建设工程档案归档管理办法(试行)
工程档案资料归档管理制度
工程档案资料归档管理制度第一章总则第一条为了便于管理工程项目过程中产生的各类文件资料，规范资料归档管理工作，提高工作效率，特制定本制度。
第二条本制度所制定的规范适用于本公司的所有工程项目，包括施工项目、设计项目、勘察项目等。
第三条工程项目资料包括但不限于设计文件、施工合同、施工图纸、竣工资料、检验报告等各类有关工程项目过程中产生的文件资料。
第四条工程项目资料的归档管理必须遵循准确、完整、有序、方便检索的原则。
第五条公司成立专门的资料管理部门，负责资料归档管理工作，建立健全的文件管理系统。
第二章资料归档管理流程第六条工程项目资料须分类归档，确保每份资料都有明确的责任人和归档位置。
第七条工程项目资料归档应当分为电子化和实物化两种形式存档，并且电子化资料必须备份在公司服务器或云端存储中，确保数据安全。
第八条归档管理部门应当定期对公司各工程项目的资料进行检查整理，及时剔除无效、重复的文件资料。
第九条在归档管理过程中，应当建立清晰的文档编号和索引体系，以及相应的检索方法。
第十条工程项目资料的归档管理应当与相关部门密切合作，及时更新资料，确保信息的准确性和及时性。
第十一条公司每年定期对资料归档管理工作进行评估，确定问题，提出改进建议，并不断完善资料管理制度。
第三章资料归档管理责任第十二条各部门负责人应当对本部门所有工程项目资料的管理负责，并确保资料的完整性和准确性。
第十三条项目管理人员应当对项目的资料归档管理负责，并向公司领导层汇报项目资料管理情况。
第十四条归档管理部门应当定期对资料归档情况进行检查，发现问题及时处理。
第十五条公司领导层应当重视资料归档管理工作，指导各部门建立有效的档案管理制度，并加强对制度的宣传培训。
第四章资料归档管理规范第十六条工程项目资料的文件名称、格式、大小、存储规范必须符合公司要求，不得私自更改。
第十七条所有文件资料必须按照公司规定的文件分类标准进行归档，不得擅自更改类别。
第十八条归档管理部门必须及时更新文件索引，并确保文件位置的准确性，以方便后续查阅和检索。
深圳市档案局关于印发《深圳市建筑工程文件归档管理办法(试行)》的通知
深圳市档案局关于印发《深圳市建筑工程文件归档管理办法(试行)》的通知【法规类别】档案【发文字号】深档字[2005]26号【发布部门】深圳市档案局【发布日期】2005.02.24【实施日期】2005.04.01【时效性】现行有效【效力级别】地方规范性文件深圳市档案局关于印发《深圳市建筑工程文件归档管理办法(试行)》的通知（2005年2月24日深档字[2005]26号）为进一步规范我市建筑工程文件收集归档与流向管理工作，统一建筑工程档案的验收标准，建立完整、真实、准确的建筑工程档案，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《建设工程质量管理条例》、《深圳经济特区档案与文件收集利用条例》等有关法律、法规，我局制定了《深圳市建筑工程文件归档管理办法（试行）》。
现予印发，请遵照执行。
第一条为进一步规范我市建筑工程文件收集归档与流向管理工作，统一建筑工程档案的验收标准，建立完整、真实、准确的建筑工程档案，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《建设工程质量管理条例》、《深圳经济特区档案与文件收集利用条例》等有关法律、法规，制定本办法。
第二条新建、改建、扩建、续建、二次装修的民用建筑、工业建筑、线路管道、公用设施、人防设施、名胜古迹建筑等建筑工程文件的归档管理，适用本办法。
第三条本办法所称建筑工程文件（以下简称工程文件），是指在建筑工程活动中形成的各种形式的记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工验收文件、竣工图、声像照片等。
本办法所称建筑工程档案（以下简称工程档案），是指经过整理、立卷、归档的工程文件。
本办法所称流向管理，是指根据工程档案的凭证价值和利用价值对工程档案进行分类和分别保存。
建设工程档案归档管理办法(试行)
建设工程档案归档管理办法（试行）1总则1.0.1为确保工程档案的齐全、完整、准确、系统，使工程档案管理达到工程达标投产考核相关要求，依据有关工程档案管理标准及规定，特制定本办法。
1.0.2本规范适用于建设工程文件的归档整理以及建设工程档案的验收。
建设工程从酝酿、决策到建成投产的过程中形成的有归档保存价值的文件材料，包括项目的提出、调研、可行性研究、评估、勘测、设计、施工、调试、生产准备、试运行、移交生产、竣工等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、声像材料和其它载体的材料。
1.0.3各专项工程总体验收须由档案管理人员参加，并对工程中各种技术文件是否符合归档要求进行检查，各项工程竣工决算的最后付款必须由档案室对竣工档案签收合格后方可进行。
