会前准备
会前准备有哪些必要步骤
会前准备有哪些必要步骤在我们的工作和生活中，各种各样的会议是交流信息、解决问题和做出决策的重要方式。
然而，要确保会议的顺利进行和取得预期的效果，充分的会前准备是至关重要的。
那么，会前准备究竟有哪些必要的步骤呢？第一步：明确会议的目的和主题这是会前准备的首要任务。
会议的目的要清晰明确，例如是为了讨论新项目的计划、解决团队内部的问题，还是为了做出重要的决策。
主题则要紧密围绕目的来确定，确保会议的内容具有针对性和相关性。
比如，如果会议的目的是讨论新产品的推广方案，那么主题就应该明确为“关于新产品推广方案的讨论”，而不是模糊地定为“关于新产品的讨论”。
第二步：确定参会人员根据会议的目的和主题，确定需要参加会议的人员。
这些人员应该是与会议内容直接相关、能够提供有价值的意见和信息，或者对决策有影响力的人。
同时，要注意控制参会人数，避免无关人员的参与，以免造成会议效率低下和时间的浪费。
如果是涉及到跨部门的会议，要提前与相关部门的负责人沟通协调，确保其能够安排合适的人员参加。
第三步：选择合适的会议时间和地点会议时间的选择要考虑到参会人员的日程安排，尽量避免与他们的重要工作或个人事务冲突。
一般来说，选择在大家都比较方便的时间段，如上午十点或下午两点左右，是比较合适的。
会议地点也要根据会议的规模和性质来选择。
如果是小型的内部会议，可以选择在公司的会议室；如果是大型的会议，可能需要租用专门的会议场所。
此外，还要考虑会议地点的设施是否齐全，如投影仪、音响设备、桌椅等，以满足会议的需求。
第四步：发送会议通知在确定了会议的目的、主题、时间、地点和参会人员后，要及时发送会议通知。
会议通知应包含上述所有重要信息，并提前足够的时间发送，以便参会人员做好准备。
通知的形式可以是电子邮件、短信、即时通讯工具等，但无论哪种形式，都要确保通知能够准确无误地传达给每一位参会人员。
同时，在通知中可以提醒参会人员提前准备相关的资料和思考相关的问题。
会前准备工作包括哪些内容
会前准备工作包括哪些内容会前准备工作是确保会议顺利进行的重要一环。
在会前做好充分的准备工作，可以提高会议效率，确保会议取得良好的效果。
会前准备工作包括以下内容：1.明确会议目的和议程。
在召开会议之前，首先需要明确会议的目的和议程安排。
会议的目的是为了解决特定的问题或者讨论特定的议题，因此明确会议的目的可以帮助确定会议的主题和议程安排。
议程安排包括会议的开始时间、结束时间、每个议题的讨论时间等内容，明确议程可以帮助会议按部就班地进行。
2.通知参会人员。
在确定会议时间和地点之后，需要及时通知参会人员。
通知参会人员需要说明会议的目的、议程安排、会议地点和时间等信息，以便参会人员做好准备。
在通知参会人员时，可以提前发送会议通知邮件或者短信，确保参会人员能够及时知晓会议安排。
3.准备会议材料。
会议材料是会议讨论的基础，因此在会前需要准备好相关的会议材料。
会议材料可以包括会议议程、会议提纲、相关资料和数据等内容，确保参会人员在会议之前能够充分了解会议的议题和讨论内容。
同时，会议材料的准备也需要考虑参会人员的阅读习惯和接受能力，确保材料的清晰易懂。
4.安排会议场地和设备。
在确定会议时间和地点之后，需要安排好会议场地和必要的会议设备。
会议场地需要能够容纳所有的参会人员，并且要保证会议的环境安静、整洁。
会议设备包括投影仪、音响设备、笔记本电脑等，确保会议的进行顺利。
5.确认参会人员的到场情况。
在会议之前，需要确认参会人员的到场情况。
