电子文件控制程序流程
电子文件控制程序
电子文件控制程序1．0目的为使公司的电脑软件以及电子文件的管理规范化，保障文件使用完整性。
2．0范围在本公司和产品及服务的电子形式存在的软件、资料与电子记录的资料。
3．0管理权责管理部电脑工程师负责定时对各作业部门的邮件和流动的电子技术资料进行归档到公司网盘中，并及时维护网络和网盘的有效性，各电子文件流向的关注；文控中心负责受控发行文件电子档和法律法规电子档的归档和保管。
4．0定义4．1电子资料：指电脑程序运行所产生的资料，如：图纸、数模、技术文件等，无论是否以报表列印或复制等作业的结果。
4．2电子记录：指用户将文件内容通过电脑作业方式，将其存储在电脑媒体，并且可供查询，列印处理的电子资料。
4．3电脑用户：以下简釈［用户］，为透过公司系统网或使用其它应用软件执行相关作业人员、使用者4．4一般公用型的应用软件（软件）：指一般的文字处理软件（例如：Ofce中的Word、Excel等），不限制使用权限，由网络管理员安装或授权安装使用。
4．5专用软件：指本公司所辖范围内使用的企业集成管理系统，本项目由管理部依其职责限定用户的［使用权限J（CAD／SPC／ProE）5．0使用权限5．1每一个用户都由网管建立唯一识别码。
5．2每一个用户须设立密码，作为通行或进入［企业集成管理系巯］的验证。
（1）对各电脑用户依其职责限使用作业范围。
（2）作业范围包含：1）资料输入、新增作业及保管。
2）资料删除和保存审批作业。
3）查询资料作业4）资料修改或変更作业。
5）索引作业6）其他电脑维护作业。
7）档案异动复制、删除、移动）作业6.流程6．1电脑软件管理流程：流程权责单位相关说明使用表单退软件新增修改申请［软件新增与修改各电用户各软件新增与修改内容记录件申请表］M核各部门长各部门长审核是否执行YN总经理软件可行评估评估不合格退件回各部门Y电脑工程师Y部门长软件方案回应预定完成时间电脑工程师电脑工程师依申请安装软件安装软件电脑工程师安装的软件经测试OKN电脑工程师后，由电脑工程师教育训练各电脑用软件测试各电脑用户户Y电脑工程师在教育训练后各电脑用户在电脑工程电脑上线训练各电脑用户师的督导下上线操作6．2电脑上线作业流程流程权责单位相关说明使用表单相关的电子文件资料由用户自行输入电输入资料［电子文档修改变更电脑用户脑存储，如需修改的电子文档应提交申请］［电子文档修改变更申请］。
文件控制程序作业指导书
文件控制程序
第一章：前言
对公司文件的编制、审批、发放、使用、更改、作废、回收、控制管理等做出明确的规范。
本程序适用于公司各种文件的控制和管理。
第二章：定义
第一条：公文：包括报告、通知、通告、方案、会议纪要等常用文件。
第二条：管理标准：指为实现管理职能，规范与公司管理有关的重复事物、概念和需要协调统一的管理事项而制定的标准。
第三条：外来文件：来自公司外部，为公司所引用的文件，包括但不限于国际、国家、行业的各种标准和各项政策、法律法规等。
第三章：职责
第一条：行政人事部是一级管理标准的管理部门，负责一级管理标准的管理和控制。
第二条：各部门负责部门二三级管理标准和与本部门工作相关的外来文件的管理和控制。
第四章：文件的编写和审批
第一条：一级管理标准
1. 各部门根据生产经营管理需要起草相应的管理标准，经部门负责人审核后提交行政人事部，行政人事部对文件的合理性、符合性、可操作性进行审核和标准化审核，起草人根据行政人事部的审核意见进行适当修改。
修改完成后由行政人事部以邮件等形式发相关的部门人员充分征求意见两个工作日，并将意见反馈给标准起草人。
2. 标准起草人对各部门反馈意见进行汇总，并将处理意见以邮件形式发相关人员进行答复说明，必要时（有重大影响或。
