公司电子文档管理办法
公司文件电子档管理制度
第一章总则第一条为规范公司文件电子档的管理，提高文件处理效率，确保文件安全，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有电子档文件的管理。
第三条公司文件电子档管理应遵循以下原则：（一）依法管理，确保信息安全；（二）统一管理，分工负责；（三）规范操作，提高效率；（四）保密原则，防止泄露。
第二章文件分类与命名第四条公司电子档文件分为以下类别：（一）公司制度文件；（二）业务文件；（三）合同文件；（四）财务文件；（五）人力资源文件；（六）其他文件。
第五条文件命名应遵循以下规则：（一）文件名应简洁明了，便于识别；（二）文件名应包含文件类别、年份、序号等信息；（三）文件名应使用英文或拼音，避免使用特殊符号。
第三章文件存储与备份第六条公司电子档文件存储应遵循以下要求：（一）文件存储介质应选用质量可靠、容量适宜的产品；（二）文件存储介质应定期检查，确保数据安全；（三）文件存储介质应避免放置在潮湿、高温、易受损的环境中。
第七条文件备份应遵循以下要求：（一）定期对电子档文件进行备份，确保数据不丢失；（二）备份文件应存储在安全可靠的位置；（三）备份文件应定期检查，确保数据完整。
第四章文件查阅与修改第八条文件查阅应遵循以下要求：（一）查阅人员应具备相应的权限；（二）查阅文件时，应遵守保密原则，防止信息泄露；（三）查阅完毕后，应立即关闭文件，确保信息安全。
第九条文件修改应遵循以下要求：（一）修改文件前，应取得文件所属部门或负责人的同意；（二）修改文件时，应确保修改内容的准确性；（三）修改完成后，应将修改后的文件保存至原文件位置。
第五章文件销毁第十条文件销毁应遵循以下要求：（一）文件销毁前，应确认文件已无使用价值；（二）文件销毁应采取物理销毁或电子删除等方式；（三）文件销毁后，应做好记录，确保信息安全。
第六章责任与奖惩第十一条公司各部门负责人对本部门电子档文件的管理负直接责任。
第十二条对违反本制度，造成文件丢失、泄露等后果的，将按照公司相关规定进行处罚。
公司电子文件管理办法
公司电子文件管理办法
第一条电子文件归档应遵照《电子公文归档管理暂行办法》执行。
第二条要加强对电子公文的归档管理，有效维护电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性。
各级档案部门应参与并指导电子公文的形成、办理、收集、归档等各环节的工作。
第三条各级立档单位要把实施《电子公文归档管理暂行办法》与落实公司档案事业发展规划结合起来，全面普及应用档案管理软件，加快推进公司档案信息化建设。
第四条具有保存价值的电子文件，必须有相应的纸质文件材料一并归档保存。
第五条电子文件应在办理完毕后三个月内向档案部门归档。
1。
公司电子文档管理制度
第一章总则第一条为加强公司电子文档的管理，确保电子文档的安全、完整、准确和有效利用，提高工作效率，根据国家有关法律法规和公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有电子文档的管理，包括但不限于电子文件、电子邮件、电子表格、电子图片、电子图纸等。
第三条公司电子文档管理遵循以下原则：1. 安全性：确保电子文档不被非法访问、篡改和泄露；2. 完整性：保证电子文档的完整性，防止信息丢失或损坏；3. 真实性：确保电子文档的真实性和有效性；4. 易用性：提高电子文档的检索和利用效率；5. 便捷性：简化电子文档的存储、传输和共享流程。
第二章组织与职责第四条公司成立电子文档管理领导小组，负责公司电子文档管理的统筹规划、组织实施和监督考核。
第五条电子文档管理领导小组下设电子文档管理办公室，负责日常管理工作，具体职责如下：1. 制定电子文档管理制度及实施细则；2. 组织开展电子文档培训、宣传活动；3. 监督检查各部门电子文档管理执行情况；4. 协调解决电子文档管理过程中出现的问题；5. 收集、整理和归档电子文档。
第六条各部门负责人对本部门电子文档管理负总责，具体职责如下：1. 落实电子文档管理制度，确保本部门电子文档安全、完整；2. 组织本部门员工学习电子文档管理知识，提高电子文档管理水平；3. 配合电子文档管理办公室开展工作；4. 定期对本部门电子文档进行清理、归档。
第三章电子文档分类与命名第七条电子文档分为以下类别：1. 行政类：公司规章制度、会议纪要、报告、请示等；2. 技术类：产品设计、技术规范、操作手册等；3. 财务类：财务报表、合同、发票等；4. 人事类：员工档案、薪酬福利、培训记录等；5. 其他类：市场推广、客户服务、宣传资料等。
第八条电子文档命名应遵循以下规则：1. 清晰易懂，便于检索；2. 使用中文名称，避免使用缩写；3. 按类别命名，如“技术-设计规范-20210101.docx”；4. 避免使用特殊符号和空格。
