06 文件分类、编码及版本管理制度
管理制度文件编码要求
管理制度文件编码要求一、目的为了规范管理制度文件的编写，提高文件的信息化程度和可阅读性，确保文件的准确、清晰和规范。
二、适用范围适用于所有管理制度文件的编码要求，包括各类规章制度、工作流程、操作规程等。
三、编码原则1. 简单明了：编码应简洁明了，易于识别和记忆。
2. 有序排列：编码应有序排列，便于归档和检索。
3. 规范统一：编码应遵循统一的规范，不得随意更改。
4. 保密性：编码应具有一定的保密性，不得随意泄露。
四、编码要求1. 编码内容：编码应包括编号和名称两部分，编号是标识文件的唯一序号，名称是对文件内容的简要描述。
2. 编码格式：编号采用数字、字母或符号等形式，名称采用中文或英文等形式。
3. 编码规范：编码应按照一定规范进行组织，如“规章制度-部门编号-序号”等形式。
4. 编码更新：编码更新应及时进行，确保文件的版本控制和管理。
五、编码管理1. 责任部门：由相关部门负责管理管理制度文件的编码工作。
2. 编码工作流程：编码工作应按照程序规定进行，包括新建、修改和废止等流程。
3. 编码备份：编码备份应妥善保存，以防丢失或损坏。
4. 编码检查：对编码进行定期检查和审核，确保编码的准确性和完整性。
六、附则1. 本编码要求自发布之日起开始执行。
2. 对于已编写的管理制度文件，应尽快进行编码整理，以符合本要求。
3. 如有变动或疑问，应及时向管理部门进行反馈和沟通。
七、结语管理制度文件的编码是规范管理工作的重要环节，各部门应严格按照要求执行，并不断完善和提高文件编码管理水平，确保管理制度文件的有效运行和实施。
编码管理制度
编码管理制度1. 前言编码是企业软件开发过程中的关键环节，良好的编码管理能够提高代码质量、减少错误、提升开发效率。
为了规范编码行为，提高团队协作效率，特订立本编码管理制度。
2. 编码规范2.1 命名规范1.变量、函数、类命名应具有描述性，遵从驼峰命名法，尽量避开使用缩写和简写。
2.常量命名应全部大写，使用下划线分隔单词。
3.文件名应具有描述性，与文件内容相符，使用小写字母，单词间用下划线分隔。
2.2 注释规范1.每个函数和类都应有简要的注释，描述重要功能、参数说明和返回值。
2.注释应清楚明白，避开使用含糊不清的词语和多而杂的表达方式。
3.注释应与代码同步更新，保持准确性。
2.3 格式规范1.使用恰当的缩进，加添代码可读性。
2.行宽度不应超出80个字符，超出部分应换行。
3.使用空格来分隔运算符、关键字等，以提高代码可读性。
3. 版本掌控3.1 Git使用规范1.每个任务对应一个Git分支，分支名称应包含任务编号和描述。
2.遵从提交小而频繁的原则，每个提交应只包含一个有心义的更改。
3.提交信息应包含简要的描述和任务编号。
3.2 代码审查1.每个代码更改都应由至少一名开发人员进行审查。
2.审查人员应认真检查代码质量、命名规范、注释是否符合要求。
3.审查人员应供应明确的反馈和建议，并在代码仓库中记录审查看法。
4. 编码流程管理4.1 任务调配1.项目经理依据项目需求和团队成员本领调配任务。
2.每个任务应明确指定负责人和截止日期。
4.2 开发流程1.负责人应依据任务需求进行编码工作。
2.完成编码后，应提交代码至代码仓库，并进行自测。
3.负责人应将测试通过的代码发起审核，等待审查人员审核。
4.3 修复和迭代1.若代码审查中存在问题，负责人应及时修复。
