项目文档编码体系建设(优选.)
项目文件编码及文档管理手册
中粮置业投资有限公司项目文件编码及文档管理手册（试行版）（第二版/2010-3-04）文件认可日1.引言2.文件归档电子文件归档书面文件归档3.文件编码系统文件编号（编码）系统项目参与单位编号（编码）表4.文件收发程序地址和邮件来件受理过程发函过程承包商文件提交5.图纸管理图纸分类图纸接收图纸发放旧图存档借阅管理6.7.标准格式和表格1预算合约部文件归档系统结构图附录2招标阶段文件存档目录附录3经济文件存档内容附录4项目文件编号（编码）表附录项目参与单位编号（编码）表附录5文件收进流程附录6文件发放流程附录7引言1.建立完善健全的项目文件编码和文件档案管理对于提高项目管理效率至关重要。
的文件档案调阅与收发程序能保证项目各项资讯通过正确渠道传输，且畅通无阻。
本手册主要描述在高效的项目管理实际运作中常用的文件及其相关程序。
届时将由预算合约部门负在项目实际运作中，可能需要补充标准化的文件格式，责人设计相关范本及其使用程序。
本手册在中粮置业投资有限公司预算合约部范围内使用。
文件归档程序2.电子文件归档上建立的预算合约预算合约部应将全部文件集中存储于一个在区域网络（LAN）仍部门专用文件夹中，使预算合约部所有成员均可调阅。
这样，即使文件作者不在，可保证快速及准确地找到该文件。
这也有利于预算合约部将所有相关数据单独备份。
在预算合约部主文件夹下可根据不同功能建立若干子文件夹，例如：每一子文件夹可作为一根目录，并可以按需要扩建出更多子目录。
备案的正式招标文件、需在标题中记录修改日期。
一个文件需要按时间段保存的，合同等重要文件的最终版应转为PDF格式保存或以扫描件保存。
书面文件归档书面文件的归档原则：文档管理员必须坚持文件随时立卷的归档制度，做好收集、整理、立卷、归档工作，并做到排列系统、存放有序、美观整洁、管理科学、方便查找。
收发文件、包括合同文件、根据对应合同进行归档，原则上与对应合同有关文件，经济文件、变更文件、结算文件、付款文件按照对应的合同集中归档。
项目文档编号规则
项目文档编号规则往往越是规模大的公司，其项目工作中的每一个环节都有相应的规范进行管理，这些规范都是都前辈呕心沥血，披荆斩棘所获的的经验总结，而非普通文书工作者的推猜可得。
当然，如果刚刚创业起步的小公司如能更早的抓住项目规范、文档规范，更是使公司发展或者比大公司更大的推动力。
做文档应当十分注意细节问题，可以文档的细节规范决定文档的成败，正所谓细节决定成败。
1. 首先，绝对不允许有错别字。
2. 文档标题：命名标准为：客户公司名称+项目名称+版本号。
（××公司采编项目_V1.0 ）。
3. 文档属性：打开word文档－>文件－>属性（标题、作者、单位）。
4. 首页：文档标题，客户公司和实施公司LOGO，左下角标注（实施公司名，作者，更新时间，版本，文档编号）。
5.文档管理：修改记录，审阅记录，分发记录，致被分发者。
6.目录：动态更新目录，任何栏目修改都要及时更新。
7. 项目编号：整个项目编号撑起了整篇文档的栏目构架，在视图－>文档构架图中应可以看清这个脉络。
8. 文档字体：文档的项目编号、正文、注释都应有相应的字体大小。
9. 图片表格：每个图片和表格都必须要编号。
10. 段落：段落的之间的行距，是否空行，紧密程度应当十分注意，影响整体美观。
11. 页眉和页脚：页眉,左边是实施公司LOGO，右边是文档标题；页脚，左边有公司名及版权声明。
拥有准确技术文档不仅对于公司是非常有益处，而且也能够让客户从中受益。
由于产品如何使用在某种程度上是要依赖技术文档来进行说明，因此技术文档必须十分准确可靠。
使用不准确和已经过时技术文档对于公司发展也会产生一定阻碍，同样，它也会对公司客户们产生消极影响。
一旦客户发现在他们使用产品时候遇到了问题，却不能通过求助于伴随产品技术文档手段进行解决时候，客户们就会对这种产品产生怀疑乃至于失去信心，那么，公司信誉和利益自然而然就会受到损害。
这就是不准确和过时技术文档给我们带来危害。
工程类项目文件编码制度
工程类项目文件编码制度一、总则为规范工程类项目文件的编码管理，提高文件管理效率和数据准确性，制定本制度。
二、适用范围本编码制度适用于公司内所有的工程类项目文件编码。
