纸质档案数字化
纸质档案数字化
一、档案数字化 （纸质档案数字化）
7.数据挂接、质检
要求：①扫描图像质检：检查图像的完整 性,偏斜度,清晰度等,发现文件漏扫的应及时补 扫。对文件命名错误,扫描格式错误的要及时进 行调整,并提醒扫描人员避免此类错误的发生。 对不符合质量要求的图像文件要重新扫描。
一、档案数字化 （纸质档案数字化）
一、档案数字化 （纸质档案数字化）
8.档案归库
将质检完成的档案归还给委托方。 要求：根据«出入库登记单»清点、核对 (涉密档案要专人清点到页),填写详细的入库登 记,由双方管理人员签字确认后归还入库。
一、档案数字化 （纸质档案数字化）
9.数据备份
加工完成的数字化成果要及时进行备份。 要求：备份一般分为硬盘(或移动硬盘)备 份和光盘备份,要同时使用这两种介质备份。光 盘备份时要选用质量好DVD光盘或是档案专业 级光盘,一般备份２套。
照片档案数字化流程图
一、档案数字化 （档案数字化对象）
(3)缩微胶片数字化
转换方式：使用缩微胶片转换仪器讲行缩微 胶片的数字化工作。缩微胶片的构成方式采用 “高对比”，保存方式采用“黑白”方式。
一、档案数字化 （档案数字化对象）
转换分辨率：对于一般缩微胶片，转换分辨 率采用200dpi；对于16mm胶片其分辨率不低于 200dpi；35mm胶片其分辨率不低于600dpi。
一、档案数字化 （纸质档案数字化）
1.档案接收
情况,包括调卷日期、全宗号、目录号、案 卷号(逐卷)等,双方签字认可后方可出库。
②接收委托方出库档案后,指派专人负责再 次进行清点,区分涉密与非涉密档案,并做详细 登记,分别存放于指定的档案柜中。以利于后期 编页、扫描、质检人员的使用。
一、档案数字化 （纸质档案数字化）
纸质档案数字化的流程与方法
纸质档案数字化的流程与方法纸质档案数字化是将纸质档案转化为数字化档案的过程，是现代档案管理的一种趋势。
数字化的纸质档案具有易检索、易保存、易传输等优点，能够提高档案管理的效率和质量。
下面将介绍纸质档案数字化的流程和方法。
一、纸质档案数字化的流程纸质档案数字化的流程包括以下几个步骤:1.档案收集：收集需要数字化的纸质档案，包括各类文件、卷宗、图片等。
2.档案清洗：对收集到的纸质档案进行清洗，去除不必要的字迹、阴影等。
3.档案扫描：将清洗后的纸质档案扫描为数字化文件，可以使用激光扫描仪或高分辨率相机进行扫描。
4.档案数字化：将扫描后的数字化文件进行数字化处理，包括文件分类、命名、编码等。
5.档案存储：将数字化后的档案存储到数字化档案库中，进行加密和保护。
6.档案检索：通过数字化档案库中的档案信息，实现档案的快速检索和查找。
二、纸质档案数字化的方法1.激光扫描仪法激光扫描仪法是一种常用的纸质档案数字化方法，它能够快速、准确地将纸质档案扫描为数字化文件。
激光扫描仪可以通过高速扫描和高精度图像处理，将纸质档案扫描为高质量的数字化文件。
2.高分辨率相机法高分辨率相机法是一种将纸质档案数字化的高效方法，它可以通过高分辨率相机将纸质档案拍摄为高质量的数字化文件。
使用高分辨率相机拍摄纸质档案，可以最大限度地保留档案的原始信息和清晰度。
3.数字化处理软件法数字化处理软件法是一种将纸质档案数字化的简单方法，它可以通过数字化处理软件对纸质档案进行数字化处理。
数字化处理软件可以通过文件编辑、复制、粘贴、格式化等功能，将纸质档案转化为数字化文件。
以上就是纸质档案数字化的流程与方法的详细介绍。
纸质档案数字化能够提高档案管理的效率和质量，节约档案管理的成本，是档案管理的一种趋势。
纸质档案数字化流程
纸质档案数字化流程随着信息技术的快速发展，数字化已经成为了一个不可避免的趋势。
在这个数字化的时代，纸质档案的管理和保管也面临着巨大的挑战。
如何将纸质档案数字化，成为了许多企业和机构所关注的问题。
本文将从纸质档案数字化的流程、必要性、技术手段以及应用案例等方面进行探讨。
一、纸质档案数字化的流程纸质档案数字化的流程可以分为四个阶段：准备阶段、扫描阶段、数据处理阶段和归档阶段。
1. 准备阶段准备阶段是纸质档案数字化的第一步，主要是对纸质档案进行分类、整理和筛选。
在这个阶段中，需要先确定数字化的范围和目标，对纸质档案进行分类，根据档案的重要性和使用频率进行筛选，将需要数字化的纸质档案进行整理，清除多余的纸张和文件夹，调整文件的顺序和编号。
