监理文档编码体系(DOC)

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监理文件资料归档管理规定

附件监理文件资料归档管理规定一、监理文件资料归档管理职责1、按照《建设工程文件归档整理规范》（GB/50328―2001）的要求：“建设、勘察、设计、施工、监理等单位应将工程文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围”。

2、应设专人负责监理资料的收集整理和归档工作，项目监理机构监理资料的管理应由总监理工程师负责，并指定专人具体实施，监理资料应在各阶段监理工作结束后及时整理归档。

3、监理资料必须及时整理、真实完整、分类有序。

监理单位应在设计阶段,对勘察、测绘、设计单位的工程文件的形成、积累和立卷归档进行监督、检查；在施工阶段，应对施工单位的工程文件的形成、积累和立卷归档进行监督、检查。

4、为保证监理资料真实性、准确性和完整性，项目监理机构具体负责实施档案管理人员，必须熟知公司监理信息化管理系统，并经公司人力资源部档案管理培训，考试合格、持证上岗,并能与公司签定长期合同的人员担任。

二、监理文件资料归档的范围和深度（一）按照《建设工程监理规范》（GB50319-2000)7.1“监理资料”的规定，监理文件资料归档的范围和深度为：第一卷:施工合同文件及委托监理合同（1）施工合同指业主与施工单位签订的施工承包合同。

（2)委托监理合同指委托单位（业主)与监理单位签订的委托监理合同（副本）.含监理招投标文件（由公司经营部负责提供）、合同变更、修订及追加的补充协议等。

（3）工程分包合同、各类建设单位与第三方签订的涉及监理业务的合同.第二卷：勘察设计文件可行性研究报告(只要求归档电子文件）及其审查批复文件。

第三卷：监理规划是指导项目监理机构全面开展监理工作的指导性文件。

按照《建设工程监理规范》条文解释、体系认证机构和国网公司的要求,此项内容除了应该包括由项目监理机构总监主持编写，监理单位技术负责人批准、业主单位认可的项目《监理规划》（12项内容）以外，还应包括：(1)项目监理机构编制的工程进度控制计划、质量控制计划、造价控制计划、监理规划的修订、补充等有关资料.（2）项目监理机构关于“三标一体"管理体系运行的策划内容。

监理文档编码体系(DOC)

监理文档编码体系(DOC)前言监理在工程建设过程中扮演着非常重要的角色，它涉及到各个专业，需要监理人员对各种文档进行管理和监督。

在大量的监理文档中，有些文档具有相同或类似的性质，例如合同、报告、检验报告等，因此需要对监理文档进行编码和分类，以便于管理和使用。

本文将介绍监理文档编码体系(DOC)。

编码体系介绍编码结构DOC编码体系由三级编码构成，每级编码以短横线分割，共计7位，形如“XXX-XXX-XXX”。

具体编码结构如下：1.第一级编码：代表文档的大类别，共有4个编码：•100：合同•200：报告•300：资料•400：其他2.第二级编码：代表文档的中类别，共有10个编码，每个大类别下的编码都不一样，例如：•合同：110、120、130、140、150•报告：210、220、230、240、250•资料：310、320、330、340、350•其他：410、420、430、440、4503.第三级编码：代表文档的小类别，共有99个编码，每个中类别下的编码都不一样，例如：•合同：110-001、110-002、110-003……110-099•报告：210-001、210-002、210-003……210-099•资料：310-001、310-002、310-003……310-099•其他：410-001、410-002、410-003……410-099编码规则•第一级编码为固定值，代表文档的大类别。

•第二级编码为2位数字，代表文档的中类别，不重复。

•第三级编码为3位数字，代表文档的小类别，不重复。

•各级编码之间以短横线分割。

•编码中的数字不能超过相应级别的编码范围(例如第二级编码不能超过99)。

编码示例•合同：110-001(代表合同文本)、120-001(代表付款流程)、130-001(代表技术规范)•报告：210-001(代表技术报告)、220-001(代表验收报告)、250-001(代表工作)•资料：310-001(代表施工图纸)、320-001(代表施工方案)、340-001(代表质量检查记录)•其他：410-001(代表会议记录)、420-001(代表变更通知)、450-001(代表维修记录)编码体系使用编码规定•文档编码需在文档命名时一并加入。

资料编号规则

文件资料编号规定1 范围1.1 为了统一和规范本项目文件资料（各施工单位的报验资料）的编号编码，提高文件资料管理水平，特制定本规定。

1.2 本规定适用于本工程项目建设实施过程中形成的项目报审报验资料。

2 编号规则2.1编号的字段和规则如下图所示：文件流水号文件类别专业代号单位代号项目代号2.2编码说明：2.2.1项目代号采用本项目名称中销售广场的首字母大写XSGC，由文件资料的编制人员做好维护。