三、编码体系1. 项目编码项目编码由数字和字母组成，一般由项目类型、项目编号、项目名称和项目阶段组成，具体格式为：项目类型-项目编号-项目名称-项目阶段。
例如，项目类型为建筑工程，项目编号为001，项目名称为XX公司总部办公楼，项目阶段为设计阶段，则项目编码为：JZ-001-XX公司总部办公楼-设计。
2. 文件编码文件编码由项目编码、文件类型、文件编号和文件名称组成，具体格式为：项目编码-文件类型-文件编号-文件名称。
例如，对于上述项目，设计图纸的文件编码为：JZ-001-XX公司总部办公楼-设计-001-设计图纸。
3. 文件类型公司规定的文件类型包括但不限于设计文档、施工图纸、合同文书、验收报告、技术规范等。
四、编码规范1. 统一管理项目文件编码由项目管理部门统一管理，确保文件编码的规范性和唯一性。
2. 保密性项目文件编码属于公司内部管理信息，不得外泄。
3. 精简性项目文件编码应尽可能精简，避免冗长和复杂的编码格式。
4. 顺序性文件编号应按照在项目中的顺序逐次递增，确保文件的顺序和完整性。
五、文件管理1. 文件存储项目文件按照编码规范存储在公司指定的项目文件夹中，确保文件的归档和检索方便。
2. 文件备份项目文件应定期进行备份，确保文件的安全性和可靠性。
3. 文件传递项目文件传递时，应按照编码规范进行标识，确保文件的准确传递和接收。
六、违规处理对于违反项目文件编码规范的行为，将按照公司内部管理制度进行处理。
七、附则1. 本编码制度由公司设立的编码管理委员会制定并不定期进行审查和修订。
2. 对于特殊情况和特殊文件编码需求，可由项目管理部门进行临时调整，但应在不影响文件规范化管理的前提下进行。
3. 本制度自发布之日起正式执行。
以上就是本公司工程类项目文件编码制度的内容，希望各位员工严格遵守，确保工程项目文件管理的规范和高效。
项目工程文档编码规定
温泉中心项目工程文档编码规定序号文件产生文件名称编码撰写单位编码规定举例备注1 设计院设计变更单设计院单位工程—专业－流水号小学－结更001设计院编号2 现场发出技术洽商/核定单监理公司单位工程－土建核+流水号小学—土建核001 一式9份提供电子版本单位栋号－安装核+流水号小学 -1—安装核0013 A1 工程开工/复工报审表施工单位单位工程—开工（复工）+流水号小学 -2—开工（复工）0014 A2 施工组织设计报审表施工单位单位工程—施组+流水号小学 -2—施组001一式4份并提供电子版本施工专项方案报审表施工单位单位工程—专方+流水号小学 -2—专方001一式4份并提供电子版本5A3 分包单位资格报审表施工单位标区—分包资质+流水号1标—分包资审0016 A4 报验申请表施工单位单位工程—土建分部+流水号小学 -2—土建基础报验001一份封面，三份封面+内页单位工程—电报验+流水号小学 -2—电报验001单位工程—水报验+流水号小学 -2—水报验001单位工程—暖通报验+流水号小学 -2—暖通报验001单位工程—电梯报验+流水号小学 -2—电梯报验001单位工程—其它报验+流水号小学 -3—其它报验0017 A5 工程款支付申请表施工单位标区—支付+流水号3标—支付001 一式4份8A5.1 （）月完成工程量报审表施工单位标区—工程量审+流水号3标—工程量审001一式6份9 A6 监理工程师通知回复单施工单位单位工程—回复+流水号小学 -2—回复001 一式3份10 A9 工程材料/构配件/施工单位单位工程—土建材料+流水号小学 -2—土建材料001 一式2份1设备报审表单位工程—安装材料+流水号小学 -2—安装材料001单位工程—设备审+流水号小学 -2—设备审00111 A10 工程竣工报验单施工单位单位工程—专业—竣工+流水号小学 -2—电—竣工一式6份12 A11 施工测量放线报验单施工单位单位工程—测量+流水号小学 -2—测量验001 封面2份一式4份13 A12 施工进度计划报审表施工单位单位工程—进度+流水号小学 -2—进度审001一式3份14 A16 质量问题报告单施工单位单位工程—质量+流水号小学 -2—质量001 一式4份15 B1 监理工程师通知单监理公司单位工程—通知+流水号小学 -2—通知001 一式3份16 B2 