电子文件归档和电子档案管理问题浅析
人事档案电子文件归档和电子档案管理
人事档案电子文件归档和电子档案管理摘要：人事档案管理是人才信息的重要载体，是知人善任、选贤举能的重要依据。
只有通过信息数字化的管理模式和技术手段，才能提升人事档案管理的信息化水平，逐步实现人事档案管理的规范化和标准化。
基于此，文章主要分析了人事档案电子文件归档和电子档案管理的措施。
关键词：人事档案；电子文件归档；电子档案管理1电子档案的特点与传统的纸质档案有所不同，电子档案有着能够被快速收集、整理以及利用的特点。
电子档案主要的依托载体是计算机硬盘，借助云端数据库、移动硬盘等形式，通过音频、视频和图片等多种形式展开记载。
相较于传统的纸质档案，电子档案有着更为丰富的表现形式，能借助网络化管理和网络化传输有效节省档案管理时间，大幅提升工作效率。
同时，电子档案的应用模式意味着其内容能够实时传送给多个移动终端，快速信息传播，并存放于多种不同设备上。
值得注意的是，基于这一特点，在对电子档案复制、传输或删除等操作时，也更容易被他人无痕篡改。
2人事档案电子文件归档和电子档案管理的措施2.1文件命名规范为每个文件起一个有意义的名称是非常重要的，可以包括以下信息：（1）员工姓名。
可以在文件名中包含员工的姓名或工号，以便快速识别文件是由谁创建或负责的。
（2）文件类型。
在文件名中标明文件的类型，如报告、合同、会议记录等，以便快速了解文件的内容和用途。
（3）日期。
在文件名中包含日期信息，可以是创建日期、最后修改日期或者文件相关事件的日期，以便在需要时按时间顺序查找文件。
（4）其他关键信息。
根据具体需要，可以在文件名中包含其他关键信息，如项目名称、部门名称等，以便更加准确地识别和分类文件。
2.2文件备份定期进行电子文件的备份是确保文件安全性和可靠性的重要措施。
以下是一些备份的建议和注意事项：（1）备份频率。
根据文件的重要性和变动频率，确定备份的频率。
对于经常变动的文件，建议进行更频繁的备份，而对于较稳定的文件，可以选择较少的备份频率。
浅议电子文件及电子档案管理
浅议电子文件及电子档案管理摘要：通过对电子文件展开大量信息存储分析，发现其不仅有助于整理信息，而且还能够有效地避免信息的流失。
电子档案的科学管理，则是维护与保障人员信息安全的有效方式，是需要切实发展的方面。
本文就有关电子文件归档方式和电子档案信息管理新方法进行了分析，探求文档的新存档方式，分析电子档案信息管理新方法，希望有助于提高档案管理的工作质量。
关键词：电子文件归档；电子档案管理；新模式一、电子文件的归档方式介绍（一）融入现代化信息技术电子档案是计算机科学技术发展至新时代的成果，所以，在进行文书归档中必须充分运用先进的信息技术，以便全面进行档案的信息化处理，实现电子文书的归档秩序化。
（二）完善归档制度与纸质文档处理一样，电子文档也需要建立一套完善的归档系统。
由档案管理人员结合实际需要提出具体的电子文件归档规定，举例来说，需要针对不同的档案设置不同的保存时间，在不同的档案上标注对应的编号，再通过编码方式进行档案的自动管理，这样比较方便地对电子档案进行管理使用。
（三）制定科学的归档方法与纸质文件保管方式相同，在开展计算机文件归档工作时，也必须具定适度科学的存档方式，并透过选择适度科学的保存媒介，来推动电子档管理工作朝向更加程序化、规范性的目标进一步发展。
另外，在最初将纸质文件转化为电子文件时，还必须保留纸质原件，以确保二者共存，从而充分确保电子文件的可靠性以及精准性。
（四）注重文件归档的安全性由于电子文件需要依靠电脑装置来完成文本的归档和储存，因此，人们在开展归档工作时，需要充分地注意电子文件的安全和秘密性，以防止在传递流程中发生丢失问题或在储存流程中发生数据信息泄密问题。
能够透过设定防火墙或者访问权限等方法，来保证文件存储的安全。
二、电子档案的管理电子文件的存储形式完全打破了传统档案的管理模式，这种颠覆性的改观对于档案管理工作带来了极大的影响。
电子文件的传输、后加的、存储以及修整方式均与传统的档案管理不同，为此，档案管理的方式方法也应当依照电子文件的个性化特点进行适当的转变，以便充分适应现阶段新型档案管理工作的实际需求。