电子文件管理办法
电子文件治理方法1.目的为标准公司电子文件治理，促使公司文件掌握有效运行，特制定本方法。
2.适用范围本规定适用于公司在治理体系中所产生的电子文件掌握活动，包括电子文件的批准、发放、作废、登记、更等。
3.职责3.1企业治理部3.1.1负责编制及修订《公司电子文件治理方法》，是公司电子文件的归口治理部门；3.1.2负责公司级电子文件的收集、发放、作废、登记、更、保管等治理工作；3.1.3负责对各部门文控的运行状况进展指导、监视、检查、考核；3.1.4负责将公司级电子文件共享给相关使用人员，并做好维护，确保有效。
3.2各部门3.2.1按《公司电子文件治理方法》实施电子文件的治理；3.2.2负责本部门电子文件的收集、归档、发放、作废、登记、更、保管等治理工作；3.2.3负责将本部门电子文件共享给企业治理部及相关使用人员，供企业治理部优化流程、标准治理做参考；3.2.4负责将企业治理部供给的相关文件信息准时反响给相关部门/人员，并准时做好跟踪落实工作。
4.主要内容4.1公司企业治理部设立文控员，公司各部门设立兼职文控员。
4.2公司文件掌握的对象〔CPC共享第一来源〕：a)公司第一层次文件：质量手册、环境手册、职业安康与安全手册；b)公司其次层次文件：各体系程序文件；c)公司各级程序文件引出的治理文件和表单； d〕《体系文件清单》、《外来受控资料名目》、《记录清单》。
4.3公司各部门文件掌握的对象〔CPC共享第一来源〕：a)公司各部门编制的与体系有关的各类治理标准等文件〔程序文件引出的文件除外〕；b)《体系文件清单》、《受控资料名目》、《记录汇编》。
4.4体系电子文件的收集4.4.1公司各部门专〔兼〕职文控员负责本部门电子文件的收集、归档、保管、利用等工作，确保电子文件的真实性、有效性、完整性。
4.4.2公司各部门电子文件的格式依据《文件掌握程序》要求编制，具体参照公司《文件掌握程序》执行。
4.4.3对于各种不同类型的电子文件，其文件存储格式应尽量承受通用格式，本方法推举的通用格式为：文字型电子文件承受 DOC 、XML 、 RTF 、 TXT 、 PDF 、WPS 、ELS格式；图形电子文件承受 DXF 、 DWG 、 IGES 格式；图像电子文件承受 JPEG 、 TIFF 、 GIFB 、 BMP 格式；音频电子文件应承受 WAV 、 MP3 格式；视频和多媒体电子文件承受 AVI 、 MPEG-2 、 RM 格式。
公司的电子文件管理制度(5篇)
公司的电子文件管理制度（5篇）公司的电子文件治理制度1一、目的适应信息化建立的需要，标准公司在各项工作中所产生的电子文件与电子档案的治理工作，保障电子文件的真实性、完整性、有效性、安全性。
二、范围适用于公司在各项工作过程处理活动中产生的电子文件和电子档案治理。
三、定义电子文件：指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依靠电脑等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传达的文件夹。
电子档案：指经过鉴定，具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。
四、治理要求1、公司通过使用防火墙、工作人员密码及防病毒软件，爱护其IT系统免遭破坏和非法使用。
2、工作人员不得向计算机中添加任何软件，未经治理员允许不得卸载办公软件，3、存放效劳器的房间要上锁，效劳器和设备要有专人治理。
4、电子文档更新必需拷贝文档保持全都，并且全部的文件发放记录应保存书面签字不得以电子形式保存。
5、必需备份数据，确保即使主要IT系统瘫痪，记录不丧失。
6、数据可以用不同的方式备份，如光盘、可移动硬盘。
7、计算机系统每日创立或更新的关键数据应每日备份。
8、全部软件都应至少进展一次完整备份以作出爱护。
9、系统数据应至少每月备份一次。
10、每日备份应在办公时间以后，计算机使用率较低的状况下进展，备份数据应储存在大容量硬盘中。
11、备份数据应由子系统治理员放在安全牢靠的地点，全部软件完整备份和每月备份媒体应存放在异地备份文件室。
12、工作人员定期更改密码。
13、除非授权，否则不能随便添加员工进入IT系统。
公司的电子文件治理制度2一、电子文档是具有重要凭证性、依据性和参考利用价值的磁带、磁盘、光盘等载体，并作为档案向档案部门移交保存的电子文件档案。
二、本单位应明确电子的文档治理的分管领导和部门职责，责任到人；加强对电子文档的承办、运转、移交、整理、监视、指导、保管、开发、利用工作，更好为部门各项工作效劳。
公司电子文档管理制度范文
公司电子文档管理制度范文公司电子文档管理制度第一章：总则第一条为规范公司电子文档的管理及使用，提高办公效率，保护公司信息资产安全，制定本制度。
