技术文件电子文档管理办法
工程技术文件的电子档案管理
工程技术文件的电子档案管理摘要：本文笔者介绍了如何利用计算机技术进行工程技术档案存档及电子档案的管理方法。
关键词：电子档案；工程技术；管理；软件1 电子档案的可行性及必要性1.1 电子档案的优点过去，工程档案一直存放图纸，需要专用房间，加大了管理费用。
虽然一般单位都建立了标签、卡片、目录等图档管理方法，但查找起来仍费时费力。
而且，时间长了，底图就会磨损、老化，甚至无法使用。
用cad绘制的图形，配合以计算机载体(磁带、软盘、光盘)存贮，可以有效解决这些问题。
一张光盘可存储上千张图纸，而且随着计算机技术的不断发展，存储的容量还会不断加大，这样就充分解决了库房空间问题。
电子档案还具有存储可靠、查找方便等优点，可以大大节省时间，提高工作效率。
1.2 电子档案管理软件目前，设计行业已实现或正在实施计算机网络的单位已较普遍，这为图档管理提供了硬环境。
软件方面，国内较好的图档管理系统有清华紫光和东大阿派的管理软件。
国外如cyco公司的工程图档及工作流程综合管理系统automanagerworkflow，它不仅具有简便灵活的组织图档资料、高效的检索和查找手段，而且能准确地进行设计流程控制，即在设计过程中，从设计、校对到审核等，系统都会自动记录相关信息，以便负责人可以随时监控整个设计进程。
automanager，workflow，它不仅可以处理autocad设计的dwg图纸，而且能处理各种各样的与设计有关的信息，如文本文件、电子表格、扫描图纸、数据库等，其内置的文档不仅能浏览且可以辩认200种以上的各类文件。
此软件的应用不仅能实现图档管理微机化，而且为今后的无纸化办公打下坚实的基础。
1.3 电子档案的可行性自从美国autodosk 公司于1982年推出通用的微机辅助绘图和设计软件包以来，cad即计算机辅助设计技术已得到广泛应用，把广大技术人员从手工绘图解放出来。
但是，由于过去一直采用单机操作，大量的图形文件存贮于设计员个人硬盘中。
技术文件管理制度
技术文件管理制度技术文件管理制度「篇一」为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制订本制度。
一、文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本公司上报下发的各种文件、资料。
按照分工的原则，全公司各类文件由办公室归口管理。
二、公文的签收1.凡来公司公启文件（除公司领导订启的外）均由办公室登记签收。
2.公文的编号保管（1）、办公室对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”，并分类登记编号、保管。
（2）、公司外出人员开会带回的文件及资料应及时送交办公室进行登记编号保管，不得个人保存。
3.公文的阅批与分转（1）、凡正式文件均需由办公室根据文件内容和性质阅签后，由办公室分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导（或分管领导）亲自阅批后分送承办部门阅办。
为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要立即办。
（2）、一般文、函、电等，分别由办公室直接分转处理。
（3）、为加速文件运转，办公室应在当天或第二天将文件送到公司领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过2天（特殊情况例外）。
4.文件的传阅与催办（1）、传阅文件应严格遵守传阅范围规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。
对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
（2）、阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件送回办公室，阅批文件一般不得超过2天，阅后应签名以示负责。
如有领导“批示”，“拟办意见”，办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。
（3）、文件阅完后，应送交办公室，切忌横传。
（4）、办公室对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。
不得将文件压放分散，如需备查，应按照公司有关规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。
技术文件管理制度「篇二」第一章总则第一条为加强对公司各类文件、档案的规范管理,确保档案保管和使用安全,提高利用效率,更好的为公司经营管理服务,特制订本制度。
公司技术文件及资料管理制度参考（5篇）
