档案检索工具
档案检索作用及方法
档案检索作用及方法档案检索的作用是为了方便使用者提高档案、资料的查准、查全率，档案检索工作采取手工检索与计算机检索两种方式，为使用者提供档案借阅服务。
编辑本段计算机检索计算机检索方面一般采用软件管理，可对馆藏档案进行案卷级、文件级条目检索和全文查阅。
编辑本段手工检索手工检索工具大体上分三种类型：编辑本段一、以馆藏全部档案为对象的检索工具有《档案馆指南》、《全宗名册》、《档案存放地点索引》、《分类目录》等。
1、《档案馆指南》《档案馆指南》，是一种叙述式的报导性工具书，是档案馆必备的检索工具。
它全面介绍和报导档案馆的基本情况，馆藏档案和资料内容，指导利用者查阅利用档案、资料。
包括“前言”、“目录”、“档案馆概况”、“馆藏档案介绍”、“附录”等部分。
前言：包括编著指南的目的和作用，指南的框架、结构、使用方法、编著指南的简要过程，参加编著工作的人员及其它需要说明的问题。
目录：是由指南各章节的题目及其所在的页号组成，供利用者检索。
档案馆概况：包括档案馆历史沿革，馆藏档案综述、馆藏资料综述、检索工具情况、汇编出版档案资料情况以及利用工作综述等部分。
馆藏档案介绍：馆藏档案依其实际整理、保管的体系为单位，立档单位整理保管的档案，以全宗为单位；按类别、项目等整理、保管的档案，以相应的类项为单位，分别进行介绍。
馆藏资料介绍：对馆藏档案有重要补充和辅助作用的资料逐类予以介绍，一般性资料不作具体介绍。
附录：是指附于正文之后与正文内容有关的文字、图表等材料。
2、《全宗名册》《全宗名册》，是一种总揽全局，脉络清楚，书本式的具有查找性兼报导性的检索工具。
它揭示馆藏全部全宗，按单位依次赋予全宗代号，标明目录单位，目录号以及该单位进馆档案的成份和总卷数，并按年代标明进馆档案的起止卷号和卷数，是档案馆的一本总帐，通过它可以了解一个档案馆内全部全宗的基本情况。
3、《分类目录》《分类目录》，是一种简明扼要卡片式的查找性检索工具。
编辑本段二、以一个全宗档案为对象的检索工具有《全宗卷》、《案卷目录》、《案卷文件目录》、《全宗介绍》等。
物业档案管理常用的检索工具
物业档案管理常用的检索工具1.引言1.1 概述概述部分是文章的引言，需要对物业档案管理常用的检索工具进行一个简要的介绍和概括。
下面是概述部分的内容：概述：随着社会的发展和进步，物业管理工作越来越复杂，物业档案的管理变得尤为重要。
物业档案管理涉及到大量的信息和数据，如房产信息、租赁合同、维修记录等等，因此如何高效地检索和管理这些档案成为了物业管理人员亟需解决的问题。
本文将从概述、具体工具和结论三个方面，对物业档案管理常用的检索工具进行探讨和总结。
在文章的正文部分，我们将首先介绍物业档案管理的概述，包括物业档案管理的定义和重要性，以及管理物业档案所面临的挑战。
随后，我们将详细介绍常用的物业档案管理检索工具，包括电子档案管理系统、数据库和检索软件等，分析它们的优缺点和适用范围。
最后，我们将在结论中对整个文章进行总结，并对未来物业档案管理的发展进行展望。
通过本文的阅读，读者将能够清楚地了解到物业档案管理常用的检索工具，为物业管理工作提供更好的参考和指导。
随着科技的不断进步和创新，我们相信物业档案管理的效率和质量将会得到进一步提升。
同时，我们也期待更多的新技术和工具能够应用到物业档案管理中，更好地满足不断变化的需求和挑战。
1.2 文章结构文章结构主要分为引言、正文和结论三个部分。
引言部分包括概述、文章结构和目的三个小节。
在概述部分，介绍了物业档案管理常用的检索工具是文章的主题。
在文章结构部分，说明了文章的组织结构和各个部分的内容。
目的部分阐述了撰写该文章的目的和意义。
正文部分主要包括物业档案管理概述和常用的物业档案管理检索工具两个大节。