工程暂停令监理公司单位工程—暂停令+流水号小学 -2—暂停令00117 B3 工程款支付证书监理公司单位工程—支付证书+流水号小学 -2—支付证书001 一式2份18 B4 工程临时延期审批表监理公司单位工程—临时延+流水号小学 -2—临时延00119 B5 工程最终延期审批表监理公司单位工程—终延审+流水号小学 -2—终延审00120 B6 费用索赔审批表监理公司单位工程—索赔审+流水号小学 -2—索赔审00121B7 不合格工程项目通知监理公司单位工程—不合格+流水号小学 -2—不合格00122 B8 竣工移交证书监理公司单位工程—竣移+流水号小学 -2—竣移00123 C1 监理工作联系单监理公司监理单位－联+流水号重庆联盛－联001 一式3份24 施工单位工程量签证单施工单位单位工程—专业—签证+流水号小学 -2—土建—签证001 一式4份单位工程—专业—签证+流水号小学 -2—安装—签证001 一式4份25 监理单位工地例会纪要监理公司监理单位－监例会+流水号重庆联盛－监例会第001号提供电子版本26 监理单位专题会议纪要监理公司监理单位－类别+专题+流水号重庆联盛－安专会第002号提供电子版本27 施工单位验收会议纪要施工单位标区—部位验收+流水号1标—基础验收001 提供电子版本28 施工单位施工方发的报告、申请、现场管理、通知类等文件施工单位施工单位名称+发+年度+流水号发[2006]—0012有关文档及月报的报送要求见下表序号文件名纸质版份数是否提供电子版提交时间说明1 施工方案 4 是施工组织设计：交底后15天施工单位3份，甲方2份，监理1份分部（专项方案）：交底后7天，且必须在该分部（专项）工程实施前。
项目文件编码规定
13.2项目文件编码规定
13.2.1项目文件编码的组成
文件编号包括4个部分：
NSYK – XX – XX – XX
项目代码：NSYK——南沙油库拼音缩写
文件起源代码：
说明：HYCY——业主文件，广州中石油鸿业储运有限公司拼音缩写；
XYJL——管理文件，北京兴油工程建设监理有限公司拼音缩写；
EPC ——施工文件，EPC总承包商；
工程阶段代码：
施工准备阶段：ZH；施工阶段：SG；保修阶段：BX；
文件类型代码：年度+文件属性号+顺序号
文件属性号：管理规划及各类管理规定GL；监理规划JLGH；细则JLXZ；
周报ZB；月报YB；招标文件YKZB；
清单：QD；图纸：TZ；技术方案：FA；技术规格书：GG；
各类报告：进度：JD；计划JH、合同HT、质量ZL、费用：FY；项目XM、安全AQ、HSE管理：HSE；材料；CL；综合ZH等。
通知TZ+专业（土、工、设、电、仪、水、消、热、腐等）。
联系单LX+专业（土、工、设、电、仪、水、消、热、腐等）。
13.2.2编码长度规定
各类编码其字节长度均不得大于以下规定：{一个字符（单个数字、符号、字母等）为一个字节，一个中文字为两个字节}。
项目代码：4
文件起源代码：5
工程阶段代码：4
文件类型代码：年度：2 （07填合同签定年份）。
文件属性号：4 ；顺序号：4（从0001开始编）。
项目编码规则
项目编码规则引言概述：项目编码规则是指在项目开发过程中，为了统一管理和标识项目相关信息而制定的一套规则。
它涵盖了项目命名、文件命名、代码命名等方面，旨在提高项目的可读性、可维护性和可扩展性。
本文将详细介绍项目编码规则的五个部分。
一、项目命名规则：1.1 项目命名应简洁明了，能够清晰地表达项目的功能或目标。
可以采用英文单词、缩写或组合命名方式。
1.2 项目命名应避免使用过长或过于复杂的名称，以免影响项目的识别和理解。
1.3 项目命名应具备唯一性，避免与已有项目或系统命名冲突，可以在命名中加入项目编号或其他标识符。
二、文件命名规则：2.1 文件命名应简洁明了，能够准确描述文件的内容或用途。
可以采用英文单词、缩写或组合命名方式。
2.2 文件命名应避免使用特殊字符、空格或中文等不易识别的字符，以免引起命名冲突或不兼容的问题。
2.3 文件命名应具备一定的层次性和结构性，可以使用目录结构或文件分类来进行命名，方便文件的管理和查找。
三、代码命名规则：3.1 代码命名应符合编程语言的命名规范，遵循驼峰命名法或下划线命名法，以提高代码的可读性和可维护性。