公司技术文件及资料管理制度参考据我所知，公司技术文件及资料管理制度是一个组织在日常工作中非常重要的一部分。
下面是公司技术文件及资料管理制度的一些建议和参考：1. 文件分类和命名：建立一个明确的文件分类系统，根据文件的类型和用途进行分类。
例如，将技术规范文件、设计文件、测试文件等进行分类。
同时，为每个文件命名规范，以便快速识别和查找。
2. 文件存储和备份：确定一个中央化的文件存储位置，确保所有员工都可以方便地访问和共享文件。
此外，定期进行文件备份，以防止数据丢失和意外事件发生。
3. 文件权限管理：为不同的员工分配适当的文件访问权限，以确保只有授权人员可以查看和编辑文件。
4. 文件版本控制：确保每个文件都有明确的版本号，以便在进行更改时追踪和管理文件的不同版本。
此外，建议使用版本控制工具，如Git，以便轻松管理和合并文件更改。
5. 文件审批流程：建立一个规范的文件审批流程，确保文件的准确性和完整性。
此流程可能包括文件提交、审批、修订等步骤。
6. 文件归档和销毁：定义文件的保存期限，并在不再需要时进行及时的归档或销毁。
此外，建议保留一份文件备份以应对可能的法律要求或审计需要。
7. 文件搜索和检索：提供一个高效的文件搜索和检索系统，以便员工可以快速找到所需的文件。
8. 培训和沟通：定期培训员工如何正确使用和管理技术文件和资料。
同时，保持与员工的沟通，以了解他们对文件管理系统的反馈和改进建议。
这些是公司技术文件及资料管理制度的一些建议和参考。
根据公司具体的需求和情况，可以进行适当的调整和修改。
公司技术文件及资料管理制度参考（二）公司技术文件及资料管理制度第一条为规范公司技术文件及资料的管理，提高工作效率和信息安全性，制定本制度。
第二条公司技术文件及资料指包括但不限于技术文档、研究报告、项目资料、测试数据、代码、设计图纸、标准规范、专利申请等与公司技术活动相关的各类文件和资料。
第三条公司技术文件及资料应按照以下要求进行管理：1. 文件及资料应及时、完整、准确地记录和归档。
电子档案管理办法
电子档案管理办法(总4页) --本页仅作为文档封面，使用时请直接删除即可----内页可以根据需求调整合适字体及大小--电子技术档案管理办法一、总则1．为建立、健全公司电子技术档案工作，完整地保存和科学地管理公司的技术档案，充分发挥电子技术档案在企业建设和发展中的作用，更好地为公司各部门服务，特制订本办法。
2．公司技术职能部门要把技术档案工作纳入本公司的技术管理工作中，保证其技术文件材料的积累，达到收集齐全、整理系统，并按制度及时归档。
3．按照集中统一管理技术档案的基本原则,公司工程部设立档案室，并配备专职人员管理。
工程部档案室在主管部长的直接领导下，集中、统一管理全公司的生产、开发、质量、设备、基建等技术档案。
建立、健全技术档案工作，达到全公司技术档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。
二、归档范围本公司技术档案是指各技术职能部门（包括项目部、分公司）在生产技术、质量、设备、基建等技术活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、照片等技术资料以及外来的图纸、资料、外购的标准、图书等。
三、管理部门1.工程部资料室是工程档案的管理部门，其主要职责如下。
(1)制定或参与制定电子档案工作的规章制度。
(2)对项目部工程资料的归档工作进行指导和监督。
(3)做好公司工程资料的收集、整理、保管和利用工作。
(4)按照相关规定做好工程资料向有关档案机构的移交工作。
(5)承担技术文件资料的接收、复制、借阅、发放和建档，提供技术资料为全公司有关部门和技术人员服务。
2.档案管理人员职责：(1) 认真贯彻公司技术档案工作的要求，钻研业务，提高管理水平，保证工作任务的完成。
积极主动地为设计开发、生产、服务提供技术资料。
(2) 做好技术资料和技术档案的接收、分类、编目、登记、保管、复制、借阅、发放、鉴定、统计等工作。
(3) 遵守公司保密制度，做好安全保卫工作。
(4) 严格执行技术档案的保管、借阅、发放制度。
(5) 保持档案室内整洁、卫生、对破损或变质的档案，要及时修补和提出复制。
技术文件归档管理办法
技术文件归档管理办法1 目的为加强公司技术文件归档管理，保障技术文件的安全保管和有效利用，更好地为各项工作服务，特制定本办法。
2 范围技术文件范围包括：产品图纸、技术图纸、程序与代码、工艺文件、试制报告、试验报告、设计变更单、专利文件、技术成果证书等与技术相关的各种资料，包含纸质文件与电子文件。
3 职责3.1 项目管理办公室3.1.1负责本制度的制修订；3.1.2负责技术文件的归档验收。
3.2 综合管理部3.2.1负责技术文件的签收、存档及保管。
3.3 研发部3.3.1负责技术文件的整理、归档；3.3.2负责技术文件的审核。
