档案检索工具
档案管理理论与实务试题
档案管理理论与实务试题1.文件的根本属性是信息记录。
2.文件工作的综合性要求文件管理必须实行集中统一管理。
3.保证档案质量最基本的要求是应归档的文件材料必须齐全、完整。
4.我国最基本的组卷法是“六个特征”立卷法。
5.在六个立卷特征中，除了通讯者特征外，其他五个特征可以根据文件的实际情况结合选用。
6.根据《机关档案工作条例》的规定，机关文书部门或业务部门一般在第二年上半年向档案部门移交档案的时间。
7.机关、人民团体、事业单位的档案机构一般设在办公室（秘书处）。
8.《机关文件材料归档围和文书档案保管期限规定》规定，编制机关文件材料归档围和文书档案保管期限表，须经同级档案行政管理部门审查同意后执行。
9.判断归档材料重要性的原则中“以我为主”的“我”是指以本机关、本单位重要职能和主要活动中形成的文件材料为主。
10.文件整理中或档案管理中发现的卷文件的缺失、破损、移出等情况都应一一记录和补充在备考表，便于今后档案管理者和利用者了解有关情况。
11.以“件”为保管单位进行整理时，永久保管的归档文件宜采取线装法装订。
12.文件材料整理完毕后，档案人员应对拟归档案卷文件的系统性进行检查，系统性检查主要看卷（件）文件排列是否正确。
13.XXX收集围的档案，自形成之日起满20年，向市综合档案馆移交。
14.档案室通常负责全宗档案的分类、案卷排列和编号等工作。
15.经过全宗整理后，立档单位与全宗历史考证存入全宗卷中，并在档案移交时一同进馆。
16.适用于全国各机关、团体、企事业单位鉴定档案使用的保管期限表是标准档案保管期限类。
17.一个机关中人员的任免、奖惩材料的保管期限一般为永久。
18.档号“J4-WS·2015-D10-办公室-56”中的“WS”指档案门类代码。
19.记录和反映科技活动的文字、图表、声像等技术文件的是科技文件。
20.某制造业企业的工艺设备档案按照工艺设备台套管理，这体现了科技档案构成的成套性这一特征。
档案检索作用及方法
档案检索作用及方法档案检索的作用是为了方便使用者提高档案、资料的查准、查全率，档案检索工作采取手工检索与计算机检索两种方式，为使用者提供档案借阅服务。
编辑本段计算机检索计算机检索方面一般采用软件管理，可对馆藏档案进行案卷级、文件级条目检索和全文查阅。
编辑本段手工检索手工检索工具大体上分三种类型：编辑本段一、以馆藏全部档案为对象的检索工具有《档案馆指南》、《全宗名册》、《档案存放地点索引》、《分类目录》等。
1、《档案馆指南》《档案馆指南》，是一种叙述式的报导性工具书，是档案馆必备的检索工具。
它全面介绍和报导档案馆的基本情况，馆藏档案和资料内容，指导利用者查阅利用档案、资料。
包括“前言”、“目录”、“档案馆概况”、“馆藏档案介绍”、“附录”等部分。
前言：包括编著指南的目的和作用，指南的框架、结构、使用方法、编著指南的简要过程，参加编著工作的人员及其它需要说明的问题。
目录：是由指南各章节的题目及其所在的页号组成，供利用者检索。
档案馆概况：包括档案馆历史沿革，馆藏档案综述、馆藏资料综述、检索工具情况、汇编出版档案资料情况以及利用工作综述等部分。
馆藏档案介绍：馆藏档案依其实际整理、保管的体系为单位，立档单位整理保管的档案，以全宗为单位；按类别、项目等整理、保管的档案，以相应的类项为单位，分别进行介绍。
馆藏资料介绍：对馆藏档案有重要补充和辅助作用的资料逐类予以介绍，一般性资料不作具体介绍。
附录：是指附于正文之后与正文内容有关的文字、图表等材料。
2、《全宗名册》《全宗名册》，是一种总揽全局，脉络清楚，书本式的具有查找性兼报导性的检索工具。
它揭示馆藏全部全宗，按单位依次赋予全宗代号，标明目录单位，目录号以及该单位进馆档案的成份和总卷数，并按年代标明进馆档案的起止卷号和卷数，是档案馆的一本总帐，通过它可以了解一个档案馆内全部全宗的基本情况。