2.修复完成后，负责人应再次提交代码进行审核。
3.若需求更改或bug修复，请依据实际情况进行相应的调整，及时更新代码和文档。
5. 员工培训和考核5.1 培训计划1.新员工入职后，应布置系统的培训计划，包含编码规范、版本掌控和编码流程管理等内容。
文件编码管理制度简称
文件编码管理制度简称一、总则为规范文件编码管理工作，提高文件管理效率和质量，确保文件的安全性和可追溯性，制定本制度。
二、适用范围本制度适用于单位内所有科室和人员使用的文件编码管理工作。
三、文件编码规定1. 文件编码格式（1）文件编码由数字、字母或符号组成，至少应包含单位名称、文件类型、文件日期等信息。
（2）编码格式统一，要求清晰、规范、易识别。
2. 文件编码原则（1）每份文件应有唯一的编码。
（2）编码应具有一定的连续性和排序性，方便查找和管理。
（3）文件编码应与文件内容相关联，便于快速定位文件。
四、文件编码管理责任1. 文件编码管理人员应负责文件编码的制定、监督和管理工作。
2. 各科室负责人应对本科室文件编码管理工作负责，并定期检查和评估文件编码管理情况。
3. 所有工作人员都应遵守文件编码管理制度，确保文件编码的正确性和完整性。
五、文件编码管理流程1. 新文件编码（1）新文件产生后，由制定文件的责任人确定文件编码格式和规则。
（2）按规定格式编写文件编码，确保准确无误。
（3）将文件编码记录在文件管理系统中，并存档备查。
2. 文件调整重编码（1）如果文件内容需要调整或修改，需要重新编码文件。
（2）重新编码的文件应在原文件编码基础上增加标识，并做好记录。
3. 文件存档管理（1）文件编码完毕后，应按规定存档管理，确保文件的安全性和保密性。
（2）存档文件应定期进行备份和归档，避免文件丢失或遗漏。
4. 文件借阅管理（1）借阅文件时，应填写借阅单，明确文件编码和借阅时间。
（2）借阅期限到期后，应及时归还文件，并在文件编码中标注借阅记录。
六、文件编码管理评估1. 定期对文件编码管理工作进行评估和监督，发现问题及时整改。
2. 对文件编码系统进行定期更新和优化，提高管理效率。
3. 建立文件编码管理档案，记录管理评估结果和整改情况。
七、附则1. 本制度经领导审批后执行，如有变动须重新审批。
2. 本制度由相关管理人员负责解释和执行。
文档编码管理制度
文档编码管理制度
1、目的：
为了方便公司内部的文档整理、归档工作，确保公司文档管理的有效性，特制定本制度。
2、范围：
适用于本公司所有文件、文档的编码管理。
3、权责：
3.1.人力资源与行政部负责公司文档整体编码的制定、管理工作。
3.2.各部门按照本制度制定本部门的文档编码。
4、内容：
4.1.公司文档的分类：
4.1.1.公司各类通知、通告
4.1.2.公司各部门的会议记录
4.1.3.公司各种合同、协议
4.1.4.公司各类规章制度
4.2.编码级次：
4.2.1.公司文档编码以四段级次代码组成。
4.2.2.第一段为部门代码：
ZB：总裁办
YT：业务推广部
GC：工程部
KF：客户服务部
CW：财务部
RZ：人力资源部
XZ：行政管理部
PC：品牌管理部
SC：市场策划部
XK：信息科技部
4.2.3.第二段为文档性质编码：
A：各类通知、通告
B：公司各部门的会议记录
C：各种合同、协议
D：各类规章制度
4.2.4.第三段为日期：
以四位数字表示：两位年份、两位月份（yymm）
4.2.
