项目部文件编码及格式管理规定(WORD14页)

目录
1.目的 (3)
2.适用范围 (3)
3.编制依据 (3)
4.定义 (3)
5.职责 (3)
6.规定 (3)
7.记录 (3)
8.附录 (6)
1. 目的
为统一本公司在**维修项目中的文件编码及文件格式，明确文件编码的方法及文件格式的形式，以增强文件管理体系的有效运转，特制定本规定。

2．适用范围
本规定适用于本公司**维修项目部在秦山一、二期工程中所制定的下列文件：
重要文件：
质量保证大纲；大纲程序；管理程序；管理规定/办法；接口文件；检查和试验大纲；质保工作计划；质保培训计划、职工技能培训计划；质保监查计划；
一般文件：
工作程序；施工方案；技术交底卡；技术措施；作业指导书；工程联系单；质保工作联系单；质量监督发现问题单；质量计划；资源需求计划等。

其它文件：
工程报告；工程会议纪要；通知等。

本规定不适用于秦山核电一、二期工程项目以外的文件，也不适用于邮政文件（如信函、电传等）
3．编制依据
《修项目部施工质量保证大纲》-CNF QSHDJX QA-001
《管理程序的编制规定》–CNF/MS HJX RM -00*
《管理体系文件编制规定》（第2版）-CNF／MS RM GHB-002
《公司基本建设项目管理规定》- CNF/MS RM GHB-015
4．定义
文件编码：为便于项目文件有条理的分类和归档，文件必须按照统一格式、规则和要求等采用数字与字母的组合方式，给文件确定一组唯一性的组合代码。

5.职责
5.1 本规定由技术部负责编制、修订、升版及解释。

5.2 本规定由秦山核电检维修项目部技术经理批准后生效。

5.3 各相关单位按本规定执行。

6. 规定
在编制文件时，根据文件性质、类别，要求必须遵循本规定的编码及格式设定规则，同时可查阅和参考本公司《管理体系文件编制规定》（第2版）-CNF ／MS RM GHB-002和《公司基本建设项目管理规定》- CNF/MS RM GHB-015的有关规定。

6.1 文件编码的确定
6.1.1 重要文件编码
适用于质量保证大纲；大纲程序；管理程序；管理规定/办法；接口文件；检查和试验大纲；质保工作计划；质保培训计划、职工技能培训计划；质保监查计划等重要性文件。

a ） 重要文件编码的结构形式
CNF LLL LL NNN
L 代表字符为字母；N 代表字符为数字；
MS
b ）结构组成的详细描述
第一组：单位代号（统一规定）- 由字母CNF 表示
CNF 中核五公司名称标志
第二组：管理体系代号- 由字母MS表示
第三组：项目代号（统一规定）- 由字母表示
具体参见：《管理体系文件编制规定》（第2版）-CNF／MS RM GHB-002
HJS 中核五公司秦山核电检维修项目名称标志
第四组：文件类别编码- 由字母表示
第五组：流水号- 由数字表示
此流水号是文件的流水号，编号不能重复，也不得使用000这一编号。

编号自
001-999。

6.1.2 一般文件编码
适用于工作程序；施工方案；技术交底卡；不符合项管理；作业指导书；工程联系单；质量监督发现问题单；质量计划；资源需求计划等一般管理性文件的编码。

a）一般文件编码的结构形式
CNF LLL LL LLL LL XNN
L 代表字符为字母；X 代表字符为字母或数字；
N 代表字符为数字；
MS
b ）结构组成的详细描述
第一组：单位代号（统一规定）- 由字母CNF 表示
CNF 中核五公司名称标志
第二组：管理体系代号- 由字母MS 表示 第三组：项目代号（统一规定）- 由字母表示
具体参见：《管理体系文件编制规定》（第2版）-CNF ／MS RM GHB-002 HJS 中核五公司秦山核电检维修项目名称标志
第四组：文件类别编码- 由字母表示
第五组：部门代号- 由字母表示
第六组：专业代号- 由字母表示
第七组：流水号- 由字母或数字表示
此流水号是文件的流水号，编号不能重复，也不得使用000这一编号。

编号自001-999。

当编号仍需编下去时，第一数字可以用字母代替， 如下： 001---999---A00---A99---B00---B99---Z99
文件编制人应严格按本规定设定文件编号，并保证文件流水号的连续性。

6.1.3 其他文件内部编码
适用于工程报告；工程会议纪要；通知等其它性文件。

a ）其它文件编号的结构形式
CNF
LLL
LL
XNN
L 代表字符为字母；N 代表字符为数字；NNNN
X
代表字符为字母或数字；
b）结构组成的详细描述
第一组：单位代号（统一规定）- 由字母CNF表示
CNF 中核五公司名称标志
第二组：：项目代号（统一规定）- 由字母表示
具体参见：《管理体系文件编制规定》（第2版）-CNF／MS RM GHB-002
HJS 中核五公司秦山核电检维修项目名称标志
第三组：文件类别编码- 由字母表示
第四组：流水号- 由数字表示
此流水号是文件的流水号，此编号不能重复，也不得使用000这一编号。