3、《分类目录》《分类目录》，是一种简明扼要卡片式的查找性检索工具。
编辑本段二、以一个全宗档案为对象的检索工具有《全宗卷》、《案卷目录》、《案卷文件目录》、《全宗介绍》等。
档案馆室工作基础测试答案-档案馆工作基础
1、题型：判断题分值：3全宗是指一个立档单位形成的，内部有机构成的全部档案，是档案的一个保管单位。
正确错误答案错误2、题型：判断题分值：3档案馆档案的划控主要有两种类型，即对原有密级的档案的解密和划控和对其它没有密级的档案进行划控。
正确错误答案正确3、题型：判断题分值：3全宗指南是一种馆级档案检索工具。
正确错误答案正确4、题型：判断题分值：3集中统一地管理党和国家的档案及有关资料是档案馆工作的根本目的。
正确错误答案正确5、题型：判断题分值：3原来是一个独立的单位，撤销后在其基础上建立了两个新的独立单位，新成立的单位构成新的全宗。
正确错误答案错误6、题型：判断题分值：3档案馆档案提供利用的一般程序是利用者登记提出利用档案需求、接待人员分析检索档案目录、有关领导审核审批、库房管理人员调档、利用者取档、利用者归还档案。
正确错误答案错误7、题型：判断题分值：3档案馆档案提供利用登记的种类有调阅单、借阅档案登记、借出档案登记、档案利用效果登记等。
正确错误答案正确8、题型：判断题分值：3档案馆档案利用的方式主要包括提供利用和编研利用两个方面。
正确错误答案正确9、题型：判断题分值：3提供利用是指档案馆根据利用者提出的查档需求，向利用者提供档案原件利用的服务方式。
主要方式有：调阅、提供档案复制件、借阅、提供档案摘录证明、函调、档案网络查询服务、电话查询等。
正确错误答案正确10、题型：判断题分值：3档号的结构一般包括全宗群代号、全宗号、案卷目录号（简称目录号）、案卷顺序号（简称案卷号或卷号）、卷内文件的页号（或件号）。
正确错误答案正确11、题型：多选题分值：4档案馆档案排架和存放的原则主要是。
选项1: 一个全宗内的档案原则上可以分开排列选项2: 一个全宗内的档案原则上集中排列选项3: 一个全宗内的档案原则上相对集中排列选项4: 不同的保管期限分开存放选项5: 按一定的时期和数量分开存放答案正确12、题型：多选题分值：4台、港、澳同胞和华侨查取本人及其亲属历史证明，可持本人回乡证或身份证等有效证件，直接到有关档案馆查阅；利用其它档案，须经介绍，提前30天向国家档案局或有关档案馆提出申请，说明自己的身份和利用档案的目的与范围，以及其它有关情况。
档案馆室工作基础测试答案档案馆工作基础 (1)
1、题型：判断题分值：3全宗是指一个立档单位形成的，内部有机构成的全部档案，是档案的一个保管单位。
正确错误答案错误2、题型：判断题分值：3档案馆档案的划控主要有两种类型，即对原有密级的档案的解密和划控和对其它没有密级的档案进行划控。
正确错误答案正确3、题型：判断题分值：3全宗指南是一种馆级档案检索工具。
正确错误答案正确4、题型：判断题分值：3集中统一地管理党和国家的档案及有关资料是档案馆工作的根本目的。
正确错误答案正确5、题型：判断题分值：3原来是一个独立的单位，撤销后在其基础上建立了两个新的独立单位，新成立的单位构成新的全宗。
正确错误答案错误6、题型：判断题分值：3档案馆档案提供利用的一般程序是利用者登记提出利用档案需求、接待人员分析检索档案目录、有关领导审核审批、库房管理人员调档、利用者取档、利用者归还档案。
正确错误答案错误7、题型：判断题分值：3档案馆档案提供利用登记的种类有调阅单、借阅档案登记、借出档案登记、档案利用效果登记等。
正确错误答案正确8、题型：判断题分值：3档案馆档案利用的方式主要包括提供利用和编研利用两个方面。
