如何管理员工档案
员工人事档案管理制度
员工人事档案管理制度一、背景介绍随着企业的规模不断扩大以及员工数量的增加，良好的人事档案管理制度成为保证企业运行顺畅的关键一环。
本文将介绍一套完善的员工人事档案管理制度，以确保员工档案的准确性、保密性和可持续性。
二、档案建立1. 员工入职手续在员工入职时，人力资源部门将向新员工提供员工档案建立的登记表，并要求员工填写个人基本信息，如姓名、性别、出生日期、身份证号码等。
同时，要求员工提供相关证明材料，如身份证、学历证书等，以确保档案的真实性。
2. 档案归档人力资源部门负责对员工档案进行归档，每个员工的档案需单独编号并存放于专用柜中，并制定详细的档案存放规范，确保档案的安全性和便捷性。
三、档案管理1. 档案更新在员工离职、调岗、晋升等情况下，人力资源部门负责及时更新员工档案，并将相关信息存档。
此外，定期核对员工档案的完整性，对有遗漏或错误的信息进行修正。
2. 档案借阅只有经过授权的员工可以借阅员工档案，并填写借阅登记表，明确借阅的目的和借阅期限。
档案借阅完毕后，应及时归还，并记录借阅记录，以确保档案的安全和可追溯性。
四、档案保密1. 信息保护人力资源部门负责对员工档案的信息进行保护，确保其不被未经授权的人员获取。
人事档案应存放在安全的地方，并采取密码或指纹等安全措施加以保护，防止泄露和滥用。
2. 档案备份为确保档案的可持续性，人力资源部门应定期对员工档案进行备份，并存放在安全的硬盘或云端存储中。
备份数据的密钥应由相关负责人保管，以确保档案的完整性和安全性。
五、档案销毁1. 销毁时机员工档案应依法保留一定的年限，在可以销毁的时机到来前，人力资源部门应进行合法销毁，以防止过期档案带来的潜在风险。
2. 销毁方式档案销毁应采取安全可靠的方式进行，最常见的方式是将纸质档案进行碎纸处理，电子档案进行彻底的删除和格式化处理，以确保档案无法恢复。
六、违规处理对于违反以上档案管理制度的行为，企业应依据相关规定进行相应处罚或纪律调整，并及时更新档案记录，以便将来参考。
如何做好档案管理工作
如何做好档案管理工作档案管理工作是一个非常重要且繁琐的工作，对于一个机构或者企业来说，档案的管理直接关系到日常运营的顺利进行。
下面是我关于如何做好档案管理工作的一些建议：一、建立完善的文件档案管理制度建立一个完善的文件档案管理制度是做好档案管理的基础。
这个制度应当包括文件的分类、编号、存放位置、借阅归还等流程的规定，确保档案的管理工作有章可循，避免因为人为原因导致档案管理混乱。
二、分类管理档案按照档案的性质、用途等进行分类管理，可以让档案的管理更加有条理。
常见的分类方式有按照时间、按照部门、按照文件类型等。
分类管理可以提高档案的查找速度，方便档案的使用和借阅。
三、制定规范的档案命名规则在管理档案的时候，制定一个规范的档案命名规则可以提高档案的查找和整理效率。
档案的命名应当简明扼要，能够反映档案的内容和重要信息。
可以根据需要制定一些关键词或者符号，方便检索和区分。
四、规范档案的存放档案的存放位置要统一规范，并且要做好防火、防潮、防盗等工作，确保档案的安全。
另外，档案的存放空间要有规划，合理利用空间，方便存取和整理档案。
五、建立档案借阅制度建立档案借阅制度可以控制档案的流转情况，防止档案的丢失或者损坏。
借阅档案应当有相关的申请手续，并且记录借阅归还情况，做到档案借阅有据可查。
六、定期检查档案定期检查档案的完整性和可读性，对于已经过时或者不需要保留的档案要及时处理。
对于有利于保留的档案要做好修缮和整理，保证档案的完好。
七、建立档案数字化管理系统随着科技的发展，档案数字化管理已经成为了一种趋势。
建立一个档案数字化管理系统，可以提高档案的利用率和管理效率。
数字化档案的存取更加方便，而且减少了纸质档案的占用空间和传输成本。
