电子文档管理办法
电子文档管理
电子文档管理电子文件归档与电子档案管理办法1．总则1．1对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，应当由主管部门统一协调，指定专门机构或人员负责，保证管理工作的连续性。
1．2 电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，档案部门要进行指导与监督。
1．3 电子文件的管理由档案部门负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。
1．4 应明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等，以保证电子档案的质量。
1．5 为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。
1．6 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。
1．7 具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。
进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。
2．电子文件的收集与积累2．1 收集范围。
电子文件的收集范围，按国家关于文件归档的现行有关规定执行。
2．2 收集积累要求2．2．1记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。
当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。
2．2．2 保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。
2．2．3在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。
同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，井对有档案价值的电子文件制作纸质或缩微胶片拷贝件保留。
2．2．4 用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。
2．2．5 用扫描仪等设备获得的图象电子文件，如果采用非标准压缩算法，则应将相关软件一并收集。
ISO电子文件管理规定
I S O电子文件管理规定 Revised final draft November 26, 2020ISO14001电子文件管理办法第一条为规范公司电子文件编制、审核、批准、发放、作废、登记等管理工作，保障电子文件的真实性、有效性、安全性，根据国家关于电子文件管理的有关规定、标准，结合公司实际情况，制定本办法。
第二条本办法规定了公司在产品、服务、活动中产生的电子文件的编制、审核、批准、发放、作废、登记等管理工作。
第三条本办法所称电子文件（电子公文）是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
第四条公司文件、公文等有关资料可以制作成电子文件进行发布、实施，经批准、发布的电子文件具有同纸质文件具有同等的效力，发布的电子文件形成部门应负责输出一份制成纸质文件并经过审批程序后与电子文件一同归档保存。
第五条公司各类电子文件的发布格式：文本文件现阶段采用PDF格式文档；图像文件采用TIFF或JPEG格式；视频或多媒体文件采用MPEG或AVI格式；声音文件推荐采用MP3或WAV格式；其他文件参照有关规定。
第六条电子文件的编号同纸质文件的编号，其形成制作质量由文件的起草者、审核者、批准签发者负责，电子文件应采用安全措施，防止未经授权的更改，同时应当随时对电子文件进行备份，存储在脱机保存的载体上。
第七条电子文件发放部门负责对发放的电子文件进行登记；电子文件的更改由电子文件编制生成部门负责并经过审批程序，更改后的电子文件应重新进行登记发放；电子文件的作废应经过主管领导审批，并由电子文件的发放部门进行通知，并有作废电子文件的记录。
第八条电子文件发放可以通过网络、邮箱、磁盘载体等形式进行，在接送交电子文件时，应当对电子文件及其载体、技术环境进行检验，检验载体有无划痕，是否清洁；有无病毒；核实电子文件的真实性、完整性、有效性检验及审核手续是否完备。
电子文件管理办法
电子文件治理方法1.目的为标准公司电子文件治理，促使公司文件掌握有效运行，特制定本方法。
