度等用图标表示的图形等。
计算机辅助设计（CAD）或绘图中产生的文件，如设计模型、图纸、图画等即为图形文件。
图像文件（Image，代码I）
指使用数字设备采集或制作的静态画面，如用扫描仪扫描的各种原件画面，用数码相机拍摄的照片等。
视频文件（Video,代码V）
指使用视频捕获设备录入的数字影像或使用动画软件生成的二维、三维动画等各种动态画面，如数字影视、动画片等。
音频文件（Audio,代码为A）
指用音频设备录入或编曲软件生成的文件。
用音频设备录入并转换为数字形式的文件，采样频率是单位时间内的采样次数，主要有11KHZ（电话质量）、22KHZ(FM调频收音机质量)和44KHZ（CD质量）三种。
数据库文件（Database,代码为D）
指在事务处理系统中单独承担文件职责，或者作为文件的重要组成部分出现的数据对象。
计算机程序文件（Program,代码为P）
指为处理各种事务用计算机语言编写的程序，是一种计算机软件，它的形成过程一般是由程序员编写“源程序”能表明版权的归属，对于计算机软件的开发者来说具有重要的保存价值。
多媒体文件（Multimedia,代码为M）
包含上述两种以上信息形式的文件为“多媒体文件”，这种文件使用多媒体技术制作，具有复杂的结构，必须使用多媒体计算机复现。
文本文件推荐采用XML格式，现阶段可以收集PDF、RTF、TXT格式文档；图像文件推荐采用TIFF或者JPEG格式；视频或多媒体文件推荐采用MPEG或AVI格式音频文件推荐采用MPS或WAV格式。
数据库文件应能够以DBF文件格式或通过XML文档进行数据交换。
通过格式的电子文档，各部门应收集一套形成或支持该格式电子文件的通用软件及其相关参数手册、说明资料等。
特殊的无法转换为通用格式的电子文件，应同时收集其特殊的软硬件环境、压缩算法和其他相关数据。
4.1.4规档的电子文件中应包括《电子文件元数据表》，电子文件读目录，相关软件及其他说明等，并附上《归档电子文件登记表》。
4.1.5保管期限属于“永久”、“长期”的电子文件，必须制作至少一份该电子文件的纸质文本同时归档，并建立准确、可靠的标识与之对应。
4.1.6加密的电子文档归档前应做解密处理，明确其归档内容。
归档电子文件名以文件标题（包含副标题）命名。
工程设计电子文件的命名应与相应图纸文件的编号相同；如一电子文件中含有数张图号图纸时，其命名应包含所有图号，如0801-J0302-061-2—5dwg(包含了第2张—第5张共4张图号的图纸)或0801-J0302-061-2、4dwg(包含了第2张、第4张图号的图纸)；如同一图号的图纸有数张，并相对应有数个电子文件时，其电子文件编号应上其张数，如0801-J0302-061-2（P1）DWG、0801-J0302-061-2（P2）DW。
4.2 归档电子文件的检验与移交
4.2.1归档移交部门应当于每年第一季度采用可卸载式归档方案将上一年度应归档的电子文件移交给综合管理部。
4.2.2归档电子文件的移交内容包括归档电子文件，电子文件原数据表及有关材料。
专用软件产生的电子文件原则上应转换为通用型电子文件，若不能转换，必须将专用软硬件及相关技术资料送交综合管理部一起备案，并填写《专用软硬件设备登记表》。
4.2.3归档电子文件的移交前，文件形成单位必须认真检测电子文件，并由检测人员填写《归档电子文件移交检验表》。
检验表一式两份，一份由综合管理部归档保存，一份由电子文件形成单位保存，检验内容包含：
可读性：确保电子文件能正常被计算机识别、运行，并能准确读出。
安全性：用杀毒软件检测归档的电子文件，确保电子文件未被病毒感染。
齐全性：按归档范围检查应归档电子文件全部归档。
完整性：松果每份电子文件与相应的纸质文件保存一致。
综合管理部按照归档范围与检验项目对归档电子文件逐一验收。
验收合格后，与相应的纸质文件一起办理移交手续。
4.2.4向综合管理部移交的电子文件应一式两份，一套封存保管，一套提供利用。
4.3 归档电子文件的整理
4.3.1归档电子文件的整理按照国家规定的要求进行整理。
将带有归档标识的电子文件进行分类，同一全宗内的电子文件分类方案应保持相对稳定。
4.3.2把带有归档标识的电子文件进行分类、组盘。
分类不宜过细，要知足。
分类有如下几种：
按年度、部门或问题分类；
按保管期限分类；
按文件格式分：文本文件、图像文件、图形文件、视频文件、音频文件、数据库文件、
计算机程序文件、多媒体文件等。
按文件类型分：计算机程序文件、数据文件。
按存储载体类型分：光盘、磁盘、磁带等。
4.3.3在国家颁布电子文件著录标准之前，归档电子文件应按照《电子文件登记表》的项目进
行著录，其他著录项目根据各具体情况参考：制作环境（软硬件版本）、文件类型（图
像、文字处理文件）、文件名（包括扩展名）、文件来源（终端号、驱动器号、路径名等）、背景信息（责任者、制作时间、修改时间、迁移时间、相关文件）、存放载体的编号，
并将著录结果制成相读目录和纸质目录。
4.4 归档电子文件的存储、保管和利用
4.4.1 如有档案管理系统，其中归档电子文件存储在档案数据库中，综合管理部每年对电子
文件进行备份。
4.4.2 不在档案管理系统中存储，以及从档案管理系统中集中下载、脱机保管的电子文件的
存储，使用不可擦除型光盘作为电子文件的存储载体，并依据《档案编制规则》标注档
号。
4.4.3 光盘刻录一式两份，一套封存保管，一套提供利用。
两套光盘分开保管。
4.4.4光盘保管环境：环境温度在14℃-20℃之间，相对温度在35%-45%之间；远离热源、酸
碱等有害气体和强磁场；光盘不得擦除、刻划、触摸盘片裸露处，不得弯曲、挤压、摔
打盘片，防止盘片沾染和污垢，避免阳光直射.
4.4.5光盘检测与维护：综合管理部要对存储电子文件的光盘每年进行一次抽样读检查，抽检
率不低于20%，如发现光盘损坏或出现问题，应及时应按保密要求处置
4.4.6电子文件的提供利用参照《文件控制程序》执行。
5引用文件
5.1<文件编号方法》
6 记录表格
6.1《专用软硬件设备登记表》
6.2<归档电子文件移交检验表》
6.3《归档电子文件移交表》
6.4《电子文件元数据表》。