八、加强员工档案培训让员工了解档案管理的重要性，掌握基本的档案管理知识和操作技巧，可以提高档案管理的效果。
可以开展专题培训或者定期组织员工培训，提升员工的档案管理意识和能力。
九、保护档案的安全性档案管理工作中要注重档案的安全性，禁止随意复印、更改或者破坏档案。
员工档案管理制度_员工档案管理制度办法
员工档案管理制度_员工档案管理制度办法员工档案管理制度篇1为了统一人事档案信息管理，及时把握员工队伍的动态，在各部门单位制定原有档案管理办法的基础上，公司采取统一的员工档案管理流程。
相关内容如下：1、由公司行政部门负责制定公司统一格式的员工档案表(员工信息登记表和员工入职登记表)，并将档案表格式以电子稿的形式传发至各部门单位。
2、各部门单位及时协助公司行政部门对现有员工进行详细的档案信息登记。
登记完毕后，由相关工作人员将已登记的档案信息表以电子稿的形式传至公司行政部门备案。
3、针对新进员工，各部门单位应在招聘录用结束之后，及时按照统一格式填写、登记新员工的档案信息，并在第一时间内由本部门单位相关工作人员以电子稿形式传至公司行政部门，以便公司统一管理。
4、对于离职员工，各部门单位应在员工离职后第一时间将离职员工信息传至公司行政部门，方便公司及时修改员工档案。
5、员工工作出现公司内部调整变动时，由所涉部门单位及时填写相应的工作调动单，并以电子稿的形式传至公司行政部门，以便公司及时调整员工档案。
以上内容如有未尽之处，望各部门单位予以协助。
猜你喜欢：员工档案管理制度篇2一、公司为每位员工建立公司员工档案，记录员工在应聘及入职后的个人基本情况及考核、奖惩、职位、薪资变动情况。
以下资料纳入公司人事档案范围内：1、应聘登记表(含简历)2、身份证、学历证书、驾驶证等复印件3、无犯罪记录证明、担保人资料4、入职自荐信、入职培训记录表、上岗承诺书5、员工转正考核表、申请书、申请表、转正承诺书6、劳动合同7、岗位变动记录8、薪资调整记录9、奖惩记录10、保险缴纳记录11、与公司签订的其它合同、协议12、其它有必要纳入档案的资料(如：员工基本情况登记表等)二、档案建立及维护：人力资源管理人员负责员工档案的建立及维护工作，自员工入职第一天起为员工建立档案，员工入职后转正、岗位变动、薪酬调整等资料在调整后的一周内放入员工档案。
如何做好员工档案管理
如何做好员工档案管理身为企业的人事管理人员，应该要做好员工的档案管理。
下面就随一起去阅读如何做好员工档案管理，相信能带给大家帮助。
如何做好员工档案管理1、要遵循档案管理一般规律。
员工的档案虽然具有特殊性，但它也是档案的一种，所以应遵循档案管理的一般规律。
比如说，员工档案应有纸质档与电子档两种，存放应有专门的档案保管场所与设备，如铁门、铁窗、铁锁及防火、防潮、防盗、防鼠虫等等基本设施，设置空调、去湿、灭火等设备。
档案应包括个人基本情况、个人简历、各类学历、资格证书、奖励证书，工作和学历证明、婚育证明、人事任免、调岗、调级通知单、员工绩效考核表、岗们绩效指标承诺书、奖惩结果、党团员证复印件、合同协议，身份证、工资卡、社保卡，员工入职登记表，员工关键事件登记表等内容。
以及员工档案如何查阅，应保留多久，员工离职后又如何转移，或者说保留多久后即可销毁，等等。
2、要落实责任制。
员工档案是员工在企业工作和生活历程的真实记录，是企业历史的一部分，单位领导要加强对档案管理工作的检查、指导、督促，及时发现问题、解决问题。
要结合实际不断完善各项档案管理制度，狠抓落实。
要加强员工档案管理人员队伍建设，选择为人忠厚老实、工作扎扎实实、作风严谨细致、认真坚持原则的人员担任；要定期组织培训业务知识，帮助档案管理人员掌握新的知识和先进的管理技术，提高档案管理的技术水平。
