东南大学档案馆纸质档案数字化加工
高校档案数字化实施方案
高校档案数字化实施方案随着信息化时代的到来，高校档案管理也面临着数字化转型的挑战和机遇。
为了更好地保护和管理高校档案资源，提高档案管理的效率和便捷性，制定并实施高校档案数字化实施方案是至关重要的。
首先，高校档案数字化实施方案需要建立完善的档案数字化管理系统。
这个系统应当包括档案扫描、数字化存储、检索和共享等功能模块，能够实现对档案的全流程管理。
通过建立这样的系统，可以实现对档案信息的实时更新和共享，提高档案管理的效率和便捷性。
其次，高校档案数字化实施方案需要进行档案资源的全面数字化。
这包括对各类档案资料进行扫描、数字化处理，建立数字化档案库。
通过数字化处理，可以实现对档案信息的长期保存和便捷检索，避免了传统档案管理中纸质档案易损坏、难以管理和检索的问题。
另外，高校档案数字化实施方案需要建立完善的档案数字化管理规范和标准。
这包括对档案数字化处理的技术规范、数据安全规范、档案共享规范等方面的规定，确保档案数字化的过程规范、安全和可控。
此外，高校档案数字化实施方案还需要进行档案数字化人才队伍建设。
这包括对档案数字化专业人才的培养和引进，建立专业的档案数字化团队，保障档案数字化工作的专业性和高效性。
最后，高校档案数字化实施方案需要进行档案数字化成果的推广和应用。
这包括对档案数字化成果的宣传推广，推动档案数字化成果在教学、科研、管理等方面的应用，实现档案资源的最大化利用。
综上所述，高校档案数字化实施方案是一个系统工程，需要从系统建设、资源数字化、规范标准、人才队伍建设和成果应用等多方面进行全面考量和规划。
只有通过科学合理的方案制定和实施，才能更好地推动高校档案管理工作向数字化、信息化方向发展，提升高校档案管理的水平和效率。
项目投标书：档案数字化及整理的技术方案
项目投标书：档案数字化及整理的技术方案背景随着信息化时代的到来，许多组织和机构面临着大量纸质档案的管理和整理问题。
为了提高档案的可访问性和保护性，数字化和整理档案成为了一个重要的需求。
本投标书旨在提供一种技术方案，解决档案数字化和整理的问题。
方案概述我们的技术方案将包括以下主要步骤：1. 档案数字化：使用高速扫描仪和光学字符识别（OCR）技术，将纸质档案转换为数字形式。
2. 数字档案存储：将数字化的档案存储在安全可靠的云存储平台上，确保数据的可靠性和可访问性。
3. 档案整理：对数字档案进行分类、标记和整理，以提高档案的检索效率和可读性。
技术设备我们将提供以下技术设备和软件工具：- 高速扫描仪：用于将纸质档案快速转换为数字形式。
- 光学字符识别（OCR）软件：用于将扫描的图像转换为可编辑的文本文件。
- 云存储平台：用于存储和管理数字化的档案。
- 数据分类和整理工具：用于对数字档案进行分类、标记和整理。
数据安全和保密性我们将采取以下措施确保数据的安全和保密性：- 加密传输：在数据传输过程中使用加密技术，确保数据的机密性。
- 权限控制：仅授权人员可访问和管理数字档案，确保数据的保密性。
- 数据备份：定期进行数据备份，以防止数据丢失或损坏。
时间计划我们将根据实际情况制定详细的时间计划，以确保项目按时完成。
以下是一个大致的时间计划：1. 需求分析和方案设计：2周2. 技术设备采购和部署：1周3. 档案数字化和存储：4周4. 档案整理和质量检查：2周5. 最终交付和培训：1周项目团队我们将组建一个专业的项目团队来执行该技术方案。
项目团队将包括以下角色：- 项目经理：负责项目的整体管理和协调。
- 技术专家：负责技术设备的采购、部署和维护。
- 数据管理专家：负责档案数字化、存储和整理。
- 客户支持专家：负责与客户沟通和提供培训支持。
投标费用和付款方式我们将在提交正式报价时提供详细的费用明细和付款方式。
费用将包括技术设备采购、项目团队的工作费用和其他相关费用。
纸质档案数字化规范DA
目录前言 ......................................................................................................................4.引言 ......................................................................................................................6.纸质档案数字化规范 ....................................................................................................7.1 范围 ........................................................................................................................7.2 规范性引用文件 ......................................................................................................7.3 术语和定义 .............................................................................................................7.4 总则........................................................................................................................................... 8.5 ．组织与管理............................................................................................................................. 9.5.1 机构及人员.................................................................................................................. 