行政机关公文格式各要素标识规则
国家行政机关公文格式
国家行政机关公文格式前言为使国家行政机关的公文从内容到表现形式都体现规范化、制度化、科学化，有效发挥公文的法定效力，反映政府机关工作质量和管理水平，公文格式的统一和规范是十分必要的。
国务院于2000年8月24日印发了《关于发布<国家行政机关公文处理办法>的通知》（国发［2000］23号）。
《办法》第三章对公文格式作了具体规范。
《办法》第三章第十一条规定：公文各组成部分的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。
《办法》第十二条还对公文的用纸作了规定：公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm× 297mm），左侧装订。
张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。
这里提到的“国家标准”是指国家质量技术监督局于1999年12月正式批准发布的GB／T9704－1999《国家行政机关公文格式》国家标准（以下简称“99新国标”），此标准已于2000年1月 l日开始实施。
这是继1988年国家技术监督局遵国务院办公厅指示发布GB／T 9704－1988《国家机关公文格式》（以下简称“88原国标”）国家标准试行以来，对该标准进行的第一次修订。
99新国标相对88原国标，在公文用纸纸型、幅面尺寸、公文用纸技术指标、装订要求、公文诸要素的字体字号、排布规则等方面作了大幅度调整，既体现了与国际标准的接轨，又符合我国公文格式要求的实际，将成为未来一段时间内我国行政机关和企事业单位在公文格式上所遵从的统一规范。
99新国标正是为解决长期以来在公文格式的规范方面存在只有原则指导，而无具体要求的实际问题，通过标准的形式将公文格式中的每个细节要素根据科学实用的原则予以确定的。
这样可使从事公文处理的工作者在制作公文时有准确定量的科学依据，据此制作出符合国家有关规定的合格的行政机关公文。
一、公文用纸主要技术指标、幅面及版面尺寸公文用纸一般使用纸张定量为60g／m2－80g／m2的胶版印刷纸或复印纸。
纸张白度为85％－90％，横向耐折度≥15次，不透明度≥ 85％，PH值为7．5－9．5。
公文部件格式
公文部件格式
一、公文部件格式
1. 标题：
公文标题应简明、准确地反映公文的主要内容，并使用符合规范的标点符号。
标题通常应居中排列，行文时使用2号小标宋体字。
2. 秘密等级：
如需标注秘密等级，应用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第1行，并按“绝密”、“机密”、“秘密”分别标示。
3. 紧急程度：
如需标注紧急程度，应用3号黑体字，顶格编排在版心右上角第1行，并按“特急”、“加急”、“平急”分别标示。
4. 发文字号：
发文字号由发文机关代字、年份代码和发文顺序号三部分组成。
发文代字应准确、鲜明、简短，并避免与相近的简称重复。
年份代码用4位阿拉伯数字表示，年份代码应置于方括号中。
发文顺序号不加括号，不编虚位（即1不编为0001），不加括号。
发文字号在红色反线之上居中对称排列。
5. 主题词：
主题词是用来揭示公文主题内容的词或词组。
主题词应选用能确切反映公文主题内容的常用名词术语，不得随意简化或缩写。
主题词在红色反线之下另起一行居左空2个字用3号黑体字标注。
词组间用顿号隔开，最后一个词组后不用标点符号。
6. 公文正文：
公文正文应结构严谨，层次分明，文字简练，语言流畅。
正文内容应按照要求进行分段表述，段落分明，条理清晰。
国家行政机关公文格式GB
国家行政机关公文格式GB/T9704-1999本标准规定了国家行政机关公文通用的纸张要求、印刷要求、公文中各要素排列顺序和标识规则。
本标准适用于国家各级行政机关制发的公文。
其他机关可参照执行。
使用少数民族文字印制的公文，其格式可参照本标准按有关规定执行。
2 引用标准下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用面成为本标准的条文。
本标准出版时，所标版本均为有效。
所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。
GB/T148－1997 印制、书写和绘图纸幅面尺寸。
3 定义本标准采用下列定义3.1 字word标识公文中横向距离的长度单位。
一个字指一个汉字所占空间。
3.2 行line标识公文中纵向距离的长度单位。
本标准以3号字高度加3号字高度7/8倍的距离为一基准行。
4 公文用纸主要技术指标公文用纸一般使用的纸张定量为60g/m2~80g/ m2的胶版印刷纸或复印纸。
纸张白度为85％～90％，横向折度≥15次，不透明度≥85％，PH值为7.5~9.5。
5 公文用纸幅面及版面尺寸5.1 公文用纸幅面尺寸公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为210mm×297mm，尺寸允许偏差见GB/T148。
