公司表单编码守则
M物业文件、表格编码规定
M物业文件、表格编码规定
文件、表格编码规定
一.目的:
确保每一个质量体系文件都有唯一的编码，便于文件的识别，追溯和控制，便于统一领导，统一步调，协助指挥、贯彻、落实文件之精神。
二．适用范围：
适用于本公司质量体系文件的编码。
三．职责：
(一)行政人事部负责制定文件的编码方法；
(二)各级文件管理、传递按本规定对公司范围内的文件进行编码和登记。
四.编码规定：
(一)各部门编写的质量体系文件在完成后，由文件管理员按照本规定、要求进行登记、编码，每一份文件、表格只允许有唯一的一个编码；
(二)部门名称与部门代号：
公司内各部门代号用该部门名称中两个汉语拼音字母组成表求：
XX公司：DX 行政人事部：RSB 工程部：GCB 经营部：JYB
XX公司：DX 财务部：CWB 安防部：AFB 客户中心：KHB
(三)编码方法：
1.《工作规程》的编码方式有两种：
1.1公司工作规程的编码由：公司代号部门代号顺序号几部分组成；
1.2其它部门工作规程的编码由：公司代号部门代号顺序号顺序号几部分组成。
2.编码表达形式：
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编码规则(标准)
企业信息化标准QB/JF.12001-2007编码规则受控状态:发放编号:版号: A/02007-06-08发布2007-07-01实施XXXXXX有限公司发布XXXXXXXXX 有限公司企业编码标准QB/JF.12001-2007公司组织机构编码规则本标准参照了根据XXXXXXXXX 有限公司对组织机构管理的需要，结合实际情况制定。
本标准起草部门：XXXXXXXXX 有限公司信息系统部。
1主题内容与适用范围本标准规定了XXXXXXXXX 有限公司组织机构的分级、代码管理。
本标准适用于XXXXXXXXX 有限公司组织的管理、登记、统计及会计核算等工作。
2术语公司:具有独立法人资格或需要独立核算管理的分支机构或企业，可以定义为公司。
部门:有明确的职能范围和工作职责的组织。
3分类原则本标准根据企业需要不设分类。
4编码方法4.1本标准采用分级数字代码结构，共分五层，最长码为9位，第一层以一位阿拉伯数字表示,代表集团号；第二层以2位阿拉伯数字表示，代表集团部门，其中99表示分厂;第三层以两位阿拉伯数字表示, 表示集团部门下属机构或分厂的序号;第四层以两位阿拉伯数字表示，表示分厂下属部门;第五层以两位阿拉伯数字表示，表示分厂下属部门班组。
其分类结构如下：4.2各层均留有适当空码，以备增加或调整时使用。
XXXXX第五层 第四层 第三层 XXXX第二层 第一层4.3第一、二、三、四、五层的分类不再细分时，其代码后不需补“0”。
5组织机构代码表(例)XXXXXXXXX 有限公司企业编码标准QB/JF.12001-2007员工代码编码规则本标准参照了根据建发鞋楦公司对员工管理的需要，结合实际情况制定。
本标准起草单位：XXXXXXXXX 有限公司。
1主题内容与适用范围本标准规定了XXXXXXXXX 有限公司员工的分类、代码及关键描述信息、岗位的分类。
本标准适用于XXXXXXXXX 有限公司员工的管理、工资核算、考勤、奖惩、登记、统计及会计核算等工作。
公司编码管理制度
第一章总则第一条为规范公司内部档案管理，提高档案工作效率，确保档案资料的安全、完整和有效利用，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有档案资料的编码、归档、保管、借阅、销毁等环节。
第三条公司档案编码管理应遵循统一、科学、系统、便捷的原则。
第二章分类与编码第四条公司档案按照以下十大类进行分类：1. 基础建设类2. 经营管理类3. 党群类4. 人事类5. 科学研究类6. 设备仪器类7. 会计类8. 行政类9. 其他类10. 特殊档案类第五条特殊且数量较大的档案可独立分一个大类，如：专利档案、合同档案等。
第六条档案编码采用字母与数字相结合的方式，具体编码规则如下：1. 第一位字母代表档案类别；2. 第二位字母代表档案来源部门；3. 第三位至第五位数字代表档案序号；4. 第六位数字代表档案年度；5. 第七位至第九位数字代表档案文件页数。
第三章归档与保管第七条档案资料归档前，应进行整理、分类、编码，确保档案资料完整、准确。
第八条归档的档案资料应按照类别、来源部门、年度等进行排列，便于查阅和管理。