文件控制流程图
修订 或
文 件 制 订 部 门
修订文件:向文控中心索 取待修订文件的电子档, 执行文件修订,更新文件 版本号
程序文件 管 理 架构图 性 文 工作职务说明 件 书 管理作业标准 零件图(自制五 金)
制订文件/ 并为文件 编号
按权限规定 审批文件
对相关部门进 行适当的文件 培训
根据文件类型 进行文件控制
文 件 控 制 流 程 图
开始
附表:
文件类型 质量手册 制订单位 MR 相关部门 相关部门 相关部门 相关部门 研发部 研发部 研发部 研发部 研发部 研发部 研发部 研发部 研发部 研发部 研发部 研发部 工模部 工模部 技术部 技术部 技术部 品质部 品质部 品质部 品质部 审核单位 MR MR AD AD 部门负责人 批准负责 纸质档分发 人 单位 GM GM GM GM / / / / / / / 采购 / / / / / / / / / / / 生产车间 生产车间 注塑车间
文 控 中 心
根据文件类型 进行文件控制
纸质档
复印件盖‘受控文件’印 分发给必要的使用部门,做 好分发签收记录,同时回收 旧版.原件归档处理
A: 旧版复印件加盖 ‘作废’印取消,旧 版原件盖‘过时保 留’印后归档
文控中心回收文件,并 执行A和B.
组装图/总装图 工 程 文 件 说明书 产品标准
电子档 B: 另存传阅网站上的 旧版电子档到指定的旧 版电子档过时保留文件 夹下，并从网站上删除 此旧版电子档 文控中心更新电子档传 阅网站上相应的文件目 录,并将相应的电子档 文件链接在该目录下对 应位置 文控中心更新电子 档传阅网站上指定 位置已存放的‘文 控中心一周文件更 新清单’
电子档分享 单位 所有部门
电子文件控制程序
电子文件控制程序摘要：随着电子化信息的广泛应用，电子文件的管理和控制显得尤为重要。
本文将探讨电子文件控制程序的必要性和关键要素，并提供一种有效的实施方法来确保电子文件的安全性、可靠性和可访问性。
引言：随着科技的迅猛发展，传统的纸质文件逐渐被电子文件所取代。
电子文件具有便捷性、可共享性和可搜索性等优势，然而，由于其易被篡改和丢失的特点，电子文件的管理和控制成为一个日益突出的问题。
因此，建立一套完善的电子文件控制程序显得尤为重要。
一、电子文件控制程序的必要性1. 遵守法律和法规：现代法律体系已经针对电子文件的管理制定了一系列的法律和法规，例如《电子签名法》和《数据保护法》等。
建立电子文件控制程序可以确保组织合规，并避免违反相关法律法规的风险。
2. 保证信息安全：电子文件存储在计算机系统中，面临着来自内部和外部的威胁。
电子文件控制程序可以确保适当的安全措施得以落实，防止未经授权的访问、篡改和泄露。
3. 提升工作效率：通过建立电子文件控制程序，可以实现电子文件的统一管理和分类存储，提高文件的检索和共享效率。
此外，还可以避免重复创建和存储电子文件，减少存储空间的占用。
二、电子文件控制程序的关键要素1. 文件分类和归档：根据文件的性质、用途和重要性，将电子文件进行合理的分类和归档。
可以采用文件夹、标签或元数据等方式进行管理，确保文件的易于查找和访问。
2. 权限管理：根据不同用户的角色和职责，对电子文件的访问和操作权限进行管控。
只有被授权的人员才能够查看、编辑和删除电子文件，确保文件的安全性和完整性。
3. 版本控制：对于需要频繁修改和更新的电子文件，建立版本控制机制是必要的。
通过版本控制，可以追溯每一次的修改记录，并可以恢复到之前的版本，防止错误或篡改对电子文件的影响。
4. 审计和追踪：建立审计机制，记录每一次文件的访问和操作历史，同时，对于重要文件可以进行溯源追踪。