可以通过电话、短信或者邮件等方式确认参会人员是否能够按时到达会议现场，以便及时调整会议安排。
6.制定会议记录和行动计划。
在会议之前，需要制定好会议记录和行动计划。
会议记录是对会议讨论内容的记录和整理，行动计划是对会议决议和行动的安排和跟进。
制定好会议记录和行动计划可以帮助参会人员更好地理解会议内容，并且确保会议的决议能够得到有效的执行。
7.准备会议食品和饮料。
如果会议需要进行较长时间，可以考虑准备一些会议食品和饮料，以便参会人员在会议期间能够得到必要的补充和休息。
会议前准备工作的三个要点
会议前准备工作的三个要点开会嘛，大家肯定都觉得没什么难的，其实不然！准备工作可真是重中之重，搞得好，会议能顺风顺水；搞不好，可能连连招架都来不及。
今天就来聊聊，会议前准备工作的三个要点，让大家在开会时能轻松应对，游刃有余！1. 明确会议目的1.1 知道开会是干啥的首先，你得清楚这场会议到底是为了什么。
是为了决策？还是为了信息传递？开会可不是为了“聚个会”，大家坐一圈聊聊天。
明确目的，就像给这场会议一个导航，省得大家迷路，浪费时间。
想象一下，开会的时候每个人都在天南地北地说，结果最后得不偿失，真是“心急吃不了热豆腐”。
1.2 设定议程，别瞎扯淡接着，得把议程拟好。
议程就像会议的菜单，大家得知道今天要吃啥。
最好在会议前把这些信息提前发给大家，给他们个心理准备。
不要等到会议开始了，大家才知道原来要讨论的是预算问题，结果有的人还在为上周的团建分享心情呢！这可真是“空中楼阁”，一点实际意义都没有。
2. 准备材料2.1 材料齐全，少不了其次，准备会议材料。
开会前，大家都得有备而来，不然那就成了“无米之炊”了。
提前整理好相关资料，比如数据报告、图表、文件等等。
把这些都放在一个文件夹里，像极了整理厨房的主妇，能一眼找到想要的东西，省得在会上狼狈不堪。
没有材料，光靠嘴巴可真没法说服别人。
2.2 提前发给大家，别磨蹭再者，材料一定要提前发给与会者。
大家都忙，谁有空临时翻文件啊？提前发，就能让每个人都有时间消化，心里有数。
会议当天，大家就可以直接进入状态，而不是像打了鸡血一样瞎折腾。
想象一下，等到会议上大家还在争论数据的真实性，那真是“乌烟瘴气”，完全没法进行下去。
3. 确定会议地点和时间3.1 选个好地方，事半功倍最后，会议地点和时间也很重要。
选个安静的地方，大家能安心开会。
要是选在一个嘈杂的咖啡馆，那可真是“听天由命”，说话得用尽洪荒之力。
而且，时间也得把握好，避开高峰期，免得大家像赶鸭子一样匆忙。
定好地点，发个地图链接，大家都能轻松找到，不至于在路上迷了路。
会前准备工作
会前准备工作
会前准备工作是指在会议召开前进行的各项工作，主要包括以下几方面：
1.会议策划：明确会议目的、主题、参会人员、时
间、地点等。
2.邀请函：编制邀请函，通知参会人员参加会议。
3.会议议程：制定会议议程，确定会议的时间安排
和议题。
4.会议场地：准备会议场地，确保会议场地整洁、
安全、舒适。
5.会议资料：准备会议资料，如会议议程、会议纪
要、会议照片等。
6.会议纪要：编制会议纪要，记录会议进程和结果。
7.会议后的工作：根据会议结果制定后续工作计划，
确定责任人并跟踪执行。
8.会议技术支持：如果会议使用了视频会议软件或
其他技术工具，需要提前进行测试和确保其正常
运行。
9.其他事项：根据会议性质和特殊要求，准备其它
必要的物品，如会议纪念品、纸条笔、点名卡等。
总之，会前准备工作是会议成功举办的重要保证，需要提前认真组织，确保会议顺利进行。
除了上述工作外，会前准备工作还可能包括以下几点：
