记录表格文件编号规则
文件编号制度
文件编号KS-HR-ZD-1701河北 XXXX贸易有限公司发行版本A修订状态0文件名称公司文件编号制度页数第1页共2页1、目的：有效管理公司内部文件及表单等文件编号具有唯一性、统一性、识别性、控制性，达到信息资料可追溯性、可延伸性的有效运转。
2、使用范围适用于公司内部所有文件及表单记录文件的管理。
3、文件编号原则：3.1 文件编号原则一般文件编号由公司名称KS（XXXX）、部门、文件类型、文件编码组成。
3.2 文件编码格式※※——※※——※※——※※※※前两位为文件编写年号，后两位为文件编号。
标准文件类型代码部门代码（用于部门拼音字头字母大写/ 简称）公司名称简写4、部门代码部门简称代码表部门名称简称部门名称简称XXXX KS财务部CW人力资源部HR秘书处MS采购部CG YX地产部DC KTVTZ XYYB KXXY人力资源部董事长.日期日期文件编号KS-HR-ZD-1701河北 XXXX贸易有限公司发行版本A发行版本0文件名称公司文件编号制度页数第 2 页共 2 页5、标准文件类型代码及文件用语定义。
5.1 制度—— ZD要求大家共同遵守的办事规程或行动准则，短期内不会有大的更改，一般会于每年定期修订的文件。
例如：《员工手册》、《办公室管理规定》、《考勤管理规定》。
5.2 公文—— GW相关相互往来联系事务的文件，具有很强的信息传递功能。
例如：《关于 XXXX通报》、《有关 XXXX通知》。
5.3 标准作业表格—— BG公司正常运营各部门所需的各种标准作业表格。
例如：《入职登记表》、《离职申请表》5.4 记录—— JL记录周例会、月例会、部门会议、年度会议、临时会议等会议内容。
6、文件年号及文件编号例如： 2017 年的年号为 17，文件编号根据发布的文件的顺编号即可,例： KS-HR-ZD-1701。
7、发布文件标准格式7.1 河北 XXXX贸易有限公司——字号小三加黑，其它文字字号均为小四， 1.5 倍行距。
01文件、记录格式及编号规则
文件、记录格式及编号规定1 目的对与管理体系有关文件的进行制定管理。
2 范围：适用于本公司的管理体系有关的内部文件的编制。
3 职责：3.1各部门负责使用本文件。
3.2品控部体系运行处负责按本文件内容形式审核各部门所制定的文件。
4 内容：4.1文件形式4.1.1每页的页眉左侧中粮生化能源（龙江）有限公司，右侧为图标。
4.1.2中间为文件的正式名称。
4.1.3文件内容1 目的：简单扼要地说明制定该文件的目的是什么。
2 范围：该文件适用于哪些范围或应用领域。
必要时还应说明不适用的范围和应用领域。
3 职责：哪些部门、岗位或人员对贯彻执行该文件负有责任。
4 内容：该文件的执行过程。
5 记录：本文件涉及的记录。
6 相关文件：与该文件相关的文件。
7 外来文件：与该文件相关的外来文件。
8附录：该文件具体需描述添加的内容。
4.1.4与上行文字空两行签写：批准、日期、审核、制定。
4.1.5页脚分别填写：编号按文件编号方式进行制定填写。
版次用大写字母A,B,C,D等表示。
修订次数用阿拉伯数字1,2,3,4等表示。
发布、实施日期用XXXX.XX.XX表示。
页数的表示形式为：第X页共X页。
4.1.6按活动的逻辑顺序描述活动的细节。
重点描述相关人员所进行的工作，将工作可能发生的时机，由谁以某种方式，在何时、何地及何种方法来执行工作。
必要时可先画出简单的程序流程图。
流程图的符号按以下规定：表示各阶段性事件的起始。
表示各阶段性事件或活动的叙述。
表示必须做决定、检查或检验的过程。
表示事件发生的顺序或方向是正向的走向。
表示事件发生的顺序或方向是反向的走向。
4.2记录形式4.2.1每页的页眉左侧中粮生化能源（龙江）有限公司，右侧为图标。
4.2.2中间为记录的正式名称。
