电子档管理程序文件V0
文件管理标准V1.0
文件管理标准一、目的为了确保公司相关文件为现行有效版本，能供相关人员共同、持续使用。
所涉及记录符合质量管理体系的有效运行，符合追溯等要求。
特制定此控制程序。
二、范围本制度主要适用于本公司制定的标准规范类文件、记录类文件，及外来文件。
三、职责3.1总经理：负责批准发布公司制定的所有文件及记录表格。
3.2综合管理部：所有文件的归档保存，文件发布格式的最终矫正，及所有文件的发布。
3.3制造部(品质)：3.3.1负责规范公司业务活动中涉及的过程的文件的制订、修订等。
3.3.2负责各部门记录文件格式的统一及归档。
3.3.3负责对现有体系文件定期检查、评审和更新。
3.4各部门：3.4.1负责人负责在文件拟定阶段提供制定、评审意见。
及文件发布后的执行监督。
3.4.2负责人负责本部门业务过程中涉及的记录表单的制定及执行监督3.4.3记录填写人员负责填写信息的真实、准确、完整性。
四、定义4.1受控文件：规范公司业务活动中涉及的过程的规范性文件，规范部门内业务操作流程或方法的制度文件、与产品相关的技术类文件(包括图纸、组装图、源代码、封装代码、工艺流程文件、检验标准等)，外来文件(包括国家法律、法规，国家/行业标准，供应商名录等)。
4.2非受控文件：如行政任命、事务性通知，因检查或评审向上级或客户提供的文件。
五、流程图5.1程序控制文件编写流程图各部门 制造部(品质)综合管理部总经理5.2部门规范、管理办法，作业指导，技术类文件编写流程图各部门综合管理部总经理5.3记录文件编写流程各部门制造部(品质） 综合管理部六、作业内容 6.1文件分类文件编制发起通过不通过 不通过无异议实际情况沟通文件初稿编写文件编制文件审核件 文件初稿确认文件修改 文件发布流程 文件发布 文件检查更新文件归档文件审批件通过文件发布流程 文件审核件文件审批件文件发放 文件归档文件检查更新 通过不通过不通过通过记录编制文件格式统一记录使用 分职能整理 记录归档记录维护文件使用 文件使用6.1.1程序控制文件：因公司业务活动中涉及的过程应遵守的途径和方法而编制的文件，例如：与顾客有关的过程、设计与开发过程、采购过程、检验过程、生产过程、服务过程等。
用VFP制作文件管理程序
D-TLD管理程序
4.3 工程部负责对安全零件量产后的变更进行管理，对变更可能对安全特性产生的影响进行评价，并对工程文件进行维护管理；
4.4 生产部门负责按照作业文件的要求对影响安全特性的工序进行控制，并对产生的记录进行标识和保存；
5.1.1 客户明确要求需作为安全零件进行管理的零件，包括客户图纸、品质基准、技术标准等资料中明确定义了安全特性的零件；
5.1.2 被确认与人身安全有直接关系的零件；
5.1.3 法律法规对产品特性或参数有明确限定的零件；
5.1.4 公司内部认定需作为安全零件进行管理的零件。
5.2 根据公司产品类别及5.1项内容，公司现阶段涉及的主要为法律法规有明确要求的安全特性，如汽车内饰件的阻燃性和有害物质对应。因此公司内部管控的重点为塑胶粒子原材料。
6.2.2 工程部应在量产前对安全特性相关的过程能力进行评价，开始批量生产时Cpk≥1.33，并持续改进，短期过程能力Cmk/Ppk≥1.67,能力未达到要求时，应在实施100%检验。
6.2.3 品管部按照控制计划及作业文件要求的方式对安全特性实施监控，并定期对过程能力进行分析或实施SPC监控，能力不满足要求时，通知现场实施100%检验；
2. 适用范围
本程序适用于公司所有安全零件的管理。
3. 术语与定义
序号
术语
定义
1
安全零件
是指法律法规要求或者客户明确指定的，与生命安全相关的零件。即汽车、摩托车、拖拉机的转向、制动、悬挂、传动、信号指示等系统内涉及乘坐及行驶安全的总成或零件。
2
安全特性
是指被定义为安全零件的产品的众多特性中，被法律法规、客户或公司内部指定需进行存档责任管理的特性。
西安市电子文件归档与管理办法
西安市电子文件归档与管理办法第一章总则第一条为了加强对本市电子文件的归档与管理，保障电子文件的安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《西安市档案管理条例》等有关法规和《电子文件归档与管理规范》等国家标准，结合本市实际，制定本规定。
第二条本规定适用于本市各级党政机关、国有企业、事业单位，其他单位参照执行(以下统称为各单位)。
第三条本规定所使用的下列基本概念具有特指的涵义。
（一）电子文件指在数字设备及环境中生成，以数字形式存储于磁带、光盘等载体，依赖计算机等设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
（二）电子档案经过鉴定具有保存和利用价值的归档电子文件。