3.2 代码命名应准确地描述代码的功能或作用，避免使用模糊或不相关的命名，以免给他人阅读代码带来困扰。
3.3 代码命名应避免使用过长或过于简短的名称，要能够准确地表达代码的用途，并且要注意命名的一致性，避免不同开发人员之间的差异。
四、版本控制规则：4.1 版本控制规则是指对项目的版本进行管理和控制的规则。
可以采用主版本号、次版本号和修订号的方式进行版本命名，例如1.0.1。
4.2 版本控制规则应明确规定版本号的更新条件和规则，例如主版本号的更新表示重大功能改动，次版本号的更新表示功能增加或改进，修订号的更新表示错误修复或细节调整。
4.3 版本控制规则应定期进行版本的发布和更新，以保证项目的稳定性和可持续性。
五、文档编写规则：5.1 文档编写规则是指对项目文档进行管理和编写的规则。
项目文件编码规则-通用1
目录1. 目的 (2)2.项目组控制文件范围 (2)3.文件编码规则 (2)3.1.联络文件编码规则 (2)3.1.1.联络文件代码 (2)3.1.2.会议纪要编码规则 (3)3.1.3.联络文件编码规则 (4)3.2.项目管理文件编码规则 (4)3.2.1.部门代码 (4)3.2.2.月/周报代码 (4)3.2.3.项目管理文件编码规则 (5)3.3.合同文件编码规则 (5)项目文件编码规则1.目的为保证本项目各专业发送和接收文件的有序性、可控制性和可追溯性，项目组要对各专业发送及接收的文件进行控制，最大限度的使项目的往来文件形成一套完整、统一的体系。
2.项目组控制文件范围项目内流通的全部介质的文件（包括正式文件及非正式文件，可根据项目的具体情况管理）。
包括：1）项目管理文件2）合同文件3）外来文件4）设计文件5）采购文件6）制造厂商文件7）施工文件8）开车文件项目文件控制是指对上述文件的过程管理及控制。
3.文件编码规则3.1. 联络文件编码规则3.1.1.联络文件代码信函(Letter): L传真(Fax): F电子邮件(E-mail): E会议纪要(Minute of Meeting): M备忘录（Memo）： R文件传送单（Transmittal）： T现场联络单（Site Liaison Sheet）：S其他（Other）： X3.1.2.会议纪要编码规则3.1.2.1会议纪要类型代码：项目管理类：PM 设计类：DE采购类：PO 施工类：COHSE类：HSE 质量类：QC合同类：CA3.1.2.2装置代码：3.1.2.3内部会议纪要编码规则：内部会议纪要编码形式：相关单位代码注释：例如：项目组内部周例会（0050-00-IM-PM-0001）项目组与CPEBJ设计类会议纪要（0050-00-OM-CPEBJ-DE-0001）3.1.3. 联络文件编码规则除会议纪要以外，其它联络文件均采用如下形式编号：例如：3.2. 项目管理文件(类型代码：PM)编码规则3.2.1.部门(专业)代码总体：0000HSE：1100QC：1200采购：1300计划：1400费控：1500施工：1600设计：1700合同：1800文控：19003.2.2.月/周报代码月报：MNR周报：WKR3.2.3.项目管理文件编码规则3.3. 合同文件编码规则合同文件类型代码项目管理服务合同文件(PMS): P基础设计合同文件(BE): BEPC合同文件(EPC): E长周期设备采购合同文件(LLIP): L其他（Other）： X例如： 0050-00-PO-B-CNPCI/CPESW-0001表示中油业主与西南设计院签署的关于基础设计的第一份合同文件。
建设工程文件编码管理制度范文
建设工程文件编码管理制度范文建设工程文件编码管理制度一、总则为规范建设工程文档的编码、命名、存储和管理，提高信息化管理水平和工作效率，特制定本管理制度。
二、适用范围本管理制度适用于本单位及其委托的建设工程项目的文档编码、命名、存储和管理。
三、编码原则1. 统一性原则：建设工程文件的编码应统一、规范，便于管理和查阅。
2. 唯一性原则：每个文件或者资料应有唯一的编码，避免冲突和混淆。
3. 顺序性原则：文件编码按照一定的顺序规则进行编排，便于查找和追溯。
4. 分类原则：建设工程文件按照不同的分类进行编码，便于归档和整理。
