文件管理办法
关于规范公司内部文件管理的办法
关于规范公司内部文件管理的办法公司内部文件管理是企业管理中至关重要的一环，良好的文件管理能够提高工作效率、减少错误和纠纷，并保障公司的合法权益。
为了规范公司内部文件管理，制定一套有效的办法是非常必要的。
本文将就规范公司内部文件管理的几个方面进行探讨。
一、文件命名规范在公司内部文件管理中，一个重要的环节是文件命名规范。
合理的文件命名能够方便文件的检索和归档，避免混乱和遗失。
以下是一些适用的文件命名规范的建议：1.使用简洁明了的名称：文件名应该以能够清晰表达文件内容的词语命名，尽量避免使用过于复杂和冗长的词汇。
2.采用标准化的格式：建议按照一定的格式规范来命名文件，如日期-文件名、文件类别-日期-文件名等。
3.避免使用特殊字符：文件名中不应包含特殊字符，如斜杠、问号、星号等，以免导致文件在不同操作系统下的不兼容问题。
二、文件分类与归档规范的文件分类与归档是有效管理文件的关键。
以下是一些建议：1.按照文件类型进行分类：可以将不同类型的文件分为合同文件、财务文件、人事文件等不同类别，便于查找和整理。
2.制定明确的归档流程：建立文件归档的操作流程，包括文件整理、分类、编号和存储位置等，确保文件的整齐有序。
3.设立文件保管责任人：指定专人负责文件的保管和管理，确保文件的安全性和完整性。
三、权限管理与访问控制为了保护公司的机密信息和文件安全，合理的权限管理和访问控制措施是必不可少的。
以下是几点建议：1.明确权限分级：对公司内部文件根据敏感程度和机密性进行分级，设定不同的访问权限，确保文件只能被授权人员获取。
2.建立访问记录制度：记录每个人对文件的访问情况，包括时间、文件名和目的等，便于追溯和管理。
3.定期权限审查：定期对员工的权限进行审查，确保权限的合理性和及时性。
四、电子化管理与备份随着信息技术的发展，电子化文件管理已经成为现代企业的主流趋势。
以下是几点建议：1.建立统一的电子档案库：建立一个集中管理公司内部电子文件的数据库，便于文件的共享和访问。
文件管理办法
文件管理办法一、引言随着信息化时代的到来，各个组织和机构的文件数量不断增多，文件管理的重要性也日益凸显。
为了更好地管理和维护文件，确保信息的安全和有效利用，制定并执行科学、规范的文件管理办法势在必行。
二、文件管理的目的和原则1. 目的文件管理办法的目的是确保文件的安全、完整和有效使用，提高工作的效率和质量，满足组织和机构对信息的需求。
2. 原则（1）规范性原则：文件管理办法的制定和执行需遵循国家法律法规和文件管理的相关标准，确保文件管理工作的合法性和合规性。
（2）积极性原则：文件管理办法的执行需依靠各部门的积极参与和配合，并提供必要的培训，增强工作人员的主动性和积极性。
（3）全面性原则：文件管理办法应包括文件的生成、登记、分类、存储、借阅、销毁等全过程的管理要求，确保文件管理工作的全面性和系统性。
三、文件管理的基本流程1. 文件生成（1）凡是需要留存或用于传阅的文件，均应按照文件管理办法的规定进行生成。
文件生成应明确文件的名称、编号、制定单位、责任人、生成日期等基本信息。
（2）文件生成后，应按照一定的分类规则进行归档，确保文件可以被快速准确地检索和使用。
2. 文件登记（1）为了追踪和掌握文件的使用和流转情况，每个单位或部门都应建立健全的文件登记制度。
文件登记应包括文件编号、文件名称、文件类型、责任人、生成日期等信息。
（2）文件登记表应及时更新，确保登记信息的准确性和完整性。
3. 文件分类（1）文件应按照一定的分类方式进行编目。
常见的文件分类方式有按主题、按年度、按单位等。
（2）文件分类的目的是为了方便文件的管理和检索，提高工作效率。
4. 文件存储（1）文件存储应采取安全、防火、防潮、防尘等措施，确保文件的安全性和完整性。
（2）文件存储应按照一定的规则进行标识和排放，方便查找和取用。
5. 文件借阅（1）文件借阅应符合相关的权限和程序，确保文件的安全和不被滥用。
（2）借阅者应填写借阅申请表，并按时归还借阅的文件。
规范性文件管理办法
规范性文件管理办法规范性文件管理办法一、总则为了规范规范性文件的管理，提高规范性文件的质量和效能，保障规范性文件的合法有效性，依据国家法律法规，结合本单位实际，制定本《规范性文件管理办法》（以下简称“本办法”）。
二、适用范围本办法适用于本单位行政法规、规章、指令、通知、通告、决定等规范性文件的起草、审批、印发、备案、公布等管理活动。
三、规范性文件的起草、审批1.起草单位应当制定《规范性文件起草要求》，按照规定的程序和要求完成规范性文件的起草，确保规范性文件的法律法规合规性、科学性等方面的要求；2.起草单位应当邀请其他相关部门或单位进行评估意见，认真审查需求、理论基础、实施方案等内容，确保规范性文件的实用性和可行性；3.规范性文件的审批应当按照本单位的层级关系和程序管理要求，确保审批人员权利合法、决策程序公开透明；4.领导审批人员应当对规范性文件的法律法规合规性、科学性、实用性等方面进行审查确认。