2. 扫描阶段扫描阶段是纸质档案数字化的核心环节，主要是将纸质档案转换成数字化的图像文件。
在这个阶段中，需要使用扫描仪将纸质档案进行扫描，将扫描的图像文件保存在计算机中。
在扫描的过程中，需要注意扫描的分辨率和色彩模式，以保证数字化的质量和准确性。
3. 数据处理阶段数据处理阶段是将数字化的图像文件进行编辑、整理和处理，主要是为了方便后续的使用和管理。
在这个阶段中，需要使用图像处理软件对数字化的图像文件进行编辑和整理，如对图像进行裁剪、旋转、缩放、调整亮度和对比度等操作，以及对图像进行OCR识别等处理，将图像文件转换成可编辑的文本文件。
4. 归档阶段归档阶段是将数字化的文档进行存储和管理，主要是为了方便后续的检索和使用。
在这个阶段中，需要将数字化的文档进行分类和编目，建立数字化档案库，以便于后续的检索和管理。
同时，需要对数字化的文档进行备份和保护，以避免数据的丢失和损坏。
二、纸质档案数字化的必要性纸质档案数字化的必要性主要体现在以下几个方面：1. 提高档案利用率纸质档案的管理和利用存在着许多的限制，如存储空间、检索效率、档案保护等问题。
而数字化可以将纸质档案转换成电子文档，提高档案的利用率和检索效率，方便用户的使用和管理。
浅谈档案数字化
浅谈档案数字化随着信息技术的迅猛发展，档案数字化已经成为了一种趋势。
数字化档案是指将传统的纸质档案通过扫描、数字化处理等手段转化为电子文件或者数据库，并利用计算机技术进行管理和存档。
在信息化的大背景下，档案数字化在管理与利用方面都具有很大的优势，因此在社会各个领域得到了广泛的应用。
本文将就档案数字化的概念、意义、过程和挑战等方面进行探讨，并对档案数字化的未来发展进行展望。
一、档案数字化的概念档案数字化，是指将传统的纸质档案，通过扫描、数字化处理等手段，将其转化为电子文件或者数据库，并通过计算机系统进行管理、利用和存档的过程。
数字化档案不再依赖于纸质材料，而是通过数字化的形式存储在计算机或者网络中。
数字化档案不仅包含了文字信息，还能够包括图像、声音、视频等多媒体信息，具有更加丰富的信息表现形式。
1. 便于管理和利用。
数字化档案可以通过计算机系统进行管理，利用起来更加方便快捷。
可以根据需要快速检索、浏览、复制和传递档案信息，提高了档案的利用效率。
2. 节约空间和资源。
传统的纸质档案需要大量的存储空间，而数字化档案可以节约空间，降低了存储成本。
数字化档案也更加环保，减少了对纸张等资源的消耗。
3. 提高档案安全性和保密性。
纸质档案容易受到自然灾害或人为破坏的影响，而数字化档案可以通过多重备份和加密等手段提高安全性和保密性。
4. 便于传承和保存。
数字化档案可以更加长久地保存和传承，能够避免因纸质档案的老化、退色等原因而丧失信息。
5. 促进信息资源共享。
数字化档案可以通过网络等平台进行共享，方便了不同地区、不同部门之间的信息交流和合作。
档案数字化具有重要的理论和实践意义，对于提高档案管理水平、促进信息资源共享、推动信息化建设都具有重要的价值。
档案数字化是一个系统工程，包括了多个环节和技术手段。
具体的档案数字化过程包括以下几个步骤：1. 信息采集。
首先需要对要进行数字化处理的档案信息进行采集，包括文书档案、图片档案、音视频档案等。
纸质档案数字化加工的流程
纸质档案数字化加工的流程纸质档案数字化加工是将纸质档案转化为电子文件的过程，涉及到多个步骤和环节。
本文将为大家介绍纸质档案数字化加工的全面流程，帮助读者更好地了解并指导相关工作。
首先，数字化加工的第一步是档案选择。
在这个阶段，需要明确从哪些纸质档案开始数字化加工，并对其进行仔细的筛选和分类。
纸质档案可以根据所属部门、时间段、文件类别等因素进行分组，以便后续处理。
接下来的步骤是扫描纸质档案。
通过扫描仪，将纸质档案逐页进行数字化处理。
这一步需要仔细操作，注意扫描质量、文件格式和清晰度等因素。
同时，在扫描的过程中，需要给每个档案页进行编号或添加标识，以便后续的整理和检索工作。
完成扫描后，就进入了文件 OCR 处理阶段。
OCR（Optical Character Recognition）是一种将图像文件中的文字转换为可编辑文本的技术。
通过 OCR 处理，可以实现对纸质档案中文字的识别和提取，将其转换为可编辑的电子文本文件。
这一步骤可以大大提高档案的可检索性和编辑性，方便后续的数据处理和利用。
之后是文件整理和分类。