要制定相对完善的员工档案管理制度，对目的、意义、职责、定义、管理流程、审核权限、情况处置、奖惩标准等进行较为具体而详细的规定；要落实检查制度，督促各项制度落到实处。
3、要发挥好信息技术优势。
现代条件下，信息化技术高度发达，员工档案管理要切实运用好信息技术优势，一方面，对员工档案实施计算机辅助管理，利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将档案资料输入计算机，通过相应的技术处理，把文字、图片、声像资料等转变成数据资料，实现员工档案的纸质与电子数据并存。
另一方面，要在基础数据不断完善的前提下，通过数据库系统梳理、提炼各类数据，为企业领导决策提供数据依据。
公司员工档案管理方法与制度模版（3篇）
公司员工档案管理方法与制度模版一、员工档案管理方法1. 建立统一的档案管理系统建立一个统一的员工档案管理系统，包括员工信息录入、档案查询、档案储存和档案归档等功能。
可以借助电子化的手段来建立档案管理系统，方便员工信息的录入和查询，同时也可以确保档案的安全性和可靠性。
2. 建立档案管理制度制定一套完善的档案管理制度，明确员工档案管理的流程和要求。
包括员工信息录入的标准、档案归档的时间和方式、档案的保密措施等。
制度要简明扼要，易于实施和操作。
3. 完善员工档案资料建立员工档案的完整资料，包括基本信息、教育背景、工作经历、培训记录、评价考核等内容。
同时还应有员工签订的各类合同、协议和保密承诺书等重要文件的复印件。
4. 定期更新员工档案定期跟进员工的变动情况，及时更新员工档案中的信息。
包括员工晋升、调岗、转正、离职等变动情况的记录，以及相应的档案调整和归档。
5. 档案保密措施建立档案保密制度，涉及员工个人隐私的信息要得到保护。
制定相关的保密措施和权限分级，确保档案信息的安全性。
6. 存档备份与存储建立档案备份与存储制度，确保档案的备份工作定期进行。
可以选择将档案备份存储在云端服务器上，同时也要建立实体档案存储库，确保档案的安全保存。
7. 定期审查档案质量定期开展档案质量审查工作，检查档案的准确性和完整性。
发现问题要及时进行修复和调整，确保员工档案的质量。
二、员工档案管理制度模板公司员工档案管理制度第一章总则第一条目的与依据为了规范公司员工档案管理工作，建立员工档案的完整和准确性，保护员工的合法权益，提高工作效率，根据国家相关法律法规和公司实际情况，制定本规定。
第二条适用范围本规定适用于公司全体员工档案的管理工作。
第三条定义1. 员工档案：指公司对员工个人信息、工作经历、培训记录、考核评价等进行记录的档案。
2. 员工档案管理人：指负责公司全体员工档案管理的专职人员或相关部门。
第二章档案管理的流程第四条档案录入1. 员工入职时，应按照公司要求，提交个人信息及相关材料，由人力资源部门进行档案录入。
管理制度员工档案
管理制度员工档案一、概述员工档案，是一家企业对员工个人信息、工作经历、绩效记录等进行系统化管理和保存的文件。
良好的员工档案管理可以帮助企业规范管理、提高工作效率、保护员工权益、强化内部合规性。
本文将介绍员工档案的建立、管理、保密和归档等方面的制度要点。
二、档案建立1.档案归档范围员工档案应包括员工的基本信息、入职材料、劳动合同、考勤记录、绩效评价、奖惩记录、培训记录等内容。
2.档案建立时机员工档案应在员工入职时启动，并逐步完善。
员工转岗、调薪、晋升等情况下，应及时更新档案内容。
3.档案管理责任人力资源部门为员工档案的主要管理者，需要设立专门的档案管理岗位，负责员工档案的整理、管理和保密工作。
三、档案管理1.档案分类员工档案按照员工姓名、部门、岗位等关键信息进行分类，便于档案检索和管理。
2.档案存储员工档案应采用电子化管理，确保档案内容的安全性和完整性。
同时需要设置专门的档案存储空间，保证档案的保密性和不被外泄。