1.会议组织架构：明确会议组织架构，确定会议主持人、发言人、记录人等角色。
2.会议纪律：明确会议纪律，确保会议进程顺畅。
3.会议费用：明确会议费用，确保会议预算控制在合理范围内。
4.会议设施：准备必要的会议设施，如麦克风、投影仪、白板等。
5.会议服务：准备必要的会议服务，如翻译、餐饮、住宿等。
6.其他准备工作：根据会议性质和特殊要求，准备其它必要的物品，如会议纪念品、纸条笔、点名卡等。
在进行会前准备工作时，需要组织者和其他工作人员共同协作，确保会议顺利进行。
大型会议流程准备事项及各项工作注意事项
大型会议流程准备事项及各项工作注意事项大型会议的流程准备事项及各项工作注意事项可以分为以下几个方面：会前准备、会议进行期间和会后总结。
会前准备：1.确定会议目标和议程：明确会议目标，明确需要讨论和解决的议题，并制定详细的议程，包括每个议题的时间安排和相关的主持人或演讲人。
2.流程规划：确定会议的流程安排，包括开场致辞、分组讨论、提问环节、闭幕致辞等。
确保流程合理、紧凑，并设定时间限制。
3.邀请嘉宾和主持人：确定会议的嘉宾和主持人，并发送邀请函，确认是否能够参加，并要求嘉宾和主持人准备相关的演讲或发言稿。
4.准备会场和设备：确保会场布置合理，提供足够的座位和讨论空间。
检查并保证音响、投影仪、电脑和网络连接等设备的稳定运行。
5.准备会议材料：根据议程准备会议材料，包括会议日程、会议议题的背景资料、主讲人或演讲人的简历和演讲材料等。
将这些材料分发给与会者。
会议进行期间：1.保持会议秩序：主持人需要保持会议的秩序，控制讨论的时间和内容，确保各项议题都按照议程进行。
2.注意时间管理：主持人需要准确把握时间，避免议程拖延或过度压缩。
在开始和结束每个议题时宣布时间，并提醒与会者控制发言时间。
3.确保与会者参与：主持人要积极互动，鼓励与会者发言和表达观点。
对于不同意见的发言，要维持中立并鼓励批判性思维和建设性的讨论。
4.记录会议内容：会议必须有专门的记录人员，负责记录与会者的观点、建议和行动计划。
这些记录将用于会议后的进一步跟进和总结。
会后总结：1.会议纪要：根据会议记录，制作会议纪要，包括会议讨论内容、决议和行动计划等。
会议纪要应简明扼要，但要包括主要的讨论和结论。
2.发布会议纪要和行动计划：将会议纪要和行动计划发送给与会者，以便他们进一步参与和执行决议。
4.评估会议结果：根据会议的目标和议程，评估会议的效果和达成的结果。
从中总结经验教训，为未来的会议提供参考。
此外，还有一些通用的注意事项：1.提前做好充分准备，确保会议的顺利进行。
开会前准备工作
开会前准备工作开会前的准备工作是确保会议的顺利进行和高效达成目标的关键。
仔细的准备工作可以帮助主持人和与会人员充分了解会议议题和目标，提前准备好必要的材料和信息，并确保会议的顺利进行。
以下是开会前的一些重要准备工作。
1.明确会议目的和议题在开会前，主持人需要明确会议的目的和议题。
会议目的是指会议的宗旨和预期结果，而议题是指会议要讨论和决定的具体内容。
明确会议目的和议题可以帮助主持人确定会议的主要内容和议程安排，并为与会人员提供明确的参会目标。
2.制定会议议程会议议程是会议的路线图，规定了会议的时间安排、议题顺序和预计讨论时间。
主持人需要根据会议目的和议题制定合理的会议议程，并将其提前发送给与会人员，以便他们能提前准备和了解会议的内容和顺序。
3.准备会议材料和资源根据会议议程和议题，主持人需要准备相关的会议材料和资源，如会议文件、报告、统计数据等。
这些材料和资源应该是清晰、准确、易于理解的，以便与会人员能够全面了解会议的内容和讨论。
