第七章采购管理与应付账款管理.pptx
采购与应付款管理系统初始设置ppt采购与应付款管理
（五）计量单位
要设置计量单位，必须先增加计量单位组，然后再 在该组下增加具体的计量单位内容
计量单位组分无换算、浮动换算、固定换算三种类 别。
无换算计量单位组的计量单位都以单独形式存在， 即相互之间不需要输入换算率，而且全部缺省 为主计量单位。
固定换算的计量单位组包括多个计量单位，一个主 计量单位、多个辅计量单位。
期初记账是将采购期初数据记入有关采购账；期初 记账后，期初数据不能增加、修改，除非取消 期初记账。期初记账后输入的入库单、发票都 是启用月份及以后月份的单据，在“月末结账” 功能中记入有关采购账。
操作步骤：
1.期初单据录入 期初暂估入库单可进入“业务/入库/入库单”或
“业务/入库/红字入库单”功能录入；期初受 托代销入库单可进入“业务/入库/受托代销入 库单”或“业务/入库/红字受托代销入库单” 功能录入；期初在途存货可进入“业务/发票/ 采购发票（蓝字、红字）”功能录入。
友情提示：
以上数据权限如果没有在“企业门户/控制台/基础 信息/数据权限/数据权限控制设置”中进行设 置，则相应的选项置灰，不可选择。
（二）收发类别
收发类别设置，是为了用户对材料的出入库情况进 行分类汇总统计而设置的，表示材料的出入库 类型，可根据本单位的实际需要自由灵活地进 行设置。
操作要点：
2.超单据控制
包括“是否允许超订单到货及入库”和“是否允许 超计划订货”两全选项，打勾选择，可随时修 改。
3.入库单是否自动带入单价
只有在采购管理系统不与库存管理系统集成使用， 即采购入库单在采购管理系统填制时可设置。
4.订单\到货单\发票单价录入方式
在“手工录入”、“取自供应商存货价格表价格”、 “最新价格”三种方式中选择一种，可随时修 改。
《采购与付款管理》课件
采用加权评分、层次分析法、模糊综合评价等方法，对供应商进行评价和排序 。
供应商关系管理
01
02
03
合同管理
与供应商签订明确、详细 的采购合同，明确双方的 权利和义务，确保采购活 动的顺利进行。
沟通与协调
建立有效的沟通机制，及 时解决采购过程中出现的 问题，加强与供应商的协 作与配合。
供应商激励
采购与付款的流程
需求分析
企业根据实际需求，提 出采购计划，并进行审
核。
供应商选择
根据采购计划的要求， 选择合适的供应商，进 行商务谈判，签订采购
合同。
合同履行
供应商按照合同规定的 时间、地点和质量要求 交货，企业进行验收和
入库。
付款结算
企业根据采购合同的规 定，进行付款结算。
02
供应商管理
供应商选择
合同履行
企业应按照合同约定履行自己的义务，确保合同的顺利实施。在履行过程中，企业应加强与供应商的 沟通，及时解决可能出现的问题。
纠纷处理
在合同履行过程中，如果出现纠纷，企业应及时采取措施，如协商、调解或仲裁等，以维护企业的利 益。同时，企业应认真总结经验教训，加强合同管理，避免类似纠纷再次发生。
04
确保企业经营活动的效率和效果、资 产的安全完整、经济信息和财务报告 的可靠性。
全面性、重要性、制衡性、适应性、 成本效益。
采购与付款内部控制的目标和原则
采购与付款内部控制目标
确保采购活动合规、合法，保障资产安全， 提高采购效率，降低采购成本，保证付款的 准确性。
采购与付款内部控制原则
明确职责分工，遵循授权批准，确保合同履 行，加强监督检查。
付款
是指企业根据采购合同的规定，向供 应商支付货款的整个过程。
采购及应付账款管理
四、物资采购报销流程
1物资采购前由用料申请人先填写采购计划,“采购计划表”经部门领导签字同意后,交与采购人员,采购人员制作“采购订单”并进行采购。
采购及应付账款管理
———————————————————————————————— 作者:
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采购及应付账款管理制度
一、目的
1规范采购操作步骤和方法，确保采购的质量和采购要求的适用性，符合公司整体的日常管理规定要求。
2规定了应付账款入账、调账等方面的管理要求,规范应付账款管理工作,防范公司处理应付账款业务过程中的经营风险。
