物业档案、资料管理的内容
物业档案管理和管理制度
物业档案管理和管理制度一、引言物业档案管理是指对物业管理过程中产生的各类文件、资料进行规范化、系统化的管理工作。
物业管理制度是指为了规范物业管理行为，保障物业管理工作的顺利进行而制定的一系列规章制度。
本文将详细介绍物业档案管理和管理制度的相关内容。
二、物业档案管理1. 档案分类根据物业管理的不同需求，将档案分为基础档案、业务档案和管理档案三类。
基础档案包括物业项目的基本信息、权属证明、建筑图纸等；业务档案包括物业管理合同、租赁合同、维修记录等；管理档案包括物业管理规章制度、会议记录、投诉处理记录等。
2. 档案存储建立统一的档案室，对档案进行分类、编号和归档。
采用电子化管理系统，将档案进行数字化存储，方便检索和管理。
同时，要确保档案的安全性和保密性，设置权限控制，限制档案的访问范围。
3. 档案整理与归档定期对档案进行整理和归档，确保档案的完整性和准确性。
制定档案整理和归档的流程，明确责任人和时间节点。
对于过期或无效的档案，及时进行淘汰和销毁，避免占用空间和资源。
4. 档案检索与利用建立档案检索系统，方便用户查询和利用档案信息。
制定档案借阅和归还的规定，确保档案的安全和完整。
同时，要加强档案利用的宣传和培训，提高员工对档案管理的重视和认识。
三、物业管理制度1. 建立管理制度体系制定物业管理制度体系，包括组织架构、岗位职责、工作流程等。
明确各级管理人员的职责和权限，确保管理工作的顺利进行。
制定制度执行的考核和奖惩机制，激励员工积极履行职责。
2. 物业服务规范制定物业服务规范，明确物业服务的内容和标准。
包括物业维修、保洁、安全等方面的规定。
建立服务投诉处理制度，及时解决业主的投诉和问题，提高物业服务质量。
3. 财务管理制度建立财务管理制度，包括收支管理、资金监管、财务报表等方面的规定。
确保物业费用的合理使用和透明度。
制定财务审计制度，定期对物业财务进行审计，确保财务的准确性和合规性。
4. 安全管理制度制定安全管理制度，包括消防安全、物业安全、人员安全等方面的规定。
物业档案管理
物业档案管理物业档案管理是指对物业管理过程中产生的各类档案进行规范、有序的管理工作，以确保物业档案的完整性、准确性和安全性。
物业档案管理包括档案的建立、归档、整理、检索、借阅、销毁等环节，旨在提高物业管理效率和服务质量。
一、档案建立1.1 档案分类：根据物业管理的不同内容和特点，将物业档案分为基础档案、合同档案、维修档案、投诉档案等不同类别。
1.2 档案编号：为每一个档案设立惟一的编号，便于后续的档案管理和检索工作。
1.3 档案登记：对每一个档案进行详细的登记，包括档案名称、档案编号、建档日期、归属部门、责任人等信息。
二、档案归档2.1 档案整理：对已建立的档案进行整理，确保档案的有序性和完整性。
2.2 档案装订：采用合适的装订方式，将档案整理成册，方便存储和检索。
2.3 档案标识：在每一个档案册上标注档案名称、档案编号、归属部门等信息，确保档案的清晰可辨认。
三、档案存储3.1 存储环境：选择适宜的存储环境，确保档案不受湿度、温度等因素的影响，防止档案受损。
3.2 存储设备：选用合适的档案柜、档案架等设备，确保档案的安全存放和便捷管理。
3.3 存储位置：合理安排档案的存放位置，按照档案的重要性和使用频率进行分类存放，方便档案的检索和借阅。
四、档案检索4.1 检索索引：建立档案检索索引，包括按档案名称、档案编号、归属部门等进行分类，方便快速准确地找到所需档案。
4.2 检索工具：提供便捷的检索工具，如电子档案管理系统、档案目录等，提高档案检索的效率和准确性。
4.3 检索流程：规定档案的检索流程，明确检索的权限和操作步骤，确保档案的安全性和保密性。
五、档案借阅5.1 借阅申请：借阅人需填写借阅申请表，包括借阅目的、借阅期限等信息，并经相关责任人审批。
5.2 借阅登记：在借阅档案时，需填写借阅登记表，包括借阅人、借阅日期、归还日期等信息，以便跟踪借阅情况。
5.3 借阅管理：对借阅的档案进行管理，确保借阅档案的安全性和时效性，逾期未归还的档案需进行催还。
物业内部管理资料档案管理制度
第一章总则第一条为加强物业公司的内部管理，确保档案资料的安全、完整和有效利用，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有内部管理资料档案的管理工作，包括各类文件、记录、图表、影像等。
