电子文件文书档案归档管理存在的问题与建议
新形势下如何做好电子文件归档管理工作
Archives Management档案管理新形势下如何做好电子文件归档管理工作■米兰霍州煤电集团公司摘要：近年来，随着科技的日新月异和网络的广泛普及，在新形势下自动化办公模式得到了广泛应用。
企业繁杂的工作产生了海量的电子文件，其主要是在计算机中形成的电子文件，其可以进行网络传输，同时还可以通过各种数字设备和计算机进行阅读和处理。
电子文件有利于工作效率的提升，但问题也随之而来。
如何做好电子文件归档管理工作是当前亟待解决的重要课题。
为此，本文论述了做好电子文件归档管理工作的有效策略，以期从整体上促使电子文件档案信息查询及利用效率飾提升。
关键词：电子文件；归档；管理电子文件在数字环境和设备中生成，并通过数码形式存储在各种信息载体中。
人们可以通过数码设备处理和阅读，还可以在网络上传送文件。
作为科技发展的产物，电子文件在使用上有着良好的便利性，是档案资源不可或缺的重要部分，所以在新形势下做好电子文件归档管理工作至关重要。
但受多种因素的影响，企业工作人员的档案管理意识薄弱，忽视了电子文件的归档管理，加之缺乏人力物力，为今后的档案利用埋下了隐患。
因此，如何在新形势下做好电子文件归档管理工作是亟待解决的重要课题。
一.新形势下做好电子文件归档管理工作的意义（一）有助于开展全文检索档案管理人员在计算机管理系统利用文字图表类电子文件时，通常情况下都是在检索目录信息后才会显示扫描件，这样一来正文内容无法提供检索。
现阶段很多企业经常利用档案通过图像识别、关键词著录、人工录入等方式为其提供内容检索，受多种因素的影响，计算机管理系统无法覆盖全部文书档案，加之工作量较大，因此无法进一步满足用户的需求。
因此，档案管理人员可以通过电子文件的收集最大限度地实现档案内容的检索，有效保证查准率和查全率。
（二）有助于开展深层统计分析现阶段，很多企业都开展了档案目录信息统计分析。
由于缺乏完善的档案全文信息，从而无法有效为深层次统计分析提供素材，在很大程度上制约了档案收集和服务的利用。
文书档案管理工作中存在的问题及解决措施
文书档案管理工作中存在的问题及解决措施1. 问题在日常文书档案管理工作中，存在一些常见问题：1.1 缺乏统一规范许多组织缺乏统一的文书档案管理规范，导致管理混乱，增加了文书档案的风险。
不同人员可能有不同的管理方法，而这些方法通常不被文书档案管理部门所认可，更没有得到上级授权的认可。
1.2 管理不规范缺乏文书档案统一规范，可能导致管理不规范。
例如，一些文件可能被随意保存或销毁，而不受任何保护。
此外，文件可能被存储在通风不良、潮湿的环境中，或处于不当的温度或湿度条件下。
1.3 告知不及时许多组织没有及时告知员工文书档案管理的相关规定。
因此，员工不知道自己需要存储哪些文件、如何存储文件以及存储期限等信息。
这会导致一些员工错误地销毁了需要保存的文件，或者将不必要的文件存储到了错误的地方。
1.4 缺乏培训许多组织只是简单地告知员工文书档案管理的相关规定，而没有进行深入的培训。
由于员工缺少具体的操作指导，他们可能无法正确分类、存储、传输和销毁文件。
2. 解决措施针对上述问题，为实现文书档案管理的有效性和安全性，组织可以采用以下措施：2.1 规范文件分类和存储为避免管理不规范导致文书档案的损失和风险，组织应该建立文书档案管理规范。
规范应包括文书档案分类和存储，保护文书档案完整性、保密性和可用性，以及限制存储时间、销毁和移动文书档案。
2.2 提供正式的文件管理培训为了避免由于告知不及时和缺乏培训而导致的工作失误，组织应该为员工提供文书档案管理专业培训。
这些培训应包括文书档案的分类、存储、传输、销毁和备份等技能的学习。
员工应该参加有关培训或课程，以便了解如何处理文书档案等重要信息。
