企业登记机读档案查询须知
企业档案查询管理规定
企业档案查询管理规定企业档案查询管理规定本文档旨在规范企业档案查询管理流程，保护企业档案的安全和完整性。
1. 引言企业档案是企业的重要财产，包含了企业的重要信息和历史记录。
为了保障企业档案的安全和保密性，必须建立一套严格的查询管理规定，确保只有经过授权的人员可以访问和查询企业档案。
2. 定义- 企业档案：指企业在经营过程中产生的重要文件、资料和记录。
- 查询：指对企业档案进行查看、搜索、获取信息的行为。
3. 查询权限管理3.1. 查询权限分级根据不同人员的职责和需要，查询权限分为以下三个级别：1. 高级权限：只有企业高层管理人员和相关部门负责人才能申请，用于查询和管理所有企业档案。
2. 中级权限：适用于中层管理人员和相关部门的核心成员，可以查询和管理本部门的档案。
3. 一般权限：适用于普通员工，只能查询和获取与个人工作有关的档案。
3.2. 查询权限申请和审批流程1. 申请人员填写查询权限申请表格，包括申请人基本信息、所需查询档案的类别和目的等。
2. 申请人提交申请表格给所属部门负责人。
3. 部门负责人审查申请表格，并根据申请人的职责和需求来决定是否批准查询权限。
4. 批准的查询权限由管理员为申请人开通，未批准的申请将给予相应的解释和说明。
4. 查询操作管理4.1. 查询操作规范1. 查询人员应在正常工作时间内使用正当手段进行查询操作，不得进行恶意破坏、篡改或删除操作。
2. 查询人员应按照查询权限的范围进行查询，未经授权禁止查询超过权限范围的档案。
3. 查询人员应妥善保管查询结果，不得外传或泄露查询过程中获取的信息。
4.2. 查询记录管理1. 所有查询操作需留下查询记录，包括操作时间、操作人员、查询内容等信息。
2. 查询记录由管理员负责管理和维护，定期进行备份和归档。
3. 查询记录应保密存储，限制查询人员以外的人员访问。
5. 档案安全管理5.1. 档案存储安全1. 档案应按照分类整理和存储，并采用防火、防水、防磁、防蛀等措施保障档案的完整性和安全性。
档案查询制度
档案查询制度一、背景为了更加高效地管理和利用档案资料，提高工作效率和便利性，公司决定制定档案查询制度，以规范档案查询流程。
二、适用范围本制度适用于公司所有部门和员工，在办公工作中需要查询档案资料的情况下均需遵守。
三、档案查询流程1. 填写查询申请表：当需要查询档案资料时，员工需先填写查询申请表，包括查询目的、档案类型、查询期限等信息。
2. 提交查询申请表：员工填写完查询申请表后，需要将表格提交给档案管理部门。
3. 档案管理部门审核：档案管理部门收到查询申请表后，将进行审核，确保申请合法、合理。
4. 审核结果通知：档案管理部门将审核结果通知员工，包括通过或不通过的决定。
- 通过：员工可以前往档案管理部门进行实地查询。
- 不通过：如不通过，需要详细说明原因，并告知员工如何申请复议或指引其他途径查询相关信息。
5. 档案查询：通过审核的员工前往档案管理部门进行实地查询，或按照指定方式获取档案复印件等相关资料。
四、注意事项1. 查询申请表必须填写准确、完整，如有虚假信息将影响查询结果。
2. 查询档案资料需遵守相关法律法规，不得违反个人隐私和商业保密等规定。
3. 查询档案期限一般不超过7个工作日，如特殊情况需要延长，需向档案管理部门提出申请并说明理由。
4. 查询申请表、查询结果通知及相关档案资料应妥善保管，避免泄露和损失。
五、解释权本档案查询制度的解释权归公司档案管理部门所有，并保留最终决定权。
注：该制度将于生效之日起执行。
> 以上为档案查询制度的内容，经公司管理层批准。
> 请各部门和员工严格遵守，如有违反，将按公司相关规定处理。
查询企业档案注意事项
