纸质档案数字化管理暂行办法
纸质档案数字化的流程与方法
纸质档案数字化的流程与方法纸质档案数字化是将纸质档案转化为数字化档案的过程，是现代档案管理的一种趋势。
数字化的纸质档案具有易检索、易保存、易传输等优点，能够提高档案管理的效率和质量。
下面将介绍纸质档案数字化的流程和方法。
一、纸质档案数字化的流程纸质档案数字化的流程包括以下几个步骤:1.档案收集：收集需要数字化的纸质档案，包括各类文件、卷宗、图片等。
2.档案清洗：对收集到的纸质档案进行清洗，去除不必要的字迹、阴影等。
3.档案扫描：将清洗后的纸质档案扫描为数字化文件，可以使用激光扫描仪或高分辨率相机进行扫描。
4.档案数字化：将扫描后的数字化文件进行数字化处理，包括文件分类、命名、编码等。
5.档案存储：将数字化后的档案存储到数字化档案库中，进行加密和保护。
6.档案检索：通过数字化档案库中的档案信息，实现档案的快速检索和查找。
二、纸质档案数字化的方法1.激光扫描仪法激光扫描仪法是一种常用的纸质档案数字化方法，它能够快速、准确地将纸质档案扫描为数字化文件。
激光扫描仪可以通过高速扫描和高精度图像处理，将纸质档案扫描为高质量的数字化文件。
2.高分辨率相机法高分辨率相机法是一种将纸质档案数字化的高效方法，它可以通过高分辨率相机将纸质档案拍摄为高质量的数字化文件。
使用高分辨率相机拍摄纸质档案，可以最大限度地保留档案的原始信息和清晰度。
3.数字化处理软件法数字化处理软件法是一种将纸质档案数字化的简单方法，它可以通过数字化处理软件对纸质档案进行数字化处理。
数字化处理软件可以通过文件编辑、复制、粘贴、格式化等功能，将纸质档案转化为数字化文件。
以上就是纸质档案数字化的流程与方法的详细介绍。
纸质档案数字化能够提高档案管理的效率和质量，节约档案管理的成本，是档案管理的一种趋势。
纸质档案数字化工作流程与规范要求
档案资料保护 档案基础查询 档案全文检索 构建知识服务系 统
档案数据挖掘
总体架构示意图
元数据 人物 时间 地点 事件 特点
展示 关联 网络 地图
文本 数据
挖掘算法
本体
民间传说中，唐末，天下大乱，各路英雄争雄，逐鹿于中原。黄巢农民起 义异军突起，天秸元年(904)八月，朱全忠杀唐昭宗，第二年唐昭宗的遗腹子李 昌翼出生，在徽州婺源考水被一个叫胡三的人收为义子，改姓胡。昌翼长大后， 于五代后唐同光三年(925)中明经科及第，故其后裔称明经胡氏，因其是李姓后 裔，明经胡氏忌与李氏通婚。明经胡氏人才辈出，最著名的有二支，即宋元时 期的婺源胡炳文家族和近代绩溪胡适、胡雪岩家族。
数据检 查及整 理挂接
数字化 成果接 收
归档数 据管理
电 子 档 案 发 布 利 用
电子文 件采集
生成电 子档案
数据检 查及整 理
实时归 档
归档数 据管理
档案数 据鉴定
发布利 用
数据挖 掘
(在线/离线)
数据分 级存储 管理
数据安 全防护
6
馆（室）藏档案数字化工作是数字档案馆（室）资源体系建设的重要手段 和方式，国家档案局对档案数字化工作十分重视。 2002年 国家档案局中央档案馆关于印发《全国档案信息化建设实施纲要》 （档发【2002】8号）的通知中要求各地综合档案馆在“十五”期间以档案信 息资源建设为核心，以扩大档案信息资源开发利用为目标，加强档案目录数据 库建设，积极推进档案全文数据库和多媒体数据库建设，以现实需要为前提， 分阶段、分步骤实施档案数字化进程。 2010年 国家档案局印发《数字档案馆建设指南》，指出传统载体档案数字 化是现阶段数字档案资源建设的一个重要途径。应当统筹规划，分步实施。 应当通过数字化工作，对馆藏档案进行全面的梳理。如果对馆藏档案无法一次 性全面数字化，可以按照特殊载体优先、重要程度优先、共享性强优先等原则 分布实施。 2013年10月 时任国家档案局局长杨冬权在全国数字档案馆（室）建设推 进会上的讲话，要求数字档案馆（室）建设的首要任务，就是要把纸质档案、 音像档案等传统载体的档案数字化。不完成这项任务，档案馆（室）就不能实 现转型升级，就必然要在大数据时代落伍，就肯定不能跨进现代化的门槛。
