会议接待程序
会议接待程序流程
会议接待程序流程2023年，会议接待程序流程将更加高效、科技化和个性化。
下面将从四个方面介绍会议接待程序流程：会场准备、会议签到、会议保障和会议结束。
一、会场准备会场准备是会议接待的第一个步骤，也是会议成功的重要保障。
会议接待人员要提前确定会议场地、音响设备、视频投影等基本设施，并进行测试和保养维护。
同时，要对会场进行清洁和布置，确保环境整洁、舒适。
会议接待人员还要在会场门口设置指示牌、标志牌、招牌等，以指导会议参与者进入会场的正确位置。
二、会议签到会议签到是会议接待的重要环节之一，也是保障会议秩序和安全的重要措施。
会议接待人员要在会场门口或接待区域设置签到台，并通知会议参与者提前进行预登记。
在签到过程中，会议接待人员要认真核对会议参与者的身份和会议资格，及时发放会议证件、会刊、礼品等，并记录签到情况。
同时，会议接待人员还要对未经过正规签到的人员进行拦截和劝离，以保障会议的安全和秩序。
三、会议保障会议保障是会议接待的核心内容，也是会议成功的重要保证。
会议接待人员要在会议过程中全面保障会议的顺利进行，包括提供音响设备、视频投影、翻译设备、网络支持等技术保障；提供饮食、饮料、茶歇等物资供应；提供服务人员、安保人员、医务人员、紧急设备等全方位保障。
会议接待人员还要密切关注会议进程、紧急情况等，随时调整和协调保障措施，确保会议顺利进行。
四、会议结束会议结束后，会议接待人员要及时进行清理、结算和反馈。
清理包括会场废弃物清除、音响设备等器材的维护保养，保证下一场会议的准备工作。
结算包括为会议参与者结算饮食、饮料、茶歇等费用，为服务人员等工作人员结算薪酬、福利等。
反馈则是收集会议参与者对接待流程的评价和建议，为下一次会议接待工作提供参考和改善。
综上所述，2023年的会议接待流程将更加科技化、高效和个性化。
会计接待人员将发挥更加综合的技能和能力，提供更为全面的服务保障，让会议参与者感受到更加专业、舒适的接待服务。
会议接待方案范文会议接待方案大全会议接待流程及标准
会议接待方案范文会议接待方案大全会议接待流程及标准会议接待方案范文会议接待方案大全1. 主要接待内容：包括接站、食宿安排、欢迎仪式、宴请、看望、翻译服务、文艺招待、参观游览、联欢娱乐、票务、返离送别等方面2. 车辆接送：遇到领导嘉宾从外地过来时，我们需要安排车辆接送，这时候我们要安排好接待名单、接待车辆，什么领导上几号车，地点又是在哪里?是一人一车还是可以拼车。
3. 接待日程安排：做好接待工作的日程安排，例如接完领导嘉宾到达目的地后，我们又应该做什么工作。
一、会前准备工作1、组织会务班子、明确工作职责。
大型会议还要制定详细的会务工作方案。
2、发出会议通知。
包括会议名称、内容、会期、时间、地点、与会人员范围。
3、印刷会议日程，编排好会议程序，制定注意事项。
4、大型会议要编组并提出小组召集人、讨论地点。
5、大型会议要印制会议凭证。
如出席证、列席证、工作证、请柬等。
6、会场布置、会场布置要充分体现会议气氛。
(1)悬挂会标、徽记、旗帜登。
(2)设置主席台，落实主席台领导，安排座次，设置发言席，拜访席签、话筒，并保证音响效果。
(3)确定会议桌摆放形式，明确划分分会场区域，并使与会者明确。
(4)保证照明、通风、录音、录像、空调设备齐全、有效。
(5)摆放适宜花卉。
7、后期服务工作。
大型会议要对与会人员的食宿、用车、医疗保健、文化娱乐、安全保卫等做出细致安排。
8、做好会议发言、投票、发奖、集体照相等方面的准备工作。
9、进行会前检查或向领导汇报准备工作情况。
二、会务组织与服务工作1、会务人员提前1小时到达会场，反复检查会场准备情况。
2、搞好会议签到、材料分发。
3、落实主席台领导、发言人是否到齐。
