电子文档管理程序S1-01
编号：Q/MT /TX/S1-03-2012
文件和记录管理过程S1 版次：A/0
生效日期：2012年11月30日 1／5
电子文档管理程序
1.目的：
规范电子文档管理，提高工作效率。 2.适用范围：
适用于集团公司电子公文发放工作。。
3.职责和权限
3.1各部门负责本部门电子文档管理工作。
4.定义：
无
5.过程要素分析：
本过程的要素主要包括该过程的输入、输出、负责人、资源、程序及考评指标，如下图所示:
电子文件控制程序
电子文件控制程序 1．0目的 为使公司的电脑软件以及电子文件的管理规范化，保障文件使用完整性。 2．0范围 在本公司和产品及服务的电子形式存在的软件、资料与电子记录的资料。 3．0管理权责 管理部电脑工程师负责定时对各作业部门的邮件和流动的电子技术资料进行归档到公司网盘中，并及时维护网络和网盘的有效性，各电子文件流向的关注；文控中心负责受控发行文件电子档和法律法规电子档的归档和保管。 4．0定义 4．1电子资料：指电脑程序运行所产生的资料，如：图纸、数模、技术文件等，无论是否以报表列印或复制等作业的结果。 4．2电子记录：指用户将文件内容通过电脑作业方式，将其存储在电脑媒体，并且可供查询，列印处理的电子资料。 4．3电脑用户：以下简釈［用户］，为透过公司系统网或使用其它应用软件执行相关作业人员、使用者 4．4一般公用型的应用软件（软件）：指一般的文字处理软件（例如：Ofce中的Word、Excel等），不限制使用权限，由网络管理员安装或授权安装使用。
4．5专用软件：指本公司所辖范围内使用的企业集成管理系统，本项目由管理部依其职责限定用户的［使用权限J（CAD／SPC／ProE）5．0使用权限 5．1每一个用户都由网管建立唯一识别码。 5．2每一个用户须设立密码，作为通行或进入［企业集成管理系巯］的验证。 （1）对各电脑用户依其职责限使用作业范围。 （2）作业范围包含： 1）资料输入、新增作业及保管。 2）资料删除和保存审批作业。 3）查询资料作业 4）资料修改或変更作业。 5）索引作业 6）其他电脑维护作业。 7）档案异动复制、删除、移动）作业 6.流程 6．1电脑软件管理流程： 流程权责单位相关说明使用表单退软件新增修改申请［软件新增与修改各电用户各软件新增与修改内容记录件申请表］M 核各部门长各部门长审核是否执行 Y
(完整版)公司电子文档管理规范bybonnie
电子文档管理规范 GL-24 第一章总则 第一条、为适应公司信息化建设的需要，规范电子 文件归档与管理工作，保障电子文件的真实性、完整性、有 效性和安全性，结合公司的实际情况，制定本制度。 第二条、本制度所称的电子文件是指在数字设备及 环境中生成，以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体， 依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送 的文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。 第三条、本制度所称的电子文件归档与管理是指在各项 活动中产生并具有保存价值的电子文件（含电子公文）的形 成、积累、鉴定、归档、保管、使用和统计的过程。 第四条、本办法适用于本公司范围内的所有部门。 第二章电子文件管理体系 第一条、行政管理部门建立与各部门档案人员、数据管 理人员的指导和联系制度，保证及时沟通、解决在电子文件 归档与管理中出现的问题。 第二条、为保证电子文件的安全性，防止因灾难、病毒、意外等可能带来的数据丢失，对于电子文件正式文本实行双 套保存（电脑保存和移动载体保存）有永久和长期保存价值
的文本或图像、图形形式的电子文件，必须制成纸质文件， 同步归档保存。 第三条、一般电子文件的分类； 1．文字型电子文件；2．图像电子文件；3．音频电子文件；4．影像及多媒体音像数据； 第三章电子文件的收集与保存 第一条、电子文件在形成、接收时就要制作备份。在文 件流转的每一个环节，只要发生过信息变化的，都必须制作 备份，并在文件内容中注明：初稿、修订稿、定稿。如需多 次修改的文件还需标注：修改1稿、修改2稿、以此类推并注明修改人姓名和修改时间。 第二条、对已经定稿完毕的电子文件及时交由行政部进 行统一编号发布，无论有没有归档，都要定期制作备份。 第三条、电子文件登记表（附表）应当与电子文件同时 保存。 第四条、电子文件稿本代码： M—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；F—正式电子文件； 第五条、文件来源分类是收文单位对所收到的文件按其 来源进行的分类。归档分类可以分两类；就是内部和外部文 件。外部文件划分成可以是“机构+日期”模式。内部进行的
电子档案管理系统技术设计方案
电子档案管理系统 二○一六年十月