第九条档案资料应妥善保管，确保档案实体安全。
具体保管要求如下：1. 档案资料应存放在通风、干燥、防火、防盗、防潮、防虫蛀的专用档案柜中；2. 档案柜应定期检查、清洁，确保档案资料安全；3. 档案资料应按照编号顺序存放，便于查阅。
第四章借阅与利用第十条公司内部员工因工作需要借阅档案资料，应向档案管理部门提出申请，经批准后方可借阅。
第十一条借阅档案资料时，应填写借阅单，注明借阅目的、借阅时间、归还时间等。
第十二条借阅的档案资料应在规定时间内归还，如需延长借阅时间，应提前向档案管理部门申请。
第十三条档案管理部门应定期对借阅情况进行统计，确保档案资料的有效利用。
第五章销毁与报废第十四条档案资料达到销毁条件时，应由档案管理部门提出销毁意见，经公司领导批准后进行销毁。
第十五条销毁档案资料时，应按照国家有关规定和档案资料的性质进行分类、打包、封存，并做好销毁记录。
公司文件编码规则,格式,清单
1.公司品质手册:SK-QM/xxQuality Manual2.公司运作程序:Company Operation ProcedureSerial No.))3.公司作业指导书:SK-GWI-XX-XXX/xxGroup Work InstructionSerial No.)Group Dept.No.)Group Work Instruction)公司各部门编号：总裁办00President Office Group Department No.人力资源部01Human Resource 行政部02Aadministration 品质中心03Quality Center 供应链中心04Supply Chain Center 财务部05Finance市场部06Sales & Marketing IT部07Information Technology 实验中心08Reliability Lab 张家港工厂10ZhangJiagang Factory 江阴工厂20Jiangyin Factory 九江工厂30JiuJiang Factory4.公司表格:SK-GFORM-XX-XXX/xxGroup FormSerial No.)Group Dept.No.)Group Work Instruction)公司文件编码规则Document Numbering System5.工厂作业指导书:SK-WI-XXXX-XXX/xxFactory WorkInstruction Serial No.)XXXX说明：前面两个XX参照各工厂编号(First 2 XX refer to factory No.)后面两个XX：(Final 2 XX:)工厂通用文件：00Factory general document工程部01Engineering department生产部02Production department品质部03Quality department供应链04Supply Chain财务部05Finance人力资源06Human resource行政07Administration实验室08Reliability Lab6.工厂操作指导书:SK-XXX-XXXX-XXX/xxFactory OperationInstruction工厂操作指导书类型:(示例)Type of factory IIP Incoming Inspection PlanOperation Instruction PIP Process Inspection Plan(Example)FIP Final Inspection PlanQCP Quality Control Plan………………( The types decided by factory department)工厂表格:版本号(Revision No.)Factory form流水号(Serial No.)工厂各部门编号(Factory department No.)工厂编号(Factory No.)工厂表格(Factory No.)盛康公司(Suncome)。
公司表单编码守则
XXXXX限公司
文件编码规范
为规范公司表格管理，实现表格管理数据化标准化，特制定本表格编码规范。
一、表格编码结构
1.表格编码由四部分组成，每部分之间用“—”连接。
第一部分：公司名称
第二部分：发文机构
第三部分：文件密级
第四部分：文件建立日期