4、按预订方案组织与会人员由前向后以此就座。
5、维持好会场秩序。
会议开始前5分钟，关闭会场大门，与会人员入座就绪，无关人员离开会场;开会期间关闭手机，一般不允许找人，无关人员不准进入会场。
6、做好会议纪录，写好会议简报。
7、组织照相。
会议接待的具体工作流程
一、会议报道之前的工作1、与会议主办单位确认会议的报到日期、会议名称、会议用水牌和布标、到会的大致人数、使用会议室的日期和会议室摆设方式、会务组老师(或工作人员)到达日期(确认航班或车次）、会务组的会议要求（会议主办单位内容, 到会讲课老师的安排和待遇、接送问题、酒店住宿安排、讲课的时间、有关会议安排的细节问题、会后考察的具体行程安排）;同时提供所掌握的酒店情况给会议的老师以供其参考，在推荐酒店的过程中需要注意选择的酒店的价格在符合会议要求的范围内.2、在上述情况落实后尽快将所选酒店订妥(房间、餐标、会议室价格按天计算、酒店位置），落实在会议报到日期接站所用车辆和联系方式（需根据报到人数安排相应接站用车）;落实会后考察行程的用车、导游、火车票、飞机票、地接社（只是提前进行大致预订）。
▲会议场地要求：9个多媒体教室;容纳2-300人左右3、在酒店预订完毕后,将酒店的大致情况以书面的形式将传真件发送至主办方，尤其是将酒店的具体准确的所在地理位置和从机场或火车站出发到达酒店的乘车（公交车）方式告知会议主办方；同时可再次与对方确认会议报到人数和日程安排有无变化或是更改。
4、第三项（3、）工作完毕后可向行程用车单位或个人、导游、机车票、地接社作出相对准确的答复，以便对方作出相应的安排和接会准备。
5、准备会议所用相关用具（会议在酒店或团队车辆使用的各类标识、签到登记的表格、文具用品、学习资料袋【包括：笔记本、笔、文件袋】、预订返程交通所用表格和车次时刻表、相应的返程交通价格表、会后考察的纪念品【礼品】、座签牌）同时通知会议用酒店此次会议的名称和对于提前到达的学员如何安排住宿。
6、通知酒店，会务工作人员需要提前一天【也可根据到会人员的情况而定】进驻酒店并准备会务组用房;同时通知接站的用车和确认司机的联系电话、车型及接站人员会议所在酒店和会务组房间号；同时与会议主办方联系告知会务工作人员已经入住酒店.在入住酒店后须将会议的名称和报到地点、乘车方式、酒店联系电话、会务组所在房间通知办公室职守人员二、会议报到前准备工作1、入住酒店的工作人员须将会务组房间布置好以便会议报到时使用;同时与酒店各个相关部门协调好会议细节问题（如：会议用布标、水牌、会议室、餐厅的情况）；将会务组标识张贴好在容易看到的地方。
会议接待流程范文
会议接待流程范文会议接待是指在会议或活动期间，负责组织、协调和执行接待工作的一系列流程和程序。
下面是一个典型的会议接待流程：1.会前准备阶段：1.1.会议接待小组成立：确定会议接待的负责人，并成立一个专门的接待小组。
1.2.会议接待计划制定：根据会议的规模和要求，制定详细的接待计划，包括接待的人数、时间、地点和流程等。
1.3.会议接待预算编制：根据接待计划，编制接待预算，包括餐饮、住宿、交通等各项费用。
1.4.会议接待资源准备：预订会议所需的会场、餐厅、酒店等资源，并与相应的部门或单位进行沟通和协调。
1.5.会议接待物资采购：根据接待计划，采购会议所需的物资，如名牌、文件袋、礼品等。
1.6.会议接待人员培训：对接待小组成员进行培训，包括礼仪、沟通技巧、接待程序等方面的培训。
2.会议接待前期工作：2.1.会议接待人员安排：根据接待计划，安排接待人员的工作任务和责任，并进行相关的通知和安排。
2.2.会议接待设施准备：准备好会议所需的各种设施，如签到处、展示材料、音响设备等。
2.3.会议接待场所准备：对大会场、分会场、休息区等进行布置和装饰，确保整个接待现场的整洁和美观。