9.5.2 基础设施.................................................................................................................... 1.05.3 工作方案.................................................................................................................... 1.05.4 管理制度.................................................................................................................... 1.15.5 工作流程控制............................................................................................................ 1.25.6 工作文件管理............................................................................................................ 1.25.7 档案数字化外包....................................................................................................... 1.36 档案出库.................................................................................................................................. 1.37 数字化前处理........................................................................................................................ 1.47.1 确定扫描页 ................................................................................................................. 1.47.2 编制页号.................................................................................................................... 1.47.3 目录数据准备.............................................................................................................1.57.4 拆除装订.................................................................................................................... 1.58 目录数据库建立 .................................................................................................................... 1.59 档案扫描.................................................................................................................................. 1.69.1 基本要求.................................................................................................................... 1.69.2 扫描设备.................................................................................................................... 1.79.3 扫描色采模式............................................................................................................ 1.79.4 扫描分辨率................................................................................................................. 1.89.5 存储格式.................................................................................................................... 1.89.6 图象命名.................................................................................................................... 1.910 图象处理 ............................................................................................................................... 1.910.1 图象拼接.................................................................................................................. 1.910.2 旋转及纠偏............................................................................................................... 1.910.3 裁边............................................................................................................................ 2.010.4 去污............................................................................................................................ 2.010.5 图象质量检查 ......................................................................................................... 2.011 数据挂接 ............................................................................................................................... 2.012 数字化成果验收与移交..................................................................................................... 2.112.1 验收方式.................................................................................................................. 2.112.2 验收内容.................................................................................................................. 2.112.3 验收指标.................................................................................................................. 2.212.4 验收结论.................................................................................................................. 2.212.5 移交............................................................................................................................ 2.3本标准按照 GB/T 1.1-2022 给出的规则起草。
数字档案室档案数字化建设实施方案
数字档案室档案数字化建设实施方案目录一、内容简述 (3)1.1 背景与意义 (4)1.2 目标与任务 (5)1.3 方案适用范围 (7)二、现状分析 (7)2.1 档案管理现状 (9)2.2 数字化基础条件 (10)2.3 存在的问题与挑战 (11)三、数字化建设原则与目标 (12)四、数字化建设内容与任务 (13)4.1 档案信息采集与整理 (14)4.1.1 信息采集规范 (15)4.1.2 信息整理方法 (16)4.2 档案数字化加工 (18)4.2.1 图像处理技术 (18)4.2.2 文字识别技术 (19)4.2.3 数据库建设与管理 (20)4.3 档案数字化成果验收与保存 (21)4.3.1 成果验收标准 (23)4.3.2 保存策略与技术手段 (24)五、实施步骤与计划 (25)5.1 筹备阶段 (26)5.1.1 组建项目团队 (27)5.1.2 制定详细计划 (28)5.2 实施阶段 (29)5.2.1 档案信息采集与整理 (31)5.2.2 档案数字化加工 (31)5.2.3 档案数字化成果验收与保存 (32)5.3 调整与优化阶段 (33)5.3.1 问题排查与解决 (34)5.3.2 进度调整与优化 (35)六、保障措施 (37)6.1 组织保障 (38)6.1.1 成立领导小组 (39)6.1.2 明确职责分工 (40)6.2 技术保障 (41)6.2.1 引进先进技术设备 (42)6.2.2 加强技术培训与交流 (44)6.3 管理保障 (45)6.3.1 建立健全管理制度 (46)6.3.2 加强过程监控与审计 (47)七、总结与展望 (48)7.1 实施方案总结 (49)7.2 预期成果与效益评估 (49)7.3 后续工作展望与建议 (50)一、内容简述本实施方案旨在详细规划数字档案室档案数字化建设的整体流程、具体任务、实施步骤及相关保障措施，以确保数字化建设项目能够高效、有序地推进，并最终实现档案资源的高效管理和利用。
纸质档案数字化加工的流程
纸质档案数字化加工的流程纸质档案数字化加工是将纸质档案转化为电子文件的过程，涉及到多个步骤和环节。
本文将为大家介绍纸质档案数字化加工的全面流程，帮助读者更好地了解并指导相关工作。
首先，数字化加工的第一步是档案选择。
在这个阶段，需要明确从哪些纸质档案开始数字化加工，并对其进行仔细的筛选和分类。
纸质档案可以根据所属部门、时间段、文件类别等因素进行分组，以便后续处理。
接下来的步骤是扫描纸质档案。
通过扫描仪，将纸质档案逐页进行数字化处理。
这一步需要仔细操作，注意扫描质量、文件格式和清晰度等因素。
同时，在扫描的过程中，需要给每个档案页进行编号或添加标识，以便后续的整理和检索工作。
完成扫描后，就进入了文件 OCR 处理阶段。
OCR（Optical Character Recognition）是一种将图像文件中的文字转换为可编辑文本的技术。