5.第四段为序列号：
以三位数字表示：从001—999，按序排列
5、综合管理事项：
5.1.本制度未归入的文档类型，如需编码管理的，由人力资源与行政部门单独编制。
5.2.本制度经审核批准后，从xxxx年xx月xx日起执行。
文件分类、代码管理规程
文件分类、代码管理规程文件（记录）编制格式、分类、编码管理规程1．目的：规范文件（记录）编制格式、分类、编码，形成系统，方便查找。
2．适用范围：所有与药品生产质量管理有关的文件。
3．责任者：文件的制定者、文件管理者。
4．内容4.1 文件编排格式4.1.1 文件的文头统一用以下格式4.1.2 统一采用A4左订本，字体除数字外均用小四号“宋体”字，数字用“Times New Roman”小四号字体，标点符号均用空心，每一行均顶左格。
4.1.3文件每页均设页眉和页脚，页眉左方顶格处“钥匙”徽标；右方顶格处为文件编码，编码为五号“Times New Roman”字体，式样如本页页眉，编码根据《文件分类编码管理规程》（GMP-WJO002-03）进行编制；页脚归中为页码，格式为“第×页共×页”；题目栏填写文件的正式名称。
4.1.4 文件正文分为：1 目的：（简明扼要地说明制定该文件的目的是什么）2 适应范围：（该文件适用于哪些范围，必要时还应说明不适用于哪些范围）3 责任者：（哪些部门、岗位或人员对该文件负责任）4 内容：内容下的章、条、目分4.1 4.1.1 4.1.1.1叙述，章、条、目号的最后一个数码不加点，与紧接后的第一个字符之间空一格，章、条、目之间不空行。
5 相关记录：相关记录附于该文件后，如无相关记录的，则应在相关记录后注明“相关记录无”。
4.1.5 行与行之间的行间距统一为1.5倍，字间距为标准格式，上下边距均为2.54㎝，左边距为3.17㎝，右边距为2.54㎝。
4.1.6 文件结尾用一横线表示文件终止。
终止线长度为分度尺6格；位置紧邻结束行的下一行，居中；粗细为 1.5磅。
4.2 文件的分类：4.2.1文件分为四类：管理规程、技术标准、操作规程和验证管理规程。
4.2.1.2 管理规程：文件管理、质量标准、设备管理、生产管理、物料管理、卫生管理、计量管理、人事管理、其他管理。
文件编码管理制度范文
文件编码管理制度范文文件编码管理制度范文第一章总则第一条为了规范文件编码的管理，提高文件管理的效率和质量，更好地保护和利用机构文件资源，根据《文件管理办法》等相关法律法规，制定本制度。
第二条本制度适用于机构内的各类文件编码管理工作。
第三条机构应当建立健全文件编码管理工作的机构和人员，明确职责和权限。
第二章文件编码的原则和要求第四条文件编码应当遵循以下原则：（一）统一性原则：对于同一机构内的文件，应当采取统一的文件编码标准和规范。
（二）纪实性原则：文件编码应当真实、准确地反映文件的内容、形式和性质。
（三）顺序性原则：文件编码应当按照文件产生的时间顺序进行。
（四）完整性原则：文件编码应当包含完整的文件识别信息和编码元素。
（五）可检索性原则：文件编码应当便于快速检索和查找。
第五条文件编码应当满足以下要求：（一）文件编号长度不得超过10位；（二）文件编码应当包含机构名称、文件类别、年份和序号等编码元素；（三）文件编码应当使用阿拉伯数字和英文字母进行组合，不得使用特殊符号和空格；（四）文件编码应当采用确定的规则进行生成和管理，不得随意变更；（五）文件编码应当与文件目录和档案管理系统相衔接，便于管理和利用。
第三章文件编码的管理机构和责任第六条机构应当设立文件编码管理机构，负责文件编码的制定和管理。
第七条文件编码管理机构的主要职责包括：（一）制定文件编码的标准和规范；（二）审核和颁发文件编码；（三）指导和监督文件编码的实施；（四）解决文件编码管理中的问题和纠纷；（五）定期评估和改进文件编码管理工作。