查询企业档案注意事项第一篇：查询企业档案注意事项查询企业档案时应注意的相关问题一为准确查询，避免跑冤枉路，在正式到工商局查询前，请您先做好如下工作：1：先到网上查询该公司的注册地址，以确定该公司注册归属的工商局，企业工商注册一般实行属地管辖，但就唐山市而言，市内路南区、路北区、开平区、古冶区的有限责任公司的注册登记是在唐山市工商局，其他区的有限责任公司在本区和本县工商局。
2：弄清楚你要查询的是机读档案还是书式档案（内部档案），机读档案是企业开业登记的基本信息，包括公司名称、联系电话、详细地址、法定代表人、注册资本、经营范围以及相关信息的变更情况，对于被告为企业的诉讼，公司名称、联系电话、详细地址、法定代表人是明确被告的必不可少的内容。
书式档案（内部档案）是指你要查询的工商部门留存的企业档案的全部内容，大致包括：企业设立卷宗、企业变更卷宗、企业年检卷宗三部分。
这是全面反映一个企业财产及经营状况的详细资料，若诉讼涉及到对该公司追讨相关债务，书式档案的查询则是必须的内容。
3：对于机读档案和书式档案（内部档案）的查询，各地对律师查询条件的规定也是不一样的，唐山市工商局规定，机读档案的查询只需要携带律师执业证和律师事务出具的调查函就可以，收费五十元；书式档案（内部档案）的查询需要立案证明，收费一百五十元，复印一张一元钱。
当然，就唐山本地而言，各个工商局的规定也不一样，唐山市路南区工商局就规定，即使你要查询的是机读档案，也需要立案证明，收费一样是一百五，想想看，我查询机读档案的目的就是为了正确的立案，你向我要立案证明我去哪里找？不合理的规定到处都是，了解一下各地的规定，最起码能知道当事人给我的价钱我能否去给他查这个档案。
4：活档和死档的存放机构不一样。
活档指的是现在还正常运做经营的企业，未被吊销营业执照的企业，就唐山市而言，这些档案存放在唐山市行政审批中心。
死档是指已经被吊销和注销了营业执照的企业，这些档案存放在市工商局档案处。
四川省工商行政管理局关于规范企业登记档案资料查询工作的通知-川工商办[2013]146号
![四川省工商行政管理局关于规范企业登记档案资料查询工作的通知-川工商办[2013]146号](https://img.taocdn.com/s3/m/fe8969b6dc3383c4bb4cf7ec4afe04a1b171b055.png)
四川省工商行政管理局关于规范企业登记档案资料查询工作的通知正文：---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 四川省工商行政管理局关于规范企业登记档案资料查询工作的通知（川工商办〔2013〕146号）各市、州工商局，省工商局直属分局：为有效利用企业登记档案，切实做好查询服务工作，根据《企业登记档案资料查询办法》（以下简称《办法》），结合工作实际，现就规范全省企业登记档案资料查询工作通知如下：一、企业登记档案资料查询受理机关及职责各级保管企业登记档案资料的工商行政管理机关为企业登记档案资料查询申请受理、审批和查询服务提供机关。
各级工商行政管理机关档案管理机构（或部门，下同）负责提供查询服务。
各级工商行政管理机关档案管理机构在提供企业登记档案资料查询服务的同时，必须维护档案资料的完整、真实与安全，防止不法人员借查询档案之机破坏档案资料和利用获得的资料进行不法活动。
二、企业登记档案资料查询的类别及内容企业登记档案资料的查询，按照提供途径，可以分为机读档案资料查询和书式档案资料查询。
（一）机读档案资料的查询内容包括：1、企业登记事项：名称、住所、经营场所、法定代表人或负责人、经济性质或企业类别、注册资金或注册资本、经营范围、经营方式、主管部门、出资人、经营期限、注册号、核准登记注册日期等。
2、企业登记报批文件：部门批准文件、章程、验资证明、住所证明、法人资格证明或自然人身份证明、法定代表人任职文件和身份证明、名称预先核准通知书。
3、企业变更事项：核准设立子公司或分支机构日期、变更有关名称、住所、法定代表人、经济性质或企业类别、注册资金或注册资本、经营范围、经营方式等事项的各种登记文件及核准变更日期。
企业登记机读档案查询须知