通过 OCR 处理，可以实现对纸质档案中文字的识别和提取，将其转换为可编辑的电子文本文件。
这一步骤可以大大提高档案的可检索性和编辑性，方便后续的数据处理和利用。
之后是文件整理和分类。
通过对数字化后的文件进行整理和分类，包括建立文件目录结构、整合相关文件和补充所需的元数据信息等。
这一步骤可以提高档案的组织性和可访问性，方便用户进行检索和利用。
完成整理和分类后，就可以进行索引和检索系统的构建。
根据档案的特点和需求，选择合适的检索系统和数据库软件，建立起与纸质档案相对应的数字化检索系统。
在索引和检索系统中，可以通过关键词、文件名、日期区间等方式进行快速和准确的检索，提高档案的利用效率和价值。
最后，档案数字化加工的最后一步是数据备份和存储。
建立一个稳定可靠的数据备份和存储体系，保证数字化后的档案数据能够长期保存和安全存储。
同时，定期进行数据备份和检查，确保数据的完整性和可靠性。
纸质档案数字化加工的流程包括档案选择、扫描、OCR 处理、文件整理和分类、索引和检索系统的构建，以及数据备份和存储。
东南大学档案馆纸质档案数字化加工-扫描-验收表
四、验收意见和结论
验收意见：
验收结论：
1.验收合格（ ） 2.验收不合格（ ）
组长（签名）：
年 月 日
签
字
承担单位：
年月日
验收单位：
年月日
去污、纠偏、清晰度等
综合质量评估
符合性选项
目录结构的
规范性
□符合 □基本符合 □不符合
介质及存储格式的
规范性
□符合 □基本符合 □不符合
数据备份的
完整性
□符合 □基本符合 □不符合
测评结果分析与建议
汇总合格率：%
测评人： （签名）审定人： （签名）
年 月 日
三、验收组成员名单
姓 名
单 位
验收组职务
职称/职务
5.备份标签
备份介质有规范的标签
6.备份登记
填写日常数据备份和成品数据备份管理工作登记表单
7.适用标准、规范
《电子文件归档与管理规范（GB/T18894-2002）》、《纸质档案数字化技术规范（DA/T31—2005）》、《电子文件（档案）数据光盘存储管理规范》、《电子文件（档案）数据光盘载体标注格式》等
4.适用标准、规范
《档号编制规则（DA/T13-94）》、《纸质档案数字化技术规范（DA/T31—2005）》等
验收小结
验收人：（签名）
年月日
（五）目录建库
验收
内容
验收要求
符合性检查
（√／×）
1.档案著录
著录
项目
著录项目齐全，包括档号（归档号）、责任者、题名、时间、页码或页数以及其他行业标准或业主要求
5.裁边
对档案修补或扫描等形成的，超出页面正常边距，无内容、多余的边进行裁切，缩小文件容量
高校档案数字化建设方案
高校档案数字化建设方案
在当前数字化时代，高校档案数字化建设已成为高校信息化建设的重要组成部分。
为此，本文提出了高校档案数字化建设方案，包括以下几个方面：
一、制定数字化建设规划
高校应根据自身的情况制定数字化建设规划，确定数字化建设的目标、范围、内容和时间表，明确数字化建设的重点和优先级，确保数字化建设与高校的整体发展方向相一致。
二、建立数字化档案库
高校应建立数字化档案库，对高校的历史档案、学术研究成果等进行数字化处理和存储，实现档案的电子化、网络化和共享化。
数字化档案库要具有易读取、易检索、易管理、易共享等特点，确保数字化档案的安全性和可靠性。
三、加强数字化档案管理
高校应加强数字化档案的管理，建立健全数字化档案管理制度和规范，制定数字化档案管理标准和流程，规范数字化档案的采集、处理、存储等各个环节，确保数字化档案的质量和有效性。
四、提高数字化档案利用价值
高校应提高数字化档案的利用价值，积极推广数字化档案的应用，为高校的教学、研究和管理提供有力的支持和保障。
同时，高校还应与社会各界共享数字化档案，充分发挥数字化档案的社会价值和历史价值。
五、保障数字化档案的安全性与可靠性
高校应加强数字化档案的安全保障措施，制定数字化档案的安全保护政策和方法，确保数字化档案的安全性和可靠性。
同时，高校还应加强数字化档案的备份和恢复工作，保障数字化档案的完整性和可用性。
综上所述，高校档案数字化建设对于提高高校信息化建设水平、加强高校档案管理和利用、充分发挥数字化档案的价值具有重要意义。
因此，高校应积极推进数字化档案建设，提高数字化档案的质量和效益，为高校的发展和进步做出积极贡献。
做好档案数字化副本接收工作的思考
做好档案数字化副本接收工作的思考作者：陈树江来源：《档案天地》2024年第04期档案数字化副本是指将纸质档案、照片档案、声像档案等传统载体档案，采用扫描仪或数码相机等数码设备进行数字加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字化图像或数字文本。
本文讨论的档案数字化副本仅指纸质档案经过数字化处理后形成的电子副本。
县级档案馆推进纸质档案与数字化成果同步接收进馆工作是指纸质档案进馆前应该进行数字化扫描处理，其数字化副本必须与档案实体一同移交进馆。
一、推进县级档案馆档案数字化副本接收工作的必要性档案数字化副本的接收不仅能推进基层数字档案室建设进程，减轻县级档案馆数字化工作量，同时还能促进档案馆（室）档案工作转型升级。
（一）档案数字化副本移交推动了基层数字档案室建设基层数字档案室建设是指在档案管理中，对室藏档案进行数字化处理、数字化管理和网络化应用的过程。
在数字档案室建设过程中，数字资源是数字档案室形成和建设的基础。
基层档案室要建立目录数据库、全文数据库等，对存量传统载体档案数字化是其中重要内容，也是数字档案室建设的核心。
多年来县级档案馆以接收纸质档案为主，在很大程度上致使基层档案室一直没有开展档案数字化工作，数字档案室也基本停留在目录数据库建设原地踏步走的阶段。
建设数字档案室是推进档案信息化的有效载体，是档案事业发展的必由之路。
县级档案馆启动纸质档案和数字化成果同步接收，倒逼基层档案室开展档案数字化扫描工作，因此档案数字化副本移交和接收，对于基层数字档案室建设又起到了促进作用，加快推动了数字档案室建设的步伐。
（二）档案数字化副本移交缓解了档案馆数字化压力为了进一步丰富馆藏档案资源，我国正在不断推进“存量数字化，增量电子化”行动，实现档案馆数字化年增长率10%以上的目标任务。
加强数字档案资源建设，加大档案馆对档案数字化副本、电子档案以及其他数字资源档案的接收，是档案馆融入我国数字化转型，实现自身工作现代化的需要。