5.2 公文页边与版心尺寸公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）6 文中图文的颜色未作特殊说明公文中图文颜色均为黑色。
7 排版规格与印刷装订要求7.1 排版规格正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行28个字。
7.2 制版要求版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。
7.3 印制要求双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。
黑色油墨应达到色谱所标BL100％，红色油墨应达到色谱所标Y80％，M80％。
印品着墨实，均匀；字面不花、不白、无断划。
(行政管理)行政机关公文格式各要素标识规则
行政机关公文格式各要素标识规则一、公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
(一)秘密等级和保密期限。
涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限。
秘密等级用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用"★"隔开。
"绝密"、"机密"级公文应当在版心左上角第1行标明份数序号。
(二)紧急程度。
紧急公文应当根据紧急程度，用3号黑体字顶格在版心右上角第1行标识"特急"或"急件"，两字之间空1字。
其中电报应当分别标明"特提"、"特急"、"加急"、"平急"。
同一公文既是密件又是急件的，秘密等级标于紧急程度之上。
(三)发文机关标识。
发文机关标识一般由发文机关全称或者规范的简称后加"文件"组成，发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。
发文机关标识推荐使用文星简美黑体字，用红色标识。
字号应小于22mm×l5mm(高×宽)。
联合行文，应当列明联合行文的各机关名称。
同级行政机关联合行文，主办机关应当排前，"文件"置于发文机关名称右侧，上下居中排布；行政机关与其他机关联合行文，应当以党、政、军、群次序排列。
(四)发文字号。
发文字号一般由行政区域代字、机关代字、年份、序号组成，必要时可根据需要加入专业职能代字。
联合行文只标明主办机关发文字号。
行政区域代字、机关代字应当使用规范的简称。
本机关简称可能与其他机关简称相混淆的单位，由双方商定各自机关代字并报上级机关办公室备案。
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发文机关标识的字号，本标准以 22mm×15mm为高限，现行“国务院文件” 的字号即是22mm×15mm。本标准以此为 高限，就是要求除“国务院文件”以外， 其他各级行政机关标识的字号要小于“国 务院文件”，以显示国务院作为最高国家 行政机关的地位，具体字号各行政机关可 根据机关名称的字数多少来定。
8.3.3 印发机关和印发日期 位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下) 占l行位臵；用3号仿宋体字。印发机关左空l字，印 发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准， 用阿拉伯数码标识。 8.3.4版记中的反线 版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。 8.3.5 版记的位臵 版记应臵于公文最后一面(封四)，版记的最后 一个要素臵于最后一行。
第二种仅限于上行文，凡上报的公文发文机 关标识上边缘至版心上边缘为80mm，即要留出 80mm一25mm＝55mm的空白供上级机关批示文 件用，也就是说上行文发文机关标识距上页边为 天头37mm十25mm十55mm＝117mm。
各行政机关在设计文件“红头”时，两种形 式均应具备，即平行文或下行文发文机关标识距 上页边为62mm，上行文发文机关标识距上页边 为117mm。
8.2.5 成文日期 用汉字将年、月、日标全；“零”写为 “0”；成文日期的标识位臵见8.2.6。 8.2.6 公文生效标识 公文生效标识是证明公文效力的表现形式。 它包括发文机关印章或签署人姓名。公文生效标 识有以下两种情况，一种是单一发文机关如何标 识公文生效标识，另一种是联合行文的机关如何 标识公文生效标识。
8、公文中各要素标识规则 本标准将组成公文的各要素划分为眉首、主 体、版记三部分。 臵于公文首页红色反线（宽度同版心，即 156mm）以上的各要素统称眉首；臵于红色反线 （不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统 称主体；臵于主题词以下的各要素统称版记。