2.4.会议接待文件准备：准备好会议所需的文件，如签到表、会议议程、参会名单等。
3.会议接待期间工作：3.1.会议接待人员到岗：接待人员按照接待计划在指定时间到岗，准备迎接与会人员的到来。
3.2.会议接待注册签到：为与会人员提供注册签到服务，发放会议证件、参会手册和其他必要材料。
3.3.会议接待导引服务：为与会人员提供导引服务，引导他们到达会议场所，并提供必要的指引和帮助。
3.4.会议接待安保工作：组织安保人员进行会场和周边的安全检查和保卫工作，确保会议的安全进行。
3.5.会议接待餐饮服务：提供与会人员的餐饮服务，包括早餐、午餐、晚餐和茶歇等。
3.6.会议接待交通服务：提供与会人员的交通服务，如机场接送、会议班车等。
4.会议接待后期工作：4.1.会议接待总结总结：总结会议接待工作的情况和经验，提出改进建议和意见。
会议接待流程范文
会议接待流程范文1.会前准备：在会议开始前，接待人员需要与会议组织者进行充分的沟通，了解会议的日期、时间、地点、参会人数和特殊需求等信息。
并对会议场地进行清理、布置和装饰，确保会场整洁和各项设施的正常运行。
2.参会者注册：在会议开始的前一天或当天，接待人员将设置注册台，提供注册服务。
参会人员前来注册时，接待人员需核对其身份信息，发放会议证或胸卡，并提供会议资料包含会议议程、演讲者介绍等。
同时，接待人员需向参会者提供相关指引，如会场地图、交通信息等，以帮助他们尽快找到会议场地。
3.会议签到：在会议开始前的一段时间内，接待人员负责签到业务。
他们会为每个参会者登记签到时间，并发放签到章或签到记录。
此外，接待人员还需提醒参会者保管好自己的会议证或胸卡，以作为进出场地的凭证。
4.会场引导：会议开始时，接待人员会协助参会者进入会议场地，并指引他们找到自己应坐的位置。
接待人员还需确保会议现场的秩序和安全，并保持良好的礼仪态度。
5.签到补助：在会议开始后的一段时间内，接待人员还会继续提供签到补助服务。
这是因为有些参会者由于特殊原因无法按时签到，需要在会议过程中补办签到手续。
接待人员要及时记录这些特殊情况，并提供后续的补签服务。
7.用餐服务：会议期间，接待人员将负责组织参会者的用餐安排，包括提供早餐、午餐和晚餐。
在用餐时，接待人员需确保食品的质量和卫生，并协助参会者就餐用具的取用和清洁。
8.交通安排：为了方便参会者的出行，接待人员会提供交通服务。
根据参会者的需求，接待人员可能会协助预订租车、安排专车接送或提供交通指引等。
9.演讲者接待：对于重要的演讲者，接待人员需要提供专门的接待服务。
包括接机、安排住宿、领取会议资料、提供演讲所需设备等，以确保他们在会前的准备和会议期间的顺利进行。
10.会后服务：在会议结束后，接待人员将进行统计工作，包括参会人数、参会满意度调查等。
此外，接待人员还协助整理会议资料和收拾会场，并提供参会证明和相关报告等。
会议招待流程
会议接待流程会前准备工作1、接到会议通知单后确认出席会议的人数，会议类型、名称，主办单位，会议日程安排，会议的宾主身份，会议标准，会议的特殊要求及与会者的风俗习惯。
2、调配人员、分工负责。
会前，会议主管要向参加会议服务的所有人员介绍会议基本情况，说明服务中的要求和注意事项，进行明确分工。
使所有服务员都清楚地知道工作的整体安排和自己所负责的工作，按照分工各自进行准备工作。
3、确认会议厅内各种用具和设施符合会议通知单要求（签到台/椅、签到簿/笔、签到台高插花、会议桌、椅/椅套、台布、台裙、台卡、水杯/矿水、纸杯垫/杯盖、盖杯/茶叶、暖水壶、烟缸、毛巾/毛巾碟、纸/笔、银盆、皮垫、糖、鲜花和绿色植物）4、确认会议设备就位及清洁无污，如：舞台、讲台/讲台矿水及杯具、讲台花、激光笔、白板（红/蓝/黑3色马克笔）、投影屏幕、写字板。