4 技术文件归档4.1 归档申请技术人员在工作完成后，及时整理过程技术文件，并编制技术文件归档申请单，提交部门负责人申请技术文件归档。
4.2 部门审核技术部门负责人审核技术人员提交的技术文档及归档申请单，核实文档内容是否准确详实、文件数量是否有遗漏，确认无误后，签署归档意见。
4.3 签收存档4.3.1 技术人员将技术文件（含纸质及电子文件）及部门负责人签批的归档申请单提交综合部进行签收、存档。
4.3.2综合管理部设置兼职资料管理员，负责文件签收、存档。
资料管理员应对照技术文件归档申请单，仔细核对相关文件，核对无误后，签收技术文件归档申请单，并将技术文件按项目进行存档保管，其中电子文件需存入公司服务器，并按项目归类保存。
4.3.3技术文件归档申请单签收时，一式两份，资料管理员和申请人各执一份。
技术人员应及时将技术文件归档情况反馈项目经理。
4.4 归档验收技术文件归档作为项目验收的必备条件，项目完成后，项目经理需督促项目组成员归档项目技术文件，并在验收总结时汇报项目技术文档整理及归档情况，否则不予验收。
5 违规处罚5.1技术文件归档是技术人员的职责与义务，对于拒不履行技术文件归档义务者，初次给予50元/次的处罚，屡教不改者，公司可提前解除劳动关系。
5.2审核归档的技术文件是部门的职责与义务，对于不严格履行审核义务，导致不利后果者，初次给予50元/次的处罚；多次发生者，将给予降职处分。
电子文件归档与电子档案管理办法
电子文件归档与电子档案管理办法（经典版）编制人：__________________审核人：__________________审批人：__________________编制单位：__________________编制时间：____年____月____日序言下载提示：该文档是本店铺精心编制而成的，希望大家下载后，能够帮助大家解决实际问题。
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电子文档管理办法
XX公司电子文档管理办法XX/XX0001-XX1.目的为建立健全文件控制机制，提高工作运作效率，保证电子文件数据的安全性、可靠性、有效性，防止数据丢失，提高效率和降低成本。
2.职责2.1 XX部、XX部负责对此办法的修订及运行监督；2.2各部门负责本部门文件上报；2.3XX部负责对上报的文件进行归档。
3.电子文档类型3.1 需要生成书面形式，并按流程审批后加盖相应公章生效的：3.1.1管理类：财务报表、会计记账、原始凭证、员工工资福利明细、董事会及经理办公会的会议纪要及决议、红头文件、上行文、质量体系管理文件、各类批示、上级部门要求上报的书面资料；3.1.2生产类：库房领取料单、验收单、采购订单、产品超差让步单、物资临时需求申请单、产品试装单、产品质量追溯单、供应商评价档案、采购合同及协议、装车计划、入库计划、生产报表、月生产计划预报表、月生产计划调整通知单；3.1.3技术类：技术图纸、技术文件更改单、技术联系单；3.1.4销售类：代理商档案、销售合同及协议、各类发车单据；3.2可不打印，通过计算机网络实施电子版传递的电子文档：各种常项工作产生的电子文档。
4.电子文档的传递4.1电子文档需要加盖印章或领导签字的正式文件，应转换成电子印鉴的加密格式，按《电子签章使用管理办法》加盖相关领导电子签章，接收者在验证后打开1浏览使用，保证文件在传递的过程中不被篡改。
4.2技术文档的拷贝需要经过主管领导的审批方可进行传递。
4.3需要公示的管理类文件，公司外主管部门要求提供的，需要经过公司主管领导的审批方可打印发放，电子版用PDF格式在网上公示（例如：质量管理体系文件等），归口部门负责其正确性和有效性。
4.4其余电子文档的传递可使用OA或XX平台进行传递。
5电子文档的归档5.1 各部门的常项工作电子文档,统一保存在大共享上并需每周更新一次。
5.2 XX部定期对各部门上报的电子文档进行存储归档。
6 电子文档的更改6.1各部门的常项工作电子文档由部门自行更改。
电子文件管理办法
中国华电集团公司电子文件管理办法（暂行）第一章总则第一条为加强中国华电集团公司（以下简称“集团公司"）电子文件的管理，实现公司总部和系统各单位电子文件的规范化和制度化，促进公司系统电子文件交换的应用及公司系统的信息资源共享，提高工作效率,依据《国家行政机关公文处理办法》、《中国共产党机关公文处理条例》及国家相关规定,制定本办法。
第二条本办法所称电子文件是指通过集团公司办公自动化系统(以下简称“OA系统”)及其认可的子系统显示或流转并通过公司统一配置的公文传输系统处理后形成的具有特定效力和规范格式的电子数据。
第二章基本原则第三条电子文件处理应遵循以下原则：（一）最大效用原则。
公司系统文件处理采用电子文件方式。
(二)全程管理原则。
对电子文件的形成、识别、存储、传输、归档等实行全程管理，以保证电子文件质量.（三）完整性原则。