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25mm
80mm 80mm 领导批示区域
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6.发文字号
发文字号由三部分组成。发文机关代字﹢年份﹢序号。 年份用阿拉伯数码标识全称，用六角括号“〔〕”括入 ； 不能使用（）或[ ]，序号不编虚位(即1不编为001)，不加 “第”字。
例： 发文机关代字 ﹢ 年份 ﹢ 序号 吐哈油工研字〔2009〕19号
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（二）主体部分
主体指红色反线与主题词之间的要素。包括标题、 主送机关、正文、附件、成文日期、生效标识、附注等。
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1.公文标题 标题位置在红色反线下空 2行的位置，字体用2号小标 宋体，可分一行或多行居中 排布；回行时，要做到词意 完整，排列对称，间距恰当。 人名、地名、词组不能分割 成两行,以免产生异义。
1.技术指标：使用纸张定量为60g/m2~80g/m2的胶版印刷纸或 复印纸。纸张白度为85%~90%，横向耐折度≥15次，不透明度 ≥85%，PH值为7.5~9.5。
2.公文用纸幅面尺寸： 规定公文用纸类型：A4型纸。 尺寸：210mm╳297mm。
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3、公文页边与版心尺寸
同时，对公文页边与版心尺寸也做了规定 公文用纸天头(上白边)为：37mm±1mm 公文用纸订口(左白边)为：28mm±1mm。 版心尺寸为：156mm×225mm(不含页码)
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3、装订要求
公文应左侧装订，不能掉页。包本公文的封面与 书芯不能脱落，后背要平整、不空。两页页码之间误 差不超过4mm。
装订方式:骑马订、平订。 订位:为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允 许误差±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm～5mm；
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全称+文件 规范化简称+文件
发文机关标识字体推荐使用小标宋体字，用 红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则自 定，但一般不应大于22mm×15mm（高×宽）。
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联合行文:主办机关名称在前，"文件"二字置于发 文机关名称右侧，上下居中排布.
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平行文或下行文发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。 对于上行文中的请示，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。
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公文份数序号
了解公文的印制份数以及分发的范围和对象。如果文 件需要收回保管或销毁的时候，我们可以对照份数序号 看是否有遗漏或丢失。
并不是所有的公文都需要编制份数序号。规定是带 密的公文必须编制。非密文件，如果发文机关认为有必 要，也可以编制。
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2.秘密等级
如果公文涉及国家秘密，必须标识密级。 根据涉密程度可分别标识： 绝密、机密、秘密 对企业来说主要是商业秘密： 油商密★、油商密★★，油商密★★★
标识方法：用3号仿宋体字， 居左空2字加圆括号标识在成文日 期下1行。
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集团公司规定：上报公文附注标识在成文（三）版记部分
版记指主题词以下的各要素。包括主题词、抄送机关、 印发机关、印发日期等。 版记中各要素之间均加一条黑色反 线隔开，宽度于版心的宽度相同（156mm)。
在文件标题下空1行，左侧顶格，字体设置是3号仿宋体字，回行时 要顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。
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如果主送机关名称过多，或者是“决定”、“通报” 两类公文，按惯例主送机关名称都会移到版记位置， 具体在主题词之下,抄送之上，标识方法同抄送。
