公文写作与处理讲座(下)

公文写作与处理讲座(下)二、部署性通知(一)适用范围部署性通知主要用于实施某一时期的战略计划、贯彻某一重大方针政策或上级领导指示，或就某一阶段的重要任务、重点工作，向下级机关作出工作部署和安排。

部署性通知的权威性仅次于行政令、决定，对有关下级机关具有很强的约束力。

部署性通知由上级机关制发，一般适用于下行文。

经授权，也可用于平行文，如向不相隶属关系的部门部署本机关归口管理的业务工作等。

统计机关常用部署性通知部署安排的事项包括：贯彻落实党中央、国务院的方针政策和中央、国务院领导同志有关统计工作的重要指示、批示、讲话；部署某一时期、某一阶段重大或重点工作；组织实施重大的国情国力调查；部署经常性或一次性统计调查等。

(二)体式和写作要点1.部署性通知的体式采用下行文与平行文的通用格式。

2.通知标题由“发文机关+事由+通知”三要素组成。

如《国务院关于开展全国第二次农业普查的通知》、《国家统计局关于深入宣传贯彻〈统计法〉的通知》等。

部署紧急事项，可使用“紧急通知”，如《国家统计局关于启动快速应急机制密切关注禽流感疫情的紧急通知》。

3.部署性通知的正文包括开头、主体、要求三部分。

具体写法因文而异。

一般开头扼要简述通知的原由、目的、依据或意义，之后以过渡语“现通知如下”或“特作如下通知”引出下文；主体内容主要阐述通知的有关事项，如该项工作的目的意义、指导思想、方法步骤、时间安排、组织实施或主要任务、采取措施、有关要求，或对贯彻落实事项提出具体的措施和要求，等等。

篇章形式一般采用分条列项式或小标题式，每条的开端大都以简短文字对主要内容加以概括（主题句），其后再具体阐述，使之层次分明，结构严谨。

通知结尾一般以提出执行要求为结束语，或自然结束收尾。

4.部署性通知的写法比较灵活，篇幅可长可短。

重在突出主旨，表达准确，具有可行性和操作性，使之便于执行，让受文单位能清楚地了解做什么、怎么做，做到何种程度等。

主要任务、措施、要求和时间步骤等要明确，否则会影响到工作部署的贯彻执行，甚至给工作造成损失。

(三)例文与点评【例文】国务院关于开展第一次全国经济普查的通知（原文略）【点评】此文系部署重要事项的通知。

通知标题明确点出主旨，题出旨见。

之后，主旨犹如一条主线贯穿全文。

围绕主旨，通过过渡句“现将开展第一次全国经济普查的有关事项通知如下”引出下文。

主体部分分条列项清楚的阐明了普查目的和意义、普查对象、内容、时间、普查的组织和实施、普查经费等方面的内容。

最后，提出了做好普查工作的总体要求。

全文结构严谨，格式规范，层次分明，语言简洁。

在统计工作中，部署性通知使用广泛、频率较高，成为确保统计工作顺利完成的重要行文方式。

为正确使用部署性通知，要注意以下问题：一是部署性通知中所部署的工作任务应具体，措施和要求明确，具有可行性和操作性，以使得下级机关依照贯彻执行。

二要避免越权越级向下级机关部署工作，未经上级机关同意及授权，不能超出本机关职权范围向无隶属关系的单位部署（布置）工作。

三是应注意准确把握部署性通知与决定、意见的区别。

三者都可用于向下级机关部署（布置）工作，其区别在于：决定用于部署重要事项或者重大行动，是对带有全局性的某一方面工作或某项重大行动，统一思想认识，确定工作方针，提出措施要求，有较强的权威性。

意见通常是对重要事项或新情况、新问题的见解与处理办法，具有方向性、指导性，是告诉下级机关应当按着什么原则、朝着什么方向去做。

部署性通知主要用于上级机关向下级机关传达部署（布置）某项工作，其事项可大可少、内容可重可轻，其权威性比决定次之。

三、知照性通知(一)适用范围知照性通知用于一般性事项的告知与办理。

通常用于传达需下级机关或不相隶属机关知晓或办理的某些事项，如：庆祝节日，举办纪念活动，成立、合并、调整、撤销机构或组织，启用或废止公章，迁移办公地点、更换电话号码，等等。

这类通知的使用范围更为广泛，事项可大可小，发送对象没有严格限制，对下级、平级机关均可使用。

(二)体式和写作要点1.知照性通知的体式采用下行文与平行文的通知格式。

2.标题由“发文机关＋知照事项＋通知”三要素组成。

3.正文主要包括：传达事项的根据或事由、目的；事项的有关具体内容，有的可提出办理要求。

通知中涉及到的时间、地点、单位名称、人名等，应表达准确，清楚无误。

为简化正文，有的不便在正文中传达的具体事项（如公章印模、各单位电话号码、有关组织章程等）可以作附件处理。

4.写作知照性通知时要开宗明义，直叙通知事项和要求，要求准确、全面、不失实、不遗漏。

如启用印章通知，要明确说明印章启用的时间，即写明从××××年×月×日起启用；文中应附新印章和作废旧印章的“印模”样式，并在作废旧印模样式上打上“×”号。

关于成立、合并、调整机构的通知，应写明依据、相关机构的规范化全称、新机构的办公地点、联系电话及相关内容。

(三)例文与点评【例文】国务院办公厅关于国家统计局使用中华人民共和国国家统计局名称和印章的通知各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部门、各直属机构：经国务院批准，国家统计局从即日起使用“中华人民共和国国家统计局”的名称和印章，原名称和印章停止使用。

