进口单证整理要点
进出口业务单证档案管理制度范文(4篇)
进出口业务单证档案管理制度范文目录一、总则1.目的和依据2.适用范围3.主要职责和权限二、档案管理组织1.档案管理机构设置2.档案管理人员职责和权限3.档案管理流程三、档案管理原则1.单证档案的保管与使用原则2.单证档案的产生、归档和销毁3.单证档案的安全保护原则四、档案管理流程1.档案管理的流程分析2.档案管理的具体操作规程五、档案管理制度的监督和考核1.档案管理制度的监督2.档案管理制度的考核办法六、附则一、总则1.目的和依据本制度的目的是为了规范进出口业务单证档案的管理工作，确保单证档案的安全、完整和便捷的使用，保证企业在进出口业务中的合法权益。
依据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规。
2.适用范围本制度适用于企业进出口业务单证档案的管理工作。
3.主要职责和权限（1）企业的档案管理机构负责制定、实施和监督本制度的执行工作，保证单证档案的规范管理。
（2）档案管理人员负责具体的档案管理工作，包括单证档案的整理、存储、归档和销毁。
二、档案管理组织1.档案管理机构设置企业应设立专门的档案管理机构，负责协调、指导和监督单证档案的管理工作。
2.档案管理人员职责和权限（1）档案管理人员应熟悉相关法律法规，具备较强的档案管理和信息技术能力。
（2）档案管理人员应负责单证档案的整理、存储、归档和销毁等工作。
3.档案管理流程（1）单证档案的整理：将进出口业务单证按照一定的规范进行整理和分类，确保档案的合理性和完整性。
（2）单证档案的存储：将整理好的单证档案按照一定的标准存放在档案室或者档案库中，保证档案的安全可靠。
（3）单证档案的归档：按照一定的法规和规定，将已经完成的进出口业务单证进行归档，方便日后的查询和使用。
（4）单证档案的销毁：对于已经过期或者失效的进出口业务单证，应当根据相关规定进行销毁，确保档案的及时更新和整理。
三、档案管理原则1.单证档案的保管与使用原则（1）单证档案的保管应当按照一定的顺序和方法进行，保证档案的安全可靠。
进出口业务单证档案管理规定
进出口业务单证档案管理规定Document number：NOCG-YUNOO-BUYTT-UU986-1986UT进出口业务单证档案管理制度为维护正常的进出口秩序，规范进出口行为，根据《海关法》、《海关稽查条例》及有关规定，特制定本制度。
一、一般贸易项（包括边境小额贸易）下出口单证管理1、按出运批次归档；2、每一套单证附上《单证船务跟踪单》，跟踪单必须注明：发票号、制单人、客户名称、货代单位、核销单号、拖箱日期、船名航次、开船日期（B/L日期）、交单日期及议付银行；3、存档单据包括：出口合同、供货合同、信用证、出口报关的单据（包括发票、装箱单、报关单、商检单）、收汇水单、外汇核销单。
以上单据均为原件正本的复印件（下同）；4、按客户分类归档。
二、一般贸易项下的进口单证的管理1、按进口批次归档；2、存档单据包括：进口合同、进口装箱单、进口发票、进口报关单、进口付汇凭证（可以是付汇核销单）、进口商检单；3、按供应商分类归档。
三、加工贸易项下单证的管理所有进出口单据先按一般贸易单据规定归档，且必须注明加工贸易字样和手册号码。
另外根据手册号再作档案，要求：手册审批过程中的各种资料、手册复印件、进出口报关单、进出口货物的发票、出口成品实际用料表、核销结案通知书，按手册号归档。
四、以上相关单证自进出口报关日期起保管五年。
五、以上相关单证资料由有关销售员整理成册，再由销售部统一归档保管。
六、海关查阅资料时，档案经管人员应积极配合，人员调动时，要做好书面交接工作，不得擅自外带。