通过对数字化后的文件进行整理和分类，包括建立文件目录结构、整合相关文件和补充所需的元数据信息等。
这一步骤可以提高档案的组织性和可访问性，方便用户进行检索和利用。
完成整理和分类后，就可以进行索引和检索系统的构建。
根据档案的特点和需求，选择合适的检索系统和数据库软件，建立起与纸质档案相对应的数字化检索系统。
在索引和检索系统中，可以通过关键词、文件名、日期区间等方式进行快速和准确的检索，提高档案的利用效率和价值。
最后，档案数字化加工的最后一步是数据备份和存储。
建立一个稳定可靠的数据备份和存储体系，保证数字化后的档案数据能够长期保存和安全存储。
同时，定期进行数据备份和检查，确保数据的完整性和可靠性。
纸质档案数字化加工的流程包括档案选择、扫描、OCR 处理、文件整理和分类、索引和检索系统的构建，以及数据备份和存储。
档案数字化解决方案
档案数字化解决方案引言概述：随着信息技术的快速发展，传统的纸质档案管理方式已经逐渐不能满足现代社会的需求。
档案数字化解决方案应运而生，为机构和企业提供了更高效、更安全的档案管理方式。
本文将详细介绍档案数字化解决方案的五个部分，分别是数字化流程、存储与管理、检索与共享、安全与保护以及长期保存。
一、数字化流程：1.1 扫描与转换：档案数字化的第一步是将纸质档案进行扫描，将纸质文件转换成电子文件。
这需要使用高质量的扫描设备，确保扫描的准确性和清晰度。
1.2 文档分类与标识：在数字化流程中，对文档进行分类和标识是非常重要的。
通过对文档进行分类，可以方便后续的检索和管理工作。
1.3 数据录入与整理：将扫描得到的电子文件进行数据录入和整理，确保文件的准确性和一致性。
这包括对文档进行命名、整理文件夹结构等工作。
二、存储与管理：2.1 云存储：将数字化的档案存储在云平台上，可以提供更安全、更可靠的存储方式。
云存储还可以实现多地点备份和容灾恢复，确保档案的安全性和可用性。
2.2 数据库管理：建立档案管理系统，将数字化的档案信息进行数据库化管理。
通过数据库管理，可以实现档案的快速检索、统计和分析，提高档案管理的效率。
2.3 版本控制与更新：档案数字化解决方案还应包括版本控制和更新机制。
通过版本控制，可以确保档案的完整性和可追溯性。
同时，定期对数字化档案进行更新，保持档案信息的最新和准确。
三、检索与共享：3.1 全文检索：数字化档案解决方案应该提供全文检索功能，方便用户快速查找所需档案。
通过全文检索，用户可以根据关键词、日期、文件类型等条件进行检索，提高检索效率。
3.2 多维度检索：除了全文检索，数字化档案解决方案还应支持多维度检索。
用户可以根据文件属性、分类、标签等进行检索，更加精准地找到所需档案。
3.3 共享与协作：数字化档案解决方案应该支持档案的共享和协作。
用户可以通过权限管理，控制档案的访问权限，并与他人共享档案，实现协同办公。
纸质档案的数字化加工流程
纸质档案的数字化加工流程
一、前期准备
1、确定数字化加工的目标和任务，搭建信息系统框架。
2、编写数字化加工服务方案，确定数字化加工流程，确定手续、步骤。
3、组建数字化加工队伍，完善人力、物力、财力等各项资源。
二、文档基本信息录入
1、编制文档索引主题，完成档案信息的录入。
2、检查资料原件，核实文件存档年度、档号、题名、形成时间等信息的准确性。
三、纸质档案数字化加工
1、准备扫描仪、打印机、软件等设备，按照索引档案原件，按要求进行预处理。
2、将纸质档案逐份扫描，转化为程序可读的数字文件。
3、完成图像扫描，检查图像质量，进行彩色、灰度分辨率的设置，提高图像清晰度。
4、将数字化影像保存在预定的存储介质上，进行备份。
四、系统归档管理
1、建立文件索引，记录档案数字化加工状态及时间，实现文档全过程管理。
2、设计档案数字化系统，实现文档管理、索引、检索、浏览等功能。
3、编制文件索引词，建立文件元数据档案，实现档案的快速定位与检索。
4、定期检查与维护系统，保证档案数字化加工的稳定性与可靠性。
纸质档案数字化基本环节
纸质档案数字化基本环节纸质档案数字化可是一项很有意义的工作呢。
一、档案整理在进行纸质档案数字化之前呀，得先把档案整理好。
这就包括对档案进行分类，把不同类型的档案区分开来，像是按照年份呀，或者是按照内容的主题。
比如说，学校的档案可以把教学档案、学生档案、行政档案分开。
然后呢，要对档案进行编号，这编号可重要啦，方便后续的查找和管理。