物业档案管理概述部分主要介绍了物业档案管理的定义、重要性以及所面临的挑战。
常用的物业档案管理检索工具部分包括电子档案管理系统和数据库与检索软件两个小节，具体介绍了这些工具在物业档案管理中的应用和作用。
结论部分分为总结和展望两个小节。
总结部分对整篇文章的内容进行了概括和总结，强调了物业档案管理常用的检索工具的重要性和作用。
档案馆室工作基础测试答案档案馆工作基础 (1)
1、题型：判断题分值：3全宗是指一个立档单位形成的，内部有机构成的全部档案，是档案的一个保管单位。
正确错误答案错误2、题型：判断题分值：3档案馆档案的划控主要有两种类型，即对原有密级的档案的解密和划控和对其它没有密级的档案进行划控。
正确错误答案正确3、题型：判断题分值：3全宗指南是一种馆级档案检索工具。
正确错误答案正确4、题型：判断题分值：3集中统一地管理党和国家的档案及有关资料是档案馆工作的根本目的。
正确错误答案正确5、题型：判断题分值：3原来是一个独立的单位，撤销后在其基础上建立了两个新的独立单位，新成立的单位构成新的全宗。
正确错误答案错误6、题型：判断题分值：3档案馆档案提供利用的一般程序是利用者登记提出利用档案需求、接待人员分析检索档案目录、有关领导审核审批、库房管理人员调档、利用者取档、利用者归还档案。
正确错误答案错误7、题型：判断题分值：3档案馆档案提供利用登记的种类有调阅单、借阅档案登记、借出档案登记、档案利用效果登记等。
正确错误答案正确8、题型：判断题分值：3档案馆档案利用的方式主要包括提供利用和编研利用两个方面。
正确错误答案正确9、题型：判断题分值：3提供利用是指档案馆根据利用者提出的查档需求，向利用者提供档案原件利用的服务方式。
主要方式有：调阅、提供档案复制件、借阅、提供档案摘录证明、函调、档案网络查询服务、电话查询等。
正确错误答案正确10、题型：判断题分值：3档号的结构一般包括全宗群代号、全宗号、案卷目录号（简称目录号）、案卷顺序号（简称案卷号或卷号）、卷内文件的页号（或件号）。
正确错误答案正确11、题型：多选题分值：4档案馆档案排架和存放的原则主要是。
选项1: 一个全宗内的档案原则上可以分开排列选项2: 一个全宗内的档案原则上集中排列选项3: 一个全宗内的档案原则上相对集中排列选项4: 不同的保管期限分开存放选项5: 按一定的时期和数量分开存放答案正确12、题型：多选题分值：4台、港、澳同胞和华侨查取本人及其亲属历史证明，可持本人回乡证或身份证等有效证件，直接到有关档案馆查阅；利用其它档案，须经介绍，提前30天向国家档案局或有关档案馆提出申请，说明自己的身份和利用档案的目的与范围，以及其它有关情况。
谈常用档案检索工具的编制方法
谈常用档案检索工具的编制方法摘要，即用简洁、准确的文字揭示档案内容，这是最核心的著录项目；第三部分是指引部分，写明材料所在的档号，以便使用索取。
2 书本目录式档案检索工具书本目录式检索工具，一般有案卷目录、案卷文件目录（又称全引目录）、分类目录、全宗文件目录、专题目录、主题目录、全宗目录、联合目录、文号目录。
其中，分类目录、全宗文件目录、专题目录和主题目录是相应的卡片目录的转换形式，这里不再赘述。
2.1案卷文件目录案卷文件目录的格式比较常见的有3种：第一种形式是先列出每一案卷的主要项目，如案卷号、案卷题名、起止日期、案卷内文件页数、保管期限、备注等，再在每一案卷下面详细列出卷内文件目录。
第二种形式是仅指出每一个案卷的卷号和题名，下面列出该卷的卷内文件目录。
第三种形式是分为两部分，第一部分为案卷目录表，第二部分为卷内文件目录表，在卷内文件目录的备注中注明该份文件所属的案卷号。
2.2文号目录文号目录是按文号、作者、年度编排并指明出处的一种检索工具，是一种特殊形式的目录。