4.2.3编号写在表格上方，正式名称的下一行。
4.2.4记录内容为适用于部门适用的填写内容。
4.3文件格式4.3.1文件用纸采用A4打印纸。
4.3.2竖版文件左边空白3cm 宽，右边空白2cm 宽，文件上面空白高1.5cm ，下边空白高1.5cm 。
内控文件编号规则
流程及流程附件编码编制办法一、目的对流程及其附件进行有效的控制，以保证公司内控制度的有效实施，同时为内控制度执行情况提供依据。
二、范围适用于公司内控制度相关记录的标识、收集、编目、修改、归档、保存的控制。
三、职责（一）内控部负责建立并保存记录汇总表和记录表格底样。
（二）各部门负责本部门记录的收集、归档、保管和处理。
四、制订文档编码（流程及附件表格）文档编码的拟定以便于索引、查阅为原则。
流程文档主要为三级编码，相关表格文档在流程基础上增加一级编码，为四级编码。
各级编码间用“-”间隔。
四级编码分别为：(一)一级编码：流程制订部门以流程制订部门名称的汉语拼音首写字母的大写表示，如财务部为：CW。
(二)二级编码：流程制订中心以流程制订中心名称的汉语拼音首写字母的大写表示，如结算中心为：JS。
(三)三级编码：流程编码指前述范围内的流程数量，用两位阿拉伯数字表示，顺序递增，范围为01-99。
(四)四级编码：附件表格编码指单一流程内所包含附件表格数量，用两位阿拉伯数字表示，顺序递增，范围为01-99。
各部门、中心编码对照表见附件1。
在具体业务操作中，根据业务量对每一份具体记录按以下规则进行编号：在该文件编码基础上加业务流水号。
示例：财务部结算中心第三号流程的编码：CW-JS-03；财务部结算中心第三号流程附件四的编码：CW-JS-03-04。
(五)流程及其附件需要修改时，由拟制部门负责填写《文件更改申请单》（见附件2），并将新表送交内控部，经总经理批准后实施修改。
内控部应及时更换流程及其附件底样，并通知使用者更改或替换。
(六)流程及附件封面、页眉填写要求1、文档封面统一增加：2、文档页眉统一增加：五、列出部门流程附件清单以部门为单位，列明各项业务流程所需附件清单，而且需根据业务特点明确保存期限、一式几联及保管责任人等（见附件3）。
六、本办法由？？负责解释，自发布之日起执行。
附件1：各级类别代码对照表：附件2：《文件更改申请单》附件3 《流程及其附件清单》。
文件排版及编号管理规定
1.0目的为了规范管理本公司的各种文件和记录，对其编号方法做出统一规定。
2.0适用范围适用于公司的所有文件与记录。
3.0内容3.1文件的编制格式3.1.1文件编制时，正文部分都要加上文件头用来明示文件信息，文件类别的填写请按照后附《文件类别对照表》中的文件类别进行填写，文件头中的具体设置参照附件。
（文件模板可以在OA系统的“模板”文件夹中下载使用。
）3.1.2文件编写条目按照以下格式。
1.01.11.1.11.1.1.12.0依此类推，层次分级最多不超过4级。
3.1.3文件页边距设置如下：竖版：上 1.8cm 下 1.5cm 左2.5cm 右1.8cm横版：上2.5cm 下1.8cm 左1.8cm 右1.5cm3.1.4文件正文字体为仿宋或宋体，字号13号，行间距为固定值20磅，数字序列字体为Arial，字号与正文相同，小标题可以加粗。
3.1.5文件文档为word文件，表单不限。
3.1.6页眉：1.5cm页脚：1.0cm页眉页脚及其他部分的未尽事宜以附件范本为准。
3.2表格记录的编制格式3.2.1表格编制时，要加入公司标示，公司标示如下图。
图（1）集团公司logo标示公司所有下发的公文，logo图标均用带字母标识的，文件头模板可以在OA导航系统中下载3.2.2表格具体排版样式参照附件的样本设置。
3.2.3表格中所有字体均为仿宋或宋体，表头字号为16号，表格正文字号13号，表格编号及表格正文之外的附属信息字号均为10号。