正确错误答案正确9、题型：判断题分值：3提供利用是指档案馆根据利用者提出的查档需求，向利用者提供档案原件利用的服务方式。
主要方式有：调阅、提供档案复制件、借阅、提供档案摘录证明、函调、档案网络查询服务、电话查询等。
正确错误答案正确10、题型：判断题分值：3档号的结构一般包括全宗群代号、全宗号、案卷目录号（简称目录号）、案卷顺序号（简称案卷号或卷号）、卷内文件的页号（或件号）。
正确错误答案正确11、题型：多选题分值：4档案馆档案排架和存放的原则主要是。
选项1: 一个全宗内的档案原则上可以分开排列选项2: 一个全宗内的档案原则上集中排列选项3: 一个全宗内的档案原则上相对集中排列选项4: 不同的保管期限分开存放选项5: 按一定的时期和数量分开存放答案正确12、题型：多选题分值：4台、港、澳同胞和华侨查取本人及其亲属历史证明，可持本人回乡证或身份证等有效证件，直接到有关档案馆查阅；利用其它档案，须经介绍，提前30天向国家档案局或有关档案馆提出申请，说明自己的身份和利用档案的目的与范围，以及其它有关情况。
档案检索工具
档案检索工具一、档案检索工具的划分档案检索工具是以一定的形式揭示和介绍馆室藏,积累档案线索和查询档案材料的手段,进行档案管理和提供利用的工具;1按检索手段手工检索工具和机读检索工具;手工检索工具：以人工查检的各种目录、指南、索引等;有卡片式和书本式;机读检索工具：是借助计算机等手段形成和使用的检索工具,如机读目录、缩微目录等;2按功能查检性检索工具、介绍性检索工具和馆室藏性检索工具;查找性检索工具：为查找检索档案而编制的;有分类目录、专题目录、主题目录等;介绍性检索工具：亦称工具书;有全宗指南、档案馆指南等;馆室藏性检索工具：反映馆室藏档案分类整理、排列体系,为管理馆室藏档案而编制的检索工具;有全宗目录、案卷目录等;3按使用对象公务检索工具和开放检索工具;公务检索工具：为满足内部工作人员因档案管理和开展利用的需要而编制的各种目录和索引;有案卷目录、文件目录等;开放检索工具：为配合档案开放的需要而编制的检索工具;有开放档案目录、档案馆指南、全宗指南等;二、常用档案检索工具1全宗目录又称全宗名册,是介绍档案馆室所藏全部全宗简明情况的一种检索工具;目录项目内容：全宗号、全宗名称、全宗内案卷数量、起止年度等;2案卷目录是以案卷为单位,依据档案整理顺序排列组织起来,揭示和介绍一个全宗或某一部分档案内容和成分的一种检索工具;目录项目内容：案卷号分档案室编、档案馆编、案卷题名、年度、页数、保管期限、备注;3卷内文件目录是把某一案卷卷内文件依整理顺序排列组织起来,揭示和介绍一个案卷内文件内容和成分的一种检索工具;目录项目内容：顺序号、文号、责任者、文件题名、文件日期、页号、备注;把案卷目录和卷内文件目录结合起来,称为全引目录;4归档文件目录是依据归档文件分类方案和室编件号顺序排列组织起来,揭示一个分类方案内文件内容和成分的一种检索工具;目录项目内容：件号、责任者、文号、文件题名、日期、页数、备注;5专题目录专题目录是集中、系统地揭示某一专题档案的内容和成分的检索工具;其他检索工具还有分类目录、主题目录、人名目录、文号目录等;。
谈档案检索工具的功能作用及种类
谈档案检索工具的功能作用及种类摘要：档案检索工具是记录、报道、查找档案材料的手段，是开发档案信息资源的工具。
记录是指登录档案的外形和内容特征。
报道是指介绍本馆（室）保存有什么样的档案材料能供利用者选择和使用。
查找是指根据著录项目提供的检索途径，把利用者所需的档案材料迅速、准确地提供出来。
记录是基础，报道、查找是手段，目的是识别档案和检索档案，更好地为社会主义现代化建设服务。
关键词：档案；检索；工具；功能；作用；种类档案检索工具是记录、报道、查找档案材料的手段，是开发档案信息资源的工具。
记录是指登录档案的外形和内容特征。