四、编码规则1. 项目编码规则：项目编码分为主编码和子编码两部分，以数字和字母组成。
主编码由项目类型、项目阶段和项目子分类组成，子编码根据具体项目情况自行定义。
例如：A-01-01，其中A表示项目类型，01表示项目阶段，01表示项目子分类。
2. 文件编码规则：文件编码分为主编码和子编码两部分，以数字和字母组成。
主编码由项目编码、文件类型和文件子分类组成，子编码根据具体文件情况自行定义。
例如：A-01-01-01，其中A-01-01表示项目编码，01表示文件类型，01表示文件子分类。
3. 资料编码规则：资料编码分为主编码和子编码两部分，以数字和字母组成。
主编码由项目编码、文件编码、资料类型和资料子分类组成，子编码根据具体资料情况自行定义。
例如：A-01-01-01-01，其中A-01-01-01表示项目编码和文件编码，01表示资料类型，01表示资料子分类。
五、命名规范1. 项目命名规范：项目命名应简明扼要，能够准确反映项目的性质和内容。
2. 文件命名规范：文件命名应简洁明了，体现文件的关键信息，便于查找和区分。
文件名可以包含项目名称、文件编码、文件类型和文件子分类等信息。
3. 资料命名规范：资料命名应简洁明了，以能够准确反映资料性质和内容为原则。
资料命名可以包含项目名称、文件编码、资料类型和资料子分类等信息。
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上海世博会博物馆建筑模型信息化（BIM）全生命周期平台项目_三维协同管理平台
项目文档编码体系建设
上海世博会博物馆建筑模型信息化（BIM）
全生命周期平台项目组
修改记录
目录
第1章引言 (2)
1.1编写目的 (2)
1.2应用范围 (2)
第2章编码体系实施内容 (2)
2.1主要编码形式 (2)
2.1.1项目编号 (2)
2.1.2参与主体说明 (2)
2.1.3实施阶段说明 (3)
2.1.4文档类型说明 (3)
2.1.5专业说明 (4)
2.1.6区域说明 (4)
2.1.7名称说明 (4)
2.1.8备用字段说明 (4)
2.1.9流水号段说明 (4)
第3章实施步骤 (5)
3.1定义编码格式和属性字段 (5)
3.2生成编码 (11)
第1章引言
1.1 编写目的
旨在建立针对世博博物馆BIM项目质量管理系统，使各阶段文件之编号方式，使文件有统一编号，以利识别与分类；对本项目系统运作进行有效管控。
1.2 应用范围
主要适用于本项目全过程中的BIM资料管理。
从项目不同阶段、不同提交主体区分，并以文档、图纸、模型等为主要编制分类依据，具体实施。
第2章编码体系实施内容
2.1 主要编码形式
XXXXXX（项目）-XX（实施阶段）-XX（参与主体）-XXX（文档类型）-XXX （专业）-XX（区域）-XXXX（名称）-XXXX（备用字段）XXX（流水号）。
注：红色为固定编码或自动生成的编码；绿色为必选项；蓝色为可选项；
2.1.1 项目编号
固定为SBHBWG。
2.1.2 参与主体说明
2.1.3 实施阶段说明
2.1.4 文档类型说明
2.1.5 专业说明
2.1.6 区域说明
2.1.7 名称说明
文档类采用文档名称首字母，图纸及模型类沿用原设计文件名称。
2.1.8 备用字段说明
备用字段暂定四位，已备编码不足时使用。
2.1.9 流水号段说明
流水号段主要针对当前任务或文件的新增、版本的变化而变化。
例如：03-SJ-D_CGYS-002，意思是顾问单位在设计阶段提交的(文档类)成果验
收表格，第二版。
第3章实施步骤
3.1 定义编码格式和属性字段
PW管理员端登录后，在环境中配上下图所示属性，属性设置为允许为空；
在默认环境下界面中
可根据需要调整位置和大小
接着默认点击下一步知道完成即可，即在管理员端将编码的属性配置完成。
3.2 生成编码
文档编码的生成，用户可参照下图操作即可。
双击No Wizard（无向导），然后关闭该窗口客户端拖入文档
向客户端拖入文档后，右击该文档
输入实施阶段等值，点击Generate(生成)按钮
点击”Save”(保存)按钮。
右击文档“特性”
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