第一章系统简介 第一节研发背景 随着各行业各领域的信息化水平的不断提高以及档案管理工作日益受到重视，档案管理信息化的重要意义和作用越来越被广泛认同。另外，随着档案管理信息化的工作全面深入地开展，人们对档案信息化的认识不断深入和提高。这样，对档案管理信息系统的定位提出了越来越高的要求，同时也面临着许多新的更高的问题。档案管理信息化主要面临着如下新的应用需求和挑战： 档案类型繁多、层出不穷。档案管理信息系统需要管理的档案种类越来越多、越来越复杂，几乎涉及到了各行各业所有的档案信息，包括实体档案和电子档案，这要求档案管理信息系统几乎要包容所有的档案实体类型和电子档案类型，并能管理好。同时，还要适当兼容将来可能出现的档案实体类型和电子档案类型。 信息档案化。各行各业的大多数单位都建立了各种信息系统，但在经过一定的产生和利用后，这些系统中的信息累计得越来越多，这些信息系统的电子信息的出口却是一个重大问题，需要按档案管理规章制度的要求归档到档案管理系统中。 企业级应用。在较大的集团化行业或单位中，存在着多级单位管理和跨地域单位管理的要求，因而，档案管理信息系统不再是管理某一具体单位的封闭的系统，而应具有跨地域管理全集团、全行业的能力。 开放性应用。档案管理信息系统不再是一个简单的封闭的管理系统，它应是整个信息化平台中的重要应用系统。它需要与几乎所有的信息系统、尤其是业务系统进行一体化联接，实现信息的双向流动和共享。因而，要求档案系统具有良好的开放性和数据兼容能力。 档案管理工作前移，为现实工作服务。档案管理信息系统不再被认为是起到保管过期资料的作用，而被要求深入到各个业务过程中，从信息的产生阶段和现行阶段就介入，以便为现实工作服务。这样就要求档案管理工作前移，与各项工作紧密结合。 新应用要求和新技术集成。随着档案管理应用需求的不断深入，需要集成进入更多的新技术成果。这要求档案管理信息系统具有良好的可扩展性，以便集成新的应用技术。 异构数据海量存储。在档案管理围不断扩大、应用不断深入的同时，不得不面临日益增长的海量档案数据的存储问题，并且这些档案数据是异构的多种类型的。因而，要求档案管理信息系统具备灵活高效的存储体系结构。 针对上述出现的新的问题和要求，我们在总结17年档案管理软件开发经验和技术储备的基础之上，投入了大量的人力和物力，开发和完善电子档案管理系统档案管理信息平台，并在此基础之上，开发了针对
电子档文件管理程序
1.目的 为了加强公司电子文件的管理，确保公司各种电子文件科学有序的运行、传递，规范电子文件的归档和保管程序，特制订本规定 2.适用范围 适用于本公司的电子文件运行、管理和归档工作。 电子文件：指在数字设备及环境中生成，以数字形式储存于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传递的文件。 归档电子文件：指具有参考和利用价值，并作为档案保存的电子文件。 3.职责 3.1 综合管理部负责电子文件管理标准的制定，随时根据国家和行业标准更新公司电子文件管理规范和相关设备。 3.2负责各类电子文件的验收、整理、建库、光盘制作、保管、统计、提供利用等管理工作。 3.3 负责购买、使用、维护电子文件保存利用的器具和设施。 4工作程序 4.1电子文件的归档类型 4.1.1 实体档案相对应的电子文件的归档范围和保管期限按照《文件控制程序》中基本归档范 围和保管期限执行。 4.1.2各部门对电子文件采用可卸载归档方式，同纸质档案一并移交。 4.1.3电子文件基本数据类型定义及其代码可分别为： 文本文件（Text,代码T） 指使用文字处理软件生成的，由字、词、数字符号表达的文件。文本文件中除了存储有效字符信息（包括能用ASCLL码字符表示的回车、换行等信息外，不包含声音、动画、图像、视频等其他任何信息。 图形文件（Graphic,代码为G） 指根据一定算法绘制的图表、曲线图，包括几何图形和物理量如应力、强度等用图标表示的图形等。计算机辅助设计（CAD）或绘图中产生的文件，如设计模型、图纸、图画等即为图形文件。 图像文件（Image，代码I） 指使用数字设备采集或制作的静态画面，如用扫描仪扫描的各种原件画面，用数码相机拍摄的照片等。 视频文件（Video,代码V） 指使用视频捕获设备录入的数字影像或使用动画软件生成的二维、三维动画等各种动态画面，如数字影视、动画片等。 音频文件（Audio,代码为A） 指用音频设备录入或编曲软件生成的文件。用音频设备录入并转换为数字形式的文件，采样频率是单位时间内的采样次数，主要有11KHZ（电话质量）、22KHZ(FM调频收音机质量)和44KHZ（CD质量）三种。
电子文档管理办法
1.目的 随着公司办公自动化、无纸化的普及，公司内外部文件交流逐渐使用电子文档形式，为促进和规范公司办公自动化、商务电子化的进程，确保所使用的电子文档的充分性、适用性和有效性，并对电子文档进行有效控制，特制订电子文档管理办法。 2.适用范围 适用于公司服务器上部门共享的电子文档、办公自动化系统中的电子文档以及个人计算机上的电子文档。 3.相关文件 《文件控制程序》 《记录控制程序》 4.职责 4.1 信息工程部负责公司个人计算机、服务器、办公自动化系统及网络系统使用的技术支持及维护。 4.2 各部门负责本部门内的电子文档管理。 4.3 质量管理部负责质量手册、程序文件等质量管理体系电子版文件的管理。 5.名词解释 办公自动化系统：公司所使用的NOTES系统及其包含电子审批系统、eMIS 系统、K3系统等办公自动化系统。 6.工作程序 6.1 各部门在公司服务器上共享文件的管理。 6.1.1 部门在公司服务器上共享文件的存放地址为：“//Bird_domino/部门 名称/文件夹名称” 6.1.2 各部门可根据需要向信息工程部申请在服务器上建立部门共享文件 夹，信息工程部给申请部门分配一个服务器的登录用户名和密码，并设 置文件夹权限，确保只有使用该用户名登陆服务器，才可拥有对该申请 部门的共享文件夹具有完全控制权限。 6.1.3 各部门对本部门的服务器用户名及密码进行管理，防止其外泄和广 泛知晓，并确保知晓本部门用户名及密码的人员是有限的并经过许可