3.3文件的编号3.3.1公司、分厂及部门代码（详见附件）体系文件包含ISO9001质量体系文件，OHSAS18001安全体系文件，ISO14001环境体系文件。
3.3.2.1一阶文件（质量手册、安全手册、环境手册）X1-X2-01流水号：01—99文件类型标示： QM质量手册SM安全手册EM环境手册公司代码：参照附件说明：质量手册以后将分为集团公司质量手册和分公司质量手册，分公司质量手册的部分内容可引用集团公司质量手册。
文件编号原则
文件编号原则一般公司这样编号：一层文件：质量手册公司英文缩写+QM+序列号/版本号二层文件：程序文件公司英文缩写+QP+序列号/版本号三层文件：公司英文缩写+WI+部门编号+序列号/版本号四层文件：记录表单公司英文缩写+QR+部门编号+序列号/版本号一般开头是以公司名称拼音第一个字母组成：例三星SX－QM-001 QM质量手册文件QP程序文件WI三级文件WI-SOP产品?WI-SIP检验类QF四级文件记录表单类写文件要根据贵公司的流程来编写，下面有些例子？如何编写一.的作用1.确定了职责的分配和活动的程序，是企业内部的“法规”。
2.质量体系文件是质量体系审核的依据。
3.质量体系文件是企业开展内部培训的依据。
4.质量体系文件使质量体系改进有一个基础。
二.质量体系文件的层次第一层:质量手册第二层:程序文件第三层:作业指导文件，通常又可分为:第四层:表格三.编写质量体系文件的基本要求a）系统性b）符合性c）协调性四.编写质量体系文件的文字要求a）职责分明，语气肯定b）结构清晰、文字简明、文风一致。
；c）遵循“最简单、最易懂”原则编写各类文件；五.文件的通用内容a）文件名称、编号；b）受控状态、版本号、分发号c）编制、审核、批准；d）生效日期；六.质量手册的编制a)质量手册的常见结构:l封面—公司的名称；—手册标题；—文件编号、手册版本、受控章及分发号；—起草人、批准人签名、生效日期；l颁布令—以简练的文字说明本公司质量手册已按选定的标准编制完毕，并予以批准发布和实施。
颁布令必须以公司最高管理者的身份叙述，并予亲笔手签姓名、日期。
l手册说明（适用范围）—适用的产品；—生产该产品的组织领域或区域；—手册依据的标准；l手册目录—列出手册所含各章节入题目。
l修订页—用修订记录表的形式说明手册中各部分的修改情况。
l定义部分（如需要）—首先使用国家标准中的术语定义；—对特有术语和概念进行定义。
l组织概况（前言页）—公司名称，主要产品；—业务情况、主要背景、历史和规模等；—地点及通讯方法。
文件序号规范
文件序号规范文件序号规范是指在文件管理中对文件进行编号的规则和要求。
文件序号是为了方便管理和查找文件而对文件进行的标识，可以根据一定的规范来进行编号，以便于组织和管理大量的文件。
1. 规范文件序号的长度：文件序号应该具有一定的长度，以避免编号重复和混淆。
通常文件序号的长度为3到5位数字，可以根据文件数量的多少和管理需要来确定长度。
如果文件数量较多，就可以考虑增加序号的长度。
2. 使用数字进行编号：文件序号通常采用数字进行编号，以便于按照顺序进行排序和查找。
文件序号可以从1开始逐一增加，也可以根据一定的分类方式进行编号。
例如，按照文件类型、日期、部门等进行分类编号，方便查找和管理。
3. 统一格式和命名规则：文件序号应该有统一的格式和命名规则，以便于识别和管理。
可以根据自己的需要和实际情况来制定格式和规则，例如在序号前面添加字母或领域表示，或者在序号后面添加文件主题或关键词等。
4. 编号和文件名的关联：文件序号应该与文件名进行关联，以便于快速找到需要的文件。
可以在编号后面加上文件名的一部分或关键词，或者在文件名中包含完整的序号，以便于从文件名中直接了解文件的序号。
5. 保持编号的唯一性：文件序号应该是唯一的，避免出现重复的编号。