而且呀，要检查档案是否完整，有没有缺页或者破损的情况，如果有就要进行修复或者注明情况。
二、扫描扫描是纸质档案数字化的关键步骤哦。
要选择合适的扫描仪，分辨率得合适，不能太低，不然图像会不清晰，但是也不用太高，太高会增加存储的压力。
在扫描的时候呢，要把档案摆放平整，确保扫描出来的图像没有歪斜。
还有哦，要注意扫描的色彩模式，如果是彩色的档案，那就要用彩色模式扫描，如果是黑白的，就用灰度或者黑白模式就好啦。
三、图像处理扫描完之后呀，图像可能会有一些瑕疵。
这时候就需要进行图像处理啦。
比如说，可能会有黑点或者污渍在图像上，那就得去除这些杂质。
还有图像的亮度和对比度可能不合适，需要调整一下，让文字和图像看起来更清晰。
如果图像有倾斜的情况，也要进行校正呢。
四、文字识别这一步很神奇哦。
要使用文字识别软件把图像中的文字转化成可编辑的文本。
不过呢，文字识别可能会有一些错误，所以要进行校对。
校对的时候要特别仔细，不能放过任何一个错误的字或者标点符号。
五、数据存储完成前面的步骤之后呀，就要把数字化后的档案存储起来啦。
要选择合适的存储介质，像硬盘或者光盘之类的。
而且要建立好存储的目录结构，方便查找和管理。
存储的时候也要注意数据的安全，做好备份，防止数据丢失。
六、检索利用最后呢，数字化后的档案要能够方便地被检索和利用。
要建立索引，这样当我们想要查找某份档案的时候，只要输入相关的关键词，就能快速找到啦。
这样纸质档案数字化就真正发挥了它的作用，让档案管理更加高效和便捷呢。
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12/5/2019
纸质档案数字化工作流程
6.更新数据库及文件 第一步：选择案卷级还是文件级档案管理
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纸质档案数字化工作流程
第二步：高级管理界面更新数据库及文件（先数据库后文件） 1.更新数据库将图像与目录进行挂接。 2.更新文件会将img#####变为标准图像名称并自动排序。
1.在浏览器地址栏输入：http://localhost 2.登陆账号：admin 密码：123456
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纸质档案数字化工作流程
3.文件夹及扫描图片命名
案卷级文件夹命名：全宗号-目录号-案卷号 案卷级图像命名：全宗号-目录号-案卷号-页号 文件级文件夹命名：全宗号-目录号-年度-件号 文件级图像命名：全宗号-目录号-年度-件号-页号 注：图像文件名称应和对应目录档号保持一致，否则无法挂 接及更新。扫描的原图片名称必须为：img#####
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数字化管理系统先期调试
第一步：解压缩
该软件解压缩后产生的两个文件夹必须处于同一分区 根目录下 (同一硬盘分区内即可)且文件名称不能更改。
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数字化管理系统先期调试
第二步：启动APM软件
1.打开上一步所解压缩的“YSDAserv”文件夹，找 到“APMServ.exe”双击打开：
图像处理：
1.调整方向、纠偏 2.去污、去黑边 3.图像拼接
数据链接：
建立档案目录数据库，使用Access数据库超 链接或应用档案管理软件与图像数据挂接。
数据质检：
检查目录数据库、数据挂接的准确性及扫描图 像的完整、清晰情况，检验率应达到100%，合格 率达到99.7%。
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昌平区档案数字化软件操作流程
3.档案数字化管理系统网页无法打开。
答： 情况一：档案数字化管理系统解压缩后所产生的
"YSDAserv""档案全文数字化"两个文件夹没有同时放置在一个 硬盘分区内。
情况二：APM软件没有正确启动。
情况三：网址输入不正确，正确网址为：http://localhost。
4.Excel文件无法导入Access数据库。
12/5/2019
昌平区档案数字化现状
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昌平区档案数字化工作总体排在全市前列。