四、规范性文件的印发、备案、公布1.规范性文件印发应当按照本单位的规定进行，由起草单位负责送交印制单位，确保印制质量；2.规范性文件备案应当按照本单位的规定进行，由起草单位按照规定的程序进行备案，确保备案审查的公开、公正、公平；3.规范性文件公布的内容应当明确规范性文件的名称、时间、效力、范围等法律效力要素，确保规范性文件的公开透明、权威性；4.规范性文件的公告形式应当根据规范性文件的性质、范围等因素进行选择，公告的渠道应当多样化推广，确保公告的及时有效；五、规范性文件的解释和修改1.规范性文件的解释应当按照本单位的规定进行，由起草单位负责制定解释意见，保证解释的权威性和规范性；2.规范性文件的修改应当根据实际需要和法律法规的变化情况进行，由起草单位根据规定的程序进行修改，确保修改符合法律法规要求。
六、附件所涉及附件如下：1.《规范性文件起草要求》；2.规范性文件备案表；3.规范性文件公告申请表。
七、法律名词及注释1.规范性文件：是指由国家机关、地方各级人民政府、军事机关、企事业单位等制定、发布的具有普遍约束力的行政法规、规章、决定、命令、通知、通告等文件；2.层级关系：是指本单位内部的组织架构、职权等方面的上下级关系；3.备案：是指将规范性文件的内容及其制定经过情况交有关部门或组织进行审核归档并且存储。
公司文件管理办法制度法规
公司文件管理办法制度法规公司文件管理是指组织内部对文件的收集、分类、存储、查询和管理的一系列流程和规定。
以下是一些常见的公司文件管理办法、制度和法规：1. 文件管理办法：文件管理办法是公司制定的具体文件管理操作规程。
它包括了文件的命名规则、存储位置、归档流程、借阅申请流程等细则，以确保员工对文件进行规范、高效的管理。
2. 文件管理制度：文件管理制度是指公司对文件管理方面的政策和规定。
它包括了文件管理的目标、职责、权限分配、保密措施以及违规处理等方面的规定，以确保文件管理符合法律法规和公司的要求。
3. 国家法律法规：公司的文件管理要遵守国家法律法规，如《企业档案管理条例》、《电子数据管理办法》等。
这些法律法规规定了企业文件管理的基本要求，包括档案的保管期限、安全措施、隐私保护等。
4. 保密规定：文件管理中涉及到的涉密文件需要根据国家有关保密规定进行安全管理，如《保密法》、《保密管理办法》等。
公司应设立保密制度，明确员工对涉密文件的管理责任和义务。
5. 数据保护规定：公司应遵守适用的数据保护法律法规，如《个人信息保护法》等。
这些规定包括对个人信息及其他敏感信息的收集、存储、使用和共享的规定，以确保公司对这些信息的合法使用和保护。
6. 归档要求：公司应根据文件的价值和保管期限，对文件进行分类和归档。
不同类型的文件应根据规定的保管期限进行归档和销毁，以确保公司文件的有效管理。
7. 审计和监督：公司应定期进行文件管理的审计和监督，确保文件管理制度的执行情况和员工遵守文件管理规定的情况。
对违反规定的行为进行及时处理，以维护文件管理的规范性和合法性。
注意：以上提到的办法、制度和法规是一般性的建议，具体适用于公司的文件管理需要根据公司的具体情况和行业要求来制定。
(完整版)文件管理办法
(完整版)文件管理办法一、文件管理的目的和原则文件管理是指对办公室里的各种文件进行组织、归档和检索的一系列管理活动。
有效的文件管理可以提高工作效率，减少时间和资源的浪费，并确保文件的安全性和完整性。
文件管理应遵循以下原则：1. 一份文件只能有一个责任人和归属单位，责任人应负责文件的使用、保存和安全。
2. 文件应按照归档规则进行分类和编号，方便检索和整理。
3. 文件应定期进行归档、备份和销毁，确保文件信息的更新和安全。
4. 文件管理应遵循保密和安全规定，确保敏感信息不被泄露。
二、文件管理的步骤1. 文件创建：每个文件在创建时应填写文件名、责任人、归属单位、创建日期等内容，并将文件存储在适当的位置。
2. 文件分类：根据文件的内容和用途，将文件分为不同的分类，如项目文件、会议文件、行政文件等。
每个分类应有明确的标签和编号。
3. 文件归档：文件归档是指对已完成的文件进行整理、分类和编号，并存储在指定的位置。
归档时应记录归档时间和位置，并制定查找和借阅规程。
4. 文件备份：定期对重要文件进行备份，确保文件的安全性和可恢复性。
备份的文件应存储在不同的位置，以防止因灾害等原因导致的文件丢失。
5. 文件销毁：对于已过期或无用的文件，及时进行销毁。
销毁应按照相关规定进行，确保文件信息不被恶意利用。
三、文件管理的注意事项1. 文件管理应遵循保密规定，对于涉密文件应采取相应的安全措施，如密码保护、限制访问权限等。
2. 文件管理应定期进行检查和整理，确保文件的完整性和可用性。
3. 文件管理应使用专业的文件管理软件或工具，提高管理效率和准确性。