2.适用范围本规定适用于公司在治理体系中所产生的电子文件掌握活动，包括电子文件的批准、发放、作废、登记、更等。
3.职责3.1企业治理部3.1.1负责编制及修订《公司电子文件治理方法》，是公司电子文件的归口治理部门；3.1.2负责公司级电子文件的收集、发放、作废、登记、更、保管等治理工作；3.1.3负责对各部门文控的运行状况进展指导、监视、检查、考核；3.1.4负责将公司级电子文件共享给相关使用人员，并做好维护，确保有效。
3.2各部门3.2.1按《公司电子文件治理方法》实施电子文件的治理；3.2.2负责本部门电子文件的收集、归档、发放、作废、登记、更、保管等治理工作；3.2.3负责将本部门电子文件共享给企业治理部及相关使用人员，供企业治理部优化流程、标准治理做参考；3.2.4负责将企业治理部供给的相关文件信息准时反响给相关部门/人员，并准时做好跟踪落实工作。
4.主要内容4.1公司企业治理部设立文控员，公司各部门设立兼职文控员。
4.2公司文件掌握的对象〔CPC共享第一来源〕：a)公司第一层次文件：质量手册、环境手册、职业安康与安全手册；b)公司其次层次文件：各体系程序文件；c)公司各级程序文件引出的治理文件和表单； d〕《体系文件清单》、《外来受控资料名目》、《记录清单》。
4.3公司各部门文件掌握的对象〔CPC共享第一来源〕：a)公司各部门编制的与体系有关的各类治理标准等文件〔程序文件引出的文件除外〕；b)《体系文件清单》、《受控资料名目》、《记录汇编》。
4.4体系电子文件的收集4.4.1公司各部门专〔兼〕职文控员负责本部门电子文件的收集、归档、保管、利用等工作，确保电子文件的真实性、有效性、完整性。
4.4.2公司各部门电子文件的格式依据《文件掌握程序》要求编制，具体参照公司《文件掌握程序》执行。
4.4.3对于各种不同类型的电子文件，其文件存储格式应尽量承受通用格式，本方法推举的通用格式为：文字型电子文件承受 DOC 、XML 、 RTF 、 TXT 、 PDF 、WPS 、ELS格式；图形电子文件承受 DXF 、 DWG 、 IGES 格式；图像电子文件承受 JPEG 、 TIFF 、 GIFB 、 BMP 格式；音频电子文件应承受 WAV 、 MP3 格式；视频和多媒体电子文件承受 AVI 、 MPEG-2 、 RM 格式。
电子文件的归档保管制度
电子文件的归档保管制度为加强电子文件的管理，保障电子文件的安全、完整、真实和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档与管理规范》等有关法律法规，结合本单位实际，特制定本制度。
一、电子文件归档范围本制度所称电子文件是指本单位在履行行政职能、加强内部管理等工作中形成的，具有参考利用价值并以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可以在通信网络上传输的文件。
二、电子文件归档管理体制（一）电子文件归档实行集中统一管理。
各科室形成的电子文件并需归档保存的应由单位综合档案室统一保管。
（二）综合档案室负责对电子文件归档的指导、验收以及接收后的编目、保管和提供利用，计算机管理工作人员对电子文件的归档提供协助和支持。
（三）各科室应建立电子文件归档制度，指定兼职档案员负责本科室的电子文件归档工作，将电子文件的收集、整理、归档工作纳入相关人员的岗位职责。
三、电子文件归档要求（一）电子文件从产生时就要严格按制度要求，妥善管理，确保其不散失、不损失、不失真。
（二）电子文件归档应保证其完整、真实和有效利用，各科室从电子文件产生时就要严格按制度要求，妥善管理，确保其不散失、不损失、不失真。
（三）归档电子文件的类型主要包括：文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、超媒体链接文件等。
四、电子文件归档方式（一）电子文件的归档方式主要包括逻辑归档和物理归档，逻辑归档可实时进行，物理归档按照同类纸质文件的规定定期完成。
（二）各部门根据归档要求，在应归档电子文件产生时打上相应的标记；把经办过程中的情况随时记录在相应的文件中；办理完毕的电子文件在规定期限内进行物理归档，把带有归档标识的电子文件进行分类集中拷贝，编制机读目录和《归档电子文件登记表》。
（三）归档电子文件的著录应符合国家档案著录规则基本要求。
五、电子文件的移交与保管（一）各形成部门一般应在每年六月底前将上年度应归档的电子文件向档案部门移交。
攀枝花市归档电子文件管理办法
攀枝花市归档电子文件管理办法（试行）1.总则1.1 为强化对电子文件的形成、积累、归档和保管的管理，根据《中华人民共和国档案法》及其相关法律法规和《国家信息化实施纲要》“统一规划、分级负责”的原则制定本办法。