设备厂家的设备付款支付，必须在档案室对其设备图纸资料进行核对无误后方可进行。
2相关术语2.0.1建设工程项目(construction project)经批准按照一个总体设计进行施工，经济上实行统一核算，行政上具有独立组织形式，实行统一管理的工程基本建设单位。
它由一个或若干个具有内存联系的工程所级成。
2.0.2单位工程(single project)具有独立的设计文件，竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程，并构成建设工程项目的组成部分。
2.0.3分部工程(subproject)单位工程中可以独立组织施工的工程。
2.0.4建设工程文件(construction project document)在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，也可简称为工程文件。
2.0.5工程准备阶段文件(seedtime document of a construction project)开程开工以前，在立顶、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。
2.0.6监理文件(project management document)监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件。
工程档案管理与归档管理制度
工程档案管理与归档管理制度一、总则为规范工程档案管理与归档管理工作，提高档案管理工作效率，确保工程档案的完整性和安全性，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司所有与工程相关的档案管理工作。
三、档案管理1. 档案管理部门负责公司工程档案的整理、归档和检索工作。
2. 档案管理部门应当建立档案目录，包括档案的分类、编号、名称、位置等信息。
3. 档案管理部门应当建立档案借阅制度，员工或部门需要查阅档案时，需提出书面申请，经批准后方可查阅。
4. 档案管理部门应当建立档案销毁制度，对于已经归档并且不再需要保留的档案，应当根据规定程序进行销毁。
5. 档案管理部门应当定期对档案进行检查和维护，保证档案的完整性和可读性。
四、归档管理1. 所有工程档案应当按照公司规定的档案分类方法进行归档。
2. 档案管理员应当对归档的工程档案进行标识，并记录档案的位置和索引号。
3. 档案管理员应当定期对归档的工程档案进行盘点，确保档案的完整性和安全性。
4. 归档的工程档案应当根据保管期限进行分类，并按照规定的时间进行销毁或转移。
5. 档案管理员应当保证工程档案的机密性，严格控制档案的借阅和查阅权限。
五、档案管理系统1. 公司应当建立档案管理系统，包括硬件设备和软件应用。
2. 档案管理系统应当能够对档案进行分类、检索、借阅和销毁等功能。
3. 档案管理系统应当能够实现档案的数字化管理，提高档案管理效率。
4. 档案管理系统应当能够实现多级权限管理，确保档案的安全性。
六、监督制度1. 公司应当设立档案管理监督机构，负责对档案管理工作进行监督和检查。
2. 监督机构应当在每年年底对公司的档案管理工作进行全面检查，并提出改进建议。
3. 档案管理部门负责接受监督机构的监督和指导，及时整改不足。
七、处罚制度1. 对于违反档案管理与归档管理制度的员工，将按公司规定的处罚制度进行处理。
2. 对于故意破坏或篡改公司工程档案的员工，将追究其法律责任。
八、附则1. 本制度自颁布之日起生效。
工程档案管理办法(完整版)
工程档案管理办法（完整版）一、总则1.1 为了规范工程档案的管理，确保工程档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥工程档案在工程建设、运营维护及决策支持中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《建设工程质量管理条例》等法律法规，结合公司实际，制定本办法。
1.2 本办法适用于公司范围内所有工程项目的档案管理工作。
1.3 工程档案主要包括：项目前期文件、勘察设计文件、施工文件、监理文件、竣工图、竣工验收文件、设备资料、科研试验资料等。
1.4 工程档案管理遵循“统一领导、分级管理、全员参与、确保质量”的原则。
各部门、各单位应密切配合，共同做好工程档案管理工作。
二、档案的收集与整理2.1 收集范围工程档案的收集应涵盖项目从立项、设计、施工、监理到竣工验收全过程产生的各类文件资料。
收集时应确保文件资料的真实性、完整性和有效性。
2.2 收集要求（1）各部门应指定专人负责工程档案的收集工作，确保档案资料及时、准确地归档。
（2）工程档案的收集应与工程进度同步进行，不得滞后。