2.2.2单位代号采用施工单位名称中鲁班的首字母大写LB,由文件资料的编制人员做好维护。

2.2.3专业代号采用各个专业名称的首字母，如进行综合类资料报验时，编号规则里则不需要专业代号，具体的专业代号表示方法如下：土建：TJ；动设备：D SB；静设备：JSB；电气：DQ；仪表：YB；管道：GD；钢结构：GJG；防腐：FF；（如出现其他专业，则依此为例）。

2.2.4文件类别分为ZH,JS,CL三个类别，每个类别的具体范围说明如下：ZH，即综合类资料报验，包括资质报验，管理人员报验，特殊工种报验，管理体系报验，开工报告，进度款申请报验，进度计划报验等；JS，即技术类资料报验，包括施工组织设计报验，施工方案报验，专项方案报验，工序验收报验，工程联系单等；CL，即材料类资料报验；2.2.5文件流水号由三位阿拉伯数字组成，为文件产生的流水号，自001开始。

2.2.6监理通知回复单编号在监理通知单编号的基础上增加HF（回复），添加到流水号前一段即可。

2.2.7竣工验收报验3 文件资料管理3.1施工单位产生的文件，由文件编制者按本规定编制文件编号的前四段，流水号由施工单位资料员或综合管理员给出。

资料管理人员建立本项目的[文件资料编号管理台帐]，保证文件资料编号的唯一性和连续性。

3.2施工单位的文件资料编号由施工单位自行管理，监理部文档管理人员给予指导、监督。

3.3本管理规定由监理单位编制，由建设单位审核确定后执行。

3.4本项目采用GB50319-2013建设工程监理规范表格进行资料报验，土建专业工序验收采用山东省工业建设标准鲁JJ，安装专业工序验收采用石油化工行业标准SH/T3503-2017，SH/T3543-2017。

建筑工程资料编号、分类、归doc

工程资料编号说明一、分部(子分部)工程划分及代号规定(1)分部(子分部)工程代号规定应参考统一标准《建筑工程施工质量验收统一标准》(GB50300—2001)的分部(子分部)工程划分原则与国家质量验收推荐表格编码要求，并结合施工资料分类编号特点制定。

(2)建筑工程共分为九个分部工程，分部(子分部)工程划分及代号见表1—2。

对于专业化程度高、施工工艺复杂、技术先进的子分部工程应分别单独组卷。

须单独组卷的子分部名称及代号见表1—2。

表1—2 分部（子分部）工程划分及代号二、施工资料编号的组成(1)施工资料编号应填人右上角的编号栏。

(2)通常情况下，资料编号应7位编号，由分部工程代号(2位)、资料类别编号(2位)和顺序号(3位)组成，每部分之间用横线隔开。

编号形式如下：××--××--×××一共7位编号①②③表1—2规定的代号填写。

表1—3规定的类别编号填写。

后顺序号填写。

举例如下：(3)应单独组卷的子分部工程(表1—2)，资料编号应为9位编号，由分部工程代号(2位)、子分部工程代号(2位)、资料的类别编号(2位)和顺序号(3位)组成，每部分之间用横线隔开。

编号形式如下：X X----X X----X X----X X X 共9位编号①②③④①为分部工程代号(2位)，应根据资料所属的分部工程，按表1--2规定的代号填写。

②为子分部工程代号(2位)，应根据资料所属的子分部工程，按表1--2规定的代号填写。

③为资料的类别编号(2位)，应根据资料所属类别，按表1--3规定的类别编号填写。

④为顺序号(共3位)，应根据相同表格、相同检查项目，按时间自然形成的先后顺序号填写。

资料的表格编号三、顺序号填写原则(1)对于施工专用表格，顺序号应按时间先后顺序，用阿拉伯数字从OO1开始连续标注。

(2)对于同一施工表格(如隐蔽工程检查记录、预检记录等)涉及多个(子)分部工程时，顺序号应根据(子)分部工程的不同，按(子)分部工程的各检查项目分别从OO1开始连续标注。

建设工程监理文件编码及归档管理细则

建设工程监理文件编码与归档管理细则为便于公司工程监理文件的整理、归档和查询，按照公司质量管理体系文件要求，依据《建设工程文件归档管理规X》（GB/T50328-2001）,参照《建筑工程资料管理规程》（DB11/T695-2009），特制订本细则。