4.邀请与会人员在开会前，主持人需要邀请相关人员参加会议。
他们可能是相关部门的负责人、专家、利益相关者等。
主持人应提前确定与会人员的身份、角色和职责，并发送邀请函或邮件给他们，明确会议的时间、地点和议题。
5.确保会议场所和设备的准备主持人需要确保会议场所和设备的准备工作，包括预订会议室、检查会议设备的正常运行、准备投影仪、音响设备、白板等。
这些设备和场所的准备工作应提前完成，以确保会议的顺利进行。
6.提前沟通和调查在开会前，主持人可以提前沟通和调查与会人员的意见和建议。
这有助于了解与会人员对会议议题的看法和期望，以便在会议中更好地引导讨论和决策。
7.安排会议记录员会议记录员是负责记录会议内容和决策结果的人员。
主持人需要提前安排好会议记录员，并告知他们会议的议题和目标，以便他们能够准确记录会议的讨论和决策过程。
8.提前测试会议软件和工具如果会议需要使用在线会议软件或其他协作工具，主持人需要提前测试和熟悉这些工具的使用方法，以确保在会议中能够顺利使用并解决可能出现的问题。
会议前的准备工作_共10篇.doc
★会议前的准备工作_共10篇第1篇：会议前准备工作2012年年中会议准备工作一、会议前准备工作1、会前所需准备的文件：会议通知、会务组负责工作内容清单、主持稿、参会人员表、会议议程、各组名单（分派到各组长手上，负责会议和活动前的点名）、座次表、餐卷、会议横幅、会议背景PPT、房间号码表、会务资料领取表、会议资料。
（各文件具体形式如附件）2、会前准备工作流程2.1、会议的计划：1）确定会议的目的，试图达到的效果，会议预期取得的成果等。
2）确定会议的名称，初步拟订出席对象、主持人、规模、规格、召开时间、需用时间、地点、议程等。
3）决定会议的工作人员和服务人员（会务组），必要时成立筹备组。
2.2、确定会议日程。
编排会议日程表，并与会前发给各参会人员。
1）议程表：将会议议题按照内在联系、主次和先后排列次序，编排议程，印成文字，即议程表，会前发给与会人员。
2）日程表与作息时间表。
按两天时间订出日程表和作息时间表。
2.3、会议成本预算：会议的成本场地租借费+文件资料费+交通费+食宿旨+活动费。
2.4、准备会议资料。
1）开幕词、工作报告、发言稿等2）会议所用的技术性、程序性文书材料，如：会议通知、会议议程表、日程表、作息时间表、与会人员名单、通讯录、分组名单、住房安排表、工作人员名单、车辆调度表等。
2.5、发送会议通知及接受回执。
1）会议通知：本单位的小型会议，可采用口头、电话、书面通知等方式通知。
2）回执：为准确统计与会人数，做好相应准备，通知时应提前7天以上并附回执。
2.6、会场布置，会场根据与会人数选择适当场所，具体要求如下：1）会场要整洁、安静、明亮、通风、安全，按地区、系统、单位等分组，事先划分席位，摆放好桌签。
2）主席台席位。
第一排的正中为首席，其次是左位，再次为右位-先左后右，左高右低，前排为主、后排为次，其他的依次类推。
在席位前放置姓名桌签，便于按位入座。
3）会场设施。
会场的所有设施必须在开会前准备齐全、如扩音、录音、放音、唱片、录像、摄影、投影仪、放映机、灯光照明、记录纸、文具、茶具等等。
会前会中会后的准备工作
会前会中会后的准备工作会议是企业或组织中重要的沟通和决策工具，为了使会议达到预期效果，必须做好会前、会中、会后的准备工作。
会前准备工作包括确定会议目的、参会人员和议题，制定议程和材料，预定会议场地和设备，发送邀请函和提醒参会人员等。
首先，明确会议目的是开会的前提，只有确定了目的，才能制定议程和邀请合适的人参会。