（3）收集的档案资料应原件为主，若确需使用复印件，必须保证复印件清晰、完整。
2.3 整理原则（1）工程档案应按照“一事一档”的原则进行整理，确保档案内容的连贯性和系统性。
（2）档案资料应按照时间顺序、文件类型进行分类，便于检索和利用。
三、档案的归档与保管3.1 归档时间工程档案应在项目竣工验收合格后三个月内完成归档工作。
3.2 归档程序（1）归档前，负责档案收集的部门应对档案资料进行清点、核对，确保无误。
（2）归档时，应填写归档目录，明确档案资料的名称、数量、日期等信息。
（3）档案管理部门对归档资料进行审核，合格后办理归档手续。
3.3 保管要求（1）档案保管场所应具备防火、防盗、防潮、防虫、防光、防尘等条件。
（2）档案应按照规定的顺序存放，便于查找和利用。
（3）档案管理部门应定期对档案保管情况进行检查，发现问题及时整改。
四、档案的利用与销毁4.1 利用原则工程档案的利用应遵循“内外有别、保密优先、方便利用”的原则，确保档案安全。
建设工程档案管理制度(3篇)
建设工程档案管理制度一、总则一、为了加强tq－04标段档案的收集、整理、立卷、归档管理，充分发挥档案在经营管理、施工生产中的作用，根据《____省高速公路建设项目档案管理规范》以及有关各类档案管理的规定、规范、条例、办法等要求，制定本档案管理制度，确保建设项目档案的完整性、准确性、系统性，达到“建一流交通工程，创一流工程档案”的目标。
二、档案工作是企业管理、施工生产管理、技术管理的重要组成部分，各分部应根据分管业务内容，按照本制度的要求做好各工程文件、材料的形成、积累、整理、归档工作，把此项工作做为考核本分部工作的一部分。
三、档案管理体系与职责经理负责档案的全面工作，工程技术档案，由项目总工主管。
项目经理部诚恳接收通启高速公路建设总指挥部的指导和检查。
(一)主管经理1、____经理部、分部技术部门，贯彻执行本制度的各项规定，并负责监督检查。
2、负责档案工作的总体安排，定期检查档案工作。
3、布置和检查各项工作的同时要布置和检查档案文件材料的形成和归档。
(二)档案管理室1、档案管理室由工程部负责，贯彻执行本制度统一管理档案。
2、负责检查和协助各分部及有关资料管理员做好文件材料的形成、积累、整理和立卷归档工作。
3、对各分部档案管理的质量好坏，给予奖励和处罚。
4、参加建设项目竣工及重要设备开箱的文件材料验收工作，专职或兼职档案管理员必须参加。
5、工程技术档案由项目总工负责，由工程部主任根据《公路工程竣工验收办法》或合同中规定要求进行收集组卷，移交通启高速公路建设项目档案室，并办理移交手续。
(三)各分部1、各分部接收档案管理室的业务指导和检查，在工作中接收主管领导和档案管理室负责人的领导。
2、档案管理员对接收的档案进行分类，编号，登记，统计和日常必要的整理。
四、经理部、分部应加强对档案工作的领导，由分部经理领导分管分部此项工作。
并应将档案工作纳入工程计划管理之中，纳入施工管理及考核范围，纳入有关领导和工程技术人员的岗位职责，纳入经济责任制，建设项目专职档案或兼职档案员要参加工作例会和工程质量评定会，参加设备开箱、参加各单项验收和工程项目总验收。
总承包工程建设项目档案管理规定
总承包工程建设项目档案管理规定（试行）1 总则1.1 为做好总承包工程建设项目（以下简称总包项目）过程文件和竣工资料的收集、整理、编制及归档工作，确保总包项目档案资料的完整、准确、安全、有效，结合我公司具体情况，特制定本规定。
1.2 本办法适用于总包项目档案管理工作。
1.3 总包项目档案是本单位在项目总包过程中即投标、招标、勘察、设计、施工、调试、设备采购、监理及竣工验收等过程中形成的文字材料、图纸、图表、计算、声像等以及其他形式与载体的文件材料。
2 总包项目档案的管理2.1 总包项目档案实行集中统一管理，档案部门负责监督、检查和指导总包项目的档案收集整理工作。
各总包项目档案应在项目竣工验收后两个月内，向我公司档案部门移交。
2.2 如遇特殊情况不能及时进行竣工验收的总包项目，应在设计、施工完成后两个月内，向我公司档案部门先行移交设计、施工过程中形成的文件资料，竣工验收合格后交齐全部竣工资料。
2.3 总包项目的档案工作要与项目建设进程同步，纳入项目建设管理程序。
项目申请立项时，即应开始进行文件材料的收集、整理、审查工作；项目竣工验收时，完成文件材料的验收和归档工作。
3 项目档案收集人员职责3.1 总包工程立项，在确定项目经理后，必须明确一位项目负责人分管档案工作，并建立与总包档案工作任务相适应的管理机构，指定一名专业技术人员作为项目秘书负责总包项目全过程的文件收集、整理工作。
3.2 总包项目档案负责人负责监督、指导、检查本项目全过程文件的收集、整理、归档工作；并负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案。