这样可以帮助组织及时发现数据泄露和非法操作，确保电子文件的安全性和可信度。
电子文件控制程序
2.2 修订：原编写者于接获通知后，5 个工作日内进行修订；若有需要，得与相关部门研讨修订意见。填
写“更改单”并说明下列事项：①原文件需修改的页次与叙述；②修改后的叙述；并呈部门主管审核。
技术室 质管室
2
废止 销毁
2.3 废止：当旧文件不完善或不符现况需求或文件修订篇幅太多，宜废止而编制新的版本。 2.4 管理：依〝文件收发登记表〞至各部门收回后，完成审批手续后，以碎纸机/手工销毁/烧毁或划×记 以示作废该文件。经废止的文件，若有参考的必要时可不必回收，但必须于文件每一页上盖红色““已 作废积累知识保存”章；纸张背面若有空白处可回收使用的，该废止的文件不可公开参阅并不得作为依 据文件。留存的作废文件应确定留存期限，并要登记、建帐、单独保管。
质管室
①编制者不能为审核者； ②当跨部门而主管无法决定时，审核需与相关部门会
编审批的原则 审。
③第三阶文件当跨不同部门或主管无法决定时，核准者为管理代表。
2.1.6 文件版本.修订号：如：A.0 即 A 版未修订；B.1 即 B 版第 1 次修订；C.2 即 C 版第 2 次修订；以此
类推。
2.1.7 编写：编写者于接获通知后 5 个工作日内，编制文件初稿，呈部门主管审核。
车间
02
Q/D.KZX（控制计划）-XX（序号）-年号
检验室
03
控制计划 Y—样件，试生产—SS，生产—S。
理化室
04
PFMEA
Q/D.PFMEA-XX（序号）-年号
质管室
05
模具协议 Q/D.MBX（模具技术保证协议）-XX（序号）-年号
市场部
06
五、权责单位 No 六、流程
七、作业内容
页次
电子文件控制程序(1)
5.7.4 电子文件的保存 对电子文件发放后，文控需打印一份盖上受控正本章，旧 版式更新时，需保留受控正本，以便追溯。受控正本原则上保 留三年期限，到期时由文控提出申请，交品保认证中心总监或 相关部门最高负责人确认后方可销毁。
电子文件控制程序(1)
COP-017 电子文件控制程序
3. 职 责 3.1 本程序由品保认证中心体系科制订,并监督其持续有效 地执行。 3.2 制订与质量体系有关的电子文件的部门，不得跨过品保 部文控中心或分公司二级文控直接传递给需要使用的部门或相 关人员。 3.3 使用与质量体系有关的电子文件的部门，不得使用非文 控中心发布的与质量体系有关的电子文件。 3.4 IT部负责电子受控文件在PDM和EIP系统中处理方面的技 术支持。
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5.4 受控电子文件的修改 5.4.1 受控电子文件的修改应由原制定部门进行，对涉及范
围较大的电子文件应在发布前征集相关部门的意见，必要时 组织有关人员进行讨论和评审，确保文件内容的适宜性。受 控电子文件在公司内部网络中发布后，若各电子文件的使用 者发现其电子文件与实际使用情况不符时，需反馈至分公司 ISO专员处，由分公司ISO专员评估其修改是否具有合理性， 需修改的反馈至原制定部门进行修订。
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5.7.5 各分公司电子文件的管理 a. 各分公司及文控室人员必须对公司的电子文件严格保 密，任何人不得私自复制或提取，如果因工作需要将电子文 件COPY带离公司，需经部门最高负责人书面同意，并按公司 制度填写申请单。 b. 外来人员、非本部门人员、本部门非相关工作人员 不得跨部门非法提取公司任何资料，若工作需要可按本程序 要求向文控室申请，具体操作执行《文控室管理特别规定》。 c. 文控员须做好预防电脑病毒、防止非法COPY及浏览、 防止非法删除的工作，可行时应对电子文件进行备份。