其次，确定参会人员和议题，可以使会议的讨论更加专业和高效。
制定议程和材料，可以让参会人员提前了解会议的主要内容和讨论方向，以便更好地准备和参与讨论。
预定会议场地和设备，可以保证会议的顺利进行。
发送邀请函和提醒参会人员，可以提醒参会人员注意时间和地点，确保会议的顺利举行。
会中准备工作包括主持会议、记录会议、掌控会议进程、引导讨论等。
主持会议是会议的核心，主持人应该做到既公正又高效，能够掌控会议的节奏和气氛。
记录会议是为了后续的跟进和总结，记录员应该做到准确、详细，并及时将记录整理成文档。
掌控会议进程是为了保证会议顺利进行，应该注意时间分配、会议议程的执行情况等。
引导讨论是为了让参会人员能够按照议程逐一讨论，引导讨论的主持人应该做到公正、中立、有条理。
会后准备工作包括整理会议记录、总结会议成果、跟进行动计划等。
整理会议记录是为了保存会议过程中的讨论和决策，以便后续跟进。
总结会议成果是为了评估会议效果和下一步的工作计划，应该包括会议讨论的主要内容、决策结果和行动计划等。
跟进行动计划是为了保证会议的决策能够得到有效执行，应该明确责任人和时间节点，并定期跟进执行情况。
会前、会中、会后的准备工作都是非常重要的，只有做好这些准备工作，会议才能达到预期效果。
在实际工作中，我们应该根据具体情况，制定合理的准备工作计划，确保会议顺利进行。
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（二）与参会部门沟通——知会与传达会议的基本信息 1. 根据领导指示及时传达会议信息 2. 根据会议需要主动联络有关部门
（三）与保障部门沟通——部署与协调会议的后勤保障
1. 内部后勤服务的部署与协调 2. 外部事务性协调
四、会前联络沟通的要求
（一）准确
（二）及时 （三）高效
们非常荣幸能为您服务。
老师您好！我是广西财经学院全区微电影交流会的志愿者 XXX。本次交流会在今早签到时，会分发有关这次会议的 相关资料。但考虑到贵校的到达时间冲突，我们将为您保 留资料至下午14:00-15:00，您只需下午到达一号行政楼
时签到后领取，届时我们会安排相关工作人员分发。这是
本次的解答，希望对您有所帮助，谢谢！
3. 旗帜 4. 灯光
（二）依会议目的选定会场形式
1. 会场的整体布局形式 （1）相对式：
（2）全围式：
（3）半围式：
（4）分散式
四种会场形式的适用情况
表
会场格局 相对式 会场形式 “而”字形、礼 堂形 适用会议 大中型的报告 会、总结表彰 会、代表大会 等 小型的座谈性 、协商性等类 型会议 中小型工作会 ，桥形尤其适 于述职、听证 等会议 规模较大的联 欢会、茶话会 、团拜会等 优点 会场场面开阔、较有气势， 会场气氛严肃、庄重。
午14:00-15:00在会议主会场——广西财经学院明秀校区一号礼堂有
优秀作品海报展和开展签名墙签名留念活动，期待您前来观展和参与 签名留念！正式会议将于15:00—16:30举行，希望您到时能提前15
分钟到场，期待您的到来。烦请老师收到短信后回复，谢谢您！
尊敬的梁立平老师，您好！我是全区大学生心理健康教育 微电影原创大赛优秀作品展播暨经验交流会的志愿者XX。 欢迎您来到广西财经学院，如在交流会过程中需要答疑解 惑，请您与我联系，我的联系方式是135XXXXXXXX，我
尊敬的梁立平老师，您好！我是全区大学生心理健康教育 微电影原创大赛优秀作品展播暨经验交流会志愿者蒙庆刚。 很高兴您能来到广西财经学院参加全区微电影大赛交流会， 您辛苦了。欢迎您再次莅临我校交流指导工作！祝您一路