6物资采购报销须填写报销单，执行费用报销流程。
7凡不按上述规定采购者，财务部一律拒绝支付。
五、应付账款入账程序
(一)、有票应付款
1财务部业务会计对采购订单、供应商发票、暂存单进行审核，即“三单符合”审核。
2三单中的第一单“采购订单”是指由采购合同、采购定单、委托加工单等组成的合同单据。第二单“供应商发票”是指由发票、收款收据组成发票单据。第三单“暂存单”是指由暂存单、采购订单(检验记录)、送货单(运输提货单）等组成的收货单据。
二、适用范围
本规范适用于公司的生产用原材料、生产设备、工具和固定资产（不含公司长期代理产品)等采购的控制。
三、定义
1、供应商:是指能向采购者提供货物、工程和服务的法人或其他组织。
2、抽货检验标准：此标准是对采购物品进行检验的参照标准，由技术中心编写并执行。
《应付账款管理制度》PPT幻灯片
管控，真正落地---用友客户全新集成管控模式C2 为你的业务而生
业务流程
用友ERP
采购请购单 采购订单 采购到货单 付款申请单
请购审批流程 采购订单审批流程 采购质检入库流程
付款审批流程
管理流程
OA
报表
用友ERP海量 数据沉淀
实时ERP数据展现
OA管理报表 轻松查阅
简单易用
财务 业务
用友财务凭证
流程驱动财务管控
体系控制
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管理层，都特关注的，随心可得！
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财务报表 各类供应链业务报表篇
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帐套信息 用友多帐套支持
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报表权限体系 人员、账号、
权限……
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1 科目余额表 2 资金变动表 3 收入明细表 4 费用明细表 5 采购执行分析表 6 销售订单执行情况分析 7 产品盈利分析表 8 区域销售分析表 9 成本构成分析表 10 。。。。。。
应付账款管理
应付账款管理一、流程图签订采购合同——收货通知——台帐——入库单——会计审核制单——付款结算——对帐。
说明：1.计参与采购合同文本会签。
2.物运达后，由采购部验收人查验数量和毁损情况，质检人员依据合同规定的标准检验质量后，采购经办人员制作：“收货通知单”经会计签字确认后，交仓库人员办理入库。
3.计在审核“收货通知单”时，登记采购管理台帐备案。
4、审核无误后，仓库人员开“入库单”，仓库负责人审核确认，采购经办人将“入库单”中的一联交给采购部备查，一联交给会计审核入帐。
5、会计审核入库单无误后，制作记帐凭证，并在采购台帐上做记录。
6、会计依据企业管理程序办理付款，结算。
7、会计和采购部门定期对帐。
及时处理差异。
二、应付帐款挂帐管理应付帐款挂帐主要包括：采购货物或者接受劳务未及时付款、销售退货等。
1、单证审核，制作记帐凭证；单证审核：对采购货物，会计结合采购合同审核“入库单”，确认入库数量单价金额和真实合法性；对于接受劳务，结合有关合同和实物验收证明，审核入帐的审批情况、金额、真实合法性。
制作记帐凭证：对采购货物，借：原材料、库存商品、VAT进项等，贷：应付帐款对接受劳务，借：委托加工物质——单位或个人等，V AT进项，贷：应付帐款对接受修理修配劳务，借：固定资产、制造费用、管理费用，贷：应付帐款对接受其他劳务，借：管理费用或销售费用，贷：应付帐款销售退货：单证审核：会计结合销售合同，审核客户退货通知、主管领导意见和“入库单”，确认入帐依据和金额制作记帐凭证：在货款已收的情况下，贷“主营业务收入”，红字入帐，贷V AT销项，红字入帐，贷“应付帐款-单位”篮字，同时：借“库存商品”蓝字，借“主营业务成本”红字。
2、应付帐款挂帐分析报告3、应付帐款挂帐实例：采购货物未及时付款销售退货三、应付帐款入帐方法应付帐款入帐分两种情况处理：如果应付帐款不含现金折扣，则按发生时的金额入帐。