可以通过建立一个编号管理表或数据库来记录已经使用的编号，以便于管理和查找。
6. 更新和调整编号：文件序号是根据文件的产生和修改进行更新和调整的。
当有新的文件产生时，应该根据规范进行编号；当文件发生变动或者重新分类时，也可以根据需要对编号进行调整。
7. 文件序号的存储和备份：文件序号是文件管理中的重要信息，应该进行存储和备份，避免丢失。
可以将编号信息在电子表格中进行记录，或者保存在文件夹的命名规则中，以便于随时查找和管理。
总之，文件序号规范是对文件编号进行统一规定和管理的要求，旨在提高文件管理的效率和准确性。
根据实际情况和需要，可以制定适合自己的规范，并严格按照规范进行文件编号和管理。
文件分类及编码规则
审批及颁发：部门签名日期起草质量保证部质量保证部主审质量总监会审生产管理负责人批准质量管理负责人颁发质量保证部分发：Copy-1 Copy-2 Copy-3 Copy-4 Copy-5 质量保证部质量控制部设备部技术部销售部Copy-6 Copy-7 Copy-8 Copy-9 Copy-10 行政人事部财务部安全环保部企管部注册部Copy-11 Copy-12 Copy-13 Copy-14 Copy-15 科技项目部采购部仓储部生产部一车间Copy-16 Copy-17 Copy-18 Copy-19 Copy-20 二车间三车间六车间七车间八车间Copy-21 Copy-22九车间十车间文件再审记录：第几次再审审核情况审核人/日期批准人/日期第次再审第次再审第次再审一、目的依照GMP要求，确立文件分类与编码规则，便于文件管理和追溯。
二、范围适用于文件分类与编码管理。
三、职责1 质量保证部负责文件体系的分类及编码规则，对各文件进行赋码。
2 各部门负责按照原则对文件进行分类管理；各部门起草文件时必须严格遵循文件编码的规定。
四、术语无五、内容1 文件分类1.1 一级文件:阐明公司内某一体系的方针，描述体系的文件。
主要包括：质量方针、质量管理手册、质量责任制、质量目标。
1.2 二级文件：主要描述为实施体系要素所涉及到的各职能部门的活动，或为完成某项活动而规定的方法。
包括：a）技术标准：包括工艺规程、质量标准、方案、报告等。
b）管理标准：包括计划、管理制度、清单、目录等，描述公司各主要过程的管理活动。
c）工作标准：包括部门职责、职务说明书。
d）工厂主文件。
1.3 三级文件：标准操作规程（SOP），描述各管理环节的操作要素和工作流程、具体的操作方法和步骤。
1.4 四级文件：记录、表格、合格证、图纸、标签、证书等。
2 文件编码2.1 文件分类编码应遵循以下原则：2.1.1 系统性：统一分类，统一编码。
文件编码管理规定
1.0 目的规范公司文件的管理，对文件的编号、版本、修订次数、部门代码等进行统一规定。
2.0 范围适用于公司质量手册(第一阶)、程序文件(第二阶)、外来文件及作业指导书(第三阶)、记录表格类(第四阶)、技术类文件（工位操作指导书、检验作业指导书、检验规范、工艺及技术部门的技术文件）编号的管理。
3.0 职责与权限3.1 品质部负责编制、修订、监督执行此规则，对文件编号进行统一管理。
3.2 各部门编制文件时，须按此规则进行编号或至品质部申请文件编号。
4.0定义4.1 文件：有意义的资料及其承载媒体。
如记录、规范、程序文件、图样、报告、标准等。
其媒体可以是纸张、磁盘、光盘或其他电子媒体、照片、样件或多项组合；4.2 受控文件：受文件版本变更控制的文件；4.3 非受控文件：不受文件版本变更控制的文件。
4.4 外来文件：国家的法律法规和标准；其它公司来的文件，包括管理规定和技术标准，工艺原则等；外部企事业单位的来文等。