电子文件文书档案归档管理存在的问题与建议
电子文件文书档案归档管理存在的问题与建议传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，建立了文件立卷归档制度。
纸质文件形成后，由单位文书进行收集、整理，移交到档案部门进行管理、归档，一般一年归档一次。
而电子文件是在电脑上直接形成的，能随时进行修改，使得文件的真实性、完整性受到了限制，因此电子文件一旦形成定稿要及时存贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员共享，从而保证文件的真实性。
电子文件文书档案的应用在发展历程中存在着诸多利弊，但随着科学技术的发展，无纸化办公的要求，电子文件文书档案管理就具有相当重要的意义。
一、电子文件档案管理存在的问题1、技术发展和更新过快，造成电子文件长久保管的困难日新月异的多媒体技术使电子文件的技术环境及存储结构更加复杂。
如果只限于单纯的字处理范围，电子文件信息处理的标准化程度还比较高，而且技术环境的复杂程度也有限，但是伴随着多媒体化，电子文件就成了很复杂的多种信息的混合物。
例如，为适应办公习惯，在字处理文本上，可以签署具有图形属性的手迹批示，甚至声音批示，使同一份文件的不同信息存放在不同地点或不同的数据库中。
又由于技术更新太快，非标准信息必然增多，使电子文件离开了特殊环境就失去了可读性。
2、保证电子文件的真实性。
完整性、可靠性的技术难题很多影响电子文件的真实性。
完整性，可靠性的因素很多，而能有效解决问题的方法却很少。
实际工作中，影响这些性质的因素有，从电子文件的生成到归档缺少规范的程序化管理；收集电子文件时，忽略采集背景信息和元数据）一些草稿性电子文件处于自生自灭的状况；多数电子文件与其相对应的纸质文件之间未建立统一的管理方法；还有部分电子文件已实现无纸化，只对其进行了逻辑归档；存储电子文件选用的载体不耐久；保证电子文件真实性的技术过于复杂，难以采用等。
3、保密性差由于电子文件易于修改，改后不留痕迹，虽然可进行加密处理，但由于病毒、网络黑客等技术手段的存在，造成了电子文件的篡改与被窃，使得文件的保密性变差。
探讨电子文件归档和电子档案管理
探讨电子文件归档和电子档案管理摘要：档案是企业进行经营管理活动过程中形成的原始记录。
在当下信息时代不断发展的背景之下，电子文件的应用也越来越广泛，因此，对于行业发展也有着十分重要的作用。
本文就电子文件归档和电子档案管理措施进行探讨，希望能够提高行业档案管理的整体效率。
关键词：电子文件；归档；电子档案；管理通过运用电子文件归档和电子档案管理方式，会使得传统的管理方式产生一定的变化，电子文件归档和电子档案管理相比较传统的存储方法存储空间更大且速度更快。
在此背景之下，国家应当加强电子文件归档和电子档案管理建设，并且建立与之相对应的信息管理平台，为实现电子文件归档和电子档案管理提供坚实的基础。
一、电子文件归档和电子档案管理概述在电子文件归档和电子档案管理的过程中，通常都是以纸质文件作为基础，由人工对档案进行收集保管以及编写由于档案的储存量较大，且信息十分复杂，因此工作人员在对信息进行提炼的过程中，往往会出现很多问题，且最终的调研质量会受到较大人为因素的影响，在保存的过程中极易产生错误[1]。
除此之外，在对档案进行调用是由于手续十分复杂，且效率低，因此也很难确保电子文件归档和电子档案管理工作的有效性。
然而在将信息技术应用于电子文件归档和电子档案管理的过程中，不仅仅能够提高电子文件归档和电子档案管理水平，同时也能够创新服务方法，并为其提供强有力的技术保证。
当前我们可以充分运用互联网平台，拓宽档案信息的来源，确保信息收集的准确性，提高了信息收集效率，同时在对党员进行归档的过程中，也能够对不同的信息进行分类整理，并且建立与之相对应的数据库，在保证工作人员效率的同时，也能够提高信息处理质量，确保档案工作的有效性以及完整性。