进出口业务管理制度为加强进出口业务管理，规范企业经营行为，树立良好的企业形象，特制定本规定。
一、在进出口业务经营过程中，必须严格遵守国家有关对外贸易的有关法律、法规，在批准的范围内依法与外方签订进出口合同。
1、进出口贸易中，需申领配额、许可证的商品，凭真实、合法、有效的文件及必备材料到有关部门办理手续。
2、出口产品申领《出口收汇核销单》。
进出口单证的管理制度
进出口单证的管理制度第一条总则为了规范和管理企业的进出口单证，提高进出口单证的管理水平和效率，确保企业的进出口业务能够顺利进行，特制定本管理制度。
第二条适用范围本管理制度适用于企业的进出口业务，包括但不限于进出口报关单、商业发票、装箱单、提单、保险单据等进出口单证。
第三条进出口单证管理的责任主体1. 企业进出口部门是进出口单证管理的责任主体，负责组织和实施进出口单证的管理工作。
2. 各部门应配合进出口部门做好相应单证的管理工作。
第四条进出口单证的申报和制作1. 进出口单证的申报应根据相关法律法规和国际惯例进行，确保单证的真实有效。
2. 进出口单证的制作应按照规定的格式和内容进行，确保单证的完整和准确。
3. 进出口单证的填写应由经过专门培训的人员进行，确保单证的规范和准确。
第五条进出口单证的归档和保管1. 进出口单证应按照规定的时间和要求进行归档和保管，确保单证的完整和准确。
2. 进出口单证的归档和保管应按照相关规定进行，确保单证的安全和保密。
3. 进出口单证的归档和保管应定期进行审查，确保单证的有效性和完整性。
第六条进出口单证的检查和核实1. 进出口单证的检查和核实应按照相关规定进行，确保单证的真实有效。
2. 进出口单证的检查和核实应由经过专门培训的人员进行，确保单证的准确性。
3. 进出口单证的检查和核实应定期进行，确保单证的有效性和完整性。
第七条进出口单证的使用和转交1. 进出口单证的使用应按照相关规定进行，确保单证的正常使用。
2. 进出口单证的转交应按照相关规定进行，确保单证的安全和保密。
3. 进出口单证的转交应由经过专门培训的人员进行，确保单证的安全和保密。
第八条进出口单证的销毁和报废1. 进出口单证的销毁和报废应按照相关规定进行，确保单证的安全和保密。
2. 进出口单证的销毁和报废应定期进行，确保单证的有效性和完整性。
3. 进出口单证的销毁和报废应由经过专门培训的人员进行，确保单证的安全和保密。
进出口单证填制详解
进出口单证填制详解进出口单证是国际贸易中必不可少的文件，用于确认商品的进出口合法性和交易的过程。
正确填写进出口单证对于保证贸易顺利进行非常重要。
本文将详细讲解如何填写进出口单证，以及常见的进出口单证类型和填写要点。
一、进出口单证的类型1. 进口单证（1）进口许可证：根据国家的进口管制政策，某些商品需要获得进口许可证才能正常进口。
进口许可证通常由国家相关机构或部门颁发。
（2）进口发票：进口发票是销售国家向进口国提供的商品价格和相关信息的证明文件。
（3）装箱单：装箱单记录了商品的包装情况，包括商品数量、重量、体积等信息。
装箱单是海关查验商品的依据之一。
（4）提单：提单是船运货物最重要的单证，证明货物已经装船并准备运往目的地。
提单一般由船公司或货代公司出具。
2. 出口单证（1）出口许可证：某些商品出口需要获得出口许可证，以确保商品出口符合国家相关政策和法规。
（2）商业发票：商业发票是出口方向进口方提供的关于销售商品的详细信息，包括商品数量、价格、规格等。
（3）装箱单：出口装箱单记录了商品的包装情况，包括商品数量、重量、体积等信息，与进口装箱单相似。
（4）装运单据：装运单据是证明货物出口的重要文件，包括提单、海运委托书、海运保险单等。
二、进出口单证的填写要点1. 准确填写商品信息：填写进出口单证时，必须准确记录商品的名称、数量、规格、型号等信息。
