秘书职业能力分解论文

秘书职业能力的分解研究摘要：衡量一个秘书是不是合格，最重要的指标是看其是否具备职业能力。

那么，一个合格的秘书应该具备哪些主要能力？这些能力通过哪些途径培养与获取？能力达到怎样的程度用什么量化标准去评价？本文通过对这些问题的分析研究，试图形成一套较完整的看法，以便为高职院校更好地培养秘书人才的职业能力，提供可以借鉴的思路与方法。

关键词：秘书职业能力分解研究高职院校的文秘专业，已经越来越重视对学生能力的培养；而当有些学生提问毕业后要是真去当秘书，应该具备哪些职业能力，这些能力应该怎样去获取等问题时，我们的老师往往说不周全。

我们也注意到，对于秘书的职业能力，不少有识之士曾作过专题研究，其中也不乏真知灼见，但那些研究基本是仁者见仁，智者见智，各说各的理，难以形成较为一致的意见。

针对这两方面的实际情况，本课题这次研究在吸取前人成果的基础上，紧密结合职业岗位对秘书素质、能力的需求，以及高等职业院校文秘专业人才培养的实践，力求使研究的各项结论更符合客观实际，更富有完整性，更具有指导意义。

一、秘书应该具备的职业能力根据我们的调查与归纳，这一问题的现有答案至少有一二十条。

从职业岗位需求出发，我们通过分析现有答案的内涵、外延，进一步对它们“删并增减”，最后形成比较一致的看法：一名秘书要胜任本职岗位，以下六方面能力是必不可少的：1.理解与判断能力秘书承担着为企业老总或单位领导服务的职责。

这就意味着秘书必须为自己的上司负责。

据此，“善解人意”十分重要。

有时上司一个眼神一句话，秘书就要揣摩出他（她）的想法，然后迅速做出判断，确定自己应为或能为上司做些什么。

准确地领会上司的意图，能以敏锐的直觉发现问题，并能找出问题发生的原因及解决办法，这是当好参谋助手的必要能力。

2.沟通与交际能力进入信息时代之后，企业或单位管理中人际关系的作用丝毫也没有削弱。

处于一个企业或单位管理神经中枢的秘书，是否具备沟通与交际的能力，对于企业或单位的人际关系会产生直接的影响。

一般来说，上司在企业或单位内外都有广泛的人际关系，作为秘书必须了解上司的这些人脉关系，并协助上司维护好这些关系。

秘书要善于同各个层面的领导、各个部门的同事或下属打交道，善于沟通交际，才使人容易接近，也容易被人信赖，那样，办事的成功率才高。

3.组织与协调能力通常情况下，一个公司或单位领导的决策、指示，是通过秘书向下面传达的；而下面在贯彻落实过程中的情况，又是通过秘书反馈给领导的。

起着桥梁与纽带作用的秘书，组织协调能力就显得格外重要。

有时候，领导布置一件很复杂的事，组织能力强的秘书，会把这件事做得井井有条，滴水不漏；有时候，上下之间会因为意见不一或者误会而产生矛盾，协调能力强的秘书，过去一番话或一个举动，就能够化解矛盾，让事态平息。