2.3 建立相关的电子文件管理系统针对存在的文书档案管理不规范问题，组织可以选择将纸质文件、电子文件和图片等资料建立相关的电子文件管理系统。
该系统应该包括许可证、合同、报告和相关的人事、财务和生产文件，以便为公司数字化管理服务。
2.4 加强与审计部门的合作与审计部门的合作可以帮助组织将文书档案管理工作与公司的财务和审计功能融合，从而确保文书档案存储、销毁等工作得到有效控制。
当前档案管理工作的问题与对策建议
当前档案管理工作的问题与对策建议
溯 赫赫嘲
党 的 十八 大 以来 ，我 国档 案 事 业 经 历 了历 史 不 了解 ，档 案 意识 同样 薄 弱 。
上最 好 的 发 展 时期 ，发 展 环 境 显 著 优 化 ，服 务 能
（二 ） 档 案 法 不 适 应 新 时 代 的 发 展
力大幅提升 ，信息化建设 全面提速 ，基础业务扎
《中华人 民共 和 国档 案法》 是 我 国档案工作
实 推 进 。 ２０１４年 ２月 ，中共 中 央 办 公 厅 、 国务 院 的专 门法 律 ，于 １９８７年颁 布 ， １９９６年 、２０１７年 分
办公厅联合 印发 了《关 于加强 和改进新 形势下 档 别进行 了修订 。然而 ，在 新时期 ，档案管理工作
档 案 工作 重 视 程 度 较低 ，一 些 部 门 的 领 导 干 部 甚 发 展 要 求 。
至 有 些 档 案 工 作 者 档 案 意 识 不 强 。在 部 分 机 关 、
（五 ）档 案 信 息 化 建 设 滞后
企 事 业 单 位 ， 同样 也存 在 档 案 管 理 工 作 松 散 、人
乏 ，严 重 制 约 了 档 案 信 息 化 建 设 发 展 。
摒 弃 “等 、 靠 、要 ” 思 想 ，积 极 行 动 ， 创 新 思
（六 ） 各 级 政 府 对 档 案 工作 的 资金 投 入 不够 想 ，加 快 推 进 本 地 档 案 馆 馆 舍 建 设 ，力 争 早 日建 档 案 事 业 科 学 化 、规 范 化 、制 度 化 的 发 展 ， 成 面 积 达 标 、设 施 完 善 、功 能 齐 全 、安 全 保 密 、
结合新 乡市档案工作 实际 印发 了《关 于加强 和改
档案存在的主要问题和建议
档案存在的主要问题和建议一、引言档案是国家的重要资源，记录了社会各个领域的历史和发展。
有效管理和利用档案不仅对于保护证据、推动文化传承，还对社会治理和决策起着关键作用。
然而，在实际管理过程中，我们也面临着一些与档案相关的主要问题。
本文将就这些问题进行深入分析，并提出相应的解决方案。
二、档案存储和保护问题1. 数字化转型不彻底：当前虽然有量大面广的电子文件存储系统，但依然部分部门或单位使用纸质文书，并缺乏完善的数字化转换流程。
2. 数据安全与隐私保护：随着信息技术的迅速发展，越来越多电子档案容易受到计算机病毒、黑客攻击等威胁，相关隐私数据遭到泄露风险增加。
针对上述问题，有以下建议：1. 加强推广数字化转型：政府部门应鼓励并支持各行各业将纸质文件电子化，并提供相应培训和资金支持。
同时在推广数字化的过程中，注重数据格式的标准化和互操作性，确保档案信息能够相互流通。
2. 建立完善的信息安全管理制度：针对电子档案威胁，要加强信息安全意识教育，建立健全的网络安全防护系统，并加强各类电子档案数据的备份与恢复机制。
三、档案分类和归档问题1. 缺乏统一标准：不同行业、不同地区存在着不同的档案分类标准，在跨部门协调以及信息共享上出现困难。
2. 档案整理和保管问题：在一些场合下，由于人为或自然因素导致文件的丢失、损坏或遗漏；同时由于大量文件需要保存并且文化遗产工作还未普遍开展，导致存储空间逐渐紧张。
解决这些问题可考虑以下建议：1. 制定统一的档案分类标准：通过国家相关部门或专家组织形成统一的行业档案分类标准，并推动其在各个单位和地区实施。
这样可以提高不同条线之间的协调性和信息交流互通。