平安，工作顺利，生活愉快！
二、准备会议证件与物品
（一）准备会议证件 （二）准备会议物品
第二节
会场布置与座次安排
一、会场布置与布局 （一）以必要的装饰营造会场气氛
会场装饰的主要内容有： 1. 会标 会标即直接以会议全称为信息的文字性标识，用于正式 的、隆重的会议。
2. 会徽
会徽是最能体现或象征会议精神的图案性标识，一般悬挂在主席
台的天幕中央。
一是来源于本组织的徽志，如党徽、国徽、警徽； 二是来源于主办机构的徽志； 三是向社会公开征集。
会议材料指为了实现会议目标、满足会议需要、保证会议效果，
用于传达会议任务、记录会议情况、反映会议要求、体现会议精神的
文字材料。
会议材料的特征：
（一）多样性 （二）时效性（三）重要性（四）复杂性
二、会议材料的类型
（一）按与会者接触材料的时间来划分
（1）会前发放的材料。如会议通知、会议议程、会议日程、上级指 导性文件、会议须知、参会证件等，以让与会者了解会议基本信息 （时间、目的、内容、要求等）为主。 （2）会中使用的材料。如主持词、讲话稿、责任状、工作报告等
会 前 准 备
会议材料准备 会场布置与座次安排 发送会议通知与准备会议证件与物品 会前联络与沟通
生活服务准备
第一节
会议材料准备
一、会议材料的含义与特点
二、会议材料的类型
三、会前需要准备的材料内容
四、准备会议材料的步骤
五、准备会议材料的注意事项
一、会议材料的含义与特点
会议材料的含义：
四、准备会议材料的步骤
根据会议需要拟定会议材料目录
收集整理资料，起草初稿
请领导审核 修改并核稿
校对
印刷 分类
检查
五、准备会议材料的注意事项
（一）准确领会领导意图，把准会议脉搏
（二）广泛征求相关意见，摸准下级情况
（三）考虑周到全面，兼顾各方需求
（四）合理安排内容，增强可读性 （五）认真查缺补漏，留有余地
2. 会议主题文件
如主持词（开幕词、闭幕词），讲话稿，主题报告，专题报告，
发言材料，需要审议通过的选举结果、决议、方案、章程等。
3. 会议程序文件
包括会议议程、会议日程、会议程序、选举程序、表决程序、会 务手册等。
4 .会议参考文件
如统计报表、技术资料、活动简介、年度报告、产品介绍、调查报 告、学术论文、典型经验材料、代表提案、公务书信、群众来信、与 会代表来信和各类来访的书面材料、各种讨论稿、有关参考书籍等。
，以向与会者说明会议目的和重要性、明确方向、提出具体措施为
主。 （3）会后形成的材料。如纪要、督查材料、新闻报道等，以向与
会者宣传会议精神、强调与会者贯彻落实会议要求为主。
（二）按材料在会议过程中所发挥的功能划分
1. 会议指导文件
如上级会议的决议或决定、上级下发的政策性和指示性文件、本 级会议的必要性和目的性等文书材料。
（一）准备会议证件
1. 会议证件的含义与作用
会议证件的作用： 一是为了表明会议期间正式代表、列席代表、旁听等各 种不同人员的身份，便于辨认和管理；
二是会议证件作为出入会场的凭证，便于检查；
三是会议证件人手一份，便于统计人数；
四是可以作为纪念品，留给与会者收藏留念。
2. 会议证件的种类
（1）按会议证件的制作形式分
（一）提高会议活动质量的基础保证 1 提升会议效果 2 提升会议执行力 3 提高对会议的控制度
（二）提高筹备工作质量的有效保障
1 交换意见，提升解决问题的能力
2 统一想法，提高解决问题的效率
二、会前联络沟通的方式
口头沟通
口头沟通
简捷，即时性强
书面沟通
书面沟通
复杂，即时性强慢
反馈迅速及时