一、监理文件编码要求：（一）各生产部门负责所监理项目的文件编码管理工作，定期检查在建项目的文件编码情况；公司承接的所有项目文件编码，必须按照本文件中的编码方式进行编码。

文件上明确文件编号位置的在规定位置进行标注，无明确文件编号位置的应在文件右上角进行标注。

生产部门按下图设置条形章，在编号位置加盖。

（二）编码方式：1、每个项目的每个文件编码为：类别编号/文件代号/顺序号，土建工程需按专业划分时，文件编码可按类别编号/专业代号/文件代号/顺序号2、经营计划部在下达《工程项目任务通知单》时，同时下达该项目的“工程编号”发到生产部门，工程编号在档案封面上标注。

3、“类别编号”主要分为以下四类：第一类为监理管理资料，类别编号为B1；第二类为监理工作记录资料，类别编号为B2；第三类为竣工验收资料，类别编号为B3；第四类为监理日志与影像记录，类别编号为B4；具体类别内容见附表一。

4、公司监理档案保存期限保存期限按照《建设工程文件归档管理规X》（GB/T50328-2001）执行，工程监理档案纸质文件保存期限分为短期保存、长期保存，长短期保存的纸质文件皆应制作成电子档案，电子档案皆长期保存，电子档案的制作要求由项目管理部提出。

短期保存时间为5年，土建工程长期保存时间为50年，通信工程长期保存时间为20年，如设计使用寿命高于公司保存期限，则公司长期保存期限顺延至工程使用寿命。

档案分长期和短期分别组卷，并应建立目录。

5、归档X围长期保存表分土建和通信两类工程，短期保存表为土建和通信共用。

6、归档方式公司归档方式分为纸质档案1份和电子档案1份。

纸质档案统一采用A4大小，装订成册，要求整齐。

监理规范1

6．6合同管理的其他工作6．7信息管理6．7．1监理机构应建立包括下列内容的监理信息管理体系：1设置信息管理人员并制定相应岗位职责。

2制定包括文档资料收集、分类、整编、归档、保管、传阅、查阅、复制、移交、保密等的制度。

3制定包括文件资料签收、送阅与归档及文件起草、打印、校核、签发、传递等在内的文档资料的管理程序。

4文件、报表格式：1)常用报告、报表格式应采用本规范附录E所列的和水利部印发的其他标准格式。

2)文件格式应遵守国家及有关部门发布的公文管理格式，如文号、签发、标题、关键词、主送与抄送、密级、日期、纸型、版式、字体、份数等。

5建立信息目录分类清单、信息编码体系，确定监理信息资料内部分类归档方案。

6建立信息采集、分析、整理、保管、归档、查询系统及计算机辅助信息管理系统。

6．7．2监理文件应符合下列规定：l按规定程序起草、打印、校核、签发监理文件。

2监理文件应表述明确、数字准确、简明扼要、用语规范、引用依据恰当。

3按规定格式编写监理文件，紧急文件应注明“急件”字样，有保密要求的文件应注明密级。

6．7．3通知与联络应符合下列规定：1监理机构与发包人和承包人以及其他人的联络应以书面文件为准。

特殊情况下可先口头或电话通知，但事后应按施工合同约定及时予以书面确认。

2监理机构发出的书面文件，监理机构应加盖公章，总监理工程师或其授权的监理工程师应签字并加盖本人注册印鉴。

3监理机构发出的文件应做好签发记录，并根据文件类别和规定的发送程序，送达对方指定联系人，并由收件方指定联系人签收。

4监理机构对所有来往文件均应按施工合同约定的期限及时发出和答复，不得扣压或拖延，也不得拒收。

5监理机构收到政府有关管理部门和发包人、承包人的文件，均应按规定程序办理签收、送阅、收回和归档等手续。

6在监理合同约定期限内，发包人应就监理机构书面提交并要求其做出决定的事宜予以书面答复；超过期限，监理机构未收到发包人的书面答复，则视为发包人同意。

施工监理文件编码规则(01)版说明：调整单项、单位工程代码,增加桩基检测单位代码

1.0 目的为了确保辽宁宝来化工有限公司轻烃综合利用项目建设期间，监理三标段的范围内施工、监理文件资料编码得到有效的控制和管理，特制定本细则。

2.0 范围在项目执行期间，蒸汽裂解、低温储罐、污水处理场和地面火炬设施四套装置的施工、监理单位正式提交建设单位（以下简称业主）的文件资料编号必须遵照本细则执行，其内部管理不需要提交业主的文件资料可使用内部编码程序，不受本细则约束。