如果应付帐款中含有现金折扣，其入帐方法有总价法和净价法两种。
采购与付款控制课件.ppt
《企业内部控制具体规范—采购与付款》
采购与付款内部控制具体规范共五章，二十条。
11
案例一
A公司的材料采购需经授权批准后方可进行。采购部根据经批准 的请购单发出订货单。货物运达后，验收部门根据订货单的要求 验收货物，并编制一式多联的验收单，验收单未作连续编号。仓 库根据验收单验收货物，在验收单上签字后，将货物移入仓库加 以保管。采购部门根据验收单编制付款凭单，月末把验收单一联 和付款凭单交会计部作记账用。会计部审核付款凭单后，支付采 购款项。该公司授权会计部的经理保管和签署支票，经理将其授 权给会计人员李四负责，并由李四保管支票印章。李四根据已经 过审核批准的付款凭单，确定支票受款人名称金额等与凭单内容 一致后签署支票，李四签署支票后未对付款凭单作任何处理。
要求。
12
案例二
以下是某企业采购与付款内部控制制度的部分措施， 请分析以下措施有何不妥之处：
为简化程序，请购单只需由采购部门审批即可。 小额的采购业务可以提出口头请购申请，采购部门负
责人口头审批同意。
采购的存货必须要经过仓库管理人员验收，并出具验 收入库单，一般的物品可交由请购部门直接使用，无 需验收。
人简化审批手续，必须在及后的发票上签字确认。
采购的存货必须要经过仓库管理人员验收，并出具验收 入库单；日常使用的一般的物品可交由请购部门自己验 收后直接使用。
对于单笔金额在100万元以上的采购业务应由需求部门提 出申请，经领导集体审批后由行政部牵头采购部具体负 责采购，财务部办理付款；对于单笔金额在1000元以下 的采购业务，由需求部门直接办理采购和付款业务。
5
采购与付款的主要业务程序和关键控制点
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第四节 采购与付款内部控制的监督检查
公司采购应付账款管理制度
公司采购应付账款管理制度第一章总则第一条为了加强公司采购应付账款管理，规范采购流程，保障公司合法权益，根据《企业会计准则》、《公司法》等有关法律法规，制定本制度。
第二条本制度适用于公司采购活动中应付账款的管理，包括供应商选择、合同签订、货物或服务接收、付款等环节。
第三条公司应遵循诚实信用、公平交易的原则，与供应商建立良好的合作关系，确保采购质量、价格和交付的及时性。
第四条公司应建立健全采购应付账款内部控制制度，明确各部门的职责和权限，确保采购应付账款的真实性、合法性和完整性。
第二章供应商选择与评估第五条公司采购部门应根据采购需求，选择具有良好商业信誉、质量保证和价格合理的供应商。
第六条公司应建立供应商评估制度，定期对供应商的产品质量、交付时间、售后服务等方面进行评估，并根据评估结果调整供应商名单。
第七条公司应与供应商签订书面合同，明确合同条款，包括货物或服务的质量、数量、价格、交付时间、付款方式等。
第三章货物或服务接收与管理第八条公司采购部门应负责货物或服务的接收工作，确保货物或服务符合合同约定的质量、数量和交付时间要求。
第九条公司应建立货物或服务验收制度，对采购的货物或服务进行验收，不符合合同约定的，应及时通知供应商处理。
第十条公司采购部门应建立采购档案，记录采购合同、验收报告、付款凭证等相关资料，保存期限不少于三年。
第四章付款管理第十一条公司应按照合同约定的付款方式和付款时间进行付款，确保供应商的合法权益。
第十二条公司财务部门应审核采购部门的付款申请，确认无误后进行付款。
第十三条公司应建立应付账款台账，记录应付账款的产生、支付和结余等情况，确保账务清晰、准确。
第五章内部控制与审计第十四条公司应定期对采购应付账款内部控制制度进行审查和改进，确保制度的有效实施。
第十五条公司审计部门应定期对应付账款进行审计，检查采购应付账款的真实性、合法性和完整性。
第六章违规处理第十六条对违反本制度的部门或个人，公司应依法予以处理，并追究其法律责任。
应付账款管理
应付账款管理1. 简介应付账款是指企业购买商品或接受服务后所产生的未付款项。
应付账款管理是企业财务管理的重要组成部分，涉及到供应商付款、账款核对、应付账款凭证的登记和管理等方面。