的。 6.1.3 服务器上共享文件的类型由各部门自行规定，通常包括：“质量体系文 件”、“公司或部门规章制度”、“工艺文件”等需要使较大范围内员工了 解的文件。 6.1.4 文件共享前应由所在部门经理批准后方可共享，电子文档可以NOTES 的方式批准发布，然后由文件制定者用NOTES的方式通知所要发放的 人员。 NOTES系统上电子文档的管理 6.2.1 NOTES系统帐户的申请，公司内部员工如因工作需要可向信息工程部 申请，经批准后由信息工程部新开帐户。 6.2.2 NOTES系统安装和维护由信息工程部负责提供技术支持。 6.2.3 NOTES系统上文件的管理内容 6.2.3.1各类重要信息和通知邮件内容超过一页（A4纸）者，须使用附件的 形式传送。 6.2.3.2 为提高工作效率，便于查找文件，公司计算机用户须根据实际需要 建立各类文件夹，文件夹的形式可以为“会议纪要”、“通知”、“××报表”、“体系文件”、“管理制度”、“日常工作”、“设备管理”、“生产计划”等，总体原则是按照各自工作内容进行分类。 6.2.3.3 NOTES用户在NOTES系统中也应建立比较适用的分类文件夹，将 收件箱中不能拆离的文件分类转移到相应的文件夹中。 6.2.3.4 为节约公司服务器资源和出于安全目的，用户须在本地计算机硬盘 上配合NOTES建立专门的文件夹，在此文件夹中依据实际需要建立分类文件夹，用户应将NOTES上能拆离的文件分类拷贝到相应的文件夹中。 6.2.3.5 用户NOTES系统上所有无用信息及已拆离到本地硬盘上的邮件必 须从收件箱中删除，以减轻公司服务器的压力，收件箱中需要留作证明性的文件除外，例如各类需保存的批复信息；其它证明性文件原则上以发件箱中文件作为证明材料。 6.3 电子文档的受控 6.3.1 电子文档的识别
电子文件管理程序
变更记录表 1.1决定、提供及维持所需的电子设施，以达成产品要求的符合性，并符合顾
客及其它利害相关者的需求与期望。 1.2确保公司对内、对外电子媒体形式的管制文件、程序、图文件、记录等， 做有效的管理维护与持续改善的有效性以维持质量、环境和环保管理系统的运作顺畅。 2.范围 2.1计算机软件与档案管理。 2.2外部数据与法规的维护。 3.定义 无。 4.职责 4.1本文件制订/修改的权责部门是文控中心。 4.2工程部负责客户原始图纸文件等相关数据文件的管理。 4.3生产部等相关部门负责生产等流程设备电子文件的管理。 4.4业务部负责客户数据文件及客户订单数据文件的管理。 4.5文控中心负责标准书电子档案的管理。 4.6工程维修负责设备操作系统软件的管理。 5.内容 5.1工程图文件 包含产品图纸、底片、网版、刀模、烫金版等图档。 5.1.1凡客户通过电脑文件、e-mail或磁盘片等方式，提供图文件的作 业。 5.1.2图文件或程序经处理后，将设计完毕的CAD/GERB等产品图档存放 归档。 5.1.3工程部门每日均须做备份。 5.1.4凡档案须被修改者，由工程设计人员变更图面后经部门主管确认 无误予以归档，图文件由工程设计人员以新版本归档保存。 5.2客户图档 包含客户图面资料与客户往来的文件等，且客户以传真或电子邮件等方 式提供的资料。 5.3工程文件档案 5.3.1设计变更履历：记录专案的设计变更过程。 5.3.2产品工作流程单：存放各版本的样品制作工单或生产工单。 5.4文控中心文件档案 5.4.1指质量、环境和环保管理系统发行的标准书原始电子档案。 5.4.2所有相关的标准书档案的制作归档，由文控中心负责管理。 5.4.3档案经制成及发行后，即储存于其指定磁盘机中。 5.4.4凡有任何变更或增加，由文控中心依《文件与资料控制程 序》经权责单位确认后正式发行。
技术文件电子文档管理办法
1 目的 为了加强计算机图档文件的管理，杜绝图档文件零散无序和版本混乱的现象，合理利用有限的磁盘资源，并确保产品设计过程和产品数据的安全性，制定本规定。 2 范围 本办法适用本公司所有生产的图样，文件资料，照片等。 3 职责 技术部设计人员负责产品电子档归档。 4 内容 4.1 合同产品图档文件的管理规定 4.1.1 产品图样文件的归档 (1) 产品的图档文件必须电子档归档 (2) 所有产品及下发图样都必须归档。在档案馆内建立年度文件夹(如2014年度则建立文件夹‘2014’)，在年度文件夹中建立“专用车辆”、“工艺、工装”、“新产品”等文件夹；在‘改装车辆’文件夹中根据产品的种类建立相关的子文件夹，具体分类及文件夹的名称示意如下： 专用车辆 档案馆----2014年----- 工艺、工装 加工零部件 (3) 归档由设计部负责人归档。未归档的文件，存放在相应的临时文件夹中。设计部负责人(产 品主管)定期整理文件夹，将完整的产品图样归到档案馆中。 (4) 设计部负责人(产品主管)在接到合同工单时，要求建立电子档，将所订车型、用户名称、车型要求、配置情况、工单日期、工单号输入到电子档中，并在电子档中明确该产品图样归档
的路径，以便于产品生产过程中和产品出厂后对该产品的查阅。 (5) 设计人员修改归档文件时，需填写图档更改申请单，修改完成后，经设计部负责人批准后重新归档，归档程序同图档文件的归档程序，对旧版文件是否删除，在更改申请单上加以说明，需要保留旧版文件的，在新版文件的文件名后应加代号区分。 4.2 图档文件的命名 文件夹的命名——产品文件夹以产品型号命名，其子文件夹以各总成图号命名，文档文件夹以“文档”命名，明细表文件夹以“MX”命名。对于非标车的命名，按合同名称命名。 图形文件的命名——图形文件的名称以图形的图号简称命名，改进图形的名称，如果原有图样不需要保留的可采用原有文件名；如果原有图样需要保留的可在原有文件名后加代号(a、b、c、d……)，加以区分。明细表文件的命名用明细表的名称并加上相应顺序号存储于产品文件中的MX子文件夹中。 技术文档的命名——以该文档的题目的汉字全称命名，并存储于相应产品的“文档”文件夹中。 附录A 1. 改装车产品的命名 合同用户名 参考以上公告车型