编号自001-999。

当编号仍需编下去时，第一数字可以用字母代替，
如下： 001---999---A00---A99---B00---B99---Z99
文件编制人应严格按本规定设定文件编号，并保证文件流水号的连续性。

第五组：年度编号- 由数字表示
6.2 文件格式编制的相关规定
6.2.1 封面格式
a）封面没有页眉页脚，其具体格式规定见下表和附录A：秦山核电检维修项目部文件封面格式
b）封面的字号和字体规定
6.2.2目录格式
a）“目录”字体为小二号、宋体、加粗；目录序号及内容的字体为四号、宋体，字符间距为标准，多倍行距，设置值(A)为3；
b）所有目录均为单独一页，仅列出第1级标题，末尾加上分页符。

6.2.3文件内容格式
a）页面设置
1) 页边距：
●纵向设置：上2厘米；下2厘米；右2厘米；左2.5厘米。

●横向设置：上2.5厘米；下2厘米；右2厘米；左2厘米。

2) 页眉1.7厘米；页脚1.5厘米。

3) 纸型：A4。

b）字体
1) 文件正文字体：宋体；字形：常规；字号：小四；英文采用Times New Roman
字体小四号。

2) 附录字体：宋体；字形：常规；字号：五号；英文采用Times New Roman字体
五号。

3) 字符间距：标准。

4) 每项条款的序号应从顶格开始，换行时应与上一行的第一个汉字对齐；无序号
开头或用a) 、b)……及⑴、⑵、⑶……开头时需空二格(二个汉字)，换行时应顶格。

c）行距
选择“1.5倍行距”。

d）条款序号规定
1）条款序号用阿拉伯数字自1开始顺序编序，每个条款最多递增至三级，如：一级标题为7.，二级标题7.1、7.2…，三级标题为7.1.1、7.1.2…；再往下编
用小写英语字母表示，其形式为a) 、b)……，如：本文6.3.1管理规定/办法
的编制应包括：其下面的细条款应用小写英语字母编序为：a) 、b)……；如在
a) 、b)……下需再细分将采用⑴、⑵、⑶……排序；若必须要超过五级，则第
六级统一采用“●”。

2）第二层序号下可直接采用小写英语字母编序为：a) 、b)……。

如：7.1页面设置下直接用a) 、b)编序。

3）第一层序号标题应在原字体上加粗，并与上段文字空一行。

e）页眉页脚
页眉页脚的设置在“视图”菜单中的“页眉和页脚”，具体设置为距边界页眉1.7cm，
页脚1.5cm。

页眉左侧为“文件名称”，中间为版本号及修改版次，右侧为文件的内部编号，页眉中的文件名称、版本号和文件内部编号根据实际情况调整。

页脚中间为页码，形式为“第页/共页”，页眉页脚字体均为五号、宋体。

6.2.4图、表、附录的格式
a）同一篇文章中的图、表、附录的序号应为连续的序号，附录标题和内容均采用小四号、宋体。

b）图格式为图序号采用中文文字（即图一、图二……），图序号和名称的字体格式为宋体、常规、小四，并且图序号与名称之间空出两格。

c）表格式为表序号采用阿拉伯数字（即表1、表2……），表序号和名称的字体格式为宋体、常规、小四，并且表序号与名称之间空出两格，表序号和名称放在相应表的上方，与正文对齐。

d）附录中的图、表格式为统一采用大写英文字母（即附录A、附录B……），字体格式为宋体、常规、小四，附录序号与名称之间用冒号格开，附录序号和名称放在相应附录的上方，与正文对齐。

7记录：
无
8附录：
附录A：文件封面格式。

附录B：格式样张
附录A：秦山核电检维修项目部文件封面格式
技术文件的编制及管理规定版次1 修改次0 CNF/MS RM HJX-001 附录B：格式样张
1.第1级标题（第1级为宋体四号加粗）
1.1第2级标题（第2级为宋体小四号）
——含义并列且独立的多行文字（宋体小四号）
1.1.1第3级标题（第3级为宋体小四号）
a）第4级标题（第4级为宋体小四号）
1）第5级标题（第5级为宋体小四号）
2）第5级标题（第5级为宋体小四号）
正文文字（正文文字为宋体小四号）
●第六级标题（注：尽量控制在5级以内）
●第六级标题（注：尽量控制在5级以内）
2.第1级标题（第1级为宋体四号加粗）。