3.3 项目秘书负责（根据项目规模大小，参考总包项目文件归档范围）编制项目文件归档清单，一式两份，双方签字，交档案科备案，作为项目竣工后归档文件的验收凭证，同时做好总包项目过程文件的收集、整理、归档工作。
3.4 建立项目经理档案收集责任制,签订责任书。
4 文件的收集要求4.1 与总包项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件，应收集齐全。
建筑企业工程档案管理制度
一、总则为规范和加强建筑企业工程档案管理，保障工程质量和安全，做好工程资料的管理和保存工作，特制定本制度。
二、管理范围本制度适用于建筑企业所有工程档案的管理工作，包括施工图纸、工程设计文件、施工合同、工程验收报告等相关资料的管理。
三、管理机构建筑企业应设立专门的档案管理部门，负责工程档案管理工作，保障工程资料的完整、准确和安全。
四、工程档案的分类和归档1.根据工程性质和规模，将工程档案进行分类，包括土建工程、装饰工程、设备安装工程等；2.根据时间顺序和工程进度，将工程档案进行归档，建立档案目录，确保档案信息的完整性和清晰易懂；3.对各类档案进行编号和标识，确保档案的唯一性和可追溯性。
五、工程档案的存储和保管1.建筑企业应建立专门的工程档案库房，设定存放标准和条件，包括温度、湿度、通风等；2.对工程档案进行定期检查和保养，确保档案的完好无损；3.工程档案的存储应按照归档要求进行分类存放，以便查阅和管理；4.定期进行档案整理和清理工作，确保档案库环境整洁干净。
六、工程档案的使用和借阅1.严格遵守档案管理规定，对档案的使用和借阅必须经过申请和批准；2.申请借阅档案的人员必须提供相关证明和原因，对于重要机密档案要进行严格审查；3.借阅档案的人员要严格遵守保密规定，不得擅自复制和外传档案信息；4.使用档案的人员要保证档案的完整性和安全性，避免损坏和遗失。
1.根据规定的档案保存期限，对于过期或无用的工程档案要及时进行销毁和报废；2.销毁和报废工程档案要经过特定程序和程序，确保档案信息的安全和保密；3.销毁和报废工程档案要做好记录和备案工作，确保档案信息的完整性和可追溯性。
八、工程档案管理的监督和检查1.建筑企业应设立专门的监督机构，负责工程档案管理的监督和检查工作；2.对工程档案管理情况进行定期检查和评估，发现问题及时整改和改进；3.建立档案管理的绩效考核制度，对于表现突出的单位和个人进行表彰和奖励。
九、工程档案管理的宣传和培训1.建筑企业应加强工程档案管理的宣传和普及工作，提高员工的档案管理意识和能力；2.定期进行档案管理的培训和学习活动，加强员工对档案管理工作的理解和重视；3.建立档案管理的信息化平台，提高档案管理的效率和便利性。
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建设工程档案归档管理办法（试行）1 总则1.0.1为确保工程档案的齐全、完整、准确、系统，使工程档案管理达到工程达标投产考核相关要求，依据有关工程档案管理标准及规定，特制定本办法。
1.0.2本规范适用于建设工程文件的归档整理以及建设工程档案的验收。
建设工程从酝酿、决策到建成投产的过程中形成的有归档保存价值的文件材料，包括项目的提出、调研、可行性研究、评估、勘测、设计、施工、调试、生产准备、试运行、移交生产、竣工等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、声像材料和其它载体的材料。
1.0.3各专项工程总体验收须由档案管理人员参加，并对工程中各种技术文件是否符合归档要求进行检查，各项工程竣工决算的最后付款必须由档案室对竣工档案签收合格后方可进行。
设备厂家的设备付款支付，必须在档案室对其设备图纸资料进行核对无误后方可进行。
2 相关术语2.0.1建设工程项目(construction project)经批准按照一个总体设计进行施工，经济上实行统一核算，行政上具有独立组织形式，实行统一管理的工程基本建设单位。
它由一个或若干个具有内存联系的工程所级成。
2.0.2单位工程(single project)具有独立的设计文件，竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程，并构成建设工程项目的组成部分。
2.0.3分部工程(subproject)单位工程中可以独立组织施工的工程。
2.0.4建设工程文件(construction project document)在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，也可简称为工程文件。
2.0.5工程准备阶段文件(seedtime document of a construction project)开程开工以前，在立顶、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。