第二条本制度适用于公司内所有员工在工作中创建、存储、传输、使用和销毁的各类电子文档。
第三条本制度的执行人为公司信息管理部，负责电子文档管理平台的建设和维护。
第二章：电子文档的定义及分类第四条电子文档是指以电子形式记录、存储、传递和处理信息的文件，包括文字、图形、音频、视频等各种格式。
第五条电子文档可分为以下几类：1. 办公文档：包括工作报告、会议纪要、合同协议、规章制度等与日常工作相关的文档。
2. 业务文档：包括销售合同、项目进度报告、客户资料等与公司业务活动相关的文档。
3. 行政文档：包括人事档案、财务报表、行政账册等与公司行政管理相关的文档。
4. 法律文档：包括法律文件、法规规章、法律意见书等与公司法律事务相关的文档。
5. 邮件文档：包括收发的电子邮件及其附件。
第三章：电子文档的创建和存储第六条电子文档的创建应使用公司指定的办公软件或工具，不得使用未经授权的软件或工具。
第七条电子文档的存储应在公司统一的电子文档管理平台上，不得将重要文档存储在个人电脑或移动设备上。
第八条公司电子文档管理平台应具备以下功能：1. 文档上传：员工可将创建的电子文档通过平台上传存储；2. 文档搜索：员工可通过平台进行文档全文搜索，并查找所需文档；3. 版本控制：平台应提供文档版本控制功能，确保文档的更新和修订可追溯；4. 权限管理：平台应设置文档访问权限，确保敏感信息仅限于特定人员访问；5. 存档备份：平台应具备自动存档备份功能，确保文档安全可靠。
第四章：电子文档的使用和传输第九条员工在使用电子文档时应遵守以下规定：1. 保密原则：员工不得将机密、敏感信息以及侵犯他人隐私的文档传播或复制；2. 正版软件：员工不得使用盗版软件创建和处理电子文档；3. 格式规范：员工应按照公司规定的文档格式创建和保存电子文档；4. 文件命名：员工应使用有意义的文件名命名电子文档，便于查找和管理；5. 备份重要文档：员工应定期备份重要电子文档，以保证信息安全性。
公司电子文件归档与电子档案管理办法精选3篇
公司电子文件归档与电子档案管理办法(第一篇)此文档协议是通用版本，可以直接使用，符号*表示空白。
第一条设立目的为使电子文件归档与电子档案管理规范化，对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，为本公司经营与进展供应服务，特制订本方法。
其次条负责部门电子文件的形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，由**部门进行指导与监督。
部门领导统一协调，指定特地人员负责，保证管理工作的连续性。
第三条电子文件的收集与归档一、电子文件的收集1．收集方法（1）准时根据要求制作备份。
（2）需在登记表中登记。
（3）登记表应与备份一同保存。
（4）登记表假如制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。
（5）电子文件性质代码：R—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；O—正式电子文件；N—无纸电子文件；T—文本文件；I一图象文件；G—图形文件；V一影像文件；A—声音文件；M—多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件。
2．详细收集流程（1）记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。
当正式文件是纸质时，假如保管部门已开头进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可依据实际条件或需要，由***确定是否保留。
（2）保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件建立精确、牢靠的标识关系。
（3）在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应实行更严格的平安措施，保证电子文件不被非正常改动。
同时必需随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质等硬拷贝件保留。
（4）用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性；用扫描仪等设备获得的图象电子文件，应将相关软件一并收集。
（5）用计算机帮助设计（CAD）或绘图等获得的图形电子文件，收集时应留意其对设备的依靠性，以及易修改性等问题，不行遗漏相关软件和各种数据。
公司电子文档安全管理制度