河南省档案馆纸质档案数字化成果接收暂行办法
河南省档案馆纸质档案数字化成果接收暂行办法第一条为规范纸质档案数字化成果接收，确保进入省档案馆的纸质档案数字化成果质量符合要求，根据国家有关标准和规定，结合河南省档案馆实际，特制定本办法。
第二条本办法适用于省档案馆对省直单位纸质档案数字化成果的接收工作。
第三条各省直单位纸质档案数字化成果，应按照纸质档案移交进馆的期限，与纸质档案实体一并向省档案馆移交。
第四条省档案馆接收纸质档案数字化成果的范围按照《河南省档案馆档案收集范围规定》执行。
第五条各省直单位向省档案馆移交的纸质档案数字化成果应包括目录数据和图像数据。
第六条各省直单位移交的目录数据应当符合《河南省档案馆文书档案文件级目录数据库结构规范》要求，确保著录项目与著录内容的完整、准确与规范，且采用DBF或XLS文件格式移交。
移交目录数据的计算机文件采用“全宗号+全宗名称+年度+.文件格式”的方式命名。
示例：“003河南省教育厅2008.dbf”。
第七条各省直单位应当以TIFF文件格式或JPG文件格式移交图像数据，并转换一套PDF或OFD文件格式作为利用格式一并移交，且图像文件命名、扫描色彩模式、扫描分辨率、图像处理等应当符合《河南省档案馆纸质档案数字化技术规范》，确保图像的完整、准确与清晰。
第八条各省直单位移交的光盘中应包括目录数据和图像数据。
图像数据存储在文件夹中，目录数据和文件夹都应存放在光盘根目录，目录数据切勿存放在文件夹中。
第九条各省直单位应采用符合行业标准的档案级DVD光盘的方式，一式两套向省档案馆移交纸质档案数字化成果。
第十条各省直单位应确保移交光盘的质量。
在移交之前应对光盘进行检测，确保光盘的可用性、安全性；同时还应与纸质档案实体进行比对，确保移交数据的真实性、完整性。
第十一条移交的光盘应按照《档案数字化光盘标识规范》（DA/T 52-2014）的要求对盘盒纸、盘面进行标识。
盘盒纸封面标识内容包括：光盘编号、套号、全宗名称、起止年度、内容摘要、保管期限、密级、保密期限、档案级光盘；盘盒纸封底标识内容包括：文件格式、类型及容量、运行环境、制作单位、制作日期、复制单位、复制日期、备注；盘脊标识内容包括：光盘编号。
纸质档案数字化加工项目验收管理暂行办法(DOC)
纸质档案数字化加工项目验收管理暂行办法(DOC)一、及目的纸质档案是指以纸张、胶片等物质载体保存的各类档案资料。
由于纸质档案存在着保存周期有限、易损坏、占用空间大等缺点，为了更好地保护、管理和利用档案，数字化加工成为当前档案管理工作的重要内容。
本文档主要是为了规范纸质档案数字化加工项目的验收管理，确保数字化加工的有效性、可操作性和可追溯性。
二、适用范围适用于所有纸质档案数字化加工项目的验收管理，主要包括纸质档案扫描、图像处理、文字识别及部分元数据的补录。
三、审核与验收3.1 项目批准•需要对项目的合法性和重要性进行审查，由领导审批后方可立项实施。
•针对不同项目要求，制定具体的数字化加工计划，明确加工范围、加工过程、加工结果等内容。
3.2 加工质量的检查•加工过程中，应根据制订的数字化加工计划，制定具体的操作方案，并明确对照组和试验方案。
•对数字化加工的影像、数据和元数据进行检查，包括加工日期、扫描设备、选区、分辨率、清晰度、图像内容、文字精度、数字化封装格式等。