报道是指介绍本馆（室）保存有什么样的档案材料能供利用者选择和使用。
查找是指根据著录项目提供的检索途径，把利用者所需的档案材料迅速、准确地提供出来。
记录是基础，报道、查找是手段，目的是识别档案和检索档案，更好地为社会主义现代化建设服务。
1 档案检索工具的基本功能档案检索工具的基本功能有两个方面：1.1存贮存贮是指将文件和案卷的外形和内容特征著录下来，按照一定顺序和方法加以排列，使档案信息集中起来的过程。
1.2查找查找是指向利用者提供一定的查找线索和手段，在存贮的档案信息中找出利用者所需要的档案材料的过程。
存贮的目的是为了查找，查找必须以存贮为基础。
两者是互相协调、互相制约的统一体。
2 档案检索工具的作用档案检索工具的具体作用主要表现在以下方面：2.1桥梁作用庞大、丰富的档案馆藏与日益增长的社会利用需要之间的矛盾变得越来越突出。
这就要借助档案检索工具这一纽带将“藏”与“用”连接起来，在档案和利用者之间架起一座“桥梁”，沟通档案材料同利用者和管理者之间的关系。
2.2查找作用要在浩瀚的档案海洋中迅速、准确地查到利用者各种特殊需要的档案材料决非易事，这就要借助检索工具这把钥匙帮助利用者和管理人员来打开档案宝藏的大门，将利用者需要妁档案查找出来。
2.3交流作用档案检索工具是报道馆藏和进行馆际交流的重要工具。
谈常用档案检索工具的编制方法
谈常用档案检索工具的编制方法发表时间：2012-06-08T09:21:38.090Z 来源：《赤子》2012年第3期（下）供稿作者：张艳芳[导读] 专题指南的结构一般包括序言、档案材料内容简介和辅助性工具。
张艳芳（哈尔滨市殡葬事务管理所，黑龙江哈尔滨 150000）摘要：由于档案的内容和外形特点很多，人们利用档案的目的和要求各不相同，单靠一二种检索工具很难全面揭示出档案的内容和成分，也难以满足利用者的不同层次和不同角度的利用需要，所以在长期的档案检索实践中，便形成了不同种类、不同内容和形式的检索工具。
关键词：常用；档案；检索工具；编制方法档案检索工具是记录、报道、查找档案材料的手段，是开发档案信息资源的工具。
由于档案的内容和外形特点很多，人们利用档案的目的和要求各不相同，单靠一二种检索工具很难全面揭示出档案的内容和成分，也难以满足利用者的不同层次和不同角度的利用需要，所以在长期的档案检索实践中，便形成了不同的检索工具。
1 卡片式档案检索工具卡片式的检索工具主要有分类卡片目录、全宗文件卡片目录、专题卡片目录、主题卡片目录、人名卡片目录等。
它们虽然在形式和管理方法等方面有共同特点，但在具体的对象范围、作用和编制方法方面又各有特点。
1.1分类卡片目录分类卡片目录是按照档案内容性质的逻辑体系，依据档案馆（室）所采用的档案分类法组织而成的目录。
分类卡片目录的优点是：系统性和集中性强，能为利用者提供系统、全面的档案材料；灵活性和适用性强，是档案人员从事各项业务工作不可缺少的工具。
1.2全宗文件卡片目录全宗文件卡片目录是以全宗为对象，将全宗内所有需要长久保存的文件的内容和形式特征著录在卡片上，按照档案内容性质的逻辑体系组织而成的卡片目录。
全宗文件卡片是档案室重要的检索工具，其优点是：它问题集中，便于从专业和专题的角度提供档案信息，还可根据需要重新组合；它著录项目详细，存贮信息丰富，有较高的查全率和查准率。
1.3专题卡片目录专题卡片目录是按照一定题目，把同一主题内容、属性的二次文献组合在一起，以卡片的形式系统揭示档案馆（室）某一专题档案内容和成分的一种卡片目录。
档案管理学(7.2.1)--编制档案检索工具的要求和排检方法
（五）按地序排检法 按照文件形成的地区排列。此法在历史档 案、农业档案等。
（六）主题法 按主题排检一般是编有主题词的检索工具 采用的。严格来说，此法与第（四）种方法是 一致的，是按主题词的字序进行排检。对于外 文档案，一般是按外文字母进行排检。