调试好相关设备如：话筒、多媒体投影仪、音响、空调（22-24度，可灵活控制）、灯光开启（无瞎灯，可自由调节）5、核对会议横幅&指示牌内容、时间同会议通知相符并放置指定位置。
6、对会场人数、台型及要求进行最后确认，也可根据客人要求现场改动。
客人现场布置提出合理改动要求时，服务人员要积极主动配合。
客人布场时提醒客人有损公司设施的粘贴物一律禁止使用（如：双面胶、钉子等）7、检查会场整体是否符合会议摆台标准：台面要整洁，台布、椅套、台裙要挺括无皱，各种用具干净、齐全，摆放符合摆台标准。
会议摆台标准：①茶水具a.茶具要求:第一，挑选茶具要注意选择花纹、式样、颜色、型号配套的茶具。
第二，茶具不得有破损，必须干净，每套茶杯下面要有垫盘。
第三，茶杯要按会议人数配放，每人一套。
还要准备适量备用杯。
b.水具要求第一，不用不保温的暖水瓶。
第二，暖水瓶一般3～4名与会人员配备1个。
第三，如果与会人数较多，或会场服务不方便，可适当增加一些暖水瓶。
c.茶叶第一，袋装茶叶，每个杯子配放一袋，并有适量的备用茶。
会议接待流程
会议招待流程会前准备工作1、接到会议通知单后确认列席会议的人数，会议种类、名称，主办单位，会议日程安排，会议的宾主身份，会议标准，会议的特别要求及与会者的民俗习惯。
2、分配人员、分工负责。
会前，会议主管要向参加会议服务的全部人员介绍会议基本状况，说明服务中的要乞降注意事项，进行明确分工。
使全部服务员都清楚地知道工作的整体安排和自己所负责的工作，依据分工各自进行准备工作。
3、确认会议厅内各样器具和设备切合会议通知单要求（签到台/椅、签到簿 /笔、签到台高插花、会议桌、椅/椅套、台布、台裙、台卡、水杯 /矿水、纸杯垫 /杯盖、盖杯 /茶叶、暖水壶、烟缸、毛巾/毛巾碟、纸/笔、银盆、皮垫、糖、鲜花和绿色植物）4、确认会议设备就位及洁净无污，如：舞台、讲台/讲台矿水及杯具、讲台花、激光笔、白板（红/蓝/黑 3 色马克笔）、投影屏幕、写字板。
调试好有关设备如：话筒、多媒体投影仪、音响、空调（22-24 度，可灵巧控制）、灯光开启（无瞎灯，可自由调理）5、查对会议横幅 & 指示牌内容、时间同会议通知符合并搁置指定位置。
6、对会场人数、台型及要求进行最后确认，也可依据客人要求现场变动。
客人现场部署提出合理变动要求时，服务人员要踊跃主动配合。
客人布场时提示客人有损企业设备的粘贴物一律严禁使用（如：双面胶、钉子等）7、检查会场整体能否切合会议摆台标准：台面要整齐，台布、椅套、台裙要挺括无皱，各样器具洁净、齐备，摆放切合摆台标准。
会议摆台标准：①茶水具a.茶具要求 :第一，精选茶具要注意选择花纹、式样、颜色、型号配套的茶具。
第二，茶具不得有损坏，一定洁净，每套茶杯下边要有垫盘。
第三，茶杯要按会议人数配放，每人一套。
还要准备适当备用杯。
b.水具要求第一，不用不保温的暖水瓶。
第二，暖水瓶一般3～4 名与会人员装备 1 个。
第三，假如与会人数许多，或会场服务不方便，可适合增添一些暖水瓶。
c.茶叶第一，袋装茶叶，每个杯子配放一袋，并有适当的备用茶。
会议接待流程标准
会议接待流程及标准一、了解会议要求1、接受会议安排：（1）操作规则：接受会议安排，问清楚尚不完整或模糊不清的问题。
（2）质量标准或要求：保管会议通知，确认有关问题。
2、研究会议方案：（1）操作规则：把握客户要求，理清接待思路。
（2）质量标准或要求：熟知举办会议单位与会人数、会议主题、时间、会标、台型要求、所需物品与设备及特殊要求。
二、布置会场1、准备设备与物品（1）操作规则：①根据会议通知单要求，准备好所需设备（灯光、音响、话筒、空调等）。
②准备服务用品（台布、灯光、桌裙、铅笔、信纸、茶杯、会标、旗帜、指示牌、鲜花等）。