第三条本制度遵循集中统一管理、分级负责、安全保密、便于利用的原则。
第二章管理职责第四条公司档案管理部门负责制定档案管理制度，监督、指导各部门档案管理工作。
第五条各部门负责人为本部门档案管理的第一责任人，负责组织实施本部门的档案管理工作。
第六条档案管理员负责具体执行档案管理任务，包括档案收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等。
第三章管理内容第七条档案收集范围：1. 公司内部管理制度、工作流程、操作规范等；2. 各部门业务档案，如工程档案、业主档案、财务档案、人力资源档案等；3. 公司重大活动、项目、会议、培训等资料；4. 公司与外部单位签订的合同、协议、函件等；5. 公司其他具有保存价值的资料。
第八条档案整理要求：1. 按照档案分类、编号、编目等规定进行整理；2. 保持档案的原始性、完整性、连续性；3. 档案装订、封装应符合规范要求。
第九条档案保管要求：1. 档案库房应保持干燥、通风、防潮、防虫、防火、防盗等；2. 档案资料应分类存放，便于查找和利用；3. 档案资料应定期进行消毒、杀虫处理。
第十条档案借阅要求：1. 借阅档案需填写借阅单，经批准后方可借阅；2. 借阅者应爱护档案资料，不得损坏、涂改、擅自复制；3. 借阅期限不得超过规定时间，逾期未还者按相关规定处理。
第四章管理制度第十一条档案管理制度：1. 制定档案管理制度，明确档案收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等各个环节的要求；2. 定期对档案管理工作进行检查、总结，发现问题及时整改；3. 加强档案人员培训，提高档案管理业务水平。
第十二条档案保密制度：1. 档案资料涉及公司机密、商业秘密、个人隐私等，应严格保密；2. 档案管理人员应遵守保密规定，不得泄露档案内容；3. 借阅者应遵守保密规定，不得擅自传播档案内容。
物业管理档案资料管理制度
物业管理档案资料管理制度一、总则1. 为规范物业管理公司的档案资料管理工作，确保档案资料的完整性、安全性和可追溯性，特制定本制度。
2. 本制度适用于物业管理公司及其下属各部门和项目管理处。
二、档案资料分类1. 档案资料分为行政管理档案、财务管理档案、工程管理档案、客户服务档案、安全管理档案等类别。
2. 各类档案应按照其性质和用途进行详细分类，并设立相应的档案编号。
三、档案资料的收集与整理1. 各部门应指定专人负责档案资料的收集、整理和归档工作。
2. 档案资料应定期进行整理，确保资料的准确性和时效性。
四、档案资料的保管1. 档案资料应存放在干燥、通风、防火、防潮的环境中，避免阳光直射。
2. 档案室应配备必要的安全设施，如防盗门、报警系统等。
五、档案资料的借阅与使用1. 档案资料的借阅应遵循“谁借阅、谁负责”的原则，借阅人需填写借阅登记表。
2. 借阅期限一般不得超过一个月，如需延长，应提前办理续借手续。
六、档案资料的更新与维护1. 档案资料应定期进行更新，确保信息的准确性和有效性。
2. 对于过时或作废的档案资料，应及时进行标识、隔离，并按照规定程序进行销毁。
七、档案资料的保密1. 档案资料涉及公司机密和业主隐私，应严格保密，不得泄露给无关人员。
2. 对于涉及敏感信息的档案资料，应采取额外的安全措施。
八、档案资料的电子化管理1. 鼓励将纸质档案资料转化为电子档案，以提高管理效率和资料的可访问性。
2. 电子档案的存储和备份应符合信息安全的要求。
九、违规处理1. 对于违反档案资料管理制度的行为，物业管理公司应视情节轻重给予相应的处罚。
2. 造成档案资料丢失、损坏或泄露的，应追究相关人员的责任。
十、附则1. 本制度自发布之日起生效，由物业管理公司负责解释。
2. 对本制度的修改和补充，应经过物业管理公司的审议和批准。
请注意，这是一个简化的模板，具体内容应根据物业管理公司的实际情况和法律法规的要求进行调整和完善。
物业档案管理内容
物业档案管理内容1物业管理档案内容：基础档案：建筑工程图纸资料、房屋附庸设备设施资料等；商家、客户或物业使用人档案；装修管理档案；维修运行档案；治安、消防、车辆管理记录；环境卫生、绿化清洁工作记录；信息受理、投诉与回访记录；员工聘用及培训记录；其他管理服务活动记录及档案；2 财务档案内容：会计凭证类；会计帐簿类；财务报告类；其他类。