（三）背景信息指描述生成电子文件的职能活动，电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。
（四）元数据指反应电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。
（五）逻辑归档指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。
（六）物理归档指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。
（七）迁移指将原系统中的电子文件向目的系统进行转移存储的方法与过程。
（八）真实性指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。
（九）完整性指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。
（十）有效性指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性。
第二章管理职责第四条各单位要明确电子文件归档与管理工作的职责，并根据本单位实际，制定并实施电子文件管理的制度和技术措施，明确各环节的工作职责，确保电子文件的真实性、完整性和有效性。
第五条各单位业务部门和档案工作部门要加强协调，在信息化建设和办公自动化系统的设计中，要有档案人员参与，要注意满足档案管理的功能需求。
电子档案管理办法
电子档案管理办法第一章总则第一条为了加强公司的电子文件归档管理，保障电子文件和电子档案的安全保管和科学利用，根据《中华人民共和国档案法》有关规定制定本规定。
第二条本规定适用于公司各事业部、分公司(以下简称各单位）.第三条基本术语解释(一)电子文件:是指员工在日常工作中形成的数字形态记录。
它是通过计算机进行操作、传输、存储和利用的文件，用数字(比特)形态表现出来，通过编码和解码来输入和输出,也称数字式文件。
（二）电子档案：是指利用计算机技术形成，经鉴定具有保存和利用价值的归档电子文件。
（三)电子文件的物理归档：指经过归档处理的电子文件保存到磁盘或光盘等载体上实行脱机保管的过程.(四)电子文件的逻辑归档：将电子文件的物理地址存放于档案管理部门控制的网络服务器中，使该电子文件能供档案部门有效利用和处理的过程。
第二章管理体制和职责第四条根据《中华人民共和国档案法》的相关规定，各单位要明确电子文件归档管理的分管领导，协调解决实际问题。
档案管理部门要建立相应的工作制度和工作网络，做好电子文件归档的管理工作。
第五条各单位从电子文件产生时就要有严格的管理制度和技术措施，对其实施超前管理，以确保电子文件的真实性、安全性和完整性.第六条在电子文件的管理过程中应明确职责，责任到人。
电子文件的形成、承办、运转、整理等工作，一般由承办（业务)部门负责；电子文件归档管理的日常监督、指导和保管、开发利用等工作，通常由档案管理部门负责.第七条归档电子文件应与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。
公司档案管理员要配备与业务部门相互兼容的计算机及软、硬件系统，保证归档电子文件的有效识读.档案管理员应忠于职守，具备计算机专业知识，熟悉掌握本单位使用计算机系统的操作技能，组织编写归档电子文件的各种检索工具，并积极主动提供服务，充分发挥归档电子文件的作用。
第三章归档范围、保管期限第八条本单位主要职能活动中产生的电子文件，归档前要对其进行鉴定.具有重要凭证、依据和参考价值的电子文件，应按照归档范围进行归档。
电子文件管理基础知识
主要内容
电子文件概述 电子文件管理的目标与原则 电子文件归档管理的内容与要求 电子文件保管的基本要求
一、 电子文件概述
电
电
电
电
子
子
子
子
文
文
文
文
件
件
件
件
的
的
的
的
特
结
特
概
点
构
征
念
电子文件的特征
特征一：电子文件是由电子计算机等数字设 备生成和处理的，其信息用二进制数字代码 记录和表示。这是电子文件与以往所有其他 形式文件的基本区别，也是电子文件与其它 数字信息的共同点。
特征二：电子文件是文件的一种类型，具有 文件的各种属性，特别是具有特定的要素、 作用和效力。 这是电子文件与其他数字信 息的基本区别，也是电子文件与其它形式文 件的共同点。
电子文件的结构
内容
背景
结构
内容：是指文件中所包含的表 达作者意图的信息（如文本、 数据、符号、数字、影像、声 音和图片等）。
三、电子文件归档管理的内容与要求 电子文件归档范围 电子文件归档方式 电子文件归档时间 电子文件归档要求 电子文件移交与接收
电子文件归档范围
不同文件格式文件的归档范围 电子文件附带材料的归档范围 双套制管理的归档范围