•检查完后，将样机送相关专家进行评审，并据此发放加工合格证书。
3.3 验收和档案管理•进行验收前，由领导审定具体的验收报告和验收标准，明确验收时间和验收范围。
•按照制定的验收标准进行验收，对加工完成的数字化档案进行检查，包括数字化档案的规范性、文件内容的合理性、图像质量的可读性等要素。
•如果验收未通过，则需要验收方提出整改意见，整改完成后再次进行验收。
•验收合格的数字化档案，应按照规定进行封存和保管，并完成相应的元数据的补录。
四、验收文档•在验收过程中，需完整地记录加工的过程、情况及结果等，并形成验收文档，由主要负责人签字认证。
•验收文档中应包含以下内容：加工批准文件、数字化计划及操作方案、样机光盘、检查报告、评审意见及加工合格证书等。
五、附则•按照本文档要求进行数字化加工项目的验收管理，将有利于提高档案信息化水平，加强档案数字化与传统文化的联系，以满足人们对信息的需要。
纸质档案数字化规范
纸质档案数字化规范纸质档案数字化规范是指将纸质档案通过扫描、录入等技术手段转换成电子形式的一种操作规范。
纸质档案数字化的目的是提高档案管理的效率和便捷性，降低档案的保存成本，并便于档案的检索和共享。
下面是纸质档案数字化的规范要点：1. 核查和整理在数字化过程之前，必须对纸质档案进行核查和整理。
首先，核查档案是否完整，并将缺失或损坏的档案进行补充或修复。
其次，将档案按照分类、时序等原则进行整理，确保顺序和清晰度。
2. 扫描和录入将整理好的纸质档案通过扫描仪或其他相关设备转换为电子文件。
扫描时应保证文件清晰度和色彩准确性。
对于文字类档案，可以通过OCR技术进行文字的自动识别；对于图像、图片类档案，可以进行编辑和修复，以便更好地保留档案的内容和质量。
3. 统一命名和分类对于数字化后的档案文件，应进行统一的命名和分类。
文件名可以采用有意义的命名方式，如档案编号、日期等，以方便检索。
同时，将档案按照不同的类别、主题、格式等进行分类标注，并建立相应的文件夹或目录结构。
4. 元数据录入和索引建立对于数字化后的档案文件，应进行元数据的录入和索引的建立。
元数据包括档案的基本信息，如档案名称、创建日期、创建者、所属机构等；索引是对档案的内容和属性进行关键词标注，以便更方便地进行检索和查找。
5. 存储和备份数字化后的档案文件应按照一定的存储结构进行保存和备份。
可以采用硬盘、服务器、云存储等方式进行存储，并设定访问权限和安全措施，以保护档案的完整性和安全性。
同时，定期进行档案的备份和恢复，以防止文件丢失或损坏。
6. 数据质量和准确性的验证在数字化过程之后，需要对档案的数据质量和准确性进行验证。
首先，对数字化后的档案进行比对和校验，确保数字化结果与原始档案的一致性。
其次，进行数据质量的检测和修复，如修正错别字、调整图像亮度等，以提高档案的可读性和准确性。
7. 档案的检索和共享数字化后的档案应具备便捷的检索和共享功能。
可以通过建立档案管理系统或数据库，进行关键词检索、全文检索等操作，以方便用户查找所需档案。
纸质档案数字化操作规程
纸质档案数字化操作规程根据纸质档案重要程度、破损状况、利用需求等，进行统筹规划，分步实施。
国家重点档案、重要全宗档案和涉及民生的专业档案应优先列入数字化加工对象。
数字化应保持原有档案全宗或目录的完整性。
基本原则1、加强管理，保障安全遵守保密安全要求，对数字化对象进行划控、鉴定。
涉及国家秘密的档案，不得以外包方式委托进行数字化加工。
加强档案数字化各个环节的管理工作，确保档案原件和数字化成果的安全。
2、完善细节，规范流程对因涉密不宜以外包方式委托进行数字化加工的对象，应用文字做出说明，并由数字化实施单位组织工作人员集中进行数字化加T o应加强数字化加工流程管理，界定各个环节的职责任务，堵塞漏洞和缺憾。