良好的应付账款管理有助于企业实现资金的有效运作和风险的控制，提高企业的竞争力。
本文将介绍应付账款的管理流程以及相关的注意事项和解决方案。
2. 应付账款管理流程应付账款管理涉及到以下几个环节：2.1 供应商付款企业与供应商建立合作关系后，会根据合同或者协议约定的支付方式和时间进行付款。
供应商付款包括以下几个步骤：•收集供应商的发票和付款凭证•核对发票和凭证的真实性和正确性•确认应付款金额和付款截止日期•编制付款申请并提交给财务部门•财务部门核准付款并进行付款操作•记录付款凭证和相关的账务信息2.2 账款核对账款核对是确认供应商所提供的发票和凭证与实际的采购或服务情况是否相符的过程。
账款核对包括以下几个步骤：•核对供应商提供的发票和凭证与公司内部的采购订单或合同•验证货物或服务的数量、质量和金额是否与发票相符•确认税费和其他费用的计算是否准确•核对发票的开票日期和付款截止日期是否合理•核对账款与供应商对账单或对账回执是否一致2.3 应付账款凭证登记和管理应付账款凭证登记和管理是将供应商付款的凭证和相关的账务信息记录在财务系统中，以便于后续的查询和核算。
应付账款凭证登记和管理包括以下几个步骤：•根据付款凭证和相关的发票和凭证信息，录入账款登记表或财务系统•确认凭证的录入准确性和完整性•建立应付账款的账户档案并进行编号和分类•按照账期和付款截止日期进行账款管理和催款工作•定期进行应付账款的核对和调账，确保账款的准确性和及时性3. 注意事项在进行应付账款管理的过程中，需要注意一些事项以确保管理的准确性和合规性。
3.1 防止欺诈和错误在核对供应商提供的发票和凭证时，需要保持警惕，防止欺诈和错误的情况发生。
可以采取以下措施：•与供应商建立良好的合作关系，建立信任和协作的基础•对供应商提供的发票和凭证进行详细的核对和验证，确保其真实性和正确性•定期进行供应商的审核和评估，排查潜在的欺诈和违规行为3.2 控制付款风险付款风险是指企业在进行付款时面临的各种可能损失的风险，如供应商的破产、欠款不还等情况。
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4、退货业务处理
入库单已记账
无论是否录入“采购发票”， “采购发 票”是否结算，结算后的“采购发票”是 否付款，都需要录入退货单。
退货单录入 （采购管理）
红字发票录入 （采购管理）
结算
退货单审核 （采购管理）
红字外购入库 单记账 （存货核算）
红（字存发货票核制算单系统）借应：交物税资金采购(红(红 ) )
二、与其他业务流程之间的关系
采购与付款过程是企业生产经营过程的重 要组成部分。它从销售过程和生产过程得 到对各种材料物资的需求情况，结合库存 数据，在预算管理过程的控制下，形成有 效的采购需求；为库存管理和存货核算提 供入库成本、数量等信息；对现金管理过 程提出付款请求；向账务核算和分析过程 提供采购成本、费用等数据。
签定合同 （采购订单）
入库通知 （收料通知单）
贷：应付账款(红)
制单 凭证
借：原材料(红) 贷：物资采购(红)
凭证 审核、记账
（总账系统）
凭证
录入收款单
核销制单 借：银行存款(红)
（应付款系统）
贷：应付账款(红)
采购业务与系统的对应图
供应商
业 务 流 程
采购人员
答复报价等
采购处理
系 统 实 订购 现 流 程
采购 价格 控制
采购申请 （采购申请单）
核算成本费用 钩稽入库单和发票
核销应付款
出 出纳 纳
办理支付 付款单
3．Байду номын сангаас货
<退货流程>
采采购购业业务务人人员员
通知退货
仓仓管管人人员员
会会计计
退料通知单
办理出库
红字采购发票
红字外购入库单
冲减应付账款 钩稽入库单和发票
确认采购货款退回 核销单据
出出纳纳
办理收款 退款单
第二节 采购管理与应付账款子 系统内部结构分析
采购发票 核对钩稽
核销记账
出 出纳 纳
办理支付 付款单
2．赊购
<赊购流程>
业业务务人人员员/计 /计划划人人员员
提出采购申请
采采购购业业务务人人员员
采购申请单
签订采购订单
质质检检人人员员
采购订单
通知收货 收料通知单
检验质量 质检报告
仓仓管管人人员员