3.0 职责山东齐鲁负责此文件的执行和更新，负责项目建设过程中参建单位对此文件执行程度的监督和检查。

施工单位、监理单位负责合同范围内主责形成和收集的文件资料的编号管理，确保文件编号的正确性和连续性；4.0 内容4.1 文件编码的构成和标识施工、监理文件编码由制文人代码、单项/单位工程代码、专业代码、文件类型代码、序列代码等组成，标识为：4.1.1 制文人代码由三位或四位字母组成，由监理与相关参建单位共同协商确定此代码。

参见附件1。

4.1.2 单项/单位工程代码由六位数字组成。

4.1.3 专业代码专业代码，由三位数字组成；其中施工专业代码为300 ；项目管理文件400；监理专业代码为500；详细描述参见附件3 专业代码表。

4.1.4 文档类型代码文件类型代码由“属性代码+分类码”组成，其中“J”表示监理文档，“S”表示施工文档，具体描述见附件4。

当施工记录表格中有标准文表号，可直接定义为文件分类码，如：“交工技术文件SH/T 3503-J111隐蔽工程记录”，文件类型代码为“J111”。

4.1.5 序列代码由四位数字组成，从0001 开始进行流水编号。

4.1.6 版次号不属于编码的必然要素，版次号标识方式为00、01……。

备注：各代码之间用连接符“-”连接，序列代码、版次号之间用空格连接。

4.2 管理类文件编号规则管理类文件：指项目建设过程中，施工单位提交的用于规范项目的管理和控制的文件。

4.2.1施工组织设计及同级别文件编号□□□—□□□□□□—□□□□—□□□□—□□（1）（2）（3）（4）（5）（1）制文人代码（2）单项/单位工程代码（3）文档类型代码（4）序列号（四位数字）（5）版次号例1：施工单位向监理单位提交施工组织设计报审表编号如：FCC-127900-SB01-0001 00蒸汽裂解装置四公司提交第一版施工组织设计报审文件例2：施工单位编制的业内资料（施工组织设计）正文编号如：FCC-127900-SSZ-0001 00蒸汽裂解装置四公司提交第一版施工组织设计4.3 技术类文件编号规则：技术类文件：指工程施工过程中，由监理单位、施工单位编制提交的技术方案、施工记录及控制文件。

