安全文件和档案管理制度

1.目的

本标准规定了公司全方位规范化科学管理，提高办公效率，做好公司文件管理工作，使之规范化和制度化。

2.范围

本制度适用于XXXXXXX有限公司范围内的纸质文件管理，文件处理中涉及电子文件的

管理制度另行规定。

3.职责

3.1.安全保障部职责：安全生产、职业健康有关的安全生产法律法规、标准规范及其他有关文件、资料的归口单位；安全生产法律法规和标准规范的贯彻执行。

3.2.其它各部门职责：在其分管范围内贯彻宣传、执行。

4.定义

4.1.文件：是形成的正式文书，分为公文、文书、函件和其他文件。

4.2.标准：是为了在一定的范围内获得最佳秩序，经协商一致制定并由公认机构批准，共同使用的和重复使用的一种规范性文件。

4.3.档案国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

5.内容

5.1.文件的概述

5.1.1.所指的文件，包括各种规定、来往文件、信件、调查书、报告、契约、凭证类文件、决议、议案、会议纪要、诉讼文书、统计表、年报及传票等一切业务用文件。

5.1.2.公司公文是传达方针、发布规定、请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况、交流经验的重要工具，各级部门必须认真做好公文管理工作。

5.1.3.文件处理必须做到准确、及时、简便。行政公文由综合管理部统一收发、分发、传阅、用印、立卷、归档；党委文件由人力资源部归口处理；工会、团委的文件由工会、团委归口处理。

5.1.4.文件管理工作必须严格执行保密制度，确保公司的机密。

5.2.文件的传阅

5.2.1.文件的传阅就是组织两人以上轮流看同一份文件。文件传阅是企业领导班子管理企业不可缺少的一种方式。

5.2.2.传阅文件的种类。包括上级政策性文件、企业外部来文、企业的决策方案、企业的发文、企业收集的经济信息以及其它需要领导传阅的文件。

5.2.3.传阅文件的登记。对传阅文件的登记是保证文件安全，加快文件运转，防止文件丢失和积压的重要措施。文秘人员对要传阅的文件加订*****公司文件处理单（见附录A），填写完第一、二行内容后，行政文件交执行总经理或综合管理部部长阅批，党委文件交人力资源部部长（党办主任）阅批，再根据拟办意见进行传阅。

5.2.4.传阅文件要按规定的对象进行，不得随意扩大传阅范围，因工作需要，要借阅文件的，须经部门领导确认才可借阅。

5.2.5.建立传阅文件管理责任制。综合管理部部长分配、指定文秘人员负责行政文件的传阅；人力资源部部长指定党委文件的传阅人员。负责传阅文件的文秘人员对文件传阅进行跟踪管理，准确掌握文件流向并及时催阅，传阅人阅完后退回文秘人员，由文秘人员交给下一个传阅人，这样就可以由综合管理部（或人力资源部）调整阅文次序，并且防止文件的积压（甚至丢失）。

5.2.

6.文件传阅应遵循两点原则：一、*****公司外部来文，包括上级主管部门或不互相隶属的单位来文，先由总经理阅示，再经*****领导班子传阅；二、*****内部来文，包括*****公司各部门及下属各单位的来文，*****其他领导班子成员先传阅，最后交总经理阅示。

5.2.7.紧急文件如遇特殊情况，则可按非正常程序办理。如遇紧急会议通知，可将文件的复印件交给具体职能部门，使其有时间准备会议材料，而文件正本传阅。

5.2.8.如有领导班子成员出差或因其它原因一段时间内不在单位，则文件传阅时可暂时略过，待领导回来后补签。

5.3.企业收文管理：

5.3.1.主要指对与本单位经营活动相关的文件、电报、信函、传真、内部刊物等其它文字材料进入企业的程序化管理，包括来文的签收、登记。

5.3.2.来件的签收：来件的签收应注意查看包装、清点件数、验明户址等。在确认无误后，收件人才可签名收下来件。

5.3.3.来文的登记:

5.3.3.1.为便于日后查找和利用。文秘人员签收来文后，都必须对其进行登记，把来文的内容、来文单位和文件的去向作清楚的记录。来文的登记是收文过程的基本程序，也是保证文件管理能否顺利进行的重要措施。

5.3.3.2.来文必须登记在专门的收文登记簿（见附录C），一般包括收文日期、来文单位、文件标题、文号、份数，领导批示、承办情况、催办情况等都可归为“处理情况”而列入表中。

5.3.3.3.会议通知的文件，须在文件前加订的文件处理单上盖时效章，并填写有效日期，以引起阅件人的注意和及时办理。

5.3.4.批办:文件经过企业领导阅示后，由领导指定文件的办理部门和内容。指定办理部门和内容要求注明批示人（通常是企业领导或某方面工作的负责人）姓名。

5.3.5.承办：承办部门收到文件后，应仔细阅读文件，明确所要办理的事情，领会领导的意图，及时着手办理事务。其它各有关部门应及时协助、提供方便。

5.3.

6.催办

5.3.

6.1.催办指对已指定办理部门的事务加以询问和催促，其目的是为了所需办理事务能及时地办好，以免承办部门因事务繁忙而遗忘或积压拖延，同时还能防止文件办理中的官僚主义，提高办事效率。催办也是企业领导或部门负责人了解本部门工作情况，保证企业各项业务顺利展开的重要方法。

5.3.

6.2.催办主要由负责文件传阅的人员实施，可采用当面催询、电话催询、发催发单等方式进行。特别紧急、重要的文件，职能部门领导应亲自过问和督促。

5.3.7.办复

5.3.7.1.办复是收文处理的最后一道程序，文件承办部门办理完毕后，将在文件处理单（附录A）上注明承办过程、处理情况、存在问题，并写上具体承办人员姓名及日期，然后交文秘部门归档。

5.3.7.2.办复是文件处理过程中的一项关键环节，承办人员必须在办理完毕后及时将文件原件交还文书部门，以避免文秘人员不能及时、准确查找、提供文件。

5.4.发文的管理

5.4.1.发文的管理包括文件从拟定、签发、用印发到送出的整个过程。

5.4.2.文件的草拟

5.4.2.1.企业领导者在企业的管理过程中，发出文件包括以下几种情况：

5.4.2.1.1.向上级主管部门汇报情况或提出请示；

5.4.2.1.2.对所属企业或所属其它单位下达指示、规定、通知；

5.4.2.1.3.向本企业各部门、职工发出各种通知、公告、简报等；

5.4.2.1.4.与其它企业或有关部门等发生业务性来往所需的答复、签约等；

5.4.2.1.5.其他需要以书面形式发文的。

5.4.3.拟稿

5.4.3.1.文件由文秘人员进行拟稿，也可由具体业务部门拟稿，要求领会领导的意图和发文要求，选择一定的文种，在领导的指导和主持下进行起草工作。几个部门联合发文的，可由发文部门共同起草。

5.4.4.公文主要种类

5.4.4.1.决定、决议：对重要事项或重大行动做出安排，用“决定”；经会议讨论通过并