2. 完善档案保存设施和流程：增加现代档案馆的建设，并加大对存储设施的投入。
同时，加强人员培训，提高整理、摄影、保管能力。
四、档案管理和利用问题1. 数据采集不完善：档案信息采集往往存在各种不规范的情况，导致数据质量参差不齐，不利于后续数据整合和分析。
文书档案管理中存在的问题及优化策略
文书档案管理中存在的问题及优化策略在传统的文书档案管理中，存在着一系列的问题，这些问题导致了工作效率的低下和信息管理的混乱。
为了改善这些问题，可以采取一些优化策略来提高文书档案管理的效率和质量。
问题一：文书档案管理的重复性工作在传统的文书档案管理中，很多工作都是重复性的，比如文档的复制、分类和整理等。
这些工作浪费了大量的时间和人力资源，而且容易产生错误。
优化策略：引入自动化技术可以利用现代化的技术手段，比如扫描仪和文档管理软件，对文书档案进行自动化处理，从而减少重复性工作。
通过将纸质文档转换成电子文件，并使用文档管理软件对其进行分类和整理，可以提高工作效率，并且减少错误的发生。
问题二：文书档案的安全性问题传统的文书档案管理往往面临着安全性问题，比如重要文档的丢失、泄露和篡改等。
这些问题给组织带来了很大的风险和损失。
优化策略：强化安全管理措施为了提高文书档案的安全性，可以采取一些措施。
建立健全的权限管理制度，对文档的访问、修改和删除等操作进行限制，并建立相应的审计机制。
加强技术保障措施，比如使用加密技术对文档进行保护，并定期备份文档以防止丢失。
问题三：文书档案的查找困难由于传统的文书档案管理方式通常采用纸质文档存储，导致了文档查找困难的问题。
每次需要查找文档都需要花费大量的时间和精力。
优化策略：建立电子文档管理系统为了提高文书档案的查找效率，可以建立电子文档管理系统。
通过将文档转换成电子文件，并使用全文检索技术进行索引，可以快速定位和检索文档。
可以通过建立文档标签和分类体系，进一步提高文档查找的效率。
问题四：信息共享和协作的不便在传统的文书档案管理中，很难实现文档的共享和协作。
不同部门之间的沟通和协作效率低下，影响了工作的协调性和效率。
优化策略：建立协同文档管理平台为了提高信息共享和协作效率，可以建立协同文档管理平台。
通过该平台，可以实现文档的共享、协作和版本控制等功能。
不同部门可以在同一个平台上对文档进行编辑和评论，实现信息的即时共享和沟通，提高工作效率和协调性。
浅析文书档案管理中存在的问题和对策
第 １３３ 页２０１７／０８ 工作指导 总第２７３期 浅析文书档案管理中存在的问题和对策 文／国网宁夏电力公司吴忠供电公司 朱埕瑶【摘要】能否在电子办公环境下实现文书档案管理工作的自动化、高效化、合理化是文书档案管理的主要研究对象。
针对这些，文章首先分析了影响文书档案管理工作的因素，之后对文书档案管理存在的问题进行了深入探讨，并且针对性地提出了相应的改善方案。
【关键词】文书档案管理；安全；人员素质随着现代通信技术和计算机网络技术的发展，以办公自动化、科技信息化为特征的文书档案管理模式应运而生，这种模式缩短了工作时长，有效提高了文书档案管理的效率。
然而，在实际的电子办公环境下，文书档案管理工作仍然存在着一些问题，这些问题不同程度地影响着文书档案管理时代性和先进性的发挥。
解决这些问题，对满足文书档案管理需求，提高文书档案管理水平具有关键作用。
一、文书档案管理的影响因素随着科技的进步，文书档案的电子化应用不断深入。
电子办公环境成为影响文书管理的主要因素。
在电子办公环境下，文书档案管理要求通过办公自动化系统实现对文书档案的高效化管理；并且以Ｕ盘、网络云盘等方式对电子版文书档案进行保存，达到提升文档信息保存稳定性，实现与其他档案部门信息共享的目标。
因此，计算机网络技术与信息技术的进步与完善对文书档案管理产生了直接影响。
同时，相关单位的文书档案管理水平也成为影响文书档案管理的另一主要因素。