4. 文件管理应施行文件借阅流程和授权管理，避免文件被滥用或泄露。
四、文件管理的责任分工1. 部门领导应负责制定文件管理制度和流程，并监督文件管理的执行情况。
2. 责任人应负责自己负责的文件的使用、保存和安全，并及时进行备份和归档。
3. 文件管理员应负责文件的整理、分类、归档和检索工作，并定期检查文件的完整性和可用性。
政府文件管理办法(管理办法)
政府文件管理办法（管理办法）第一章总则第一条为了规范政府文件的编制、审批、印发、执行和归档管理，提高政府文件的质量和效率，便于对政府工作进行监督和评估，根据《中华人民共和国政府文件条例》等相关法律法规，制定本管理办法。
第二条本管理办法适用于中央和地方政府部门、机构的文件编制、审批、印发、执行和归档管理。
第三条政府文件应当遵循科学决策、民主决策、依法决策的原则，内容准确、简明扼要，语言通俗易懂，重点突出、层次分明。
第四条政府文件应当注重实际效果，注重适用性和可操作性，不准出现虚假、夸大宣传的内容。
第五条政府文件的版本控制应当严格管理，确保文件的准确性和时效性。
第二章文件编制第六条政府文件编制工作应当由具有相关业务知识和经验的工作人员负责，应当密切结合实际情况，紧密配合相关部门和单位进行协调。
第七条政府文件的编制应当根据工作内容的不同，采用相应的格式和排版要求。
常见的政府文件格式包括通知、批复、决定、指导意见、规划等。
第八条政府文件的编制应当遵循层级递进的原则，分别由相应层级的管理机构进行编制，经上级机构审批后方可印发执行。
第九条政府文件的编制应当充分调研和论证，确保依法合规，符合国家发展战略和政策导向。
第三章文件审批第十条政府文件的审批应当按照层级递进的原则进行，由上级机构负责对下级机构的文件进行审批。
第十一条政府文件的审批应当依法进行，保证法律法规的合规性和顺序性。
第十二条政府文件的审批程序应当简化，审批时间应当压缩，提高政府工作效率。
第四章文件印发第十三条政府文件应当采用正式印制方式进行印发，确保印发文件的真实性和合法性。
第十四条政府文件应当注明印发的机构、日期和文件编号，清晰明了。
第五章文件执行第十五条政府文件的执行应当严格按照规定进行，各级政府部门和机构要认真负责地执行文件要求，并建立相应的督查检查机制。
第十六条政府文件的执行期限应当明确，必要时可制定实施方案和具体的工作计划，确保文件的有效执行和落实。
管理体系文件管理办法
管理体系文件管理办法管理体系文件管理办法是企业建立和维护有效管理体系的重要组成部分。
管理体系文件是指规范组织运行的各类文件和记录，包括政策、程序、工作指南、作业指导书、记录表等。
良好的管理体系文件管理办法对于提高组织的效率和效益具有重要意义。
首先，管理体系文件管理办法必须建立在合理的管理体系框架之上。
管理体系文件要与组织的战略目标、质量方针、环境政策等相一致，并规范组织运行的各个方面，包括质量管理、环境管理、安全管理等。
文件管理办法中应明确文件每个环节的责任和权限，确保文件的编制、修订、批准、发布和废止流程得到有效的控制。
其次，管理体系文件的编制要符合一定的标准和要求。
文件编制要遵循易读性、易理解性、易执行性和易审核性的原则，以确保文件的有效性和可用性。
在编制过程中，应明确文件的目的、适应范围、适用对象和有效期限，并确定相应的文件编号和版本号，以方便管理和追踪变更。
管理体系文件的修订和审核是保证文件有效性的重要环节。
文件的修订应基于持续改进的理念，及时对文件进行修订和更新，确保其与组织实际运作相符合。
修订时必须经过专门的审核人员或团队的审核，以确保文件的正确性和完整性。
审核人员应熟悉文件的内容和相关要求，严格按照审核程序进行审核，并进行相应的记录和评审。
在管理体系文件的发布和传达过程中，要注重有效的沟通和培训。
文件应以适当的方式发布，以确保组织内的相关人员能够及时了解和使用文件。
发布时，应注重沟通方式的多样性，如会议、培训、邮件等，以满足不同人群的需求。
同时，针对重要文件，还可组织一定的培训，以确保被掌握并正确使用。
管理体系文件的落实和执行是取得有效管理体系的关键。
组织应将文件的要求纳入日常工作中，并加强对文件执行情况的监控和评估。
可以通过内外部审核、管理评审、纪律考核等方式来监督文件的执行情况，并采取相应的纠正和改进措施，以确保文件的有效执行和持续改进。
此外，管理体系文件的保管和归档也是管理体系文件管理办法的重要组成部分。
文件管理办法范文(优秀模板5套)
文件管理办法范文（优秀模板5套）文件管理办法范文第1篇为加强鼓楼区委办公室涉密文件、资料的管理，规范相关工作程序，根据《中华人民共和国保密法》(以下简称《保密法》)及有关保密工作规定，制定本制度。
一、收文制度接收国家秘密文件、资料，密件包装应当由办公室保密人员拆封。
同时应单独设薄登记，接收人员应及时履行清点、登记、编号、签收等手续。