第五部分：文件流水号
第六部分：文件类型编号
2.各部分表示方法
1）第一部分：一律使用统一号为：
2）第二部分：发文机构
部
密
4)第四部分：文件建立日期
日期代号由年组成，如2016年建立的表格则写：2016
5）第五部分：文件流水号
表格流水号：数字表示，从0001到9999
6）第六部分：文件类型编号
版本、版次号按该制度制订、修订的先后顺序确定，制度修订、整体更新一次就发
布一次版本或版次号，修订一次即以阿拉伯数字形式修改版次，即用0、1、2、3 (9)
表述，制度进行整体更新或修订次数过多时即用大写英文字母修改版本号，即用A、
B、C、D…Z表述，如：第A版第零次的表述为“A/0”，第A版第1次的表述为“A/1”。
3、具体表示方式
举例：懒熊行政部文件交接登记簿表格
编码：LX-AD-FR-2016-01。
单据编号管理制度
单据编号管理制度第一章总则第一条为规范公司单据编号管理，确保单据的完整性和真实性，提高管理效率，特制订本制度。
第二条单据编号是指用于标识和识别各种业务单据的一组字符或数字，包括但不限于合同、采购单、销售单、发票等各类业务单据。
第三条公司单据编号管理遵循合规、规范、便捷、可控的原则。
第四条公司单据编号管理适用于公司内部所有部门和项目单位，包括总部和各地分支机构。
第二章单据编号的设定第五条公司单据编号由公司行政管理部门统一负责设定和管理。
各部门和项目单位不得擅自设定单据编号。
第六条公司单据编号应当具有唯一性和连续性，确保每份单据都有且仅有一个编号，并且编号之间不能有间断。
第七条公司单据编号的设定应当遵循规范的命名原则和格式，以便于管理和使用。
第八条公司单据编号的设定应当在公司内部广泛征求意见，确保编号的合理性和实用性。
第三章单据编号的使用第九条公司各部门和项目单位在办理各种业务单据时，应当按照统一的编号规则对单据进行编号。
第十条编号过程中涉及到的相关资料和信息必须真实可靠，确保单据编号的准确性和完整性。
第十一条公司各部门和项目单位应当严格按照编号管理制度对单据进行存档和保管，确保单据的安全性和完整性。
第十二条公司单据编号管理采用电子化管理方式，不得使用手写编号或者其他非规范的方式进行编号。
第四章单据编号的管理第十三条公司行政管理部门负责对公司单据编号的统一管理和监督。
第十四条公司行政管理部门应当建立健全单据编号管理制度和相关工作流程。
第十五条公司行政管理部门应当定期对各部门和项目单位的单据编号进行抽查和核实，发现问题及时指导和整改。
第十六条公司行政管理部门应当对单据编号的使用情况进行定期分析和评估，及时发现和解决问题。
第五章单据编号的违规处理第十七条公司各部门和项目单位不得随意更改、篡改或者伪造单据编号，一经发现将严肃处理。
第十八条对于严重违反单据编号管理制度的行为，公司行政管理部门有权采取相应的纪律处分措施。
公司管理制度编码规则
公司管理制度编码规则第一章总则第一条为了规范公司管理制度编码工作，提高公司管理效率，增强公司管理的科学性和规范性，制定本规则。
第二条公司管理制度编码是指为了规范公司各项管理制度的制定、实施和执行，将各项管理制度进行编码分类，方便查询和管理。
第三条公司管理制度编码工作由公司管理部门负责统一管理，各部门按照规定提交相关管理制度，并在规定期限内完成编码。
第四条公司管理制度编码应做到科学、合理、便于管理和查询，编码应具有唯一性和区分性，便于区分不同的管理制度。
第五条公司管理制度编码应以数字和字母组成，长度不超过十位，数字表示不同类别或级别，字母表示不同内容或主题。
第六条公司管理制度编码应根据管理制度的性质、内容、重要性等因素进行分级编码，便于管理和调取。
第七条公司管理制度编码应按照编码规则进行，不得随意更改编码，如有需要调整应及时报备管理部门。
第八条公司管理制度编码应遵循规范化标准化原则，确保编码的准确性和一致性。
第二章编码规则第九条公司管理制度编码应以公司名称缩写作为前缀，以便于区分不同公司的管理制度。
第十条公司管理制度编码中的数字部分应分为五位，分别表示不同的分类、等级和性质。
第十一条数字部分的第一位表示一级分类，如1表示人力资源管理，2表示财务管理，3表示生产管理，4表示市场营销等。
第十二条数字部分的第二位表示二级分类，如11表示招聘管理，12表示培训管理，13表示薪酬管理，14表示绩效考核等。
第十三条数字部分的第三位表示三级分类，如111表示招聘流程，112表示培训计划，113表示薪酬调整，114表示绩效评定等。