（2）质量标准或要求：设备完好、有效，用品齐备、清洁、完美、庄重。
2、确定台型并摆台（1）操作规则：根据会议性质和主办单位要求，确定主席台位置，合理设置台型。
（2）质量标准或要求：①台型符合要求，能烘托会议主题。
②桌子摆放整齐、无摇晃。
③桌位等于或略多于会议人数。
3、摆椅子（1）操作规则：双手轻提椅背，用右膝盖轻顶椅背，依次将椅子放在桌后，椅子前沿与桌面边缘相切。
（2）质量标准或要求：①搬轻放，椅子干净，排放整齐美观。
②课桌式横看、竖看、斜看成一条直线。
③准备若干把椅子备用。
4、摆信笺、铅笔（1）操作规则：①将信笺轻放于每个座位的桌面上，纸与纸间距均匀，纸下边距桌边两指。
②笔削好斜放于信笺上。
（2）质量标准或要求：①信笺中心线在一条直线上。
②笔尖朝前呈45度摆放在信笺上。
③笔尾靠信笺下端，标志朝上。
5、摆茶杯（1）操作规则：①左手端托，右手将配有垫碟的茶杯均匀放在桌面上杯柄朝右，杯内茶叶统一放置、适量。
②无垫碟改放杯垫，或根据主办单位要求放矿泉水。
（2）质量标准或要求：①摆放整齐、统一，茶碟右边缘与椅子右边缘在一条直线上。
②课桌式，茶杯摆放横看、竖看、侧看都呈一条直线。
③回字式，茶杯摆放侧看平行、整齐、美观。
④杯碟上边缘与桌边距3—3.5cm。
杯柄与桌面约成45度角。
6、调试音响、话筒、投影设备（1）操作规则：将话筒分别摆放于主席位、副主席位和发言席（特殊情况按主办方要求摆放），调试音响至最佳状态，并试放所要求的音带。
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会议接待流程
一、销售部接待程序
1、及时与会务方负责人进行联络
（1）清楚了解会议性质（接待工作、还是商务活动，是否有重要嘉宾参加等）及内容（包括：时间、人数、所需房间数、场地、器材、形式、交通及其他特殊要求等）。
（2）若属大型、重要的会议接待，在和客户商定有关接待细节后，应及时向部门主管领导汇报情况，由部门主管领导召开协调会议，统筹整个会议的接待工作。
2、落实会议场地和房间数量
在会议洽谈协商的过程中，应和会务方具体负责人详细讨论有关的会议细节，做好记录，尤其应尽快落实是否有适合客人要求的场地和客房。
当确认场地及客房可按客户要求提供后，应向餐饮部、房务部发出预留场地及房间的通知书。
3、商谈价格
当确认场地及客房的安排没有问题后，应根据实际情况给客户提供清晰的价格。
如该活动涉及多项内容，应会同有关部门对某些价格进行调整及平衡.
价格政策是相对固定的，如超出自己的权限，应及时向主管领导请示。
4、签订会议协议，收取会议押金
当会务方已确认所有会议细节后，双方应根据要求及承诺签订会议协
议，并依照协议收取相应的会议押金。
5、会议接待通知单
签订好会议协议后，根据双方协商的具体内容和有关细节，填写会议接待通知单，经核对无误，下发至各部门,并保存该次会议的档案。
6、会议接待
发出会议接待通知单后，需和会务方负责人及宾馆相关部门随时保持联系，协调会场的布置，跟踪会议进程
7、会议结账
会议结束，若客户消费挂账，其帐务由销售部和财务部共同催收，餐饮部给予协助。
8、会议送别
恭送会务方领导及办会负责人，为宾客留下美好感受。
9、会议结束
会议结束，视需要召开总结会，分析会议接待的得失，并将客户意见反馈至相关部门，同时销售部应做好回忆资料的存档工作；对有新闻价值的会议接待活动，可撰稿送媒体发表。
二、前厅部接待程序
房务部接到销售部所下发的会议接待通知单后，应做到：
1、会议接待的前期工作
（1）熟悉、了解会议接待通知单的内容，包括会议内容、人数、抵店时间、离店时间、会场使用情况、所需房间数量等。
（2）了解结算方式，收费项目、联系人和费用签单人