2档案管理系统建立程序2.1档案收集：交接文据、移交目录、接收征集记录、档案来源和价值说明等。
2.2档案整理：整理工作方案、分类方案、案卷目录说明、整理工作小结等。
2.3档案鉴定：鉴定小组名单、档案保管期限表、鉴定档案分析报告、销毁档案的请示、批复、清册等。
2.4档案保管：安全检查记录、抢救与修复情况、重点档案的特殊保护措施等。
2.5档案统计：档案收进、移出登记，档案基本情况统计、利用统计表等。
2.6档案利用：全宗指南、开放利用和控制使用范围说明、档案汇编、案例等。
2.7档案管理新技术的应用：缩微、复制、计算机辅助管理情况等。
3档案管理方法3.1系统收集，集中管理。
3.2实体管理——对档案进行归档（收集）、整理、鉴定、保管、统计等。
3.3信息管理——对档案内容信息的进行分析、检索、编码、提供和利用等。
3.4归挡文件排列-----归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间排列。
3.5未及时整理归档的零散文件管理-----未及时整理归档的零散文件，可排在同一年度、期限、（问题）的所有文件的最后，或并入关系密不可分的相关文件中作为一件，并上述情况应在备考表中加以说明。
3.6归档文件装盒----将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。
不同期限的不能装在同一盒内。
采用级别（问题）分类的，不同级别（问题）的文件资料不能装在同一盒内。
3.7电子文件与纸质文件共同保存保管---对需要作为档案保存的电子文件，一定要转化为纸质文件，与电子文件共同保存。
物业管理服务档案管理方案
物业管理服务档案管理方案一、背景介绍物业管理服务档案是指对物业管理工作中产生的各类资料、文件进行系统、全面、规范的管理和归档，以便于查阅、利用和保管。
物业管理服务档案的管理对于提高物业管理工作效率、保障物业管理权益具有重要意义。
本文将详细介绍物业管理服务档案管理方案。
二、档案管理目标1. 实现物业管理服务档案的全面、准确、及时的归档和管理。
2. 提高物业管理服务档案的利用效率，方便物业管理工作的开展。
3. 确保物业管理服务档案的安全、完整和可追溯性。
4. 优化物业管理服务档案管理流程，提高工作效率。
三、档案管理内容1. 档案分类：根据物业管理工作的不同类型和性质，将物业管理服务档案进行分类，如合同档案、维修档案、投诉档案等。
2. 档案登记：对每份物业管理服务档案进行登记，包括档案编号、档案名称、档案来源、归档日期等信息。
3. 档案整理：对物业管理服务档案进行整理、清理和分类，确保档案的有序性和易查性。
4. 档案存储：将物业管理服务档案进行合理的存储，确保档案的安全性和完整性，避免损坏和丢失。
5. 档案检索：建立物业管理服务档案的检索系统，方便快速查找和利用档案信息。
6. 档案销毁：对于不再需要的物业管理服务档案，按照相关规定进行销毁，保护档案信息的安全。
四、档案管理流程1. 档案收集：物业管理人员负责将物业管理工作中产生的各类档案进行收集，并进行初步整理和归类。
2. 档案登记：对收集到的物业管理服务档案进行登记，填写档案编号、档案名称、档案来源等信息，并进行归档日期的记录。
3. 档案整理：将登记完毕的物业管理服务档案进行整理，包括文件的排序、分类、装订等工作，确保档案的有序性。
4. 档案存储：将整理好的物业管理服务档案进行存储，选择适当的存储介质和存储设备，如文件柜、电子文档管理系统等。
5. 档案检索：建立物业管理服务档案的检索系统，包括建立索引、制定检索规则等，方便用户快速查找和利用档案信息。
物业管理档案管理制度
物业管理档案管理制度一、总则1. 为了规范物业管理公司的档案管理工作，确保档案资料的完整、准确、系统和安全，特制定本制度。
2. 本制度适用于物业管理公司及其下属各部门的档案管理工作。
二、档案管理原则1. 档案管理应遵循合法、真实、完整、保密的原则。
2. 档案资料应分类明确，便于检索和利用。
三、档案的分类与归档1. 档案分为行政管理档案、财务管理档案、工程管理档案、客户服务档案等类别。
2. 各部门应定期将形成的文件、资料整理归档，并按照规定的时间移交至档案室。