3.档案查询员工本人可以随时向人力资源部门查询自己的档案内容，其他员工需要有合法授权才能查看他人的档案内容。
4.档案更新员工档案的更新应及时、准确，对员工的转岗、调薪、晋升等情况进行记录和更新。
在档案更新过程中，应保持档案内容的连续性和完整性。
四、档案保密1.档案保密责任所有员工有保守档案信息的责任，不得随意观看、复制或泄露档案内容。
人力资源部门在管理员工档案时，需要建立保密制度和权限管理，确保档案不被非授权人员获取。
2.档案保密措施员工档案应设置密码保护，仅有授权人员可以查看和操作档案内容。
同时，需要定期对档案进行备份和加密处理，确保档案的安全性。
3.档案处理员工档案在归档之前，需要对敏感信息进行处理，如身份证号码、照片等隐私信息需要进行模糊处理。
在处理档案时，需要严格按照保密规定进行操作，确保档案信息的完整性和保密性。
五、档案归档1.归档标准员工档案的归档应按照一定的标准和流程进行，确保档案信息的准确性和完整性。
员工档案管理规定
员工档案管理规定
一、严格执行国家和集团公司档案各项管理制度和规定，建立、健全公司员工人事档案。
二、档案资料管理员必须具备觉悟高，思想品质好，忠诚可靠，业务能力强，工作认真负责，积极肯干等基本条件。
三、员工个人档案的管理
1、员工档案应按用工形式分别归档，用工形式包括工人、干部、农民合同工等类型。
2、外单位调入和集团公司人事、劳资（人才中心）分配进公司的员工，应填写《职工登记表》和职工档案卡片，同个人所持档案材料一并分类建档。
3、调出公司员工根据调动手续提取个人档案。
四、劳动工资档案的管理
1、定期分类收集、整理、保存各类劳动工资报表。
2、定期归档员工个人岗位、工资变动的各类审批表。
五、各种应归档资料，必须及时归档，各种档案资料卡片必须齐全，不准涂改更换。
六、坚持党的路线、方针、政策，严格执行档案管理法规：
1、档案管理员必须严格遵守档案资料的保密制度，不得随意泄露档案的数量、内容及存放位置。
2、凡属机密档案，不准随意乱取，随意抄录，严禁外传、外
借。
3、档案室钥匙专人保管，未经部门主管负责人批准不得转借他人。
4、档案资料属专管项目，他人不得随便介入。
七、档案资料的查阅，必须经主管负责人批准，管理人员亲自按批准项目提供资料，查阅后及时归档。
员工档案管理制度（精选14篇）
员工档案管理制度员工档案管理制度在充满活力，日益开放的今天，接触到制度的地方越来越多，制度具有合理性和合法性分配功能。
什么样的制度才是有效的呢？以下是小编帮大家整理的员工档案管理制度（精选14篇），欢迎阅读，希望大家能够喜欢。
员工档案管理制度11、员工档案员工档案由酒店的人事部统一管理，人事部全面掌握酒店员工基本情况的收集、鉴别、管理和利用工作。
为做好考察培养使用工作提供重要的依据。
员工档案主要分以下二类：（1）员工人事档案员工人事档案是人事部从个人为单位集中保存起来的、反映个人一定时期的社会经历和德才表现的文件资料。
主要包括以下基本内容：员工履历、自传、鉴定、考核、考察资料，学历和评聘专业技术职称及专业工种技术等级考核或鉴定材料；党团、奖励处分材料；任免、工资、录用、离店等审批表及其它有关重要材料。
a、员工人事档案的收集、整理和保管员工人事档案整理应按有关方面规定的十个大类进行。
整理、装订成册的材料必须具有一定保存价值，还要符合进入员工人事档案的规定。
员工人事档案必须存放在可靠安全的场所，做好防霉、防潮、防火、防蛀、防盗工作。
并实施专人保管。
b、员工人事档案的查阅和借用查阅人事档案，必须办理查阅登记手续，查阅一般员工人事档案，由人事主管批准；查阅管理人员人事档案按管理权限办理审批手续。
外单位人员需要查阅、借用人事档案时，必须出示有效的证明，并经有关领导批准。