第十四条数字部分的第四位表示四级分类，如1111表示招聘流程细则，1112表示招聘需求分析，1113表示招聘方案制定等。
第十五条数字部分的第五位表示管理制度的级别，例如1表示基础级，2表示中级，3表示高级，4表示特级。
第十六条公司管理制度的字母部分应根据内容、主题等因素确定，便于区分不同的管理制度。
1-4级文件编码规则
前言本编码规则是根据浙江万豪模塑股份有限公司目前现有的1-4级体系文件表单的基础上制订而成的。
在格式上遵循GB/T 1.1-2000《标准化工作导则第1部分：标准的结构和编号规则》的要求进行了规范。
本标准由浙江万豪模塑股份有限公司提出。
本标准由浙江万豪模塑股份有限公司企管部归口。
本标准起草单位：浙江万豪模塑股份有限公司企管部。
本标准因公司内部文件规划编码要求而制定，涉及范围为浙江万豪模塑股份有限公司内部。
本标准起草人：潘勇校对：符兴达审核：何新民批准：陈星亮浙江万豪模塑股份有限公司1-4级文件表单编码规则1 范围本标准规定了浙江万豪模塑股份有限公司的1-4级体系文件表单的编码规则(包括IATF16949、3C 认证、Emark认证体系文件)。
本标准适用于浙江万豪模塑股份有限公司的1-4级体系文件表单的编码。
2 规范性引用文件下列文件中的条款，通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其后所有修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
3 定义本标准采用下列定义3.1 每张文件表单均应有独立的代码，且应是唯一的。
3.2 采用表格图时, 表中每张表单文件均应标出独立的代码。
4 编码规则4.1 浙江万豪模塑股份有限公司的1-4级体系文件表单的编码规则如下：4.1.1浙江万豪模塑股份有限公司1级体系文件表单（质量手册）编码如下：ZJWH / QM – A - ****年号文件类型代码（代表1级文件）质量手册代号公司简称4.1.2浙江万豪模塑股份有限公司2级体系文件表单（程序文件）编码如下：ZJWH / QP –B - **-****发文流水号+年号文件类型代码（代表2级文件）程序手册代号公司简称4.1.3浙江万豪模塑股份有限公司3级体系文件表单（管理指导作业文件）编码如下：ZHWH/ ** - C - ** **| | | | | 发文流水号| | | | 对应程序文件号| | | 文件类型代码（代表3级文件）| | 部门代号| 公司简称部门编码号：二级程序文件号：4.1.4浙江万豪模塑股份有限公司4级体系文件表单（管理指导作业文件）编码如下：WH/QR - D - **** - ****| | | | | 记录序号| | | | 对应程序文件号或管理指导作业文件号| | | 文件类型代码（代表4级文件）| | 质量记录代号| 公司（厂）名简称三级管理指导作业记录序号：4.1.5外来文件沿用原来编号进行登记，每年收集归档。
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XXXXX限公司
文件编码规范
为规范公司表格管理，实现表格管理数据化标准化，特制定本表格编码规范。
—、表格编码结构
1. 表格编码由四部分组成，每部分之间用“一”连接。
第一部分：公司名称
第二部分：发文机构
第三部分：文件密级
第四部分：文件建立日期
第五部分：文件流水号
第六部分：文件类型编号
2. 各部分表示方法
1）第一部分：一律使用统一号为：
2）第二部分：发文机构
4）第四部分：文件建立日期
日期代号由年组成，如 2016年建立的表格则写：2016
5）第五部分：文件流水号
表格流水号：数字表示，从 0001到9999
6第六部分：文件类型编号
3）第
文件
产品研发部
PD
三部分: 密级
7第六部分：版本号
版本、版次号按该制度制订、修订的先后顺序确定，制度修订、整体更新一次就发布一次
版本或版次号，修订一次即以阿拉伯数字形式修改版次，即用0、1、2、3...9表述，制度进行整体更新或修订次数过多时即用大写英文字母修改版本号，即用A B、C D…Z表述，如：第A版第零次的表述为“ A/0”，第A版第1次的表述为“ A/1 ”。
3、具体表示方式
举例：懒熊行政部文件交接登记簿表格编码：LX-AD-FR-2016-01。