（3）落实是否需要安排会议用房及用房数量和时间，了解房间是否需要开通长途电话、撤酒水、加床
（4）落实房间配备的鲜花、水果标准及总经理名片、致意卡等（5）落实参会嘉宾是否乘专梯，客人是否分批到达
（6）负责会议嘉宾报到时房卡的分发等
2、会议排房按会议接待要求安排相应的房间，在房类资源充足的情况下，房间安排力求集中，同时也可选择安排同类客房中处于最佳状态的房间。
3、会议订房
确认会议定房，落实好具体房间后，将预定内容输入电脑并确定房号4、会议嘉宾入住
（1）在会议客人到店前一天，与销售部就会议接待用房事宜进行核实，至少前一天排房，做好一切宾客入住前的准备工作
（2）会议宾客到达前，准备好房卡及团队会议分发一览表；对于重要客人，可将房卡、欢迎卡、登记表等送到大堂副理处，由当值大堂副理在客人到达前检查房间，确保房间处于正常状态
（３）当会议宾客抵店后，按会议接待安排及正常接待程序为客人办理入住手续，并由行李员及时运送客人的行李。
若遇问题，及时与销售部会议接待负责人联系
５、会议嘉宾离店
（１）礼宾官接待信息，应及时协助客人收送行李
（２）前台收银处快速结账
（３）协助客人安排好车辆
６、关注重要宾客的消费习惯，收集整理客史资料
三、客房部接待程序
1、接到会议通知单，了解会议内容、人数、抵店时间、离店时间、会场使用情况，所需房间数量等。
2、与总台接待处联系，确定会议用房量及房号，了解会议负责人情况。
3、根据会务组要求布置会场，主管检查落实情况。
（会场摆放、其它要求、音响效果等）
4、检查房间准备情况，协助总台做好调房工作。
5、检查房间卫生及设施设备情况，保证会议期间卫生达标，设施设备完好。
6、提前半小时进入会场，做好会场服务准备工作。
（备茶水、开音响等）
7、客人进入会场，服务员第一时间奉上茶水，会议期间每隔二十分钟巡视是否需要添加茶水，并注意观察客人要求。
8、注意撤换烟缸，一般要求两个烟头以上的烟缸必须撤换，撤换时，将干净的烟缸覆盖在脏烟缸之上，撤下脏烟缸后再放置干净的烟缸，注意轻拿轻放。
9、注意调节空调湿度，保证会场温度适中，会场通风。
10、客人离开会场后，注意检查是否有燃烧的烟头及客人遗留物品。
11、会议期间，与会议负责人保持联系，处理客人提出意见，即使改
进服务。
12、会议结束后，与会议负责人送别，以示感谢。
四、餐饮部接待程序
餐饮部接到由市场销售部下发的会议接待通知单后，应做到：
１、会议接待前期工作
（１）做好记录，根据会议接待通知单，准确掌握会议的举办单位、时间、地点、人数、形式、接待标准及有关特殊要求并将接待信息逐级传递。
（２）根据会议接待通知单及会务方的要求，至少提前半天布置会场。
（３）由宴会主管按宾馆服务标准和客户要求检察会前准备情况（会议通道是否畅通、会议设施的摆放与清洁、电源音响设备的功能状态、会场的布置质量、服务人员的精神面貌等），发现问题立即整改，力求没有疏漏。
（４）提前两天跟进会务方及销售部会议联络人，确定会议。
用餐餐标及特殊要求，并为会议客人预留用餐场所。
２、会议接待中
（１）安排优秀礼仪人员，在会议召开前４０分钟到场，引领参会嘉宾。
（２）跟进会议服务及协助客人处理会间特殊事项。
（３）协助销售部会议联络人及财务部收银员及时理清会议帐务，准备与会务方负责人结账。
３、会议结束
（１）宴会服务人员跟进会议结帐工作。
（２）帮助会议客人整理会议遗留物品。
４、会议用餐及送别
（１）引领会议客人用餐，并提供优质服务。
（２）做好餐饮帐务的结账工作。
５、送别
（１）恭送会议客人，为宾客留下美好感受。
（２）客人离店后，若遗留下贵重物品，应尽快联系交还客人。
６、整理会议客户资料，总结会议接待得失。
五、其他相关部门请参照销售部所下发会议接待通知单，做好相应接待工作。