电子文档管理办法
电子文档管理办法 1目的: 为保证公司计算机网络安全和电子文件的运作，电子信息的传递顺利运行，提高工作效率特制定本办法。 2范围: 本办法规定计算机电子文件的编制、批准、传递、反馈、归档、作废等要求。 本办法的规定适用于公司内部的局域网电子文件、电子信息的管理。 3权责: 3.1接收部门﹕对文件进行审核﹐确定在内部运作发行 3.2文管中心﹕接受电子媒体文件的发行和回收作业 3.3使用部门﹕正确理解使用之 3.4质管部门：负责公司计算机及计算机管理系统的维护和保养，及电子文件的备份工作。 4定义: 4.1电子文件：相对于纸质文件而言，凡将储存、编辑、使用于计算机媒体的信息，如文件、表单、记录等，均称为电子文件。 4.2电子信息：客户、公司内部、供应（外包）商等用电子媒体传递的工作信息。 5管理要点：纸文为主，电文为辅，相互使用，无纸办公。 6作业内容: 6.1局域网操作系统和应用软件的建立 6.1.1操作系统的应用 a）公司计算机的操作系统和计算机基本配置由质管部统一管理和安装，其他部门不得私自安装或配置计算机系统。 b）操作系统和应用软件的安装必须由公司最高管理者授权的网络管理员同意或在其指导下方可进行安装和卸载。 c）质管部组织对涉及公司内部管理的计算机管理系统进行开发、确
保系统程序需经试用良好之后正常运用。并负责建立计算机管理列表 和维护、使用查询制度，对公司计算机网路及硬件设备的保养工作。d）人力资源部负责对公司计算机网络管理和使用人员进行培训、考核。 6.1.2计算机的基本应用软件 a）Office 等合法之办公自动化软件 b）AutoCAD 等本行业常用之计算机辅助设计软件 c）公司内部管理的计算机管理系统，如ERP系统,人力资源管理 系统，文件管理系统、进销存系统、客户关系系统等。 d）其他因工作需求所安装的应用程序 e）公司计算机网络应建立防护墙等硬软件设施，网内的所有计算 机须安装杀毒软件，并建立定期杀毒和杀毒软件的升级工作。 6.1.3网络系统的建立和应用 6.1.3.1网上用户的设置和访问权限由最高管理者授权的网络管理 人员统一配置和安排，任何人不得擅自修改。 6.1.3.2公司建立文本数据库、邮件数据库和独立的财务数据库。 网上邻居中各单位在服务器中设专用文件夹，各单位把有关文件分类 归档，并自行将重要文件备份到里面，以防文件遗失。公司电子文件 的传输采用公司文件管理系统进行管理，各部门应正确使用之。 6.1.3.3公司电子信息的传输采用Microsoft Mail电子信箱进行管理;各单位必须保证邮件箱在工作时间内开放。 ，6.1.3.4各E-Mail内容由各部门审定其重要性，并给予适时的处理 如储存，打印等。 6.1.3.5电子文件或信息在发出之前必须经认真审核，必要时须求 得上级或相对应部门的认可，方能发出。 6.2电子文件的管理 6.2.1 电子文件的制作： 6.2.1.1电子文件在制作过程中不能违背质量体系文件、技术文件 和资料、质量记录等控制程序的规定。其编制必须以扩展名为：(文 件名称).txt、(文件名称).doc、(文件名称).xls、(文件名称).eml、
文件管理程序
文件管理程序
1．目的： 为了规范本公司的质量管理体系文件的编制、修订、更改、审批和发行的处理方法，以确保各部门使用有效版本，防止作废文件被使用。 2．范围： 适用于本公司质量管理体系中所有文件与资料，如本公司质量管理手册、程序文件、作业指导书、表单，以及顾客标准、国家标准、国际标准、国家法律法规等外来文件和资料。 3.权责： 3．1．总经理 3．1．1．负责一级文件、二级文件的批准、人力资源管理制度及绩效管理制度、销售制度的批准。 3.2．销售部 3．2．1．负责对外部图纸资料的保存和转换为内部图纸资料。 3．3．技术部 3．3．1．负责图纸等技术资料及工艺类文件的发行、回收与保存原件。3．3．2．负责对转换为内部文件资料的图纸等技术标准的审核与确认。3．4．文管中心 3．4．1．负责技术文件以外的文件与资料的发行与回收、保存原件，并监管已发行的受控文件的保存状况。 3．5．相关部门 3．5．1．负责组织编制本部门内部作业指导书并监督其运作。 3．5．2．根据管理体系文件的适用性提出修订建议。 3．5．3．负责保证受控文件副本在其责任范围内的人员均可参阅及交回过时之程序文件。 4．定义： 4．1．文件
4．1．1．一级文件：管理制度、体系管理手册、销售制度。 4．1．2．二级文件：程序文件。 4．1．3．三级文件：作业指导书。 4．1．4．四级文件：管理体系中使用到的所有表单。 4．1．5．外部文件：顾客标准、行业标准、国家标准、国际标准及法律法规等外来文件和资料。 4．2．受控文件 4．2．1．受更改控制的文件，盖有红色圆形“受控文件”印章标识，如是图纸和零件表等技术作业指导书，则加盖蓝色圆形“受控文件”印章标识，发放时应作登记及签收，正本更改生效后，应回收过时正本进行作废处理。4．3．非受控文件 4．3．1．不受更改控制的文件，发放后正本如更改，可以不回收过时副本。如是技术部试验性图纸、作业指导书须加盖红色方形“试用文件”印章标识，正式文件生效后须回收进行作废处理。 5．流程图：(附件一) 。 6．作业程序： 6．1．新增或修订文件的提出、会签及审批 6．1．1．视工作需要,各部门均可填写《文件新增/更改/补发/作废申请表》提出增加新的程序文件或对现行的程序文件提出修订建议，由部门经理与总经理商议。 6．1．2．总经理同意后，将新增或修改文件连同“文件会签记录”交相关部门负责人会签，文件会签完成后，交文管中心审阅，呈报总经理审批后，正本须由文管中心存档。 6．1．3．视工作需要，各部门均可填写《文件新增/更改/补发/作废申请表》向责任部门经理提出增加新的指导书或提出修订建议，责任部门经理须安排人员编写修订指导书，并按编号规则给该指导书进行编号。