3.分工协作，夯实基础加强内设机构的分工协作，把夯实档案基础业务工作与档案数字化相结合，开展传统载体档案清理、整理、鉴定、修裱等基础处理工作，为加快推进档案数字化创造有利条件。
基本环节纸质档案数字化的基本环节为数字化前期准备、数字化前处理、数字化扫描、数字化后处理、数字化成果验收移交。
内容主要包括：制定数字化工作方案、案卷整理与交接登记、目录建库、档案扫描、图像处理、图像存储、数据挂接、数据验收、数据备份、数字化成果移交及管理等。
档案数字化从整理分件到案卷还原的各个环节，应以卷（盒）或批次为单位建立档案数字化加工流程单，记录每卷（盒）或每批档案数字化过程，确保档案扫描加工质量和效率。
制定方案对档案实体的基本情况进行摸底排查，根据排查结果，制定总体规划和分年计划，并按照本规范编制数字化工作方案。
包括档案数字化的内容和范围、数量以及先后顺序、数字化的形式、技术参数、时间安排以及经费预算等内容。
案卷整理开展数字化扫描工作之前，应根据纸质档案实际情况，按步骤对档案实体进行整理鉴别，对需要说明、修裱、扫描等内容进行标识，以确保扫描加工质量和效率。
档案数字化过程需要交接的环节,应当填写档案调还卷登记表，确保交接清楚，手续完备，有据可查。
纸质档案数字化规范
纸质档案数字化规范
一、总体要求
1、纸质档案数字化必须贯彻落实“以人为本”的方针，尊重用户权益
实现信息共享。
2、纸质档案数字化的内容应充分反映历史价值、文化传承，合理应用
信息技术，实现信息资源的统一集成，确保信息安全与完整性。
二、技术标准
1、采用图像处理技术，对纸质档案进行拍摄和扫描，根据记录需求，
把纸质档案图像、音频、视频数据处理成图像格式、文本格式、文档
格式进行存储。
2、要求文件格式和质量达到标准，采用TIFF带压缩格式保存，便于
存储、检索和调阅，合理利用格式的优势，强化档案的管理、查阅等。
3、利用数据库技术、信息检索技术、图像检索技术等技术，帮助档案
馆实现档案资源的有效管理和识别与应用，优化档案管理能力。
三、管理规范
1、纸质档案数字化时必须完成鉴定，确定档案类别和合法性，保证清晰、完整的档案信息。
2、将原有的档案索引体系迁移至电子文档管理系统，以实现档案的集中、统一、有序管理，保证信息的安全。
3、对档案数字化过程，应记录处理环节，对每一步处理做出核实，并
记录正确性和完整性。
4、定期进行档案数字化管理培训和质量测试，保证档案数字化工作质量。
纸质文档数字化管理制度
纸质文档数字化管理制度第一章总则第一条为规范和规范文档管理，提高管理效率，推动信息化建设，减少资源浪费，提高工作效率，促进科学管理，保障信息安全，特制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有纸质文档的数字化管理。
第三条本单位所有部门、单位及其工作人员均应遵守本制度的规定。
第四条本制度的解释权归本单位办公室。
第二章文档数字化管理的基本原则第五条文档数字化管理应符合法律法规、规章制度和有关标准的要求，保证信息的完整性和真实性。
第六条文档数字化管理应严格遵循信息保密的要求，加强信息安全管理，确保文档不泄露、不遗失、不被篡改。
第七条文档数字化管理应以促进工作效率、减少重复劳动为目的，实现信息共享、协同办公。
第三章文档数字化管理的内容第八条文档数字化管理包括文档的扫描、归档、存储、检索和利用等环节。
第九条文档的扫描要求清晰、真实、完整，不得有涂改、遮挡、破损等情况。
第十条归档时，相关工作人员应将扫描后的文档按照分类和编号的规范进行整理和存储。
第十一条存储时，应选择符合标准的服务器和数据库进行存储，并进行定期的备份和维护。