二、文书档案管理存在问题（一）对档案安全问题不够重视。
一方面，部分档案部门忽略网络安全问题，没有采取相应的防范措施，人们可以对电子档案进行反复的输入和修改，并且没有修改后的特殊标记，导致档案信息遭到篡改。
另一方面，人们无法通过电子档案的字体字号判断文书档案的原始性，由于电子档案没有印章和亲笔签名，信息的真实性也难以保障。
再者，网络黑客对信息的窃取、病毒的入侵等因素使电脑瘫痪、信息丢失，非授权用户通过假冒侵犯他人合法权益等不利因素仍然存在。
试论电子档案管理面临的问题及解决策略
民营 科技பைடு நூலகம் ０ １ ４ 年第１ 期
试论 电子 档案管理 面临的问题 及解 决策 略
包 晶 飞
（ 杜 尔伯 特 蒙 古族 自治县 民政 局 ， 黑龙 江 杜 尔伯 特 １ ６ ６ ２ ０ ０ ）
摘 要： 信 息技 术的飞速发展和广泛应用 ， 影响到 了人类 生活的各个方面， 是人类生活发 生了 巨大变化。 计算机 已经广泛用于 自动 化 办公 和 自动４ ￣ － Ｔ － 程设计 ， 由此而产生 了大量的 Ｃ Ａ Ｄ和电子文件 ， 电子 文件被 广泛地认 识和应用的潮流 ， 已成为不可挡之势 ， 这就为 档案 管理提 出了一个全新的课题＿ ＿ 电子 档案 管理 。为缩 小档案保存空间 ， 快捷传递 交流信息 ， 搞好信息服务 ， 实现信息共享 ， 关于电子 档 案 保存 与 管 理 的 问题 已 经成 为 当今 档 案 管 理 的 重要 话 题 。现 对 此 作 出 了一 些 积 极 的探 讨 。 关键 词 ： 电子档案 ； 问题 ； 对策 档案的电子化管理和档案信息数字化 ，是档案工作中的一个新 课题 ， 它是在档案工作初步实践中的一个新生物， 电子档案 的管理在 档案现代化管理中不仅减轻了劳动程度 ，而且极大地提高 了工作效 率， 但它也面临一些不能回避 的话题 ， 也存在一些亟待解决的问题 。 ２ ． ３ 电子档案保存的长久性 问题 。 随着办公 自动化的不断深入 ， 好多 单位将会实现无纸办公 ， 所有的情况 、 决策 、 信息都存储在网络中， 人 们只要操作一下键盘就可以得到所需的信息 。这种方法确实为档案
处理 、 归档和 电子档案的保管 、 利用等各个环节 ， 信息都有被更改丢 失的可能， 即使拥有完善的信息安全技术 ， 也需要有相应的管理措施 来保证其得以实施。因此 ， 建立健全相关法规和管理制度 ， 对于维护 电子档案的原始性、 真实性 ， 保证其安全具有重要的意义。要通过法 律形式将 电子档案的保管和利用标准规定下来 ，使人们能够 自觉地 遵守 这些 规 定 。 同时要通 过 立法 确认 电子 文件 、 电子 档案 的法 律凭 证 作用 ， 确保 国家档案行政管理部 门依法管理电子文件和电子档案。 ３ － ３ 制定科学 、 合理 、 严密的电子档案工作标准和规范。随着电子文 无时无刻不在产生的电子文件 、电子图纸使档案工作者再也无 件的大量产生 ， 迫切需要建立一套科学 、 合理 、 严密 的电子档案管理 法坐等档案的最后形成与归档 了。他们必须在产生 电子文件的源头 标准和规范。 将 电子文件的形成 、 积累、 整理 、 鉴定 、 归档工作和分类 、 就行使档案的监督指导职能。 参照国家有关文件制定 出７ ４ ＇ ｒ ￣ ２的《 ， 电 排列 、 保存方式 ， 用标 准和规范确定下来 ， 使 电子档案从诞生之初就
文书档案管理面临的问题与解决对策
文书档案管理面临的问题与解决对策摘要：档案本身，能够记载事业单位的发展历程。
做好文书档案工作，是确保单位良好发展的关键。
除此之外，档案记载，还能够将最真实的经营情况反映给决策者，以便他们了解单位发展全貌并及时调整相关策略。