文件控制管理程序文件
文件控制管理程序文件XXX文件控制管理程序目的：本程序旨在对与质量体系相关的文件进行控制管理，确保使用的文件均为有效版本。
范围：适用于本公司与质量体系相关文件的控制管理，包括电子媒体的文件。
职责：总经理负责质量手册的批准和发布；管理者代表负责除质量方针目标、质量手册以外的批准及发布；各部门主管负责本部门编制和提供的文件的审核；各部门经办人员负责各类文件的编制、收集（包括外来）文件和统计，并指定兼职资料员，负责保管好本部门收到的文件，做好文件清单的记录；行政办公室负责文件的文档登记、保管、借用、更改、回收和销毁（包括外来文件）等管理工作。
工作程序：1.行政办公室负责制订文件控制管理程序，相关部门程序要求实施；2.文件控制的流程：起草或更改文件→指定授权部门→文件审核→授权部门负责文件批准→文件归档→办公室负责文件发放→使用部门或使用者按规定评审、修订、申请。
文件分类：1.质量手册：是本公司质量体系描述的纲领性文件；2.程序文件：是本公司各过程中，质量的作业技术活动应遵循的途径和方法；3.其他管理性和技术性文件（第三层次文件）：如管理性的有规章制度、管理办理、各种管理标准、工作计划、记录和报告的表示等；技术性的有产品图纸、产品标准、工艺文件和标准、检验和检测规范、作业指导书、操作法规等；4.外来文件等：国标、国家和行业的标准、国家和地方的法律法规、适用法规和标准，顾客提供的工程规范等，被本公司收集引用的文件。
文件编写导则：1.本公司的各类文件都必须有标题、编号、拟（编）写人、审核人、批准人的签名方为有效；2.文件必须要有版本、修改码和目录及最新状态清单；3.外来文件被采用必须要经过审核和批准。
作废回收处理是一个重要的环节，需要在部门或办公室内进行。
在此过程中，必须得到部门领导的认可签名，以确保流程的顺畅。
文件控制管理程序的版本为A，共14页。
在5.4.2中规定，质量手册和程序文件由管理者代表组织编写，其中质量手册由管理者代表审核，总经理批准。
文件控制程序
1、目的对公司文件进行控制，确保各相关场所使用文件为有效版本。
2、范围适用于与公司质量管理和HACCP体系（包括质量管理和HACCP体系）有关的文件控制。
3、职责3.1 总经理负责批准发布质量管理和HACCP体系手册和程序类文件。
3.2 管理者代表负责审核质量管理和HACCP体系程序文件。
3.3 各部门负责本部门发出文件的编制、审核、使用和保管。
3.4管理者代表负责组织对现有体系文件的定期评审。
3.5 各部门负责本部门与质量管理和HACCP体系有关的文件的收集、整理等。
3.6 人事行政部为文件的主责部门，负责公司文件的打印、发放、备案存档管理。
4、程序4.1 文件分类及保管4.1.1管理手册类文件，质量管理部组织编写，管理者代表审核，总经理批准后发布，人事行政部存档备案。
4.1.2程序文件，质量管理部组织，各责任部门编写，管理者代表审核，总经理批准，人事行政部存档备案；4.1.3 HACCP计划类文件，HACCP小组组织编写，组长审核，总经理批准发放HACCP小组，人事行政部存档备案。
4.1.4公司第三层质量管理和HACCP体系文件分为三类：4.1.4.1作业文件，作为各部门运行质量管理和HACCP体系的常用实施细则：包括工作标准(岗位任职要求和岗位职责等)；技术标准(国家标准、行业标准、企业标准及作业指导书、检验规范等)；部门记录样表等。
由各相关部门自行保存并报行政部备案存档；4.1.4.2管理文件，如各种行政管理制度、外来文件，包括与质量管理和HACCP体系有关的政策、法规、标准文件等，由人事行政部负责分类、保存。