机关日常工作中习惯以文号查档案。
文号目录编制简便，检索效果好，主要适用于机关档案室和基层档案馆。
文号目录（索引）的编制方法是：先设计印制好《文号目录表》，再找出要编文号目录的案卷，按文件字号的顺序把文号、文件形成时间、文件题名、档号填在表内，装订成册即可。
编制联合目录可以采用三种方式：一馆为主先编，其他馆校对补充；各馆分编，一馆为主汇总；各馆分编，组织专门班子汇总。
3 文章叙述式档案检索工具文字叙述式档案检索工具主要有全宗指南、专题指南、档案馆指南。
这类检索工具不记录档案文件的检索标识，不建立排检项目，而采用文章叙述的形式记录档案信息，因此借助它不能直接获得档案文件。
从这个意义上来说，可将其视为间接性检索工具。
它的主要功能是：全面概括地介绍档案的情况，客观评述档案价值，发挥宣传报道作用，向利用者提供一定的档案线索。
3.1专题指南专题指南的结构一般包括序言、档案材料内容简介和辅助性工具。
谈档案检索工具的功能作用及种类
谈档案检索工具的功能作用及种类摘要：档案检索工具是记录、报道、查找档案材料的手段，是开发档案信息资源的工具。
记录是指登录档案的外形和内容特征。
报道是指介绍本馆（室）保存有什么样的档案材料能供利用者选择和使用。
查找是指根据著录项目提供的检索途径，把利用者所需的档案材料迅速、准确地提供出来。
记录是基础，报道、查找是手段，目的是识别档案和检索档案，更好地为社会主义现代化建设服务。
关键词：档案；检索；工具；功能；作用；种类档案检索工具是记录、报道、查找档案材料的手段，是开发档案信息资源的工具。
记录是指登录档案的外形和内容特征。
报道是指介绍本馆（室）保存有什么样的档案材料能供利用者选择和使用。
查找是指根据著录项目提供的检索途径，把利用者所需的档案材料迅速、准确地提供出来。
记录是基础，报道、查找是手段，目的是识别档案和检索档案，更好地为社会主义现代化建设服务。
1 档案检索工具的基本功能档案检索工具的基本功能有两个方面：1.1存贮存贮是指将文件和案卷的外形和内容特征著录下来，按照一定顺序和方法加以排列，使档案信息集中起来的过程。
1.2查找查找是指向利用者提供一定的查找线索和手段，在存贮的档案信息中找出利用者所需要的档案材料的过程。
存贮的目的是为了查找，查找必须以存贮为基础。
两者是互相协调、互相制约的统一体。
2 档案检索工具的作用档案检索工具的具体作用主要表现在以下方面：2.1桥梁作用庞大、丰富的档案馆藏与日益增长的社会利用需要之间的矛盾变得越来越突出。
这就要借助档案检索工具这一纽带将“藏”与“用”连接起来，在档案和利用者之间架起一座“桥梁”，沟通档案材料同利用者和管理者之间的关系。
2.2查找作用要在浩瀚的档案海洋中迅速、准确地查到利用者各种特殊需要的档案材料决非易事，这就要借助检索工具这把钥匙帮助利用者和管理人员来打开档案宝藏的大门，将利用者需要妁档案查找出来。
2.3交流作用档案检索工具是报道馆藏和进行馆际交流的重要工具。
五 档案利用与服务
一、单选题（一共6道）1、各单位年度大事记的保管期限为（）。
A、长期B、短期C、永久（正确答案）2、目前在服务效果的评价中，仍占主要地位评价指标是（）。
A、接待人次与利用卷次（正确答案）B、利用卷数C、接待时间3、档案参考材料属于（）。
A、一次文献编研成果B、二次文献编研成果（正确答案）C、三次文献编研成果4、档案部门所编写的人物传记属于（）范畴。
A、文学传记B、历史传记（正确答案）C、自传5、建立档案信息数据库是网络环境下档案信息资源组织的重要方式，档案部门应该本着( )的原则，建立分工有序、特色鲜明的档案信息专题数据库.A、合理分工B、资源整合C、资源共享（正确答案）6、档案文献汇编中介绍档案文献的状况和编辑加工情况的部分是（）。