企业登记机读档案查询须知根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、国家工商行政管理总局《企业登记档案资料查询办法》的有关规定，制定本须知。
一、查询手续：（一）各级公安机关、检察机关、审判机关、国家安全机关、纪检监察机关、审计机关及其他党政军机关持介绍信（公函）及查询人员工作证件，可查阅与调查、处理事项有关的企业登记档案资料。
（二）企业工作人员持营业执照（副本原件）、企业介绍信、本人身份证（工作证），可查阅本企业的登记档案；法定代表人、股东持本人身份证可查阅本企业的登记档案资料。
（三）律师受当事人委托，持法院立案证明原件及复印件、委托书原件及复印件、律师事务所介绍信和律师执业证可查询与代理事项有关的企业登记档案资料。
（四）其他企事业单位、个人因诉讼、仲裁等需要查阅企业登记档案的，持单位介绍信、本人身份证（工作证）和法院或仲裁机构的相关证明，可查阅与之相关的企业登记档案资料。
二、查询范围：在北京市工商局登记注册的企业档案可在本中心查询。
市工商局登记管辖范围：1.省、自治区、直辖市人民政府国有资产监督管理机构履行出资人职责的公司以及该公司投资设立的控股50%以上的公司；2.注册资本5000万元人民币（不含）以上的有限责任公司（含国有独资公司、市局注册企业的改制登记），已在市局登记的有限公司注册资本减少到5000万元人民币以下的；3.股份有限公司；4.企业集团；5.从事因私出入境中介、登记注册代理、旧机动车经纪、期货经纪、投资基金、人才中介服务、征信、煤矿经营的企业、小额贷款公司；6.汽车交易市场专营企业以及注册资本（金）在5000万元人民币（不含）以上的其他类市场专营企业；7、西客站地区、天安门地区、机动车交易市场、古玩城市场、潘家园旧货市场内设立的企业；8、国家工商行政管理总局授权登记的企业；9、国家工商行政管理总局委托登记的外国企业常驻代表机构；10、国家工商总局授权范围内的注册资本500万美元（不含）以上的外商投资企业及其分支机构、外国企业承包工程及承包经营管理由市工商行政管理局负责登记注册。
企业登记档案资料查询指南
企业登记档案资料查询指南提示：任何组织和个人凭有效身份证明文件和相关证件可以查询和复印企业登记档案资料中可供社会公开的内容。
本《指南》所列查询人身份分为国家机关执法人员、律师、社会公众（公民或法人）三类，企业登记档案分为电子信息、书式档案和电子档案（电子化影像）三种。
档案内容划分不同密级，查询人凭借身份证明材料与证明文件可查询到的档案密级有所不同。
一、事项名称企业登记档案资料查询二、设定依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国政府信息公开条例》《企业登记档案资料查询办法》《广东省工商行政管理业务档案管理暂行办法》《中华人民共和国律师法》《中华人民共和国公司法》《中华人民共和国保密法》三、电子信息查询电子信息是指基本登记信息或核准事项，包括市场主体的名称、住所、经营场所、法定代表人或负责人、经济性质或企业类别、注册资金或注册资本、经营范围、经营方式、主管部门、出资人、经营期限、注册号、核准登记注册日期等。
◆办理流程公民、法人或者其他组织无需前往东莞市市场监督管理局查询窗口打印企业登记信息（即机读资料），可直接通过东莞市企业信用信息公示系统查询打印；或者通过“粤商通”APP，在“服务”-“市场监管”-“更多”-“企业档案”-“企业登记档案资料查询”栏目，自助查询及打印企业登记档案信息。
根据2017年1月1日正式实施的《东莞市企业信息公示和信用约束管理暂行办法》，打印结果在办理业务时可作为纸质证明材料提交行政部门。
四、电子档案查询电子档案（即电子化影像档案资料）是书式档案资料经影像电子化形成的电子影像文件，是书式档案资料原始面貌的真实反映。
公民、法人或其他组织可通过“粤商通”APP自行查询打印或者前往东莞市民服务中心窗口查询打印企业登记电子档案资料。