不同文件格式文件的归档范围
文本文件T 图像文件I 图形文件G 影像文件V 声音文件A 多媒体文件M 数据文件D 计算机程序文件P
电子文件的形成特点
电子文件的形成特点是指电子文件从制作到 生成过程中所表现出来的内在规定性，不包 括文件在形成之后的管理、利用过程中具有 的特性。
影响电子文件形成特点的要素主要有两个方 面：
档案馆电子档案与数据离线备份管理规范
本文由【中文word文档库】搜集整理。
中文word文档库免费提供海量教学资料、行业资料、范文模板、应用文书、考试学习和社会经济等word文档江西省档案馆电子档案与数据离线备份管理规范1 引用标准与资料本规范引用或参考了以下标准、资料：GB/T 17678.2--1999 CAD 电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第二部分：光盘信息组织结构GB/T 18894—2002 电子文件归档与管理规范DA/T 38-2008 电子文件归档光盘技术要求和应用规范DA/T 15-1995 磁性载体档案管理与保护规范中国惠普公司支持服务事业部《备份系统管理参考手册》（2007-04-13）2 名词解释上述引用标准的术语与定义，均适用本规范。
2.1 近线备份指存储设备与计算机系统物理连接，操作系统或应用系统不可随时读取和修改备份于其中的电子档案和数据，备份策略、恢复方式等通过独立于操作系统、应用系统的存储管理系统实施。
2.2 离线备份指将电子档案和数据存储于可脱离计算机、存储系统保存的存储介质上，如光盘、磁带等。
2.3 在线备份指存储设备与计算机系统物理连接，操作系统、文件系统或应用系统可随时读取、管理存储于其中的电子档案和数据。
2.4 环码/圈码环码是位于光盘数据区内圈、夹持区外的一串呈环形排列的字符，内含生产厂家、刻录速度、染料、生产批次等重要信息，可直接人工识别。
环码是鉴别正品光盘的重要标志。
圈码，又称为喷码，是位于光盘夹持区内圈的一串圆形字符，常用激光蚀刻而成。
圈码主要表示光盘生产大楼编号、楼层与生产线编号、染料、生产流水号、机器槽位、生产日期、生产时间等重要信息。
3 备份对象及格式3.1 备份对象3.1.1 电子档案备份对象为：文书、照片、音频、视频、科技图纸等类电子档案，传统载体档案数字化文件。
数据备份对象为：各类档案资料目录数据库、系统数据。
3.1.2 文书类电子档案备份范围：原始格式文件，JPEG或TIFF格式的数字化文件，PDF/A格式文件，XML封装包。
文件管理程序文件
.1.目的对公司的质量管理体系及质量管理体系相关的文件、资料进行订定公司各种文件之制订，修改，发行及旧版本之管理准则，以确保各部门皆能持有最新发行的文件，使品质管理系统有效的运作。
2.围适用于文件的拟制、批准、编号、发放、使用、保管、修订、作废等过程管理适用于对客户的资料的接收、保存、使用等过程管理（不包含图面与技术资料，图面与技术资料请参照QP-ENG-001）3.职责3.1 总经理：质量手册之核准、颁布3.2运营总监：程序文件的核准、质量手册的审核3.3管理者代表：质量手册的制订和程序文件审核3.4 职能部门：文件的制订、审批、提交、接收、使用、保存及提出修改意见质量记录的填写、保存、定期将过期记录销毁3.5 文控中心：负责质量体系文件及外来文件的保管、发行、回收、记录、作废、借阅等过程处理及原稿保存，建立文件目录清单4.定义&缩写5.作业容文件架构、制订者、审批权限、保管注：制订或修订文件，应由制订者召集单位负责人及相关涉及部门及管理代表研讨，以确保文件之适用性与可操作性，各阶层文件之制订、审查核准依照文件审核权责执行.（如上表）各部门代码文件格式组成部分5.3.1 文件组成：封面应提现文件最新版本及修订记录容，分发涉及部门份数及有效审批。
a.质量手册：封面、修订记录、手册容。
b.程序文件：封面、1.目的 2.围 3.职责 4.定义(无定义时填写“无”)5.作业容6.流程图7. 参考文件8.使用表单。
c.作业指导书类：①工作指引（WI）：封面、目的、围、职责、定义、作业容、附件、表格；②操作规（SIP、SOP、SPP）：封面、修订记录、作业容，格式无具体规定，设计应满足现场实际运作需要即可。
5.3.2 文件页次格式：第 * 页共 * 页进行撰写文件编号5.4.1每份文件应确保仅有唯一一个编号，一二阶文件由文控中心根据《文件清单一览表》进行编号，给到每位制定者，三阶文件由制订部门经理或文员管控，并建立相应的文件清单，文件编号受控的有效性由文控中心监管，并定期对现场使用的文件版本、受控状态等进行确认。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
F、各部门文员需要建立本部门的电子文档清单，每月由文员进行备份。