第一章总则第一条为加强公司电子文档的安全管理，确保公司信息资产的安全，防止信息泄露、篡改、损坏等风险，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有电子文档，包括但不限于文档、表格、报告、电子邮件、数据库等。
第三条公司电子文档安全管理遵循以下原则：1. 隐私保护原则：保护公司内部敏感信息和客户隐私。
2. 安全可靠原则：确保电子文档的安全性、完整性和可用性。
3. 责任明确原则：明确各部门和个人的安全责任，确保安全管理制度的有效实施。
第二章组织与职责第四条公司设立电子文档安全管理部门，负责电子文档安全管理的组织、协调和监督工作。
第五条各部门负责人为本部门电子文档安全管理的第一责任人，负责组织本部门员工遵守电子文档安全管理制度。
第六条各部门应指定专人负责电子文档的安全管理工作，包括但不限于：1. 制定本部门电子文档安全管理制度；2. 落实电子文档安全防护措施；3. 定期开展电子文档安全培训；4. 处理电子文档安全事件。
第三章电子文档分类与标识第七条根据电子文档的敏感程度，将其分为以下三个等级：1. 一级保密：涉及国家秘密、商业秘密和客户隐私的电子文档；2. 二级保密：涉及公司内部敏感信息的电子文档；3. 三级保密：一般性电子文档。
第八条各级保密电子文档应明确标识，包括保密等级、保密期限、密级标识等。
第四章电子文档安全防护措施第九条电子文档安全防护措施包括但不限于以下内容：1. 访问控制：根据用户职责和权限，设置合理的访问控制策略，确保电子文档的访问安全。
2. 数据加密：对敏感电子文档进行加密处理，防止信息泄露。
3. 权限管理：定期审查用户权限，确保权限与职责相匹配。
4. 物理安全：对存储电子文档的设备进行物理保护，防止设备丢失或损坏。
5. 安全审计：定期对电子文档进行安全审计，及时发现并处理安全风险。
6. 数据备份：定期对电子文档进行备份，确保数据不丢失。
第五章电子文档安全培训与宣传第十条公司应定期组织电子文档安全培训，提高员工的安全意识和操作技能。
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公司电子文档管理办法
—、总贝!J
（―）为适应公司信息化建设的需要，规范电子文件归档与管理工作保障电子文件的真实性、完整性、有效性和安全性, 结合公司的实际情况，制走本制度。
（二）本制度所称的电子文件是指在数字设备及环境中生成, 以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理”并可在通信网络上传送的文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。
（三）本制度所称的电子文件归档与管理是指在各项活动中产生并具有保存价值的电子文件（含电子公文）的形成、积累、鉴走、归档、保管、使用和统计的过程。
（四）本办法适用于本公司范围内的所有部门。
二电子文件管理体系
（―）行政管理部建立与各部门、各单位档案管理人员、数
据管理人员的指导和联系制度，保证及时沟通、解决在电子文件归档与管理中出现的问题。
（二）为保证电子文件的安全性,防止因灾难、病毒、意夕帶可能带来的数据丢失,对于电子文件正式文本实行双套保存（电脑保存和移动载体保存X有永久和长期保存价值的文本或图像、
图形形式的电子文件，必须制成纸质文件, 1/7
同步归档保存。
（三）一般电子文件的分类：
1.文字型电子文件;
2・图像电子文件；
3・音频电子文件；
4 .影像及多媒体音像数据。
三、电子文件的收集与保存
（―）电子文件在形成、接收时就要制作备份。
在文件流转的每一个环节,只要发生过信息变化的z都必须制作备份,并在文件内容中注明：初稿、修订稿、定稿。
如需多次修改的文件还需标注：修改1稿、修改2稿、以此类推并注明修改人姓名和修改时间。
（二）对已经走稿完毕的电子文件及时交由行政人事部进行统—编号发布,无论有没有归档,都要走期制作备份。
（三）电子文件登记表（附表）应当与电子文件同时保存。
（四）文件来源分类是收文单位对所收到的文件按其来源进行
的分类。
归档分类可以分两类；就是内部和外部文件。
夕卜部文件划分成可以是〃机构+日期”模式。
内部进行的分类部门的需用部门名称、项目需使用项目名称+日期以文件夹或压缩文件打包。
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（五）成文日期是文形成的日期的，其基本格式一律使用8位
阿拉伯数字表示,表示日历年内日历月日历日的顺序数。
时间不详时用数字“0”表示。
例1 : 20110000 ,即:表示年度为2011年，月、日不详。
（指现有公司没有编号的电子文件,可以全部统一编号）
例2 : 20110314 ,即：表示年度为2011年3月14日。
（六）密级在计算机内以〃汉语拼音代码〃存储,以”汉字代码”显示。
汉语拼音代码汉字代码名称.