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时间以公园纪年，无时间但能够从档案内容中考证出来的，要求填注考证时间，无法考证的则以“00000000”替之
页码或页数
用阿拉伯数字录入；传统案卷卷内文件目录填写每份文件的起始页号，最后一件填写起止页号；归档文件如实填写每份文件的页数
无法识别文字
目录中有无法识别的文字，应尽量考证，如遇无法考证的用“□”表明。
3.扫描登记
制作并填写数字化加工登记表单，登记扫描色彩模式、分辨率以及扫描页数，核对每份文件实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致
4.适用标准、规范
《纸质档案数字化技术规范（DA/T31—2005）》等
验收小结
验收人：（签名）
年月日
（三）图像处理
验收内容
验收要求
符合性检查
（√／×）
1.图像质量
东南大学档案馆纸质档案数字化加工项目
验收测评材料
项目名称：
项目编号：
项目承担单位：（盖章）
起止时间：年月—年月
验收日期：年月日
一、分项验收
（一）档案整理
验收内容
验收要求
是否符合要求
（√／×）
1.页数清点
清点每份档案的实际页数，对页号错编、漏编等情况进行修正
2.目录核实
根据档案数字化相关标准，核对、规范档案目录著录内容，确认目录与档案实体是否一致，对不规范、错误的档号、题名、责任者、文件起止页号和页数等进行修正
4.适用标准、规范
《档案著录规则（DA/T 18-1999）》、《纸质档案数字化技术规范（DA/T 31—2005）》及档案整理相关标准、规范
验收小结
验收人：（签名）
年月日
（六）查
（√／×）
1.汇总挂接
汇总数字化完成的所有图像数据和目录数据，通过相应的软件自动搜索、加入对应的电子地址信息等功能，实现目录数据库与图像数据库批量、快速的挂接
5.裁边
对档案修补或扫描等形成的，超出页面正常边距，无内容、多余的边进行裁切，缩小文件容量
6.适用标准、规范
《纸质档案数字化技术规范（DA/T31—2005）》等
验收小结
验收人：（签名）
年月日
（四）图像存储
验收内容
验收要求
符合性检查
（√／×）
1.存储格式
黑白
灰度/彩色
TIFF
JPEG
2.图像文件命名
图像清晰、完整，反映档案全貌；页面底色、字迹、印章颜色与档案本身颜色相仿，色泽均匀
2.纠偏
图像不偏斜或倒置，符合正常阅读习惯
3.去污
对因档案破损、虫霉或扫描形成的，影响页面美观的污点、黑边等进行去污处理，在不影响可懂度的前提下展现档案原貌
4.图像拼接
对大幅面档案采用分小幅扫描形成的多幅图像进行拼接，图像完整，拼接无误
2.数据格式
选择现有国家、地方标准要求的数据格式（DBF、TXT或MDB），所选定的数据格式应能直接或间接通过DARMS档案管理软件进行数据交换
3.目录数据质量检查
采用人工校对或自动校对的方式，对机读目录数据库的建库质量进行检查，核对著录项目是否完整，内容是否规范、准确，是否有漏录、错录等问题，对错录、漏录的数据进行修正、补录
验收小结
验收人：（签名）
年月日
（二）档案扫描
验收内容
验收要求
符合性检查
（√／×）
1.扫描色彩模式选择
黑白二值
页面为黑白两色，且字迹清晰、不带插图的档案
灰度
页面为黑白，但字迹清晰度差或带有插图的档案
彩色
页面中有红头、印章或有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案
2.扫描分辨率
黑白二值、灰度、彩色≥20DPI
6.装订
扫描完成后，拆除过装订物的档案应清点无遗漏，按顺序排列，恢复装订或根据业主要求改变装订
7.档案整理登记
制作并填写档案数字化整理过程登记表单，详细记录档案的目录更正、拆除装订情况以及每份文件的起始页号、页数、扫描方式等
8.适用标准、规范
《档案著录规则（DA/T18-1999）》、《纸质档案数字化技术规范（DA/T31—2005）》及档案整理相关标准、规范
验收小结
验收人：（签名）
年月日
（七）数据备份
验收内容
验收要求
符合性检查
（√／×）
1.备份范围
目录数据和全文数据
2.日常备份
每天形成的数据备份到计算机硬盘或业主指定的存储位置
3.成品备份
数据挂接并验收合格后，进行多套备份（至少3套），存储至脱机介质上
4.数据检验
备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否正确
2.挂接质量
以抽检的方式检查数据挂接的总体质量，抽检的比率不得低于数据总量的5%；检查目录数据库与图像文件是否有挂接错误，图像文件的命名与其目录数据的档号是否一致，一份文件的图像文件是否完整、顺序正确、无缺漏或多余页等
3.适用标准、规范
《纸质档案数字化技术规范（DA/T31—2005）》及档案整理相关标准、规范
5.备份标签
3.拆除装订
在确保档案不受损的前提下拆除档案装订物；用浆糊等使档案粘连难以拆除或拆除会造成档案损坏的，不拆除装订
4.扫描方式确认
根据档案纸张的实际情况确认采用快速扫描或平板扫描，纸张年代久远、过软、过厚、过薄、破损或字迹不清等，采用平板扫描
5.页面修整
页面破损严重、无法直接进行扫描的档案，应交有关部门技术修复后再扫描；折皱不平影响扫描质量的应先压平或用低温熨斗熨平后再进行扫描
4.适用标准、规范
《档号编制规则（DA/T13-94）》、《纸质档案数字化技术规范（DA/T31—2005）》等
验收小结
验收人：（签名）
年月日
（五）目录建库
验收
内容
验收要求
符合性检查
（√／×）
1.档案著录
著录
项目
著录项目齐全，包括档号（归档号）、责任者、题名、时间、页码或页数以及其他行业标准或业主要求
档号
档号（归档号）准确、规范，格式与命名其数字图像文件的档号格式一致，符合相关规范要求
题名
题名准确、全面揭示文件内容；公文题名应有责任者、文件内容、文种等；文字通顺、规范简洁，字数不超过125个中文字或250个字符
责任者
机关、团体责任者必须用全称或规范通用简称，个人责任者只录姓名；责任者应考证准确，无法考证者以“□□□”占位代替
每一份文件以其对应的唯一档号（归档号）来命名扫描后的图像文件，具体为档号加上图像顺序号，之间以“—”间隔；档号（归档号）格式符合《档号编制规则（DA/T13-94）》或其他行业标准，与其目录数据的档号格式一致。
3.图像文件夹
建立及命名
传统以卷为单位的档案，每卷建立一个文件夹并以其案卷级档号来命名；以件为保管单位的档案，每件建立一个文件夹并以其归档号来命名。