二、发文制度分发国家秘密文件、资料，必须严格按照规定的范围发放，不得擅自扩大范围。
发文人员应履行登记、编号、签收手续，并严格分发范围，遵守相关规定;签收时必须逐件清点、核对。
传递涉密文件、资料应当通过保密员进行，文件应包装密封，严格按规定登记签收。
三、制作(打印)制度制作国家秘密文件、资料，应当按照《保密法》规定，履行定密程序，标明密级和保密期限，注明发放范围及制作数量，绝密级、机密级的应当编排顺序号。
使用计算机制作秘密文件、资料的，该计算机不能与公共信息网络联接。
密件应当在内部文印室印刷，严格按照批准的数量制作，不得多制、私留。
四、阅读(传阅)制度涉密文件、资料须按规定范围传达、阅读，不得擅自扩大范围，也不得向无关人员泄露文件内容。
传阅涉密文件，由办公室保密员负责专夹专阅，并填写“传阅单”，记载夹内密件份数、编号和阅读时间等，阅后签字并主动退回，不得横传，对急办的文件，保密员要及时催办。
涉密文件应在办公室或机要室阅读，绝密级文件应当即阅即批即退，并有保密员在场。
五、借阅制度阅读和使用涉密文件、资料应当在符合保密要求的办公场所进行，确需在办公场所外阅读和使用的，要履行严格的借阅记录手续。
借阅人对文件负有安全和保密的责任，自觉做到按期归还，再用再借，严禁将涉密文件资料带回家或带到其他公共场所。
保密员对借出的文件应按时限要求及时追回。
密级文件资料，未经密级确定机关、单位或者上级机关批准，禁止复制、复印、摘抄、汇编。
如复印、摘抄、汇编机密级和秘密级文件，必须经批准并履行审批手续，同时不得改变其密级、保密期限和知悉范围，并视同原件管理。
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文件管理办法第一章总则一、根据《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012〕14号)和《党政机关公文格式》（GB/9704-2012），为了规范文件管理，提高文件处理效率和质量，结合公司的实际情况，特制定本办法。
二、文件管理内容主要包括：上级、平级、下级以及本单位内部的各种文件和资料。
三、公司公文是公司实施领导、履行职责、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布规章制度，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况的重要工具。
四、公文处理工作是指公文拟制、办理和管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
五、公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
六、公司综合办公室是公文处理工作的管理机构，并对公司各部门的公文处理工作进行业务指导和督促检查。
七、公司各部门应当配备专职或兼职人员负责公文处理工作。
负责公文处理工作的人员，应当忠于职守，勤勉高效，具备相关专业知识。
公文处理人员应当保持相对稳定，以保证公文处理工作的连续性；确需调换时，要做好工作交接，并报综合办公室备案。
第二章公文种类和形式一、公文种类主要有：（一）决议.适用于会议讨论通过的重大决策事项。
（二）决定.适用于对重要事项或者重大行动做出决策和安排、奖励、变更或者撤销所属单位不适当的决定事项。
（三）公告.适用于宣布重要事项或者法定事项。
（四）通知.适用于印发规章制度；转发上级单位和不相隶属单位的公文；传达要求所属单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项；任免和调配干部。
（五）通报.适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
（六）报告.适用于向上级单位或有关主管部门汇报工作、反映情况、提出建议、请求备案，答复上级单位或有关主管部门的询问。
（七）请示.适用于向上级单位请求指示、批准。
（八）批复.适用于答复所属单位的请示事项。
（九）意见.适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（十）函.适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
（十一）纪要.适用于记载会议情况和议定事项。
二、公司公文的主要形式为文件式公文、信函式公文、传真文件、专用文件、签报及部门信函式公文等。
三、各类公文的适用范围：（一）文件式公文。
用于向各股东单位及相关单位呈报请示、报告和意见；传达贯彻国家路线、方针、政策；印发公司制定的规章制度和规范性文件；做出重要工作安排；奖惩有关单位和人员；公司及所属单位有关人事任免；答复所属单位报请审批事项；通知重要事项；转发上级有关重要文件等。
（二）信函式公文。