二、电子文件归档和电子档案管理现状（一）管理强度不够当下尽管信息技术已经被广泛的应用于各行各业之中，然而并没有发挥计算机技术的应有作用，在实际应用的过程中也存在很多问题。
首先，企业在电子文件归档和电子档案管理的过程中，仅仅是将管理技术局限于一个方面，通过采用单机操作的模式来满足企业信息管理的需求，并没有考虑到整体的电子文件归档和电子档案管理工作，使得各个消息在传递的过程中存在一定的滞后性，进而严重影响了信息化管理的时效性[2]。
电子文件归档与电子档案管理规范
电子文件归档与电子档案管理规范随着信息技术的发展，电子文件的使用越来越广泛，电子档案管理已成为一种必要的手段，以确保信息的完整性、保密性和可靠性。
然而，电子档案管理的规范性问题依然值得关注。
本文将重点探讨电子文件归档和电子档案管理规范的重要性，并提出实施电子档案管理规范的建议。
一、电子文件归档的重要性电子文件归档是将电子文件按照一定的方式组织和管理，以便随时检索和使用。
电子文件是企业或机构最重要的资产之一，因此，电子文件归档必不可少。
以下是电子文件归档的重要性：1.便于检索和使用电子文件归档可以帮助企业或机构快速检索和使用文件。
传统的纸质文件归档，需要一定的时间才能找到所需文件，而电子文件归档则可以通过关键字或分类检索，快速找到所需文件，为企业或机构节省时间和精力。
2.提高工作效率电子文件归档能够批量处理文件，大大提高工作效率。
例如，电子文件归档可以自动按照分类和时间将文件归档，这将节省人力成本和时间。
3.信息安全电子文件归档可以有效保护企业或机构的机密信息。
对于一些需要保密的文件，通过电子文件归档，可以设置权限，保护机密信息的安全。
二、电子档案管理规范的重要性电子档案管理规范是指对电子档案进行管理所遵循的规范。
该规范包括：电子档案的创建、存储、归档、保护、使用等方面。
以下是电子档案管理规范的重要性：1.保证文件合规性电子档案管理规范可以帮助企业或机构确保文件合规性。
例如，在处理某些文件时，需要遵守相关法律法规，通过电子档案管理规范，可以确保企业或机构遵守法律法规，避免出现违规情况。
2.降低风险电子档案管理规范可以降低企业或机构的风险。
例如，如果电子档案未经妥善管理，容易出现信息泄露和篡改等不良事件，通过实施电子档案管理规范，可以降低一些风险。
3.提高管理效率电子档案管理规范可以提高企业或机构的管理效率。
例如，通过电子档案管理规范，可以减少文员的工作量，节省企业或机构的时间和成本。
三、实施电子档案管理规范的建议为了实施电子档案管理规范，以下是几个建议：1.建立标准规范企业或机构需要根据自身情况，建立符合标准规范的电子档案管理制度。
电子文件归档管理浅析
好 电子文 件 的归 档 工 作 ， 保 电子 文 件 的 归档 质 量 我们必须严格监控好每一个环节 ， 确 因为任何一个环 和 电子 档案 的完 整性 。
（ 严 格 执 行相 关制 度 、 准 ， 二） 标 确保 电子档 案 的
系统 性
节 出 了问题都会 带 来不可 估量 的损 失 。 总之 ， 随着计 算 机和 网络 技术 的广 泛应 用 ， 档案 管 理也将 进 入 电子 时代 。这对 档 案部 门和 档案 人 员
时， 或从 保 留文件 重 要修 改过 程考 虑 ， 则应 对其 进行
失。
（ 严格电子文件软硬件设施管理 ， 三） 确保 电子档
在 日常 工作 中要 做好 电子 文 件 的保 护 ， 宜 的 适
收 集和 积 累 ， 以免 发 生 意 外情 况 时 电子文 件 信 息 丢 案 的安 全 性
但 是 电子 档 案 也 显 示 出传 统 档案 无法 比拟 的优 势 。 主要 是 防止数 据 的丢 失 、 坏 、 破 被盗 、 改 ， 更 消除 电磁
因此 ， 级 档案 人 员应加 强 相关 专业 知识 的学习 ， 各 做 辐 射 、 法下 载 复 制 、 毒 侵袭 系 统 等 不安 全 因 素 。 非 病