公司电子文档管理办法
公司电子文档管理办法 一、总则 (一)为适应公司信息化建设的需要，规范电子文件归档与管理工作，保障电子文件的真实性、完整性、有效性和安全性，结合公司的实际情况，制定本制度。 (二)本制度所称的电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。 (三)本制度所称的电子文件归档与管理是指在各项活动中产生并具有保存价值的电子文件（含电子公文）的形成、积累、鉴定、归档、保管、使用和统计的过程。 (四)本办法适用于本公司范围内的所有部门。 二、电子文件管理体系 (一)行政管理部建立与各部门、各单位档案管理人员、数据管理人员的指导和联系制度，保证及时沟通、解决在电子文件归档与管理中出现的问题。 (二)为保证电子文件的安全性，防止因灾难、病毒、意外等可能带来的数据丢失，对于电子文件正式文本实行双套
保存（电脑保存和移动载体保存）。有永久和长期保存价值的文本或图像、图形形式的电子文件，必须制成纸质文件，1 / 7 同步归档保存。 (三)一般电子文件的分类： 1．文字型电子文件； 2．图像电子文件； 3．音频电子文件； 4．影像及多媒体音像数据。 三、电子文件的收集与保存 (一)电子文件在形成、接收时就要制作备份。在文件流转的每一个环节，只要发生过信息变化的，都必须制作备份，并在文件内容中注明：初稿、修订稿、定稿。如需多次修改的文件还需标注：修改1稿、修改2稿、以此类推并注明修改人姓名和修改时间。 (二)对已经定稿完毕的电子文件及时交由行政人事部进行统一编号发布，无论有没有归档，都要定期制作备份。 (三)电子文件登记表（附表）应当与电子文件同时保存。 (四)文件来源分类是收文单位对所收到的文件按其来源进行的分类。归档分类可以分两类；就是内部和外部文件。外部文件划分成可以是“机构+日期”模式。内部进行的分类部
电子文档管理制度
电子文档管理制度 为了加强公司电子文档归档管理，确保电子档案的安全保管和有效开发利用，更好地为公司发展服务，特指定本制度。 一、总则 （一）、对电子文档的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，由档案室统一协调，档案管理员负责实施，保证管理工作的连续性。 （二）、电子文档形成部门负责电子文档的积累、保管、整理和上传工作。 （三）、电子文档的管理监督由档案管理员负责，形成部门要每周向档案室申报电子文档的详细目录清单。 （四）、为保证电子档案的可利用性，从电子文档形成就要严格的按照此管理制度和技术实施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。 （五）、归档电子文档同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，在内容、相关说明及描述上保持一致。 （六）、具有保存价值的电子文档，必须适时生成纸质文件等硬件拷贝。进行归档时，必须将电子文档与相应的纸质文件等硬件拷贝一并归档。 （七）、网络管理员要每月进行备份，确保电子文档的不丢失、不损坏、不失真。 二、电子文档的收集和归档 （一）、电子文档收集、积累，分公司、部门和个人三级档案管理。 (1)、公司文档收集、积累。公司文档由档案室档案管理员专职管理，电子文档以部门、性质、类别、日期立文件夹，各部门及时按照要求制作、整理电子文档上交，由档案管理员整理保存。 (2)、部门文档收集、积累。各部门有自己部门的电子档案库，由部门经理或助理管理，管理人员以性质、类别、日期立文件夹，及时按照公司文档管理要求制作。 (3)、个人文档收集、积累。各部门有自己本部门员工的电子档案库，由员工个人进行管理，员工以性质、类别、日期立文件夹，及时按照公司文档管理要求
电子文件归档与电子档案管理制度
一.目的 为加强公司数据资料的备份管理，方便各部门做好数据集中备份工作，特制订本制度。 二、适用范围 本制度适用于XX有限公司电子文档的管理。 三. 负责部门 本制度由行政部负责信息收集、归档，各部门协助实施。 四. 制度内容 总则 (1)对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，由行政部 统一协调，指定专人负责，保证管理工作的连续性。 (2)电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管、整理和上传工作，行政部档案管理员 要进行指导与监督。 (3)电子文件的管理由行政部负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。 (4)为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就要严格的按照此管理制度和技术实施， 确保其信息的真实性、安全性和完整性。 (5)归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，在内容、相关说明及描 述上保持一致。 (6)具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬件拷贝。进行归档时，必须将 电子文件与相应的纸质文件等硬件拷贝一并归档。 (7)电子文档管理分软件电子文档管理与普通电子文档管理。 电子文件的收集与积累 (1)收集范围。电子文件的收集范围：草稿性电子文件；非正式电子文件；正式电子文件； 无纸电子文件；文本文件；图象文件；图形文件；影像文件；声音文件；多媒体文件； 计算机程序；数据文件；公司业务所需的各种文件。 (2)收集、积累要求 1、记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是 纸质时，相关人员须向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的 草稿性电子文件进行保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。 2、保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、 可靠的标识关系。 3、在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施， 保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上。 4、用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。 5、用扫描仪等设备获得的图象电子文件，如果采用非标准压缩算法，则应将相关软件 一并收集。 6、用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖性， 以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。 7、用视频设备获得的动态图象文件，收集时应注意收集其压缩算法和软件。 8、用音频设备获得的文件，收集时应注意收集其属性标识和相关软件。 9、由计算机多媒体技术制作的文件，其中包含前面所示的两种以上的信息形式，收集 时应注意参数准确、数据完整。 10、通用软件产生的电子文件，收集时应注意收集其软件型号和相关参数。专用软件产 生的电子文件，收集时必须连同专用软件一并收集。 11、计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一 同收集。 收集、积累方法
电子文档控制程序
深圳瑞圣特电子科技有限公司 程序文件文件名称: 电子文档控制程序 文件编号: RST-QP-22 受控正本章受控文件章 编制:_____________日期:_________________ 批准:_______________ 生效日期:_____________ 版本: 01
1、目的 规范电子资料存档管理，防止资料丢失和损坏，方便相应权限的人员查询调用；防止重要文件资料泄蜜，禁止无权限的人员查询调用； 2、范围 本文件适用于公司所有电子文档的存放和保管。 3、职责 管理者负责本程序的建立和有效执行。 4、文件存档及查询调用方法 文件存档采用双保险制。本公司人员要在公司自用电脑上及时存档分类；电子文档管理者要及时将各个重要资料在电脑中的备份。 4.1必要时，需将文件按产品型号在自己所用电脑内规范整理，然后通知电子档管理者，依据下载路径复制到专用的电脑中。 4.2必要时定期将各产品型号的有关资料刻录存盘。 4.3 产品有增补资料，先将新增内容整理分类，然后通知电子档管理者，按分类依据下载路径复制到专用的电脑中。 4.4 需要参考调用资料的其它人员必须申请，获批准后才可由管理者复制到申请者电脑中查看。 4.5 重要文件必要时需电子文档加密管理. 4.6.电脑使用权限统一由人事行政管理。 5、工程部存入文档分类 存入文档分类：机械部分；电子部分；外观与包装部份；相关人员共同完成文件，其它文件。 5.1机械部分(Mech) 3D文件（Pro-E、UG、STP.）; 2D文件（零件图CAD）; Explode爆炸图; ID Artwork ToolingList/排模图／啤塑参数／塑胶规格特性表 5.2 电子部分（Elec） Schematic diagram／PCB Layout 产品规格指引（Spec） 产品检测规范 5.3 包装部分(Packing) 彩盒Artwork/说明书Artwork/贴纸Artwork Die cut（彩盒、卡纸、卡通箱、吸塑托） Packing List 5.4 Bom 5.5 SAF 5.6认证资料／ISO资料 5.7 照相图片(Photo) 5.8 其它(Other) 6、其它部门重要电子文档参照以上方法，视各部门特点进行管理.
电子文档管理程序
1 目的 为了加强公司电子文件的管理，确保公司各种电子文件科学有序的运行、传递，规范电子文件的归档和保管程序，特制订本规定。 2 范围 适用于本公司的电子文件运行、管理和归档工作。 电子文件：指在数字设备及环境中生成，以数字形式储存于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 归档电子文件：指具有参考和利用价值，并作为档案保存的电子文件。 3 职责 3.1 综合管理部负责电子文件管理标准的制定，随时根据国家和行业标准更新公司电 子文件管理规范和相关设备。 3.2 负责各类电子文件的验收、整理、建库、光盘制作、保管、统计、提供利用等管 理工作。 3.3 负责购买、使用、维护电子文件保存利用的器具和设施。 4 工作程序 4.1 电子文件的归档类型 4.1.1 实体档案相对应的电子文件的归档范围和保管期限按照《文件控制程序》中 基本归档范围和保管期限执行。 4.1.2 各部门对电子文件采用可卸载归档方式，同纸质档案一并移交。 