用于向不相隶属单位请求批准和答复审批事项，商洽工作、征询意见或答复问题；转发上级有关事务类文件；向所属单位布置事务类工作等。
（三）传真文件。
用于紧急情况下发送的公文。
（四）签报。
用于公司各部门向公司领导请示问题或报告工作等。
（五）部门信函式公文。
用于各部门依据部门职责，对职权范围内的事项与部门之间商洽工作、征询意见或答复问题，向所属单位的相关部门布置事务类工作、征询意见或答复问题等。
第三章公文格式、规则、拟定一、范围根据《党政机关公文格式》（GB/9704-2012），对制发通用公文的构成要素、公文的排版形式予以明确规定。
二、公文的构成要素公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。
三、公文的排版形式排版形式指公文各组成要素在文件版面上的标印格式。
（一）公文用纸幅面尺寸：公文用纸采用GB/T 148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210 mm ×297 mm。
GB/T 9704—2012公文用纸天头（上白边）为37 mm±1 mm，公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156 mm×225 mm。
（不含页码）。
（二）字体和字号如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字。
特定情况可以作适当调整。
（三）行数和字数一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。
特定情况可以作适当调整。
（四）文字的颜色如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。
（五）印制装订要求版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1 mm。
公文应当左侧装订，不掉页，两页页码之间误差不超过4 mm，裁切后的成品尺寸允许误差±2mm，四角成90º，无毛茬或缺损。
骑马订或平订的公文应当：1、订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70 mm处，允许误差±4mm；2、无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；3、骑马订钉锯均订在折缝线上，平订钉锯与书脊间的距离为3mm~5mm。
包本装订公文的封皮（封面、书脊、封底）与书芯应吻合、包紧、包平、不脱落。
（六）信函式公文发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm ，推荐用小标宋体字，字号由发文机关酌定；发文机关全称下4mm 处为一条武文线（上粗下细），距下页边20mm 处为一条文武线（上细下粗），两条线长均为170mm。
每行居中排28个字。
发文机关名称及双线均印红色。
需标注份号、密级和保密期限、紧急程度，应当顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列，第一个要素与该线的距离为3号汉字高度的7/8。
发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。
标题居中编排，与其上最后一个要素相距二行。
第二条红色双线上一行如有文字，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。
首页不显示页码。
版记不加印发机关和印发日期、分隔线，位于公文最后一面版心内最下方。
四、公文各要素及排版形式公文的各要素分为眉首、主体、版记三部分。
（一）眉首置于公文首页红色反线以上的各要素统称公文眉首。
眉首包括：公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人。
份号：公文印制份数的顺序号，如需标注份号，即将同一文稿印刷若干份时每份公文的顺序编号一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。
密级和保密期限：如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。
密级分为绝密、机密和秘密；保密期限是对公文秘密等级时效规定的说明。
置于版心右上角第一行，两字之间空一字。
3、紧急程度：是对公文送达和办理的时限要求。
如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，根据紧急程度，标注“特急”、“加急”；紧急电报分为“特急”、“特急”、“加急”、“平急”。
置于版心右上角第一行，两字之间空一字。