序号代码保密级别
公开级GK公开1
内部级2 NB内部秘密级MM 3秘密
机密级机密4JM
绝密级绝密5
UM
以上3-5项需在文件格式上设置密码
（七）各部门在电子文件审核传阅过程中必须按以上要求进行
标注,否则每出错一次处罚责任人50元/次，对于造成公司恶劣影响和损失的由责任人全部承担。
四、电子文件的归档
（―）发至行政人事部备案的电子文件由公司行政人事部
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集中、分类归档，文件办理的部门也应将自己部门所属文件即时整理归档。
集中归档的，电子文件形成部门应当走期把应归档的电子文件向行政部移交,并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的移动磁盘。
（二）存储电子文件的载体或装具上应当贴有标签,注明载体序号、档号、密级、存入日期等内容，归档后的电子文件的载体应当设置成禁止操作的状态。
（三）特殊格式的电子文件，应当在存储载体中同时存有相
应的查看软件。
（四）相应的电子文件机读目录、相关软件以及其他说明等应
当同时归档，
（五）归档完毕,电子文件形成部门应当将存有归档前电子文件的载体保存至少1年,行政人事部进行永久保存。
（六）对于公司各岗位人员电脑里与本职工作相关的所有电子档案数据,每季度备份一次，刻制光盘存档。
每年3月份向本部移交上年度电子文档数据。
（七）电子文件备案范围包括企业内部行政管理、人力资源管
理、生产运营管理、财务管理、审计监察管理等各方面涉及的所有文件数据。
五.归档电子文件的移交
（一）对归档电子文件,应当按照有关规定认真检验。
检验合
格后如期移交至保管部门，进行集中保管。
联网情况下,
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在履行相应的手续后”归档电子文件的移交和接收工作可以在网络上进行。
（二）接收部门应对载体进行检查，查看载体有无划痕，是否
滝吉;有无病毒;核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性检验及审核手续是否完备;核实登记表、软件、说明资料等是否齐全;对特殊格式的电子文件,应当核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。
（三）检验结果分别由移交部门、接收单位填入《归档电子文
件移交、接收检验登记表》
（四）档案保管部门应当按照要求及检验项目对归档电子文件
逐一验收。
移交的电子文件检验不合格的,退回形成部门重新制作。
（五）档案保管部门验收合格,完成《归档电子文件移交、接收检验登记表》的填写、签字和盖章等环节。
登记表一式2 份，一份交电子文件形成单位，一份由档案保管部门自存，并将电子文件的档号登入《电子文件登记表》。
六.电子文件保管
（―）归档载体应当作防写处理,避免擦、划、触摸记录涂层。
（二）单片载体应当装盒,竖立存放,避免挤压。
（三）存放时应当远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。
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归档电子文件在形成部门的保管,也应当参照上述条件进行。
七.电子文件的使用
（一）使用电子文档需填写《电子文档申请单》经上级主管领
导批准后行政人事部方可拷贝。
（二）归档电子文件的封存载体未经审批同意不外借”任何单
位或者个人不允许擅自复制电子文件；借阅档案者必须妥善保管档案，不得任意转借或复印、不得拆卸、不得损污文件，归还时保证档案材料完整无损。
否则，追究当事人责任。
（三）使用电子文件应当使用拷贝件,具有保密要求的电子文件采用联网方式利用时，应当遵守部门有关保密的规定, 有稳妥的安全保密措施。
（四）使用电子文件不得超出权限规走范围。
（八）归档电子文件的鉴定销毁
（―）对过期归档电子文件的鉴走销毁,应当在行政人事部办理审批手续后经副总经理或总经理批准后方可实施。
（二）属于保密范围的归档电子文件，如存储在不可擦除载体上，应当连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除; 不属于保密范围的归档电子文件可进行删除。
（三）通过审核销毁的电子文件必须在《电子文档销毁登记表》上进行登记。
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