查阅和借用人事档案的人员必须严格遵守保密制度，不准向无关人员泄露或向外公布档案内容，违反者视情况轻重，予以批评教育直至纪律处分。
c、员工人事档案的传递在员工录用和离店时，人部部及时办理员工人事档案的传递，做到传递手续完备，材料完整。
员工人事档案的传递不得由本人办理。
（2）员工的工作档案从员工进入饭店开始，记录员工在为酒店工作过程中各个阶段的个人经历，思想品德；业务表现、教育培训、奖惩记录的综合情况。
材料包括：员工求职申请、招聘录用、劳动合同和有关离店记录等资料；教育培训记录、专业特长与爱好的资料；工资福利资料；劳动业绩、服务工作评估资料；出勤记录、工作岗位流动等资料。
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如何管理员工档案案例一：如何做好员工档案的必备信息收集工作？宽学集团李丽刚刚调任到人力资源经理的岗位上，就接受了一个棘手的工作。
随着宽学集团人力资源工作的日益规范，对人事管理的要求越来越高。
根据集团要求实现档案管理规范化，为信息化管理做好准备。
并把这一工作交给了学历最高的李丽。
李丽硬着头皮接受了任务，开始了档案管理的第一步收集个人信息并完善档案。
从一开始的摸着石头趟过河，凭借着李丽对过去档案工作的一知半解，聪明的她居然很快的就摸索出了一套经验，在度过开头的艰难以后，迅速的完成了这份工作。
2012年2月，宽学集团发生了一件匪夷所思的事情，在后勤部仓库的一名搬运工中，居然被上门来的公安机关揪出了一名逃犯。
连董事长都被叫到公安机关了解情况。
这个事情成了开春以来人力资源部最大的笑话。
人力资源部李总受到了责备，愤怒的调查情况，叫来李丽：“你的档案管理怎么做的，你不是刚刚才完善了档案吗，这样的人混在公司你都没有发现，你的档案是怎么整理的”。
李丽很委屈，我就是按照公司过去的档案，从过去的登记里得到的信息里整理出来的啊。
难道不对吗？Q&A：李丽管理档案的信息收集方式对吗？为什么出现这种情况？这个案例看上去偶然，实属必然。
因为李丽仅凭过去的档案信息和一点点所谓的经验，就在做档案管理，明显是不合时宜的。
档案信息收集的工作是一个漫长系统的过程，他既要对档案的信息来源有所保障，又要对档案信息的真实性进行各种方式的复核和鉴别。
这样才能够筛选出去一些虚假的或者不重要的信息，使我们能够通过员工档案真实客观的了解员工的教育背景、家庭背景和工作能力，一份档案看似简单，却也能折射出一个人的成长轨迹。
当然这是建立在档案的真实性和翔实性上的。
如何有效的收集必备信息，更好地管理档案？有效的收集准确的信息和必备材料是管理好档案的第一步，是真正能促使档案管理为企业战略人才管理和以后人才价值评估做好充分准备。
做这个东西我们可以分成收集和鉴别两个步骤来走。
我们先来看收集信息的部分，首先我们要明确这个档案从员工一入职开始我们所需要的材料，一是证件证书有身份证明材料，像身份证、户籍证明，一些特殊岗位（财务、管理、人资等）还需要派出所居住证明材料等；还有就是学历证书、资格证书、职称证书等与其工作相关的证件，这个叫教育背景证实材料。
所有的材料都需要复印件，但一定要到公司复印，或者经过对照后，才能入档。
其次是工作经历信息证明材料，比如实习证明、上一家公司的离职证明和劳动合同等。
最后依据刚刚说说的各项信息证实材料形成入职登记表，入职登记表还应该有家庭背景，家庭地址，常住地址，联络方式，紧急联络方式等等内容。
收集信息的工作完成以后，接下来我们就要对收集到的这些信息进行鉴别，在鉴别通过后，才能形成一份真正完整的、翔实的、准确的员工档案。
鉴别的方法可以这样做：一是通过网络学历查询系统或是通过致电该院校这块的负责人（现在一般是就业指导中心）核实学历的真伪。