１制 定相应 的工作 标准 。 由于 电子 文件 的记录 来 说 ， ． 既是 机遇 ， 是挑 战 。我 们 档案 人 员要增 强 责 又 格式、 载体 形式 区别于 传统 的 纸质 文件 ， 电子档 案与 任 感和 使命 感 ， 开拓 思路 、 断进 取 、 实 苦干 、 职 不 求 尽 纸 质 档 案 也存 在 很 大 的 差 别 ， 外在 形 态 到 处 理方 尽责、 从 尽心尽力 ， 以饱满的工作激情迎接电子档案时 法、 管理 内容 等方 面都 不相 同 ， 以应 该根据 电子文 代 的到来 ， 所 管理 好 、 开发 好 、 用好 电子档 案信 息 ， 利 使 件 的特 殊 性 来制 定 相 应 的 管理 标 准 ， 电子 文 件 的 档 案 事 业在 电子 时 代得 到 持 续健 康 发 展 ， 人 类 活 如 使 登记 、 命名 、 档 、 定 、 集 、 理 、 护 、 全 等标 动 的真实记录能够在电子时代得到永久保存 ！ 归 鉴 收 整 保 安
电子文件归档与电子档案管理制度
电子文件归档与电子档案管理制度随着信息技术的快速发展，电子文件的产生和应用越来越广泛。
电子文件的存储与管理成为了一个亟待解决的问题。
为了保证企业的信息安全和提高工作效率，建立一个科学规范的电子文件归档与电子档案管理制度显得尤为重要。
本文将从电子文件的归档要求、电子档案管理流程以及电子档案保管期限等方面进行探讨。
一、电子文件的归档要求1. 文件的分类与命名为了方便电子文件的识别和检索，首先需要对文件进行分类。
可以按照文件的内容、主题或者部门进行分类，确保每个文件都有其特定的类别。
同时，在文件分类的基础上，采用统一的命名规范，如按照文件的日期、主题等进行命名，以方便后续的管理工作。
2. 文件的格式与存储电子文件的格式应选择常见的标准格式，如PDF、Word等，以确保文件在不同平台上的打开和阅读。
另外，需要选择合适的存储介质，如服务器、云存储等，以确保文件的安全性和可靠性。
3. 文件的备份与恢复为了避免文件的意外丢失或损坏，建议定期进行文件的备份工作。
可以通过自动化备份系统或者手动备份的方式进行，以确保文件的完整性和可恢复性。
二、电子档案管理流程1. 档案的登记与入库对于每个电子档案，应建立清晰的登记档案信息，包括档案名称、制作者、制作日期等基本信息。
同时，根据文件的分类，将电子档案按照建立的分类系统进行入库，确保档案的有序管理。
2. 档案的检索与利用建立一个快速高效的档案检索系统是电子档案管理的关键。
可以通过建立索引、标签、关键词等方式，使得用户能够快速找到所需的档案。
同时，为了方便档案的利用，可以建立权限管理系统，对档案的查看、编辑、下载等权限进行控制。
3. 档案的销毁与转移根据文件的保管期限，及时对已过期的电子档案进行销毁。
销毁过程应记录详细信息，包括销毁人员、销毁日期等，以备后续审计。
对于需要长期保存的电子档案，可以考虑进行转移，将其存储至专门的电子档案库或者归档系统。
三、电子档案保管期限1. 档案保管期限的划分根据文件的性质和需要，可以将电子档案的保管期限划分为长期保管期限和短期保管期限。
浅谈电子文件的归档与电子档案的保管利用
【 关键 词 】 电子文件
归档 电子档案
保管
利用
电子 文件 的归档管理 目前 实行 大多数人赞成纸电共存方式 ，即归档
由于电子文件产生与利用的环境
“ 双套制”，即具有永久保存价值的 的 “ 双套制”。实行 “ 双套制”并非 的特殊性 ，其归档范围与其他介质档
文件或图形形式 的电子文件 ，若没有 是使纸质管理系统和电子管理系统独 案相比必然有不同的特点。
纸质等拷贝件 ，必须制成纸质文件或 立地 、无任何联系地保管 ，而应把电
电子文件 归档范 围不仅包括 文
缩微 品等。归档 时，应同时保存文件 子档案与纸质档案作有机的对应 ，相 件本身 ，而且对产生电子文件的支持 的电子版本和纸质版本或缩微品。应 互建立准确可靠的标识关系 ，即：在 文件 、数据文件及其他有关文件一并 保证 电子文件的凭证作用 ，对只有电 纸质档案的卷 内目录 、备考表等内注 归档 ，大体上可包括以下几类 ：一是 子鉴章的电子文件 ，归档时应附加有 明相应 的电子文件的存放地址 、编号 支持性文件 ，指能够生成 、运行文本 法律效力的非电子签章。 等信息 ；在电子档案后标上相应纸质 文件 、数据文件 、图形文件等文件和 档案的库房编号 、柜号、目录号等信 各种命令及设备运行所需要的操作系