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3.正 文
行政公文的格式与排版要求
行政公文的格式与排版要求行政公文是指由政府机关、事业单位或其他行政组织发布的文件，用于传达行政管理和行政决策的信息。
为了保证公文的规范性和可阅读性，行政公文的格式和排版要求非常重要。
本文将介绍行政公文的常见格式和排版要求。
一、纸张和字体行政公文一般使用A4纸张，纸张的边距应为上3厘米、下2.5厘米、左2.5厘米、右2厘米。
字体方面，常用的字体有宋体、黑体和仿宋体，字号一般为小四（12号）或五号（10.5号）。
标题一般使用加粗字体，正文使用普通字体。
二、标题行政公文的标题应简明扼要地表达文档的主题内容，一般位于文件的顶端中央。
标题使用加粗字体，字号较大，突出重点，可以使用不同级别的标题，如一级标题、二级标题等，以便组织全文结构。
三、文件头部行政公文的头部包括机关名称、文号、发文日期等信息。
机关名称位于纸张的顶端，居中排列。
文号位于机关名称下方的左侧，表示该公文的编号，一般为字母和数字的组合。
发文日期一般位于文号的右侧，表示公文发布的时间。
四、正文正文是行政公文的主体部分，内容应该清晰、简明，行文通顺。
正文应分段落书写，每段间用空行分隔。
段落的开头不缩进，只对每个段落的开头进行空行处理。
五、附件与签名如有需要，行政公文可附带附件，附件应在正文之后。
附件的篇幅较大时，可以单独进行装订，附件的标题应加以标明。
行政公文的最后，应有发文机关的公章和签发人的签名。
公章一般位于签名的下方，右对齐。
签名应写明签发人的姓名和职务，用于确定签发人身份的真实性。
六、页码和页眉行政公文的页码通常位于每页的中下部，具体格式根据要求而定。
页码一般使用阿拉伯数字进行编号。
页眉位于纸张的上方，包括标题缩写、机关名称等信息，用于标识文件的归属。
七、其他注意事项行政公文需要注意使用公文常用词汇和语言，避免过多使用口语化表达方式。
排版时应注意文档的整体布局，对齐方式要统一，保持视觉上的一致性。
总结行政公文的格式与排版要求是保证公文规范的重要方面。
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行政机关公文格式各要素标识规则
一、公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
(一)秘密等级和保密期限。
涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限。
秘密等级用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用"★"隔开。
"绝密"、"机密"级公文应当在版心左上角第1行标明份数序号。
(二)紧急程度。
紧急公文应当根据紧急程度，用3号黑体字顶格在版心右上角第1行标识"特急"或"急件"，两字之间空1字。
其中电报应当分别标明"特提"、"特急"、"加急"、"平急"。
同一公文既是密件又是急件的，秘密等级标于紧急程度之上。
(三)发文机关标识。
发文机关标识一般由发文机关全称或者规范的简称后加"文件"组成，发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。
发文机关标识推荐使用文星简美黑体字，用红色标识。
字号应小于22mm×l5mm(高×宽)。
联合行
文，应当列明联合行文的各机关名称。
同级行政机关联合行文，主办机关应当排前，"文件"置于发文机关名称右侧，上下居中排布；行政机关与其他机关联合行文，应当以党、政、军、群次序排列。
(四)发文字号。
发文字号一般由行政区域代字、机关代字、年份、序号组成，必要时可根据需要加入专业职能代字。
联合行文只标明主办机关发文字号。
行政区域代字、机关代字应当使用规范的简称。
本机关简称可能与其他机关简称相混淆的单位，由双方商定各自机关代字并报上级机关办公室备案。
-新设行政机关启用发文字号前要向上级机关办公部门备案。
公文年号、序号一律用阿拉伯数码标识；年份应当标全称，用六角括号"〔〕"括入，置机关代字或专业职能代字之后、序号之前。
序号不编虚位(即1不编为001)，不加"第"字。
"发文字号"用3号仿宋体，居中排布。
发文字号之下
4mm处印一条与版心等宽的红色反线。
(五)签发人。
上行公文应当注明签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。
发文字号距版心左边空1字，签发人姓名距版心右边空1字。
联合上报的公文主办机关签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名下按发文机关顺序依次排列。
其中，"请示"应当在附注处注明联系人姓名和电话。
签发人用3号仿宋体字，其后标全角冒号，签发人姓名用3号楷体字。
(六)标题。
