如何使用公文交换系统收发文件

如何使用公文交换系统收发文件

■公文交换系统概述

1、公文交换系统相当于老OA。

2、主要功能：各单位间进行公文的交换。

3、附加功能：发文单位查看签收情况和回复内容；收文单位回复发文单位；导出功能为已建有OA的单位提供数据接口。

4、提供与OA系统的数据对接：收文转OA，OA转公文交换。

发文单位从OA起草发文→ OA转公文交换→公文交换→收文转OA →收文单位内部流转办理收文

公文交换担当了单位间公文的邮递员角色。

5、在单位启用OA内部流转前，请只用公文交换收发文，不用转OA。

■公文交换中如何收文

以下1-4步相当于老OA功能。在单位启用OA内部流转前，请只用前5步。1、点击左边“待签收公文”

3、点击文件正文名或文件附件，可直接打开或保存。

在“已签收公文”和“已转OA公文”中也可打开文件正文或附件。

4、点击上面的“签收”按钮，则此文件转移到“已签收公文”。

*5、附加功能：回复与导出

回复：收文单位可回复发文单位，内容可以是直接输入或附件。例如“联系人名单”之类可在此直接回复给发文单位。

导出：是为已建有OA的单位提供数据接口。导出为XML文件,供已有OA 导入数据用。原先没有OA系统的单位不需要用导出功能。

*6、若单位启用OA进行公文的内部流转：则在“已签收公文”中，点击文件标题，在文件详情单上方点击“转入OA”按钮，则此文件转移到“已转OA公文”。

注意：点击后稍等几秒钟，防止多次导入。

发文单位发文→收文单位收文→转入OA→收文单位进行内部公文流转。

■公文交换中如何发文

△发文前的准备工作：

单位管理员定义文号字典，把单位要用的文号预先定义好：

1>菜单-单位配置-字典管理

2>点右上角“添加数据”

3>选择字典名称为“字号”

4>在数据名称中填入文号，例如：新政办发、新政办、新政发。

5>点右上角“保存”

6>其他字典也可以先定义好。

△在公文交换中发文：

以下1-4步相当于老OA功能。在单位启用OA内部流转前，请只用前4步。

1、点击左边“公文发送”-“我的草稿”。

发送到的单位。

4、点击“保存”则先保存起来，下次修改后再发送。点击“发送”则直接发送出去了，在“已发公文”处可查询签收情况与回复内容。

注意：发送后不能修改与删除了。

*5、若单位启用OA进行发文的内部流转：则在“待发公文”中有从OA转过来的待发公文。点击文件标题，只需选择发送范围，在文件详情单上方点击“发送”按钮，可直接发送。

发文单位内部流转成文→转到公文交换→收发员将公文交换中的待发公文发送到各单位→收文单位从公文交换收文（参考上面的如何收文）。