4.收集与选择信息能力处在信息爆炸时代，一个企业或单位的发展，越来越倚重信息。

作为秘书的一项重要工作，要花大量精力调查、收集各式各样信息。

在这方面，秘书首先要知道哪些是上司现在需要的信息，能够“雪中送炭”，上司自然赏识。

由于市场行情瞬息万变，各类信息也在不断变化，秘书对收集到的信息还要有所选择，“去伪存真”，再加上一点“前瞻眼光”，这对上司会有更大帮助。

5.口头与书面表达能力无论时代怎样变化，一个秘书不可或缺的技能中，有一副好口才，能写一手好文章，总是占据重要位置的。

口才好就是口头表达能力强。

秘书在上传下达、汇报情况、接待来访时，要十分讲究说话艺术，思路清晰，简洁明了，让人听得懂、听得明白，而且把握分寸，让人乐于接受不反感。

就凭秘书一张嘴，很多难事都可以迎刃而解。

写一手好文章就是书面表达能力要强。

领导让你替他写份讲话稿，给公司、单位写篇行政公文或常用商务、事务文书，一般新闻报道，你提笔就来，而且写得很清楚、很规范，领导当面不夸，也会在心里夸你。

如果是涉外秘书，还需要具备用外语口头交流与书面交流的能力。

6.操作与办事能力一名当代秘书，应该熟练掌握计算机的使用，同时掌握其他现代办公设备的操作技能，像复印机、传真机、扩音器、录音机、移动电话等都要会用，还要会摄影、摄像、驾驶汽车等。