截止2015年，昌平区档案局馆藏纸质档案数字化已完成目 录著录约240万条，电子图像扫描约40余卷件1200余万页， 档案类别达()个，档案数字化数据总量居全市各区县档案局 前列。
昌平区档案局馆藏档案数据存储设备采用IBM3950服务器， 配套磁盘阵列容量达114TB，数据总量居全区之首，服务 器已实现双机热备及数据实时备份等功能。
12/5/2019
纸质档案数字化工作流程
4.目录数据库导入
（1）将需使用的目录数据库Excel表导入到本系统相对 应的数据库中。
案卷----文件级目录数据库 归档文件----归档文件目录数据库
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纸质档案数字化工作流程
（2）Excel表格导入Access数据库方法及注意事项： Excel表中的所有项必须与Access数据库相对应。
纸质档案数字化的依据
1. 国家档案局2005年4月30日发布的《纸 质档案数字化技术规范》DA/T31-2005 2. 北京市档案数字化标准DB11/T 765.2— 2010
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纸质档案数字化遵循原则
1. 规范性 档案数字化必须遵循行业标准《纸质档 案数字化技术规范》，采取国家推荐的文 件格式、技术参数和工作流程。
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纸质档案数字化工作要求
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工作环境——硬件
配置档案数字化专用计算机、扫描仪。 切断与INTER网连接，保持计算机不联网。
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工作环境——软件
相应的扫描仪驱动 WINDOWS XP 及以上操作系统 Microsoft Office 2003/2007 ACDSee5.0 （推荐） Photoshop （选用） 昌平区档案数字化管理系统
答： 情况一：Excel中的列数、名称与Access中的列相互不一
致，或附加有其他格式，不是纯文本格式。
情况二：版本不一致，如：Excel为2003版本而Access为 2007版本且没有安装兼容包。
情况三：Excel表格中文字或数字之间不是连续输入，夹带 如回车键、空格键等。尤其容易出现在年代等数字栏中。
12/5/2019
数字化管理系统先期调试
2.取消“SSL”前面的勾，单击“启动AMPServ”；状态 栏显示“Apache已启动MySQL5.1已启动”即可。
注：该软件打开一次后不要手动退出，计算机关机或从新 启动都不需要再次打开。
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数字化管理系统先期调试
第三步：登陆系统
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纸质档案数字化工作流程
第三步：进入档案查询界面填写查询要求并选择查询字段
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纸质档案数字化工作流程
第四步：查询结果（可下载该图像及相对应的Excel目录表）
12/5/2019
常见问题解答
1.扫描图像数据出现存储循环替换情况。
答：
硬盘存储空间已满。检查硬盘剩余空间，清理垃圾文件。
为什么要
档案数字化
是社会发展的需要 是政府工作的需要 是档案业务的需要
档案数字化 的作用
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1.能够实现档案数据的网络共享。 2.能够缩短档案文件查阅时间。 3.能够有效地保护档案原文安全。 4.能够提高档案利用率且便于存储。 5.便于建立档案资源库，适应各类
档案的管理需求。
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纸质档案数字化遵循原则
2. 安全性 确保档案原件的安全。 保守档案信息的秘密。