第八条文件编码管理机构应当明确责任，并配备专门的工作人员，负责具体的文件编码管理工作。
第四章文件编码的制定与发放第九条文件编码的制定应当按照以下步骤进行：（一）明确文件编码的标准和规范；（二）确定文件编码的生成规则和格式；（三）建立文件编码的数据库和管理系统；（四）制定文件编码的发放程序和要求。
第十条文件编码的发放应当遵循以下要求：（一）申请人应当提交《文件编码申请表》，注明文件的基本信息和要求；（二）文件编码管理机构应当及时审核申请表，并在3个工作日内予以答复；（三）申请通过后，文件编码管理机构应当将文件编号和编码确认书发放给申请人；（四）申请未通过后，文件编码管理机构应当给予明确的理由和解释。
文件分类及编码规则
文件分类及编码规则在日常工作和生活中，我们经常需要处理各种各样的文件。
为了方便管理和查找文件，对文件进行分类和编码是非常必要的。
下面是一些文件分类及编码规则的建议。
文件分类规则：1.根据文件性质分类可以根据文件的性质将其分类，比如财务文件、人事文件、行政文件、采购文件等。
这样可以方便在需要时快速找到相应的文件。
2.根据文件部门分类如果是在组织或公司中使用文件，可以根据文件所属的部门进行分类。
比如销售部门、研发部门、市场部门等。
这样可以方便各个部门管理自己的文件。
3.根据文件日期分类无论是哪种文件，都可以根据其创建日期或修改日期进行分类。
可以按照年份、月份、日期等进行分类管理，方便查找和归档。
4.根据文件重要性分类可以根据文件的重要性进行分类，将一些重要的文件单独归档。
比如合同文件、核心技术文件等，以便更好地保护和管理。
文件编码规则：1.使用数字与字母混合编码可以使用数字与字母的组合进行文件编码，比如A001、B002等。
数字可以代表文件分类，字母可以代表文件序号。
这样可以方便对文件进行排序和查找。
2.使用层次化编码可以使用层次化的编码结构，从大类到小类逐级编码。
比如001表示财务文件，001.001表示财务报表，001.002表示财务凭证等。
这样可以方便按照层级关系进行分类和查询。
3.使用关键词编码可以根据文件的关键词进行编码。
比如根据文件名称和内容中的关键词编码，比如报销申请、销售合同等。
这样可以方便根据关键词查找文件。
4.使用版本号编码对于经常需要修改的文件，可以使用版本号进行编码。
比如v1.0表示第一个版本，v2.0表示第二个版本。
这样可以方便追踪文件的修改历史。
总结：文件分类和编码规则可以根据具体情况进行调整和适应。
在实际应用中，可以根据组织或个人的需求进行灵活运用。
通过合理的文件分类和编码规则，可以提高文件管理的效率和准确性，减少查找和整理文件的时间成本，提高工作效率。
文件分类和编号管理制度
文件分类和编号管理制度有限公司标准管理规程1 目的规范文件的分类和编号，便于文件管理的标准化。
2 适用范围本公司现有的文件。
3 责任者质量管理部。
4 内容4.1 本公司GMP文件系统包括标准和记录两部分，分类如下：岗位职责技术标准——工艺规程、批生产记录、质量标准、验证方案标准标准管理规程——生产、设备、物料、卫生、销售、质量保证、质量控制、计量标准操作规程——生产、设备、物料、卫生、销售、质量保证、质量控制、计量记录——生产、设备、物料、卫生、销售、质量保证、质量控制、计量、行政、财务4.2 每一文件必须有一个确定的编号和版本号。
文件的版本号用大写英文字母表示，新订文件的版本号为A，第一次修订则为B，照此类推。
4.3 标准类文件编号4.3.1 组成由文件代码、类别代码和类别项下的编号组成，如_-Y-ZZZ表示，_为文件代码，Y为类别代码，后三位是流水编号，为001～999。
例如：SOP-MF-101表示生产类标准操作规程，编号为101。