A、序言B、附录C、编辑说明（正确答案）二、多选题（一共6道）1、档案文献汇编题名的拟写要求是（）。
A、准确揭示汇编的内容（正确答案）B、准确揭示汇编所涉及的时间和地区范围（正确答案）C、准确揭示汇编内材料的成分（正确答案）D、准确反映取材的详略（正确答案）2、人物全宗指南的内容与成分包括（）。
A、家庭亲属与主要社会关系的材料（正确答案）B、个人的传记性档案材料、著作手稿、题词、日记、回忆录（正确答案）C、财产状况与经济活动的材料（正确答案）D、卷内文件目录3、大事记的正文由（）组成。
A、大事记目录B、大事记概况C、大事时间（正确答案）D、大事记述（正确答案）4、中国大陆公民和组织，利用各级国家档案馆保存的已开放档案，持有（）等证明可以直接到档案馆办理借阅手续。
A、身份证（正确答案）B、工作证（正确答案）C、介绍信（正确答案）D、申请书5、专题图文集的特点是（）。
A、形象直观（正确答案）B、观赏性强（正确答案）C、具有一定地域特色D、成本较高（正确答案）6、档案利用效果典型事例的收集方法主要有（）。
A、即时收集（正确答案）B、效益评估C、追踪收集（正确答案）三、判断题（一共8道）1、档案检索工具所记录和报道的信息来源于档案，是经过选择和压缩的信息，属于二次信息。
第八章档案的检索
实施意见全无
国家教委报告分析了毕业生分配制度上存在的问题及进行改革的意见。国务院通知要求
各地区部门制定改革措施。北京市有关单位提出实施意见。
毕业生分配 高等院校 教育改革 制度 通知
12.5cm
2、案卷级条目著录：
I108042
D00112
12-6-345
76-2
江口市各县干部教育情况报告.—永久.—19821205—19830201
▪ 8.3.3.3 密级与保管期限项 ▪ 1、密级* ▪ 根据“GB 7156-1987文献保密等级代码”：
对已升、已降、解密文件，应著录新密级，公开级、国 内级可不著录。密级前加“. －”
▪ 2、保管期限*
▪ 分永久、定期（30年、10年）。其前加 “：”，若已改，应著录新的保管期限。
▪ 8.3.3.4 时间项
案之间的百分比。与之相对应的是漏检率。其 公式：
检索出的相关档案
▪
查全率=
x100%
检索出的相关档案
▪ 2、查准率：检索出的相关档案与检出的全部 档案之间的百分比。其公式：
检索出的相关档案
▪
查准率= 检索出的相关档案 x100%
例
▪ 在一次检索中，共检出档案100篇，经过专家判定， 其中与提问相关的为60篇，其余的40篇为误检档案，那 么；另外，后来发现，检索系统中还有90篇相关文献由 于各种原因而未被检出（漏检）。请计算这次检索的查 全率和查准率。
▪
重于泰山，轻于鸿毛。01:45:2001:45:2001:45Thursday, November 19, 2020
▪
不可麻痹大意，要防微杜渐。20.11.1920.11.1901:45:2001:45:20November 19, 2020
第八章 档案的检索
8.4 档案标引
8.4.1 含义
是指在档案著录中，对档案内容进行分析和 选择，并赋予其规范化检索标识的过程。 其中赋予主题词的过程为主题标引，赋予分 类号的过程为分类标引。
8.4.2 分类标引
8.4.2.1 分类标引的依据 《中国档案分类法》是进行档案分类标引的 基本依据。 8.4.2.2 程序和方法 1、熟悉《中国档案分类法》和《档案分类标 引规则》等规范化文件。 2、深入分析文件或案卷的主题内容。分类标 引的结果应能充分揭示档案主题内容。 3、将文件或案卷归入恰当的类目，给予恰当 的分类号。 4、认真审核校对标引结果。