表达灵活、口语化 可伴有手势、表情等体态语，增强 传递信息的效果
1. 主席台的座次安排 ● 严格按照会议领导 机构确定了的名单次序安
⑦ ⑤ ③ ① ② ④ ⑥
排座次。
● 按照就座者的职务、 身份、地位、资格排列。
2.其他与会人员的座次安排
横排法：从左至右横向依次排列。
竖排法：沿一条直线从前至后依次安排座次。
左右排列法：先以会场主席台中心为基点，向左右两边交错扩展排
5 .会议宣传文件
如会议通知、会议记录、会议简报、新闻报道、会议纪要、传达提 纲等。
6. 会议管理文件
如签到簿，开会须知，议事规则，保密制度，分组名单，生活安 排（食宿地点、作息时间、服务指南等），注意事项，证件等。
三、会前需要准备的材料内容
（一）印发类 一是用于向与会者传递会议的基本信息的材料，如会议通知、会 议议程和日程等。 二是为与会者参会期间的生活提供服务的材料，如参会证件、会 议回执单、生活安排、分组名单等。 三是用于向与会者传达会议的要求和规则的材料，如会议须知、 上级指导性文件、会务手册、选举程序、保密制度、议事规则等。 四是为与会者的讨论、发言、审议等提供参考的材料，如统计报 表、技术资料、调查报告、活动简介、规划、章程、代表提案、工作 方案等。 （二）宣读类 如主持词（开幕词、闭幕词、祝词），讲话稿（发言讲话、总结 讲话），报告（汇报提纲、主题报告、专题报告），指导方案等。
会议回执单
姓名 年龄 通讯地址 发言题目 接站事项 （无需接站 不填） 到站时间 （车次、航 班） 返程票预定 （无需预定 不填） 性别 单位 传真 职务 手机 E-mail
（三）会议通知发送的内容
会议通知向与会者传递以下信息： 会议名称（全称），主办方名称，会议时间（报到时间、会议起止 时间、会期），会议地点（会场所在地名、街区名称、门牌号码、楼 层号、房间号、会场名称等），会议内容（包括会议的目的、议题， 讨论的提纲、议程等），与会人员名额与要求（如职务、级别、资格 等），其他事项（如参加会议的费用、报名的方式和截止日期、有关 论文撰写和提交的要求、入场凭证以及组织者认为必须说明的事项）， 联系方式（地址、邮编、银行账号、电话和传真号码、网址、联系人 姓名等）。还可画出会场的交通简图，抵达的公交线路、出租车里程 与车费额度等。
记录会议信息类 会场基本设施类 会场装饰类 印刷通信类 生活卫生用品类 其他专门用品类
2. 准备会议物品需注意的问题
制订计划 充分准备 专人负责 经济适用
第四节
会前联络与沟通
会前联络与沟通的意义
会前联络沟通的方式
会前联络沟通的内容
会前联络沟通的要求
会前联络沟通的注意事项
一、会前联络与沟通的意义
（四）发送会议通知的注意事项
1. 提前发送 2. 认真核对 3. 及时提醒 4. 当面送达
尊敬的梁立平老师，您好！我是全区大学生心理健康教育微电影原创 大赛优秀作品展播暨经验交流会的志愿者XXX，欢迎您来到南宁。温
馨提示：预计南宁未来两天气温为19-27度，建议老师您出行注意保
暖。我们将于11月14日上午8:00—12:00在广西财经学院明秀校区 （南宁市明秀西路100号）1号行政楼一楼大厅等候您的报到;当天下
尊敬的梁立平老师，您好！我是全区大学生心理健康教育 微电影原创大赛优秀作品展播暨经验交流会的志愿者蒙庆 刚。欢迎您的到来，您辛苦了。下午14:00-15:00在会议 主会场——广西财经学院明秀校区一号礼堂有优秀作品海
报展和开展签名墙签名留念活动，期待您前来观展和参与
签名留念！正式会议将在15:00—16:30举行，希望您下 午能提前15分钟到会，谢谢您的合作。祝老师您用餐愉快。