优点：同一个问题或同一个专业的档案线索汇集在 一起，便于查找利用。
（二）按作者排检法： 作者现一般称责任者 把同一个作者形成的文件线索集中在一起。 此法一般在机关档案室用得较多。
（三）按文号排检法： 即按照文号的先后顺序进行排列，一般有文号目录 、文号对照表。在机关档案室此法也较受欢迎，而在档 案馆却用得不多。但对一此历史文件或文号不全的文件 档案进行文号排检则有困难。
思考与练习
1 、编制检索工具的排检方法有哪些？
（四）按字序排检法
编制人名、地名之类的检索工具，一般采用部首 偏旁、四角号码、笔数、笔形与笔数结合使用这几种方 法。
1 、部首偏旁法：采用不多，因为它在排列上有相 当难度，很多偏旁难以掌握。
2 、笔数、笔形法：其困难在于繁、简字的问题。
3 、四角号码法：全国的人名、地名卡片采用 此法较多。但此法的普及面不广。
第七章 档案检索工作
第二节 编制检索工具的 要求和排检方法
一、编制档案检索工具的基本要求 1 、全，指信息存储丰富。 2 、准，指检索准确。 3 、快，指迅速。 4 、便，指检索要方便。
二、排检方法
（一）分类法：以科学的分类为基础，结合档案的 内容和特点，运用概念划分的方法，把性质相同的档案 线索汇集在一起，分门别类地组成一个检索体系。
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档案检索工具 The latest revision on November 22, 2020
档案检索工具
一、档案检索工具的划分
档案检索工具是以一定的形式揭示和介绍馆（室）藏，积累档案线索和查询档案材料的手段，进行档案管理和提供利用的工具。
（1）按检索手段
手工检索工具和机读检索工具。
手工检索工具：以人工查检的各种目录、指南、索引等。
有卡片式和书本式。
机读检索工具：是借助计算机等手段形成和使用的检索工具，如机读目录、缩微目录等。
（2）按功能
查检性检索工具、介绍性检索工具和馆（室）藏性检索工具。
查找性检索工具：为查找检索档案而编制的。
有分类目录、专题目录、主题目录等。
介绍性检索工具：亦称工具书。
有全宗指南、档案馆指南等。
馆（室）藏性检索工具：反映馆（室）藏档案分类整理、排列体系，为管理馆（室）藏档案而编制的检索工具。
有全宗目录、案卷目录等。
（3）按使用对象
公务检索工具和开放检索工具。
公务检索工具：为满足内部工作人员因档案管理和开展利用的需要而编制的各种目录和索引。
有案卷目录、文件目录等。
开放检索工具：为配合档案开放的需要而编制的检索工具。
有开放档案目录、档案馆指南、全宗指南等。
二、常用档案检索工具
（1）全宗目录
又称全宗名册，是介绍档案馆（室）所藏全部全宗简明情况的一种检索工具。
目录项目内容：全宗号、全宗名称、全宗内案卷数量、起止年度等。
（2）案卷目录
是以案卷为单位，依据档案整理顺序排列组织起来，揭示和介绍一个全宗或某一部分档案内容和成分的一种检索工具。
目录项目内容：案卷号（分档案室编、档案馆编）、案卷题名、年度、页数、保管期限、备注。
（3）卷内文件目录
是把某一案卷卷内文件依整理顺序排列组织起来，揭示和介绍一个案卷内文件内容和成分的一种检索工具。
目录项目内容：顺序号、文号、责任者、文件题名、文件日期、页号、备注。
把案卷目录和卷内文件目录结合起来，称为全引目录。
（4）归档文件目录
是依据归档文件分类方案和室编件号顺序排列组织起来，揭示一个分类方案内文件内容和成分的一种检索工具。
目录项目内容：件号、责任者、文号、文件题名、日期、页数、备注。
（5）专题目录
专题目录是集中、系统地揭示某一专题档案的内容和成分的检索工具。
其他检索工具还有分类目录、主题目录、人名目录、文号目录等。