2.0.6监理文件(project management document)监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件。
2.0.7施工文件(constructing document)施工单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件。
2.0.8竣工图(as-build drawing)工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的图样。
2.0.9竣工验收文件(handing over document)建设工程项目竣工后试运行中以及项目竣工验收中形成的文件。
2.0.10建设工程档案(project archive)在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，也可简称工程档案。
2.0.11案卷(file)由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。
2.0.12立卷(filing)按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类的整理成案卷，亦称组卷。
2.0.13归档(putting into record)文件形成单位完成其工作任务后，将形成的文件整理立卷后，按规定移交档案管理机构。
说明：2.0.13 对一个建设工程而言，归档有两方面含义：一是建设、勘察、设计、施工、监理等单位将本单位在工程建设过程中形成的文件向本单位档案管理机构移交；二是勘察、设计、施工、监理等单位将本单位在工程建设过程中形成的文件向建设单位档案管理机构移交。
3 组织管理原则3.0.1为保障建设工程产生的文件收集齐全、完整，工程项目档案实行统一领导、分级管理的原则，以确保工程档案的完整与安全。
3.0.2 公司由主要领导分管档案工作，公司综合部档案室对公司档案实行集中统一管理。
并对施工、设计、调试、质检、监理等工程参建单位竣工文件的编制、工程档案的整理与移交工程进行检查和指导。
3.0.3各部门由部门领导负责本部门文件材料的收集工作，设部门兼职档案员，并由兼职档案员将收集的文件材料移交档案室归档。
3.0.4工程各参建单位要监理各自的工程档案管理组织网络，由一位公司负责人牵头，统一协调工程、质量、设备等有关部门的档案管理工作，档案部门负责工程档案工作的组织、实施、监督和检查。
4管理职责划分4.1 建设单位职责：4.1.1 认真履行甲方对工程档案工作统一组织和管理的职能，负责对工程各参建单位档案工作的组织、协调、指导、监督和检查；4.1.2 建设工程在工程招标及勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，应明确参建单位各方在文件收集、整理、归档等方面的责任条款，明确施工、设计、调试、质检、监理等单位移交档案材料的套数、费用、质量、移交时间等要求和违约的责任；4.1.3 收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件，并应进行立卷归档；4.1.4 负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作；4.1.5 收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案；4.1.6 在单位工程验收时，工程管理部门应通知档案部门参加验收，档案部门对工程竣工档案的归档率、完整率、准确率进行检查，发现问题，及时处理；4.1.7 负责设备图、施工图及施工文件的统一登记、分发工作；4.1.8 负责接收工程全部档案，汇总，整理后进行编目、上架、具备检索、借阅条件。
4.2施工单位职责4.2.1 负责提交施工、安装全部技术记录（含隐蔽工程机测量记录）；4.2.2负责提交土建、水工施工及设备、管线安装文件；4.2.3负责提交分部试运行阶段的方案、措施；4.2.4 负责提交分部试运记录即验收签证书；4.2.5 负责提交移交试生产前的消缺记录；4.2.6 负责提交全部机组建设期间的工程联系单即总结；4.2.7 负责提交反映工程施工、安装过程的声像材料；4.2.8所有施工单位负责提交的文件材料，必须在项目实体完成后三个月内，安装本办法及国家有关档案管理的要求整理、装订、装盒、移交二套竣工档案，编制移交清册，同时提交二套相应的电子文档并满足建设单位档案管理系统的试用。
4.3 设计单位职责4.3.1负责提交工程设计文件，编制施工图总清册；4.3.2负责提交全部工程设计修改通知单；4.3.3负责提交工程设计总结；4.3.4对汇总的设计变更文件进行最终审核，保证其完整、准确；4.3.5设计单位必须按要求整理、编制、移交圈套完整的竣工图三套，编制移交，同时提交二套相应的电子文档并满足建设单位档案管理系统的运用，在机组移交试生产后三个月内移交建设单位档案部门。