商品信息必须与合同一致，以避免日后发生纠纷。
2. 清晰明了的货物描述：货物描述应该清晰、准确，包括商品的特征、用途、材质等信息，以帮助海关或其他监管部门对货物进行准确的分类和识别。
3. 准确填写价值和价格：填写商品价值时，要注意填写正确的金额、币种和计价单位。
同时，还需填写与进出口相关的各种费用信息，如运输费用、保险费用等。
4. 严格遵守法规和规定：填写进出口单证时，必须遵守国家和相关国际组织的法规和规定。
否则，可能会导致货物延迟通关或其他法律风险。
5. 签章及认证：在填写完毕后，需要在相关单证上加盖企业公章或个人签名，以示认可和合法性。
进出口业务单证档案管理制度
进出口业务单证档案管理制度
主要包括以下内容：
1. 文件的分类与归档：根据进出口业务的不同类型，将相应的文件进行分类并进行归档，如合同文件、托运单据、报关单等。
每个文件都应有明确的标识和索引，以便查询和管理。
2. 文件的保存期限：根据相关法律法规和企业内部规定，确定不同类型文件的保存期限。
过期文件应及时销毁或转交给专门的档案部门进行管理。
3. 档案的数字化处理：对进出口业务的单证档案进行数字化处理，包括扫描和存储电子文件。
电子文件需进行备份和加密，以确保信息安全。
4. 档案的存储和保管：将进出口业务单证档案存放在专门的档案柜或档案库中，确保其安全、整洁和易于查找。
档案柜或档案库应设有保管员负责日常的管理工作。
5. 档案的借阅和归还：对需要使用进出口业务单证档案的人员进行借阅登记，借阅后务必妥善保管，归还后要及时归还并记录归还日期，确保档案的完整性和安全性。
6. 档案的销毁与整理：根据规定的保存期限，对过期的进出口业务单证档案进行销毁。
销毁需按照一定的程序进行，并需记录销毁的相关信息。
同时，需要对档案进行定期整理和清理，以确保档案的有序性和可用性。
7. 档案的安全管理：制定相应的安全管理制度，确保进出口业务单证档案的安全性。
包括防火、防水、防盗等措施的落实，以及设立权限管理机制，保护档案的机密性和完整性。
以上是进出口业务单证档案管理制度的基本内容，企业可根据实际情况进行适当调整和完善。
进出口业务单证档案管理制度
进出口业务单证档案管理制度一、总则为规范和加强企业进出口业务单证档案的管理，确保档案的完整性、安全性和便捷性，提高文档管理效率，订立本规章制度。
本制度适用于公司全部涉及进出口业务的部门和人员，涉及进出口货物、技术、投资、贸易合同等相关文件的管理。
二、档案管理责任1.公司法务部门负责订立进出口业务单证档案管理制度，并监督各部门和人员严格执行。
2.各部门经理是本部门进出口业务单证档案管理的实在责任人，负责确定档案管理岗位及人员。
3.档案管理岗位的人员负责实在的档案管理工作，包含档案的归档、整理、借阅等。
三、档案的归档1.进口业务：–依据进口合同和相关协议，各部门依照进口日期，将进口业务单证归档。
–归档的单证包含进口合同、进口许可证、装箱单、提单、发票、报告等。
–档案管理人员应将单证依照文件编号、日期、类型等信息进行分类，利用电子化手段进行登记。
2.出口业务：–依据出口合同和相关协议，各部门依照出口日期，将出口业务单证归档。
–归档的单证包含出口合同、出口许可证、装箱单、提单、发票、报告等。
–档案管理人员应将单证依照文件编号、日期、类型等信息进行分类，利用电子化手段进行登记。
3.档案箱及柜：–档案管理人员应将归档的单证整理后，放入专用的档案箱或柜中。
–档案箱或柜应标明所存放的单证类型、编号范围、归档日期等信息，以便于检索和管理。
四、档案的借阅1.借阅申请：–任何人员需要借阅档案，必需事先向档案管理人员提出书面借阅申请。
–借阅申请应包含借阅目的、借阅期限等信息，并经相关部门负责人签字批准。