浅谈 电子文件的归档 与电子档案 的保管利用
口 郑红 丽
【 摘
要 】电子 文件 的归档 实行 “ 双套制”并 非是使 纸质管理 系统和 电子管理 系统独 立地 、无任何 联 系地保 管，电子
文件具有其 特殊性 ，与传 统的管理方 法具 有鲜明的不协调性 ，这对档案管理 工作 方法提 出了新的要求 。保
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关键词：电子文件归档；电子档案管理；单轨制概述
电子文件是指数字设备及数字环境中产生，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依托计算机等数字设备阅读、处理，并在通信网络上传输的文件。
从电子文件的概念可知，电子文件不仅涵盖与纸质档案相对应的图形、图像及文本电子文件，也包括视音频电子文件，还包括软件程序及其衍生的电子文件。
近年来，随着高等教育事业的发展以及信息技术的应用，高等院校电子文件数量庞大，类型多样，做好电子文件的归档和管理意义重大。
为此，国家档案局陆续出台了《电子文件归档与电子档案管理规范》《电子档案管理系统基本功能规定》《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》《版式电子文件长期保存格式需求》《电子档案管理基本术语》等，为高等院校电子档案归档及管理提供了制度保障。
单轨制电子档案归档的成功实践，不再将纸质电子文档与电子文件分别保存，降低了归档及管理成本，提升了电子文件管理效率。
1电子文件归档原则
1.1区别性对待。
电子文件的渠道不同、格式不同，对其收集归档的方式和方法也存在较大的差异性，需要针对不同类型的电子文件进行差异化、区别对待。
1.2原始性保持。
电子文件与相应的软件、硬件环境密不可分，其生成、流转、使用都离不开相应的介质，但在收集、整理和后期的利用过程中应始终保持电子文件的原始性，不能因为外界软硬件环境的改变而改变电子文件的格式、内容，保证电子文件的真实性。
1.3可读性延续。
文字、图表、视音频等电子文件收集归档后，会随着存储介质环境的改变而发生变化，这就要求电子文件的归档要始终保持其可读性，以实现电子文件的现实应用价值。
1.4元数据收集。
元数据（Metadata）又叫中介数据、中继数据，是描述数据属性的信息，主要用以支持指示存储位置、历史数据、资源查找等功能。
因此，电子文件归档还要同步做好元数据收集，确保电子文件的真实、有效。
2电子文件归档意义
2.1便于检索利用。
与传统纸质档案管理不同，电子文件归档及管理，借助计算机信息技术，实现了高等院校馆藏档案的全文检索，确保档案服务利用的查准率和查全率。
将电子文件按照档案管理的标准和要求，采取电子录入、关键词著录和图像识别等，可以实现电子文件的高效检索，为相关部门查询利用提供可靠保障。
2.2利于统计分析。
将传统纸质档案归档转化为单轨制电子文件归档，借助全文检索、智能检索的强大技术优势，能够为高等院校档案编研、统计分析提供技术支持。
2.3满足现实需要。
随着办公自动化的持续推进，以及高等院校发展对于档案信息需求的不断增加，积极开展单轨制电子档案归档及管理，不仅有利于提升档案管理效率和质量，还有利于助力高等院校发展，满足高等院校发展对于档案信息的现实需要，不断提升高等院校档案管理的能力和水平。
3电子文件归档及管理实践探讨
电子文件及其元数据收集、归档，根据其来源渠道不同，其要求和方法也有较大差异。
在此，以较为常见的电子文字图表类文件归档为例，做一简要论述。
办公OA系统中产生的电子文件，是电子文档中最为常见的一类，从拟稿、审稿、发文、催办、传阅等各个环节，实现了公文处理线上自动化、无纸化处理。
整套系统设立预立卷、整理库和档案库三个工作库，其中，预立卷对应电子文件预立卷整理；整理库对应高等院校档案馆对电子文档审核核对；档案库则对应档案正式入库利用等。
总之，应将电子文件归档与管理实行集成管理。