电子文件的内容、结构和背景信息经过传输、迁移等处理后仍能与处理前状态保持一致，无任何缺损.(四）可读性原则。
电子文件经过存储、传输、压缩、加密、媒体转换、迁移等处理后能够以可以识读、可以理解的方式输出。
（五)安全保密原则。
电子文件处理必须采取严格的安全防护技术措施和严格执行国家和集团公司的有关安全保密规定.第三章职责第四条集团公司总经理工作部负责组织实施本办法。
系统各单位的总经理工作部（办公室)是电子文件处理与交换的管理机构，主管本单位的电子文件处理与交换工作，指导、检查和督促下级单位的电子文件处理与交换工作。
信息技术部门是OA系统的技术支持和保障部门.第五条总经理工作部(办公室）职责:（一)制定OA系统电子文件处理与交换的具体工作规范及管理制度。
(二）征询各使用单位的意见和建议,研究、协调解决各使用单位在电子文件处理与交换中出现的问题，并提出处理意见.(三)审查、认定电子文件处理流程的调整方案，电子文件类型的变更和增加。
（四）负责使用人员的权限管理。
第六条信息技术部门的职责:(一）负责系统OA的运行维护,确保网络畅通和OA系统正常运行，做好OA系统安全管理工作，按时备份数据.（二)根据相应审批手续，受理修改电子文件处理流程、系统用户注册、名称变更、撤销等相关申请.（三)组织和提供OA系统的技术支持，解决运行过程中出现的技术问题,制订OA系统运行的应急方案和技术管理规范。
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1 目的
为了加强计算机图档文件的管理，杜绝图档文件零散无序和版本混乱的现象，合理利用有限的磁盘资源，并确保产品设计过程和产品数据的安全性，制定本规定。
2 范围
本办法适用本公司所有生产的图样，文件资料，照片等。
3 职责
技术部设计人员负责产品电子档归档。
4 内容
4.1 合同产品图档文件的管理规定
4.1.1 产品图样文件的归档
(1) 产品的图档文件必须电子档归档
(2) 所有产品及下发图样都必须归档。
在档案馆内建立年度文件夹(如2014年度则建立文件夹‘2014’)，在年度文件夹中建立“专用车辆”、“工艺、工装”、“新产品”等文件夹；在‘改装车辆’文件夹中根据产品的种类建立相关的子文件夹，具体分类及文件夹的名称示意如下：
专用车辆
档案馆----2014年----- 工艺、工装
加工零部件
(3) 归档由设计部负责人归档。
未归档的文件，存放在相应的临时文件夹中。
设计部负责人(产
品主管)定期整理文件夹，将完整的产品图样归到档案馆中。
(4) 设计部负责人(产品主管)在接到合同工单时，要求建立电子档，将所订车型、用户名称、车型要求、配置情况、工单日期、工单号输入到电子档中，并在电子档中明确该产品图样归档
的路径，以便于产品生产过程中和产品出厂后对该产品的查阅。
(5) 设计人员修改归档文件时，需填写图档更改申请单，修改完成后，经设计部负责人批准后重新归档，归档程序同图档文件的归档程序，对旧版文件是否删除，在更改申请单上加以说明，需要保留旧版文件的，在新版文件的文件名后应加代号区分。
4.2 图档文件的命名
文件夹的命名——产品文件夹以产品型号命名，其子文件夹以各总成图号命名，文档文件夹以“文档”命名，明细表文件夹以“MX”命名。
对于非标车的命名，按合同名称命名。
图形文件的命名——图形文件的名称以图形的图号简称命名，改进图形的名称，如果原有图样不需要保留的可采用原有文件名；如果原有图样需要保留的可在原有文件名后加代号(a、b、c、d……)，加以区分。
明细表文件的命名用明细表的名称并加上相应顺序号存储于产品文件中的MX子文件夹中。
技术文档的命名——以该文档的题目的汉字全称命名，并存储于相应产品的“文档”文件夹中。
附录A
1. 改装车产品的命名
合同用户名
参考以上公告车型
2非公告改装车产品的命名
以合同名称来命名，例如，扬州八里压缩站
4.3 新产品(含定型产品)的图档管理规定
定型产品的归档文件夹以产品型号命名，直接归档至档案馆文件夹中。
归档内容有：图样、外购件清单、各阶段评审资料、使用说明书、标准配置等全部资料
4.4 文档的归档管理规定
(1) 产品资料(随产品归档)、内部管理文件、对外申报资料须建立资料文件夹，统一由技术部归档。
(2) 产品宣传广告及招标资料须建立宣传和投标文件夹，统一由技术部归档。
4.5 出图打印
由设计人员根据销售合同订单，填写打印申请单，负责人审核后，统一打印。
4.6 文件备份
文件备份分为日备份和永久备份两种。
日备份——机房于每天中午，把设计人员的文件夹内容备份到光盘上(增量备份)
永久备份——在文件归档时，机房对归档文件进行永久性备份，使光盘文件与“档案馆”内容始终保持一致。
并采用双备份，以确保数据的安全。
5 相关文件
无
6记录
6.1ZL-0610-001 《图样及技术文件归档申请单》
6.2ZL-0610-002 《图样及技术文件更改归档申请单》。