2.档案的查阅：–档案管理人员依据借阅申请，及时将归档的单证供应给借阅人阅览。
–借阅人不得随便更改档案的内容，禁止将档案外借、复印或泄露给其他人员。
3.归还：–借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，如需要延长借阅期限，应提前书面申请并经批准。
–档案管理人员对归还的档案进行检查，确认档案完整无误后，将档案归档。
五、档案的保管和安全1.档案的保管：–归档后的档案应妥当保管，设立特地的档案室，保证档案的安全性和完整性。
进口报关所需单证和注意事项
进口报关所需单证和注意事项进口报关所需单证和注意事项进口商品根据HS编码查询监管条件、申报要素，进而搜集报关单证。
对于法检商品要依据先报检，出具入境通关单后再报关，海关放行后商检查验，领取检验检疫许可证书后再提货放行。
那么进口报关需要什么单证呢？注意事项有哪些呢？一起来看看！一. 进口报检所需单证进口商品在报检时，一般应提供外贸合同、国外发票、提单、装箱单、进口货物到货通知单等有关单证。
1.申请品质、规格、安全检验的，还应提供国外的检验证书、使用说明书以及有关标准和技术资料。
凭样成交的，应提交成交样品。
2.申请重量鉴定的，应提交国外的重量、水份检验证书和重量明细单。
申请木材材积鉴定的，应提供国外的材积明细单。
3.申请残损鉴定、载损鉴定、积载鉴定、海损鉴定的，要提供各程提单、海运散件货物港船交接时的理货残损溢短单、铁路商务记录、空运事故记录等。
此外，船方还应提供航海日志、海事报告、舱单、配载图、验舱证书、验舱报告等各种有关资料。
4.申请外商投资财产价值、品种、质量、数量和损失鉴定的，还应提供财产的明细单、发票及各种价值的`证明、财产的已使用年限、财产的维修保养情况等各种有关的资料。
5.在办理国内委托检验时，申请人除按要求填写“委托检验申请单”外，还应提供检验的样品、检验标准和方法。
国外委托人在办理委托检验时，还应提供有关函电、资料。
二、进口报关所需单证1.商业和运输单证提单(包括小提单)、商业发票、装箱单、保险单、运费发票、报关委托书、订货合同、原产地证书及其它海关认为必要时需交验的有关单证或资料。
2.国家主管部门签发的检验、检疫批准证明(检验检疫出入境货物通关单)3.准予保税、缓税或减免税的批准证件等(保税手册、缓税证明、减免税证明、双限暂定税率证明，自用物资登记手册等)4.国家有关管理部门签发的进出口许可证件，进口许可证、重要工业品进口登记证明、濒危物种进口允许证等。
三、整理进口报关单证注意事项1.装箱单，发票，贸易合同，所有单证一定根据实际货物一致2.装箱单，发票，贸易合同等单证上的货物品名一定要一样并且和实际货物的品名一致3.装箱单上的货物重量和方数要和提单上的一致，并且要和实际货物一致4.合同上面要有合同号，发票上面要有发票号5.是木质包装的需要在木质包装上有IPPC标示6.从韩国和日本进口货物，还要有非木质包装证明7.凡进口下列九类商品必须提前5天预申报：汽车零件、化工产品;高科技产品、机械设备、药品、多项食品、多项建材、钢材、摩托车零配件。
进出口单证档案管理制度
进出口业务单证档案管理制度
为维护正常的进出口秩序，规范进出口行为，确保我公司保存的进出口纸质和电子报关单证、物流信息档案的及时性、准确性、完整性和安全性，根据《海关法》、《海关稽查条例》及有关规定，特制定本制度。
一、一般贸易项下的出口单证管理
1、按出运批次归档；
2、每一套单证附上《单证船务跟踪单》，跟踪单必须注明：发票号、制单人、客户名称、货代单位、核销单号、拖箱日期、船名航次、开船日期（B/L日期）、交单日期及议付银行；