1.2 本办法主要引用《纸质档案数字化技术规范》DA/31—2005相关的数字化技术标准和规范。
1.3 本办法所称归档文件电子文件是指与归档文件原貌一致或能反映归档文件主要内容的电子数据。
本办法所称归档电子文件数字化是指：采用数码设备对纸质归档文件进行数字化加工或采集及对已有的数字信息进行转化的过程。
1.4 归档文件数字化的总体要求是：全面采集归档文件的电子文件，对没有电子文件的立档单位所形成的具有永久和长期保管价值的归档文件进行全面数字化处理。
2. 归档文件电子数据的收集2.1 收集范围。
以各单位归档文件的收集范围作为电子文件的收集范围。
2.2 收集要求2.2.1 除与正式文件相对应的电子文件外，还应收集记录了重要文件的主要修改过程的修改稿和定槁。
2.2.2 以Pdf、Word、Excel、Wps等通用办公软件形成的电子文件，在收集时应保证电子文件信息的正确无误，如有其它特殊格式的电子公文，则应将该电子文件的元数据及背景信息一并收集。
2.2.3 通用办公软件产生的电子公文，收集时应注意收集其软件型号和相关参数。
专用软件产生的电子公文，收集时必须连同专用软件一并收集。
2.2.4 通过政务网或直属网收、发的公文，应保留加盖印章的正式电子文件。
未通过政务网或直属网进行收、发的公文，可保留与收、发的电子公文内容完全一致而未盖印章的电子文件。
2.2.5 立档单位形成永久、长期保管的归档文件中，没有电子文件的应采取扫描方式收集相应的电子文件。
2.2.5.1 扫描的页面范围扫描件的纸张大小，不应随意扩大白边范围，以减少存储容量。
2.2.5.2 页面字迹清晰、不带插图的，全部采用黒白二值模式进行扫描。
（有红头和红印章的文件，选择两个试点单位进行试点，分别按彩色和黒白的模式进行扫描）2.2.5.3 页面内字迹清晰度差或带有插图或页面为多色文字的，采用灰度模式扫描。
电子文档管理办法
电子文档管理办法随着信息技术的发展和普及，电子文档的使用在个人和企业中变得越来越普遍。
为了更好地管理和利用电子文档，以提高工作效率、保护信息安全，制定一套电子文档管理办法显得尤为重要。
本文将重点讨论电子文档管理的原则、步骤以及相关措施。
一、电子文档管理的原则1. 系统性原则：建立完整的电子文档管理体系，包括文档的分类、存储、检索与使用等方面，实现信息资源的合理利用。
2. 稳定性原则：确保电子文档存储和传输的稳定性，提供电子文档的可靠性和完整性。
3. 安全性原则：采取必要的措施保护电子文档的机密性，防止信息泄露和非法篡改。
4. 隐私保护原则：对于包含个人隐私的电子文档，要遵守相关法律法规，确保个人信息的保密性和安全性。
5. 长期保存原则：对于需要长期保存的电子文档，采用合适的存储介质和技术，保证文档的可读性和可访问性。
二、电子文档管理的步骤1. 文档分类：根据不同的功能和属性，对电子文档进行分类，建立有序的文件夹结构，便于文件的整理和查找。
2. 文件命名规范：制定统一的文件命名规范，以便快速识别和查找文件，同时避免文件重名和混淆。
3. 文件版本管理：对于经常修改和更新的电子文档，建立文件版本管理制度，确保信息的准确性和一致性。
4. 存储与备份：选择可靠的存储介质，将电子文档按照类别和重要程度进行备份，以防数据丢失或损坏。
5. 文件权限管理：根据员工职责和权限，设置不同的文件访问权限，确保信息的安全性和机密性。
6. 文档审批流程：建立文档审批流程，明确文档的发布、修改以及废弃的权限和程序，确保文档的合规性。
7. 文件归档与销毁：对于不再需要保留的电子文档，按照规定的时间和程序进行归档和销毁，以节约存储空间并确保信息安全。
三、电子文档管理的相关措施1. 电子文档管理系统：建立专门的电子文档管理系统，提供文档存储、检索和共享的功能，便于文件管理和协作。
2. 数据加密技术：采用数据加密技术，对敏感信息进行加密保护，防止数据泄露和非法访问。
电子文档管理办法
电子文档管理办法1 目的对与质量管理体系有关的电子文档实施控制，确保电子文档及其载体的使用、更改、删除按规定的要求进行。
2 适用范围本程序规定了受控文档的输出、使用、归档的管理办法。
本办法适用于公司内受控电子文档的规范化管理。
3引用标准Q/JSP001-2003《文件和记录控制程序》4术语和定义4.1 电子文档—指通过计算机录入、保存、下载或输出的文件和资料。
4.2 受控电子文档—指对产品质量有重要影响或涉及企业技术机密，具有保存或保密价值的电子文档。
5职责5.1 公司组织系统部为受控电子文档的归口管理部门，负责全公司归档受控电子文档的管理。
5.2 各部门负责本部门受控电子文档的日常管理，并负责本部门受控电子文档的确认和归档工作。