对已升、已降、解密文件，应著录新密级，公开级、国 内级可不著录。密级前加“. －”
2、保管期限* 分永久、定期（30年、10年）。其前加 “：”，若已改，应著录新的保管期限。
8.3.3.4 时间项 分为文件形成时间、卷内文件起止时间等，其前均加 “. －”。 1、时间项一律用8位阿拉伯数字。历史纪年照原文著 录外，还需附公元纪年，加“（）”标注。 2、没有形成时间的，应据内容、形式特征考证出时 间著录，并加“〔〕” 3、文件时间不完整的，仍注原时间，不清楚部分以 “口”补之，将考证出的时间附后，并加“〔〕”。 4、考证不出时间的，著录为“. －口口口口口口口 口”，也可注首问世间、审核时间、印发时间，但应在 附注项中说明。 5、起止时间注法：用“—”连接。
8.3.3.6 附注和提要项 1、附注* 此项著录需要解释和补充的内容。依各项目 顺序著录。每一条附注均以“—”分隔。 2、提要* 对文件和案卷内容的简介，应反映主要内容 和重要数据。附注后另起一段写，一般不超过 200字。
8.3.3.7 排检与编号项 1、分类号 依据《中国档案分类法》和GB15418—1994 的有关规定著录。 2、档案馆代号* 依据《编制全国档案馆名称代码实施细则》 的代码著录。 3、档号 档号中各号之间以“—”相隔。
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档案检索工具
文档编制序号：[KK8UY-LL9IO69-TTO6M3-MTOL89-FTT688]
档案检索工具
一、档案检索工具的划分
档案检索工具是以一定的形式揭示和介绍馆（室）藏，积累档案线索和查询档案材料的手段，进行档案管理和提供利用的工具。
（1）按检索手段
手工检索工具和机读检索工具。
手工检索工具：以人工查检的各种目录、指南、索引等。
有卡片式和书本式。
机读检索工具：是借助计算机等手段形成和使用的检索工具，如机读目录、缩微目录等。
（2）按功能
查检性检索工具、介绍性检索工具和馆（室）藏性检索工具。
查找性检索工具：为查找检索档案而编制的。
有分类目录、专题目录、主题目录等。
介绍性检索工具：亦称工具书。
有全宗指南、档案馆指南等。
馆（室）藏性检索工具：反映馆（室）藏档案分类整理、排列体系，为管理馆（室）藏档案而编制的检索工具。
有全宗目录、案卷目录等。
（3）按使用对象
公务检索工具和开放检索工具。
公务检索工具：为满足内部工作人员因档案管理和开展利用的需要而编制的各种目录和索引。
有案卷目录、文件目录等。
开放检索工具：为配合档案开放的需要而编制的检索工具。
有开放档案目录、档案馆指南、全宗指南等。
二、常用档案检索工具
（1）全宗目录
又称全宗名册，是介绍档案馆（室）所藏全部全宗简明情况的一种检索工具。
目录项目内容：全宗号、全宗名称、全宗内案卷数量、起止年度等。
（2）案卷目录
是以案卷为单位，依据档案整理顺序排列组织起来，揭示和介绍一个全宗或某一部分档案内容和成分的一种检索工具。
目录项目内容：案卷号（分档案室编、档案馆编）、案卷题名、年度、页数、保管期限、备注。
（3）卷内文件目录
是把某一案卷卷内文件依整理顺序排列组织起来，揭示和介绍一个案卷内文件内容和成分的一种检索工具。
目录项目内容：顺序号、文号、责任者、文件题名、文件日期、页号、备注。
把案卷目录和卷内文件目录结合起来，称为全引目录。
（4）归档文件目录
是依据归档文件分类方案和室编件号顺序排列组织起来，揭示一个分类方案内文件内容和成分的一种检索工具。
目录项目内容：件号、责任者、文号、文件题名、日期、页数、备注。
（5）专题目录
专题目录是集中、系统地揭示某一专题档案的内容和成分的检索工具。
其他检索工具还有分类目录、主题目录、人名目录、文号目录等。