第十二条检索时，可以根据相关信息进行检索，找到需要的文档和信息。
第四章文档数字化管理的责任第十三条本单位的负责人应当高度重视文档数字化管理工作，保障文档数字化管理制度的实施和落实。
第十四条文档数字化管理部门应根据工作需要，制定相关的管理规范和操作流程，并对相关工作人员进行培训和指导。
第十五条相关工作人员应按照管理规范和操作流程进行文档的数字化管理工作，并确保文档的安全性和完整性。
第十六条具体负责文档数字化管理的工作人员应定期对存储的文档进行检查和维护，确保文档的可用性和完整性。
第五章文档数字化管理的监督和检查第十七条本单位的财务部门应对相关设备和软件的采购进行审查，并确保采购的设备和软件符合标准和法律法规的要求。
第十八条相关单位和部门应协助文档数字化管理部门开展监督和检查工作，并配合对相关工作人员进行培训和考核。
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纸质档案数字化管理暂行办法
1.数字化处理要求
1.1扫描方式
1.1.1文书档案和科技档案,不包括超大页面,采用黑白二值图像模式扫描～分辨率设置为每英寸像素。
特殊需要时～根据原件的清晰度可适当调整分辨率～增减的多少以扫描后图像按原尺寸显示是否清晰为准。
1.1.2超大页面,页面大小超过A3幅面,采用黑白二值图像模式扫描～分辨率设置为每英寸像素。
1.1.3照片档案采用真彩色图像模式扫描～分辨率设置为每英寸像素。
1.2扫描仪选用
1.2.1文书档案和科技档案,不包括超大页面,应选用高速文档扫描仪。
1.2.2超大页面应选用图纸扫描仪。
1.2.3照片档案应选用真彩色扫描仪。
1.3图像保存
1.3.1文书档案和科技档案,不包括工程图纸,采用双层PDF格式保存～一件保存为一个文档。
1.3.2照片档案采用JPEG格式保存～一张照片保存为一个文档。
1.3.3工程图纸采用TIFF格式保存～一张图纸保存为一个文档。
1.4文件命名方式
采用档案实体中的档号,按卷管理的原件可参照档号编
制一个唯一标识的号码,命名PDF、JPEG、TIFF文档。
2.数字化基本流程
纸质档案数字化的基本流程包括档案出库、案卷,件,
整理、扫描、图像处理、质量检查、生成文档、存储、装订回库共八个环节～由档案员和数字化处理人员共同完成。
纸质档案数字化基本流程
流程
1. 出库前检查一档案出库
2. 填写出库单
3. 办理出库
1. 编制页号(第一次)
2. 分类
二案卷(件)整理 3. 第二次编号
4. 取出超大页面
5. 填写加工单
1. 批量扫描
2. 建立文件夹并命名三扫描
3. 超大页面扫描
4. 超大页面插入
1. 纠偏
四图像处理
2. 去污
1. 图像初检
2. 初检纠错处理五质量检查
3. 复检
4. 复检纠错处理
1. 保存文档
2. 文档初检
六生成文档
3. 初检纠错处理
4. 文档复检
5. 复检纠错处理
1. 保存
七存储
2. 备份
1. 恢复排列
2. 恢复装订八装订回库
3. 清点交接
4. 收集表单
5. 入库上架
3.附则
3.1本办法由办公室提出并负责解释。
3.2本办法自印发之日起执行。
附表1:
档案数字化专用出,回,库单
批号年代卷(盒)号页号范围出(回)库人时间备注
附表2:
档案数字化加工处理单
开始结束备批号年代卷(盒)号页号范围任务名称工序名称工作人员时间时间注
附表3:
超大页面档案数字化加工处理单
开始结束备批号年代卷(盒)号页号范围任务名称工序名称工作人员时间时间注
附表4:
图像,文档,初,复,检退回处理单
退回纠错开始结束备批号年代卷(盒)号页号范围退回原因纠错处理人员人员时间时间注。