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复印件均需加盖原件存放单位公章及经办人签字
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文件资料登记表B.表
B.2施工组织设计、方案
文件编码
文件名称
备注
B.2.1.1
施工组织设计（重点审批程序、针对性、安全措施、时效性）
B.2.1.2
危险性较大的分部分项工程专项施工方案
B.2.1.3
其它专项施工方案（桩基施工、土方开挖、砼施工、节能等）
A.2.5.1
总监资格证书
业绩卡复印件
A.2.5.2
总监任命书
原件
A.2.6.1
总监代表资格证
A.2.6.2
总监代表授权书原件
未设
A.2.7
专监资格证书
业绩卡复印件
A.2.8.1
监理员资格证复印件
A.2.8.2
见证证员证书复印件
原件
A.2.9
监理机构人员出勤记录表
每月考勤表及节假日值班表
复印件均需加盖原件存放单位公章及经办人签字
AJ.0
监理安全管理台账
文件资料登记表A.表
A.1-2监理机构应备文件
文件编码
文件名称
备注
A.1.1
监理单位中标通知书
招标项目
A.1.2
监理合同
A.1.4
监理企业资质、营业执归照
复印件
A.2.1
监理组织机构人员审查表
原件
A.2.2
监理组织机构与专业配套分工明细表
规划一致
A.2.4
监理机构人员资格证
复印件
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文件资料登记表A.表
A.4监理规划与细则
文件编码
文件名称
备注
A.4.1
监理规划（人员进退计划、旁站措施、节能、安全责任等）
A.4.2.1
土建专业监理实施细则
A.4.2.2
安装专业监理实施细则
A.4.2.3
安全监理实施细则
A.4.2.4
B.4.3
分包单位现场管理人员资格及特种作业人员资格审查
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文件资料登记表B.表
B.5测量放线控制成果
文件编码
文件名称
备注
B.5.1.1
施工单位测量人员资格审查
B.5.1.2
施工单位测量设备合格证及检定证书核查
B.5.2.1
测量施工方案审查
危险性较大分部工程专项监理实施细则
……
其它专项监理实施细则
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文件资料登记表B.表
B.1建设批文、图纸会审
文件编码
文件名称
备注
B.1.1
工程勘测报告、施工图审查合格证明和图审设计回复材料
B.1.2.1
项目批文、抗震、消防审查及环境、交通评估等批准文件
对试验员、检测人员岗位资格审查
B.2.1.4
安全专项施工方案（临时设施、临时用电、模板施工、脚手架、安全防护和文明施工、冬雨季施工、应急救援预案等）
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文件资料登记表B.表
B.3质量安全管理体系
文件编码
文件名称
备注
B.3.1
项目部组织机构、人员配置审查
B.3.1.1
施工企业资质证书副本复印件（用于核对技术负责人姓名）
B.3.2
项目部质量管理制度审查表
B.3.2.1
附件：相关质定管理制度
B.3.3
质量管理人员资格审查（附相关资格证书）
B.3.3.1
项目经理、技术负责人、质检员、施工员、测量员、试验员等资格证书
B.3.4
特种作业人员资格审查（附相关作业人员资格证）
文件名称
备注
B.6.1
开工条件审查
B.6.2
分包工程开工条件审查
B.7.1
第一次例会签到表及会议纪要
B.7.2
监理交底资料
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文件资料登记表B.表
B.8现场检测机构核查
文件编码
文件名称
备注
B.8.1
检测机构资质和施工现场实验室核查
B.8.2
B.3.4.1
电焊工、电工、机械操作工、架子工等相关特种工资格证
B.3.4.2
监理巡视检查对特种作业人员进行动态管理核查记录
B.3.5.1
安全管理体系的审查
B.3.5.2
安全管理制度审查（可与安全体系共用一张审查表）
B.3.5.3
应急预案审查
B.3.6
安全许可审查（附施工单位安全生产许可证）
B.3.7
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文件资料登记表A.表
A.3监理设施与设备
文件编码
文件名称
备注
A.3.1
标准规范、图集、及相关法律、法规及文件
A.3.2.1
监理设备工具登记一览表
A.3.2.2
检测设备和仪器计量检定证书
A.3.2.3
检测设备和仪器计量使用登记表
主要设备和仪器
A.3.3
监理标识、监理工作图表、监理工作制度
专职安全员审查（附安全B、C资格证，按建设规模规定配置）
复印件均需加盖原件存放单位公章及经办人签字
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文件资料登记表B.表
B.4分包单位资格审查
文件编码
文件名称
备注
B.4.1
工程分包依据核查（是否符合合同约定或业主批准证明及其它）
B.4.2
分包单位资质审查（资质等级、安全生产许可证）
B.5.2.2
平面控制网、高程控制网测量成果审查（附监理平行检查表）
B.5.2.3
现场测量控制点复核检查（监理独立复测资料）
B.5.2.4
控制桩保护措施核查（文字加附图及现场照片）
复印件均需加盖原件存放单位公章及经办人签字
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文件资料登记表B.表
B.6－7开工审查一次例会
文件编码
B.1.2.2
建设用地规划许可证
B.1.2.3
建设工程规划许可证
B.1.2.4
建设工程施工许可证
B.1.2.5
建设单位书面交底资料（毗邻建筑物、地下室管线资料等)
B.1.3.1
监理人员熟悉设计文件对图纸中存在问题提出的书面意见
B.1.3.2
设计交底纪要、图纸会审纪要
B.1.3.3
图纸会审纪要中遗留问题后续处理书面材料
建设工程监理文件档案编码体系
香
堤
雅
郡
B
区
一
期
监理文件档案编码体系
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A1-2
监理机构应备文件
A.3
监理配套
设施设备
A.4
监理规划与细则
B.1
建设批文与图审
B.2
施工组织设计方案
B.3
质量安全管理体系
B.4
分包单位资质审查
B.5
测量放线控制成果
B6-7
开工审查一次例会
B.8
现场检测机构审查
C.1
工程进度控制
C.3
材料进场使用报审
C.2
施工大型机械核查
工程监理资料文件编码
C4.1
旁站
、
砼浇筑审批
C4.2
过程监控隐患处理
C4.3
工地例会纪要
C.5
1-3
工序报验资料
C5.4
分部验收与评估
C5.5
试验
检测报告
C.6
计量签证造价控制
D.0
竣工验收监理资料
E.0
施工承包合同管理
F.0
监理资料信息管理

监理文档编码体系(DOC)

监理文件资料归档管理规定

监理文档编码体系(DOC)

最新监理规范相关表格(2014年执行)

资料编号规则

建筑工程资料编号、分类、归doc

建设工程监理文件编码及归档管理细则

监理规范1

施工监理文件编码规则(01)版 说明：调整单项、单位工程代码,增加桩基检测单位代码

施工监理文件编码规则(01)版说明：调整单项、单位工程代码,增加桩基检测单位代码