3、存档单据包括：出口合同、供货合同、信用证、出口报关的单据（包括发票、装箱单、报关单、商检单）、收汇水单、外汇核销单。
以上单据均为原件正本的复印件。
（下同）；
4、按客户分类归档。
二、一般贸易项下的进口单证的管理
1、按进口批次归档；
2、存档单据包括：进口合同、进口装箱单、进口发票、进口报关单、进口付汇凭证（可以是付汇核销单）、进口商检单；
3、按供应商分类归档。
三、加工贸易项下单证的管理
所有进出口单据先按一般贸易单据规定归档，且必须注明加工贸易字样和手册号码。
另外根据手册号再作档案，要求：手册审批过程中的各种资料、手册复印件、进出口报关单、进出口货物的发票、出口成品实际用料表、核销结案通知书，按手册号归档。
四、以上相关单证自进出口报关日期起保管五年。
五、以上相关单证资料由有关进出口业务人员整理成册，再由进出口业务部统一归档保管。
六、海关查阅资料时，档案经管人员应积极配合，人员调动时，要做好书面交接工作，不得擅自外带。
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一般进口货物（贸易方式：一般贸易、进料对口等，非特殊
贸易方式）单证整理要点
提单:
1、提单上的相关信息如发票号、合同号、货物总价值、唛头等应和发票、箱单相符，避免因提单上的信息和发票、箱单上的信息不符造成货物数量少报、金额报错等错误的发生。
2、关于提单上运费Prepaid、Collect应和发票上的成交方式相符的问题：一般情况下，如果发票上的成交方式为CIF、DDU、CIP等运费预付条款，提单上的运费应该打在Prepaid栏；如果发票上的成交方式为EXW、FOB、FCA等运费到付条款，提单上的运费应该打在Collect栏；如果发票上的成交方式为EXW、FOB、FCA等运费到付条款，但提单上的运费打在Prepaid栏，需提供情况说明说明原因，如附件2.情况说明;如发票上的成交方式为EXW的，需提供情况说明说明国外的国内段的运费已经包括在空运提单的运费中并且提供运费发票。
发票：
1、发票上应包括以下信息:发票号、料号（货号）、料号（货号）对应的数量、合同号、原产国、成交方式。
2、关于成交方式的问题：成交方式应和提单上运费Prepaid、Collect相对应；成交方式表达方式应符合合国际贸易术语惯例，如不能这样表达：FOB USA、CIF China、进口成交方式CIF Taiwan。
（备注：详见以上提单中的第二点）
3、应注意是否有税费需加入发票总金额中或者是否有折扣，如之前有两票红酒的单子，见文件：附件1.发票，在总价（SUB-TOTAL）下面标有折扣(DESCTO.FUO)，故发票总价应该是总价（SUB-TOTAL）-(DESCTO.FUO)，相应每项货物的实际成交单价、总价也要相应调整。
箱单：
箱单上应包括以下信息：料号（货号）、料号（货号）对应的数量、料号对应的箱数、毛重、净重，货物总毛重、货物总净重。
需特别注意以下几点：
1、箱单上的总毛重应和提单上的重量（即申报单、仓单中的重量）相符。
如不符，需更改箱单或者提单。
2、应判断货物的毛重、净重是否符合逻辑。
如之前进口过的一批红酒：提单及箱单上的件数、毛重为：6托盘/1732千克，实际货物为2688瓶酒（500ML/瓶），酒瓶按照0.25千克/个计算，酒按照0.5千克/瓶计算：（0.25+0.5）*2688=2016千克>1732千克，不符合逻辑。
事后查验发现，货物的总毛重因国外称重失误造成提单、仓单重量有误。
3、重量大的如设备等，最好箱单上能体现货物的尺寸，以便安排车辆。
合同：
合同上应有成交方式、成交数量、成交总金额、成交币值等。
尤其注意的是：合同应有交易双方的签字盖章。
报关委托书：有两处需敲有客户的的公章和法人章，分别为报关委托书的右上角和左下角。