具体的文件代码、类别代码列表如下：有限公司标准管理规程4.3.2 类别项下的编号分类4.3.2.1 岗位职责类文件（文件代码为RS），各部门流水编号均为001～999。
4.3.2.2 管理制度类文件（文件代码为SMP），各部门流水编号均为001～999。
4.3.2.3 标准操作规程类文件（文件代码为SOP），按以下分类：类别代码为QA、MM，流水编号均为001～999。
有限公司标准管理规程注：如增加产品，流水编号依次增加。
有限公司标准管理规程4.4 记录类文件的编号4.4.1 与标准类文件编号相同，由文件代码、类别代码和类别项下的编号组成，如R-Y-ZZZ形式, R代表记录文件，Y为类别代码，后三位是流水编号，为001～999。
4.4.2 同一类别的文件所属的记录编号应连续。
例如：R-MF-001表示生产类（类别代码MF）的第一份记录表格。
4.4.3 记录文件的编号在表格的右下角标注。
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文件分类、编码及版本管理制度
1.目的
为规范公司文件管理，明确文件体系分类，并通过文件编码及版本的制定使其具有唯一性、统一性、识别性、控制性，特制定本管理制度，以达到信息资料有效分类管理及便于查找的目的。
2.适用范围
本管理制度适用于公司文件体系。
其他公司参照执行。
3.文件分类
公司文件体系依照内容从上至下分为四大类：政策类、制度类、流程类、其他类。
4.1政策类
政策是公司在不违背国家相关政策法规的前提下，为了实现公司整体利益最大化，以权威形式制定的公司战略、发展目标计划及其他对公司活动起到纲领性指导作用的文件。
4.2制度类
制度是公司、部门等制定主体在公司政策的指导下，为了规范自身建设，加强成本控制、维护工作秩序、提高工作效率、增加公司利润、增强企业品牌影响力，通过一定的程序所制定出的一系列规范和准则，包括管理制度、规定、办法等。
公司制度一般包括以下几个方面：
（1）人力管理制度。
内容包括：员工守则及行为规范、岗位职责、岗位说明书、考勤管理、招聘管理、人事档案管理、离职管理、培训管理、人员调动管理、奖惩管理、福利管理、工资管理、绩效考核管理等。
（2）安全制度。
内容包括：警卫人员值勤管理、防火安全管理、安全生产管理、安全保卫管理、事故管理、危险物品安全管理等。
（3）财务制度。
内容包括：资金预结算管理、资金管理、现金管理、财务审批管理、财务盘点管理、审计管理、固定资产管理、出纳管理、会计档案管理、统计管理等。
（4）行政制度。
内容包括：会议管理、文件管理、档案管理、出差管理、车辆管理、食堂管理、保密管理、环境卫生管理、值班管理、办公用品管理等。
（5）业务部门制度。
指以各业务部门为主体制定的涉及到与人力管理、安全、行政等通用内容相关的一系列规范和准则。
4.3流程类
流程类文件是符合一定格式规范要求，用于指导业务运作而编制的一系列相互配套但又各有侧重的程序文件。
重点强调时间性、逻辑性和规范、维护业务的标准化运作。
包括流程、操作细则等。
4.4其他类
其他类文件是指除了政策类、制度类、流程类以外的其他文件，例如：会议纪要、方案、计划、报告等。
4.5说明
（1）手册是公司或部门按实际需求，选择若干个有关联的文件汇编成册的文件。
手册的内容不得与原有文件冲突。
如《工管中心管理制度及流程手册》、《标准化建设体系管理手册》。
（2）表单模板是支持制度流程运作而预先设计好的标准化格式文件，或预先设定好的检查项目表，可直接在模板空白处填写或可按内容实施检查。
要求与制度流程配套使用。
4.文件编码
4.1编码类型
（1）文件编码
指文件体系所有文件的编码。
格式规范为“文件编码：xxx”，要求放在文件正文页眉处，居右，如图1所示：
（2）表单编码
指填写表单样式的模板产生的编码。