5.3 各部门资料员负责本部门电子文档的整理和定期归档工作。
5.4 各计算机操作员为所操作计算机的直接责任人，负责所录入或下载受控电子文档的保护和管理工作。
5.5 计算机中心对各部门受控电子文档的整理，下载和归档负指导责任,并对各部门计算机的正确使用和安全运行负指导责任。
6程序6.1 各部门或个人在计算机上制作的程序、文件、图样及其它文档制作完毕并审定后，应报部门领导或归口部门确认是否受控。
6.2 对确认为受控的电子文档应设立专用受控文件夹，以便于查找、调阅、修改和保管。
6.3 受控电子文档的录入与使用按Q/JSP001-2003《文件和记录控制程序》执行。
6.4 各部门应建立受控电子文档目录（推荐在计算机中建立备份），将计算机中的受控电子文档逐一登录在《受控电子文档目录》中，文档存放路径可采取在该文档属性中将该文档存放路径复制，再粘贴到《受控电子文档目录》中去的方式。
6.5 建立在计算机中的《受控电子文档目录》文档，应设置打开权限，权限密码由部门授权资料管理员和部门主管共同掌握。
6.6 新成文的电子文档被确认为受控文档后，应在三天内将文档用软盘备份(无复制功能的计算机可通知计算机中心协助)，并携同文档打印稿或复印稿一份，交公司档案室备案。
集团公司电子文件归档管理办法
集团公司电子文件归档管理办法第一章总则第一条为指导**（集团）有限公司（以下简称集团公司）电子文件归档工作规范化进行，根据《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）、《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015）、《档号编制规则》（DA/T13-1994）、《版式电子文件长期保存格式需求》（DA/T47-2009）等相关标准规范规定，结合集团公司实际工作，特制订本办法。
第二条本办法规定了集团公司电子文件归档范围与电子档案保管期限表，以及电子档案管理过程中存储格式、归档接口方式和元数据管理办法。
第三条本办法适用于集团公司电子文件的归档管理工作，所属各单位应参照本办法，结合自身实际，制定本单位电子文件归档管理制度。
第二章电子文件归档范围第四条电子文件归档范围（一）反映集团公司及各单位职能活动，具有查考和保存价值的各门类电子文件及其元数据应收集、归档。
（二）电子文件归档范围包括各业务活动中形成的各种结构-1-化和非结构化数据，以独立文档形式存储的具有保存价值的信息记录，包括**智慧工作平台及其他职能活动业务系统中形成的电子文件，以及从外部接收的电子文件。
（三）电子文件有相应纸质载体的，参照《**（集团）有限公司文件材料归档范围和档案保管期限规定》确定电子文件的归档范围和电子档案的保管期限。
对无相应纸质或无法输出成纸质的电子文件的归档范围和其保管期限，应根据各种载体特点和各类档案价值，将其进行准确划分，先由档案部门提出原则和初步意见后，档案部门会同业务部门和信息技术部门共同研究确定，最后由单位领导签发确认。
第五条电子文件元数据归档范围（一）应归档电子文件元数据应与电子文件一并收集、归档。
（二）文书类电子文件归档元数据应按照DA/T46-2009等标准执行，至少包括：全宗号、全宗名称、所属部门名称、部门编号、题名、所属部门、保管期限、成文日期、责任者、文件编号、文件年度、主题词、载体单位、载体类型、密级、备注、页数、移交编号、档号、件数、文号、盒号等。
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1.目的
随着公司办公自动化、无纸化的普及，公司内外部文件交流逐渐使用电子文档形式，为促进和规范公司办公自动化、商务电子化的进程，确保所使用的电子文档的充分性、适用性和有效性，并对电子文档进行有效控制，特制订电子文档管理办法。
2.适用范围
适用于公司服务器上部门共享的电子文档、办公自动化系统中的电子文档以及个人计算机上的电子文档。
3.相关文件
《文件控制程序》
《记录控制程序》
4.职责
4.1 信息工程部负责公司个人计算机、服务器、办公自动化系统及网络系统使用的技术支持及维护。
4.2 各部门负责本部门内的电子文档管理。
4.3 质量管理部负责质量手册、程序文件等质量管理体系电子版文件的管理。
5.名词解释
办公自动化系统：公司所使用的NOTES系统及其包含电子审批系统、eMIS 系统、K3系统等办公自动化系统。
6.工作程序
6.1 各部门在公司服务器上共享文件的管理。
6.1.1 部门在公司服务器上共享文件的存放地址为：“//Bird_domino/部门
名称/文件夹名称”