值得注意的是，一般96年以前毕业的通过这种方式很难查出结果，对于这块，我们可以用提问对照的方式来做，我们可以问他读书时院长是谁，班主任是谁，教科书是什么谁编的，学院详细地址，同学同学电话等等问题，得到答案再来对照，来检验其学历的真实性。
二是通过网上身份证核实系统核实身份证明的真伪，也可以通过家庭成员的电话调查来进行身份的辅助核实。
还可以出具证明到其所属派出所调查身份背景，对于外来人员较多较杂的部门和一些要害部门人员，就可以采取这种方式。
三是通过背景调查核实工作经历材料。
可以要求员工在填写入职登记表时必须填写清楚曾工作的单位联系人和联系电话，也可以通过网络查找出其曾经工作的单位，致电与他们的人力资源部门取得联系，对其工作能力、工作背景、薪酬、离职原因等详细询问调查。
另外我们还应该实现档案的动态管理，在收集信息上对员工在企业的发展情况进行入档管理，一是员工的奖惩材料和依据，二是员工的薪酬福利和保险材料，三是员工的换岗轮岗材料，四是员工的转正材料。
这些材料一是能客观的反映员工的发展为其调任升迁调薪形成基础依据，二是为可能发生的劳动纠纷做好防范。
案例二如何通过收集一些可选材料避免因档案管理缺失造成的人事工作失误？任职经历李丽痛定思痛，经过培训“深造”终于明白了档案信息的收集办法，重新开始了档案系统的管理工作，进过一个月扎扎实实的工作，李丽的亡羊补牢初见成效。
档案系统完善后，李丽也正式的兼任了宽学集团档案管理员的工作。
就在李丽对自己的档案管理水平沾沾自喜的时候有一个意外发生了，她的档案管理再一次面临严峻的考验。
宽学集团下属有一个会计师事务所，由于这份工作压力大长期用脑。
集团规定有心脏病、脑溢血等前科的人是不给予录用的。
但是新聘任的一个会计师恰恰因为得过心脏病没有被发现进入了宽学会计师事务所。
在一次大规模的企业合并报表的工作中，由于不堪负荷。
病倒在了工作现场，送到医院急救，下了三次病危通知书。
为了这个事情员工家属将企业推上了劳动仲裁庭，告宽学集团没有对员工的身体负责，在员工患有高危疾病的情况下让员工超负荷工作，危害了劳动者的合法权益。
宽学集团以员工隐瞒身体状况为由进行反驳，可是员工家属称企业从未要求员工体检，在档案材料中就可充分证明一事，驳得公司无法可说。
最终只有私下协商赔偿巨款才将此事化解。
毫无疑问李丽为了档案管理不善的情况引咎辞职。
可是李丽倒走前还不明白自己错在何处，明明是按照规范来做的为什么就会出这么大的错。
Q&A：李丽管理档案的信息收集又出现了什么问题？很显然李丽只是按照常规步骤去做了档案信息的收集工作，墨守常规。
而没有按照企业的特点和特色去收集其他的重要信息。
案例中的事务所需要员工健康状况，这个时候，档案管理中员工的健康证明材料就变得非常重要。
有了这个材料一方面可以避免有些员工为了工作隐瞒病情，一方面可以有效避免因此引发的劳动纠纷。
不仅仅是入职时，包括以后工作中员工的重大疾病治疗康复情况、生育情况、工伤处理情况都应该纳入到档案管理中来。
如何根据企业需要收集相关信息，提高企业档案管理为企业发展服务的水平？在一些成长性要求相对较高的企业，档案对员工的培训材料就应该纳入到档案信息收集中来。
可以通过历次的培训记录中的地点、课题、参与人员、签到表、报名表、点名表来收集员工是否按要求参加了培训的证明材料纳入档案。
可以通过收集保存与员工签订的培训协议进行入档，以备与该员工签订劳动合同需要有培训后限制条款的时候作为补充材料。
可以通过收集考核结果，考试结果等材料料入档作为员工日后升职加薪调岗的依据。
在一些对身体要求较高的企业，档案对员工的健康证明材料就应该纳入到信息收集中来。
可以通过入职体检的方式来收集入职体检表。
也可以要求员工提供近半年以内的体检表来进行收集。
一是对员工的身体负责，而是为将来有可能面临的劳动纠纷做好防范准备。
在一些危险程度较高的企业，档案对员工的劳保措施实施，工伤处置办法，作业准则学习情况等就应该纳入到信息收集中来。