4.1.3 电子文件基本数据类型定义及其代码分别为： 文本文件（Text，代码T） 指使用文字处理软件生成的，由字、词、数字或符号表达的文件。文本文件 中除了存储有效字符信息（包括能用ASCII码字符表示的回车、换行等信息） 外，不包含声音、动画、图像、视频等其他任何信息。 图形文件（Graphic,代码为G） 指根据一定算法绘制的图表、曲线图，包括几何图形和物理量如应力、强度 等用图标表示的图形等。计算机辅助设计（CAD）或绘图中产生的文件，如 设计模型、图纸、图画等即为图形文件。 图像文件（Image,代码为I） 指使用数字设备采集或制作的静态画面，如用扫描仪扫描的各种原件画面， 用数码相机拍摄的照片等。 视频文件（Video,代码为V） 指使用视频捕获设备录入的数字影像或使用动画软件生成的二维、三维动画 等各种动态画面，如数字影视片、动画片等。 音频文件（Audio,代码为A） 指用音频设备录入或用编曲软件生成的文件。用音频设备录入并转换为数字 形式的文件，采样频率是单位时间内的采样次数，主要有11KHZ（电话质量）、 22KHZ（FM调频收音机质量）和44KHZ（CD质量）三种。
电子文档管理办法
电子文档管理办法 山西龍泉,集团,有限公司 电子文档管理制度 1.0目的:为了进一步规范电子文档的管理工作～保障归档的电子文件安全有效地利用～特制订本管理制度。 2.0范围:适用于集团各部门及各子公司电子文档管理的全过程。 3.0总则:集团综合行政部负责制定电子文档的管理制度～负责指导、监督和配合各部门电子文件的管理工作及确保档案室电子档案管理工作的规范、统一及完整。 4.0电子文档的分类及代码: 4.1电子文档指利用计算机进行存放的工作文件～包括电子文件和电子档案。电子文件是指公司各部门依赖电脑系统阅读、处理、存取并可在通信网络上传输的工作文件,电子档案是指由各部门鉴定具有长期保存和利用价值的电子文件,通过存储于磁盘、泉盘等载体移交到档案室规范化整理后统一归档管理的工作文件。 4.2电子文档共分为文本文件、图形文件、图像文件、视频文件、音频文件、数据库文件、计算器程序文件及多媒体文件等八大类。 4.3电子文档各类别代码如下: 4.3.1文本文件,Text～代码为T, 4.3.2图形文件,Graphic～代码为G, 4.3.3图像文件,Image～代码为I, 4.3.4视频文件,Video～代码为V, 4.3.5音频文件,Audio～代码为A, 4.3.6数据库文件,Database～代码为D, 4.3.7计算机程序文件,Program～代码为P,
4.3.8多媒体文件,Multimedia～代码为M, 5.0电子文档的管理: 5.1电子文档按其性质可分为电子文件的管理和电子档案的管理两种。 5.2电子文件的管理: 5.2.1电子文件坚持随时生成～随时存入电脑的原则。电子文件一经产生～任何部门或个人不得随意修改、删除、外流～确保不失真、不丢失。各部门要建立和形成电子文件管理的连锁责任制～部门领导、兼职档案员、微机操作员共同负责。 5.2.2各部门负责所使用电脑上电子文件的管理工作～各部门需指定能胜任工作的兼职档案员负责电子文件的形成、积累、分类、保管等工作。 5.3电子档案的管理: 5.3.1档案室负责接收由各部门鉴定具有长期保存和利用价值的电子文件～做好移交电子文件的登记、存档、管理及定期检查等工作, 并设定查询归档电子文件的权限和范围～以确保电子档案的完整性、安全性和保密性。 6.0电子文件的归档: 6.1归档范围: 6.1.1各部门制定的政策性电子文件,如决定、条例、办法、规定、制度、实施意见等, 6.1.2各部门制订的发展规划、年度工作计划、工作要点、总结、简报、通告、会议纪要、重要通知等。 6.2归档要求: 6.2.1由各部门鉴定具有长期保存和利用价值的电子文件才需移交档案室统一归档。加密的电子文件归档前应做解密处理～明文归档。 6.2归档检验: 6.2.1检验载体外观及可用性～看有无划痕、是否清洁及是否有病毒等, 6.2.2真实性检验～如电子文件的内容、结构和背景信息经过传输、迁移等
图文档管理流程
宁波和荣公司PLM项目流程设计方案 目的：公司现有流程都已纸质方式流转，存在有不同程度的风险因素及流转过程用时间过长现象。PLM系统正式上线后，公司计划把图文档相关流程转移到系统中流转，实现电子化过程，以减少纸质流转时间，并规避可能有的风险。 流程实现要素：1、未结束流程在发起人待办工作区停留，并显示当前办理节点及办理时间；2、流程结束后流程节点办理人可查询，有权限人员可查询；3、用户登录系统提示有未办理流程，并直接跳转至待办工作区； 流程分为5大类： 1、图纸评审流程 2、图文档发放流程； 3、借用流程； 4、变更流程； 5、图纸回收流程；
1、图纸评审流程 流程相关名词注释： 设计相关人员：电容研发部、电器研发部、市场技术部、工艺部（工装类图纸评审）总工：童克锋 标准化：洪磊 审核：各相关部门副部长 档案管理：科技管理部，接收、打印：樊锜埼，归档：林方圆； 流程图： 1.1 由设计人员发起整套（或部分）图纸评审并跟进；流程未结束停留工作区，颜色区分流程状态； 1.2 由设计人员提交其他设计人员校对签名，并由本部门负责人审核签名； 1.3 工艺部工艺师、标准化专员、总工审核签名； 1.4 流程被退回修改，重置所有节点信息，图纸及流程表单中签名信息清空，流程重新流转； 1.5 总工审核签字通过，档案管理员接收，并打印纸质图纸归档，流程完结； 1.6 流程各节点签字时间记录在流程表单中，不在图纸中体现； 1.6 流程归档后进入已归档流程库；