关键词：文书档案；管理；对策一、文书档案管理工作中面临的问题1、文书档案管理的重视程度不足很多单位没有充分认识到档案管理工作的重要性，在开展管理工作时没有进行有效的宣传和引导，导致档案文书管理人员对于管理工作缺乏深刻的认识，在进行管理工作时很随意，不够科学合理，没有积极主动地投入到工作中去。
在进行档案管理时缺乏合理的规章制度对管理工作进行约束和指导，也没有科学的管理手段，导致很多内容的归档信息不够完整，容易出现信息丢失等问题，对后期的管理工作造成了很多的麻烦，不利于后期档案的使用，影响了其他工作的顺利开展。
2、管理设备和技术应用效果不佳随着我国信息化技术的不断深入，我国对于档案信息管理的要求愈来愈高。
而传统的档案管理方式是不能够达到当前的工作要求和效率的，是难以保证实际的档案管理质量的。
对此，当前的档案管理工作应该积极进行创新，努力跟上时代的发展需要，不断提高档案管理的信息化程度。
但是，在实际的管理过程中，部分企业和事业单位自身的管理设备和管理技术应用都较为滞后，有的企业知道当前的信息化需求，也购置了一些信息化产品辅助工作。
然而，这只停留在对档案的储存、导入工作之上，在对其进行收集、编码、分类工作时，还是大量依靠人工进行。
没有充分地将信息技术和信息设备应用到实际的文书档案管理工作之中，不能够满足当前社会的文书档案管理信息化需要。
3、文书档案管理没有集中保管企业内部各部门对于文书档案管理的意识不足，各部门的文书档案比较分散，没有形成统一管理，各部门之间的合作和沟通比较少，因此不利于文书档案管理工作的开展。
很多部门将档案留在自己的部门认为方便开展工作，因此党群部将党务相关档案进行留存、经营文书档案留在经营部等等，这样分散保管在程序爱你人员流动以及部门重新编制之后一些档案会遗失和泄漏，并且一些重要档案因为没有及时进行归档，会导致档案丢失，不利于企业工作的开展，缺乏相应参考依据。
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电子文件文书档案归档管理存在的问题与建议
传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，建立了文件立卷归档制度。
纸质文件形成后，由单位文书进行收集、整理，移交到档案部门进行管理、归档，一般一年归档一次。
而电子文件是在电脑上直接形成的，能随时进行修改，使得文件的真实性、完整性受到了限制，因此电子文件一旦形成定稿要及时存贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员共享，从而保证文件的真实性。
电子文件文书档案的应用在发展历程中存在着诸多利弊，但随着科学技术的发展，无纸化办公的要求，电子文件文书档案管理就具有相当重要的意义。
一、电子文件档案管理存在的问题
1、技术发展和更新过快，造成电子文件长久保管的困难
日新月异的多媒体技术使电子文件的技术环境及存储结构更加复杂。
如果只限于单纯的字处理范围，电子文件信息处理的标准化程度还比较高，而且技术环境的复杂程度也有限，但是伴随着多媒体化，电子文件就成了很复杂的多种信息的混合物。
例如，为适应办公习惯，在字处理文本上，可以签署具有图形属性的手迹批示，甚至声音批示，使同一份文件的不同信息存放在不同地点或不同的数据库中。
又由于技术更新太快，非标准信息必然增多，使电子文件离开了特殊环境就失去了可读性。
2、保证电子文件的真实性。
完整性、可靠性的技术难题很多
影响电子文件的真实性。
完整性，可靠性的因素很多，而能有效解决问题的方法却很少。
实际工作中，影响这些性质的因素有，从电子文件的生成到归档缺少规范的程序化管理；收集电子文件时，忽略采集背景信息和元数据）一些草稿性电子文件处于自生自灭的状况；多数电子文件与其相对应的纸质文件之间未建立统一的管理方法；还有部分电子文件已实现无纸化，只对其进行了逻辑归档；存储电子文件选用的载体不耐久；保证电子文件真实性的技术过于复杂，难以采用等。
3、保密性差