为企业降低劳动风险，规避劳动风险在档案管理上提供有力证据。
另外员工的影像资料也是档案信息中非常重要的一环，这个既便于日后领导通过档案就可以对员工有个直观的了解，也避免以后办理各项福利劳保社保事宜需要员工照片等影像资料时反复向员工索取。
员工入职登记表上应有照片便于核查。
员工入职时就应该向员工要求，并收集。
一般的情况下应该是一寸和两寸的照片各两张，同时要求提供电子版照片两分。
案例三：如何做好员工档案的存放工作？随着业务的拓展宽学集团选调了一批精兵强将准备去重庆开发新的市场，由于每个人都不愿去外地发展，人力资源部做了大量的工作才把员工的思想谈通。
于是开始在人事关系上准备各项手续，可是在万事俱备的情况下却少了“东风”。
原来在所有手续全部办好了以后，当需要把员工档案转到重庆事业部的时候，却发现存放的档案大量的遗失了。
即使是有部分档案在档案柜里，也是材料严重不齐全。
档案哪去了？贼也不会偷这个啊。
分析过来分析过去最后确定的原因是由于人资并没有设定专门的档案管理人员，档案的存放一般都是由招聘专员兼任，而随着这些人的离职和轮岗换岗，大家有都没有在这块办好交接，档案也就成了一个千古谜案，再也没有谁能够说的出来它到哪去了。
由于档案的存放出现了问题，这次集团的大动作只有暂停下来，人力资源部承受着巨大的压力，一边是集团领导的斥责和催促，一方面受到档案的约束，人事关系迟迟不能转到那边去。
换岗员工本来就不愿去，这下更找到了理由，前期大量的沟通工作不得不又重新开始再做一遍。
Q&A：宽学集团员工档案存放问题在哪里？通过案例我们可以直观的体会到档案存放的重要性，在轮岗换岗，劳动关系出现异地变迁，包括我们做员工分析，人力资源规划等等工作的时候都会用到档案，档案是人力资源工作重要的基础。
而宽学集团显然忽视了档案管理尤其是档案存放的重要性，既没有制定专门的责任人保管档案，更谈不上对档案管理人员的专门培训。
对档案存放的转交、保管迁移等等都没有明确的制度和流程。
档案自然会随着这些因素越来越少，越来越烂。
自然就会影响到日常的工作，所以说我们思想上必须高度重视，档案存放事情虽小，却关系重大。
如何做好档案存放工作，提升档案管理质量？一般的来说档案都是纸质的档案，那么我们就从保管纸质档案的流程来细解这份工作。
为了便于将来的查找和咨询，我们要做的第一个工作就是把档案按照岗位、部门分个大类，在此基础上为了便于翻阅我们要制定一个排序法，方便将来查找档案，通用的采用姓名拼音的首个字母，按照这个顺序进行存放，查找非常方便。
第二步，档案存放环境的选择一定要阴凉、干燥、通风，有条件的话最好找一个比较密闭的地方存放，避免档案受到自然条件的影响出现破损。
同时存放档案的秘密性也应该考虑周全。
最好是有一个保险柜专门用来保存档案，即使是没有这个条件也不能往普通的文件柜或办公桌里一放了事。
接下来我们就要对档案管理人员进行培训了，第一我们要指派专门的人员进行档案管理即使是为了节约人力成本也要找一个责任心强、心细，规范的员工来兼任档案管理员，当然工资上也应有所考虑，以鼓励积极性。
第二对选拔的人员采用讲解，帮带的方法进行物品存放常识的培训，进行档案安全培训，进行档案保密培训。
档案管理员必须通过培训后的考核合格才能参与到该项工作之中。
每一份档案从制作完毕到存放时间最好不能超过一天，档案的借阅必须由专人签字授权，借阅的时间不能超过一天。
遇到特殊情况如转档、异地迁档等时间应该在到达新的存放地点后立即交接并登记存放。
对于特殊人员的档案，由于其岗位的特殊性以及私密性更强，我们还需要进行特殊的保管，保管时也应该注意他们是有有对应的材料。
想hr人员是否有保密协议等内容，因为他们的工作性质涉及到公司的新政秘密较多。
财务人员受否有背景调查材料和户籍材料等，因为财务人员涉及到公司的资金安全，采购和销售人员同理。