4.4 调试单位职责4.4.1负责提交所承担的试验项目调试方案、措施与调试报告等材料；4.4.2负责提交调试过程中设备缺陷处理记录；4.4.3负责提交调整试运质量验评表；4.4.4负责提交调试过程中变更设计资料即调试工作总结；4.4.5负责将机组整套启动及系统调试文件按要求进行整理、装盒，移交二套竣工档案，编制移交清册，同时提交二套相应的电子文档满足建设单位档案管理的试用，在机组移交试生产一个半月内移交建设单位档案部门。
4.5 质检、监理单位职责4.5.1负责收集、整理、提交工程建设监理过程中形成的监理规划、监理大纲、质量监督文件、监理通知单、施工周报、监理月报及有关依据性文件；4.5.2负责代建设单位组织的质检站检查各阶段与重点项目形成的监督检查记录，报告及总结等文件的收集、整理、移交；4.5.3负责对各标段竣工档案的齐全、完整、准确进行监理；4.5.4负责竣工资料的验收签字；4.5.5所有提交的文件材料，要按要求进行整理、装盒、移交三套竣工档案，并编制移交清册，同时提供二套相应的电子文档并满足建设单位档案管理系统的试用，在机组移交试生产后一个半月内移交建设单位档案部门。
5归档办法5.0.1工程项目的设计、基建施工及其生产活动中形成的文件材料（含照片、录音、录像和计算机磁盘、光盘等），各项工作中形成的文件材料，要按归档范围的规定，即使向档案室归档。
归档范围参见附一；5.0.2建议建立“文件包”制。
“文件包”制是保证文件材料收集齐全、完整中最简单、最有效的方法之一。
每个员工应设立“个人文件包”平时将手边产生的文字材料统统放进文件包，定期对“文件包”中得文字材料进行清理、鉴定，并将有保存价值的文字材料交本部门兼职档案员。
每个部门应设立“部门文件包”，存放本部门内部业务工作中产生或涉及本部门人员上交的文件资料，由兼职档案员整理并定期移交档案保管；5.0.3平时积累与主动收集相结合。
部门与个人在文件材料的收集上都应注意平时的积累。
每一项业务活动，经办人都应从发生到结束，对全过程进行跟踪，主动收集所产生的文字材料，以便今后进行归档整理；5.0.4在工程建设的每个阶段上，技术资料的形成、积累、鉴定、工程竣工资料的审查及材料归档后的补充、修改等工作由工程部及质监部门配合共同完成，并负责检查其完整性、系统性。
档案室负责其格式、文字的规范性，并及时整理归档。
6工程文件的归档质量要求6.0.1凡合同、协议、试运后签证、机组启动验收移交书、机组移交生产移交书等材料均应为正本（即必须有双方代表的亲笔签名，有单位盖章栏目的还必须加盖单位公章）归档，不能用副本和复印件代替原件归档；6.0.2施工技术记录、质量评定表、工程签证单、试运记录、设计修改通知单、工程联系单等均应适用行业的统一规范表格。
表格四周的边距分别为上15mm、下15mm、左25mm、右15mm，且签名必须签全名，不能以盖章或打印代替签名；6.0.3归档的文件材料统一为标准A4幅面(297mm*210mm)，能够长期保存的韧力大、耐久性强的80克白色纸书写。
图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。
计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件，不应用易褪色的书写材料（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘制；6.0.4复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定质量的要求；6.0.5录音、录像文件应保证载体的有效性。
长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。
重要的及利用频繁的文件材料归档两份，一般的文件材料归档一份；6.0.6所有竣工图均应加盖竣工图章：6.0.6.1竣工图章的基本内容应包括：“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监；6.0.6.2竣工图章尺寸为：50mm*80mm；6.0.6.3竣工图章应使用不易褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处；6.0.6.4利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据；凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制峻工图；6.0.6.5不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》(GB/10609.3-89)统一折叠成A4幅面(297mm*210mm)，图标栏露在外面。