除此之外，秘书要有很强的办事能力。

面对千头万绪的日常事务及工作，秘书应思维敏捷，行动干练，把一桩桩事办得有条不紊，而且优质、高效。

领导不在场时，还要能独立处理突发事件，面对突如其来的重大变故或紧急情况，能镇定自若，化险为夷，把对企业或单位的损失降到最低限度。

二、秘书职业能力的培养途径以上六方面能力必不可少，作为秘书本人和培养秘书的老师，接下来要思考的就是通过怎样的途径，去帮助秘书又好又快地掌握这些能力。

应当承认，由于人类的天资、天赋存在差异，秘书应具备的六方面能力中，有些是先天就有的，比如有的天生“悟性”强，有的与人“见面熟”。

然而，有一点也不能否认，人类后天的勤奋与努力，能够弥补与改变先天的不足。

因此，秘书的绝大多数能力都是后天培养的。

总结我们学院及兄弟院校的成功经验，后天培养通常有三条途径：1.教与学——培养能力的前期工程有人认为，做秘书无需“科班出身”。

这种看法有失偏颇。

事实上，经过大专或本科院校文秘专业系统教与学的学生，做秘书“上路”、“上手”都要比非科班生快。

因此，被高校同行们称为“培养能力前期工程”的教与学，其作用是无法替代的。

教，就是把秘书的专业知识、秘书职业能力的基础理论系统地交给学生。

教的关键环节，一是围绕能力培养设置课程；二是改进教学方法让学生易于接受。

以我们学院的文秘专业为例，我们把合格秘书应具备的能力，概括为“三会”、“三能”。

“三会”，即会写作，会交际，会实务；“三能”，即坐下来能写，站起来能说，走出去能干。

按照这“三会”、“三能”，进而设置相对应的课程。

通过多门课程的教，确保学生具备某一方面的能力。

学，就是把秘书的专业知识、秘书职业能力的基础理论真正学懂弄通。

学的关键环节，一是目的要明确，围绕培养能力而学；二是态度要端正，勤奋刻苦才能学到真本领。

高职院校由于生源群体的“先天不足”，无论教与学，都要下加倍的功夫。

2.做与练——获取能力的主要渠道秘书的职业能力，一大特点是实践性强。

因此要获取那些能力，不能仅靠理论灌输，更多的是要靠做与练。

做，就是按照职业岗位的要求，让学生一步一步地去真做。

比如怎样“办会”，课堂上老师已经把“办会”的总体要求以及会前、会中、会后等各个环节都讲得很详细，但有些学生还是会云里雾里的弄不明白。

任课教师马上改变方法，在讲过基本概念之后，或是模拟某个会议，或是借学校真的开会之机，让学生分组完成“办会”的各个环节。

一个会议的全过程做下来，他们对“办会”的印象就深了，再遇到“办会”的事，心里就有底了。

练，就是按照职业岗位的要求，让学生一动一动地去真练。

比如计算机操作中常用的文字排版和表格制作，老师在《办公自动化》课上让学生练过之后都说会了。

但到别的课上完成作业时，简单的文字排版总排得不规范，复杂一点的表格还做不起来。

于是，老师又让学生在机上反复训练，直到真的会做、做规范为止。

3.顶岗干，提高能力的最后冲刺秘书职业能力的形成，最终要靠岗位磨练。

按照教育部的要求，现在不少高职院校都安排学生到校外实训基地或校企合作单位顶岗实习，让他们在真实的岗位上边干边学，边学边干，在干中增长才干，积累经验。

某校文秘专业一位女生在某公司办公室顶岗实习期间，经常参加会议做会议记录。

每次会议一结束，她就按照会议记录的写作要求，对现场记录稍作整理后交给办公室主任。

虽然开始一两次的会议记录总有欠缺之处，但干得多了，就越写越好了。

有两次会议比较重要，领导布置要写会议纪要。

虽然会议纪要与会议记录二者规范不同，但她也熟练地完成了任务。

三、评价秘书职业能力的量化标准我们在课题研究中注意到一个问题：高职院校文秘专业的人才培养方案中，对秘书人才培养的规格与要求写得很明确，其中包括政治素质、专业能力以及应考取的职业资格证书等。

而经过三年在校学习培养，有没有达到规定的规格与要求，除了课程考试合格，再没有其他可以量化的评价标准。

尤其是衡量一个秘书是否具备职业能力，目前普遍没有可测、可比、可操作的评价标准和评价体系。

考虑到目前的实际情况，我们结合我院及同类院校文秘专业的成功做法，提出三条可供借鉴的检验方法。

1.考试检验高校的考试，是检验学生知识与能力掌握程度的重要手段。

着眼于对学生能力的培养，高职院校文秘专业的考试方法已经做了许多改革与调整。

像考题类型，单纯检验基础理论知识的题目，所占比例越来越小，而大量的是检验动手能力方面的试题。

比如，我院文秘专业《秘书写作实务》课程期末考试时，检验学生写作能力的试题占了80%，后面一道大题要连写5篇公文与文书：给出一段我院与韩国某大学合作办学的素材，让学生代学院给省教育厅写一份请示；以教育厅名义给我院写一份批复；以院长办公室名义写一份通知，让各系院派员参加签字仪式；代院长写一份在签字仪式上的讲话稿；最后向媒体写一篇新闻报道。

规定时间内连写5篇公文与文书，真实地检验了未来秘书们的写作能力，从考试中发现的问题与不足，老师会在新学期的教学中加以改进。

2.项目检验据了解，好多高职院校的文秘专业，已在一些实务类课程中推行项目教学法——将知识融入技能，按能力设置项目，以项目为牵引，组织学生学习与训练，最终以项目成果检验训练效果。

如我院文秘专业近两年新开一门《秘书工作实训》课程，围绕秘书强调最多的“办文、办会、办事”三大能力，设置了十多个项目，基本是每周一项，逐项完成。

课程结束时，不出试卷考试，而是按项目成果质量及训练态度等综合评分，任课教师最后作综合点评。

这种教学方法与职业岗位贴得很近，以此检验学生能力也比较逼真。

项目检验不仅可以在课堂内，而且可以在课堂外。

我院文秘专业创办了“钟山学院秘书事务所”，这个已经被江苏省教育厅立项为大学生实践创新训练项目的平台，吸引众多学生参与进来锻炼技能。

通过一个个项目，也真实地检验了学生的各项能力。

上个学期，学院为了迎接教育部新一轮“评估”，展开大规模的档案建设工作。

“秘书事务所”派出50多名骨干，分赴各系、院协助整理各类文书档案资料。

最后，学院档案室老师按文书档案的数量与质量给学生打分，50多人的综合成绩，近30人为优秀，其余都是良好。

3.岗位检验秘书的几项能力是强是弱，岗位检验最具权威性。

现在高职院校文秘专业学生顶岗实习的机会越来越多，成果或能力考评要紧紧跟上，以往那种仅填一张表格，由实习单位写几句笼统评语的做法需要改进。

实习考评的重点应是能力，内容可根据学生实习的岗位，将能力分解成若干指标，每个指标中又列出若干主要观测点。

假如学生在办公室顶岗行政秘书，可以侧重检验学生的办事能力。

总体上可考查实习期间主要办了哪些事，办事的过程是否顺利，结果是否完满等。

如果再细化开来，还可以观测现场处理问题的表现，办事态度是否积极认真，有没有团队协作精神等。