5.0 内容5.1 文件类别代码一级文件：质量手册 QM二级文件：程序文件 QP三级文件：管理文件（GW）/工作文件（QI、IS等）四级文件：质量记录QR5.2文件的编码要求5.2.1 质量手册的编码：版本版次流水号（01-99）手册代码公司简称5.2.2 程序文件编码：版本版次流水号（001-999）程序文件代码公司简称 5.2.3 管理文件编码：/A.00 版本版次流水号（001-999） 部门代码 管理文件代码 公司简称 部门代码详见5.2.15《部门代码一览表》 5.2.4 作业指导书5.2.4.1 作业指导书(QI)包括以下类型：工位操作指导书类、设备操作规程类、品质检验作业指导书类、仪器校正/使用规程类。
5.2.4.2 作业指导书编码方法：览表》5.2.4.3 作业指导书版次在每页的标题栏中注明：5.2.5 检验规范/标准5.2.5.1 检验规范/标准编码方法5.2.5.2 检验规范/标准版次在每页的标题栏中注明：5.2.65.2.6.1 工艺文件、物料清单、各类对照表的编码方法：产品类型该类文件顺序号 （001-999）必要时增加)文件使用部门代码文件编制部门代码技术文件代号（P1、P2、P3）（临时文件在代号前加“L ”）技术文件代号：P1——工艺文件；P2——物料清单；P3——对照表； 产品类型：电芯圆柱用Y 、方形用F 、软包用R 表示，Pack 统一用P 表示； 部门代码详见5.2.15《部门代码一览表》5.2.6.2 该类文件版次在每页的标题栏中注明：5.2.7 图纸5.2.7.1原材料/产品配件图纸5.2.7.1.1原材料图纸的编码方法：(P4为原材料/产品配件图纸代码)产品类型流水号 （001-999） 文件编制部门代码图纸代号（临时文件在代号前加“L ” ）F 、软包用R 表示，Pack 统一用P 表示； 部门代码详见5.2.15《部门代码一览表》；5.2.7.1.2在每页的标题栏中注明版次：5.2.7.2 工装图纸5.2.3.7.1工装图纸的编码方法流水号（001-999） 部门代码 工装图纸代码 公司代码部门代码详见5.2.15《部门代码一览表》； 5.2.3.7.2 在每页的标题栏中注明版次：55.2.8.1电芯产品规格书5.2.8.1.1电芯产品规格书编码方法流水号（001-999）部门代码 电芯规格书代码 公司代码部门代码详见5.2.15《部门代码一览表》； 5.2.8.1.2 在标题栏中注明版次：5.2.8.2 PACK 产品规格书5.2.8.2.1Pack 产品规格书编码方法 流水号（001-999）部门代码 Pack 规格书代码 公司代码部门代码详见5.2.15《部门代码一览表》； 5.2.8.2.2 在标题栏中注明版次：5.2.9 FMEA5.2.9.1 FMEA 的编码方法：□FMEA-□□□-□□□ 1 2 31：文件代号分DFMEA 和PFMEA 2：文件编制部门代码 3：流水号（001-999）5.2.9.2 在标题栏中注明版次：5.2.10 5.2.10.1 控制计划的编码方法：CP-□□-□□□ 1 2 31：文件代号（临时文件在代号前加“L ”） 2：文件编制部门代码 3：流水号（001-999）部门代码详见5.2.15《部门代码一览表》； 5.2.10.2 在标题栏中注明版次：5.2.11 ECNECN-□□□-□□□ 1 2 31：文件代号 2：文件制订部门代号 3：流水号（001-999） 部门代码详见5.2.15《部门代码一览表》； 5.2.12 检测报告编码方法NB □□□□-□□-□□□ 1 2 31：公司代码+年月份（比例2012.08月简写1208） 2：产品型号代码 3：流水号（001-999） 5.2.13 外来文件的编号：流水号（001-999）采用的年月号（2012年8月，记为1208）申请部门代码 外来文件代码 部门代码详见5.2.15《部门代码一览表》； 5.2.14 表格编码方法：流水号（001-999）部门代码表格代码部门代码详见5.2.15《部门代码一览表》；另：考虑到资源的合理利用，凡新版生效前已印制尚未使用之旧表格，可继续使用至完为止。