公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容，一般由发文机关全称或规范的简称、公文主题、公文种类三部分组成，转发类公文标题，应当避免冗长。
在标题中除法规、规章和规范性公文名称加书名号外，一般不加标点符号。
公文标题置红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，应当词意完整，排列对称，间距恰当。
(七)主送机关。
公文的主送机关应当使用全称或规范化简称、统称，置于标题之下、正文之前，顶格并加冒号。
会议纪要等文种，可将主送机关置于版记首行。
(八)附件。
公文如有附件，居正文空1行，左空2字用3号仿宋体字标识"附件"，后标全角冒号和名称，附件序号使用阿拉伯数码(如"附件：1．××××")；附件名称后不加标点符号。
附件应当与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识"附件"，附件序号和名称前后应当标识一致。
附件与正文不能一起装订的，应当在附件左上角第1行顶格标识公文发文字号并在其后标识附件。
(九)印章。
公文除会议纪要和以电报形式发出的以外，均应当加盖发文机关印章。
联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。
印章应当上距正文l行之内，端正、居中下压成文时间。
当印章下弧无文字时，采取下套方式，即仅以下弧压在成文日
期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上，不再落款。
两个机关联合下发公文时，应当将成文日期拉开，左右各空7字；主办机关印章在前，两个印章均压成文日期，互不相交或相切，相距不超过3mm。
3个以上机关联合行文需加盖3个以上印章时，应当将各发文机关名称按印章顺序排列在相应位置，印章居中加盖或套印在其上。
每排最多排3个印章，两端不超出版心；最后一排如余下一个或两个印章的，均居中排布；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。
当空白处不能空下印章的位置时，应当采取调整行距、字距解决，印章与正文必须同处一面，不得采取加页标识"此页无正文"的方法。
(十)成文日期。
公文的成文日期，以负责人签发的日期为准；联合行文，以最后签发机关负责人的签发日期为准。
电报，以发出日期为准，"成文日期"右空4字标注于正文之后。
(十一)附注。
公文如有附注，应当列于印章、成文日期下一行，用3号仿宋体字，居左空2字标识在圆括号内。
(十二)主题词。
公文应当标注主题词。
上报公文应当按照上级机关要求标注主题词，"主题词"用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字，词目之间空1宇。
主题词标注于抄送机关之上。
(十三)抄送机关。
抄送机关指除主送机关外需要执行或知
晓公文的其他机关。
抄送机关应当使用全称或规范化简称、统称。
位于主题词下l行，左右各空l字，用3号仿宋体字标识"抄送"，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开。
抄送机关次序以党、政、军、群排列。
主送机关移后的，标识方法同抄送机关。
(十四)印发机关、印发日期和份数。
印发机关列抄送机关之下，用3号仿宋体字。
印发机关距版心左边空1字，印发日期距版心右边空1字。
印发日期以公文付印日期为准，用阿拉伯数码标识。
二、公文文字一律从左至右横写、横排。
标题用2号小标宋体字，正文用3号仿宋体字，每页22行，每行28个字(不含页码)。
公文中小标题可用3号小标宋体字或黑体字。
公文版心尺寸为：156mm－225mm(不含页码)。
公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。
置于公文首页红色反线(宽度同版心，即156mm)以上的各要素统称眉首，红色反线距版心上边缘不超过72mm±lmm，版心上边缘至天头(上白边)为37mm±lmm，公文用纸订口(左白边)为
28mm±lmm。
置于红色反线以下至主题词(不含)之间各要素为主体；置于主题词以下的各要素统称版记。
三、局属单位向局行文的其他要求
１.各单位向局行文，请示事项应已正式公文上报。
其他事宜需报局的,应参照领导批办件办理格式(与单位文件稿头类
似，冠以单位名称，名称后不加文件两字，详见附件)报局，一律不得以白头纸打印上报。
２.上报公文要标注联系人和联系电话、联系人，一般应为办公室负责人。
涉及专业性问题的，应标注本单位承办部门负责人。
３.局属各单位、机关各处室办理市领导批办件、督查件，需向市委、市政府上报办理情况的，可直接代局拟文或提供磁盘给局办公室。
办理局领导批办件，需对有关事项批复、转发、转报的，要直接代局拟文并提供磁盘。
代拟公文应填写发文稿纸，代拟稿（底稿）版心首行为代拟公文标题，其他打印、排版格式要求与正式公文相同。
代拟稿（并附电子文件）送局办公室统一审核呈报领导审签。