实现档案影像电子化后，原则上只提供档案电子化影像资料的查询，不提供书式档案资料的查询。
如需查询书式档案资料原件，请预约查询。
◆粤商通APP查询群众可通过登录粤商通APP，在“服务”-“市场监管”-“更多”-“企业档案”-“企业登记档案资料查询”栏目，自助查询及打印企业登记档案信息。
《上海市企业登记档案查阅办法》2020
上海市企业登记档案查阅办法（征求意见稿）第一条（目的）为了更好地利用企业登记档案为社会服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国公司法》、《中华人民共和国保密法》、《中华人民共和国企业法人登记管理条例》、《中华人民共和国公司登记管理条例》和《上海市档案条例》等有关法律法规，制定本办法。
第二条（定义）本办法所称的企业登记档案是指本市各级市场监督管理机关在核准企业登记和对企业进行监督管理过程中直接形成的，包括通过计算机等电子设备直接形成的文字、图表、数据、影像等各种形式的对国家和社会具有凭证、查考和保存价值并归档保存的原始记录。
本办法所称企业登记电子档案是指本市各级市场监督管理部门在核准企业登记和对企业进行监督管理过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录中具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子原始记录。
本办法所称企业登记电子化档案是指本市各级市场监督管理部门在核准企业登记和对企业进行监督管理过程中所产生的纸质档案经电子化处理后形成的能真实反映原始纸质档案真实情况的电子记录。
本办法所称企业登记机读档案是指对企业登记档案的内容进行摘编所形成的材料。
第三条（实施部门及职责）档案室和各区市场监督管理局办公室负责企业登记档案的查阅利用工作。
信息中心负责企业登记网上电子（化）档案查阅的相关技术支持和保障工作。
第四条（查阅方式）本市企业登记档案采取互联网自助查阅与窗口现场查阅相结合的查阅方法。
除需要鉴定字迹或印鉴外，不再提供纸质原件进行查阅。
第五条（企业登记档案的类别）（一）企业登记机读档案。
包括企业登记事项的最新信息。
（二）企业登记电子（化）档案。
包括企业开业、变更、注销、备案、股权质押、补（换）照以及撤销、吊销、监督管理信息的档案材料。
第六条（企业登记机读档案的查阅对象）持有中华人民共和国居民身份证的个人可以查阅企业登记机读档案。
第七条（企业登记电子（化）档案的查阅对象）下列情形可以查阅企业登记电子（化）档案：（一）各级国家机构、武装力量、各政党在履行其法定职责与处理自身事务中需要的；（二）受当事人委托的律所、基层法律服务机构和法律援助机构办理相关的事项需要的；（三）公证、仲裁、鉴定等机构在工作中涉及相关的工作内容的；（四）企业查阅本企业的档案的；（五）其他有关单位因工作关系需要，并经档案所属机关档案管理部门负责人同意的；第八条（查阅企业登记机读档案需要履行的手续）查阅企业登记机读档案需以个人身份通过网络验证登录上海市市场监督管理局企业登记档案查阅系统进行互联网自助查阅。
企业档案查询管理规定
企业档案查询管理规定第一章总则第一条目的和依据为规范企业档案的查询管理，确保企业档案信息的安全和有效利用，根据《档案法》等相关法律、法规，制定本规定。
第二条适用范围本规定适用于企业内部对档案进行查询管理的各项工作。
第二章档案查询权限第三条档案查询权限的授予企业根据职务、工作需要，授予不同职工不同级别的档案查询权限，并进行相应的权限管理和监控。
第四条档案查询权限的分类企业将档案查询权限分为一般查询权限和特殊查询权限两种，并分别进行管理。
第五条一般查询权限的授予一般查询权限包括对档案基本信息、档案存储位置等进行查询的权限。
企业根据职责和需求，授予相应职工一般查询权限，并进行权限的定期更新和审核。