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4 编号原则 记录表格文件编号力求简单、明了，直观地反映产品机型及记录表格文件的类别。
5 编号方法 5.1 记录表格文件的代号组成
记录表格文件的代号组成为：产品代码+文件分类识别代码+时间代码+流水号，具体编 号排列分布如下：
——0～9阿拉伯数字；——A～Z拉丁字母；——．圆点。 3.2 编号的基本原则：
a) 记录表格文件在存档之前要进行取号编号，并经确认，不得重复编排和遗漏，记录表 格文件的文件编号不得缺少。
b) 遵循 JB/T 8823《机械工业企业计算机辅助管理信息分类编码导则》中的相关规定， 本标准编号原则采用十进位分类编号办法。
记录表格文件编号规则
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1 目的 本标准规定了瑞德兴阳新能源技术有限公司研究院记录表格文件编号的基本原则、一般
要求、代号组成和编号方法。 2 适用范围
本标准适用于瑞德兴阳新能源技术有限公司研究院所有记录表格文件编号。 3 基本要求 3.1 记录表格文件的编号采用下列字符：
项目开发建议书 项目开发预算报告 项目开发计划书 设计输出必备图样和
技术文件清单 设计更改评审表 设计评审记录表
样件评审单 设计确认报告
项目总结 采购申请单 合同评审记录表
… …
KFKY KFLX FKFA JSTZ
SJGG YJCS SCTZ ZLFF LLSQ CGHT ZLSQ … …
项目开发可研报告 项目开发立项申请书 项目开发方案说明书
产品代码□□□□□□□□□□□□□
流水号 时间代码 文件分类识别代码 产品代码 示例1： MY2.0SJGG201112001表示2011年12月发布的第一份MY2.0MW设计更改单。 示例2： SCD3.0JSTZ201111015表示2011年11月发布的第十五份SCD3.0MW技术通知单。
记录表格文件编号规则
工作指引
`
编号： 版本： 修订： 页码：第1页 共4页
记录表格文件编号规则
盖有受控印章时，文件为 有效版本，未经书面许可， 不得私自复印或翻印。
编制： 审核： 批准： 实施日期：
日期： 日期： 日期：
版本 章节
记录表格文件编号规则
编号： 版本： 修订： 页码：第2页
共4页
更改记录
更改内容简述
更改人 日 期
技术通知单
设计更改单 样机测试报告 试产通知书 资料发放表 领料申请单 采购合同审批单 图纸/技术资料申请表
… …
5.4 时间代码 时间代码用六位阿拉伯数字表示，在文件分类识别代码之后，前四位表示年份，后两位
表示月份，如：201111表示2011年11月份。 5.5 流水号
流水号用三位阿拉伯数字表示，在时间代码之后。
编号： 版本： 修订： 页码：第4页
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示例3： SCD6.0ZLFF201210011表示2012年10月发布的第十一份SCD6.0MW资料发放表。 注：各类产品可通用的文件，其编号省略“产品代码”。 5.2 产品代码
产品代码由大写字母和阿拉伯数字组成，如MY1.5、MY2.0、SCD3.0、SCD6.0等此处位数 不定，具体要求由产品型的后面。文件分类识别代码用汉语拼音字母表示，如： JSTJ表示技术通知单；SJGG表示设计更改单；KFLX表示产品开发立项申请书等。具体见表1。
表1 文件分类识别代码
代码
记录表格文件名称
代码
记录表格文件名称
KFJY KFYS KFJH WJQD
GGPS SJPS YJPS SJQR XMZJ CGSQ HTPS … …