公文同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第一行，紧急程度顶格标识在版心右上角第二行。
如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。
4、发文机关标识：由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。
发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。
联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。
5、发文字号：发文字号是发文机关按照发文顺序编排的顺序号。
由发文机关代字、年份和序号组成。
置于发文机关标识下空两行，居中排布。
年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。
联合行文使用主办机关的发文字号。
发文字号之下4mm 处印一条与版心等宽的红色反线。
上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。
6、签发人：签发人是在上报的公文中批准签发的领导人姓名。
只用于上行文。
平行排列于发文字号右侧。
发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。
如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第 2 行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm 。
（二）公文主体部分置于公文首页红色反线（不含）以下至抄送机关（不含）之间的各要素统称主体。
包括：标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件。
1、标题：即对公文主要内容准确、简要的概括。
由发文机关名称、事由和文种组成。
除法规名称加书名号外，一般不用标点符号。
位于红色反线下空两行，用小2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词义完整，排列对称，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。
2、主送机关：是指要求公文予以办理或答复的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
标识在标题下空一行，左侧顶格3号仿宋体字标识，回行时仍顶格。
最后一个主送机关名称后标全角冒号。
3、正文：公文正文表述公文的具体内容。
通常分导语、主体和结束语。
在主送机关下一行，每自然段左空2字，回行顶格，数字、年份不回行。
正文以3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28字。
文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。
4、附件说明：公文附件的顺序号和名称。
公文如有附件，在正文下空一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。
附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：.×××××”）；附件名称后不加标点符号。
5、发文机关署名：署发文机关全称或者规范化简称。
6、成文时间：指公文生效的时间。
署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。
联合行文时署最后签发机关负责人签发的日期。
标识在正文之下，空两行右空4字。
7、印章：公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。
有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。
联合上报的公文，由主办机关加盖印章，联合下发的公文，发文机关都应加盖印章。
单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。
加盖印章应上距正文2mm～4mm，端正、居中、下压成文时间，印章用红色。
当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。
当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空７字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。