3.1明确系统归档集成需求
高等院校办公OA系统涵盖了学校日常无纸化办公及管理的主要环节，由此产生的电子文件数量庞杂，要确保电子文件归档保持其真实性、完整性、可用性和安全性等重要属性，
首先需要关注和解决的是明确OA办公系统与档案归档系统的集成需求。
为此，根据高等院校电子文件归档实际，重点明确了三个方面的电子文件集成归档。
一是高等院校已经办结的发文；二是经高等院校归档部门筛选后办结的来文；三是办结的其他文件。
电子文件归档集成涵盖电子文件元数据及电子文件内容信息数据。
其中，元数据为高等院校文件条目及审批流程产生的数据项；电子文件内容数据包括正文、附件及其背景信息等。
3.2制定电子文件管理模式
高等院校电子文件管理模式分按件管理与按卷管理两种模式。
其中，高等院校的党建、工青妇群团、行政管理等电子文件类档案按件管理为主；高等院校教育教学、科学研究、基础实施建设及设备管理等则以卷管理为主。
3.3健全电子文件归档流程
将档案管理系统与高等院校的OA办公系统进行归档集成，并将OA系统流转或非OA 系统流转的文件进行实时归档。
其中，OA系统流转的电子文件，从OA办公系统中将包括目录条目、审批记录、正文及附件等相关电子文件捕获至对应的信息管理缓存库，并由高等院校的相应档案管理部门进行分类、审核，并做好归档预立卷、分发条目信息及档号编制、组件排序等，全流程做好电子文件归档，并对归档的电子文件信息的真实、完整、可用及安全等“四性”进行检测，符合要求的，及时归入档案库，反之则退回，待符合条件后再进行归档。
3.4选择合适接口开发技术
近年来，高等院校电子文件归档的集成接口包括ESB技术、中间库技术及WebService 技术等。
不同技术有其实际应用特点，其中，ESB技术速度快，但成本高；中间库技术能够有效降低档案管理系统与OA办公系统耦合度；WebService技术操作较为便捷，应用简便。
根据院校电子文件归档的现实以及技术特点，建议使用“WebService+中间库”复合技术模式，能够高效简便地进行归档，也能够确保电子文件的可追溯性和安全性。
通过在档案管理应用系统中增设OA信息缓存库，将OA系统捕获的公文数据借助XML技术进行封装。
3.5制定可行数据配置规则
将OA办公系统与档案管理系统中的数据信息进行集成，从而完成了档案信息的转移，但电子文件归档及管理有其专门的规则要求，因此，要制定切实可行的数据配置规则，确定电子文件的类型、电子文件的分类、电子文件的数据结构，以及电子文件的数据元素等，通过数据配置规则的制定，初步筛选出OA系统中电子文件是否属于归档范围，以及属于短期、长期及永久等何种保存期限，并直接存入相应的档案门类之中。
采用“程序模块自动为主+人工为辅”的办法，做好电子文件的著录、分类、归档及鉴定等，从而做到元数据信息与数字文件的实时归档，实现电子文件数据信息管理的自动化。
4展望
（1）完善OA信息缓存库。
电子文件系统与档案管理系统的有机衔接，需要在档案管理系统中创建OA信息缓存库，根据高等院校OA办公系统的实际需要，内设“收文”“发文”“材料报送”若干模块，将其中的电子公文实时流转至相应的档案管理系统，利用数据库技术捕获OA系统中的数据条目及电子文件，并通过数据信息解析，将存档信息存入缓存库，并根据电子文件配置规则，自动分发至相应的预立卷，为后期电子文件归档奠定基础。
（2）制定合理分配规则。
目前，使用较多的是机构代码来制定相应的分配规则。
由于高等院校的机构代码是唯一的，可根据高等院校最新的组织机构名称及代码配置电子文件归档承办单位、拟稿部门、报送部门及归档单位名称，提升电子文件归档的科学性、准确性。
（3）切实解决组卷问题。
与传统纸质载体不同，电子文件多以“件”为归档、管理单位，针对这一特点，结合高等院校实际，可在组卷时，引入虚拟档号模式，在不影响原有档案管理模式基础上，有效解决电子档案实时归档。
而以卷为单位的，可以立卷归档部门作为单位
建立相应的条目和档号，并将OA系统中的文件存放于对应的案卷中，案卷中的文件以“件”作为归档及管理单位，通过组卷问题的解决，提升高等院校电子档案的管理效率。