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纸质档案数字化遵循原则
3. 真实性 确保档案信息内容的原真性。 避免对档案内容作额外处理。
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纸质档案数字化遵循原则
4. 效益性 评估档案数字化投入的必要性。 采取最优化的技术方案。 发挥专业化和社会化优势。
5.APM软件启动失败。
答： 情况一：计算机内没有安装Access数据库，安装后即可。
情况二：计算机windows操作系统有漏洞或有系统文件丢 失，从新安装windows系统。
电脑其它盘
移动硬盘
存储介质 刻录光盘
U盘
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谢谢！
Thank you！
在全市范围内首次开展基层档案数字化工作并为全区77个 处级立档单位配备了扫描仪、计算机等档案数字化设备。
12/5/2019
纸质档案数字化外包
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1.什么是纸质档案数字化外包。 2.为什么要开展纸质档案数字化外包。 3.档案数字化外包的管理规范。国家档案局于2014年 12月8日印发了《档案数字化外包安全管理规范》。 4.各单位在档案数字化外包过程中容易出现的问题。
12/5/2019
工作目标
一是将纸质档案目录信息转换为存储于 EXCEL或ACCESS格式的电子目录。
二是将文书、照片等纸质档案通过数字化 转换为电子格式的电子图像。
12/5/2019
纸质档案数字化工作范围
自2011年起,凡列入本单位进馆接收范围， 并划定为永久保管期限和社会利用价值高 的纸质档案，原则上均须进行数字化。
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纸质档案数字化工作流程
档案整理 建立目录数据库 档案扫描 文件命名 图像处理 数据链接 数据质检
12/5/2019
纸质档案数字化工作流程
档案整理：
1.拆装订卷
2.编页号
建立目录数据库：
应按照纸质档案数字化技术规范的要求，确 定档案的著录项，建立目录数据库。
12/5/2019
纸质档案数字化工作流程
档案扫描：
档案扫描应根据实际情况选择相应的扫描方 式，并进行相关参数的设置和调整，如亮度、对 比度、饱和度、色彩平衡等。参数的设置和调整 应保证调整后的图像不失真、效果最接近档案实 体。
文件命名：
应按照案卷级和文件级不同的命名方式命名。
12/5/2019
纸质档案数字化工作流程
2.更新成功后的图像无法在档案管理软件中显示。
答： 情况一：检查该图像占用空间大小，正常A4文件扫描后应
为50至500KB之间，如出现几个MB大小的文件则需要从新按 照200Dpi进行扫描。
情况二：图像扫描后大小为几百KB，但是尺寸超过1000 以上，此情况可用Photoshop等修图软件将图像尺寸更改至 800或安装区档案局提供的软件补丁即可（补丁地址： /tabid/4779/InfoID/23814 3/frtid/4683/Default.aspx）。
（1）打开ACDSee软件并选择档案全文数字化文件夹案卷或归档文件。
12/5/2019
纸质档案数字化工作流程
（2）批量建立文件夹，并设定成规定名称。 1.点击新建文件夹按钮，生成需要的数量。 2.将第一个文件夹名称修改成规定名称，并将所有文件夹 全部选择。 3.输入F2键 设置模板
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划定为其他保管期限的档案，是否进行数 字化，由各单位自行决定。
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纸质档案数字化工作指标
电子目录 电子图像 存储结构 文件命名 数据链接
12/5/2019
纸质档案数字化工作指标
电子目录： 1.确保目录的完整性，项目数应与软件中所 显示列数相同。
2.确保目录与电子图像一一对应。
纸质档案数字化工作流程
（3）扫描设置
•在软件左侧窗口选择“获取”-“扫描仪” •在格式中选择JPG •在文件名模板中输入img##### (5个#，共8位) (注：必须为img+5位数否则无法更新图像名称)