G、各部门硬盘配置为原则为2T/盘，进行文件的拷贝储存，备份完后可按照7.2条款进行标识管理。
7.4光盘及移动硬盘保管
环境：环境温度在14℃-20℃之间，相对温度在35%-45%之间；远离热源、酸碱等有害气体和强磁场；光盘不得擦除、刻划、触摸盘片裸露处，不得弯曲、挤压、摔打盘片，防止盘片沾染和污垢，避免阳光直射
B、不在档案管理系统中存储，以及从档案管理系统中集中下载、脱机保管的电子文件的存储，使用不可擦除型光盘作为电子文件的存储载体，并依据《档案编制规则》标注档号。
C、光盘刻录一式两份，一套封存保管，一套提供利用。两套光盘分开保管。
D、移动硬盘的管理，按照要求在本部门文员处进行保管，并进行移动硬盘的标识，每月由标准化部进行抽查确认。
序号
术语
定义
1
电子文件
指在数字设备及环境中生成，以数字形式储存于磁带、磁盘、光盘、移动硬盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传递的文件。
2
归档电子文件
指具有参考和利用价值，并作为档案保存的电子文件。
4.职责权限
4.1行政部负责电子文件管理标准的制定，随时根据国家和行业标准更新公司电子文件管理规范和相关设备。
6．归档电子文件的检验与移交
6.1归档移交部门应当于每年第一季度采用可卸载式归档方案将上一年度应归档的电子文件移交给标准化部文控中心。
6.2归档电子文件的移交内容包括归档电子文件，电子文件原数据表及有关材料。专用软件产生的电子文件原则上应转换为通用型电子文件，若不能转换，必须将专用软硬件及相关技术资料送交标准化部一起备案，并填写《专用软硬件设备登记表》。
4.2负责各类电子文件的验收、整理、建库、光盘制作、保管、统计、提供利用等管理工作。
4.3负责购买、使用、维护电子文件保存利用的器具和设施。
4.4标准化部负责各部门电子档的备份保存、分类及管理工作。
5．文档格式的转换
格式的电子文档，各部门应收集一套形成或支持该格式电子文件的通用软件及其相关参数手册、说明资料等。特殊的无法转换为通用格式的电子文件，应同时收集其特殊的软硬件环境、压缩算法和其他相关数据。
6.3归档电子文件的移交前，文件形成单位必须认真检测电子文件，并由检测人员填写《归档电子文件移交检验表》。检验表一式两份，一份由标准化部归档保存，一份由电子文件形成单位保存，检验内容包含：
可读性：确保电子文件能正常被计算机识别、运行，并能准确读出。
安全性：用杀毒软件检测归档的电子文件，确保电子文件未被病毒感染。
A、按年度、部门或问题分类；
B、按保管期限分类；短期及长期
C、按文件格式分：文本文件、图像文件、图形文件、视频文件、音频文件、数据库文件、计算机程序文件、多D媒体文件等。
E、按文件类型分：计算机程序文件、数据文件。
F、按存储载体类型分：光盘、硬盘等。
7.3归档电子文件的存储、保管和利用
A、如有档案管理系统，其中归档电子文件存储在档案数据库中，综合管理部每年对电子文件进行备份。
操作名称：电子档管理操作规定
Operation
客户：/
Customer
产品名称：/
Part Name
产品编号：/
Part No.
文件编号：XX/SD-003
Doபைடு நூலகம்ument No
版本：V0
Revision
日期：2020-10-21
Date
版本
Revision
更改内容
Revision Details
生效日期
齐全性：按归档范围检查应归档电子文件全部归档。
完整性：每份电子文件与相应的纸质文件保存一致。
7.归档电子文件的整理
7.1归档电子文件的整理按照公司规定的要求进行整理。
将带有归档标识的电子文件进行分类，同一的电子文件分类方案应保持相对稳定。
7.2归档电子档的分类
把带有归档标识的电子文件进行分类、组盘。分类不宜过细，要知足。分类有如下几种：
更新，请使用受控之文PLEASED REFER ONLY TO
件。THE CONTROLLED COPY.
1.目的
为了加强公司电子文件的管理，确保公司各种电子文件科学有序的运行、传递，规范电子文件
的归档和保管程序，特制订本规定。
2. 适用范围
适用于本公司的电子文件运行、管理和归档工作。
3. 术语与定义
7.5光盘检测与维护
标准化部要对存储电子文件的光盘每年进行一次抽样读检查，抽检率不低于20%，如发现光盘损坏或出现问题，应及时反馈并由IT管理员处置.
8.0记录
无
Effective Date
V0
初版发行
2020-10-21
编写人：
Prepared by
审批人：
Approved by
如此印章并非红色，IF THE CONTROL STAMP
表此文件并非合法之版COLOR IS NOT RED ,THEN IT
本，并不会受到控制及IS AN UNCONTROLLED COPY.