流程表单： 表单编号：HR-TZPS-0000000 HR：固定2位，‘TZPS’：表单拼音首字母组合；‘0000000’为：短年位+月份+3位流水号； 图纸评审申请单 表单编号：
1.《文件控制程序》
文件控制程序 1目的 对与6S体系有关的文件和资料实施有效控制，确保在各相关场所可获得并使用适宜的文件，使体系有效运行。 2适用范围 适用于与6S体系有关的文件的控制，包括于6S体系有关的外来文件控制。 3职责 3.1办公室负责《6S管理手册》及《程序文件》的编制。 3.2管理者代表负责审核质量环境手册和程序文件。 3.3总经理负责批准颁布6S手册和程序文件。 3.4 各部门负责本部门相关程序文件的编制和作业指导书的编制、审核、批准和修改。 3.5办公室负责质量环境管理体系文件(除技术性文件)的编号、登记、受控、发放及回收。 3.6技术部负责技术性文件的管理工作。 3.7各部门负责收集和管理与本部门和6S体系有关的外来文件。 3.8 各部门协助品保部和技术部做好文件的管理工作。 4工作流程 见公司流程文件《文件控制管理流程》XTL/ZCB-096 5 控制程序 5.1 文件的分类和编号 5.1.1本公司管理体系文件分以下几类： 1）6S管理手册； 2）程序文件； 3）管理标准、工艺标准、操作规程、采购物资信息、岗位职责和能力要求和各种规章制度等作业指导书； 4）记录（包括数据报告、信息单、各种过程控制记录、表格等）； 5）外来文件（包括与6S体系有关法律、法规、标准、客户规范文件等）； 5.1.2 文件的编号是为便于对受控文件的有序管理，编号按文件层次递进，易于查阅和检索。本公司规定编号的统一结构如下图所示：
文件顺序代码 文件分类代码 公司名称代码 1）公司名称代称由公司名称主体汉语拼音字母缩写组成，本公司缩写为“JZ”。 2) 文件分类代码规定由文件类型的汉语拼音缩写字母表示，如程序文件代码为CX、规章制度、岗位职责及要求代码为GZ，操作规程代码为CZ，工艺文件代码为GY等。 3）文件顺序代码由文件管理人员以数字顺序编排如001、002、003…。 4）对外来文件仍采用原发文编号，对没有编号的外来文件，可由使用外来文件代码为WL进行编号，并登记《外来文件登记表》。 5.2 文件受控、非受控的界定 5.2.1 受控文件指需随时保持最新有效版本的文件，文件的制定、审批、修改、发放、回收、作废均需依规定执行，并在《文件发放/回收记录表》中登记。5.2.2 应在受控文件封面或首页加盖“受控”印章，以让使用者明确其受控状态。本公司复印的受控文件一律需重新加盖“受控”印章，否则视其不在受控状态内，但对于大量使用的记录表单，除进行编号按要求管理外，不盖“受控”章。 5.2.3 非受控文件是指只具有暂时作用，不需作更新管理的文件，也无其他控制要求。如公司为了宣传等目的向外发放或向客户发放的文件就为非受控文件。5.3 文件的审批 5.3.1 6S管理手册和程序文件由管理者代表审核，总经理批准； 5.3.2 各部门制定的受控文件由各部门经理审批。但属公司级的工作文件应由总经理或管理者代表批准。 5.3.3 外来文件由使用部门的主管人员审批其适用性。 5.4 文件的发放 5.4.1 文件发放前确认是否进行有效的批准；确定发放范围并保证相关场所均能得到相应文件的有效版本。 5.4.2 办公室应根据《文件发放基准》规定的范围填写《文件发放/回收记录表》，在发放的文件上加盖“受控”章，注明分发编号，文件领用人应签收。 5.4.3 受控文件不得随意复印、复印使用仍应重新加盖“受控”印章并登记《文
文件和记录管理控制程序
文件和记录管理控制程 序 Company Document number：WTUT-WT88Y-W8BBGB-BWYTT-19998
1 目的 为了规范品质文件，使供方及客户之资料，以及其它外部文件得到有效控制，防止使用失效和作废的各类文件，以保证在需要的场合能及时获得最新最正确的文件。 2 适用范围 公司各部门管理文件的编制、管制方法。 供方及客户文件（如技术图纸、测试报告、使用说明书等）的控制方法。 其它外来文件（如适用的法律、法规、行业标准、客户提供的图纸、技术资料等）。确保对质量策划和运行所必要的外来文件得到识别，并控制其分发。 适用于本公司质量管理所要求的所有文件、记录的管理和控制 3 定义注释 受控文件：凡是直接影响产品质量的文件、资料、程序文件。 非受控文件：不影响产品质量的文件或资料，如各类参考资料。 文件： 3.3.1质量方针：由组织的最高管理者正式发布的该组织总的质量宗旨和方向 3.3.2质量目标：在质量方面所追求的目的。 3.3.3质量手册：质量管理的纲领性文件，它概括了本公司质量管理的构成及要素 （过程）。 3.3.4程序文件：直接支撑质量手册的主要文件，是对各部门运作过程及质量要求 的具体说明。 3.3.5作业指导书：它从程序文件中引申出来，详细叙述各部门运作过程及操作规 程，它是程序文件的支持性内容。 记录：凡是质量管理运行中的记录、报告及与产品相关的质量数据均属于记录范 围。 4 职责 总经理或董事长：批准公司的质量方针/目标、质量手册、程序文件。 管理者代表：负责制定质量手册及相关程序文件。 各职能部门：负责编写相应的程序文件、作业指导书及相关表格，及时签收和保存受控文件、记录，并将已失效的受控文件、记录退回品管部。 品管部负责公司文件编号、审核，负责公司记录表单的印刷、存档、发放和管理。 管理部：负责本公司外来文件、公司受控文件的整体控制，填写《公司文件清单》即受控文件的打印、分发、原版文件、外来文件的保存等。 管理部负责空白表单、记录的管理。 部门负责各自部门相关联记录的管理。 文件控制职责表