6.1.2 各部门可根据需要向信息工程部申请在服务器上建立部门共享文件
夹，信息工程部给申请部门分配一个服务器的登录用户名和密码，并设
置文件夹权限，确保只有使用该用户名登陆服务器，才可拥有对该申请
部门的共享文件夹具有完全控制权限。
6.1.3 各部门对本部门的服务器用户名及密码进行管理，防止其外泄和广
泛知晓，并确保知晓本部门用户名及密码的人员是有限的并经过许可
的。
6.1.3 服务器上共享文件的类型由各部门自行规定，通常包括：“质量体系文
件”、“公司或部门规章制度”、“工艺文件”等需要使较大范围内员工了
解的文件。
6.1.4 文件共享前应由所在部门经理批准后方可共享，电子文档可以NOTES
的方式批准发布，然后由文件制定者用NOTES的方式通知所要发放的
人员。
NOTES系统上电子文档的管理
6.2.1 NOTES系统帐户的申请，公司内部员工如因工作需要可向信息工程部
申请，经批准后由信息工程部新开帐户。
6.2.2 NOTES系统安装和维护由信息工程部负责提供技术支持。
6.2.3 NOTES系统上文件的管理内容
6.2.3.1各类重要信息和通知邮件内容超过一页（A4纸）者，须使用附件的
形式传送。
6.2.3.2 为提高工作效率，便于查找文件，公司计算机用户须根据实际需要
建立各类文件夹，文件夹的形式可以为“会议纪要”、“通知”、“××报表”、“体系文件”、“管理制度”、“日常工作”、“设备管理”、“生产计划”等，总体原则是按照各自工作内容进行分类。
6.2.3.3 NOTES用户在NOTES系统中也应建立比较适用的分类文件夹，将
收件箱中不能拆离的文件分类转移到相应的文件夹中。
6.2.3.4 为节约公司服务器资源和出于安全目的，用户须在本地计算机硬盘
上配合NOTES建立专门的文件夹，在此文件夹中依据实际需要建立分类文件夹，用户应将NOTES上能拆离的文件分类拷贝到相应的文件夹中。
6.2.3.5 用户NOTES系统上所有无用信息及已拆离到本地硬盘上的邮件必
须从收件箱中删除，以减轻公司服务器的压力，收件箱中需要留作证明性的文件除外，例如各类需保存的批复信息；其它证明性文件原则上以发件箱中文件作为证明材料。
6.3 电子文档的受控
6.3.1 电子文档的识别
受控文件应通知资料室进行文件编号，定稿后的文件由制定部门发一份到资料室备份存档，同时应附带文件发放的地址；其中管理性文件(公司及各部门制定的现行使用的有效版本的规定、大纲、制度等等)由综合管理部资料室负责，质量体系文件、技术性文件由研究开发部资料室负责，质量记录由质量管理部质量计划处负责。
文件的分类方法依据“文件控制程序”5.1.1条规定。
对于常用记录的电子文档，在文件命名或发送时应包含日期信息。
6.3.2电子文档的批准、发布
可采用NOTES的形式批准发布，经相应的批准后，由制定部门发布，批准权限参照“文件控制程序”执行。
6.3.3电子文档的发布方式
可采用下述方法，通过NOTES发送或服务器共享文件方式发布，并依据需要设定电子文档的文件打开密码，使用NOTES或电话告知相关已授权人员该密码，由此达到受控目的。
6.3.4电子文档的更改
文件的修改、修订由文件的原制定部门负责，由原批准人员或授权人员批准，修改后的文件应通知所有使用该文件的人员，收到通知的人员应及时更新各自计算机上保留的相应文件；对于NOTES中发送的电子文档，应在主题中注明“更正”等字样，收到此类文档的人员应及时删除原有作废文档，以防止作废电子文档的非预期使用。
6.3.5电子文档的归档
可按一定规律建立相应的分级文件夹对电子文档进行分类存放、归档。
因电子文档按文件夹归档、存放的方式本身就具有易于检索的特点，故可不要求制作文件或记录的归档清单。
6.3.6电子文档的作废
参照“文件控制程序”执行，但相关申请、审批、通知手续可在NOTES 上实行，收到电子文档作废通知的人员应及时删除服务器或个人计算机上的作废文件或标识“废止”字样。
6.4 凡是在任何场合有需要使用纸张版受控质量体系文件，该文件的书面文件
需相应授权人员审批，并在资料室加盖受控章进行受控。
6.5 电子文档的防护
对存放电子文档的公司服务器、个人计算机应采取相应的病毒防范措施，防止电子文档的意外损坏、丢失。
在公司服务器上的电子文档防护工作由信息工程部负责；个人计算机上的电子文档防护工作由该计算机用户负责，个人计算机出现故障应及时向信息工程部反馈。
6.6 电子文档的移交
当发生工作调动或更换计算机时，要做好电子文件档的移交工作。
特别是因工作调动时，需向交接人员说明电子文档存放情况，并做好电子文件档的移交工作。
6.7 电子文档的定期清理
公司计算机用户须定期清理各自计算机上的电子文档，及时将过期、无效文件删除。