格式规范为“表单编码：xxx”，要求放在表单上端右侧位置，如图2所示：
（3）手册编码
指由文件汇编成册的手册编码。
格式规范为“手册编码：xxx”，要求放在手册正文页眉处，居右，如图3所示：
4.2编码规则
4.2.1编码元素规则
文件编码包括四大元素：类别码、范围码、业务别、序列码。
表单编码可按需添加制表号。
（1）类别码
用于识别文件的类别。
格式为一个大写英文字母，例如：M—手册、Z—制度、P—流程、F—表单。
（2）范围码
用于识别文件的适用范围。
格式为两个大写英文字母，例如：AA—全公司、ZS—装饰、MQ—幕墙。
（3）业务别
用于识别文件适用的业务范围，要求归口到一级部门。
格式为业务部门缩写名称拼音的前两个首字母。
例如，企管部的缩写为“企管”，拼音首字母为“QG”，即作为其业务别。
若出现业务部门缩写首字母重复的情况，则已有业务部门的业务别不变，新增业务部门的业务别保留第一个大写字母，第二个大写字母按照26个英文字母（重复字母除外）的顺序编写。
如，新业务模块的业务别根据规则应为“GG”，与已有的工管中心业务别重复，则将该新业务模块的业务别制定为“GA”。
（4）序列码
用于识别同类别、同范围、同业务文件的流水号。
格式为两位数字，起始编号为“01”。
涉及到项目管理人员的表单，表单编号中序列码格式可以为“角色名缩写-序号”，例如，项目经理：“项-01”；施工员：“施-01”；安全员：“安-01”；质量员：“质-01”；资料员：“资-01”；材料员：“材-01”；仓管员：“仓-01”；决算员：“决-01”。
（5）制表号
即填写表单的流水号。
制表号现不作要求，各部门可按需选择填写，待后期
信息系统上线，制表号将由系统自动生成。
表1 编码元素规则示例表
4.2.2编码结构
图4编码结构图
（1）文件编码：类别码-范围码-业务别-序列码
如，信息部《亚厦股份互联网访问管理制度》的文件编码为：Z-AA-IT-01；
（2）表单编码：类别码-范围码-业务别-序列码-（制表号）
如，假定《采购计划表》模板的序列码为03，则其表单编码为：F-ZS-JC-03；
如，某项目部施工员使用的某表单的表单编码为：F-ZS-GG-施-01；
（3）手册编码：类别码-范围码-业务别-序列码
如，标准化管理体系管理手册的手册编码为：M-AA-QG-01；
5.文件版本
版本号是版本的识别号，文件新建时为初始版本号，以后每次修订均须根据规则更新版本号。
5.1版本号格式
版本号格式为“Vx.y”（“V”为“Version”的缩写）。
“x”为从“1”开始编号的整数，“y”为0~9范围内的整数，文件初始版本号为“V1.0”。
（1）“x”应用于范围较大的变更或者是结构性的变更，“y”应用于内容的小变化。
（2）“y ”是在保持“x ”不变（同一个大版本）的情况下才会发生改变，若本次“x ”发生变化，“y ”数值要置为“0”。
版本号要求体现在文件、手册正文页脚处，居右，格式规范为“版本号：Vx.y ”，如图5所示：
图5版本号示意图
5.2 版本号更新规则
文件/手册的版本号为“Vx.y ”，内容只是小范围的修订，不涉及结构性根本性的调整，应将文件版本号中的“y ”更新为“y+1”，“x ”数值不变。
如内容、结构等进行大的修订后，应将文件版本号中的“x ”更新为“x+1”，“y ”数值置为“0”。
6. 附则
（1）未遵照本制度要求开展工作的管理人员按相关管理办法追责。
（2）本管理制度自发布日起生效。
（3）本管理制度由企管部负责解释及组织修订。
（4）记录的保存
记录名称
移交责
任人
保存责任人
保存场所
存档时间
保存
期限
到
期处理
方式
《文件分类、
企管部
销
（5）文件拟定和修订记录
7.支持文件
（1）《制度模板》
（2）《流程模板》
（3）《操作细则模板》。