纸质档案数字化管理暂行办法

纸质档案数字化管理暂行办法

1.数字化处理要求

1.1扫描方式

1.1.1文书档案和科技档案,不包括超大页面,采用黑白二值图像模式扫描～分辨率设置为每英寸像素。特殊需要时～根据原件的清晰度可适当调整分辨率～增减的多少以扫描后图像按原尺寸显示是否清晰为准。

1.1.2超大页面,页面大小超过A3幅面,采用黑白二值图像模式扫描～分辨率设置为每英寸像素。

1.1.3照片档案采用真彩色图像模式扫描～分辨率设置为每英寸像素。

1.2扫描仪选用

1.2.1文书档案和科技档案,不包括超大页面,应选用高速文档扫描仪。

1.2.2超大页面应选用图纸扫描仪。

1.2.3照片档案应选用真彩色扫描仪。

1.3图像保存

1.3.1文书档案和科技档案,不包括工程图纸,采用双层PDF格式保存～一件保存为一个文档。

1.3.2照片档案采用JPEG格式保存～一张照片保存为一个文档。

1.3.3工程图纸采用TIFF格式保存～一张图纸保存为一个文档。

1.4文件命名方式

采用档案实体中的档号,按卷管理的原件可参照档号编

制一个唯一标识的号码,命名PDF、JPEG、TIFF文档。

2.数字化基本流程

纸质档案数字化的基本流程包括档案出库、案卷,件,

整理、扫描、图像处理、质量检查、生成文档、存储、装订回库共八个环节～由档案员和数字化处理人员共同完成。纸质档案数字化基本流程

流程

1. 出库前检查一档案出库

2. 填写出库单

3. 办理出库

1. 编制页号(第一次)

2. 分类

二案卷(件)整理 3. 第二次编号

4. 取出超大页面

5. 填写加工单

1. 批量扫描

2. 建立文件夹并命名三扫描

3. 超大页面扫描

4. 超大页面插入

1. 纠偏

四图像处理

2. 去污

1. 图像初检

2. 初检纠错处理五质量检查

3. 复检

4. 复检纠错处理

1. 保存文档

2. 文档初检

六生成文档

3. 初检纠错处理

4. 文档复检

5. 复检纠错处理

1. 保存

七存储

2. 备份

1. 恢复排列

2. 恢复装订八装订回库

3. 清点交接

4. 收集表单

5. 入库上架

3.附则

3.1本办法由办公室提出并负责解释。 3.2本办法自印发之日起执行。

附表1:

档案数字化专用出,回,库单

批号年代卷(盒)号页号范围出(回)库人时间备注

附表2:

档案数字化加工处理单

开始结束备批号年代卷(盒)号页号范围任务名称工序名称工作人员时间时间注

附表3:

超大页面档案数字化加工处理单

开始结束备批号年代卷(盒)号页号范围任务名称工序名称工作人员时间时间注

附表4:

图像,文档,初,复,检退回处理单

退回纠错开始结束备批号年代卷(盒)号页号范围退回原因纠错处理人员人员时间时间注