国务院办公厅二○○一年一月四日【点评】此例文是国务院办公厅制发的批准正式启用中华人民共和国国家统计局的名称和印章的知照性通知。

通知正文写明了通知的依据：“经国务院批准”；交代了知照事项：“国家统计局从即日起使用‘中华人民共和国国家统计局’的名称和印章，原名称和印章停止使用”。

全文不足50字，简明扼要，知照事项清晰明白。

知照性通知写作中需要注意的问题是：一是知照性通知的内容要符合写作要求。

有的通知中没有交代依据，缺乏行文的合法性。

有的知照事项不全面，如启用印章通知未交代新印章启用时间及旧印章废止时间，或不附新旧印模样式，使受文机关无法确认其印章生效的时间及真伪。

有的告知事项一文多事，内容杂乱，语言罗嗦，主旨不清。

二是应把握好知照性通知与公告、通告的区别，准确使用知照性通知。

虽然三者都是用于传达告知周知事项，但适用范围、受文对象、事项重要程度、发文机关权限要求均不同。

公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项，其宣布的事项为国内外关注的大事，在统计机关中只有国家统计局可以使用；通告是用来发布社会公众需要遵守或周知的事项，公告和通告都可向社会公开发布；知照性通知用于向有关机关传达一般性的周知或需办理事项。

四、会议通知(一)适用范围会议通知是会议发丐单位发给与会单位和人员的书面通知。

通常为下行文或平行文。

(二)体式和写作要点1.会议通知的体式采用下行文与平行文的通用格式。

2.标题由“发文机关名称+召开(举办)会议名称(工作会议、培训班、座谈会、研讨会等)+通知”三要素组成。

3.正文应写明召开会议的缘由和目的、会议名称、主持或召集单位、议题和内容、起止时间、参加人员的范围和人数、会议地点、报到时间及地点、有关要求(包括报名时间，告之赴会时间及交通工具、接站安排，代表需携带的会议材料)及联系人和电话等。

其结尾一般自然收束。

4.会议通知的内容要全面，要素齐全，不要遗漏。

特别是会议时间、地点、参加人员及有关要求等要明确、清楚、具体。

但要层次分明，文字简练，一目了然。

切忌冗长、罗嗦。

(三)例文与点评【例文】略【点评】在会议通知的写作中，常出现以下问题：有的标题只写“通知”二字，缺“发文机关”和“事由”；有的通知事项不全，缺款遗项，后又用补充通知或其它形式补救；有的会议地点、接站安排或有关要求不明确，给参加会议人员带来不便；有的内容过于具体，层次杂乱，语言罗嗦，口头语太多，文字不简练，使人费解。

任免通知一、适用范围任免通知是任命和免去干部职务的通知。

通常为下行文。

二、体式与写作要点(一)任免通知的体式采用下行文或平行文的通用格式。

(二)任免标题通常由“关于×××职务任免(任职、免职)+通知”组成，或“任命机关+任免事项+通知”三要素组成。

如只有任命事项的通知，用《关于×××的任职通知》；只有免职事项的，用《关于免去×××职务的通知》；既有任命又有免职事项的，用《关于×××、×××职务任免的通知》。

如果任免人员较多，则可以在第一人姓名后加“等”的表述方式。

(三)任免通知正文，一是写明任免依据及生效条件，以保证任免通知的合法性和严肃性；二是任命机关名称和被任职、免职人员的姓名、任免职务、任免时间等。

任免职务应为规范化全称，任免时间要写明具体的年、月、日。

同一人员的职务有任有免的，一般应先任后免。

任免人员的排列应按职务级别高低为序，同级别职务的应按相关机构的规范顺序排序。

任职人员如有试用期的应标明。

如任免人员较多，应按任免顺序以分行并列形式分别列示任免人员的姓名、职务。

任免通知一般采用自然结尾。

(四)任免通知应按规范化格式书写。

要素应齐全，任免人员姓名、职务应准确无误。

三、例文与点评【例文1】关于李德水、朱之鑫职务任免的通知国家统计局：国务院2003年4月10日决定，任命李德水为国家统计局局长；免去朱之鑫的国家统计局局长职务。

国务院二○○三年四月十日【例文2】国家统计局关于×××任职的通知各司级行政单位、在京直属事业单位：经国家统计局党组××××年×月×日会议讨论通过，国家统计局任命×××(姓名)为××××司司长。

国家统计局二○○五年×月×日【点评】例文1是国务院任免通知的常用形式。

因通知既有任命又有免职事项，标题用“任免通知”，任职人员在前，免职人员在后。

正文首先以“国务院××××年×月×日决定”，简述了任免机关、任免的依据及时间，之后是决定事项，按照职务一任一免顺序，依次交代了任命人员和职务、免职人员和职务。

全文简洁、庄重。

例文2是国家统计局任免性通知中“任职通知”的规范形式。

通知正文“经国家统计局党组××××年×月×日会议讨论通过”表明了任职依据；“国家统计局任命×××(姓名)为××××司司长”则写明了任命机关、任职对象和所任职务。

使用任免通知应注意以下两点：一要按照干部管理权限行文，超越职权范围的任免是无效的。

如以行政机关任免通知任免党的职务，或用党的机关任免通知任免行政职务都是不妥的。