4.1.4.3其他文件：可以是针对特定产品、项目或合同编制的质量计划、设计输出文件或其他标准、规范等,由各部门负责分类、保存、使用。
4.2文件的编号4.2.1 质量管理和HACCP体系文件的编号a)手册：公司名称代号/版次。
例如：CJJT/QH，表示本公司管理手册。
b)程序文件：公司名称代号/CX-序号(编号)。
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电子文件控制程序流程
摘要：
本文旨在介绍电子文件控制程序的流程。
电子文件控制是组织
内部管理电子文件的重要环节，它确保文件的完整性、可追溯性和
安全性。
本文将从文件创建、文件分类、文件存储、文件访问等方
面详细介绍电子文件控制程序的流程，并提供一些建议和注意事项。
1. 文件创建
电子文件控制程序的第一步是文件的创建。
在创建电子文件时，应确保文件的命名规范和格式规范。
文件名应具有一定意义，能够
清晰地表达文件内容。
同时，文件的格式应与组织内部使用的软件
兼容，以保证文件的可读性和可编辑性。
2. 文件分类
分类是电子文件管理的重要步骤。
组织应根据文件的性质、用
途和重要性将文件进行分类。
一般可以按照文件的主题、部门、日
期等因素进行分类。
分类的目的是便于文件的检索和管理。
在分类
文件时，应制定明确的分类标准和规则，并将其广泛宣传和培训，以保证文件的一致性和准确性。
3. 文件存储
文件存储是电子文件控制程序的核心环节。
在选择文件存储位置时，应考虑以下几个因素：
- 安全性：选择安全的存储设备和系统，确保文件不受损害、丢失或泄露。
- 可靠性：选择可靠的存储设备和系统，以防止文件的意外丢失或损坏。
- 可扩展性：选择具有扩展能力的存储设备和系统，以满足组织文件存储需求的增长。
- 错误纠正能力：选择具有错误纠正和恢复能力的存储设备和系统，以防止因错误而导致文件损坏。
同时，为了方便文件的管理和检索，可以使用文件命名规范和目录结构。
文件命名规范应能够清晰地表达文件的内容和属性，目录结构应能够合理地组织和分类文件。
4. 文件访问
文件访问是电子文件控制程序的关键步骤之一。
根据不同的情况和要求，可以设置不同的文件访问权限。
一般可以分为以下几个层次的权限：
- 只读权限：用户只能查看文件内容，不能进行修改和删除。
- 编辑权限：用户可以修改文件内容，但不能删除文件。
- 管理权限：用户可以对文件进行修改、删除和管理。
在设置文件访问权限时，应根据用户的职责和需要进行合理的分配，以防止未授权的人员访问和修改文件。
5. 文件备份和恢复
文件备份和恢复是确保文件安全和可恢复性的重要手段。
定期对文件进行备份，并将备份文件存储在安全的地方。
备份文件应按照日期和版本进行分类和存储，以便随时进行恢复。
同时，应定期测试备份文件的可读性和可恢复性，以确保备份文件的完整性和可用性。
6. 审计和改进
为了确保电子文件控制程序的有效性和持续改进，应定期进行
审计和评估。
审计的目的是发现和纠正存在的问题和不足，评估的
目的是评估电子文件控制程序的效果和改进方向。
根据审计和评估
的结果，需要及时采取纠正措施和改进措施，以提高电子文件控制
程序的效率和效果。
结论：
本文详细介绍了电子文件控制程序的流程，包括文件创建、文
件分类、文件存储、文件访问、文件备份和恢复、审计和改进等环节。
通过遵循这些流程和建议，组织可以更好地管理、保护和利用
电子文件，提高工作效率和信息安全性。
同时，应注重培训和宣传，以确保所有人员都能理解和遵守电子文件控制程序的要求和规范。