第六条特殊查询权限的授予特殊查询权限包括对敏感档案、涉密档案等进行查询的权限。
企业根据职责和需求，授予具有特殊需要和背景的职工特殊查询权限，并进行权限的严格管理和审批。
第三章档案查询流程第七条查询申请职工在查询档案前需向企业提出查询申请，并提供相应的身份和职务证明材料。
第八条查询审批企业对职工的查询申请进行审批，并及时通知职工查询结果。
第九条查询记录企业对每次查询进行记录，并留存档案查询日志，确保档案查询操作的可追溯性。
第十条查询结果的保密企业对查询结果进行保密，并严禁将查询结果泄露给任何非授权人员。
第四章档案查询管理第十一条查询权限的管理企业建立查询权限数据库，及时记录和维护职工的查询权限信息，并进行权限的定期更新和审核。
第十二条查询操作的监控企业建立档案查询监控系统，监控职工的查询操作，及时发现异常操作并采取相应的措施。
第十三条查询培训和宣传企业对职工进行档案查询的相关培训和宣传，提高职工对档案查询管理的认识和意识。
第十四条违反规定的处理对于故意泄露档案查询结果、超越权限查询等违反规定的行为，企业将按照有关规定进行处理，并追究相应人员的责任。
第五章附则第十五条本规定的解释权本规定的解释权属于企业档案管理部门。
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企业登记机读档案查询须知
根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、国家工商行政管理总局《企业登记档案资料查询办法》的有关规定，制定本须知。
一、查询手续：
（一）各级公安机关、检察机关、审判机关、国家安全机关、纪检监察机关、审计机关及其他党政军机关持介绍信（公函）及查询人员工作证件，可查阅与调查、处理事项有关的企业登记档案资料。
（二）企业工作人员持营业执照（副本原件）、企业介绍信、本人身份证（工作证），可查阅本企业的登记档案；法定代表人、股东持本人身份证可查阅本企业的登记档案资料。
（三）律师受当事人委托，持法院立案证明原件及复印件、委托书原件及复印件、律师事务所介绍信和律师执业证可查询与代理事项有关的企业登记档案资料。
（四）其他企事业单位、个人因诉讼、仲裁等需要查阅企业登记档案的，持单位介绍信、本人身份证（工作证）和法院或仲裁机构的相关证明，可查阅与之相关的企业登记档案资料。
二、查询范围：
在北京市工商局登记注册的企业档案可在本中心查询。
市工商局登记管辖范围：
1.省、自治区、直辖市人民政府国有资产监督管理机构履行出资人职责的公司以及该公司投资设立的控股50%以上的公司；
2.注册资本5000万元人民币（不含）以上的有限责任公司（含国有独资公司、市局注册企业的改制登记），已在市局登记的有限公司注册资本减少到5000万元人民币以下的；
3.股份有限公司；
4.企业集团；
5.从事因私出入境中介、登记注册代理、旧机动车经纪、期货经纪、投资基金、人才中介服务、征信、煤矿经营的企业、小额贷款公司；
6.汽车交易市场专营企业以及注册资本（金）在5000万元人民币（不含）以上的其他类市场专营企业；
7、西客站地区、天安门地区、机动车交易市场、古玩城市场、潘家园旧货市场内设立的企业；
8、国家工商行政管理总局授权登记的企业；
9、国家工商行政管理总局委托登记的外国企业常驻代表机构；
10、国家工商总局授权范围内的注册资本500万美元（不含）以上的外商投资企业及其分支机构、外国企业承包工程及承包经营管理由市工商行政管理局负责登记注册。
11、依照法律、行政法规规定或者国务院的决定，应当由省、自治区、直辖市工商行政管理局登记的企业；
12、市局决定应当由其登记的企业。
查询人查询档案前应先登录北京市工商局网站，确定需查询企业的管辖区县，在各工商分局登记注册的企业档案到企业所属工商分局进行查询。
三、注意事项：
（一）接待时间：周一至周五
（二）本台只收现金，不收支票。
北京市工商局档案管理中心
二○一二年五月二十一日。