会 会计 计
办理入库 外购入库单
采购发票
确认应付账款
什么是供应链管理？
供应链管理是用于有效集成供应商、 制造商、仓库与客户的一系列方法， 通过这些方法，使生产出来的产品能 以恰当的数量，在恰当的时间，被送 往恰当的地点，从而实现在满足服务 水平要求的同时，使系统的成本最小 化。
第九章 采购与应付账款系统
2
学习要点
了解采购/付款过程的目标和内容 理解采购/付款过程与其他业务流程之间的关
1、单货同行的采购业务
采购入库单录入 （采购/库存管 理）
采购发票录入 （采购管理）
结算
采购入库单审核 （采购/库存管
理）
采购入库单记账 制单 （存货核算）
发票制单
借：物资采购
（存货核算系统） 应交税金
贷：应付账款
凭证
借：原材料 贷 ：物资采购
凭证 审核、记账
（总账系统）
录入付款单 （应付款系统）
系 了解采购/付款过程包含的典型业务场景 掌握采购与应付账款系统的应用流程和功能 掌握采购管理和应付款管理子系统的构成 掌握采购管理和应付款管理子系统的使用
主要内容
第一节 采购与应付账款子系统概述 第二节 采购与应付账款子系统的内部结构
分析 第三节 采购与应付账款子系统初始设置 第四节 采购与应付账款子系统日常处理 第五节 账表输出
暂估处理 （存货核算）
借：原材料(红) 贷：应付账款(红)
借：原材料 蓝字回冲单制单 贷：物资采购
3、在途业务（票到货未到）
如果先收到了供货单位的发票，而没有收到供 货单位的货物，可以对发票进行压单处理，待 货物到达后，再一并输入计算机做报账结算处 理。但如果需要实时统计在途货物的情况，就 必须将发票输入计算机，待货物到达后，再填 制入库单并做采购结算。
见PP 174
三、几种典型业务流程场景
1．现购
<现购流程>
业 业务 务人 人员 员/计 /计划 划人 人员 员
采 采购 购业 业务 务人 人员 员
质 质检 检人 人员 员
提出采购申请
采购申请单
签订采购订单
采购订单
通知收货 收料通知单
检验质量 质检报告
仓 仓管 管人 人员 员
办理入库 外购入库单
会 会计 计
实现其它有关业务的管理。进行供应商管理、价格及供货 信息管理、物料对应管理、质量检验管理等工作；
完成采购分析、采购统计工作；打印输出各种需要的台账、 报表，将各种信息按照需求传递到其他业务过程。
建立数据传输通道，实现采购管理系统与应付账款系统之 间，以及其与库存管理系统、存货核算系统、账务处理系 统、应收账款系统等的数据共享。
第一节 采购与应付账款子系统概述
采购与付款过程是企业物资供应部门 取得企业生产经营活动所需要的各 种物资，并支付货款的过程。
采购与付款过程的目标和内容 与其他业务流程之间的关系 几种典型业务流程场景
一、采购与付款过程的目标和内容
采购与付款过程主要由以下环节组成：提出采购请求，授 权采购，采购商品，验收商品，存放和保管已验收的商品， 为商品付款，退回商品等。它的主要目标包括： 及时、准确地完成采购订货管理，反映和监督采购订单的 制订、审核和执行情况； 完成采购的日常业务处理。包括采购入库、采购退货、发 票处理、采购结算等日常处理工作； 完成应付账款的核算与管理，包括进行应付账款业务的日 常核算，全面反映企业赊购形成的债务状况，从而及时还 款，降低信用成本；及时反映和监督采购业务中资金的支 出和应付情况，确定合理的中、长期还款计划；及时记录 并反映供应商的情况，在保证准时、足量得到供货的同时 降低采购成本；
采购管理与应付账款子系统内部流程 采购管理与应付账款子系统功能模块
一、采购管理与应付账款子系 统日常业务处理流程
根据采购货物和发票到达企业的时间和进行处理先后顺序 的不同，可以将采购业务归纳为几种情况： 单货同行业务 货到单未到（暂估入库）业务 单到货未到（在途物资） 退货业务
p176
凭证
核销制单 借：应付账款 贷：银行存款
付款单 （现金管理系统）
2、暂估入库（货到票未到）
当月, 货到票未到:暂估制单暂估入库单记账
填制暂估入库单 （采购管理）
暂估入库单记账 （存货核算）
暂估制单 借：原材料 贷：应付账款
下月发票到:
填制采购发票 （采购管理）
采购结算 （采购管理）
红字回冲单制单