由于电子文件易于修改，改后不留痕迹，虽然可进行加密处理，但由于病毒、网络黑客等技术手段的存在，造成了电子文件的篡改与被窃，使得文件的保密性变差。
特别是电子文件不具有特定的字迹，无法做到纸质文件那样通过辨认笔迹就可以进行辨认改动与否。
4、电子档案管理员水平要求偏高
纸质文件档案管理，对档案管理员的要求相对来说不是很高，但电子文件档案管理员则要求工作人员不仅懂得纸质文件存档的知识还要懂得计算机知识，信息办公自动化知识，而目前许多档案管理员大都由单位年纪偏大的人员充任，很难胜任新形势下的档案管理工作。
二、电子文件文书档案管理的建议
1、探索推进数字档案室建设。
实施传统纸质档案和新增电子档案“双套制”管理模式，经过三年多的探索实践，初步形成了具有先进技术标准、较大数据规模和稳定运行机制的市直机关数字档案室雏形，实现会计档案、基建档案、照片档案和音视频档案等各类型档案的信息采集、著录和管理利用功能，并在全省开展电子照片档案在线收集、整理和移交。
2、建立健全配套制度机制。
将电子文件归档管理工作纳入档案工作年检内容，实行电子档案审核员制度，利用平台对市直各单位档案收集整理情况进行实时在线监控，并针对性开展监督指导。
在全省率先出台《电子公文归档与电子档案管理办法》，并以政府规范性文件形式印发，为规范电子文件归档管理模式提供刚性制度保障。
3、提高档案人员的综合素质
首先要改变档案管理工作的偏见，抛掉以往档案工作谁都可以干的观念，充实一些计算机知
识丰富的人员从事档案管理工作。
其次不断提高档案工作人员业务技能，要多参加各种培训
活动，通过学习不断提高自身水平。
同时，对本单位的档案人员建立学习激励机制，将档案
业务学习成绩作为业绩考核的一部分。
第三经常组织档案人员进行交流与学习，多到兄弟单
位进行学习对比，从而发现自己工作的不足，通过交流也可以实现不保密档案共享，从而提
高档案的利用效率。
第四对本单位计算机等现代化设备应及时进行更新，只有接触到更先进
的设备才能通过对这些设备的认识与了解，达到更新知识、储备知识、使用知识的目的，从
而熟练运用，达到增强业务技能、提高管理水平的效果。
4、电子文件的技术处理。
在电子文件接收前，传递者应做到将电子文件进行加密处理，采
用技术手段将文件改成只读性文件，使得文件只能读不能改写，从而提高了文件的安全性。
还可以使用电子签名技术，这也是提高档案安全的重要手段。
另外，由于电子产品更新快，
要及时将以往使用磁盘、VCD、dCD光盘等设备存储的电子文件改用新设备进行保存，防止
因设备更新而无法使用。
在保存电子文件时一定要进行定期备份，防止因外在因素导至档案
丢失。
5、办公自动化系统要实现内、外网隔离
在网络发达的今天，网络病毒、黑客无时无刻不在干扰入侵各个主机。
档案网络安全也存在
着这样的忧患。
而档案大多数为保密性文件，更需要安全的管理环境，因此，如何保证档案
网络安全显得更为重要。
一是实现内外网隔离，在内网和外网之间，设置物理隔离；二是访
问控制，采用访问控制的安全措施，减少外部攻击，实现双重保护；三是病毒防治，可在办
公自动化网络系统上安装网络病毒防治服务器，并在内网服务器上安装网络病毒防治软件，
在单机上安装单机环境的反病毒软件，经过网络病毒防治服务器的检测与过滤，保证网络病
毒的实时查杀与防治；四是数据备份与恢复，根据系统安全需求对系统数据进行必要的备份。
备份不仅在网络系统硬件故障或人为失误时起到保护作用，也在入侵者非授权访问或对网络
攻击及破坏数据完整性时起到保护作用，同时亦是系统灾难恢复的前提之一。
总之，对电子文件和电子档案的管理问题已经引起了很多档案工作者的重视，有关的研究工
作正在逐步深入进行，相信将会有更多的经验产生。
总之，对电子文件和电子档案的管理问
题已经引起了很多档案工作者的重视，有关的研究工作正在逐步深入进行，相信将会有更多
的经验产生。