四、档案的保管1. 档案室应配备必要的设施设备，确保档案的安全。
2. 档案应定期进行清点，发现遗失或损坏应及时报告并采取措施。
五、档案的利用1. 档案的查阅应有明确的审批流程，未经批准不得擅自查阅。
2. 查阅档案的人员应爱护档案，不得损坏、涂改或遗失。
六、档案的保密1. 档案管理人员应对档案内容保密，不得泄露给无关人员。
2. 对于涉及业主隐私的档案资料，应严格按照相关法律法规进行管理。
七、档案的更新与销毁1. 档案资料应及时更新，确保信息的时效性。
2. 对于过时或无保存价值的档案，应按照规定程序进行销毁。
八、档案管理人员的职责1. 档案管理人员负责档案的收集、整理、保管和提供利用。
2. 档案管理人员应定期接受档案管理培训，提高业务能力。
九、监督与检查1. 物业管理公司应定期对档案管理工作进行检查，确保制度的执行。
2. 对违反档案管理制度的行为，应按规定进行处理。
十、附则1. 本制度自发布之日起实施，由物业管理公司负责解释。
2. 本制度如与国家相关法律法规相抵触，按照国家法律法规执行。
请根据实际情况调整上述内容，以符合具体物业管理公司的需要。
物业档案资料管理
物业档案资料管理一、引言物业档案资料管理是指对物业管理过程中产生的各类档案资料进行收集、整理、归档和管理的工作。
良好的物业档案资料管理能够提高工作效率，保障物业管理的正常运行。
本文将详细介绍物业档案资料管理的标准格式。
二、档案资料分类1. 基础档案资料基础档案资料包括物业项目的规划图纸、建设许可证、竣工验收证书、物业权属证明等。
这些资料是物业管理的基础，应当妥善保管，并按照一定的分类和编号进行管理。
2. 合同档案资料合同档案资料包括物业与业主签订的各类合同、协议等文件。
这些资料记录了物业管理与业主之间的权益关系和责任义务，应当按照合同类型、签订日期等进行分类，并建立相应的档案编号。
3. 收支档案资料收支档案资料包括物业管理费用的收入和支出明细、票据、财务报表等。
这些资料是物业财务管理的重要依据，应当按照时间顺序进行归档，并建立相应的档案索引。
4. 工程档案资料工程档案资料包括物业维修、改造、装修等工程项目的相关文件、图纸、验收报告等。
这些资料记录了工程项目的过程和结果，应当按照项目名称、工程类型等进行分类，并建立相应的档案编号。
5. 业主档案资料业主档案资料包括业主的个人信息、住房产权证明、联系方式等。
这些资料是物业管理与业主沟通和服务的基础，应当按照业主姓名、住房单元等进行分类，并建立相应的档案编号。
三、档案资料管理流程1. 收集资料物业管理部门应当及时收集与物业管理相关的各类档案资料，包括基础档案资料、合同档案资料、收支档案资料、工程档案资料和业主档案资料等。
可以通过与相关部门的沟通、业主提供等方式进行资料的收集。
2. 整理归档收集到的档案资料应当进行整理和归档，确保每份资料都能够被准确地分类、编号和归档。
可以根据档案资料分类的标准，将资料按照一定的顺序进行整理，并使用统一的档案编号进行标识。
3. 建立档案索引档案索引是对档案资料进行检索和查询的重要工具。
物业管理部门应当建立档案索引，包括按照档案分类、档案编号、档案名称等进行索引，以便于快速准确地找到需要的档案资料。
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物业档案、资料管理的内容物业项目档案、资料管理的内容
1、资料的收集
资料的收集坚持"来源多、内容广"的原则。
从物业管理的实际工作出发，扩大信息资料的来源，从建筑规划到工程竣工;从建筑物本体维护到一花一木的养护都有详尽的档案资料收集。
2、档案资料的分类
所收集的档案资料，根据其来源、内容、形式，进行集中整理和科学分类，做到条理清晰、分类合理，便于使用、查找、检索。
移交资料
项目资料名称
规划资料
1.项目批准文件
2.用地批准文件
3.投资许可证、建筑许可证、开工许可证
4.拆迁安置资料
5.房地产平面图
工程技术资料
1.竣工图、总平面图，建筑、结构、设备及附属工程及隐蔽工程的全套图纸
2.地质勘查报告、工程建设投标文件
3.工程合同及竣工报告
4.工程预决算
5.图纸会审记录
6.工程设计变更通知及技术核定单(包括质量事故处理记录)
7.隐蔽工程验收签证
8.沉降观察记录
9.竣工验收证明书
10.钢材、水泥等主要材料的质量保证书
11.新材料、构配件的鉴定合格证书
12.水电气、空调、卫生器具、电梯等设备的检验合格证书
13.砂浆、混凝土试块试压报告
14.供水、供气、空调的试压报告
15.园林绿化图纸和清样
16.设备清单、设备供货合同，设备安装调试记录，使用注意事项、说明，质保书和保修单
17.工程监理报告
日常物业管理档案、信息资料
项目资料名称
物业资料--物业基本资料、分区资料、商业网点资料、娱乐设施资料等
业主资料--业主须知、业主基本资料、租赁合同、物品出入登记等
装修资料--装修申请表、报建批文、装修工程图、装修施工安全责任书、装修施工人员出入证、施工单位营业执照、装修巡查记录、装修验收记录等
维修资料--维护计划与方案、维修申报表、维修服务派工单、维修回访记录、公共设施维修记录等
绿化养护资料--绿化检查记录、绿化养护记录、礼仪摆花协议等清洁、保洁资料--清洁服务整改通知单、保洁日检记录等
消防管理资料--消防巡视记录、消防设施检查记录、动火作业审批表、消防设施运行记录、火灾隐患整改通知等
治安交通管理资料--日常巡查记录、交接班记录、查岗记录、闭路电视监控系统录像带、紧急事件处理记录、车辆管理记录、保安巡逻签到表、安全隐患整改通知等
设备管理资料--设备台帐、设备维修保养计划与申请报告、设备维修保养记录、设备运行记录、设备维修分包协议、设备检查记录等社区文化活动资料--活动实施方案、活动宣传图片、录像记录、传媒报导、总结报告等
员工管理资料--员工个人资料、聘用表、员工培训计划、员工培训记录、员工业绩考核及奖罚记录、员工内务管理记录等服务质量反馈资料--服务质量回访记录、展户、参展人员意见调查、统计记录、业主人员投诉及处理记录等行政文件资料--政府相关文件、法规、法律;房地产公司有关文件、通知、函件;物业规章制度、通知、通报等文件;物业荣誉档案;物业接待、参观记录等
3、档案资料管理的要点
⑴、重要的档案资料(如竣工资料)的交接必须经过双方负责人或其指定责任人验收，完善交接手续后方能分卷立档。
⑵、档案资料实行专人专职管理。
⑶、档案资料实行严格的借阅登记制度，归还入档时，必须经过审核检查，如有轻微破损应立即修补，损坏严重的须追究借阅人员的责任。
档案管理人员须定时检查档案借阅情况，以便及时收回在外文件，防止因管理疏忽导致文件流失。
⑷、档案资料管理实行严格的鉴定制度。
档案资料的鉴定必须由主要负责人或其指定的责任人负责，对档案是否有效、作废以及保存数量等做出决定。
当文件状况有所变动时，应及时调整目录的有关数据，以保证查阅者及时找到有效文件。
⑸、档案资料的管理必须做到"七防"，即防火、防潮、防盗、防鼠、防虫、防变质、防高温。
必须配置有效的灭火器材，潮湿天气需
放置生石灰等防潮物，档案管理人员须定期检查和清理，保证档案资料管理环境条件符合要求。
4、档案资料管理制度
⑴、管理处档案资料员负责整理收集各类档案资料。
⑵、管理处工作人员日常工作中必须完成工作范围内的各类文件、记录，以便档案员收集。
⑶、管理处资料室收档、存档的文件、批文必须是原始记录，其他资料确没有原始记录，也可存复印件。
⑷、档案员负责做好档案、资料的防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防盗、防高温工作。
⑸、管理处档案资料分类：用户档案资料、装修审批资料、维修保养资料、工程竣工资料及管理处相关资料。
⑹、已归档的资料，每月进行抽查，每季进行全面检查，年度进行清理、检查，对超期或已无保存价值的档案，严格按销毁规程进行。
⑺、对外借阅
用户借阅或其他人有关档案资料，须向管理处提出书面申请，经管理处主任批准后，交档案员备案查找。
所有借阅档案资料不得带出档案室，如遇特殊情况需复印的，应交纳一定的保证金。
⑻、对内借阅
管理处内部工作人员查阅档案资料时，经管理处主任批准后，交档案室档案员查找，但不得随意复印。
5、档案资料管理体系
档案资料管理系统(略)
6、档案资料销毁规程
⑴、每年年底由档案资料员对档案资料作一次全面认真检查、整理，并提出超过期限或已无保存价值的档案。
⑵、根据各类档案资料的保管期限，在确定该档案已超过保存期限或已无保存价值时，由档案资料员填写销毁单并报主任鉴定。
⑶、主任在接到销毁单10个工作日内，结合实际情况，并经管理处办公会议进行鉴定，确认无误后，执行销毁。
⑷、销毁档案资料时，应有详细记录。